Хронофаги – поглотители и пожиратели времени. Поглотители времени тайм менеджмент


как перестать тратить время впустую

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие бывают виды поглотителей времени
  • Как выявляют поглотителей времени
  • Каковы основные поглотители рабочего времени и как с ними бороться
  • Как оптимизировать поглотителей времени

Поглотители времени в тайм-менеджменте – это обстоятельства, которые оборачиваются нецелевой тратой времени. Под целевым же расходованием подразумевается время, которое пущено на движение к обозначенным целям. В связи с этим хронофаг (поглотитель времени) съедает не только время, но также возможности, цели и силы на их достижение. По этой причине необходимо не только обозначить поглотителей времени, но и по максимуму им противостоять. Таким образом получится избежать лишних временных трат и приблизиться к решению поставленных задач.

Виды поглотителей времени

Наиболее часто поглотители времени – это производная нашей жизни. Это и плохо, и хорошо. Плохо – потому что время съедается. А хорошо потому, что подобные хронофаги можно ликвидировать самостоятельно. Итак, какие же их виды различают?

  • Неконтролируемые хронофаги. Время в пути, автомобильные пробки, сидение в приемных, очередях и др. Чем больше народу задействовано в процессе, тем чаще рождаются неконтролируемые поглотители времени. Скорее всего, вам случалось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу. К несчастью, культура обращения со временем в нашем обществе еще не выработана.
  • Контролируемые хронофаги. Допустим, поглотитель – это время на утренние процедуры. Согласитесь, что если необходимо выйти из дома через 15 минут, то понадобится как раз 15 минут, чтобы быть готовым. Если запланировано выйти через час, то сборы займут именно час и ни минутой меньше. Урезайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для подавляющего количества людей.
  • Непрогнозируемые. Вы попали в аварию. И неизвестно, через сколько прибудет эвакуатор. Либо вы вошли в приемную – и стало известно, что начальник срочно отправился на объект. С непрогнозируемыми поглотителями времени лучше справляться одним методом, избранным заранее. Самый общий – электронная книга. Можно просто брать ее с собой и при обнаружении поглотителя времени применять книгу как ответное оружие.
  • Прогнозируемые. Вам доподлинно известно, что на пути встретится пробка, которая отнимет несколько часов. Либо вы в курсе, что в приемной нужно будет дожидаться приглашения минимум четверть часа. Важно представлять, сколько точно отнимет поглотитель времени, для того чтобы продумать атаку и продуктивно его победить. Прогнозируемые хронофаги замечательны тем, что можно с пользой взаимодействовать с ними для самых разнообразных целей: от отдыха до самообразования.
  • Индивидуальные хронофаги. Определяются нюансами характера, привычными приемами организации времени. Кто-то медленно «раскачивается» и теряет время еще до работы над задачей. Кто-то не в силах принять решение из-за сомнений и боязни ошибиться. При этом уходит чересчур много времени на то, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-20 перекуров в день, добавляя к ним беседы с коллегами и чаепития. Это те поглотители времени, которые созданы самим человеком. Сложно даже представить, что уходит в данной ситуации. К сожалению, не только время. Есть один положительный момент – данные хронофаги контролируемые. Над ними можно одержать победу волевым усилием.

Читайте также: Цикл продаж: этапы, управление и сокращение

Анализ поглотителей времени: два шага к выявлению хронофагов

Шаг 1. Упражнение на пожирателей времени

Дополните утверждения, расположенные ниже, всеми возможными вариантами:

  • «Я ощущаю неудовлетворенность и опустошенность после …»;
  • «Я зря трачу время на …»;
  • «Чаще всего перед началом работы я …»;
  • «Я мог бы делать что-то более полезное вместо …»;
  • «Я отвлекаюсь по ходу работы на …».

А теперь сформируйте собственный список поглотителей, чтобы перейти к шагу № 2.

Шаг2. Хронометраж

Это весьма сложная практика поиска хронофагов в психологическом отношении. Ведь она открывает человеку много правды о нем самом. А правду о себе редко кто хочет знать, тем более в полном объеме. Однако чем скорее вы ее узнаете, тем сильнее поменяется ваше отношение к бесполезным делам. У вас получится очень быстро отказаться от многих поглотителей времени.

Необходимо провести подробный хронометраж нескольких дней с момента пробуждения до отхода ко сну. То есть выявить хронофагов, осуществить измерение того, какими делами вы заняты, и сколько каждое из них занимает времени. Как бонус: взглянуть на свою полную карту времени и затрат энергии в течение дня.

Хронометраж удобно вести как в письменном виде (допустим, в маленьком блокноте, который удобно положить в карман), так и с помощью смартфона. Не нужно искать специальные приложения для этой задачи. Их так много, что можно потеряться. Это совсем ни к чему. На это будет потрачено лишнее время, а необходимого результата достигнуть не получится, поглотители не найдутся.

Что необходимо делать, чтобы выявить хронофагов, составить подробный и полный хронометраж дня/недели? Проснулись – сразу зафиксировали время. А после этого при переходе к другому занятию сначала записываете время этого перехода, а потом обозначаете новое дело. Это очень просто.

В результате получится что-то наподобие вот такого списка:

  • 8:00 – проснулся;
  • 8:03 – отправился чистить зубы и умываться;
  • 8:15 – приготовление завтрака;
  • 8:30 – завтрак;
  • 8:52 – дорога на работу.

И в том же духе на протяжении нескольких дней, а лучше – недели.

Так у вас получится выяснить, на что и сколько времени уходит ежедневно. И на базе данных сведений вы уберете поглотителей времени.

Читайте также: Техника SMART: как ставить умные цели и опережать конкурентов

Главные поглотители времени и способы борьбы с ними

  1. Компьютерные игры.

Для большого числа людей это – отчаянный поглотитель времени, так как это затягивает. Тем более когда игра действительно интересная.

Как бороться: заведите правило – игра, этот хронофаг, уместна лишь как поощрение за выполненное полезное дело. Идет в ход она лишь вечером, после всех дел. В данном случае поглотитель останется, но хотя бы дел будет выполнено больше. Однако это не спасет от позднего отхода ко сну.

  1. Социальные сети.

Зачастую в ходе рабочего дня люди любят заглянуть, что написали друзья, какие новые фотографии разместили. В результате начинается щелканье мышкой по всему, что подвернется под руку, и конца этому не видно. Как вариант – социальное болото, этот поглотитель времени, затягивает перед сном. И запланированные 5 минут иногда вырастают в часы. Следствием этого хронофага бывают разбитость, рассеянное внимание, недосып, а значит абсолютно непродуктивный день.

Как бороться: обзаведитесь полезной привычкой проверять соцсети лишь в определенное время дня и только один-два раза в день. Если же делаете в них что-то важное – сосредоточьтесь исключительно на этом деле, не отвлекаясь на посторонние искушения и не превращая их в поглотитель.

  1. Постоянная проверка почты.

Это тот вариант хронофага, когда почта открывается сначала утром (на пару с соцсетями). После – когда человек приходит на работу. Потом еще десяток раз до обеденного перерыва. Потом еще несколько десятков раз после обеда, после возвращения домой и перед сном. Это, естественно, крайний вариант, однако среди поглотителей встречается и он. Это то же самое, что каждые пять минут подбегать к дверному глазку.

Как бороться: проверяйте и обрабатывайте почту в конкретное время один-два раза в день. Ничего никуда не убежит. Случится что-то экстренное – с вами свяжутся по телефону. Главное: разбирайте почту сразу же, а не просто смотрите, от кого какие письма пришли. Не превращайте ее в поглотителя. Это отдельное дело, аналогичное уборке дома либо рабочего стола. Вы же не убираете сегодня одну комнату, а на следующий день – другую?

  1. Веб-серфинг.

Случается, что начинаешь искать что-то одно, а обнаруживаешь себя абсолютно в другом месте. А потом – уже в другом. И уже сложно вспомнить, с какой целью полез в поиск. Интернет – вещь безграничная. В отношениях с этим поглотителем гораздо сложнее по сравнению с реальной жизнью быть сосредоточенным и не отвлекаться на посторонние вещи.

Как бороться: ни в коем случае не залезайте в Сеть, этот хронофаг, без конкретной цели. Сначала определите, для чего вы открыли браузер, что необходимо найти. И забудьте о существовании всего остального, не превращайте Интернет в поглотитель времени. Отыскали – сразу сверните либо закройте браузер, пока взгляд не зацепился за что-нибудь любопытное.

  1. Телефон.

Не последнюю строчку в перечне поглотителей времени занимает телефон. При грамотном его применении он служит эффективным средством связи. Однако часто просто отнимает время, превращается в хронофаг. Согласитесь, тяжело сконцентрироваться, когда от дел все время отрывают телефонные звонки.

Как бороться: один из аппаратов в офисе должен служить исключительно для приема звонков. Это даст возможность любому клиенту быстро связаться с фирмой. Время для деловых переговоров тоже должно быть определено отдельно. Допустим, это может быть конец рабочего дня.

  1. Развлекательный контент.

Интернет в принципе является весьма значимым поглотителем временем, если не использовать его правильно. А развлекательный контент занимает особое почетное место в семействе хронофагов. Ведь там всегда есть что-то из категории «рекомендуемое» либо «подобное». Эти моменты снабжают очередными порциями для бесполезной траты времени.

Особенно опасен развлекательный контент в случае, когда и без него делать что-то нет желания или не выспался. В данной ситуации он превращается в беспощадного поглотителя времени.

Как бороться: данный хронофаг применяем только как поощрение за сделанное дело, исключительно после всех дел. Есть желание отдохнуть во время работы – выйдите на свежий воздух. Это будет более полезным и приятным вариантом для быстрого восстановления сил и переключения.

  1. Болтовня и сплетни.

Этот поглотитель времени – одно из самых любимых у офисных служащих. Они не пропускают возможности потрепаться и скоротать так рабочий день. И каждый из них систематически разгребает завалы, забирая работу домой и засиживаясь допоздна.

Как бороться: избегайте сплетников и болтунов. Если же кто-то из них становится хронофагом, все время отрывает от дел и надоедает, просто научитесь отказывать. Говорите, что сейчас вы заняты. Сразу задавайте вопрос: человек пришел к вам по делу или просто поговорить и т. п. В таком случае они очень быстро выберут себе другой объект для пустой траты времени, а вы избавитесь от поглотителя.

  1. Бумажная работа.

Несмотря на то, что на данный момент хорошо развиты электронные средства связи, работа с различными бумагами по-прежнему является значимым хронофагом. Люди вынуждены составлять договоры, заполнять декларации, писать письма.

Как бороться: все документы нужно архивировать. Это позволит избежать накопления лишних и неучтенных бумаг, а также нескольких копий одного документа. Они не будут превращаться в поглотителя. Корреспонденцию необходимо регистрировать. Начинайте работать над документом лишь после того, как выполнена предварительная работа, понятен план изложения материала.

  1. Борьба с последствиями, а не с причинами.

Еще один поглотитель времени – это борьба со следствием проблемы вместо ликвидации ее причины.

Как бороться: во-первых, продумывая дела на будущую неделю, нужно обозначить резерв времени. Он может и не понадобится, если не произойдет ничего, выходящего за рамки плана. В случае же нештатных обстоятельств можно будет использовать это заранее предусмотренное время. Во-вторых, коль скоро какая-то проблемная ситуация случается не впервые, необходимо задуматься, что именно служит ее причиной, почему она становится хронофагом. Поразмыслите, с каким фактором связаны трудности: с людьми, ресурсами либо чем-то иным. Потратив один раз время и ликвидировав причину затруднений, можно будет не воевать с ними в будущем и избавиться от поглотителя.

Читайте также: Методика бережливого производства

  1. Ненужные размышления.

Это тот случай, когда человек много думает, вместо того чтобы приступить к действиям. Либо когда он больше готовится к какому-то делу, нежели выполняет его. Эта ситуация иногда обрастает крайностями и становится поглотителем. Человек перебирает все вероятные пути развития событий, переживает, страдает, просчитывает ходы. А потом в реальности все оборачивается совсем не так, как он думал. И ведь в данном случае уходит не только время. Хуже: тратится жизненная энергия.

Как бороться: меньше думать – больше делать. Это лучший выход для данного хронофага. Просто как можно быстрее переходите к действиям. Не имеет значения, что вам предстоит выполнять. В подавляющем числе случаев все равно все пойдет совсем не так, как вам казалось.

  1. Потребление ненужной информации.

Вот две причины данного поглотителя времени. Допустим, человек изучает тему 1, у которой есть смежная тема 2. И он начинает активно изучать тему 2, несмотря на то что на данный момент она совсем не актуальна, а информация по ней никак не будет задействована.

Как бороться: прежде чем погрузиться в какую-либо тему, стоит проверить, что она на самом деле будет использоваться в реальной жизни в каком-либо варианте. Коль скоро очевидного приложения каких-либо сведений незаметно, то не стоит даже с ними работать и создавать еще одного поглотителя.

  1. Дорога.

К этому хронофагу относится любое время в пути, на любом транспорте. У подавляющего числа людей это время теряется. А ведь в ходе него столько всего можно сделать. Здесь выбор весьма богат.

Как бороться: задействуйте время в пути для отдыха, для изучения рабочих материалов, для самообразования. Необходимо всегда иметь с собой что-то, чем можно будет с пользой занять время в пути и уничтожить поглотителя. А появится желание набраться сил и отдохнуть – никто не в силах будет этому помешать.

  1. Лишние встречи и поездки.

Здесь идет речь не только о рабочих моментах. В повседневной жизни тоже встречается данный поглотитель. Допустим, вам понадобилась какая-то автомобильная запчасть. И вы отправляетесь по магазинам, чтобы в каждом уточнить, есть ли она у них.

Как бороться: существует такая отличная вещь, как электронная почта и телефон. С помощью них можно решить большую часть задач, избежав таких поглотителей, как поездки и встречи. Особенно когда речь идет о работе.

  1. Беспорядок.

В первую очередь это касается компьютера. Казалось бы, что в нем такого? Ведь там все – на жестком диске, а не наложено в три слоя на рабочем столе. Однако эффект получается аналогичный – поглотитель в действии, быстро отыскать требуемое не получается.

Сейчас, когда информации очень много, когда ее становится все больше с каждым годом, совершенно недопустимо не уметь с ней работать и страдать от хронофага. То есть группировать, структурировать, распределять по удобным для будущего взаимодействия местам.

Как бороться: порядок освобождает время. Всегда держите все в максимальном структурированном и упорядоченном виде (конечно, без фанатизма). Особенно тщательно избавляйтесь от лишнего и устаревшего: документов, файлов, распечаток, бумаг и др.

  1. Выполнение нескольких дел одновременно.

Это – неочевидный поглотитель. Ведь создается впечатление, что, наоборот, получится успеть больше и сразу. В реальности же это совершенно не так. Человек только больше суетится, больше тратит сил. А по времени в лучшем случае получается так же, как если бы дела шли по порядку. Обычно – дольше.

Как бороться: будьте последовательны. Занимайтесь только одним делом в один момент времени. И выполняйте его до конца. После переходите к следующему и закрывайте его так же полностью. Конечно, существуют исключения, при которых глупо не поставить в параллель несколько процессов. Однако это – достаточно редкий случай.

  1. Коллеги и друзья, которые отвлекают.

У каждого человека такие люди есть (или были когда-то). Они способны позвонить в любое время и нести какую-то чепуху. А вы станете поддерживать беседу, не замечая, как уходит драгоценное время. И часто от поглотителей тяжело отвязаться.

Как бороться: сразу задавайте вопрос: по делу звонок или нет. Если нет – договаривайтесь связаться с хронофагом позже и сразу вешайте трубку.

  1. Неспособность сказать «нет».

Этим коротким словом можно избежать многих проблем и сохранить годы своего времени. Однако вас просят сделать что-то, чем вы заниматься не хотите. А отказать вам еще труднее, чем выполнить просьбу. В результате вы теряете массу сил, тратите на выполнение просьбы свое время и попадаете под власть поглотителя. А в конце еще и обвиняете себя в слабоволии.

Как бороться: научитесь отказывать – это очень просто. Попробуйте как-нибудь целый день отвечать «нет» всем по любому поводу. И ничего не объясняйте. Просто «нет» – и все. И у вас пробьет плотину. На следующий день вы уже легко сможете отказать там, где это будет уместно.

  1. Отсутствие планирования.

Речь идет о планировании на всех промежутках и уровнях. Если вы совсем не планируете, то вы априори тратите свое время направо и налево. В вашей жизни есть еще один поглотитель. Ведь вы не в состоянии ясно понимать, что существенно, а что – нет. В связи с этим вы действуете как правило по обстоятельствам, плывете по течению.

Как бороться: начинайте внедрять планирование. Хотя бы изучите самый простой алгоритм управления временем.

  1. Неясность цели или ее полное отсутствие.

Это – как корабль в безбрежном океане. Без маяка, без компаса и с такими тучами на небе, что ни одной путеводной звезды не разглядеть. Какова вероятность у такого корабля в принципе добраться до пункта назначения? Речь уже не идет о том, чтобы оказаться там по расписанию.

Аналогичная ситуация складывается, когда цели не обозначены или в принципе отсутствуют, а человек живет исключительно одним днем, сам создавая очередного поглотителя.

Как бороться: пропишите видение вашей жизни. Обозначьте в ней главные и второстепенные цели. Зафиксируйте их на отдельном листе. А после – каждое утро просматривайте их. И вы увидите, как очень быстро многие поглотители времени уйдут из вашей жизни.

  1. Спешка и суета.

Создается впечатление, что чем быстрее делаешь – тем быстрее выполнишь. Однако это не так. В суете и спешке человек допускает массу недочетов, которые необходимо переделывать и исправлять. И времени вместе с силами в итоге уходит гораздо больше, а хронофаг набирает силу.

Можно легко проверить. Попробуйте набрать одну страницу текста на компьютере как бы на скорость. А потом – спокойно. Потом сравните, что вам понравилось больше и где получилось проще и быстрее.

Как бороться: ни в коем случае не суетитесь и не стремитесь выполнить что-то быстро. Наоборот, старайтесь дышать глубже и работать как бы в замедленном режиме. Это весьма сложно. Но когда вы овладеете этим подходом, продуктивность увеличится в разы, а уставать вы будете ощутимо меньше. Хронофаг будет побежден.

Читайте также: Обучение сотрудников компании

Как еще может вестись борьба с поглотителями времени

Метод 1. Беспощадное истребление монстров, которых вы сами и порождаете.

Сколько на самом деле требуется времени для поездки домой, уборки, выполнения задания начальника, покупки продуктов на неделю? Вот столько и тратьте! Конечно, выбирать необходимо по максимуму эффективный подход к выполнению намеченных дел. Через каждый час работы можно делать перерывы на 15 минут. Однако все прочее время – только на дело, только движение к цели! Никаких хронофагов!

На все приятные, но лишние моменты выделяйте строго ограниченное и абсолютно свободное от нужных дел время. После, когда вы научитесь себя контролировать, подобные суровые меры борьбы с поглотителями уже не понадобятся.

Метод 2. Умение говорить «нет».

Умение отвечать «нет» – это сложный социальный навык. Очень трудно произносить «нет» без того, чтобы его услышали без отрицательных последствий. Стремление оградить людей от негативных чувств определяет наше поведение. Желание удовлетворить все запросы приводит к попытке быть «всем для всех», становится поглотителем.

В работе отвечать «нет» еще труднее. Ведь нужно иметь в виду ряд дополнительных моментов: кто просит, о чем просит, для кого и что просит, что я могу получить либо не получить в случае отказа/согласия и т. п. В результате не останется ни одного коллеги, довольного вашими поступками. А вы утратите контроль над своим пространством и временем. В подавляющем числе ситуаций мы отвечаем «да», рассчитывая на «авось» либо «потом как-нибудь сделаем». Или же сделаем «как надо» за счет «семейного или личного времени».

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Перед тем как определиться с ответом на какой-либо «запрос вашего времени», нужно уточнить источник запроса (кто просит: шеф, коллега, подчиненный, клиент, главный руководитель и др.). Потом нужно изучить выгоды и риски этого запроса (что необходимо выполнить, что хочет и т. д.). Необходимо прояснить собственные приоритеты и ресурсы и только после этого отвечать.

В случае, когда отвечать необходимо сразу, нужно взять короткую паузу. Можно предложить дать ответ через какое-то время или выиграть 20-30 секунд, проверяя свой план либо уточняя что-то у работников (на самом деле вы осуществляете экспресс-анализ «запроса»).

Метод 3. Минимизация негативного воздействия пожирателей времени, которые вы не можете контролировать и/или прогнозировать.

Приготовьте заранее аудио- либо электронную книгу, которая послужит для саморазвития. Запланируйте на подобное временное окно важный, однако не срочный звонок. Необходимое, однако не слишком важное дело. Тогда у вас получится эффективно использовать каждую освободившуюся минуту и победить поглотителей.

Читайте также: Рабочее время менеджера: как наиболее эффективно его организовать

Как оптимизируются поглотители времени

Поглотители времени, которые поддаются оптимизации.

Время в командировках

Необходимо правильно расходовать командировочное время. В данном случае не стоит расслабляться. Несколько простых советов против хронофагов:

  • запланируйте отдых и работу на вечер. Допустим, типовой сценарий отдыха: ужин, получасовая прогулка, полчаса – спокойная книга. Коль скоро работа в командировке была связана в основном с людьми и отняла много эмоционального ресурса, книгу лучше выбрать не художественную, а спокойно-интеллектуальную. В случае, если командировка длительная – обратите внимание на тренажерный зал, бассейн, солярий. Работа на вечер – предпочтительнее умственная, а не эмоциональная (с цифрами, бумагами и пр.). Принцип тот же, что и в отдыхе: за рабочий день вы, вероятнее всего, израсходовали много эмоционально-энергетических ресурсов;
  • заведите командировочный комплект – пакет с нужными техническими мелочами (швейный набор и др.) и гигиеническими принадлежностями (бритва, расческа, зубные щетка и паста и пр.). В данном случае остановите свой выбор на максимально компактной и легкой таре (не тяжелый шариковый антиперспирант в стекле, а легкий сухой в пластике и т. п.). Полезно будет приобрести второе зарядное устройство для мобильного и положить туда же. Главное преимущество подобного комплекта – экономия времени при сборах, победа над поглотителем. Вам не нужно будет искать расчески и зубные щетки. А по возвращении не нужно будет вынимать их из чемодана и раскладывать по местам. Командировочный комплект – это гарантия того, что все нужное будет при вас. Также он позволит уменьшить занимаемый объем и снизить вес;
  • запаситесь избытком информации. Как и в случае с планированием встреч, не забудьте зафиксировать все мыслимые и немыслимые контакты (секретаря, контрагента, его зама, диспетчерской, которая отправит за вами машину, и др.), номер брони и адрес отеля и т. п.;
  • никакого багажа в самолетах. Выберите дорожный чемодан оптимальных габаритов. Он должен вмещать все нужное, однако проходить в качестве ручной клади. Так вы сохраните уйму времени на манипуляциях с багажом и убьете еще одного поглотителя.

Время в транспорте

Среди самых часто встречающихся поглотителей времени – промежуток, который люди тратят в машине или общественном транспорте. У жителей крупных городов жизнь тоннами уходит в эту пучину. С этим можно бороться. Не надо превращать дорогу в кару небесную. Несколько способов использования транспортного времени:

  • отдыхайте – если действительно отдыхаете. Данное решение не менее удачно с точки зрения войны с поглотителями, чем чтение. Но это должен быть подлинный отдых, осознанный выбор. Стоит уйти мысленно от всех проблем, включить любимую музыку и т. п.;
  • читайте или слушайте аудиокниги. Но берите не то, что случайно попалось, а заведомо приготовленную литературу. Лучше, чтоб книга была небольшого формата. В авто все чуть труднее, читать можно только в пробке. Тут в борьбе с поглотителями придут на подмогу аудиокниги. Художественных изданий в аудиоформате очень много. Бизнес-литературы меньше, но также достаточно;
  • учитесь. Допустим, осваивайте иностранный. Захватите карточки с лексикой: с одной стороны – слово, на обороте – русский вариант. Сделайте копию нескольких страниц из учебника и читайте в транспорте;
  • выбирайте нестандартные маршруты и время. Часто мы передвигаемся по привычке. Попробуйте выехать на полчаса раньше, выбрать иной маршрут и т. д. Успешные люди часто движутся нестандартным путем. Поэтому они и успевают то, что не дается другим. К транспорту это также относится;
  • делайте исходящие звонки. Если вы едете в машине, маршрутке или на такси, можно потратить это время на исходящие звонки. Конечно, для этой цели полезно держать список таких звонков на отдельном листочке либо в смартфоне. Кстати, в подобном режиме достаточно удобно «съедать лягушек» и бороться с поглотителем. Многие «лягушки» связаны именно с неприятными телефонными разговорами. Вы заперты в авто. Вниманию куда сложнее перескочить на другие вещи по сравнению с рабочим местом. Вы будете поражены, как много неприятных телефонных вопросов можно решить за полчаса езды;
  • обдумывайте конкретный список вопросов. Если вы не располагаете перечнем определенных вопросов для размышления (либо если ваши мысли – это неосознанная обработка появившейся только что идеи), то, вероятнее всего, абстрактные рассуждения – просто пережевывание одного и того же на холостых оборотах, без пользы и смысла. Гораздо полезнее иметь конкретный перечень проблем для обдумывания в транспорте. Еще момент – в ходе мыслительной деятельности обязательно нужно делать пометки в блокноте, чтобы не упустить ценные идеи.

Технические форс-мажоры

Факсы, машины и компьютеры – выходят из строя. Подобные ситуации могут стать достаточно серьезным поглотителем времени. Однако это не причина падать духом.

Первый план управления форс-мажорами – прекратить связывать с ними все подряд. Руководитель внезапно озадачил, и необходимо пересмотреть план дня – форс-мажор. Клиент опоздал на встречу – форс-мажор. Это не совсем к ним относится. Это просто-напросто изменчивость реальности. Чтобы с ней взаимодействовать, необходимо всего лишь освоить гибкое планирование. Форс-мажор, согласно определению, – это обстоятельства непреодолимой силы. Как быть с этими поглотителями?

Поломка техники – отличный повод разобрать завалы. Да, сейчас нет возможности готовить договор, создавать презентацию либо обзванивать клиентов по базе. Но разве для того чтобы размышлять, нужны принтер и компьютер? Или это не вы систематически жалуетесь, что не хватает времени на долгосрочные глобальные задачи? Вот и расправьтесь с поглотителем, прикиньте план вашего никак не рождающегося «важного, но не срочного» дела. Думать помешает волнение – конечно, ведь договор не оформляется. Выкиньте это из головы: все равно на данный момент сделать что-то со сломанной техникой вам не под силу. Если все-таки переживания никак не улягутся, займитесь хотя бы простой уборкой: на рабочем столе, в шкафах, в документах. Совершите телефонные звонки, особенно неприятные, которые откладываются изо дня в день.

Если без техники совсем никак, поищите альтернативные варианты борьбы с поглотителем. Где-то недалеко есть интернет-кафе с принтером? Почтовое отделение, в котором можно отправить факс? Уличный таксофон, с которого сегодня во все большем числе городов России можно успешно позвонить по межгороду?

Создавайте резервные копии информации. Технари называют это «бэкап». В грамотно управляемых фирмах IT-подразделение систематически создает резервные копии всей корпоративной информации. Однако даже оно не охватывает все.

Организация совещаний

Совещания – серьезный хронофаг. Потому что один час совещания – это 5, 10, 20 человеко-часов (в зависимости от числа присутствующих). Как уменьшить расход времени в данной ситуации:

  • уточните круг участников;
  • выберите формат совещания и не смешивайте различные варианты в ходе одной встречи;
  • определите продолжительность заседания и назначьте ответственного за время;
  • сформируйте перечень тем для обсуждения;
  • применяйте схемы;
  • организуйте обстановку, техническое оснащение и распространение информационных материалов;
  • зафиксируйте и разошлите принятые решения. Непременно обратитесь к этим материалам на следующем собрании. Коль скоро итоги обсуждений не зафиксированы – можно считать, что совещания в принципе не проводилось.

Вот и подошла к концу наша статья о наиболее распространенных поглотителях времени. Искренне надеемся, что вы смогли найти в ней полезные идеи для своего бизнеса. Не исключено, что какие-то мысли стали для вас открытием, а что-то оказалось просто интересным фактом, расширившим понимание процесса сложных продаж. Какие из представленных моментов вам захотелось применить на практике? Насколько вы довольны тем, как идет ваш бизнес? Проанализируйте свои ответы на эти вопросы, тогда наша статья сможет оставить существенный след в вашем сознании.

Помните, что при возникновении любых вопросов, сомнений или даже возражений у вас есть возможность написать нам на почту [email protected] или воспользоваться формой обратной связи на официальном сайте. Опытный бизнес-тренер Евгений Котов, основатель тренинговой компании «Practicum Group», с удовольствием ответит на них, а возможно и подискутирует с вами, ведь в споре рождается истина.

До новых встреч!

practicum-group.com

Тайм-менеджмент. Поглотители времени

Одной из основных проблем деловых людей на сегодня является нехватка времени. Главная причина этого – вовсе не обилие работы, а неправильное использование времени, его утечка. Часы и даже целые дни тратятся нерационально, незаметно утекают. Решение проблемы – использовать время по назначению, потому что жизнь наша не так уж и длина.

В зависимости от способностей и уровня образования, люди по-разному тратят свое время. Существует не менее десяти поглотителей времени.

Первый поглотитель - это цели, выбранные не верно, не являющиеся для Вас приоритетными. Например, если вдруг случится пожар, Вы немедленно броситесь на поиски воды или песка, чтобы потушить возгорание. Но можно было бы подойти в делу по-другому: установить противопожарную сигнализацию, приготовить в определенном месте огнетушитель и другие средства для тушения. В случае пожара такие меры предосторожности существенно сэкономят Ваше время, помогут использовать его эффективно. По этой аналогии можно организовать и другие дела.

Для того, чтобы работать продуктивно, можно следовать плану:

1. Проанализировать текущую ситуацию и имеющиеся данные.

2. Наметить приоритеты.

3. Разделить задачи, которые стоят перед Вами, на группы: первая – для выполнения непосредственно Вами, вторая – другими людьми.

4. Отбросить дела, которые не целесообразны.

5. Непременно вести записи.

Сделать это не так уж и сложно. Вы должны составить список тех дел, которые необходимо выполнить. Затем определите примерную дату их выполнения. Впоследствии ее можно и изменить, но не стоит сильно затягивать. Ваши записи всегда должны быть при Вас, чтобы вносить в них новые дела по мере появления. После того, как список задач готов, нужно выделить в нем приоритетные дела и приступить к их выполнению в первую очередь.

Еще одна причина, по которой время расходуется нецелесообразно – отсутствие четкого плана. Необходимо составить примерный график на ближайший год, в котором будут указан основные задачи и мероприятия. Также следует отметить предполагаемый отпуск. Конечно, определенное время уйдет на составление такого плана. Но впоследствии временная экономия будет намного больше, поэтому этапом планирования пренебрегать не стоит.

Итак, начать следует с составления плана на год. В нем отразятся намеченные встречи, конференции, семинары, даты которых уже известны, а также время отпуска. Необходимо указывать номера недель в годовом плане: это поможет при детализации его в планы на недели. В выходные дни возьмите за правило составлять список дел на следующую неделю. Дела должны быть не просто намечены, их необходимо расставить в соответствии с приоритетами выполнения.

Еженедельный план должен включать в себя 7 страниц или колонок – в соответствии с днями недели. Лучше всего каждое дело соотносить с определенным временным отрезком и стараться придерживаться этого графика. Таким образом Вы будете экономить не только свое время, но и время Ваших партнеров и подчиненных. То, как прошел определенный день, может внести коррективы в планы на следующие дни. В связи с этим всегда носите с собой планировщик: это позволит сразу же зафиксировать изменения. Еще одно условие – в первую очередь должны быть выполнены дела, являющиеся наиболее приоритетными. Условно назовем эту группу дел группой А. Пока они не закончены, нельзя приступать к следующей группе дел –назовем ее группой Б. Конечно, в первое время Вам будет трудно привыкнуть к этим требованиям, но потом Вы сами удивитесь, как много станете успевать.

Третий поглотитель времени – неправильно выбранный маршрут поездок при проведении деловых встреч. Приведем простой пример: курьеры при доставке прессы или грузов всегда определяют очередность, в которой они будут посещать заказчиков. Они группируют офисы или дома по районам, что значительно экономит время. Также они определяют кратчайшие пути из одной точки в другую. Вы можете использовать этот принцип в своей работе, назначая в один день встречи в определенной части города. Если дело может быть выполнено без Вашего участия, поручите его кому-нибудь или заплатите деньги за услугу. Высвобожденное время Вы можете потратить на дела первостепенной важности.

Еще одна дыра - борьба со следствием проблемы вместо устранения ее причины. Во-первых, планируя дела на предстоящую неделю, стоит выделить резерв времени. Он может и не пригодиться, если не случится ничего, выходящего за рамки Ваших планов. В случае же непредвиденной ситуации Вы сможете использовать это заранее предусмотренное время. Во-вторых, если какая-то проблемная ситуация появляется уже не первый раз, то стоит задуматься, что же является ее причиной. Обратите внимание, с каким фактором связана проблема: с ресурсами, людьми или чем-то другим. Единожды потратив свое время и устранив причину критической ситуации, Вы сможете не возвращаться к ней в дальнейшем.

Пятый пример использования времени не по назначению – неумение что-то перепоручить подчиненным. Ведь суть грамотного менеджмента - организовать работу своих сотрудников таким образом, чтобы руководитель мог не отвлекаться на рутинные дела и заниматься задачами, которые приносят больше пользы. Эффективность работы начальника должна расти в соответствии с той должностью, которую он занимает.

Не последнее место в списке временных поглотителей занимает телефон. При грамотном его использовании он является эффективным средством связи, но зачастую он просто отнимает время. Согласитесь - сложно сосредоточиться, если от работы Вас постоянно отвлекают телефонные звонки. Возьмите на вооружение несколько советов:

1. Один из телефонов в офисе должен служить только для приема звонков. Это позволит любому клиенту быстро дозвониться в компанию.

2. Введите специальную систему контроля для учета времени, потраченного сотрудниками на разговоры в пределах Вашего города, В конце месяца проверяйте, кто и сколько общался по телефону за истекший период.

3. Звонки в другие города и страны также должны подлежать учету. Введите систему, при которой сотрудник должен получать разрешение на такие звонки у руководителя.

4. Для общего удобства все звонки могут поступать на один телефонный номер, например, офис-менеджеру, который будет затем соединять звонящих с нужными им адресатами.

5. Время для делового общения служащих также должно быть специально оговорено. Например, это может быть конец рабочего дня.

6. Все звонки руководителю должен принимать секретарь. Таким образом Вы оградите свое время от посягательств рекламных агентов и торговых представителей.

Следующая по счету дыра - бумажная работа. Несмотря на то, что сейчас хорошо развиты электронные средства связи, работа с различного рода бумагами продолжает отнимать много времени. Приходится писать письма, составлять договоры, заполнять таможенные декларации. Сэкономить время при работе с бумагами Вам помогут следующие правила:

1. Необходимо поставить делопроизводство в организации таким образом, что составляться будут только документы, список которых утвержден руководством.

2. Все документы следует архивировать. Это избавит Вас от накопления ненужных и никак не учтенных бумаг, а также нескольких копий одного и того же документа.

3. Корреспонденцию нужно регистрировать.

4. Для чтения почты руководителем можно выделить определенное время в течение дня.

5. Приступайте к подготовке документа только после того, как проведена предварительная работа, ясен план изложения материала.

Восьмой пункт нашего списка – компьютерные игры. Увы, в их сети попадают не только нерадивые школьники и студенты, но и люди более старшего возраста. В настоящее время компьютер на рабочем месте – необходимость, поэтому игры доступны всем. Следовательно, важно дать сотрудникам понять, что в Вашей компании любые развлечения, не относящиеся к работе – табу. Потратьте некоторое время на то, чтобы составить план работы для сотрудников – у них не должно появляться моментов, когда им решительно нечем заняться. И не забывайте, что Вы также являетесь примером для своих подчиненных. Если сотрудники видят, что руководитель постоянно занят, это будет служить для них мотивирующим фактором.

Девятый поглотитель времени – общение, которое никак не регламентировано. Если Вы проводите переговоры с заказчиком или исполнителем, то встреча должна иметь определенные временные рамки. Говорите строго по делу, и когда тема исчерпана, не задерживайте собеседника ненужной болтовней. Иначе у Вашего партнера может появится подозрение, что он расходует время впустую.

Более опасным в этом смысле является общение с коллегами, друзьями и знакомыми в течение рабочего дня. Если при ведении переговоров с партнером Вы приближаетесь к подписанию договора или заключению сделки, то разговоры с сотрудниками просто убивают время, не принося никакой пользы.

Десятая западня в работе делового человека – неэффективные встречи. При назначении любой встречи необходимо сначала понять, насколько она целесообразна. Есть большое количество руководителей, которые любят воспитывать сотрудников, тратя на это не только свое время, но и время подчиненных. Чтобы не войти в их число, возьмите за правило проводить встречи с коллективом не чаще раза в месяц. Всегда определяйте для себя, о чем Вы хотели бы поговорить, составляйте план встречи. Приходите вовремя и оговаривайте продолжительность встречи, чтобы подчиненные могли планировать свое время. Если кроме Вас будут еще выступающие, обговорите с ними темы их речей, их длительность. Если Вы проводите совещание, то приглашайте только тех людей, которые могут внести свою лепту в обсуждение повестки дня. Зачастую именно работа в малой группе бывает наиболее эффективной.

В любом случае помните, что время любого человека стоит денег, а у деловых людей цена времени возрастает. Подумайте, каковы будут убытки при проведении неэффективных деловых встреч и совещаний.

Последней в этом списке стоит отметить проблему коммуникации. При любом общении на пути коммуникации стоит множество барьеров. Если Вы не умеете правильно излагать свои мысли или внимательно слушать собеседника, то коммуникация становится односторонней, и это мешает быстрому достижению взаимопонимания. Также поглощает время неумение использовать доступные Вам каналы связи, отправлять и принимать сообщения с их помощью. К любому разговору стоит приступать подготовленным, имея свое мнение по поводу обсуждаемого вопроса. Это поможет избежать Вам серьезных временным потерь, и Вы сможете посвятить больше времени решению действительно насущных проблем.

 

b2bis.ru

Поглотители времени - хронофаги | TimePost.ru: о времени и не только

Хронофаг – один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос – время, фаг – поглощать, пожирать.  Поэтому наряду с хронофагами, вы встретите термины «поглотитель времени», «пожиратель времени».

Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.

Поглотитель времени - хронофаг

Теперь вы понимаете, как важно не только обнаружить поглотители времени, но и активно им противостоять. В этой статье поговорим о том, как узнать хронофаг в лицо и дать ему достойный ответ. Тем самым избавимся от лишних трат времени и приблизимся к поставленным целям.

Откуда берутся поглотители времени — хронофаги

Чаще всего поглотители времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо — потому что время «пожирается», а хорошо то, что такие хронофаги мы сами можем устранить. Итак, какие они – хронофаги?

Контролируемые и неконтролируемые поглотители времени

Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.

Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т.д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги. Наверняка вам приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу с вами. К сожалению, культура обращения со временем в нашем обществе еще не сформирована.

Прогнозируемые и непрогнозируемые поглотители времени

Боремся с хронофагамиПрогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Или: вы знаете, что в приемной вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые хронофаги удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.

Непрогнозируемые: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали в приемную и узнали, что руководитель экстренно выехал на объект. С непрогнозируемыми хронофагами лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Самый универсальный – электронная книга. Вы можете просто возить ее с собой и при встрече с поглотителем времени использовать книгу в качестве ответного оружия.

Индивидуальные хронофаги

Обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самими. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс – эти хронофаги контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.

Как выявить поглотители времени? Есть простой и эффективный способ – хронометраж. Это отслеживание на что и сколько времени вы тратите в своей жизни ежедневно. При проведении хронометража вы фиксируете свои действия каждые 10-15 минут и получаете наглядную картину временных затрат. Рекомендуем использовать мобильный хронометраж, этот способ очень удобен и информативен.

Поглотители времени в современном мире

Большинство из нас встречаются с хронофагами ежедневно. Ниже – основные поглотители времени, которые наносят наибольший ущерб современному человеку.

  1. Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы с дорожным хронофагом – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше – диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Если вы решили отдохнуть в дороге обязательно «отключитесь» от дел и проблем, разгрузите свое сознание. Тогда отдых будет полноценным, и вы успеете «зарядиться» энергией для решения ваших задач. Эффективным способом восстановления в дороге будет кратковременный сон. О технике такого сна поговорим в одной из следующих статей.
  2. Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Избавьтесь от этого хронофага решительным образом. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы. Ну и конечно, я надеюсь, что в списке ваших любимых передач нет Дома-2 и ему подобных хронофагов-монстров.
  3. Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг.
  4. Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта. Если нахождение в социальной сети не связано с вашей работой, то выберите последний вариант.
  5. Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум? И представьте, какое количество высвобожденного времени вы сможете потратить на то, что действительно важно.
  6. Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности. Сократите и ликвидируйте этот хронофаг беспощадно.
  7. Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует. Этот поглотитель времени, безусловно, достоин звания самого вредного хронофага.
  8. Перерывы в работе. Обязательно должны быть. В одной из статей рассмотрим варианты перерывов и посмотрим, какие перерывы в работе повышают ее эффективность, а какие – наоборот, снижают ее. Частые бессистемные перерывы-отвлечения – самые что ни на есть настоящие хронофаги.
  9. Электронная почта. Может стать хронофагом, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант – утром, в начале рабочего дня, лимит — 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время с 16 до 17.
  10. Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время.

И еще один список поглотителей времени, связанных с ошибками в организации и планировании:

  1. Отсутствие цели, нечеткая постановка цели, не та цель.
  2. Неправильно расставленные приоритеты.
  3. Привычка браться за все дела одновременно
  4. Стремление сделать слишком много за один раз. Не рассчитаете силы, будет ниже эффективность работы.
  5. Отсутствие плана достижения цели.
  6. Отсутствие плана на день, распорядка дня.
  7. Личная неорганизованность, «заваленный» рабочий стол.
  8. Неразбериха в документах, неправильное хранение информации.
  9. Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет». Научитесь делегировать полномочия и дела.
  10. Информационные «дыры». Собирайте информацию по важному делу заранее и с избытком.
  11. Отсутствие самодисциплины.
  12. Неумение довести дело до конца, потеря интереса.
  13. Неэффективные совещания.
  14. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки.
  15. Привычка откладывать «на потом».
  16. Желание знать все детали, прежде чем действовать.
  17. Спешка, нетерпение.
  18. Отсутствие контроля за тем, что было делегировано.
  19. Слишком частые поездки.
  20. Личные встречи по вопросам, которые можно решить по телефону.

Таким образом, часть хронофагов нуждаются в полном уничтожении, а часть — в правильном использовании.

С какими поглотителями времени сталкиваетесь вы? И какими способами справляетесь с ними?

timepost.ru

Хронофаги – поглотители и пожиратели времени

 В современном мире все чаще можно услышать такие понятия, как ХРОНОФАГИ, ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ и ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ. По сути, это одно и то же понятие, подразумевающее те факторы и обстоятельства, которые приводят к «пустой» трате времени.

 Виды хронофагов

 В связи с тем, что выбор, куда потратить свое время, всегда стоит, в первую очередь, за нами, то и противостоять хронофагам мы в силах самостоятельно. Например, только мы решаем, сколько времени потратим, собираясь в гости. Если мы выделим на сборы 15 минут, то будем стараться уложиться именно в 15 минут. А если посчитаем, что нам нужно собираться 2 часа, то обязательно растянем сборы именно на 2 часа.

 Правда, иногда мы не в состоянии контролировать все поглотители времени, например, пробки в дороге, очереди в магазинах  или отложенные авиарейсы. Но на такой случай нужно иметь при себе книгу или аудиозаписи с полезной информацией.

 Из вышесказанного можно сделать вывод, что пожиратели времени можно разделить на контролируемые и неконтролируемые.

 Кроме этого, по степени ожидания хронофаги могут быть ожидаемыми и неожиданными. Т.е, направляясь в поликлинику на прием к врачу, мы можем спрогнозировать простаивание в очереди. А вот спрогнозировать внезапную поломку автомобиля в дороге уже сложнее.

 В любом случае, это время также можно использовать, чтобы совершить звонки, на которые у Вас постоянно нет времени, или релаксацию и мысленное чтение аффирмаций.

 Поглотители времени, связанные с внешними обстоятельствами:

-телевизор.Если у Вас нет возможности смотреть любимые передачи в свободное время по Интернету в записи, экономя время на просмотре рекламы, то хотя бы совмещайте телепросмотры с выполнением какой-то работы по дому ил физическими упражнениями. И, конечно, телепередачи должны быть познавательные, а не пустые.

-компьютерные игры. С этим хронофагом нужно быть особенно бдительным, ведь он может привести к проблемам со зрением и нервной системой, вплоть до психических расстройств.

-компьютер и Интернет. В наше время сложно представить себе жизнь без данных поглотителей времени. У многих даже существует очевидная Интернет-зависимость, от которой не так-то просто избавиться.

-дорога.Если Вы - за рулем, то обязательно прослушивайте аудиокниги или составляйте в уме план действий в каком-то важном направлении. Если же Вы - пассажир, то можно не только что-то пописать, почитать или обдумать, но и просто восстановить силы, подремав.

-телефон. Если вы работаете, то смело отключайте телефон на это время, включив диктофон. Позже Вы прослушаете записи и перезвоните звонящим, если посчитаете это нужным.

-перекуры и перекусы.Эти хронофаги часто необходимы, но они не должны устраиваться слишком часто и длиться слишком долго.

-посиделки с подружками. Друзья нужны каждому человеку, но лимитируйте время общения с ними. Избегайте каждодневных посиделок и многочасовой телефонной болтовни «ни о чем».

-мелкие услуги знакомым. Мы чувствуем себя неловко, когда отказываем людям в их просьбах. Но иногда это просто необходимо делать.

-форумы и социальные сети.Это очень мощные пожиратели времени. И в самых тяжелых случаях единственным способом борьбы с ними может стать только удаление своего аккаунта.

 Пожиратели времени, связанные с внутренней организацией человека:

-привычка не доводить начатое до конца

-привычка делать 15 дел одновременно

-неумение расставлять приоритеты

-неумение планировать

-неумение ставить цели и разбивать ее на задачи

-отсутствие распорядка дня

-неправильное хранение информации

-неумение говорить «нет»

-отсутствие самодисциплины

-привычка откладывать на завтра

-распределение дел вопреки своему хронотипу (тесты на определение СОВА-ЖАВОРОНОК-ГОЛУБЬ) 

-долгое «раскачивание»…

 Как видите, по большому счету, с большинством хронофагов можно вести борьбу самостоятельно и достичь в этой борьбе значительных успехов, которые, несомненно, приведут к глобальным успехам в Вашей личной и профессиональной сферах жизни!

  

  Рекомендуем почитать:  

  

_________________________

Возможно, Вам также будет интересно:

Комментарии:

happydiva.ru

Хронофаги или поглотители времени – как с ними бороться

Все знают о том, что время – ресурс невосполнимый. Но далеко не все это осознают. И поэтому частенько разбрасываются им налево и направо. Особенно в современное время, когда поводов для этого в ассортименте.

Давайте же поговорим о пожирателях времени или о хронофагах, как их еще называют, и методах борьбы с ними. Приготовьтесь морально, материал вышел не самый маленький, потому что тема очень важная и достаточно объемная. Тут слова из песни не выкинешь…

Содержание статьи

Что такое поглотители времени или хронофаги

хронофаги

Начнем с того, что разберемся с понятием пожирателей времени, потому что это вещь очень многогранная.

Хронофаг – это один из распространенных терминов тайм-менеджмента. Где хронос – означает время, а фаг – поглощать, пожирать. Поэтому вместе с хронофагами, вы всегда будете встречать такие понятия как «поглотители времени» или «пожиратели времени».

Что это такое на деле?

Поглотители времени — это любые факторы, приводящие к нецелевому использованию времени, иначе говоря к его потере. Целевым использованием будем считать время, вложенное в достижение поставленных целей или в то, что имеет для вас большую важность или ценность. Например, творчество, общение с семьей, занятие спортом и так далее.

Таким образом пожирателями времени будут те занятия и ситуации, которые:

  • не приводят вас ни к какому результату
  • впустую поглощают ваше внимание в течение какого либо отрезка времени
  • оставляют после себя чувство опустошенности и неудовлетворенности

Смотря на любой хронофаг осознанно, вы понимаете, что могли бы вложить это время на более полезные и ценные для вас занятия.

К содержанию ⇑

Какие бывают пожиратели времени

поглотители и пожиратели времени

Если вы думаете, что хронофаги, это нечто вроде зависания в соцсетях или у телевизора, то вы несколько ошибаетесь. Потому что это явление значительно шире.

Но прежде чем переходить к категориями поглотителей времени и их подробному описанию, хочу заострить ваше внимание на одной очень важной вещи.

Практически все хронофаги создаются вами и полностью от вас зависят. А негативное влияние созданных не вами, а внешними обстоятельствами и форс-мажорами, при правильном подходе может быть значительно минимизировано. А порой и сведено к нулю.

Контролируемые хронофаги

Они полностью вам подвластны. Вы можете как сократить их по времени, так и полностью исключить из своей жизни, если сильно захотите.

Например, время сборов с утра перед выходом из дома. Приготовьте часть всего с вечера, держите вещи и рабочие принадлежности на своих местах, чтобы не надо было ничего постоянно искать – и время на сборы утром значительно сократится.

Или нещадная потеря время у телевизора. Избавьтесь от него – у вас появится несколько дополнительных часов жизни каждый день. Говорю вам это как человек, который выкинул свой телевизор много лет назад и ни разу об этом не пожалевший.

Неконтролируемые хронофаги

Они происходят независимо от вас и тут вы можете только минимизировать их негативное влияние на ваше время.

Это пробки на дороге, стояние в длинных очередях, ожидания человека, опаздывающего на встречу и так далее.

Прогнозируемые хронофаги

Вы практически наверняка знаете, сколько времени он у вас украдет. Например, вы добираетесь до рабочего места на метро или автобусе. Вы плюс-минус понимаете, сколько времени это занимает.

А зная, что вас ждет и каким оно будет по продолжительности, вы можете придумать, как провести это время с пользой.

Непрогнозируемые хронофаги

Происходят нежданно-негаданно, и никогда не ясно, насколько длинными они окажутся.

Например, сломалась машина в пути или попали в пробку там, где ее никогда не было. Совершенно не ясно, как долго это будет продолжаться. Но и это время можно провести с пользой для себя.

Обо всех способах борьбы с поглотителями времени мы поговорим дальше и очень подробно.

К содержанию ⇑

Упражнение на пожирателей времени – как выявить ваши хронофаги

упражнение на пожирателей времени

Прежде чем переходить к списку из 20 самых распространенных пожирателей времени, я хочу показать вам, как вы можете определить ваши хронофаги. При чем не просто понять, что они присутствуют в вашей жизни, а еще и понять как много времени они у вас воруют.

Шаг №1Упражнение на пожирателей времени

Для чистоты эксперимента, не заглядывайте в конец статьи, где дан список 20 пожирателей времени, а проведите свое независимое расследование. Позже дополните пункты из списка, если что-то ускользнет от вашего внимания.

Продолжайте фразы приведенные ниже столько раз, сколько ответов будет приходить вам в голову:

  • Я бесполезно трачу время на …
  • Я испытываю чувство опустошенности и неудовлетворенности после …
  • Я отвлекаюсь во время работы на …
  • Чаще всего, перед тем как начать работу, я …
  • Я мог бы заниматься чем-то более полезным вместо …

А теперь составьте ваш список, чтобы перейти к шагу №2.

Шаг №2Хронометраж

Это очень непростая практика в психологическом плане, потому что она расскажет вам о себе много правды. А правду о себе мало кто хочет знать, особенно в полном объеме.

Но если вы сможете ее выполнить хотя бы даже частично, у вас сильно изменится отношения к бесполезным занятиям, и вы очень быстро сможете избавиться от многих из них.

Вам нужно провести детальный хронометраж нескольких дней с момента пробуждения до отхода ко сну. То есть взять замеры того, какие дела вы делаете в течение дня и сколько по времени. Ну и как бонус еще посмотреть на свою полную карту времени и энергозатрат в течение дня.

Выполнять его можно как на бумажке (очень удобно в маленьком блокнотике, который помещается в карман), так и с помощью мобильного телефона.

Только, пожалуйста, не рыскайте в поисках разных приложений на эту тему, в которых можно потеряться. Это совершенно ни к чему. Вы только больше убьете время, а нужного результата так и не получите.

Вот что вам нужно делать, чтобы получить полный и подробный хронометраж своего дня или недели.

Проснулись, сразу записали время. А дальше при переключении к другому делу сначала фиксируете время переключения, а потом записываете дело, на которое переключаетесь. Это невероятно просто в выполнении.

В итоге у вас получится нечто вроде вот такого списка:

8:00 Проснулся-потянулся

8:03 Пошел умываться и чистить зубы

8:15 Готовлю себе кофе и завтрак

8:30 завтракаю

8:52 пошел на работу

И так далее в течение нескольких дней, а лучше недели.

Хронометраж – это воистину магическая вещь! Он очень сильно меняет жизнь в лучшую сторону. Причем очень быстро. Я периодически устраиваю себе неделю хронометража уже на протяжении 5 или 6 лет, потому что уж очень нравится эффект.

Не буду расписывать вам его подробно, потому что это материал еще на целую статью, а сегодня мы разбираемся с пожирателями времени и способами борьбы с ними.

К содержанию ⇑

20 пожирателей времени и способы борьбы с ними

20 пожирателей времени

А теперь о способах борьбы с поглотителями времени. Ниже приведен список в формате проблема-описание-решение. Это ни в коем случае не рейтинг, потому что у каждого свои хронофаги и свое время убитое за ними.

Так же нужно понимать, что все описанное ниже не является хронофагами во всех случаях. Например, когда те же компьютерные игры используются для разгрузки мозга, в свободное от дел время и в умеренных количествах, это никак нельзя назвать хронофагом. То есть не надо подходить к вопросу с фанатизмом!

1. Социальные сети

Очень часто во время рабочего дня люди любят проверить, чего им там друзья написали, какие новые фото кто выложил. В итоге начинается клацание мышью по всему, что под руку попадет, и конца края этому нет.

Либо социальная пучина засасывает перед сном. И 5 минут быстро глянуть превращаются порой в часы. А потом недосып, разбитость, рассеянное внимание – и как следствие совершенно неэффективный день.

Решение: Заведите полезную привычку проверять соц сети только в определенное время дня и только 1-2 раза в день. А если делаете в них что-то по делу, то только этим делом и занимайтесь, без отвлечений на посторонние соблазны.

2. Сериалы

Очень опасный хронофаг, потому что он засасывает серьезно и надолго. Особенно когда сериал скачан на компьютер и есть все сезоны.

И вот сидишь, занимаешься полезным делом и чувствуешь, что надо немного отдохнуть и переключится. Как раз вчера новый сериал скачал. Гляну только одну серию и продолжу.

Ну-ну… Вы сами себе верите, когда такое говорите? Потом серия превращается в 2-3. А там уже все так интересно, что надо досмотреть сезон.

Решение: Установите себе правило, что просмотр сериалов может быть только в награду за сделанное полезное дело, и быть эта награда может только вечером, после всех-всех дел. Так хотя бы дел будет сделано больше, хоть и не спасет вас от позднего отхода ко сну.

3. Компьютерные игры

Для многих это злостный пожиратель времени, потому что затягивает так же как и сериалы. Особенно если игра по-настоящему интересная. Лично у меня раньше были большие проблемы в этом вопросе.

Решение: Точно такое же как с сериалами.

4. Залипания в интернете (веб-серфинг)

Бывает начинаешь искать что-то одно, а оказываешься совершенно в другом месте. А потом опять в другом. И уже даже не помнишь, зачем полез в поиск… Такой уж безграничный интернет, тут куда сложнее быть сфокусированным и не отвлекаться на посторонние веши, чем в оффлайне.

Решение: Никогда не залезайте в интернет без четкой цели, сначала решите, для чего вы открыли браузер, что вам нужно найти. И забудьте о существовании всего остального. Нашли – сразу закройте или сверните бразуер, пока ваше внимание не зацепилось за что-нибудь эдакое.

5. Частая проверка входящих писем в почте

Это когда почта проверяется первым делом с утра (вместе с социалками). Потом по приходу на работу. Потом еще 10 раз до обеда. Потом еще 10 раз после обеда, по приходу домой и перед сном. Это, конечно, экстремальный случай, но бывает и такое.

Это тоже самое, что каждые 5 минут бегать к дверному глазку.

Решение: Проверяйте и обрабатывайте почту в определенное время 1-2 раза в день. Ничто никуда не денется. А будет что-то срочное – вам позвонят на телефон. И главное обрабатывайте ее сразу в это время, а не просто смотрите, кто что прислал. Это отдельный процесс в вашей жизни, похожий на уборку рабочего стола или квартиры. Вы же не убираете сегодня одну комнату, а завтра другую?

6. Развлекательный контент

Интернет в целом очень серьезный пожиратель времени, если не использовать его грамотно и с пользой. А вот развлекательный контент стоит на особенном почетном месте в ряду хронофагов. Потому что там всегда есть нечто из разряда «подобное» или «рекомендуемое», которое калейдоскопом подкидывает и подкидывает для вас очередную порцию для бесполезной траты времени.

Особенно опасным развлекательный контент бывает, когда и так делать ничего не хочется или не выспался. Вот тогда он становится беспощадным убийцей времени.

Решение: Опять же используем это развлечение только как награду за сделанное дело и только после всех дел. Хочется отдохнуть во время работы – выйдите прогуляйтесь. Это будет куда приятней и полезней для переключения и быстрого восстановления сил.

7. Магазины

Особенно торговые центры, где все сверкает, играет музыка и куча народу ходит с большими сумками. Попадая в такую атмосферу, вы очень быстро попадете в состояние легкого транса, где время бежит незаметно и достаточно быстро. В результате и накупили больше того, что вам реально нужно, и времени потеряли прилично.

Решение: Так же как и с интернетом – знайте цель своего визита и следуйте ей, не обращая внимание на посторонние вещи. Если идите за продуктами, то составьте список и покупайте все по нему, не обходя все витрины и не набирая полную тележку всего подряд.

8. Болтовня и обсуждения сплетен

Помню, когда я работал в офисе, это занятие было одним из излюбленных у моих коллег. Они не упускали возможности зацепиться языками и «скоротать» таким образом рабочий день. И каждый из них периодически разгребал завалы, работая допоздна и забирая работу на дом.

Решение: Обходите стороной болтунов и сплетников. А если кто-то из них постоянно вас одолевает и отвлекает от дел, то просто научитесь отказывать. Говорите, что вы сейчас заняты, спрашивайте сразу же, по делу к вам пришел человек или поболтать и так далее. При таком поведении они очень быстро найдут себе другой объект для проживания времени впустую.

9. Ментальная мастурбация

Это когда вы много думаете вместо того, чтобы начать делать. Или когда больше готовитесь к какому-либо делу, чем делаете его. Эта вещь порой доходит до крайностей: человек перебирает все возможные варианты развития событий, просчитывает ходы, переживает, мучается. А потом на деле все оказывается совершенно не таким, как он себе представлял. И ведь на этом горит не только время – страшнее, что тут в трубу улетает жизненная сила.

Решение: Меньше думайте – больше делайте, это лучшее спасение от данного пожирателя времени и сил. Просто как можно скорей переключайтесь на действия, что бы вам не надо было сделать. В большинстве случаев все равно все будет развиваться совсем не так, как вы себе представляли.

10. Дорога

Вообще любое время в пути и на любом транспорте. У большинства людей это время потерянное. А ведь в него столько всего можно сделать, тут такой богатый выбор.

Решение: Используйте время в пути для самообразования, для отдыха, для изучения каких-либо рабочих материалов. Нужно всегда иметь при себе что-то, чем вы сможете занять время в пути с пользой. А захотите расслабиться и набраться сил, никто вам этого сделать не запретит.

11. Потребление ненужной информации

Любопытства ради, на всякий случай, может, пригодится – вот два мотива этого хронофага. Например, вы изучаете тему 1, а у нее есть смежная тема 2. И вы бросаетесь изучать тему 2, когда она совершенно для вас сейчас не актуальна, вы никак не будете применять эту информацию.

Решение: Прежде чем что-то изучать, удостоверьтесь, что вы действительно будете это применять на практике в каком-либо виде. Если у вас нет очевидного приложения какой-либо информации, то даже и не касайтесь ее.

12. Телевизор

Очень гипнотическая вещь – приковывает к себе с легкостью и надолго, особенно если есть хотя бы каналов 20. Кстати, я знаю людей, у которых их около 100… Все происходит так же как с развлекательным контентом в интернете. Вроде бы, хотел 5 минут потупить, а потерял целых час-два.

Решение: Я не понимаю, зачем вообще нужен телевизор, если сегодня абсолютно все можно смотреть в интернете??? Причем в любое время, когда захочешь. Без такого огромного количества рекламы. Без постоянных анонсов всякой всячины…

13. Беспорядок на рабочем месте в документах и информации

Особенно это относится к компьютеру. Казалось бы, чего такого, ведь у него все на жестком диске, а не на столе в три слоя набросано. Но эффект получается тот же самый – быстро что-то нужное найти не получается.

В современном мире, где информации невероятно много и где ее становится больше и больше с каждым годом, совершенно недопустимо не уметь с ней работать. То есть структурировать, группировать, распределять по нужным и удобным для дальнейшего к ней обращения местам.

Решение: Порядок освобождает время. Долгие годы я не понимал глубины этой фразы… Всегда держите все в максимальном порядке и структуре (без фанатизма разумеется). Особенно регулярно избавляйтесь от старого и ненужного: файлов, документов, бумаг, распечаток и так далее.

14. Лишние встречи и поездки

Это относится не только к рабочим моментам. В быту этот хронофаг тоже себя проявляет. Например, вам нужна какая-то запчасть на автомобиль и вы едете по магазинам и в каждом спрашиваете, есть ли у них эта вещь.

Решение: Есть такая прекрасная вещь как телефон и емейл, благодаря которым можно решить большую часть задач без встреч и поездок. Особенно когда это касается работы.

15. Коллеги и друзья, которым нечем заняться

У всех есть такие или когда-то были. Они могут когда угодно вам позвонить и нести какую-то ахинею. А вы будете ее поддерживать, не замечая как утекает драгоценное время. И часто от таких личностей сложно отвязаться.

Решение: Сразу спрашивайте по делу вам звонят или нет. Если нет, то договаривайтесь поговорить позже и сразу кладите трубку.

16. Выполнение нескольких дел одновременно

Неочевидный хронофаг, потому что кажется, что наоборот успеешь больше сделать одним разом. На самом деле это совершенно не так – вы только больше сжигаете энергии, больше суетитесь. А по времени вы в лучшем случае сделаете так же, как если бы делали одно за другим. Обычно дольше.

Решение: Будьте последовательны и делайте только одно дело в один момент времени и до конца. Затем беритесь за следующее и закрывайте его полностью. Само собой, тут есть исключения, когда глупо не запараллелить несколько процессов. Но это достаточно редкое явление.

17. Отсутствие планирования

Речь о планировании на всех уровнях и промежутках. Если вы ничего не планируете, то вы по определению разбрасываетесь своим временем налево и направо. Потому что вы не можете четко понимать, что для вас важно, а что нет. Поэтому действуете обычно по обстоятельствам, плывете по течению.

Решение: Начинайте осваивать планирование. Как минимум, изучите самый простой алгоритм управления временем.

18. Неспособность сказать «нет»

Этим коротким словом можно предотвратить так много проблем и сохранить годы своего времени. Но вас просят сделать что-то, что вы делать не хотите, а отказать вам еще сложнее, чем выполнить просьбу. В итоге вы теряете кучу сил, тратите на выполнение просьбы свое время, а потом еще и вините себя в своей слабохарактерности.

Решение: Научитесь уже отказывать – это невероятно просто. Возьмите и как-нибудь один день говорите “нет” всем по любому поводу. И ничего не объясняйте, просто нет и все тут. И у вас пробьет плотину. На завтра вы уже без проблем сможете отказывать там, где это будет к месту.

19. Спешка и суета

Кажется, что чем быстрее делаешь – тем быстрее сделаешь. Но это не так. В спешке и суете вы допускаете много недочетов, которые приходится тут же исправлять и переделывать. И времени вместе с силами в результате уходит намного больше.

Можете легко проверить. Попробуйте напечатать одну страницу текста на компьютере как бы наперегонки и затем вразвалочку и не спеша. Потом сравните, что вам больше понравится и где получается быстрее и проще.

Решение: Никогда не суетитесь и не старайтесь сделать быстро. Напротив, старайтесь дышать глубже и действовать как бы с замедлением. Это очень непросто дается, но когда вы научитесь, ваша эффективность возрастет в разы, а уставать вы станете намного меньше.

20. Неясность цели или ее полное отсутствие

Это как корабль в безбрежном океане без компаса, без маяка и с тучами на небе, что ни одной путеводной звезды не разглядеть. Каковы шансы у такого корабля вообще прибыть в пункт назначения, не говоря о том, чтобы прибыть туда по расписанию?

Вот тоже самое происходит когда ваши цели не ясны или они вообще отсутствуют и вы живете только сегодняшним днем.

Решение: Пропишите видение вашей жизни. Выделите из него главные и второстепенные цели. Выпишите себе их на отдельный листочек. А затем каждое утро читайте видение и ваши цели. И посмотрите, как очень быстро многие пожиратели времени вас покинут.

Главное действуйте без фанатизма. Потому нельзя быть все время только результативным и супер эффективным – быстро перегорите. В то же время нельзя быть и бесформенной жижей – ничего путного в вашей жизни тогда не случится.

Всегда ищите золотую середину, где вы будете чувствовать себя спокойно и удовлетворенно, а дела ваши будут идти в гору.

Антон Ведерников.

К содержанию ⇑

Сделайте доброе дело — нажмите на социальные кнопки, чтобы ваши друзья тоже изучили данный материал:

Покажите мне, что вы живой человек! Оставьте комментарий и расскажите, что вы думаете...

Добавить комментарий

startyourlife.ru

Хронофаги: куда уходит ваше время?

Обычный человек думает о том,как провести время.Умный человек думает о том,как использовать время.

Своеобразную аморфность времени ощущал, наверное, каждый. Приходишь уставший с работы, разогреваешь ужин, включаешь телевизор и… не замечаешь, как проходит вечер, за который хотелось столько всего успеть. Знакомо? В таких ситуациях, с разной частотой их проявления, мы оказываемся постоянно. И постоянно теряем время, которое могли бы провести с пользой. Эти потери являются ни чем иным, как хронофагами – поглотителями времени, пожирателями, ловушками драгоценных часов. Это один из терминов, применяющихся в тайм-менеджменте для обозначения отвлекающих и мешающих текущей деятельности объектов. Какие хронофаги наиболее распространены и как с ними бороться? Постараемся разобраться дальше.

Хронофаги

Знакомым с творчеством Стивена Кинга пожиратели времени могут напомнить лангольеров. На деле всё не так страшно, но схожесть при желании разглядеть можно. Дословно с древнегреческого «хронофаг» переводится как «буду есть время». Сочетание не совсем обычное, но оно прижилось в тайм-менеджменте и обозначает действия, которые отвлекают человека от основной деятельности, мешают выполнять работу вовремя и достигать поставленных целей. Наиболее распространённые хронофаги это:

1

Отсутствие приоритетов

Одна из наиболее распространённых причин потери времени. Неумение или нежелание выделять приоритеты, заниматься важными делами вместо неважных, очень часто становятся настоящим камнем преткновения. Этот процесс может быть как неосознанным, так и полностью осознаваемым нежеланием работать над тем, что важно и нужно в данный момент. В результате такие проволочки приводят к синдрому «заваленного стола» – состоянию дел, при котором у человека собирается кипа незавершённых или так и не начатых дел.

2

Личная неорганизованность

Не можете отыскать среди «творческого» (а по-другому и быть не может) беспорядка на столе флешку? Уже несколько минут кряду в поисках нужного файла кликаете по иконкам текстовых документов, нескончаемые ряды которых собраны на рабочем столе ПК? Это некоторые частные случаи еще одного бича многих современных людей – неорганизованности. Подверженные влиянию этого хронофага на, казалось бы, простых вещах теряют уйму времени, зачастую не замечая этого.

3

Нечёткая постановка целей

Неясные, неконкретные, неверно сформулированные цели также отбирают драгоценное время. Когда вы не понимаете над чем, зачем и как вам нужно работать – толку с такой работы будет не много. У вас могут быть стройматериалы и необходимые инструменты, но пока вы не будете знать точно, что задача состоит в возведении дома по конкретному проекту, на пути к этой цели продвинуться удастся едва ли.

4

Отсутствие самодисциплины

«Сейчас досмотрю серию и примусь за реферат», «завершу эту работу уже в понедельник» и другие возможные варианты, которые мы говорим себе и за которыми далеко не всегда следует действие – хронофаги. Уметь заставить себя делать что-либо прямо сейчас – ценный навык, но не многие люди им владеют в совершенстве. Большинство же готово откладывать, переносить, приступать к работе в последний момент, имея низкий уровень самодисциплины.

5

Нереалистичные объёмы взятой на себя работы

Желание сделать много и сразу посещало, наверное, каждого. Особенно после рождения какой-то идеи, когда хочется взяться за её реализацию немедленно. Само по себе это стремление похвально, но в его реализации чаще всего бывают прорехи: либо объём работы, который один человек не может выполнить физически, либо её разнообразие, которое заставляет метаться между разными делами и не выполнять ни одно из них хорошо.

6

Отсутствие делегирования

Хронофаг, который может рождаться из предыдущего. Когда объём работы и ответственности становится слишком большим, отсутствие делегирования приводит к тому, что человек погрязает в делах, желая всё контролировать самостоятельно. В результате страдают и дела, и время.

7

Перфекционизм

Пока один вынашивает идею, стараясь всё продумать и учесть, другой её уже реализует. Пока один создаёт прототип идеального продукта, его менее совершенный, но ранее запущенный конкурент покоряет рынок. Желание сделать всё идеально, при условной правильности такого подхода, очень часто приводит к потерям времени. Это не только хронофаг, это может быть системной ошибкой мышления.

Методы борьбы с поглотителями времени

То, что перечислено выше – лишь некоторые ловушки времени. Но и их достаточно, чтобы увидеть скольким хронофагам мы можем быть подвержены. И задаться вопросом – как научиться с ними справляться? Вот несколько советов на эту тему, которые могут пригодиться:

А

Хронометраж

Первое и главное – понять, куда уходит время. Другими словами, измерить какие конкретно действия его отнимают. Провести хронометраж можно как с помощью наручных часов и листка бумаги, так и с помощью специальных программ или мобильных приложений (например, таких как ManiacTime, если вы весь день работаете за компьютером). Всё, что нужно – в течение некоторого периода замерять время, которое тратится на разные действия. Но при этом важно фиксировать именно все действия: начали работать с таблицами Excel – отметили начало, отвлеклись на соцсети – записали начало (и конец работы с таблицами) и т.д. Это будет  не только наглядная демонстрация того, как расходуются драгоценные минуты и часы, но и способ тренировки самодисциплины. А помимо этого хронометраж ещё и поспособствует развитию привычки планировать.

Б

Планирование и приоритизация

Благодаря привычке планировать и выделять приоритеты вы сможете  добиться оптимального распределения ресурсов и сосредоточения на важных делах. Не держите список в голове – запишите. Не планируйте на день больше 2-3 важных дел. Составили список – следуйте ему. Отдавайте предпочтение делам важным и срочным, а не срочным, но не важным. В целом планирование и приоритизация помогут: конкретизировать цель, получить чёткий план, начать действовать. Именно план, а не его отсутствие, даёт большую маневренность – вы точно знаете или можете проверить что работает, а что нет, и при необходимости скорректировать его.

В

Организованность

Здесь речь идет не о педантичности, граничащей с дотошностью, а именно об организованности, которая чрезвычайно важна для современного человека. Исключение отвлечений, концентрация на текущей деятельности, правильно организованное рабочее место и структурирование занятости помогут бороться с хронофагами.

Г

Рациональное использование «временных ям»

Как бы детально всё не было продумано и спланировано, насколько организованными вы бы ни были – абсолютной защиты от ловушек времени это не гарантирует. Вы должны быть готовы к «временным ямам» – дырам в вашем распорядке. Они появляются, когда ваш партнер опаздывает на встречу, когда дольше обычного идёт совещание, когда ваша работа зависит от других. Их следует учитывать и использовать такие моменты с пользой для себя. Стоите в пробке? Позвоните родителям или утрясите детали относительно предстоящих дел с коллегами. Ждёте решение, без которого не можете начать? Не дайте прокрастинации взять верх. У вас точно найдутся менее важные дела, которыми, тем не менее, можно заняться.

Отзывы и комментарии

А как вы боретесь с ловушками времени? Какие методы/способы для этого применяете? Делитесь вашими мыслями в комментариях.

4brain.ru

Поглотители времени и тайм-менеджмент

Здравствуйте, друзья! Как думаете, много ли времени каждый день у вас уходит впустую? Как! Вы не знаете? И очень плохо. Ведь на различные отвлекающие внимание и отнимающие время факторы может запросто уходить чуть ли не четверть жизни.

Сомневаюсь, что вы так запросто готовы распрощаться с несколькими десятками лет. О том, какие вещи записал в поглотители времени тайм-менеджмент, а также о том, как научиться грамотно расходовать каждую бесценную минуту своей жизни — читайте далее.

Хронофаг — жуткий зверь, пожирающий настоящее

Данное понятие образовано от двух слов «хронос» — время и «фаг» — поглощать. Под термином понимаются те факторы, которые провоцируют совершенно бесцельное, бездарное, бессмысленное расходование времени. Причем это может быть как полное бездействие, так и занятие потенциально бесполезными вещами.

vremya-ubegaet

Список самых распространенных хронофагов

  • Социальные сети.
  • Веб-серфинг.
  • Перекуры, перекусы.
  • Дорога.
  • Телефон и электронная почта.
  • Компьютерные игры.

Расходуя на такие хронофаги минуты, дни, месяцы, вы не просто тратите время впустую, но фактически спускаете в трубу все те прекрасные возможности, которые подарила вам жизнь. То есть, добровольно скармливая хронофагам свое настоящее, вы лишаете себя пресловутого светлого будущего. Представляете, какая засада получается?!

Откуда берется эта гадость?

Хотел бы я вам сказать, что это некая сверхъестественная зараза, которая вылезает по ночам из канализации и удирает прочь, почуяв запах чеснока. Но, увы. Хронофаги появляются под влиянием полностью реального течения повседневной жизни. Иногда — по независимым от нас причинам. А иногда и благодаря нашей собственной неорганизованности, лени и бестолковости.

vremya-i-chelovek

 Основные виды хронофагов:

  •  Те, которые можно контролировать.

Это то время, которые вы расходуете совершенно осознанно и можете регулировать. Например, время, требующееся, чтобы дойти до дома с работы. Или время, которое вы отводите на уборку в квартире. В большинстве случаев только от вас зависит, потратите вы на это полчаса-час или полдня.

  • Бесконтрольные.

Это то, что от вас не зависит. Совещание задерживается, потому что начальник решил, что ланч с приятелем важнее рабочих вопросов сотрудников. Автобус задерживается, т.к. он очередной раз сломался, ибо должен был быть отправлен в утиль еще полвека назад. Образовалась многочасовая пробка, так как, видимо, все очень хорошо живут, а потому ездят на авто (ну, хоть в чем-то плюсы). Тут, как говорится, «знал бы где упасть, соломки бы подстелил», о соломке и способах борьбы с заразой чуть ниже.

  • Те, которые можно прогнозировать.

Вы практически наверняка знаете, что девушка опоздает на свидание как минимум на 20 минут. Вы точно знаете, что поездка на маршрутке займет не менее получаса. Вы знаете, что шеф по средам полдничает с корешем, поэтому нет смысла ждать, что собрание начнется вовремя.

Businessman holding back timeBusinessman holding back time

  • Непрогнозируемые.

Да кто же мог подумать, что подружка в этот раз вас вообще продинамит! 1,5 часа ожидания коту под хвост! Маршрутка также сломалась по пути (когда же обновят автопарк, блин!), поэтому пришлось ждать другую.

  •  Ваши личные хронофаги.

А это вообще отдельная история… Вы не в состоянии выполнить работу без 20 перерывов на чай/кофе/кефир, звонков приятелям, бесцельного и бесполезного, но при этом регулярного серфинга в инете, обмена приколами с коллегами и пр. В итоге, по окончании трудового дня вы с удивлением и досадой отмечаете, что не сделали и половины запланированных дел. Причем большая часть из них висит на вас еще с прошлой недели/месяца. А дела, которые нужно было сделать сегодня, очевидно, будут взяты в разработку не ранее следующего отчетного периода. Мда, жизнь — боль.

vremya

Такие пожиратели времени, с одной стороны, полностью предсказуемы и подконтрольны, но с другой — мало кто признается себе в наличии собственных монстров. А потому и воздействия на них никакого не осуществляется.

Но не стоит отчаиваться! Теперь-то мы с вами знаем, что это за чудовище такое. А значит, найдется и способ его победить.

Способы борьбы с хронофагами

Прежде всего, нужно проанализировать, на что именно у вас время чаще всего тратится впустую. Для этого составьте список хронофагов. Можете воспользоваться тем, что я привел в самом начале статьи. А дальше просто не поленитесь отмечать те периоды времени, когда вам приходится сталкиваться с этими монстрами. В инете имеются даже специальные приложения для этих целей.

Для устранения врага существуют следующие методы:

  •  Минимизация негативного воздействия тех пожирателей времени, которые вы не можете контролировать и/или прогнозировать.

Запаситесь заранее электронной или аудио-книгой, которая будет полезна для саморазвития. Отложите на такое временное «окно» важный, но не срочный звонок. Нужное, но не слишком значимое дело. Тогда вы сможете с пользой применять каждую освободившуюся минуту.

Äåâóøêà â î÷êàõ äåëàåò çàïèñü â åæåäíåâíèêå

  •  Беспощадное истребление тех монстров, которых вы сами и порождаете.

Сколько объективно нужно для уборки, поездки домой, покупки продуктов на неделю, выполнения задания босса? Вот столько и потратьте! Разумеется, выбирать нужно наиболее продуктивный подход к реализации намеченных планов. Через каждый час работы разрешаю вам делать перерывы на 15 минут. Но остальное время — только дела, только движение вперед к цели!

На все приятные, но ненужные вещи отводите строго ограниченное и полностью свободное от нужных дел время. Потом, когда вы научитесь себя контролировать, такие жесткие меры уже будут не нужны.

planirovanie-vremeni

Выявить хронофагов и взять расходы времени под четкий контроль, позволит один из основных инструментов тайм-менеджера — хронометраж.

Надеюсь, я вас достаточно напугал. И теперь вы будете внимательнее относиться к вопросу расходования времени. На моем курсе по тайм-менеджменту мы обязательно затронем данный вопрос. Я предложу несколько авторских способов борьбы с хронофагами, отработанными лично мной на практике. Плюс, помогу вам научиться грамотно их применять в своей жизни.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.

Ну, а на сегодня у меня все. Не пропустите новые публикации. Жду ваши комментарии и вопросы. До новых встреч! Ваш Юрий Окунев.

my-day.pro