Как подготовиться и провести деловую встречу. Встречу провести


провести встречу - Перевод на английский - примеры русский

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

Однако оппозиция готова провести встречу в столице любого другого члена СНГ без исключения.

The opposition was, however, ready to meet in any other capital of a member of CIS, without exception.

Грузинская сторона выразила свою готовность провести встречу на политическом уровне.

The Georgian side expressed its readiness to meet at a political level.

Главы государств считают целесообразным до конца текущего года провести встречу парламентариев стран - членов ЦАС в городе Ташкенте.

The Heads of State consider it expedient to hold a meeting of parliamentarians of the member countries of CAC in Tashkent before the end of the current year.

В интересах стабильности и мира на данной границе считаем необходимым провести встречу представителей России, Таджикистана и Афганистана с целью выработки неотложных мер доверия и безопасности.

In the interests of stability and peace along the border we believe it is necessary to hold a meeting of representatives of the Russian Federation, Tajikistan and Afghanistan for the purpose of working out urgent measures for building confidence and promoting security.

Мы приветствуем планы Таиланда провести встречу государств-участников в сентябре следующего года.

Я также настоятельно призываю президента Анголы и г-на Савимби при первой возможности провести встречу на территории страны.

I also urge the President of Angola and Mr. Savimbi to meet inside the country at the earliest opportunity.

Во исполнение резолюции 1309 Совета Безопасности сторонам было предложено провести встречу в Берлине 28 сентября 2000 года под эгидой моего Личного посланника.

Pursuant to Security Council resolution 1309, the parties were invited to meet in Berlin on 28 September 2000, under the auspices of my Personal Envoy.

Постоянный форум постановляет провести встречу четырех своих членов с Межучрежденческой группой поддержки в ходе ее ежегодной сессии в 2004 году.

The Forum decides to hold a meeting of four of its members with the Inter-Agency Support Group at its annual session of IASG, in 2004.

Мы сожалеем, что правительство Израиля отказало Европейскому союзу в возможности провести встречу с г ном Арафатом - избранным президентом Палестинской администрации.

We regret that the Israeli Government refused to allow the European Union to meet Mr. Arafat, the elected President of the Palestinian Authority.

Он далее выразил готовность провести встречу со Специальным докладчиком в ходе одного из своих будущих совещаний в целях продолжения рассмотрения данного вопроса.

It further expressed its willingness to meet the Special Rapporteur at one of its future meetings, in order to pursue the consideration of this issue.

Министры поручили заместителям секретарей министерств внутренних дел провести встречу, с тем чтобы завершить разработку текста соглашения.

The Ministers instructed the Under-Secretaries of the Interior Ministries to meet in order to finalize the text of the Agreement.

Председатель говорит, что он предложил провести встречу с авторами разных проектов резолюции с целью попытаться достигнуть компромисса.

The Chairman said that he had offered to meet with the sponsors of the different draft resolutions to try to promote a compromise.

Он настоятельно просил их как можно скорее провести встречу в целях смягчения напряженности, возникшей после публикации результатов первого тура голосования.

He urged them to meet as quickly as possible to ease tensions following the announcement of the results of the first round.

Правительство согласилось провести встречу с ЮНАМИД для обсуждения этого вопроса.

The Government agreed to meet with UNAMID to discuss.

Участники заседания приветствовали решение Временного национального совета (ВНС) провести встречу с Контактной группой по Ливии.

Participants welcomed the decision of the Interim National Council (INC) to meet the Contact Group on Libya.

Европейский союз также рекомендует обеим сторонам как можно скорее провести встречу под эгидой Смешанной комиссии Организации Объединенных Наций.

The European Union also encourages both sides to meet under the auspices of the United Nations Mixed Commission as soon as practical.

На момент составления настоящего доклада Специальный докладчик занимался организацией ряда региональных консультаций, которые позволят ему провести встречу с правозащитниками на местах.

At the time of drafting of the present report, the Special Rapporteur is attempting to set up a series of regional consultations which will enable him to meet defenders in the field.

20 июля 2009 года Генеральный секретарь пригласил представителей организации провести встречу и обсудить его роль в поощрении прав человека.

On 20 July 2009, the Secretary-General invited representatives of the organization to meet and discuss his role in advancing human rights.

В 2007 году Соединенное Королевство предложило провести встречу с Аргентиной для обсуждения этого вопроса.

In 2007, the United Kingdom proposed to meet with Argentina on the matter.

Региональным комиссиям рекомендуется провести встречу с целью определения областей, в которых на их нынешних результатах и деятельности мог бы благоприятно сказаться межрегиональный обмен.

The regional commissions are recommended to meet to determine how their current output and activities could benefit from cross-regional exchange.

context.reverso.net

❶ Как провести деловую встречу 🚩 как провести свидание осенью 🚩 Деловая этика

1 сентября 2018

Автор КакПросто!

Если вам предстоит организовать и провести деловую встречу, помните: успех мероприятия во многом зависит от качественной подготовки. Не упустите из виду ни одну деталь, и деловое совещание пройдет на высшем уровне.

Как провести деловую встречу

Статьи по теме:

Инструкция

Назначьте дату деловой встречи. Заранее оповестите всех участников. В зависимости от формата мероприятия и от того, с кем вы проводите деловое совещание, это может быть устное приглашение, телефонное, по электронной почте, деловым письмом. Желательно разослать всем и повестку дня, с обозначенными вопросами для обсуждения, основными докладчиками, регламентом и справочными материалами. Если участники будут более подготовленными, обсуждение деловых вопросов пойдет эффективнее. Подумайте, какое место наиболее удобно для вашей деловой встречи. Подходящим помещением может стать собственный конференц-зал компании или переговорная комната. Стоит удостовериться, что никто из ваших коллег не претендует на проведения в нем другого совещания в это же время. Арендованный конференц-зал – также возможный и довольно удобный вариант. Такую услугу предлагают гостиницы и отели, бизнес-центры, образовательные учреждения.

Иногда деловые встречи проводятся в кафе или ресторанах. Такой вариант уместен, когда количество участников невелико. Если вы хотите совместить переговоры с обедом или завтраком или устроить деловой ужин, вам предстоит зарезервировать столик заранее. Место не должно быть шумным, иначе обсуждать деловые вопросы будет затруднительно. Нежелательно также выбирать экстравагантные и экзотические варианты, ваши вкусы могут не совпадать с предпочтениями других участников. Поэтому лучше остановиться на заведении классического характера либо удостовериться, что ваши партнеры полностью разделяют ваши пристрастия.

Подготовьте и проверьте аппаратуру. Проектор, микрофон, телефонная и видео аппаратура – отрегулируйте и настройте все заранее. Техника имеет обыкновение ломаться и выключаться в самый неподходящий момент.

Подсчитайте, хватает ли стульев всем участникам. Проследите, чтобы в комнате не было слишком душно или очень холодно. Не забудьте о письменных принадлежностях – вам следует обеспечить каждого ручкой и бумагой. Разложите раздаточный материал. Сделайте и расставьте таблички с фамилиями и именами участников, если это необходимо.

Если деловая встреча длительная, возможно, понадобится кофе-пауза или перерыв на обед. В любом случае позаботьтесь о воде – неплохим вариантом будет бутылка с водой и стаканчик возле каждого участника.

Совет полезен?

Распечатать

Как провести деловую встречу

Похожие советы

www.kakprosto.ru

Встреча с клиентом

Невозможно произвести первое впечатление во второй раз – известная истина, которая как нельзя лучше описывает момент первой встречи с потенциальным клиентом. Во многом успех дальнейшего сотрудничества зависит от произведенного вами впечатления. Если даже итог встречи не будет ознаменован соглашением о партнерстве в любой форме: контракт, договор, устная договоренность, то положительным исходом является эффективное общение и намерение сотрудничать в дальнейшем. Не стоит торопить клиента принять решение в пользу предлагаемых вами услуг или товаров, цель первой встречи — заставить начать думать вашего визави о необходимости воспользоваться вашим предложением и анализировать выгоду от его принятия. Если партнер заинтересовался – можно считать первый контакт продуктивным.

На начальном этапе знакомства вы не можете твердо знать, в какой степени клиент нуждается в ваших услугах: либо реализация его давних планов совпала с вашим деловым предложением, либо ваше предложение стало для него абсолютно новой информацией к размышлению и анализу его актуальности.

Не стоит перегружать список целей, которые Вы преследуете при проведении первоначальной встречи с клиентом. Оптимальным вариантом будет выполнение таких задач: заинтересовать и мотивировать клиента вашими услугами, оценить уровень готовности к сотрудничеству (покупке, оформлению договора и т.д.), сформировать приблизительный список услуг, товаров, которые могли бы заинтересовать клиента, побудить принять участие в рекламном мастер-классе, презентационном мероприятии, протестировать пробную партию товаров, получить рекомендации. Резюмируя, получить позитивный отклик со стороны клиента в ваш адрес: как лично, так и компании в целом.

Подготовка к встрече с клиентом

Даже минимальная подготовка к встрече позволяет чувствовать себя увереннее. Различают два основных этапа:

— информационный;

— организационный.

На первом этапе происходит сбор и накопление значимой информации о потенциальном клиенте. Второй этап посвящен организации необходимых условий для проведения встречи.

Сбор информации

При подборе информации, значение будут играть:

  1. Направление, особенности сферы деятельности клиента. Желательно познакомиться со специфичной профессиональной терминологией.
  2. Информация о компании (или клиенте), тенденции развития и функционирования, структура организации. На этом этапе помощником в сборе необходимых данных могут выступить официальный сайт фирмы, заметки с информационных лент, отзывы.

Для разработки определенной стратегии поведения и убеждения клиента, вам могут пригодиться данные:

  • О ваших прямых конкурентах, их предложениях, расценках, акциях. Это поможет вам аргументировать ваше деловое предложение, почему стоит продолжить сотрудничество с вами, а не с другими фирмами.
  • По спектру ваших услуг или товаров: их перечень, расценки, условия. Не лишним будет предоставить примерный пакет документов, необходимый для подписания договора: анкеты, заявки, пример договора, условия льготных тарифов, условия акций. Оформленное коммерческое предложение поможет клиенту в дальнейшем после встречи ещё раз просчитать и обдумать ваше предложения и его условия.
  • Для наглядности и лучшего восприятия, можно подготовить презентацию. Этот способ представления информации поможет задействовать сразу два информационных канала: не только слух, но и зрение. К тому же информация, переданная через графики и схемы, всегда более наглядна, компактна и способна отображать не только состояние Вашей организации на сегодняшний день, но и тенденции развития.

Затем следует следующий этап – организационный. Целью этого этапа выступает создание необходимых условий для продуктивного общения: место предстоящей встречи, необходимые офисные принадлежности и деловые бумаги, продуманный внешний вид.

Место встречи

Этот фактор не зря стоит на первом месте. Комфортное для обеих сторон место переговоров может существенно облегчить достижение положительных результатов. Есть два варианта:

— место встречи назначает клиент;

— место встречи выбираете вы.

Согласование этого пункта чаще всего происходит в ходе предварительных телефонных переговоров. Если место встречи клиент назначает на своей территории, вам придется в большей степени импровизировать. Если возможность выбрать предоставляется вам, то нужно обязательно учесть некоторые обстоятельства:

Во-первых, беседа должна проходить без присутствия посторонних лиц и без отвлекающих факторов (шум, гул голосов, громкая музыка, хлопанье дверей и другие подобные звуки). Лучше всего для этого подходят либо отдельный кабинет, либо специальная комната для переговоров. Если ваш офис не предназначен для ведения переговоров такого уровня, на который вы рассчитываете, то выходом может быть аренда специального помещения: конференц-зала в бизнес-центре, бизнес-клубе, гостинице, коворкинг-центре.

Во-вторых, на выбор места повлияет ранг клиента, которому должно удовлетворять предполагаемое место встречи.

В-третьих, это должно быть удобное место с точки зрения удаленности, удобства транспортных развязок и т.п.

Серьезные переговоры с клиентом, которого вы встретите первый раз, не рекомендуется назначать в ресторане или кафе, особенно в разгар обеденного перерыва. Можно ошибиться и с выбором ресторана (кафе), и с выбором кухни: вряд ли вы увидите еще хоть раз человека, которого вы пригласили в очень дорогой для него ресторан с довольно экзотичной кухней. Переговоры могут затянуться из-за процесса выбора и приготовления блюд, сам прием пищи – тоже процесс небыстрый, и не совсем совместим с форматом деловых переговоров малознакомых партнеров. Единственное послабление в этом правиле – в качестве допустимого варианта можно рассматривать тихую уютную кофейню, в которой достаточно места для уединенного делового разговора.

Необходимые ресурсы для успешных переговоров

Существует минимум, который обязательно должен присутствовать при вас во время первой встречи:

— визитка (при себе всегда желательно иметь несколько штук), на которой указана вся необходимая на ваш взгляд информация;

— ежедневник и ручка;

— буклеты фирмы;

— стандартный набор канцелярских товаров для партнера по переговорам (на случай отсутствия у него): бумага, ручка;

— пакет бланков: договора, заявки и т.д.;

— мобильные устройства с выходом в сеть.

Внешний вид

Главное правило – классика всегда актуальна. Если вы достаточно информированы о предпочтениях вашего клиента, то можете одеться в его манере и стиле. Если же такой возможности у вас нет, то ориентируйтесь на классический деловой стиль: брюки, рубашка, джемпер. Варианты: брюки, водолазка или джинсы с рубашкой и пиджаком. Следует однозначно избегать вызывающего и провокационного стиля в одежде и внешнем виде: прическа, макияж, маникюр для женщин. Особенно это актуально, когда речь идет об иностранцах: их традиционализм порой достигает зашкаливающих значений.

Вы должны:

— выглядеть опрятно и аккуратно;

— чувствовать себя комфортно;

— подбирать одежду по размеру.

Конечно, не стоит забывать про внешний вид обуви. Есть негласное правило, что обувь всегда должна быть дорогой. Это, как и дорогие часы, – показатель статусности владельца. Итак, начищенная обувь хорошего качества – это аксиома. Для женщин рекомендуется невысокий каблук.

Ухоженные руки – обязательно. Прическа – в деловом стиле, соответствующая общему стилю в одежде. Аксессуары желательно подобрать известных фирм и брендов, никаких копий, подделок или откровенного ширпотреба. В этом случае работает правило: лучше меньше, да лучше. Лучше обойтись без деталей, чем использовать фейк. Внешний вид должен внушать доверие к вам, а не свидетельствовать о неудачных попытках «прыгнуть выше себя».

Как вести себя на встрече с клиентом

Рассмотрим вариант встречи, если она проходит на территории клиента. Существует алгоритм поведения, установленный деловым этикетом:

  1. Прийти в офис в точно назначенное время (за пару минут).
  2. Подтвердить у секретаря или помощника, что вас примут.
  3. Постучаться и зайти. Дожидаться ответа не стоит, так как ваша встреча назначена и подтверждена помощником. Если у вашего партнера не предусмотрен личный кабинет, входить в общее помещение допускается без стука. Войдя, вы спрашиваете, как увидеть того, с кем назначена встреча.
  4. Приветствие клиента должно обязательно содержать личное обращение по имени и отчеству. Также обязательно полностью представиться самому: имя, отчество (при необходимости), занимаемая должность, компания в которой работаете. Возможно указать и другие данные, которые будут необходимы на этом этапе.
  5. Инициатором рукопожатия должен быть клиент. Пришедший на встречу должен дождаться этого жеста от хозяина кабинета и, конечно, ответить на него.
  6. Чтобы выглядеть достойно в глазах собеседника, ваша речь должна звучать одновременно четко, спокойно, уверенно, не слишком громко, но и не тихо. Избегайте суетливости в жестах.
  7. При обмене визитками необходимо вручить карточки всем присутствующим участникам встречи, даже если их участие не предполагалось или в дальнейшем не будет рассматриваться. Вручение происходит лично в руки, не иначе. Если у клиента нет возможности принять вашу визитку (например, заняты руки), допускается положить её перед ним на стол. Будет правильным, если вы сразу же прочитаете данные владельца карточки и только затем уберёте её. Это будет знаком уважения и внимания к партнеру.
  8. Находясь на территории клиента, если не последовало приглашения сесть, вы можете сами спросить, где вам расположиться. Папку или портфель положите рядом с собой: на рядом стоящем кресле, стуле, на столе или, в крайнем случае, на полу возле себя. Если встреча с клиентом происходит на нейтральной территории, ждать или спрашивать разрешения не стоит – вы на равных правах – присаживайтесь сами. Удобной будет позиция, если вы располагаетесь по разным сторонам от угла стола. Если встреча назначена на вашей территории, вам предстоит проявить гостеприимство и усадить посетителя.
  9. Для полноценного общения, необходимо исключить такие помехи как: телефон, посетители. Телефон – на беззвучный режим, секретаря или помощника предупреждаем, чтоб не пропускали других посетителей.
  10. Во время первой встречи, от которой будет зависеть дальнейшее сотрудничество, не рекомендуется курить: не зная вкусов и финансовых возможностей клиента, можно вызвать раздражение, как маркой сигарет, так и их стоимостью (чрезмерно высокой или наоборот, слишком дешевой).
  11. Разговор начинать рекомендуется с нейтральных тем. Необходимо настроить собеседника на позитивный лад, переключить его на общение с вами, а не «с места в карьер» переходить к деловым вопросам. Это может вызвать ненужное напряжение. Выбирая тему для вступительной беседы, остановитесь на нейтральной, но не банальной. Избегайте тем, связанных с политическими вопросами, религиозными, гендерными, а также спортивными предпочтениями. Но и разговор про погоду будет слишком обыденным. Здесь должен включиться ваш креатив или домашние заготовки, в виде собранной информации о клиенте. Вполне уместно будет сделать комплимент компании, задать нейтральный вопрос. Возможно, этот вопрос плавно выведет ваш разговор на основную тему вашей встречи.
  12. Общение в течение основной части разговора должно коснуться положения дел в компании клиента на текущий момент, перспектив развития. Для этого вам лучше начать с ситуационных вопросов, ответы на которые обрисуют ситуацию в компании собеседника. Следующими в беседе должны стать проблемные вопросы. Они способны обрисовать возможную проблему клиента (уже существующую или которая может возникнуть в ближайшем будущем). Действенные вопросы подталкивают клиента обозначить пути решения такой проблемы. Прогностические вопросы ставят своей целью выяснить, как клиент видит развитие этого явления. Следующий вопрос об оценке затраченных ресурсов на решение проблемы и возможности их минимизации – из разряда ценностных. Заканчивать такой разговор необходимо информационным блоком вопросов, которые должны прояснить, интересует ли клиента информация о возможностях вашей фирмы в решении представленной проблемы. После полученного подтверждения, дабы не перегружать клиента информацией, необходимо озвучить в общих чертах ваше коммерческое предложение: ваши услуги, товары, расценки. На этом этапе можно дать клиенту время на размышления и назначить новую встречу, при этом еще раз упомянув о потребностях партнера и ваших вариантах решений.

После встречи

В завершении переговоров обязательно следует поблагодарить собеседника за потраченное на вашу встречу время, резюмировать еще раз решение, к которому пришли: новая встреча, телефонный звонок, предоставление дополнительной информации посредством электронных средств связи и т.д. После этого происходит прощание.

После того как покинете место встречи, рекомендуется незамедлительно зафиксировать ключевые моменты встречи, полученную информацию, достигнутые договорённости. Иначе через небольшой промежуток времени данная информация, или ее часть, обязательно забудется.

Благодарственное письмо за сотрудничество

В формировании наиболее выгодного, позитивного имиджа вам поспособствует отправка благодарственного письма за предоставленную возможность сотрудничества. Не стоит пренебрегать этим шансом укрепить завязавшиеся отношения, а также лишний раз напомнить о себе. Это подтвердит вашу репутацию человека, знакомого с деловым этикетом.

Благодарственное письмо за сотрудничество оформляется в свободной форме, но может основываться на такой структуре:

  • В шапке письма указывается получатель, которому адресуется благодарность.
  • Обращение к конкретному лицу (обычно по имени, отчеству).
  • В тексте письма прописывается причина, в связи с которой и выражается благодарность: действия, оказанные услуги, предоставленные возможности и т.п. В стиле желательно избегать излишнего официоза и сухости.
  • Можно указать заслуги непосредственного получателя письма, который поспособствовал плодотворному сотрудничеству.
  • Бланк письма должен быть официальным, с реквизитами отправляющей стороны, подписью и печатью руководителя.

Коммерческое предложение

Правильно составленное коммерческое предложение мотивирует делового партнера на продолжение взаимовыгодного сотрудничества с вами. Главные задачи такого документа:

  • остановить внимание на предлагаемых услугах, товаре;
  • вызвать заинтересованность;
  • сформировать желание воспользоваться услугой или приобрести товар.

Структура коммерческого предложения:

  1. Заголовок (предполагает использование логотипа).
  2. Подзаголовок (с указанием товара, услуги).
  3. Реклама услуг и продукции.
  4. Перечисление положительных эффектов от сотрудничества.
  5. Контакты отправителя.

Язык документа должен быть четким, ясным, грамотным. Документ должен быть четко структурирован, с понятным описанием выгоды от принятия предложения.

worldsellers.ru

Как провести эффективную деловую встречу?

Ежедневно проходят миллионы встреч на разных уровнях. Как лучше организовать деловую встречу и сделать ее эффективной?

Умение провести эффективную деловую встречу подразумевает наличие таких навыков, как знание делового языка, умение вести беседу, презентабельность и язык тела.

Давайте рассмотрим подробнее, что нужно, чтобы сделать деловые встречи действительно эффективными.

А кто, собственно, участвует в деловой встрече?

Чтобы определиться с составом на предстоящую деловую встречу, вам необходимо пропустить всех кандидатов через следующие фильтры:

  • Чье участие просто необходимо для проекта?
  • Кто нужен для принятия важных решений по проекту?
  • Чье одобрение необходимо для продолжения работы в данном направлении?

Ответив на эти вопросы, вы не только определитесь, кто будет принимать участие в деловой встрече, но и нужна ли встреча вообще.

Затем согласуйте время проведения встречи с графиками свободного времени всех ее участников.

Умение организовать диалог

Умение организовать диалог на деловой встрече или встрече с участием посредника является исключительным талантом руководителя. Это является очень важным условием для успеха в проведении деловой встречи.

Руководитель должен выбрать формат встречи из следующих вариантов: с посредником, с лидером и посредником. Выбранный формат встречи, позволит развивать ее по определенному сценарию и определяет модель участия каждого в ней.

Подготовка, проработка и распределение ролей

Для того чтобы эффективно управлять деловой встречей, необходимо иметь подготовить и распределить четыре важных роли:

  • Посредник
  • Протоколист
  • Лидер
  • Рядовой участник

Каждый из участников встречи может выполнять любую из этих ролей, равно как и один участник может выполнять все эти роли. Для эффективности проводимой встречи необходимо обязательно разъяснить всем суть их ролей.

Подготовка участников к своим ролям может быть непрерывным процессом, что позволяет поддерживать участие и вовлеченность всех участников такой встречи.

Диалог до и после встречи

Для организации безупречной деловой встречи необходимо четко понимать, зачем вы собираетесь ее организовать?

Привлекайте максимально возможное число будущих участников к процессу планирования самой встречи. Будучи организатором, обратите внимание на следующие моменты:

  • Повестка дня
  • Состав участников
  • Время и место проведения деловой встречи
  • Подготовка материалов
  • Аудио/видео оборудование для проведения презентаций
  • Возможные особые обстоятельства и потребности

На будущее важно зафиксировать и распространить ключевые результаты проведенного мероприятия, включая решения, действия и открытые вопросы. Как только деловая встреча завершилась, необходимо распространить эти результаты среди участников — отправить follow-up mail каждому из них.

Читаем дальше:

Деловой этикет в Британии

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Совещаемся по-английски

Деловой английский в США

Теперь вы можете пройти интерактивный тест по этой теме и проверить свои знания

Читайте также

2839

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Может быть интересно

Другие статьи по темам

skyeng.ru

Как провести деловую встречу с клиентом. Стандарты поведения

Вы здесь впервые? Подпишитесь на получение моей RSS ленты. Спасибо, что посетили мой блог!

Встреча с клиентом

На встречуследует прибывать ориентировочно за 10 минут до ее начала, так как на всех объектах предусмотрена пропускная система и какое-то время обычно требуется для встречи гостя.

До встречинеобходимо детально узнавать все нюансы подъезда и прохода на территорию. Лучше заранее сделать клиенту лишний звонок и тщательно выяснить все детали по логистике к офису, чем потом перед началом встречи одолевать его звонками и просить помощи в навигации к нужному месту.

При первой встречеобязательно завязать с клиентом, включая провожающее от охраны лицо, позитивный small-talk на 1-2 минуты на один из нейтральных сюжетов (“какой у вас красивый офис, давно ли переехали?”, “какой у вас аскетичный дизайн”, “как здорово, что у вас такие строгие правила безопасности”, “не правда ли хорошая погода”, “был у вас год назад, заметны перемены к лучшему — радостно” и т. д.).

Обязательновсегда иметь при себе визитки. Обмен визитками происходит в первые минуты после того, как участники встретились и сели за стол переговоров.

На встречуобязательно берем с собой корпоративную презентацию. После окончания встречи оставляем презентацию клиенту. Непосредственно во время проведения встречи презентацию клиенту не отдаем, чтобы он не отвлекался и не листал ее во время того, как вы что-то рассказываете.

На встречеобязательно иметь при себе блокнот и ручку. Во время того, как клиент говорит, обязательно (!) делать пометки (не рисовать чертиков!), даже если это просто обсуждение. Это создает у клиента уверенность, что выданная им ценная информация не пропадает. Заметки обязательно делать ручкой и на бумаге, так как если делать их на смартфоне, планшете или на компьютере, то у клиента создается ощущение, что вы просто сидите в социальных сетях или читаете свою почту, а не записываете за ним.

В начале встречистарший от команды нашей компании должен представиться сам и представить коллег, явно и четко, с указанием их ролей в процессе. “Меня зовут мистер Х, я являюсь заместителем директора по развитию бизнеса в топливно-энергетическом секторе и я буду отвечать за взаимодействие с вашей организацией. Сегодня со мной мистер Y, (должность), он отвечает за (функция) и т. д.”. И далее вежливо попросить представить состав команды клиента, обязательно записать, не дать клиенту “зажевать” имена и должности, можно вежливо переспросить.

Если на встрече присутствует руководство и этап знакомства и представления присутствующих по их роли в компании пропускается (такое бывает в спешке у менеджеров по продажам), то представление необходимо сделать в конце встречи, либо остаться после встречи с ответственным организатором от клиента и проработать этот вопрос: задача — зафиксировать в сознании клиента, что после проведенной встречи дальнейшая коммуникация будет происходить с менеджером, который присутствовал со стороны нашей компании, что он имеет все полномочия для осуществления дальнейшей коммуникации от имени компании.

В завершение встречи обязательно кратко проговорить итоги: “Коллеги, давайте кратко подведем итог и определим следующий шаг”. Затем это обязательно надо отразить в follow-up письме (формат письма смотрите ниже в этом пункте).

Стандарт follow-up касается любых технических специалистов компании, включая специалистов по логистике. В копию follow-up обязательно ставить руководителя проекта и непосредственного руководителя, а также всех приглашенных на встречу (даже если они не смогли присутствовать).

Обязательно поблагодаритьклиента за встречу и сделать комплимент относительно конструктивного характера взаимодействия и высокого уровня профессионализма команды клиента, например: “Спасибо за уделенное нам время! Нам редко встречаются команды такого уровня, как ваша. Уверен, что с такими профессионалами у нас получится отличное сотрудничество”.

Образец письма follow-up по итогам встречи:

Андрей Александрович, добрый день

Спасибо за нашу встречу и плодотворное обсуждение.

Наши договоренности: 

1)      Возможная совместная деятельность на рынке имеет смысл в рамках решения КогнитивЛот.

2)      Организуем тестирования выбранного решения КогнитивЛот на аппаратной платформе Inspur, предпочтительно в рамках proof-of-concept проекта в реальной клиентской ситуации. Как вариант, рассматриваем проект в Роснефть.

  1. Сотрудник Inspur Михаил Боровов, отвечающий за Роснефть свяжется с Вами в ближайшее время для координации следующих шагов;

3)      Выпускаем совместный пресс-релиз о начале сотрудничества между Cognitive и Inspur. Обеспечиваем максимально возможное продвижение в интернет СМИ;

  1. Предлагаю для начала подписать NDA и соглашение о сотрудничестве. Присылайте ваши формы, мы рассмотрим и подпишем;
  2. Просьба дать контактную информацию сотрудника из маркетинга/PR для совместной подготовки проекта пресс-релиза;

4)      По возможности, Вы упоминаете Inspur в нескольких клиентских обсуждениях, получаете обратную связь на предмет интереса к нашим решениям.

Дополнительно, я изучаю возможность подготовки материалов по управлению страновыми рисками в закупочной деятельности и обсуждаю с Вами дальнейшую возможность выступления на экспертном совете.

Прошу сообщить, если есть поправки или дополнения.

Спасибо.

 

Если на встрече участвует руководство компании:

Встречу заранее согласовать по времени с руководителем;

За день до встречи у помощника руководителя или у него самого (если он сам ведет свое делопроизводство) должна быть детальная информация по схеме проезда и прохода, а также прямые контакты встречающего лица;

Должен быть заказан пропуск на стоянку для автомобиля руководителя;

Сотрудники должны в полном составе оказаться на встрече раньше руководителя;

Встреча должна быть явным образом занесена в Google-календарь руководителя как приглашение и подтверждена им;

В случае, если встреча проводится в удаленном месте (за МКАД или около МКАД в противоположном от офиса конце Москвы), необходимо отдельно и заранее об этом уведомить руководителя для планирования его времени.

 

Поделиться в соц. сетях

adovgal.ru

Деловая встреча: как подготовиться и провести

Деловая встреча – это некая бизнес-площадка, где собирается огромное количество успешных людей. Они делятся между собой своим профессиональным опытом, также обсуждают те или иные проекты и, конечно же, выстраивают схемы продуктивного сотрудничества.

Деловая встреча – это общение, посредством которого выдвигаются решения той или иной проблемы.

Для того чтобы деловая встреча прошла продуктивно, необходимо вывести собеседника на контакт, создать максимально комфортные условия для диалога и, конечно же, предоставить право выбора.

Деловую встречу проводят в официальном формате, где каждая сторона стремится:

Любая деловая встреча имеет четыре фазы прохождения. Это выстраивание диалога, ориентирование во всех деталях, принятие решения и заключительная фаза – результат. Как видим, работы на деловых встречах более чем предостаточно.

Человек, который далек от подобных мероприятий и никогда в них не участвовал, смотрит на это скептически. Для него это больше похоже на какой-то съезд, где непонятные люди в деловых костюмах решают никого не интересующие проблемы.

Такая формулировка не совсем подходит для деловых встреч. Подобные мероприятия – это не просто темные костюмы и серьезный вид, это, прежде всего, конструктивный диалог, где выдвигаются всевозможные решения сформировавшихся проблем. Например, всем известные бизнес-ланчи – это деловая встреча, где люди за обедом обсуждают вопросы относительно их общего дела. Назвать такую встречу «дружескими посиделками» нельзя, потому как здесь все происходит более дипломатично.

Случайностью такую встречу тоже нельзя назвать, так как мероприятие изначально обговаривается - где и как будет проходить, а уже после переходит в реализацию.

  • Этикет переговоров: правила, которые несложно запомнить
  • l&g t;

    Виды деловых встреч

    Каждое подобное мероприятие имеет свой характер и манеру проведения. Посредством этого виды деловых встреч делятся на внешние и внутренние.

    Внешние деловые встречи – это съезд людей, которые имеют общий бизнес и так или иначе уже являются партнерами. Цель подобных мероприятий может быть абсолютно разная, начиная от обсуждений инвестирования в новые проекты, заканчивая разговорами о слиянии компаний в единые структуры.

    Внутренние деловые встречи – это мероприятия, где принимают участие рабочий персонал и руководители предприятий. То есть, это что-то вроде общего собрания. Подобные мероприятия проводятся на территории самих компаний. Здесь поднимаются вопросы по проделанной работе за определенный промежуток времени, а также обсуждаются всевозможные методы увеличения показателей по тем или иным параметрам.

    Деловые встречи бывают формального и неформального формата. Чаще всего проводятся неформальные деловые встречи. Проводить подобные мероприятия можно в любой точке мира.

    Помимо этого, деловые встречи бывают официальные и неофициальные. Встречи, которые проводятся в официальном формате, как правило, сопутствуют подписанию договоров и заключению сделок. Официальные деловые встречи обязательно задействуют в своей работе такой документ как протокол. Неофициальную встречу проводят в абсолютно других условиях. Здесь необязательно подписание каких-либо документов и других актов, имеющих юридическую силу.

    В зависимости от того, какую цель преследуют собравшиеся люди, деловые встречи можно разделить на: информативную, консультативную и исполнительную.

    Информативная встреча – это мероприятие, где происходит презентации компании и ее продукта. То есть выступающие повествуют о том, в каком режиме работает их предприятие, какие результаты они получили за тот или иной промежуток времени и делятся своими дальнейшими планами. Особой подготовки к деловым мероприятиям и встречам не требуется.

    На консультативных встречах обсуждаются сложившиеся проблемы и поиски их решений. Обычно обе стороны проявляют активное участие и, как правило, все заканчивается положительно. К подобным мероприятиям можно также отнести и встречи, где собеседники делятся своим мнением относительно того или иного проекта, а также поднимают вопросы сотрудничества.

    Исполнительные встречи – это мероприятия, где принимаются конкретные решения, подписываются договора и обсуждаются судьбы целых компаний. Участие в подобных деловых встречах принимают исключительно руководители или лица, принимающие решения. Подобные встречи требуют подготовки, поэтому и проведение их происходит в деловой обстановке.

    Рассказывает практик

    Николас Коро, Главный куратор исследовательского центра бренд-менеджмента и бренд-технологий группы компаний «Реланд», член совета Гильдии маркетологов, председатель комитета по международным делам Союза маркетологов России, член комитета по маркетингу ТПП РФ, Москва

    Огромная ошибка наших бизнесменов в том, что они начинают вспоминать о таком понятии как деловой этикет только на встречах с зарубежными коллегами. Но в тоже время в мегаполисах и столичных городах различных стран он пользуется широкой популярностью и доступен практически каждому. Сегодня высшие учебные заведения выпускают высококлассных специалистов, которые прекрасно владеют этикетом и обучены всем азам бизнеса.

    Но все-таки от промахов никто не застрахован и список «ляпов»при переговорах постоянно пополняется. Связано подобное с тем, что встречающая сторона даже основных понятий о культуре и истории стран прибывшей стороны не знает. Ведь, скажем, похлопывание по плечу у русских не более чем дружеский жест, а вот японцы подобного не приемлют. Жест, указывающий на пальцах, что все «ОК», в России достаточно распространенное явление, а вот во Франции этот жест говорит о том, что собеседник говорит слушателю, что тот ничтожество. Абсурдом можно назвать и тот случай, когда лицо компании имеет непрезентабельный внешний вид. Например, к рубашке с коротким рукавом, он надел галстук. Подобную форму одежды можно встретить в ресторанах быстрого питания, проще говоря фастфудах, поэтому одеваться подобным образом лучше не стоит. Конечно, если вы занимаете хотя бы последнее место в списке Forbes, вам это еще смогут простить, но в остальных случаях экспериментировать не стоит, придерживайтесь уже установленных правил.

    Организация деловых встреч: основные требования

    Для того чтобы деловая встреча прошла действительно эффективно, необходимо хорошо подготовиться к ней.

    Ключевым моментом в деловых встречах является то, что на них поднимаются вопросы относительно сложившейся ситуации и поиски решения той или иной проблемы. Помимо подобных встреч проводятся еще так называемые визитки вежливости. Это те мероприятия, на которых люди знакомятся и пытаются внедриться в доверие к определенному человеку.

    Деловая встреча должна быть запланирована заранее

    Если обе стороны находятся на территории одного региона, то можно договориться о деловой встрече с партнером примерно за три дня до ее проведения. Сделать это можно с помощью электронной почты либо же просто позвонив по телефону.

    Тщательной подготовки требует деловая встреча с иностранными партнерами. Необходимо предусмотреть огромное количество нюансов, начиная от приветственных речей, заканчивая проводами. Важно договориться об их размещении, купить или изготовить сувениры, организовать культурно-развлекательную программу, в общем работы действительно очень много, важно выполнить ее качественно.

    Выбор места для проведения переговоров

    Правильно подобранное место проведения деловой встречи будет сопутствовать продуктивному диалогу. Атмосфера очень важный фактор в любой сфере жизни, поэтому не стоит пренебрегать этим. Места проведения могут быть абсолютно разные. То есть это может быть деловая встреча на личной территории, либо же, напротив, на территории собеседника. Сюда же можно отнести и нейтральную территорию, ну и, конечно же, деловую встречу с использованием средств коммуникации, то есть удаленно.

    Большинство бизнесменов предпочтение отдают деловым встречам в офисах, которые находятся на их территории. Ведь в таком случае можно выгодно для себя использовать статус руководителя, родные стены соответственно в этом помогут.

    Организация такой деловой встречи, которая смогла бы подавить всевозможные психологические аспекты

    Очень важно подойти к этому вопросу со всей ответственностью. Каждая деталь требует тщательного разбора, даже элементарное расположение мебели в помещении может вызвать психологическую напряженность, а соответственно отбить всякое желание у собеседника идти на контакт.

    Если переговоры проходят на вашей территории, у вас «в рукаве все тузы»и не использовать их было бы абсурдом. Ведь в вашем распоряжении весь ваш штат сотрудников, вся территория предприятия и, конечно же, все ее возможности.

    Подготавливаем помещение

    Люди, специализирующиеся на подготовке помещений к деловым встречам, рекомендуют создавать максимально комфортные условия для обеих сторон. В помещении должно быть все чисто. Очень важно, чтобы была хорошая изоляция, так как посторонние шумы негативно сказываются на подобных мероприятиях. Также должное внимание следует уделить освещению и комнатной температуре, показатели должны быть в норме.  

    Не лишним будет использование средств декорации, то есть различных ваз и картин. При проведении деловых встреч это тоже дает свои плоды

    Места проведения подобных встреч

    Как уже было сказано ранее, встречи могут проходить как на территории организации встречающихся, так и вне ее.

    1. Встреча на территории партнера. Данный вариант деловых встреч хорош тем, что при проведении таких мероприятий можно более детально узнать о самом партнере, о его продукте и компании в целом. Просто дав согласие на то, что вы готовы приехать на территорию этого человека, уже является символом того, что вы его уважаете и готовы с ним долгосрочно сотрудничать. Безусловно, проведение подобных деловых встреч имеет свои плюсы, но лучшим вариантом будет осуществление попеременных встреч.

    2. Встреча на нейтральной территории. Такие деловые встречи не дают ни одной из сторон никаких преимуществ, ведь обстановка совсем незнакомая и нет рядом сотрудников, которые могли бы помочь. Для подобных случаев в гостиницах и отелях ввели так называемые конференц-залы. За рубежом бизнесмены используют загородные дома и коттеджи для деловых встреч. В России в большинстве случаев ограничиваются кафе либо рестораном.

    3. Встреча в удаленном формате. Коммуникационные технологии не стоят на месте, посему, назначить деловую встречу дистанционно стало довольно просто. Ведь на сегодняшний день мы имеем сотовую связь и интернет, которые позволяют нам контактировать с людьми из любой точки мира. Данный метод еще хорош тем, что нет необходимости тратить деньги на аренду залов или на бронирование столов в ресторанах.

    Разграничиваем время

    Очень важно при организации деловых встреч учитывать время и место встречи. Необходимо прекрасно понимать в какой момент лучше всего ваш партнер будет подготовлен и идти на контакт. Проще говоря, знать в какое время у него самая высокая работоспособность.

    К примеру, одни люди предпочитают работать утром, другие в обед, а третьи соответственно уже в вечернее время. Большая часть людей попадает в первую группу, так как почти 50% из всех людей имеют высокую активность как раз-таки утром. Поэтому время проведения деловых встреч тоже играет важную роль.

    Оптимальное время для встреч

    Психологи крайне не рекомендуют проводить деловые встречи в обед, так как мысли о еде в данном случае будут очень сильно мешать обоим партнерам, что соответственно приведет к непродуктивным диалогам. Однако, если мероприятие уже проходит в подобном формате, предложить чашку кофе либо чая будет все-таки не лишним.

    Не стоит также организовывать деловые встречи сразу после обеда. Человек после приема пищи имеет низкую работоспособность, оптимальным вариантом будет провести ее через час-другой.

    Что касается понедельника, то данный вариант для проведения деловых встреч хорош тем, что с началом недели люди имеют свежую и ничем не забитую голову после выходных, а соответственно активность их будет в разы выше. Про пятницу следует сказать, что проведение деловых встреч в этот день ни к чему хорошему не приведет. В это время все думают только о том, что наконец-то эта неделя прошла и хотят побыстрее на отдых. Поэтому в пятницу, несмотря даже на удобное для вас место и отведенный на проведение мероприятия всего один час, деловые встречи лучше не проводить.

    Стоит также сказать, что немаловажным фактором будет и соблюдение продолжительности времени встречи. Очень часто бывают случаи, когда одного из собеседников не предупредили о длительности деловой встречи и вот он через полчаса встает и говорит: «Простите господа, но я вынужден вас покинуть». Очень важно учитывать этот критерий.

    Также не стоит забывать о том, что приходить необходимо в установленные временные сроки. Опоздание рассматривается как оскорбление, поэтому если у вас возникают какие-либо форс-мажорные ситуации, необходимо предупредить об этом собеседника. Не лишним будет также попросить у него за это прощение.

    Как приглашают на бизнес-встречу?

    Если встреча будет проходить в форме торжественного мероприятия, то следует за несколько месяцев до начала разослать все приглашения на деловую встречу в электронном формате. Маркетинговая составляющая, при данном процессе, тоже имеет место быть и требует тщательного разбора.

    Делегационный состав

    Сложно представить себе продуктивные деловые встречи в составе двух представителей. Обычно подобные мероприятия проходят при большом количестве сотрудников с обеих сторон.

    К делегационному составу относят:

    • лица, принимающие решения, то есть те, кто будет проводить переговоры;
    • консультанты либо эксперты, задача которых предоставить общую информацию относительно того или иного проекта;
    • вспомогательный штат. К данным людям можно отнести переводчиков, секретарей, а также водителей.

    Следует также сказать, что численность делегационного состава должна быть равной с обеих сторон. Необходимо заранее обговаривать эти моменты, так как подавляющее число одной команды может психологически подавить других участников.

    Самые эффективные деловые встречи, это те, которые насчитывают небольшое количество людей. Заполненный зал иногда может привести к недоразумениям и непониманию друг друга.

    Перед тем как проводить подобные мероприятия, составляется протокол, в который включаются списки приглашенных, соответственно их фамилии и имена. Если же протокол не был составлен, участники просто обмениваются своими визитками, дабы проинформировать своего собеседника о роде деятельности, которым он занимается.

    Также в зависимости от того, какие цели преследуются участниками, подбирается специальный состав деловой встречи. К примеру, если компании необходимо повысить свои доходы, соответственно во встрече принимают участие менеджеры, маркетологи и рекламщики. Не лишним будет также разбавить состав представителями разного пола, это придаст разнообразия мероприятию.

    Что обсуждается?

    За некоторое время, до начала деловых встреч, проводится сбор необходимой документации для эффективного ее проведения. Существуют даже специальные категории документов, предназначенных как раз для таких случаев. К ним относят:

    • документы, включающие в себя список вопросов, которые необходимо задать на мероприятии;
    • разработанные проекты, на основе которых и проводятся деловые встречи. То есть это ни что иное как документ, отражающий общую деятельность обеих сторон;
    • документы, в которых черным по белому описан план действий и намерений.

    Безусловно, очень сложно собрать подобные документы, но это крайне необходимо, ведь имея в своем активе полную информацию о своих коллегах, можно видеть общую картину, в частности какую пользу они могут принести, работая с вами. Поэтому для продуктивной деловой встречи придется поработать над этим.

    Несмотря на то что на подобные процедуры будет потрачено огромное количество сил и времени, это полностью себя оправдает. Харви Маккей в своей авторской книге «Как выжить среди акул»  говорил, что владеть информацией о своем клиенте также важно, как и прекрасно знать свой продукт. Если вы будете иметь представление об интересах собеседника, то с легкостью сможете вывести его на контакт. Можно даже составить специальную анкету, где отразить интересующие вас вопросы о клиенте и пустить ее в дело, соответственно посредством этого вы узнаете больше информации.

    Подготовка помещения

    Очень важно при подготовке к деловым встречам правильно оборудовать столы.

    Мало кто задумывается о том, что форма стола может психологически воздействовать на собеседника, а соответственно либо расположить вас к нему, либо, напротив, оттолкнуть. Так, к примеру, австралиец Алан Пиз утверждает, что квадратный стол создает неблагоприятную атмосферу для деловых встреч. Стол такой формы порождает соревновательный дух, соответственно собеседники начинают друг другу доказывать, кто из них лучший. Круглый стол больше подходит для небольших деловых встреч, где люди делятся между собой своими мнениями. Журнальный столик подходит для более дружеских встреч.

    На столе должно быть все самое необходимое – это ручки и блокноты. Кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

    Вдоль стола также следует расставить бутылки с питьевой водой и чистыми стаканами.

    Также на столе должен быть небольшой самовар, дабы желающие смогли выпить чай либо кофе. Не лишним будет положить на стол и сладкое, то есть конфеты либо печенье.

    Если на столе присутствует пепельница, то значит курить в помещении разрешено, однако перед тем как доставать сигареты, стоит спросить у находящихся рядом людей, как они смотрят на то, что, если вы закурите. В том случае, когда на столах нет пепельниц, значит для курения выделено специальное место.

    Как выбрать свой образ на деловую встречу

    Люди, которые связали свою жизнь с бизнесом, практически всегда ходят в костюмах, то есть предпочитают деловой стиль одежды.

    Крайне нежелательно на деловую встречу приходить в джинсах, кроссовках и короткой юбке. Есть некие подводные камни в данной системе, зная которые, можно извлечь максимум выгоды из деловой встречи.

    Первое, что нужно сделать, это одеться так, чтобы на фоне собеседника вы выглядели довольно блекло. Он будет чувствовать себя на высоте, а соответственно будет более снисходителен к вам, и, как результат, предложит свою помощь.

    Дорогие украшения не всегда свидетельствуют о том, что у человека хороший вкус, вероятнее всего он просто хочет заработать быстрее с вас деньги, не более. Поэтому надеяться на конструктивную и продуктивную деловую встречу не приходится. Взять, к примеру,  тот случай, когда человек в шортах и майке пришел на собеседование в крупную компанию, где особое внимание уделяют дресс-коду, шансов, что такой человек пройдет собеседование удачно, очень мало, потому как в деловых кругах такой внешний вид не приветствуется. Поэтому одежде в деловых встречах стоит уделять особое внимание.

    Деловая встреча пройдет удачно в том случае, когда вы приложите максимум усилий на поиски информации о своем партнере, в частности - его интересах и вкусовых предпочтениях. Например, вы получили информацию о том, что ваш собеседник является управляющим крупной компании, посещает огромное количество конференций и семинаров, ездит исключительно на автомобилях класса люкс и живет в шикарных апартаментах, можно сделать выводы, что человек более чем серьезен, а значит и в одежде отдает предпочтение деловому стилю. Ваш внешний вид должен быть аналогичным. То есть, белый верх, черный низ, можно добавить еще пиджак.

    Для девушек отличным вариантом будет черное платье. Не стоит обвешивать себя различными украшениями, так как не всегда это придает эффектности, скорее даже наоборот, может отпугнуть.

    В том случае, когда деловая встреча будет проходить с молодежью, можно одеться более свободно, так как молодое поколение любит одеваться в яркие тона. Соответственно и вам это сыграет на руку, ведь таким образом вы покажете человеку, что у вас с ним есть что-то общее и тем самым расположите его к себе.

    Если поступила информация о том, что деловая встреча вам предстоит с неординарной личностью, здесь необходимо будет руководствоваться фантазией. Оденьтесь «интересно”, не используйте шаблонный стиль, таким людям это не понравится. Важно использовать контрастные цвета и яркие аксессуары. В таком случае, он поймет, что перед ним его отражение, а значит, станет вашим союзником.

    Данный вариант одежды подразумевает светлый верх, в частности, белая рубашка и темный низ, то есть черные брюки. Не стоит также забывать о прическе, мужчины не должны иметь большую шевелюру. Что касается женщин, то им следует уложить свои волосы в аккуратную прическу.

    Проведение деловых встреч и переговоров: алгоритм подготовки

    Перед тем как состоятся переговоры, необходимо произвести тщательную подготовку к ним. Важно учесть даже самую малейшую деталь в них. Безусловно, бытует такое мнение, что профессионалам своего дела не нужна никакая подготовка к деловым встречам. Проблема в том, что данное мнение ошибочно. Есть и другой вариант, который отражает всю суть деловых встреч: «успешные люди готовятся к любым встречам, а неудачники - импровизируют». Вот это мнение имеет вес и действительно считается правильным. Ведь большая часть успеха – это, прежде всего, подготовка. Поэтому не стоит пренебрегать ею.

    До того, как начнете планировать деловую встречу, следует ответить на следующие вопросы:

    • Какая у меня цель?
    • Насколько важна для меня данная деловая встреча?
    • Какой результат будет по итогу и готов ли я пойти на уступки собеседнику?
    • Какие вопросы мне необходимо задать сидящему напротив? Не стоит забывать, что задавать вопросы стоит те, которые действительно имеют отношение к разговору.
    • Готов ли я ответить на возможно возникшие вопросы собеседника?
    • Насколько убедительна и естественна моя речь?
    • Как я могу повлиять на своего собеседника?
    • Как мне необходимо вести себя, если партнер не захочет идти на контакт, а может и вовсе сочтет за глупости то, что я ему говорю или же, напротив, настолько проникнется моими словами, что захочет начать сотрудничать?
    • Насколько логично составлен план проведения деловой встречи? Возможно, что-то следует доработать?
    • Насколько я уверен(а) в том, что встреча пройдет в положительном ключе?
    • Если бы деловая встреча была организована специально для меня, остался бы я ею доволен?

    Для того чтобы деловая встреча прошла действительно удачно, и вы получили то,  что хотели, необходимо использовать три варианта: максимальный, оптимальный, минимальный.

    Данная схема достаточно проста. В том случае, когда вам не удается выжать максимальный результат из сложившейся ситуации, следует немного подкорректировать вектор и попробовать взять оставшиеся два варианта. К примеру, вам необходимо проехать из одной части города в другую, навигатор при этом вам показывает как минимум три схемы возможного проезда. В том случае, когда вам не удается воспользоваться максимально коротким путем, вы начинаете ехать по оставшимся двум вариантам. Так и в деловых встречах, для грамотной и успешной их реализации, необходимо иметь как минимум три варианта их проведения, то есть один основной и два резервных.

    После проставления целей, следует сбор всей информации о партнере. В данном вопросе важно учитывать всю имеющуюся информацию. Не нужно пропускать мимо на первый взгляд, казалось бы, неинтересные факты, так как порой именно они играют ключевую роль. Важно узнать с кем до вас работал этот человек, сколько деловых встреч он провел, и какое количество из них получили успех. Если партнер будет принимать решение относительно того или иного вопроса не сам, следует пригласить всех его коллег.

    Для того чтобы деловая встреча прошла как подобает, необходимо обладать максимальным количеством информации о своем партнере. Просто спросите себя:

    • Что нас объединяет?
    • Какие увлечения и интересы есть у человека, сидящего напротив?
    • Какие у него любимые темы для разговора?
    • Как он относится к политике?
    • Что он может сказать про меня, про мой продукт и компанию в целом?
    • Какое у него в данный момент положение?
    • Будет ли он обсуждать предложенную мной тему?
    • Какая у него тактика?
    • Какие цели он преследует?
    • Что он может у меня спросить?

    После проведения небольшого анализа, необходимо разработать стратегию проведения переговоров. Стратегий, в данном случае, должно быть несколько. Используя всего одну, надеяться на эффективность не стоит. Все зависит от того, какие цели Вы преследуете и чем они глобальнее, тем проще будет применять сразу несколько тактик. Данные правила в деловых встречах являются основополагающими, по сему, не применять их просто нельзя.

    После всего пройденного, наступает немаловажный этап, именуемый как компетентность. Здесь необходимо проработать всевозможные вопросы и возражения, в результате собранной информации и проведенного анализа. Очень важно владеть не только экономической составляющей своего продукта, но и технической, дескать, быть компетентным во всех вопросах. Необходимо проанализировать рынок конкурентов и выяснить, чем ваш продукт все-таки лучше, нежели у остальных.

    Беседа является одним из самых сложнейших процессов, который включает в себя сразу несколько этапов. Основные этапы - это:

    • начало диалога;
    • полное информирование собеседника;
    • аргументирование сказанного;
    • принятие решения;
    • завершение диалога.

    Очень важно задавать вопросы в деловой встрече и уметь правильно начать диалог. Ведь отталкиваясь от первых ваших слов, собеседник поймет, что вы за человек. Поэтому следует уделить этому пункту должное внимание. По завершению своей речи, слово следует передать партнеру. Также не лишним будет его поблагодарить за то, что он вас выслушал.

    Техники эффективного начала диалога

    Техника снятия напряжения

    При использовании данной методики, можно вывести диалог на более эмоциональный уровень. Просто задайте себе вопрос: как бы вы хотели, чтобы люди к вам относились? Исходя из полученного ответа, сделайте все возможное, дабы человек, сидящий напротив вас, почувствовал ваш позитивный настрой и доброту, исходящую из вашего сердца. Пара комплиментов помогает расположить к себе собеседника и грамотно провести деловую встречу.

    Техника «зацепка»

    Данный вариант предполагает построение диалога, основанного на событиях из реальной жизни. К примеру, вы обсуждаете инвестирование средств в новые проекты, соответственно, можно рассказать про уже состоявшиеся операции подобного характера из вашего личного опыта. В деловых встречах очень важно дать полную картину собеседнику о том, кто вы такой.

    Техника стимулирования

    В том случае, когда вы решили использовать данную методику, стоит сказать, что успешное ее применение кроется в следующем: начинать диалог следует с множества вопросов. Чем больше вы зададите вопросов собеседнику, тем выгоднее для вас. Ведь в таком случае он поймет, что вы прекрасно понимаете всю подноготную и можете ему помочь решить возникшие проблемы.

    Техника «ближе к делу»

    Данный вариант не предусматривает долгих и пустых разговоров, а направлен на конкретные действия. Очень хорошо подходит для деловых встреч на кратковременной основе, то есть не сильно важных. Например, разговор руководителя с работником.

    Важно придерживаться таких рекомендаций:

    Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

    www.gd.ru

    Как провести деловую встречу с клиентом

    Выражение «кто владеет информацией, тот владеет миром» прочно закрепилось в деловых кругах, и это неспроста. Это поможет вам разработать стратегию переговоров для получения желаемого результата.

    Для организации продуктивного диалога с деловым партнёром – потенциальным клиентом в первую очередь необходимо собрать как можно полную информацию о нём. В современный век цифровых технологий данную информацию можно почерпнуть с интернет ресурсов.

    Если у партнёра есть собственный сайт, то не составит труда ознакомиться с его положением на рынке, его партнёрами (которые в свою очередь могут быть и вашими партнёрами, что очень даже кстати в сложившейся ситуации).

    В новостном разделе можно узнать о деятельности организации, её планах на будущее, новых партнёрах, недавно произошедших событиях. Сведения о сотрудниках компании позволяет познакомиться с руководством организации. Было бы неплохо найти общие интересы, к примеру: родом из одного города, заканчивали один и тот же ВУЗ, увлекаетесь охотой, рыбалкой и т.п.

    Не возможно себе и представить человека, который не общается в социальных сетях. Если вам удастся отыскать вашего будущего собеседника в «одноклассниках», «фейсбуке» или «твитере», то сначала ознакомьтесь с кругом его друзей. Сейчас многие ведут свой блог, возможно организация – партнёр ведёт свой корпоративный блог – это ещё один источник информации о её деятельности.

    Если партнёр дорожит своей репутацией, то он обязательно будет реагировать недоброжелательные отзывы конкурентов. Для этого ему потребуется сотрудничать со СМИ (давать интервью, какие либо комментарии, выступать на радио и ТВ). Данная информация тоже пригодится при подготовке к встрече.

    Обязательно изучите рекламные материалы будущего оппонента. Не стоит забывать, что он тоже будет пользоваться такими же приёмами как и вы. На встрече можно сделать акцент на проводимых организацией – контрагентом мотивирующих мероприятиях.

    Это поможет расположить контрагента к себе и завоевать доверие, так как вы будете выглядеть не мелким менеджером, который пытается что-то быстренько продать, а серьёзным человеком сведущим в делах его организации.

    Не нужно недооценивать поисковые системы, необходимо всего лишь ввести название организации и возможно вы найдёте ту информацию, который вы ещё не обладаете (судебные разбирательства, финансовое состояние компании и др.).

    Ни для кого не секрет, что деловые встречи проводятся в деловом (классическом) костюме. Но из полученной информации можно узнать о благосостоянии собеседника и о его отношении к имиджу. Так, к примеру, не стоит надевать на встречу дорогостоящий костюм или аксессуару.

    Это произведёт впечатление, что вы просто стараетесь вытянуть деньги из партнёра. Необходимо одеваться чуть скромнее собеседника. Если вы узнали что руководитель организации, с которым вам предстоит встреча, предпочитает свободный стиль одежды, либо молодёжный, креативный, то постарайтесь ему соответствовать – это поможет вам установить контакт.

    В первые несколько минут разговора необходимо произвести положительное впечатление на контрагента. Для этого постучавшись, войдите в кабинет, поздоровайтесь, обращаясь по имени и отчеству, представьтесь (назовите своё имя, название организации, которую представляете, должность), озвучьте тематику вашего предстоящего обсуждения, уточните, что вам назначено на это время. Одновременно необходимо установить визуальный контакт с оппонентом, если он занят с бумагами, то уточните как скоро он сможет начать вести диалог с вами.

    Чтобы достигнуть желаемого результата от переговоров, необходимо составить стратегию. Она должна состоять из 2х частей:

    1. опросная, в ней вы задаёте вопросы оппоненту по поводу деятельности его компании, его партнёрах, чего не хватает его компании для нормальной деятельности или для развития, какие предпочтения у руководства компании. Все вопросы должны быть последовательны, ответы на них необходимо фиксировать. Обязательно составьте план проведения опроса, чтобы ничего не упустить.
    2. во второй части расскажите, чем ваша организация может помочь организации партнёру. И если вы уверены в предлагаемой вами продукции, то шансы на заключение сделки весьма велики.

    Когда начинается презентация представляемой вами продукции или услуги, вы должны заинтересовать собеседника чтобы теперь он задавал вопросы для получения интересующей его информации. Обязательно акцентируйте внимание контрагента на качестве услуг, предоставляемых вашей организацией. Выполнение своих обязательств договора с вашей стороны должно быть гарантированно юридически.

    Для успешного проведения переговоров необходимо последовательное соблюдение всех этапов и тщательная подготовка.

    laudator.ru