Тайм менеджмент для руководителей! Как стать успешным начальником? Тайм менеджмент в работе руководителя


Тайм менеджмент для руководителей!6 способов достичь успеха!

Содержание статьи:

Видео: Специалист о тайм менеджменте руководителя — четко и «без воды» !1. Делим время на свое и для работы!2. 3 главных задачи, которые выполняет тайм- менеджмент!3. 6 правил по которым живет тайм- менеджмент!4. Строгое расписание бывает не уместно !5. Заключение!

На каждом крупном и мелком предприятии есть руководители, которые управляют другими людьми и получают большую заработную плату. Быть руководителями хотят почти все, это престижно и прибыльно, при этом есть возможность работать своей головой и совершенствоваться. Тем не менее, есть у этой профессии и отрицательные стороны, одна из которых – ограниченное время. В подчинении у самого небольшого начальника не менее 10 человек, а ТОП-менеджеры управляют тысячами только по прямому подчинению, а подчиненных у подчиненных еще больше.

Итого получается, что хотя руками они и не работают, механический труд не выполняют, а времени на работу уходит намного больше, чем у обычного сотрудника.

Рабочий график руководителя, как правило, ненормированный, поэтому он не может рассчитывать, что каждый день будет приходить домой в одно и то же время. И хотя ненормированность – это палка на двух концах, ведь помимо задержек на работе можно и уйти пораньше, второй вариант случается достаточно редко, и начальникам иногда приходиться сидеть в кабинете днями и ночами, перебирая всевозможные документы.    Таким образом, такое направление как тайм менеджмент для руководителей является достаточно актуальными для любого человека, который является начальником либо намерен им стать.

Время рабочее и личное!

У любого человека, в том числе и начальника, должно быть свое собственное личное время, которое он тратит на себя, а не на работу. Даже если вам нравиться ваша должность, и вы с радостью выполняете все возложенные на вас обязанности, то все равно не должны думать о работе постоянно, как в кабинете, так и дома.Вы не сможете называть себя в полной мере успешной личностью, если все свободное время будете тратить на подписание и изучение всевозможных документов и даже не иметь возможности насладиться высокой заработной платой. Итого получается, что вам необходимо разделить время рабочее и время личное, и сделать это можно благодаря тайм менеджменту.tajm-menedzhment-dlya-rukovoditelej-21

Для чего нужен тайм менеджмент для руководителей?

  1. Для начала, он позволит вам успевать сделать гораздо больше дел на работе. Если до этого вы изучали и подписывали по 100 документов в день, то благодаря правильному тайм менеджменту сможете увеличить это значение раза в полтора, а то и два. Разумеется, это увеличит вашу ценность как руководителя, освободит время для других дел (проверки, к примеру), и позволит справляться с намного большим объемом работы, нежели ваши коллеги.
  1. Во-вторых, тайм менеджмент для руководителей поможет вам освободить свое лично время, потому что вы будете успевать выполнять все обязанности на работе, и не будете забирать пачки документов домой или оставаться на вторую смену. И только тогда вы станете действительно успешным человеком, потому что сможете уделить время себе и своей семье, сходить развлечься и потратить всю зарплату, которая у крупных руководителей немалая. Иначе зачем вообще работать и получать деньги, если вы сил тратите больше, а живете ровно так же, как и ваши подчиненные.
  1. И наконец, тщательное планирование своих дел позволит вам быстро продвинуться по карьерной лестнице, потому что, как я уже говорил, ваша работа будет намного эффективнее, чем работа ваших коллег.Стоит вышестоящему начальству заметить, что ваши показатели намного превышают показатели остальных, как вам сразу же предложат более высокую должность, потому что ценными кадрами предприниматели не любят разбрасываться. И даже если вы являетесь ТОП-менеджмером и развиваться уже в принципе невозможно, лишние премии или возможность стать в круг крупнейших акционеров вам не помешают.tajm-menedzhment-dlya-rukovoditelej-31

Основные правила тайм менеджмента!

  1. Назначайте себе заместителей и помощников, которые будут выполнять за вас менее значимую работу. К примеру, если вам нужно подписать пару сотен однотипных документов, то вы можете поручить их изучение другим, а самому только ставить подпись на проверенных бумагах. Так вы сэкономите до 95% рабочего времени. Разумеется, выбирать заместителей нужно из ответственных людей, которые реально могут выполнять возлагаемые на них обязательства.Как правило, у любого крупного руководителя есть несколько человек в прямом подчинении, которые занимаются документами, мелкой бухгалтерией и т.д. Что касается более мелких начальников, то у них команды может и не быть, но желательно и им иметь помощников.Сделать это можно и неофициально, просто приблизив к себе пару грамотных сотрудников. Как правило, никто из рабочих не откажется трудиться в кабинете начальника, потому что это светит ему повышением.
  1. В каждой группе рабочих есть человек, который может называть себя неофициальным лидером. Он может объяснить коллегам, что нужно делать, ответить за всю группу и даже мотивировать людей. Целесообразно находить и использовать таких работников, а не пытаться бестолку объяснить суть вещей каждому сотруднику. Это также поможет сэкономить вам время, силы и нервы.tajm-menedzhment-dlya-rukovoditelej-41
  1. Всегда бывают моменты на работе, когда делать нечего. Возможно, случается это не часто, но все же имеет место быть. И в таких ситуациях вы не должны заниматься откровенной ерундой. Подумайте, что вам еще нужно будет сделать, что вы можете исполнить вне ваших прямых обязанностей и т.д. В крайнем случае, если вы сильно устали, можете отдохнуть в удобном кресле, но не нужно слоняться по кабинету взад-вперед и искать себе занятие.Железный вариант – это организовать спонтанную проверку. Просто возьмите своего заместителя и отправьтесь на предприятие. Учитывая тот факт, что о предстоящем рейде даже вы сами минут пять назад узнали, вы сможете застать весь процесс работы таким, какой он есть, и сделать свои выводы. Зря вы это время точно не проведете, поверьте.
  1. Вы постоянно должны оценивать объемы предстоящей работы и планировать свое время. Причем важно знать один закон в тайм менеджменте: чем дольше человек делает определенное дело, тем быстрее и качественнее у него оно получается.Другими словами, если вам нужно обработать 500 документов и провести 10 инструктажей за 5 дней, то не нужно в один день работать и с документами и с сотрудниками. Сделайте правильно: сначала обработайте все документы, а потом проводите инструктажи, и займет у вас это уже не 5 дней, а 4.5, а остальные полдня вы можете потратить уже на другие задачи.tajm-menedzhment-dlya-rukovoditelej-51
  1. Умение расставлять приоритеты – это та способность, которая отличает обычного человека от успешного руководителя. Если вы не успеваете сделать все необходимое, то должны умело выбирать, что важнее. Некоторые мероприятия могут и подождать, а вот если вы не отправите вовремя отчет в налоговую, то уже завтра у вас могут быть незваные гости.Итого вы должны понимать, какое дело важнее и нужно сделать в данный момент, а какое может и подождать. Вторые, кстати, вы можете смело поручать своим заместителям.
  1. Помимо всего этого, вы не должны забывать и про собственную мотивацию. Если вам нравится ваша работа, и вы с охотой её выполняете, то будете трудиться в разы продуктивнее немотивированного начальника. И если у вас нет стимула и стремления к работе, если вы периодически впадаете в депрессии (что для начальника недопустимо), то должны думать о том, чтобы сменить работу, потому что большого успеха вы на прежнем месте не добьетесь. И пусть на новом месте вам будут платить меньше, но возможностей для карьерного роста и реализации самого себя у вас будет значительно больше.

Не нужно строгих планов!tajm-menedzhment-dlya-rukovoditelej-61

Не думайте, что для рационально распределения своего времени вам нужно составлять строгие планы с безальтернативными вариантами поведения. Нет и еще раз нет!Вы – начальник, и исключительно вам решать, что в данный момент делать. Вы можете в любой момент изменить план по своему усмотрению, если того стребуют обстоятельства. Максимум, что вам нужно сделать – это запланировать ряд дел, которые необходимо выполнить за день, неделю или месяц, а вот порядок выполнения задач вы определяете сами, исходя из конкретной ситуации.Как я уже писал в предыдущих статьях, человек не может добиться успеха, если вся его жизнь протекает по строгому плану, и менеджеры – не исключение.

Послесловие…

В конце хочу добавить, что для тайм менеджмента для руководителей важен и авторитет самого начальника. Чем больше вас уважают подчиненные, тем быстрее и качественнее они будут исполнять ваши распоряжения, и тем меньше времени вы будете тратить на контроль. Завоевать уважение можно разными способами, которые я перечислял в одной из своих предыдущих статей. А когда авторитет у вас появился, вы можете более эффективно управлять людьми и экономить до 50% своего рабочего времени.

ПОДПИСАТЬСЯ НА НАШ YOUTUBE КАНАЛ 

ПОДПИСАТЬСЯ НА НАШ VIULY КАНАЛ 

Тут дают 10 токенов VIU за подтвержденую регистрацию

Вступить в закрытый  Телеграм Чат

optima
Next Next С уважением проект Анатомия Бизнеса

Рубрики:

  • Личностный рост
  • Продажи и Маркетинг
Март 18, 2015 2:43 дп

Если Вам понравился опубликованный материал – поделитесь им с Вашими друзьями:

Рекомендуемые статьи:

biz-anatomy.ru

Тайм менеджмент руководителя: инструменты управления собственным временем | Обеспечить эффективное управление временем - одна из основных направлений

 Технологии и принципы управления временем давно разработаны и описаны в книгах и методических пособиях. По мнению экспертов, внедрению культуры тайм менеджмента должны предшествовать следующие шаги:

  1. Руководители и рядовые сотрудники должны осознать тот факт, что их личную эффективность необходимо повышать.
  2. Нужно понять, что управление собственным временем обеспечит повышение такой эффективности.
  3. Внедрить инструменты тайм менеджмента в повседневную практику.

 Последние 2 пункта взаимосвязаны, поскольку невозможно убедиться в эффективности тайм менеджмента, не проверив на практике его методы. Поэтому далее описаны простые инструменты, которые легко применить и которые приведут к немедленным и ощутимым результатам.

Тайм менеджмент руководителя: планирование рабочего дня

 Посвятите первые 10 минут своей работы планированию дня. Составьте список «жестких» задач, которые должны быть выполнены строго в определенные часы. К таким задачам обычно относятся встречи. Оставляйте между ними промежутки, ведь ваш партнер может задержаться, беседа может затянуться и т.п. Вы будете нервничать, что опаздываете на следующую встречу, ее придется откладывать, весь ваш график начнет рушиться, задачи на день перемешаются. Поэтому тайм менеджмент руководителя предусматривает составление двух списков: первый – «жесткие задачи», а второй – «гибкие», то есть те, которые можно выполнять в любое время в течение дня, в том числе, и между встречами.

 Далее, чтобы обеспечить эффективное управление временем, необходимо распределить «гибкие» задачи по приоритетности. Начинать нужно с выполнения самых главных. Следующим этапом является «бюджетирование» времени для выполнения крупных задач. Вы знаете, например, что для составления отчета необходимо 2 часа. Но как только вы за него садитесь, вас начинают отвлекать по разным причинам. В итоге на написание отчета уходит не 2 часа, а 4,5. Много времени «съедает» процесс вхождения в то самое состояние работы, во время которого вас отвлекли.

 Принципы управления временем не поддаются арифметике. Поэтому приходится учитывать не только фактические минуты, на которое вас прервали, но и время на очередное «погружение» в работу. Поэтому если вы решили написать отчет за 2 часа, то создайте для этого условия. В этом поможет личный секретарь. Но если такого не имеется, то включите на телефоне автоответчик, а также сообщите всем и каждому, что отвлекать вас с 14.00 до 16.00 не следует. Если с телефоном все понятно, то каждый день сообщать всем о своих намерениях как-то нелогично.

 В такой ситуации спасет техника т. н. «красного флажка», которая также является составляющей тайм менеджмента руководителя. Кстати, этот метод должен стать частью корпоративной культуры, поскольку имеет прямое отношение к командной договоренности. Договоритесь с коллегами, что вас не нужно отвлекать, когда на столе стоит красный флажок, светофор, открытка и т.п. Только не стоит этим способом злоупотреблять. Оговорите ограничения: «флажок» можно выставлять раз в день на 2 часа.

 Еще один принцип управления временем – не планируйте больше 60-70% своего рабочего дня. То есть вы сможете контролировать только часть своего времени, все остальное поглотят авральные, неожиданно возникшие дела, требующие срочного решения. Если вы будете знать, что у вас в запасе 30-40% рабочих часов, то вы сможете без стрессов и результативно решить непредвиденные проблемы. Авралов нет – отлично! Потратьте время на разработку стратегических задач. Возможно, вас давно посещают мысли о построение франчайзингового бизнеса. Начните составлять план действий. Также можно заняться и саморазвитием: изучите нормативные акты, почитайте профессиональную литературу.

Учет рабочего времени

 Если вы весь день вертитесь, как белка в колесе, ваш рабочий день заканчивается где-то в 21.00, и вы не можете понять, на что потрачен весь день – ведите хронометраж. Фиксируйте, что вы делали и сколько времени на каждое дело потратили. Анализируйте записи в конце дня. Выявление «времяпоглотители» - это еще один метод тайм менеджмента. Ваше рабочее время могут отнимать: телефонные разговоры, частый просмотр электронной почты, совещания и другие дела, расход времени на которые вы хотели бы уменьшить.

 Еще один инструмент для эффективного управления временем - борьба с поглотителями времени. Такую работу нужно объединить в блоки и нормировать для них время. Например, сделайте сразу несколько звонков, заведите правило просматривать почту дважды в день, а в остальное время отключите уведомление о новых письмах. Также следите за тем, чтобы вам не приходилось по несколько раз выполнять одну и ту же задачу. На совещаниях должны присутствовать все задействованные в работе лица. Все решения нужно протоколировать и ставить на контроль.

 Тайм менеджмент руководителя также предусматривает варианты использования вынужденных простоев или периодов ожидания. Часто в рабочее время приходится простаивать в пробках, ждать кого-то в аэропорту и т.п. В такие минуты управление личным временем тоже должно быть эффективным. Вы можете:

  • делать телефонные звонки;
  • просматривать электронную почту;
  • читать книгу;
  • давать поручения сотрудникам;
  • делать полезные наблюдения и записывать появившиеся идеи на диктофон.

 Возможно, вас заинтересовала необычная реклама или оформление офиса, в котором вы побывали. Все наблюдения можно записать, а затем использовать на благо собственному делу.

Эффективное управление временем – это еще и отдых

 Нельзя поощрять стремление своих подчиненных засиживаться допоздна, работать без обеда и перекуров. Усталость имеет свойство накапливаться, а затем перерастать в нервные срывы, болезни или просто в неэффективную работу. В деловом мире хорошо знаком термин «кароши», что значит «смерть от переутомления». В Японии ведется статистика смертей на работе. Их основная причина – инсульт, инфаркт из-за стресса.

 Эффективное управление временем должно предусматривать ритмичный отдых. Не зря еще в советские времена практиковалась производственная гимнастика, а в школах и вузах уроки длятся по 45-90 минут. Затем наступает «переменка». Многие компания и сегодня разбивают свои плотные графики двумя 15-минутными перерывами на зарядку.

  Следующее правило тайм менеджмента руководителя – отдых должен быть регулярным. Оптимально отвлекаться от дел на 5 минут каждый час или на 15 минут каждые полтора часа. Если вы работали перед компьютером, нужно встать и подойти к окну, пройтись по улице, позвонить родителям и т.п. То есть нужно полностью «отключиться» от рабочего процесса и сменить обстановку.

Тайм менеджмент: планирование сложных и крупных задач

 Перед каждым руководителем часто встают большие задачи, которые невозможно решить за пару часов. Они кажутся глобальными и от того постоянно откладываются на потом. Между тем, такие задачи часто работают на перспективу. Например, ими могут быть: обновление существующей концепции, построение новой бизнес-стратегии и т.п. Эксперт тайм менеджмента Глеб Архангельский называет такие задачи «слонами» и предлагает их «съесть», разрезав на «бифштексы».

 Итак, следующий метод результативного тайм менеджмента руководителя - разделить работу на порции и включать по одной порции в план дня. Например, если «слон» - развитие бизнеса по франчайзингу, то «бифштексами» будут:

 Если и эти задачи остаются довольно емкими, то их тоже можно поделить на более простые. Есть цели и попроще, например, руководителю необходимо освоить иностранный язык. Порциями от такого «слона» могут стать ежедневное общение по 15-минут с носителями языка.

 Еще один эффективный инструмент тайм менеджмента – это принцип «швейцарского сыра». Нужно написать статью, диссертацию, отчет, бизнес-план? Начинайте выполнять проект не по порядку, а с самого простого и понятного места. «Выгрызая» кусочки из разных мест, вы и не заметите, как работа будет проделана целиком.

Тайм менеджмент руководителя имеет философский смысл

 Основной принцип управления временем – это расходовать его в соответствии со своими личными жизненными ценностями. То есть тайм менеджмент учит управлять всей своей жизнью в целом. Цели любого человека указывают на его личные приоритеты, в соответствии с которыми строятся планы. Тайм менеджмент – планирование времени, его эффективное использование. Но возникает вопрос: к чему все это? Куда спешить? Зачем рабочее время экономить? Кому нужна вся эта эффективность, кроме начальника?

 Задача руководителя – совместить интересы всей компании и интересы каждого ее работника. При успешном решении этой задачи, достижение личных целей каждого сотрудника будет способствовать развитию компании. И наоборот – когда компания достигает своих целей, создаются условия для самореализации сотрудников.

Жизненными ценностями могут быть:

  • семья;
  • отдых;
  • здоровье;
  • друзья;
  • хобби;
  • карьера
  • материальное благополучие.

 Составьте на листе план: каких целей в этом году вы хотите достичь в каждой из этих ключевых областей. Назначьте реальные сроки. Поместите лист в то место, куда вы заглядываете каждый день. Постоянное напоминание о ваших стратегических целях не позволит погрязнуть в повседневной «текучке».

kupi-franshizu.ru

Лукашенко М.А. Тайм-менеджмент для руководителя

Лукашенко Марианна Анатольевна

Тайм-менеджмент для руководителя

Год от года проблематика тайм-менеджмента привлекает внимание все большего числа топ-менеджеров и менеджеров среднего звена российских компаний. И это не случайно – формирование экономики, основанной на знаниях, ставит во главу угла любого бизнеса специалистов, время которых становится ценнейшим ресурсом компании. Как организовать это время наиболее эффективно для компании? Как сделать тайм-менеджмент элементом корпоративной культуры?

Задача это не простая и не быстрая, технологии ее решения уже не только разработаны, но и описаны в книге «Корпоративный тайм-менеджмент» (автор – ведущий российский эксперт в области тайм-менеджмента Глеб Алексеевич Архангельский).

Для внедрения культуры тайм-менеджмента в компании необходимы следующие первоначальные шаги:

Осознание как руководителями, так и сотрудниками компании необходимости повышения личной эффективности;

Понимание того, что применение технологий тайм-менеджмента способно обеспечить такое повышение эффективности.

Ознакомление с инструментарием тайм-менеджмента и его последовательное внедрение в рабочую практику.

Разумеется, второй и третий шаги взаимосвязаны и взаимозависимы – невозможно понять, способны ли решить твои проблемы дефицита времени те или иные технологии, не опробовав их. Поэтому сейчас мы дадим простые и удобные инструменты, применение которых способно практически немедленно улучшить организацию времени наших читателей.

Планирование рабочего дня. Перед началом работы выделите 10 минут на планирование дня. Первым делом выделите в Вашем плане так называемые «жесткие» задачи. Это задачи, выполнение которых должно осуществляться в строго определенное время, те, что в наших электронных календарях обозначаются как «встреча». Следите за тем, чтобы такие задачи не были запланированы строго друг за другом без временного интервала. Почему? Ваш партнер или клиент может опоздать, встреча затянется, задержка потянет за собой смещение всех остальных задач, Вы начнете нервничать и так далее…

По этой же причине мы рекомендуем «гибкие» задачи, то есть не привязанные к определенному времени, фиксировать не в сетке часов, а просто отдельным списком. Эти задачи отнюдь не являются необязательными или неприоритетными. Но для нас не играет роли, сделаем ли мы их в 10.00 или 12.30. Такие задачи решаются в то время, когда у Вас нет «жестких» встреч. Непременным условием подобного подхода является расстановка «гибких» задач по приоритету, иначе Вы можете упустить ту или иную наиболее важную задачу. Таким образом, выписываем задачи, которые предстоит выполнить, выделяем главные, наиболее приоритетные, и с них начинаем.

Следующим важным подходом к планированию является «бюджетирование» времени под большие, объемные задачи. Например, на подготовку отчета Вам требуется два часа. Итак, Вы начали работать, и Вас немедленно начали от этой работы отрывать по тем или иным причинам. В итоге Вы потратили на отчет 4,5 часа. Почему, удивитесь Вы? Ведь я отвлекся всего 4 раза по 15 минут. Таким образом, я должен был закончить работу за 3 часа. Увы, здесь не работает арифметика. Мы должны учесть не только само время прерывания, но и время так называемого вхождения в то рабочее состояние, которое у нас было на момент прерывания. Поэтому «выкраиваем» в нашем плане дня время на «бюджетируемые» задачи и в это время ничем иным стараемся не заниматься. Даже к телефону не подходим.

При наличии секретаря не отвлекаться достаточно просто. А как быть, если нет возможности «отгородиться» от внешних прерываний? Причем, если на телефоне можно включить автоответчик, то говорить всем и каждому, что общаться в данный момент Вы никак не можете – дело весьма бессмысленное, поскольку Вы в этот момент уже и так отвлеклись и переключились. Здесь отлично помогает техника «красного флажка», являющаяся, кстати, элементом корпоративной культуры в сфере ТМ, поскольку касается командных договоренностей. Итак, Вы договариваетесь с Вашими коллегами, что когда на Вашем рабочем столе стоит красный флажок (открытка, светофор и т.д.), Вас трогать нельзя. Разумеется, Вы оговариваете условия такого ограничения. Например, флажок может быть выставлен только один раз в день на время, не превышающее двух часов. Просто и эффективно!

Возвращаясь к планированию дня, выделим его главный принцип: планировать следует не более 60%, максимум, 70% нашего рабочего времени. В противном случае план нереалистичен, поскольку авральные внеплановые дела и новые срочные вводные возникать будут, и наша немаловажная задача – спокойно, бесстрессово и результативно с ними справляться. На это и понадобятся оставшиеся 30-40% времени. Если же бизнес-процессы отлично отлажены и авралов нет, прекрасно – займитесь в это время стратегическими задачами на перспективу или саморазвитием, например, почитайте нормативные документы или иную профессиональную литературу.

Учет рабочего времени. Если Вы чувствуете себя «белкой в колесе» и в конце рабочего дня, наступившего в районе 22.00, не понимаете, на что же Вы потратили весь рабочий день, попробуйте вести хронометраж – фиксировать все, что Вы делаете и отмечать, в течение какого периода времени Вы это делаете. В конце дня анализируйте, что у Вас получилось, выявляйте помехи в Вашей работе, так называемые «поглотители времени». Это любые дела, расходы времени на которые Вам хотелось бы уменьшить – телефонные разговоры, совещания, электронная почта и так далее.

К типовым технологиям борьбы с поглотителями времени относится объединение работы в блоки и нормирование времени на так называемую «текучку». Например, Вы работаете с электронной почтой дважды в день по часу. В остальное время Вы отключаете функцию уведомления о приходе писем. Или делаете сразу «серию» телефонных звонков. Или готовитесь к проведению конференции и при этом больше ни на что не отвлекаетесь (бюджетируемая задача). Следите за тем, чтобы не выполнять несколько раз одну и ту же работу – на встречах, переговорах, совещаниях должны присутствовать все действующие лица, а ход обсуждения и принятые решения должны протоколироваться и ставиться на контроль.

Важным резервом времени, которым в современных транспортных условиях никак нельзя пренебрегать, являются ожидания. В пробках, в аэропорте, на вокзале и т.п. Используем это время на телефонные звонки, чтение аудиокниг, размышления с использованием диктофона. Записываем на диктофон возникающие идеи, интересные увиденные решения (например, оригинальная щитовая реклама или оформление офиса), поручения сотрудникам. В офисе эти записи переводим в обычный текстовый файл и работаем с ним в соответствии с его содержанием.

Управление рабочей нагрузкой. Чего греха таить, некоторые руководители считают правильным, когда их подчиненные засиживаются на работе допоздна. При этом не принимая во внимание, что усталость имеет свойство накапливаться, и через определенное время она даст о себе знать болезнью или просто крайне неэффективной работой (не хотелось бы упоминать печальный опыт Японии, где даже родился специальный термин «кароши» - смерть от переутомления на работе). И здесь весьма уместно обратиться к опыту научной организации труда в СССР, предписывающей регулярный отдых во время рабочего дня. Вспомним, например, производственную гимнастику, транслирующуюся по радио. Интересно, что в современной России уже появляются компании, предписывающие своим сотрудникам дважды в день делать обязательную 15-минутную зарядку. Итак, каковы же правила эффективного отдыха?

Отдых должен быть достаточно регулярным. Например, через каждый час Вы отдыхаете 5 минут. Отдых должен предполагать максимальное переключение. Например, Вы писали отчет, а теперь встаньте из-за стола, потянитесь, подойдите к окну, сделайте гимнастику для глаз. Еще эффективнее «вытащить себя из контекста» - на те же 5-10 минут полностью сменить обстановку, например, выйти и пройтись вокруг здания.

«Глаза боятся – руки делают». Нередко мы все дальше и дальше откладываем решение большой сложной задачи, которую невозможно сделать «в один присест». Между тем, именно эти задачи имеют «инвестиционный» характер, то есть работают на перспективу, будь-то развитие компании, наше персональное профессиональное развитие или личностный рост. Разработка новой коммуникационной стратегии, написание диссертации, изучение иностранного языка – типичные задачи такого рода. Подобные задачи называются «слонами» - они объемны и их невозможно «съесть» в один присест. Как заставить себя начать подобную работу? Как не бросить и не прерывать ее выполнение? «Разрезать слона на бифштексы» - то есть выделить порции работы, и каждую порцию включить в план дня. Например, если слон – изучение иностранного языка, то бифштекс – пообщаться 15 минут с носителем языка, если слон – диссертация, то бифштекс – написать одну страницу в день. При таком подходе мы обнаружим довольно скоро, что наш слон успешно «съедается» и от него остается все меньше и меньше. Кстати, если речь идет о написании диссертации, дипломной работы или просто статьи, можно попробовать применить и метод «швейцарского сыра»: выполняем проект не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест кусочки попроще и поприятнее. То есть, начинаем писать «с любого места» - то, что уже лучше всего сформировалось в голове. «Ввязавшись» в работу, мы и сами не заметим, как сделаем вначале одну ее значительную часть, затем – другую, а там и всю целиком!

Постановка целей. В российском тайм-менеджерском сообществе ( www. improvement. ru) тайм-менеджмент определяют как технологию, позволяющую невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями. Таким образом, организация времени приобретает стратегический и даже философский смысл управления жизнью в целом. Очевидно, что именно наши цели определяют наши приоритеты, а те, в свою очередь, формируют наши планы. Поэтому, по мере того, как технологии тайм-менеджмента позволяют нам значительно оптимизировать затраты собственного времени, возникает естественный вопрос, а зачем? Зачем успевать больше? Зачем бежать быстрее и куда бежим вообще? И здесь у руководителя возникает очень важная задача совмещения векторов интересов компании и ее конкретного сотрудника. Если эта задача успешно решена – все прекрасно: достигая личные цели, сотрудник обеспечивает достижение целей компании, и наоборот, в процессе достижения целей компании создаются условия для самореализации сотрудников и реализации ими собственных бизнес-интересов.

Когда мы говорим о целях, полезно взглянуть на собственную жизнь с точки зрения наших ключевых областей. К ним относится наша работа, наша семья, здоровье, отдых, хобби, друзья и так далее. Попробуйте написать на плотном и не очень большом листе бумаги, какие цели Вы ставите перед собой на ближайший год в отношении каждой ключевой области. Конкретизируйте эти цели, укажите реальные сроки достижения. Положите этот лист в Ваш ежедневник или в тот ящик стола, в который Вы заглядываете ежедневно – пусть он Вам напоминает о Ваших стратегических целях и не дает погрязнуть в текучке. Ведь на достижение каждой цели нужно время!

© Лукашенко Марианна Анатольевна , ведущий эксперт-консультант компании «Организация Времени». Источник статьи: журнал «Психология для руководителя». Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/lukashenko/ruk.htm

studfiles.net

Тайм-менеджмент руководителя: расстановка приоритетов

Наиболее важный вопрос в тайм-менеджменте — определить приоритетность, последовательность выполнения задач, часто хватаясь за всё сразу, не успеваем ничего или затрачиваем много сил, энергии на несущественные вопросы. Тайм-менеджмент руководителя предполагает особые подходы к данному вопросу.

Расстановка приоритетности

Определить приоритетность — принять собственное решение, какая задача имеет первоочередное значение, какая второстепенное, какая может быть на 3-м или четвёртом месте.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте! Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют  ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб! Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию... Читать подробнее..

Однажды Ч.Шваб получил совет по использованию времени, за который в последствии заплатил 25 тыс. дол. Суть этого метода в следующем: написав список дел на день, стоит внимательно просмотреть его, проставить цифры, последовательность выполнения задач, в зависимости от важности и срочности действий, в дальнейшем выполнять всё чётко в соответствии с установленной последовательностью и не браться за новое дело, не завершив первого.

Такой подход значительно повышает эффективность работы. Даже, если в конце дня останутся нерешённые вопросы, то они не будут столь значительными в отличие от хаотичной работы. Мелкие задачи, конечно, можно решать между крупными, чтобы переключиться, но нужно чётко держать курс на основные приоритеты.

Расстановка приоритетности

Положительный эффект от выполнения действий в соответствии с приоритетами:

  • удовлетворение от рабочего процесса;
  • результативность и успешность работ;
  • сроки всегда выполняются;
  • снижается вероятность конфликтов;
  • снижается стрессовость работы.

В экономике есть принцип Парето, который предполагает соотношение 20:80. Так обычно 20% клиентов позволяют получать 80% прибыли, 20% ошибок ведут к 80% потерь, 20% исходных продуктов формируют 80% стоимости конечного продукта. Эта пропорция работает и в обратном соотношении.

Относительно распределения времени и важности задач она также актуальна — первые 20% времени (особо важные вопросы) приносят 80% результатов, при правильном его использовании, остальные 80% времени приносять лишь 20% результатов (второстепенные вопросы). Потому работа по приоритетам позволяет увеличить результативность, прибыльность работы.

Главный принцип: в первую очередь стоит выполнять особо важные задачи, во вторую — всю остальную текущую работу.

Тайм-менеджмент руководителя: работа с информацией

Тайм-менеджмент руководителя предполагает умение обращаться с информацией, всем знакома ситуация — горы писем, отчётов, документов. Как структурировать данные, разобраться в потоке информации?

Разработаны основные рекомендации по работе с информацией:

  • Необходимо понять, что является для нас важной информацией, а что не стоит внимания, определиться с целью использования данных;
  • Выделить основные информационные темы, которые представляют интерес и могут встречаться в работе;
  • Определитесь с формой и объёмом хранения информации. Документы можно хранить в полном объёме или частичном, в виде ксерокопии, скана, конспекта, ссылок на информацию;
  • Определитесь с носителем информации — бумажный или цифровой. Электронный позволяет хранить большие массивы данных, при этом бумажный — бывает надёжнее в случае поломки техники, обновления программ. Лучше использовать эти два способа совместно, не исключая что-то из них, а дополняя;
  • Необходимо удобно разместить информацию, чтобы она была в поле доступа. Наиболее часто используемая — под рукой или на рабочем столе, реже — на полках рядом, в отдельных папках. Главное, чтобы было понимание, где находятся нужные данные. Нужно разработать свою систему размещения документов. Архивные данные — находятся в скрытых папках или на других внешних носителях, на дальних полках;
  • Установите свою кодировку данных — можно располагать в алфавитном порядке, по хронологии, обозначать буквами, цифрами, цветом.

Алгоритм работы с информацией

Алгоритм работы с информацией:

Нужна ли мне эта информация? — Да, возможно, к какому разделу она относится?- В каком объёме и форме буду её хранить?- Разместить информацию в надлежащую папку в удобном формате.

Если не нужна — удалить, убрать, выбросить, чтобы лишняя информация не мешала в работе.

Работа на текущий день, информация по ней распределяется по приоритетности согласно плану работ, можно отдельными стопками или ячейками, сверху — первоочередная, потом — менее важные вопросы, внизу — «занятие на свободное время».

Поглотители времени

Тайм-менеджмент руководителя предполагает понимание вопроса помех в работе, что забирает наше рабочее время, почему на работу часто уходит больше времени, чем планировалось изначально?

Рассмотрим список «воров времени»:

  • отсутствие чётких целей;
  • не расставлены приоритеты;
  • берётесь сразу за много задач;
  • нехватка информации по поставленным задачам;
  • отсутствие планирования дня;
  • недостаток организованности;
  • низкая мотивация к работе;
  • долгий поиск информации — адресов, телефонов;
  • случайные звонки;
  • неплановые визиты;
  • шумовой фон;
  • долгие совещания;
  • «общительные» сотрудники;
  • нерешительность в работе над задачами;
  • излишняя суета, спешка;
  • отсутствие делегирования;
  • недостаточный контроль по выполнению работ.

Помехи можно разделить на внешние и внутренние, не всегда причина торможения процесса лежит во внешних обстоятельствах. Часто внутренние и внешние помехи взаимосвязаны. Отсутствие чётких функциональных обязанностей и целей на уровне организации ведут к непониманию своих задач сотрудниками, отсутствию мотивации к работе.

Нехватка знаний сотрудников связана с недостаточным уровнем обучения сотрудников, отсутствием системы передачи знаний. А усталость, неумение отдыхать, распределять время, связаны с нечётким выделением обязанностей, отсутствием взаимопомощи.

Руководитель всегда заинтересован в создании необходимых условиях для труда, отдыха, обучения сотрудников. Только понимая истинные причины низкой выработки, можно найти варианты решения вопросов. Можно провести анонимное анкетирование по вопросу, что мешает эффективнее работать или личные беседы, найти способы мотивации, развития компетенции сотрудников.

Поглотители времени

Существуют и скрытые причины внутренних помех, с чем они связаны? Это могут быть следующие факторы:

  • боязнь ошибки;
  • страх перед новыми задачами;
  • боязнь оказаться хуже других сотрудников;
  • страх потери рабочего места;
  • боязнь потери своей индивидуальности.

Часто подобные временные страхи бывают у начинающих сотрудников, которым необходимо изучить большой объём информации — нормативов, характеристик товаров, а задачи стоят высокие, что ведёт к высокому стрессу в труде.

Стоит уделять больше внимания обучению, моральной поддержке, формированию хорошего психологического климата в коллективе — взаимопомощи, внимания к возникающим вопросам.

Итак, существует много факторов, вызывающих потери времени в работе, внимательно проанализировав, можно их сократить, как при выполнении своих функциональных обязанностей, так и в работе подчинённых.

Полноценный отдых

Тайм-менеджмент руководителя включает и восстановление сил, без этого невозможна эффективная работа. Были проведены научные расчеты и установлено — человеку необходимо отдыхать и в течение рабочего дня по пять минут каждый час или по 10 через 1,5 часа.

Лучше всего переключить своё внимание — позвонить домашним, выйти ненадолго на улицу или почитать газету. Чем больше переключение, тем выше коэффициент отдыха, оставаясь на рабочем месте и читая новости, отдых несущественный, нужно сменить атмосферу хоть на несколько минут.

Именно такой режим используют в учебных заведениях — пара длится 1,5 часа, а в школе урок — 45 минут. Отдых необходим организму для восстановления сил, чтобы сохранять внимание, концентрацию, сложно быть постоянно на пике работоспособности, это невозможно, перерывы помогут восстановиться и улучшить работу.

Существует такое правило организации труда: работаешь сидя — отдыхай стоя, полезно также двигаться при сидячей работе во время перерывов.

Бывает, возникает ощущение отсутствия желания работать, тут стоит понять, в чём причина — усталость, состояние здоровья или перегруженность заботами. Если объективных причин нет, то ищем мотивацию для работы. Если чувствуете, что нужен отдых, выйдите ненадолго, возможно, сознание отдохнёт, и придут новые яркие идеи, особенно актуально для творческой работы.

Полноценный сон необходим также для эффективной работы, сонный сотрудник часто бывает невнимательный, несобранный, с трудом может организоваться, настроиться на работу. Даже при большой загруженности важно находить время для полноценного сна — в среднем, 8 часов. Бывают исключения, когда человеку достаточно и 7-ми часов.

полноценный отдых

Отдыхайте на рабочем месте

Есть известные люди, которые начинают свой день очень рано, спят ночью 4-5 часов, при этом отдыхают ещё 2-3 часа днём. Такое возможно, главное — подобрать удобный график труда и отдыха. Рекомендуют даже небольшой дневной сон для восстановления сил, даже 10-15 минут могут намного улучшить состояние.

Если у Вас есть свой кабинет, то можно позволить себе небольшой дневной отдых по необходимости или использовать машину. Недосыпы негативным образом сказываются на работоспособности, стоит восстанавливать силы. Интересно, что в Китае на ряде производств официально предусмотрен дневной сон и специальные кресла, а Европе также есть дневная сиеста. Может, здесь есть своя логика?

Тайм-менеджмент для руководителей — это универсальная система организации труда и распределения времени, призванная упростить работу сотрудников высшего ранга. Полезно применять методы планирования, расстановки приоритетов, делегирования в работе, для повышения её эффективности.

Желаем идти всегда в ногу со временем, успевать жить и работать!

Читайте так же: «Тайм-менеджмент руководителя: мотивация, цели, планирование»

Так же вам может быть интересно:

zazama.ru

Управление временем руководителя

КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

Курсовая работа по теме

«Управление временем. Рабочее время руководителя»

Выполнена студентом группы 1412

Бороховичем Александром

Александровичем

Руководитель – Авдонина Софья

Геннадьевна

Казань
2004
ОГЛАВЛЕНИЕ

I. ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................................................................... 3

II. Тайм-менеджмент как система управления временем.................................. 6

III. Причины дефицита времени.................................................................................................... 8

1.) Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя.... 8

2.) Причины, которые не зависят от руководителя........................................................................ 9

3.) Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя............................. 11

IV. Основные методы тайм-менеджмента....................................................................... 12

1.) Анализ использования временного ресурса............................................................................ 12

2.) Планирование времени...................................................................................................................... 13

3.) Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени.................. 16

4.) Тайм-менеджмент в масштабах организации....................................................................... 23

v. Практическая часть......................................................................................................................... 25

vi. Заключение........................................................................................................................................... 33

vii. Список использованной литературы......................................................................... 34

Всем известная истина – «Время - деньги», похоже начнает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег»[1] . И с ним трудно не согласится.

Многие известные специалисты, в частности, московские, подтверждают эту истину, говоря при этом, что время – это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том. Что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».

Рабочее время большинства современных руководителей современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. «Управление временем» - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.[2]

Данная проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека.

Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса. Однако несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

Анализ – это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

Планирование – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию.

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

Рассмотрим эти факторы.

1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

2) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».

mirznanii.com

Управление временем для руководителя: эффективные методики

Для руководителей время всегда дефицитный ресурс. На дополнительное время компании не выделяют специальный бюджет, и его нельзя добавить как в компьютерных играх. Какие типичные ошибки совершают крупные директора при планировании своего рабочего времени? Чему стоит уделить больше внимания, а от каких методик тайм-менеджмента стоит и вовсе отказаться?

Почему время всегда в дефиците?

Каждый руководитель ежедневно сталкивается с кругом проблем, задач, которые требуют внимания. К простому ежедневному кругу забот добавляются непредвиденные встречи и мероприятия, уведомления о которых приходят в последний момент. На совещание уходит больше времени, чем планировалось изначально, а сотрудники задают на них вопросы, которые не относятся к сути обсуждения. Все это можно назвать спецификой работы человека на руководящей должности. Однако, скорее всего, это значит, что в планировании был совершен крупный просчет.

Как выяснили ученые Гарвардской школы бизнеса, “среднестатистический руководитель проводит один из трех часов работы за выполнением непредвиденных задач и посещением незапланированных мероприятий”. Таким образом, за неделю накапливается 13 часов работы, которые изначально не были включены в ежедневник, и которые отодвинули решение других вопросов на неопределенный срок.

Выделяют несколько методик, которые ведут к снижению успеха как компании в целом, так и ее руководителя. Кевин Круз (Kevin Kruse), автор бестселлеров по тайм-менеджменту и президент компании Kru Research, называет ведение списков дел малоэффективным, поскольку невыполнение какого-либо пункта ведет к огорчению и, как следствие, снижению мотивации. Также непродуктивными считаются и совещания с привлечением большого количества сотрудников, что ведет к увеличению времени обсуждения. Среди других проблем в своих книгах гуру менеджмента Питер Друкер (Peter Drucker) отмечает отсутствие свободного времени для решения возникнувших проблем и саморазвития руководителя, а также недоверие или нежелание делегировать часть вопросов, с которыми приходится сталкиваться руководителю, но которые лучше может выполнить другой сотрудник.

Эффективность VS Тайм-менеджмент

Все то, что руководитель упускает, ведет к ошибке планирования. Этот термин был введен еще в 1979 году Дениэлом Каниманом и Амосом Тверски ("Intuitive prediction: biases and corrective procedures"). Ученые пришли к выводу, что порой наши ожидания излишне оптимистичны и не учитывают предыдущего опыта решения подобной задачи, а также недооценкой времени.

Еще более ранние суждения о времени и его использовании были высказаны на страницах журнала “Экономист” ("The economist") в 1955 году. Сирил Норткок Паркинсон написал сатирическую заметку, которую позже назвали "Законом Паркинсона". Он гласит, что “работа заполняет время, отпущенное на нее”. То есть, если вы готовы писать письмо или просматривать соцсети и электронную почту в течение часа, значит именно столько времени у вас и уйдет на выполнение этих задач. Объем работы в данном случае не зависит от количества сотрудников, которые ее выполняют. Но сокращение времени на этот вид деятельности на 6-7% существенно не повлияет на качество работы.

“Работа заполняет время, отпущенное на нее”. То есть если вы готовы писать письмо, или просматривать соцсети и электронную почту, в течение часа, значит именно столько времени у вас и уйдет.

О затраченном времени на выполнение работы, также говорит еще одно исследование гарвардских ученых. Оно показало, что время, которое вы тратите на работу, не играет такую уж большую роль. Не важно проводит руководитель в офисе три, 12 часов или больше. Гораздо важнее для продуктивности компании, когда руководитель как можно лучше вникает в суть, относится к задачам более внимательно.

Аналогичную идею высказывает Кэл Ньюпорт в своей книге “Глубокая работа” (“Deep work”). Ньюпорт пишет, что тайм-менеджмент в целом не столь важен, особенно в рутинной работе. Гораздо важнее правильно расставить приоритеты. Погруженная работа позволяет концентрироваться на конкретных (и даже сиюминутных) задачах и в то же время оставаться гибким относительно составленного расписания, продолжая его придерживаться.

Как руководителю распоряжаться своим временем

Умение управлять временем для директоров и руководителей — это всегда палка о двух концах. Очевидно, что времени есть определенное и исчерпаемое количество, так же понятно что, чем выше руководящая должность, тем меньше времени уходит на выполнение тех задач, которыми непосредственно занимается сам руководитель. Как пишет Питер Друкер в своей книге "Эффективный руководитель", топ-менеджеры редко имеют 25% от всего рабочего времени, которое они могут уделить выполнению важных задач, непосредственно влияющих на успех компании. На что уходят остальные 75% понятно из круга проблем руководителей, которые были описаны несколькими абзацами выше. Но вопрос не состоит в том, как успеть все за четверть рабочего времени. Главный вопрос в том, как его более эффективно использовать?

Одна из техник, которая поможет лучше распоряжаться имеющимся временем, состоит в анализе времени. Как отмечает Питер Друкер, для этого директору не нужно самостоятельно фиксировать все прошедшие встречи и выполненные дела, этой работой может заниматься секретарь или личный помощник. Анализ записей расходования времени приведет к более плодотворному распределению дел для реализации будущих планов, поскольку не всегда реальное время, затраченное на работу, распределяется так, как мы предполагаем. Зачастую существует очень большое расхождение.

Как организовать время эффективно

После плодотворного анализа времени, нужно понять, как его заполнить. Кевин Круз провел интервью с более чем 800 предпринимателями и директорами, и выяснил, что наиболее эффективна методика строгого ограничения времени под выполнение конкретных и незапланированных задач. Так руководители высшего звена отметили, что применяют в своей работе 15-минутные блоки для выполнения задач (отправки писем, делового звонка и т.д.), график с жестко-фиксированным временем (30 минут на еженедельное совещание, 20 минут на просмотр электронных писем, 10 минут на телефонный звонок). По мнению Питера Друкера жесткое дробление времени не является столь эффективным. Он говорит о более длительном промежутке времени, за которое решение задачи проходит более планомерно, а именно за 90 минут. Кевин Круз также пишет про 90 минут, но столь же эффективными называет 25 и 60 минут сконцентрированной работы, за которыми следует перерыв. Именно такие временные участки позволяют не заскучать во время выполнения задачи.

Кроме того Кевин Круз в книге “15 секретов управления временем. Как успешные люди успевают все” (15 Secrets Successful People Know About Time Management) рекомендует планировать важные дела на утренние часы, когда продуктивность более высока, а также оставлять запланированное буферное время для незапланированных встреч и не отменять, а переносить планы. Еще минимум 60 минут Круз советует уделять утреннему ритуалу: раннему подъему, полезному завтраку, физическим упражнениям, просмотру новостей или прослушиванию подкастов, которые помогут самосовершенствованию.

Автор книги “15 секретов” предлагает руководителю ответить на три вопроса:

1. Что я могу перестать делать?

2. Что я могу перепоручить?

3. Что я могу делать иначе?

Ответы на эти вопросы помогут в дальнейшем снять с себя часть задач, невыполнение которых не приведет к ухудшению деятельности или которые подчиненный или вы сами можете выполнить лучше.

Повысить продуктивность руководителя поможет отказ от длительных совещаний и сокращение количества участников. Исключив “лишних” сотрудников из обсуждения, его качество повысится в разы. Не менее важна и регулярность собраний. Ежемесячные встречи нужны для составления плана команды на ближайшие четыре недели, а на ежедневных кратковременных встречах определяют текущие задачи, на которых стоит сосредоточить внимание именно сегодня. Таким образом, распределяется фокус внимания команды в конкретный рабочий день и общая продуктивность и эффективность сотрудников и руководителя повышаются.

Нельзя просто научиться каждой методике в отдельности. Любой из секретов эффективности руководителя основывается на установках и привычках, следование которым помогает планировать рабочие ритуалы более структурировано.

С полным списком полезных привычек эффективного руководителя вы сможете начать применять на нашем курсе по тайм-менеджменту.

kogio.ru

Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей

Временной фактор является одним из важных факторов, как в деловой, так и  обыденной жизни человека. В деятельности руководителя фактор времени еще более важную роль. Необходимость в управлении временем возникла давно, но активно рассматриваться стала не столь давно. Временем управлять невозможно, но человек может управлять самим собой, извлекая максимальную пользу из имеющегося в своем распоряжении времени. Управление временем - это управление собой, т.е. способность планировать, поручать, организовывать, направлять и контролировать свои поступки, дела и заботы.

Эффективность деятельности руководителя определяется высокими показателями психологических и непсихологических критериев групповой и личной эффективности. Следовательно, рациональное использование руководителем своего времени способствует и плодотворной деятельности подчиненных [1, c.147].

При рассмотрении управления рабочим временем  руководителя можно выделить два направления: время на управление деятельностью фирмы и время на управление людьми (персоналом).

В полномочия руководителя входит трата времени на определение положения дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.

Основной статьей в потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дела своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами, т.е. существует проблема с делегированием полномочий. Под делегированием понимается умение передавать задачи и полномочия лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи этого навыка руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель будет выполнять ее сам. Во многих случаях это невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Основными целями делегирования являются разгрузка вышестоящих руководителей, создание наилучших условий для решения стратегических и перспективных задач управления; повышение дееспособности нижестоящих звеньев; активация «человеческого фактора», увеличение заинтересованности работников.

Задачей современного менеджера является необходимость овладеть принципами результативного управления умственными и творческими способностями сотрудников организации. Решением данной задачи может стать применение тайм - менеджмента.

В настоящее время каждый руководитель должен стремиться к организации своего времени и времени подчиненных таким образом, чтобы достижение целей происходило в короткие сроки и с наименьшими затратами.

Под тайм-менеджментом (управление временем) понимают какое-либо действие или процесс тренинга осмысленного контроля над тем количеством времени, которое может быть потрачено на деятельность, при которой умышлено, увеличивается эффективность и продуктивность.

Рассматривая тайм-менеджмент, как систему управления временем можно выделить следующие элементы: анализ используемого рабочего времени; формирование стратегии по итогам проведенного анализа; постановка цели, которую планирует достичь руководитель при использовании технологии управления временем; планирование рабочего времени по приоритетам; деятельность, соответствующая планированным действиям; создание методов борьбы с причинами неуместного использования рабочего времени; контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам (рисунок 1) [2, c.44]. 

 

Рисунок 1 – Тайм-менеджмент, как система управления временем 

Данные составляющие позволяют сократить время, необходимое для осуществления важных дел.

Исходя из основных правил управления временем, можно выделить основные принципы тайм-менеджмента для руководителей:

- расстановка приоритетов, т.е. когда структурирование мероприятий и распределение энергии позволяет сделать как можно больше срочных и важных дел, при этом можно прибегнуть к делегированию полномочий сотрудникам, но не стоит при этом забывать о правилах перераспределения задач;

- декомпозиция работ связана с разложением сложных целей и задач на более мелкие и простые, что способствует нахождению приемлемых решений исходной задачи;

- принцип информированности направлен на рекомендации руководителю иметь циклограмму сбора информации по всем направлениям деятельности;

- принцип резервности когда необходимо выделять из общего объема рабочего времени часть, которая может оказаться необходимой при важных встречах, переговоров, собраний и т.д., что позволяет избежать обстоятельств недостатка времени;

- принцип чередования позволяет избегать эмоционального перенапряжения при выполнении долгосрочных и краткосрочных задач методом чередования;

- принцип анализа. В течение рабочего времени руководителю необходимо анализировать проделанную и предстоящую работу, внося корректировки и разрабатывать дальнейший план работы.

Перечисленные принципы составляют далеко не полный список рекомендаций по управлению временем, однако использование даже некоторых пунктов позволяет увеличить производительность труда и снизить энергозатратность [3, c. 217].

Таким образом, освоение и сознательное применение техники самоменеджмента руководителем, позволяет значительно увеличить творческий и профессиональный потенциал, за счет рационального распределения времени. Применение принципов тайм-менеджмента способствует оптимизации рабочего времени не только руководителя, но и подчиненных. Это достигается при использовании менеджером делегирования полномочий.

e-koncept.ru