Техники принятия решений: Матрица Эйзенхауэра. Важно срочно матрица


Матрица Эйзенхауэра - Что нужно знать

С каждым днем у современного человека появляется все больше дел, которые порой кажутся бесконечными. То, что людям не удалось сделать вчера, – они перекладывают на сегодня, а то, что не смогли выполнить сегодня, – перекладывают на завтра.

В результате человеку трудно определить, что он уже сделал, что еще делает, и что предстоит сделать в будущем.

Обычно в такие ситуации попадают те люди, которые не умеют планировать свой график. Этому не стоит удивляться, поскольку о тайм-менеджменте и управлении своим временем не рассказывают в учебных заведениях.

А родители или воспитатели очень часто сами не могут грамотно планировать свои дела, хоть в этом и нет никакой сложности. И все это происходит из-за того, что данной теме не уделяется достаточно серьезного внимания.

Если вы понимаете важность развития личности, тогда данная статья предназначена именно для вас.

На сегодняшний день существует масса различных техник планирования, позволяющих человеку рационально использовать свое время. В данной статье мы рассмотрим одну из наиболее эффективных систем, которая носит название «Матрица Эйзенхауэра».

Автором этой системы является один из американских президентов по имени Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, что он был весьма занятым человеком, и ему ежедневно приходилось выполнять массу разных дел.

Вследствие этого, Эйзенхауэр разработал собственную систему, которая помогала ему своевременно справляться с различными задачами. Сегодня, матрица Эйзенхауэра является очень популярной в тайм-менеджменте.

Ею пользуется масса людей на всей планете, начиная от самых простых работников и заканчивая руководителями солидных компаний и корпораций.

Задача матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы овладеть способностью рационально планировать свои дела, отделяя важное от срочного, а не очень срочное от менее важного.

Помимо этого, система позволяет сокращать время на выполнение тех или иных дел, не дающих значительных результатов.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица состоит из 4 квадрантов, в основе которых лежат 2 оси. Вертикальная ось отвечает за важность, а горизонтальная – за срочность. Следовательно, каждый квадрант отвечает за те или иные характеристики.

Анализируя свои дела, человек записывает их в тот или иной квадрант, благодаря чему ему становится понятно, что нужно делать прямо сейчас, и что потом, а чем вовсе не следует заниматься.

На самом деле система весьма простая, но определенные пояснения к ней все же нужны. Выглядит матрица Эйзенхауэра вот так:

Matritsa-E`yzenhaue`ra

Квадрант А: важные срочные дела

В случае идеального планирования задач, данный квадрант должен оставаться незаполненным. Это объясняется тем, что появление неотложных и важных дел будет говорить о неорганизованности.

Многие люди заполняют эту часть графика из-за того, что неверно расставляют приоритеты, а также из-за собственной лени.

Бесспорно, время от времени у каждого из нас могут возникать подобные дела, но если это входит в привычку, человеку надо задуматься над самодисциплиной.

Таким образом, появление дел в квадранте А необходимо стараться избегать. Чтобы этого добиться, необходимо выполнять все пункты из остальных квадрантов.

В первый же квадрант можно вписать следующее:

  • Дела, которые негативным образом отразятся на достижении той или иной цели.
  • Дела, из-за которых могут возникнуть неприятности, в случае их невыполнения.
  • Дела, касающиеся здоровья.

Еще важно учитывать такое понятие, как делегирование, то есть перепоручение. Это значит, что если в квадранте А появляются дела, которые можно возложить на других людей, то такой возможностью обязательно нужно воспользоваться. Благодаря этому вам удастся быстрее выполнить остальные неотложные дела.

Квадранты В: важные, но не срочные дела

На второй квадрант стоит обратить особенное внимание, поскольку вписанные в нем дела имеют наибольшее значение и перспективу. Именно из них у людей должны состоять повседневные задачи.

Согласно исследованиям те люди, которые в основном занимаются делами из этого квадранта, достигают определенных высот и успехов в своей жизни. У них лучше происходит карьерный рост, им удается зарабатывать больше денег, иметь больше свободного времени и получать удовольствие от жизни.

Также важно выделить тот факт, что отсутствие срочных задач позволяет человеку более обдуманно решать остальные вопросы. Одновременно с этим не следует забывать о том, что если вовремя не выполнить дела из квадранта B, они очень легко переместятся в квадрант А, что есть нехорошо.

Профессионалы в области тайм-менеджмента рекомендуют включать в квадрант В дела, тесно связанные с основной деятельностью человека: распределение работы, учеба, спорт, правильное питание и т.д. Говоря простыми словами, это все, из чего состоит наша повседневная жизнь.

Квадрант С: срочные, но неважные дела

В этом квадранте должны находиться дела, которые главным образом отвлекают человека от поставленных им целей. Они очень часто мешают людям выполнять важные задачи.

Но здесь не стоит путать срочные дела из квадранта С, со срочными делами из квадранта А и В. В противном случае начнется полная неразбериха.

В этот квадрант входят любые незначительные дела, которые, тем не менее, требуют срочного выполнения. Например: замена перегоревшей лампочки, поздравление родственника с юбилеем, поход в магазин за необходимыми продуктами.

То есть те дела, которые вроде бы и не имеют особой важности, но требуют срочного выполнения.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

В этом квадранте должны присутствовать дела, не приносящие человеку никакой пользы. Как правило, ими нужно заниматься в самую последнюю очередь, или же вовсе не обращать на них внимания. Но забывать о них совсем тоже не следует.

К этой группе могут относиться задачи, которые доставляют нам удовольствие. Из-за этого человеку сложно им противостоять, но и срочно уделять им внимание тоже не нужно.

Сюда записываются такие дела, как просмотр телевизора, маловажные телефонные разговоры, бессмысленную переписку в социальных сетях и многое другое.

Очевидно, что человек нуждается в периодических развлечениях, но в то же время он должен выбирать для себя наиболее плодотворные и полезные виды отдыха: чтение литературы, логические игры, фитнес, плавание и т.д.

В том случае, если вы не в состоянии полностью избавить себя от дел из квадранта D, – постарайтесь перенести их на другое время, пока не будут выполнены задачи из квадрантов В и С.

Matritsa-E`yzenhaue`ra-Kvadrantyi

Если освоить матрицу Эйзенхауэра, – вы автоматически научитесь рационально использовать отведенные нам в сутках 24 часа. У вас будет больше свободного времени для того, чтобы повысить свою производительность; вы везде будете все успевать, начнете быстрее достигать поставленных целей, и всегда будете иметь хорошее настроение.

Наверняка, многие согласятся с тем, что неорганизованные люди постоянно находятся в водовороте бесконечной суеты. При этом они постоянно чем-то раздражены и обеспокоены.

Любой же мыслящий индивид подсознательно склонен к саморазвитию и, как следствие, к организованности и планированию своего времени.

Именно для достижения этих целей была придумана Матрица Эйзенхауэра.

Если вам понравилась данная статья – поделитесь ею в социальных сетях. Если же вам вообще нравятся интересные факты – подписывайтесь на сайт InteresnyeFakty.org любым удобным способом. С нами всегда интересно!

Понравился пост? Нажми любую кнопку:

Интересные факты:

interesnyefakty.org

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра | Финансовый гений

Матрица Эйзенхауэра

 

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра.

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже делать несколько дел одновременно, но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании принципов тайм-менеджмента, или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Матрица Эйзенхауэра.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Матрица Эйзенхауэра

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

fingeniy.com

Техники принятия решений: Матрица Эйзенхауэра

Принятие решений является одним из важнейших качеств руководителя проектов. Если вы знаете как делать своевременные, продуманные решения, то вы приведете свою команду к заслуженному успеху. Однако если вы делаете неправильные решения, ваше время как руководителя проектов будет коротким. Я планирую подготовить цикл описаний техник принятия решений, которыми должен владеть руководитель проектов. Среди техник принятия решений на первом месте, безусловно, должна стоять матрица Эйзенхауэра, эффективность которой очень высока прежде всего из-за своей простоты. Эйзенхауэр - генерал армии США (1944), 34-й президент США. Как вы понимаете, человек постоянно сталкивался с необходимостью принятия важных решений в условиях дефицита времени. Идея техники очень проста, мы разделяем все задачи на 4 квадрата: Квадрат 1. Срочное и важное - дела, которые относятся к категории "пожаров". Надо бросать все дела и тушить пожар. Их выполнение не требует отлагательств.

Как известно, неприятности легче предотвратить, чем потом с ними бороться. Поэтому следует всячески избегать появления дел в этом квадрате. Для этого следует своевременно выполнять дела из других квадратов. 

Квадрат 2. Не_срочное и важное - важные дела, не требующие мгновенного выполнения.

К таким задачам можно отнести: текущую (плановую) работу по вашим проектам, планирование новых проектов, обучение и т.п. Относитесь к этим задачам внимательно - это задачи, которые должны приближать вас к цели. Сосредоточьтесь на выполнении этих задач. Отсутствие спешки позволит вам самостоятельно выбрать методы и способы выполнения задач, назначать приемлемые сроки. Если выполнением этих задач пренебрегать, то со временем эти задачи переходят из квадрата 2 в квадрат 1, и вам нужно будет их выполнять уже в условиях цейтнота.  

Квадрат 3. Срочное и не_важное - маловажные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрей.

К таким задачам можно отнести всевозможные срочные задачи, отвлекающие от непосредственного рабочего процесса, не имеющие к вам прямого отношения: срочные и незапланированные переговоры, которые вам навязали; внезапные хлопоты по подготовке или устранению чьей-либо оплошности.

Это самые вредные задачи. Их выполнение никак не приблизит вас к достижению цели. 

В этой группе скапливаются самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за задачи квадрата 1. Не принимайте все, что надо сделать срочно - за важное. Думайте о ваших непосредственных целях!

Очень важно не перепутать срочные дела из квадрата 3 с важными делами из квадрата 1. Например, руководство поручило вам задачу со сроком «вчера», которая не имеет непосредственного отношения ни к вашим основным должностным обязанностям, ни к вашим проектам. Такая задача, хоть и должна быть выполнена срочно (всё-таки задача от руководства), не может относиться к квадрату 1, так как ни на шаг не приближает вас к вашим  целям. И наоборот, возможно, что задача, которую вы по ошибке отнесли к квадрату 3, непосредственно связана с вашими целями.

Квадрат 4. Не_срочное и не_важное - дела, от выполнения которых можно отказаться, так как они не принесут должной отдачи. 

К таким задачам относятся всевозможные "убийцы времени", пустые разговоры, развлечения, оказание всевозможных услуг и выполнение дел, не связанных с вашими непосредственными целями. 

Если не удается избавиться от выполнения этих задач, то, по крайней мере, нужно постараться минимизировать время, которое вы затрачиваете на их выполнение.

www.pmguide.info

Блог Сергея Калинина: Матрица Эйзенхауэра

Что такое "матрица Эйзенхауэра"?

Наверняка сегодня существует очень мало людей, которые интересуются тайм-менеджментом, саморазвитием и самоорганизацией, но при этом ничего не слышали о "матрице Эйзенхауэра". Это сравнительно простая техника, которая позволяет оценивать все входящие или планируемые дела/задачи всего по двум критериям: "важность" и "срочность".  

Критерии являются полярными: "важно - не важно", "срочно - не срочно". Их простое сочетание даёт нам четыре варианта расстановки приоритетов. Задачи могут быть: 

  • важными и срочными (что обычно воспринимается как высший приоритет)
  • не важными и не срочными (низший приоритет) 
  • важными и не срочными (высокий приоритет)
  • срочными и не важными (умеренный приоритет)
Про матрицу Эйзенхауэра для расстановки приоритетов слышали многие, но мало кто умеет ей пользовайться

Матрицу Эйзенхауэра можно использовать в любых горизонтах планирования: стратегическом (долгосрочном), среднесрочном, оперативном (еженедельном и даже ежедневном). Казалось бы, это довольно удобный инструмент из разряда "бери и пользуйся". Но... Как показывает жизнь, всё совсем не так просто! 

С одной стороны, мне доводилось сталкиваться с "рядовыми пользователями" матрицы Эйзенхауэра, которые искренне не понимали, в чём именно заключается разница между "важностью" и "срочностью". Например, один из моих клиентов (довольно успешный предприниматель) очень яростно доказывал, что всё срочное по умолчанию является важным; а вот то, что мы сами считаем важным, на самом деле часто является надуманным и бесполезным.  С другой стороны, в сообществе бизнес-тренеров и консультантов по личной эффективности периодически вспыхивают ожесточенные споры о том, как на самом деле "правильно" понимать матрицу Эйзенхауэра. Кто-то борется за "чистоту" метода, а кто-то предлагает свои авторские модификации.   

Попробуем разобраться, что не так с этой самой матрицей Эйзенхауэра... 

Был ли Дуайт Эйзенхауэр автором "матрицы Эйзенхауэра"? 

Если кратко, то нет.  Возможно, я плохо искал, но единственное, что удалось нагуглить, это цитата из выступления Дуайта Эйзенхауэра (уже в статусе 34 президента США) 19 августа 1954 года на второй Ассамблее Всемирного совета церквей, Эванстон, штат Иллинойс: 

This President said, "I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent."

Now this, I think, represents a dilemma of modern man. Your being here can help place the important before us, and perhaps even give the important the touch of urgency. 

(Этот президент сказал: "У меня есть два типа проблем, срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными". 

Сегодня, я полагаю, это выражает дилемму современного человека. Ваше пребывание здесь может помочь нам определить действительно важное, и, возможно, наполнить важным срочное). 

Вас ничего не смущает в этой цитате? А то, что Эйзенхауэр говорит не от первого лица, а тоже кого-то цитирует?! This President в тексте - это не сам Эйзенхауэр, а д-р Дж. Роско Миллер, президент Northwestern University, в кампусе которого выступал Эйзенхауэр. 

Генерал Эйзенхауэр (в центре) занят планированием. Возможно, даже по матрице))) Что интересно, цитату раскавычили и начали приписывать её авторство самому Дуайту Эйзенхауэру уже в 1954 году (это сделали участники той самой второй Ассамблеи Всемирного совета церквей, которые, видимо, невнимательно слушали выступление президента))). В бизнес-литературу цитата (приписанная уже самому Эйзенхауэру) просочилась в начале 1970-х, уже после смерти президента. (Подробное расследование этой истории можно прочитать на англоязычном сайте Quote Investigator). 

Но несмотря на отсутствие прямых доказательств, до сих пор существует огромное количество людей, которые верят в легенду о генерале Эйзенхауэре, мастере принятия решений в сложных фронтовых условиях.  Что якобы, оценивая боевую обстановку, он выбирал приоритетные действия именно на основе "важности" и "срочности" сложившихся обстоятельств. На англоязычных форумах по саморазвитию мне попадались доводы, мол, сохранились воспоминания учеников генерала - штабных офицеров, которых он обучал перед второй мировой войной. Эти ученики вроде бы тоже писали про "важность" и "срочность". Но каких-либо подтверждающих ссылок, увы, я найти не смог 😔 . 

Тем не менее, предлагаю провести мысленный эксперимент. Рассмотрим кейс, скажем, "28 панфиловцев". Вы - командир дивизии, которая находится в обороне, защищая Москву. На вас наступает превосходящий по силам противник. Что в данной ситуации будет "важно", а что "срочно"?  Важность в данной ситуации определяется стратегией: не допустить прорыва врага к Москве, остановить или хотя бы замедлить его продвижение, чтобы была возможность подтянуть и перегруппировать резервы, достаточные для контрнаступления. 

А вот как в данной ситуации определить "срочность"? Я бы определил её так: есть расчётное время, через которое вражеские силы сгруппируются для наступления, и их мотоколонны войдут с нами в боевое соприкосновение. И есть расчётное время, через которое мы сможем занять лучшие оборонительные позиции и укрепиться на них. Тогда "срочность" - это дельта, разрыв между временем, через которое они начнут атаку, и временем, когда наша оборона будет в удовлетворительной готовности. Чем меньше дельта (т.е. наш запас времени), тем быстрее надо предпринимать какие-то действия - т.е. тем выше срочность. 

Понятно, что сама дельта не является жёстко фиксированной величиной. В принципе можно рассчитать среднюю скорость движения танковой колонны по шоссе в зимних условиях, но наверняка могут возникнуть какие-то случайные обстоятельства, которые могут как снизить срочность (увеличить запас времени), так и повысить её (сократить наш резерв времени).  Если далее логически развивать такое понимание, то можно легко добраться до теории игр (применительно к сетевому проектному планированию), где можно попробовать определить "срочность", как наиболее оптимальный (по шкале времени) выбор (последовательность выборов/"критический путь") в пространстве доступных стратегий/возможностей, ведущий к выигрышу (победе). Но я предлагаю не усложнять, т.к. во времена Эйзенхауэра и панфиловцев умных экспертных систем, способных просчитать варианты тактических решений, ещё не было. Допускаю, что в современных генштабах подобные модели наверняка обсчитывают, и "срочность" там определяется не простой дельтой, но ещё и оценкой вероятности наступления комплекса сопутствующих и связных событий. 

...В моем маленьком мысленном эксперименте я попытался восстановить то, как военные люди (в т.ч. Дуайт Эйзенхауэр) могли бы понимать "важное" и "срочное". Главный вывод, который бы я сделал из этого эксперимента, заключается в том, что оба критерия являются ВНЕШНИМИ по отношению к тому, кто принимает решение. Т.е. что является "важным", а что "срочным" фактически решаем не мы!  "Важность" определена стратегией, т.е. приказом, целевой установкой вышестоящего командования.  "Срочность" определена скоростью+вероятностью наступления событий, которые состоятся независимо от того, хотим мы этого, или нет, но реагировать на которые нам придётся. 

При таком понимании "важность" основана на внешних рамках (нормах, правилах, требованиях, стандартах и т.п.), которые мы не должны нарушать, принимая решение. В основе "срочности" лежит точность оценки (на основе доступной нам информации) временной динамики внешних по отношению к нам событий и процессов. И снова повторю главное: и "важность", и "срочность" НИКАК не зависят от нашей воли, целей, ценностей и прочих внутренних вещей. 

Тот самый Стивен Кови, который всё напутал 

Так получилось, что современному читателю "матрица Эйзенхауэра" как инструмент саморазвития и самоорганизации стала известна благодаря Стивену Кови.  Он предложил собственное понимание матрицы, которое явно отличается от того, которое могло бы быть у военного человека (как доказал наш мысленный эксперимент 😉 ).  Попробуем всё распутать... 

Стивен Кови - заслуженный современный гуру саморазвития и тайм-менеджмента Вопросам тайм-менеджмента посвящена третья глава книги (и, соответственно, третий навык: "Главные вещи - в первую очередь"). Там есть очень сильные идеи, например, о четырёх поколениях тайм-менеджеров. Именно благодаря этой идее в моём блоге появились публикации о пост-таймменеджменте . У Кови также есть отличная идея о ролевом тайм-менеджменте, где для каждой социальной роли определяется миссия/ценности и долгосрочные цели (в стратегической перспективе), а задачи в ежедневнике также привязываются к конкретным ролям (в краткосрочной перспективе). Фактически, Кови предлагает свой вариант "колеса жизненного баланса", столь популярного в современном life coaching , только баланс достигается не на уровне ценностей, а на уровне ролей (что более практично). 

В той же самой третьей главе Кови рассказывает про матрицу Эйзенхауэра, но уже в собственном понимании. Чтобы не возникало разночтений, приведу фотографию соответствующих страниц из The Seven Habits of Highly Effective People (есть такая книга в моей домашней библиотеке 😉  ): 

7 навыков высокоэффективных людей, 3 глава, где Кови пишет про "важное" и "срочное"

Вас ничего не смущает в том, как Кови описывает "срочность" и "важность"?  Меня лично смущает следующее: в качестве примеров "срочного" Кови использует внешние входящие события (типа "A ringing phone is urgent"), не зависящие от нашей воли. Т.е. в определении "срочного" Кови в общем-то совпадает с логикой военного человека-Эйзенхауэра.  Но вот в качестве "важного" Кови выбирает уже внутренние критерии: If something is important, it contributes to your mission, your values, your high priotity goals. Вот это повторяющееся местоимение "your" (ваши) прям-таки вопиет о том, что важность событий определяется изнутри нами самими, а не кем-то ещё. А вот это уже никак не совпадает с логикой военного человека-Эйзенхауэра 😔 . Представьте, что враг наступает, командование считает, что важно держать оборону до последнего патрона и не пропустить врага, а я вот лично считаю, что ну его нафиг - лезть под танки! - мне важнее в укромное местечко запрятаться и в живых остаться... Наша персональная, личная "важность" может запросто не совпадать с той "важностью", которая задаётся самой деятельностью, ожиданиями других людей, требованиями общества и прочими внешними критериями.  

То, что делает Кови, в логике называется "удвоение основания" и считается ошибкой. "Срочность" он определяет на основе внешних, объективных, не зависящих от нашей воли событий, а вот "важность" он определяет на основе внутренних, субъективных, зависящих от нашей воли качеств. Это всё равно, что сопоставлять "смешное" (субъективная оценка) с "расстоянием" (объективная оценка). 

Сделанная логическая ошибка транслируется далее. Посмотрите на виды деятельности (Activities), которые Кови вписывает в каждый из квадрантов матрицы Эйзенхауэра (привожу найденную в сети картинку, на которой активности переведены ближе всего к оригиналу): 

Выбор приоритетных задач по матрице Эйзенхауэра в версии С.Кови

Вас снова ничего не смущает?! Меня лично смущает то, что квадранты закономерным образом (потому что основание для классификации было удвоено) являются неоднородными. Например, 3 квадрант (срочное + не важное) наполнен  исключительно внешними событиями. То же самое можно сказать про первый квадрант (срочное + важное). А вот в четвертом квадранте (не срочное + не важное), есть уже как внешние активности (письма, телефонные звонки), так и внутренние ("застревание" в рутинных делах, развлечения и т.п.). Второй квадрант (важно + не срочно) на 100% наполнен внутренними (т.е. выбранными нами самими) активностями. 

Напомню, что ключевым принципом тайм-менеджмента по Стивену Кови является так называемая "борьба за второй квадрант". Это означает, что бОльшую часть нашего времени нам следует уделять не бесполезным делам (4 кв.), не мелким рутинам (3 кв.) и не антикризисному менеджменту - "тушению пожаров" в квадранте №1 (важное + срочное), а следует как можно больше времени посвящать масштабным делам/задачам категории важно+не срочно. Но по факту получается, что Кови предлагает выбирать свои жизненные и рабочие приоритеты, опираясь на внутренние критерии (наши собственные цели и ценности), и игнорировать внешние требования и обстоятельства. Кови пропагандирует своего рода "волюнтаризм" - полную свободу воли, независимо от внешних обстоятельств. 

Разумеется, такой подход является очень привлекательным - кто из нас не мечтает быть свободным?! Кто из нас не хочет быть хозяином собственной жизни, определяющим приоритетные цели и задачи только "из себя" - опираясь на собственные представления о ценностях, миссии, смысле жизни, предназначении, счастье, успехе и т.п.? ...Помечтали? 😃  А теперь давайте вернёмся в суровую реальность.  Наверное, по большому счёту Кови прав: вся наша жизнь - это стремление к бОльшей автономии, к самореализации, основанной на свободном выборе жизненных и профессиональных целей. Но по факту все мы живём в социальной матрице, рамки которой могут быть довольно жёсткими. 

Кто-то 😃 там верно подметил: "Жить в обществе и быть свободным от общества нельзя". Наша свобода в обществе определяется исключительно длиной цепи, которую нам отмеряют общественные нормы. Не важно, в какой стране вы живёте, и не важно, в какой организации вы работаете - социальные ограничения есть всегда и везде. Любая деятельность (и профессия) по своей природе является социальной, т.е. частью более масштабной системы, в которую мы включены и к требованиям которой должны адаптироваться. На практике это означает, что соотношение внешних (объективных, не зависящих от нас) и внутренних (субъективных) критериев "важности" и "срочности" у всех будет разным, и будет зависеть от социального контекста. 

Поясню. Если вы фрилансер, топ-менеджер, независимый эксперт или представитель прочих "свободных профессий",  развивающий свободную карьеру и сотрудничающий с большими корпорациями лишь время от времени, то матрица Эйзенхауэра в модификации Стивена Кови является для вас самым подходящим инструментом. Его можно просто брать и начинать "борьбу за 2 квадрант" даже несмотря на ту логическую ошибку, которая там есть. Проще говоря, можете посылать куда подальше внешние входящие обстоятельства, и делайте только то, что сами считаете важным.  

Но представьте другую ситуацию: вы работаете сотрудником нижнего/среднего уровня в какой-нибудь громадной "корпорации добра", где ваши должностные обязанности жёстко прописаны в инструкциях и стандартах. Вы работаете, скажем, с клиентами, и весь ваш рабочий день состоит из непрерывного внешнего потока входящих звонков, емейлов, посетителей и т.п. То есть это своего рода трудовой конвейер, где вы сам себе не хозяин, а ваша успешность напрямую зависит от точности соблюдения внешних норм и требований. Там, где трудовой конвейер, "важность" и "срочность" происходящего определяете не вы, а клиенты, начальство, трудовые нормативы и проч. 

Собственно, проблемы с применением матрицы Эйзенхаэра (в версии Кови) начинаются там, где люди, по факту работающие в условиях довольно строгих ограничений, вдруг (начитавшись Кови 😃 ) возомнили себя свободными, и начинают активно расставлять приоритеты в своей работе, самостоятельно выбирая "важное" и "срочное". Я не говорю, что это прям плохо... Какой работодатель не мечтает о самостоятельном и инициативном работнике? Но если сотрудник недостаточно опытен, то он вряд ли сможет точно рассчитать/прогнозировать ту самую дельту (т.е. "срочность") между наступлением какого-то события и временем, необходимым на оптимальную подготовку/реакцию на данное событие. Мало того, его персональные представления о "важности" дела/задачи могут категорически не совпадать со стратегическими приоритетами руководства/организации в целом. У рядового работника всегда будет более узкий горизонт в понимании того, что "важно" для всей организации.

Иначе говоря, в социальной системе (в организации/группе) ВСЕГДА будет существовать разрыв в понимании критериев "важного" и "срочного" на нижних уровнях (рядовой работник) и высших уровнях (организация/группа в целом). Если ничего не делать для сокращения данного разрыва, то это чревато множеством управл

s-kalinin.blogspot.com

Матрица "Важное-Срочное"

"Срочные дела часто мешают делать важные" Учебник по МВА

Часто, когда дел становится слишком много, мы начинаем чувствовать себя как "белка в колесе". А все почему? Потому что те горы дел, которые мы перелопачиваем за день в большей степени занимают наше время и утомляют, чем продвигают нас к нашим целям. Мы крутимся, бежим, стараемся, спешим, без остановки что-то делаем, решаем, печатаем, составляем, штампуем, везем, грузим, презентуем, ремонтируем и т.д. и т.п. Список можно продолжать до бесконечности. А на завтра еще большая груда дел сваливается на нас, и, кажется, что нет этому ни конца, ни края. То, что такое происходит,  говорит о том, что в своей повседневной работе, домашних и личных делах мы скорее заняты срочными делами, нежели важными! И все бы ничего, только если так происходит довольно долго, то со временем теряется мотивация вообще что-либо делать! В критических случаях может дойти даже до того, что любимая некогда работа, становится просто ненавистной! И даже долгожданный отпуск спасает лишь ненадолго! Как же быть? Как, оставаясь эффективным, не потерять себя в водовороте "текучки"? Середина рабочей недели хорошо подходит, чтобы хорошенько поразмыслить над вопросом, как сделать оставшуюся часть времени наиболее эффективной и плодотворной. Используя древнюю идею декартовых координат (известную каждому со школьной скамьи), мы предлагаем Вам очень эффективный и при этом простой механизм ранжирования ваших дел относительно двух осей – ось Х "срочное", ось Y – "важное". Расчертив привычным движением лист на 4 квадрата, мы получаем следующую матрицу:

ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВАЖНОЕ - СРОЧНОЕ

не ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СРОЧНОЕ – не ВАЖНОЕ

 

Инструкция по применению:

1. Для начала, соберите ВСЕ СВОИ ДЕЛА в один список – для этого можно использовать привычные текстовые редакторы, планировщики, ваш ежедневник или просто чистый лист бумаги. Записывайте в этот список все ваши дела подряд. Все, что вы запланировали на день, все, что "тянется" изо дня в день много недель, все, что нужно сделать "но никак руки не доходят" и так далее. По моим наблюдениям, список может получиться довольно внушительный и 40 пунктов и 120 и даже более 200, поэтому и время, отведенное на его составление, выбирайте индивидуально – от 2-3 часов до 2-3 дней. 2. Затем заполните приведенную выше матрицу делами ТОЛЬКО ИЗ СПИСКА. Если какие-то дела не вошли в список, прежде, чем их внести в матрицу, спросите себя "Так ли уж они важны для меня? Действительно ли они являются срочными?". Если вы ответите "Да" на оба эти вопроса, то у меня к вам еще один вопрос: "Почему же тогда они не вошли в первоначальный список?". В любом случае, решать вам – включать забытые дела в матрицу или нет.

3. После того, как матрица полностью заполнена, начните реализацию планов из верхнего правого квадрата. Когда все дела в нем будут "оптичены" либо вычеркнуты, перейдите в зависимости от ваших приоритетов либо к выполнению дел левом верхнем, либо в правом нижнем квадратах. "Волшебство" применения матрицы "важное-срочное" заключается в том, что почти никогда не приходится выполнять пункты из левого нижнего квадрата – их либо сделает кто-то за вас (для кого они, например, являются делами из квадрата "важное и срочное"), либо отпадут "за ненадобностью" (принцип ПВО – подожди выполнять отменят – еще никто не отменял).P.S.  Несколько лет назад я предложила заполнить эту матрицу одному из своих клиентов – "биг-босса", в подчинении у которого по сей день трудится "армия сотрудников": он в какой-то момент пожаловался, что "завален делами" и хотел бы выработать некую систему, позволяющую максимально быстро расставлять приоритеты в текущих вопросах. Тогда я расчертила листок бумаги на 4 квадрата, надписала каждый, как вы видите на рисунке, и положила перед ним, подробно рассказав как нужно заполнить матрицу. Он внимательно выслушал инструкцию, посмотрел на матрицу, посмотрел на меня – развернул лист, подвинул ко мне и, улыбаясь, сказал: "Ну что Вы, Оксаночка, мне предлагаете? Я не занимаюсь не важными делами – для этого у меня есть подчиненные. А у меня все дела важные и срочные – в этом то и проблема!" Услышав такой ответ, я тоже улыбнулась и надписала на листе только одно слово, вернув матрицу клиенту. Следующие полчаса ушли на то, чтобы заполнить квадраты матрицы различными делами из списка в ежедневнике. Через 2 дня все секретари и сотрудники фирмы были "оснащены" этой матрицей для ежедневного планирования (подчиненным, естественно, предлагалась первая версия). А у меня с тех пор в дополнение к Матрице "важное-срочное" есть матрица "важное-срочное" для руководителей, как отдельный инструмент! Вы можете сами прямо сейчас изобрести "продвинутую" версию матрицы, если найдете то слово, которое кардинально смещает фокус внимания, сохраняя основную идею работы с матрицей не тронутой,  или приходите на курс– я обязательно расскажу эту историю и предложу Вашему вниманию обновленную форму "для руководителей".

Оксана Лысенко

Все статьи

www.center-nlp.ru

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов: разбор на примерах

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Кто и почему придумал?

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

eisenhower-main

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром эмоционального выгорания.

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

eisenhower-matrix

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

  • Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
  • Вызов сантехника из-за порыва в трубе
  • Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
  • Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

woman-is-too-busy

Пример задач из сектора В:

  • Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
  • Купить продукты на неделю
  • Написать отчет о командировке
  • Сходить на тренировку в спортзал
  • Записаться на прием к стоматологу
  • Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

  • Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
  • Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
  • Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

time_quote

Полезные рекомендации

  1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: «финансовая независимость через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
  2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
  3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
  4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

Личная рекомендация

Хочу поделиться с Вами секретом, который, в свое время, здорово помог в мне в планировании дня.

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

goals

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

  • Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
  • 3 км в бассейне («здоровье»)
  • Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
  • Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
  • Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

capitalgains.ru

Как справляться с задачами | Полезное чтение

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.

Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

222

Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.

матрица Эйзенхауэра

Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.

Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.

Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.

Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.

Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.

Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге
Написать клиентскую историю компании
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок
Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное

 

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?

Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя Ответить на письма читателей
Написать клиентскую историю компании
Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

 

Срочное, но не важное Не срочное и не важное
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях Почитать книгу
Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги Выйти на пробежку
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок Пролистать ленту фейсбука

 

В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.

В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.

Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

555

Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.

Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.

Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.

В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:

Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.

Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.

Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

 

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

megaplan.ru