Инструменты тайм-менеджмента. Основоположники тайм менеджмента

Секреты тайм-менеджмента | Интернет-издание о криптовалюте, блокчейне, стартапах ToWave.ru — новости, биржи, кошельки криптовалюты,интервью, статьи, видео

Для всех жителей нашей планеты время идет одинаково, для кого-то одинаково быстро, для кого-то медленно. Умение рационально распорядиться своим временем – тайм-менеджмент превратился в науку, ведь не зря говорят – «время-деньги».

10 февраля 2015

За один и тот же по длительности рабочий день, кто-то выполняет громадный объем работ в то время как его коллега бесцельно прозябает в интернете тратя драгоценное время на проставление лайков в социальных сетях или онлайн-игры. Еще недавно никто не знал о таком термине как – прокрастинация – постоянное откладывание важных дел на потом, таких людей очень много.

Главная задача тайм-менеджмента - это оптимизация использования рабочего и личного времени с целью повышения производительности и получения дополнительного ресурса в виде того же времени.

Сервис Time Inspector

Борьбе с прокрастинацией посвящено много проектов, первоочередная суть которых заключается в том, чтобы определить процессы которые отнимают время но не приносят пользы и исключить их из распорядка дня.

Основоположники тайм-менеджмента выделяют несколько правил которых следует придерживаться:

Больше действий, старайтесь повлиять на любую ситуацию.
Ставьте перед собой цель и делайте все для того чтоб ее достигнуть.
Правильно расставьте приоритеты.
Стремитесь к взаимной выгоде в любом сотрудничестве.
Понимайте сами и заставляйте понимать вас.
Постоянно работайте над собой, пределов совершенства нет.
Пользуйтесь дедлайнами (крайние сроки в которые нужно выполнить работы).

Если вы решились более рационально использовать свое время, то будьте готовы к тому, что на первых порах это будет непросто, вам придется бороться со своей ленью и привычным распорядком дня. Да! Вам придется делать то, что не будет приносить удовольствия – это то, через что прошли все успешные люди.

Специалисты по тайм-менеджменту признают, что один из самых успешных молодых проектов по оптимизации временных затрат - Time Inspector, его основатели подробно изучили и проанализировали множество похожих программ и приложений (Google Keep, Maniac Time, Microsoft OneNote) с целью взять на вооружение лучшие идеи и отсечь лишний функционал.

Цель разработчиков - Time Inspector – определить максимально вредные с позиции траты времени занятия и прежде всего работу с ПК и интернетом и создать приложение, которое можно было бы устанавливать на планшеты и смартфоны, ПК и ноутбуки.

Основатели проекта говорят о том, что главный враг современных людей – социальные сети и развлекательные сайты. Приложение набирает популярность среди руководителей, с помощью Time Inspector можно проконтролировать своих подчиненных, да и для самих директоров программа весьма полезна, часто бывает так, что руководитель расходует свое рабочее время менее рационально нежели рядовые сотрудники.

Time Inspector доступен для скачивания и установки для iOS, Android и Windows, приложение многофункционально, программа детально анализирует временные затраты на различные виды деятельности пользователей.

Что умеет Time Inspector:

Мониторить посещаемые сайты (резко снижается время проведенное в соцсетях, развлекательных и порносайтах)
Определять наиболее продуктивные сайты
Определять наиболее непродуктивные сайты с целью их дальнейшей блокировки
Строить графики, диаграммы, составлять отчеты.

Основатели проекта постоянно работают над повышением универсальности и расширением возможностей приложения, в планах на ближайшее будущее – сделать программу максимально полезной для корпоративного сектора. Благодаря ее использованию, крупные компании уже экономят громадное количество времени и средств.

Автор: Алина Веселова

www.towave.ru

5 приемов тайм-менеджмента | TimeStep.ru

Бывает ли, что вы задерживаетесь на рабочем месте хотя бы раз в неделю более чем на 1 час? Часто ли вы не можете выбрать, какую именно задачу стоит выполнять в данный момент? Случалось ли, что в вашем отделе (компании) 5 человек с трудом выполняют работу, с которой в аналогичном отделе (компании) справляются 3 и менее человек? Правда ли, что ваши подчиненные вечно спешат, мечутся, суетятся, но при этом все равно ничего не успевают? Вам не кажется, что количество дел, которое вам нужно выполнить, не уменьшается?

Если на вышеперечисленные вопросы вы отвечаете преимущественно «Да», значит, давно пора заняться изучением тайм-менеджмента и привести в порядок свой рабочий день, а заодно и нормализировать работу компании (отдела) в целом.

Тайм-менеджмент: дань моде или необходимость?

В наши дни тайм-менеджмент перестал быть «модным» направлением и превратился в направление полезное, в направление, без которого ни одно предприятие не может работать плодотворно. По данным международной консультационной компании «Chipin&Partner» каждый человек тратит напрасно более трети своего времени (примерно 78 дней в году) и, естественно, впустую расходуется не только личное время, но и рабочее. А потому, без внедрения тайм-менеджмента (ТМ) на предприятии не обойтись.

Люди, мало знакомые с управлением временем, иногда противятся его изучению и внедрению в компании. Им кажется, что с «приходом» ТМ им придется взять свою жизнь под жесткий контроль. По их мнению, ТМ — это поминутное планирование каждого шага, а задача тайм-менеджмента — приучить каждого к строжайшему порядку. Ведь чем больше порядка — тем выше будут результаты.

На самом же деле бояться тайм-менеджмента не стоит: это не наказание за плохую работу, а скорее «гуманитарная помощь», благодаря которой жить станет легче. Планирование, которого все так боятся, является далеко не единственным приемом тайм-менеджмента и само по себе, без изучения других методов управления временем, результатов не даст.

Так что же включает ТМ? О 5 важных приемах тайм-менеджмента читайте ниже.

Первый прием ТМ

Первым приемом тайм-менеджмента все же стоит назвать упомянутое ранее планирование. Главная цель планирования — сократить количество времени, которое человек тратит на работу и, соответственно, высвободить как можно больше свободных часов.

Планировать рекомендуется в 2 этапа. Вначале следует составить список дел, которые необходимо выполнить, а потом определить приоритетность каждого из них. Определение приоритетности — наиболее сложный и важный этап планирования. Обычно для его воплощения используют методы, основанные на принципе Парето: 20% дел приносят 80% результатов, а 80% дел приносят только 20% результатов.

Метод «ABC-анализа». Согласно данному методу все задачи согласно важности можно разделить на А, В и С. А-задачи — это наиболее важные дела, выполнение которых отнимает всего 10% времени. Значимость А-задач в итоговом результате составляет аж 70%, т. е. начинать реализацию планов стоит именно с них. В-задачи — это задачи средней важности, их вклад в итоговый результат составляет 20% и времени на их выполнение уходит столько же (20%). С-задачи — это наименее важные дела, отнимающие 70% времени и приносящие только 10% результата. При сильной загруженности от их выполнения стоит вообще отказаться.
Методика расстановки приоритетов по «матрице Эйзенхауэра». Согласно данной методике все дела делятся на 4 типа приоритетности: А — и важные, и срочные; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.

Не стоит жалеть время на планирование и утверждать, что вам и так дорога каждая минута. Чем тщательнее будут продуманы планы, тем меньше времени уйдет на их реализацию. По мнению экспертов около 60% времени должно быть четко распланировано. Еще 20% должны оставаться «про запас», на случай возникновения непредвиденных ситуаций и, наконец, оставшиеся 20% следует отдавать свободной творческой деятельности.

Второй прием ТМ

Вторым важным приемом ТМ является умение правильно общаться с окружающими. Сюда можно включить и способность делегировать свои полномочия в нужный момент, и умение отказывать сотрудникам и подчиненным, и умение сдерживать себя и не стараться переубеждать людей в чем-либо.

Третий прием ТМ

Третьим важным приемом считается умение выполнять неприятные дела. Ведь, согласитесь, с таковыми время от времени сталкивается каждый. Эксперты по ТМ утверждают. Что начинать выполнение неприятных дел стоит с самого утра, в противном случае их можно вообще не выполнить. А если с самого утра сделать дело, которое не по душе, то:

можно до конца дня заниматься приятными делами;
можно почувствовать удовлетворение собой и тем самым «включить» энтузиазм на весь оставшийся день;

можно достичь хороших результатов в работе: ведь неприятное дело может быть очень даже важным и его невыполнение или несвоевременное выполнение чревато нехорошими последствиями.

Четвертый прием ТМ

Еще одним важным приемом ТМ является умение правильно работать с информацией. В нашем обществе принято считать, что чем большим количеством информации мы владеем, тем больше задумок мы сможем реализовать. Но это не совсем верно: информация — информации рознь. Очень важно отфильтровывать информацию по качеству и не загружать голову сведениями, которые впоследствии не пригодятся или которые не несут в себе ничего полезного.

Также стоит помнить, что наше сознание способно полноценно воспринимать только один объект одновременно. Важная задача №1 — научиться сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент. Важная задача № 2 — научиться переключать сознание с одного дела на другое: не выполнять 2 дела сразу, а именно переключаться. От долгой монотонной работы мозг человека устает и начинает работать менее продуктивно, поэтому переключение помогает «подпитаться энергией». Скакать туда-сюда тоже не стоит, эксперты по ТМ советуют делать больше крупных переключений и поменьше мелких.

Пятый прием ТМ

Пятым приемом тайм-менеджмента является умение чередовать работу с отдыхом. Думаете, чем больше вы будете работать, тем выше будут итоговые результаты? Далеко нет. Чем больше вы будете работать, тем больше вы будете уставать, а соответственно, тем меньше правильных решений сможет выдавать ваш мозг. А чем больше неправильных решений — тем хуже результат.

Человек нуждается в отдыхе, а потому очень важно грамотно распределять время и не «забивать» день делами «от и до», а выделять разумное количество времени и на дела и на отдых от них.

Все перечисленные приемы важны, но личный комфорт гораздо важнее. А потому, если какой-то из приемов вам не подходит, нужно подстроить его под себя. К тому же, данные приемы — это далеко не все, что предлагает тайм-менеджмент. При его детальном изучении вы наверняка отыщете приемы, подходящие вам идеально.

timestep.ru

Инструменты тайм-менеджмента

Почти каждый руководитель может столкнуться с проблемой нехватки времени, которая впоследствии может стоить немало потраченных нервов. В статье мы расскажем вам, что такое управление временем (тайм-менеджмент), и рассмотрим инструменты тайм-менеджмента. С их помощью вы сможете повысить продуктивность и результативность.

Инструменты тайм-менеджмента

Какие усилия понадобятся

Тайм-менеджмент начинается с саморазвития личности, которая хочет улучшить продуктивность своей работы. Поэтому важно соблюдать следующие нормативы:

Ежедневная установка ориентира (список дел и задач, поставленных на сегодня).
Распределение задач (указать приоритетность поставленных задач).
Расчет необходимого времени на каждую задачу из списка.
Внесение заметок о готовности с указанием потраченного времени в списке.

Как показывает практика, умение организовать свой день оказывает положительное влияние не только на бизнес, но и на быт. Освободившееся время можно направить на отдых, семью и друзей.

Чем поможет

Инструменты планирования помогают вам в решении ряда важных задач:

Достичь цели.
Сделать это быстрее соперников.
Развиваться в различных сферах.
Тратить минимум времени на выполнение задачи.
Тратить максимум времени на отдых, семью и любимые дела.

Вы задумывались, как часто вас посещает гнетущая мысль о нехватке времени? Специально для таких случаев разработаны инструменты планирования, которые подскажут вам, с чего стоит начать планирование времени и на что обратить внимания. Овладев нехитрыми навыками, вы не будете торопиться с дедлайнами, опаздывать на деловые встречи и испытывать из-за этого стресс. Вы автоматически повышаете свою производительность! Здорово, не правда ли?!

Инструкция по внедрению

Планирование рабочего дня может стать вашим стилем жизни. Для этого первым делом необходимо установить, каким делам вам необходимо уделить внимание, а каким – нет.

Далее необходимо выявить пробелы в своем рабочем дне, то есть на что зря уходит время: избыточный интерес к ленте новостей, чаепитие, болтовня с коллегами, игры или даже перекуры. Если вы хотите расти как личность и профессионал, с пустой тратой времени придется расстаться.

Если вы хотите расти как личность и профессионал, с пустой тратой времени придется расстаться.

После того как вы поняли, на что уходит бесценное время, необходимо поставить цель. Это планка, к которой вы будете стремиться несмотря ни на что. Без цели проект тайм-менеджмента обойтись не сможет. Если же перед вами стоит несколько целей, необходимо расставить приоритеты. Если цель недостижима в ближайшей перспективе, разбейте ее на несколько промежуточных.

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Он может быть как бумажным, так и электронным (например, в виде приложения для вашего смартфона). Даже если вы умеете говорить людям «НЕТ», необходимо оставлять в плане на день хотя бы пару свободных часов для форс-мажорных обстоятельств. Другу понадобилась помощь или супруга не успела забрать ребенка из школы – без этого никуда не деться.

Чем помогли Великие

Не случайно, среди родоначальников тайм-менеджмента крупнейшие деятели: политики и ученые, чья бережливость к вопросам времени особенно значима. Разберем приемы некоторых из них:

Планирование времени по Франклину. Известный всем Бенджамин Франклин, изображенный на стодолларовой купюре, разработал систему, «направленную вперед». Нужно определить для себя глобальную цель и разделить ее на этапы, необходимые для достижения, от сегодняшнего дня до финальной даты. Франклин, к примеру, разработал такой план в 20 лет и на всю жизнь. Подробнее о методе здесь.
Матрица Эйзенхауэра. Еще одна президентская методика. Дуайт Эйзенхауэр, он же 34-й президент США, разработал вполне простой, но эффективный способ планировки времени на каждый день. Делим лист бумаги на четыре части: А – срочные и важные дела, Б – важные, но несрочные, В – неважные, но срочные, Г – неважные и несрочные. Все запланированные дела на день распределяем по колонкам и придерживаемся плана!
Метод Парето. Метод был разработан на основе работ итальянского инженера, экономиста и социолога XIX века, обнаружившего, что 80% результата дают не более 20% усилий, и наоборот. Это популярный метод оптимизации деятельности. Выбираем только минимум ключевых действий для достижения результата. «Отсеяв» лишнее, вы не тратите время и силы на решение и анализ ненужных задач.

На заметку

Для успешного развития «привычки» тайм-менеджмента используйте инструменты планирования, начинающиеся со слова ВСЕГДА:

Составляйте план на будущий день, он выделит задачи первостепенной важности и не позволит упустить что-то ценное из виду.
Откладывайте или оставляйте за порогом кабинета дела, способные отвлечь.
Все рабочие вопросы, совещания и планерки совершайте в четко назначенное время.
Определите часы, когда ваша производительность достигает максимума, и планируйте на этот отрезок времени самые сложные дела.
Оставляйте временной запас каждый день и развивайте умение оперативно вносить правки в план.

Составляйте план на будущий день, он выделит задачи первостепенной важности и не позволит упустить что-то ценное из виду.

Итоги

Не важно, какую теорию по внедрению тайм-менеджмента в свою жизнь вы выберете. Важно осознать, что вам это нужно. Без желания, старания и стимула любая теория так и останется теорией, и только жажда достижения цели переводит теорию в успешную практику!

zhazhda.biz

Основные методы тайм-менеджмента

«Тайм-менеджмент» - совокупность методик, ориентированных на решение проблем, связанных с вопросом рационального использования рабочего времени. Однако не стоит утверждать, что тайм-менеджмент строгий свод правил, который поможет максимально рационализировать свой рабочий процесс и рабочий день своих подчиненных. Таким образом, тайм менеджмент есть ни что иное как совокупность общих методов и рекомендаций, которые следует применять в индивидуальном порядке к конкретному человеку и к конкретной организации.

Основатель школы научного управления Фредерик Тейлор является одним из родоначальников философии тайм-менеджмента, он установил хронометраж трудовой деятельности. Также, к отцам основателям можно отнести Генри Форда, который, благодаря введению на производстве конвейера, смог сократить время сборки автомобилей, уменьшил расход времени рабочих, тем самым сделав их деятельность более специализированной.

В нашей стране одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы.

Анализ использования временного ресурса

В случае если руководитель решил всерьез заняться проблемой неправильного распределения времени, первым его шагом должен стать анализ использования временного ресурса. Он выявит временные потери, покажет плюсы и минусы практикуемого рабочего стиля. Такой анализ будет полезен, если руководитель не понимает, на что тратиться рабочее время, и не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Для анализа проблемы необходимо правильно вести учет времени. Самый эффективный способ учета времени - ведение записей. Также, полезно будет использовать для этих целей компьютер.

Время, затраченное на работу можно учитывать в таблицах, где учтены следующие критерии:

вид деятельности – для определения вида деятельности;
время начала и окончания соответствующего вида деятельности;
длительность соответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

Необходимо учитывать время непосредственно в процессе работы, так как если делать эту операцию потом, можно забыть и упустить важные детали. В результате анализа становятся видны сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Чтобы процесс был наиболее эффективен, необходимо ответить на следующие вопросы:

Насколько проделанная работа была необходима? В случае если 10% рабочего времени потрачено на неважную работу, стоит обратить внимание на расстановку приоритетов.
Насколько оправданы затраты рабочего времени? В случае, если 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе.
Было ли целесообразно выполнение работы? Если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации.
Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени.

С помощью такого нехитрого анализа можно выявить факторы потери рабочего времени, а также разного рода ошибки в использовании рабочего времени. Далее нужно определить причины неудач, создать стратегию борьбы с ними с учетом индивидуальных особенностей ситуаций.

studfiles.net