Основные принципы тайм-менеджмента в работе мастера. Тайм менеджмент фото
Time Management Фотографии, картинки, изображения и сток-фотография без роялти
Вектор
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#43903959 - Young entrepreneur sitting in the office and looks confused with..
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#51228549 - Time management banner. Efficient use of time for implementation..Вектор
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#54325079 - Man carrying dollar sign and running after alarm clock of running..
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#47506354 - Alarm clock - time managementВектор
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
Вектор
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#51026632 - Timetable vector icon. Style is bicolor flat circled symbol,..Вектор
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#50857485 - Flat design vector business illustration. Concept of effective..Вектор
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#40457928 - Business management concept flat illustration. Office man with..Вектор
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#47505495 - young businessman relaxing sitting in the office
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
#60888722 - Time Management Duration Interval Graphic Concept
Похожие изображения
Добавить в Лайкбокс
ru.123rf.com
Тайм менеджмент в Excel планирование рабочего времени на основе системы
Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем
Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,
ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.
Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.
Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот
За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.
Начнем с месяца: В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).
Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.
Список результатов на ближайший месяц - это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.
Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта - это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.
При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.
Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю. Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).
После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.
Планирование рабочего времени - Тайм-менеджмент в excel и на бумаге - важные моменты:
1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели - это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.
2. Составлять план следующего дня накануне вечером - ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром - обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.
3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом - вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.
4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.
При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:
- ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
- ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
- КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)
Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента
Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.
Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».
Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу "Книга", тогда задача: читать по 30 страниц в день
И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.
Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата: 1. книга прочитана до конца месяца 2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения 3. полезные идеи внедрены в жизнь
задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу "поиска новых клиентов" задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи задача к п.1. читать по 30 страниц в день задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения
А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.
Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА - как широко шагатьЭффективность рабочего времени и приоритет задач
Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка
© Разрешено и приветствуется, если вы поделитесь ссылкой на статью в социальных сетях или в своем блоге. Копирование и размещение статьи на других порталах только с письменного согласия автора [email protected]
wintobe.ru
Виды тайм-менеджмента. Часть 1: «Дискретные» и «аналоговые», электронные и бумажные.
Михаил Казанцев Писатель, иллюстратор, коуч, физик-экспериментатор, магистр психологии. Рисует ироничные карикатуры. Разработал систему визуального анализа ситуаций Visual Tools. Убежден, что саморазвитие начинается с критического взгляда на существующие правила и мемы. Создатель блога «Процветание. Новый взгляд», где рассказывает о том, как сформировать свою уникальную ситуацию процветания. Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.
Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.
Вот общая схема категоризации тайм-менеджмента.
«Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента
В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».
«Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.
«Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.
Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.
Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.
Или обычный ежедневник. Просто берете и пишете, что вы хотите сделать завтра. Отмечаете дела, привязанные ко времени… И все! Процесс пошел.
Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.
А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.
Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.
Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.
Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.
Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.
Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:
· Pomodoro
· FlyLady
И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие, с одной стороны, больше сделать, а с другой, меньше уставать и меньше сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.
Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.
Среди них можно выделить три основных направления
Первое из них концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.
Второе направление главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.
Третье направление очень похоже на второе. Но вместо ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.
Естественно, возможна любая комбинация из этих трех направлений.
Практическое задание
1. Какая из систем управления своим временем и задачами Вам ближе: дискретная или аналоговая? Попробуйте ответить на вопрос «почему»?
2. Если вы пользуетесь дискретной системой, попробуйте несколько дней пожить с аналоговой системой. И наоборот, если вы предпочитаете аналоговую. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
3. Если вы используете самые простые методы для ведения своего тайм-менеджмента, попробуйте некоторое время переключиться на более глобальные и комплексные. Если вы уже работаете с такими системами, поживите несколько дней в «святой простоте» обычных календарей, списков дел и переключении между задачами.
Типы тайм-менеджмента по способу реализации
Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.
В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.
Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.
В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:
• «Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная система, которая позволяет реализовывать крупные проекты.
• Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.
В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.
В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:
• Простейшие списки дел и задач.
• Календари.
• Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.
• Системы управления проектами.
• Электронные Канбан доски.
• Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.
• И многое другое…
Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.
Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.
Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.
Практическое задание
Попробуйте, ради эксперимента и расширения собственного опыта, «изменить» своей привычной системе управления временем. Если вы используете бумажные планировщики или ежедневники, воспользуетесь программными решениями и гаджетами. Если вы предпочитаете электронный тайм-менеджмент, попробуйте вернуться в архаику и использовать только бумагу и ручку. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используйте этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
Вы прошли третий этап марафона. Что будет дальше?
Это можно увидеть на ментальной карте:
Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты ваших экспериментов с тайм-менеджментом.
Вы можете:
— Публиковать их в комментариях
— Отправлять их мне на почту: [email protected]
Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.
Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.
Все публикации и задания марафона – в разделе «Проекты»: http://interesno.co/projects/ff161c3a73b4
Саморазвитие #Тайм-менеджмент
interesno.co
Основные принципы тайм-менеджмента в работе мастера – Ярмарка Мастеров
Тайм-менеджмент или управление временем - очень важная способность, которая является одним из определяющих факторов успешности в любой работе, в том числе и в в нашей с Вами. В этой статье я бы хотела затронуть основные базовые принципы этой системы, которые могут помочь сделать работу более эффективной и результативной.
Итак,
1.Планирование времени.
Каждый день очень полезно начинать с плана. Этот план обязательно должен быть "записан" - на бумаге, в ежедневнике или в смартфоне - это не важно, главное, что не "в уме". Когда мы планируем дела только лишь у себя в голове, особенно это касается тех людей, которым не привычно заниматься эти регулярно и систематически, мы уже на подсознательном уровне уменьшаем перед самими собой уровень ответственности за выполнение этих дел.
Планы и дела проще всего делить по их масштабности - краткосрочные - на день, среднесрочные - на неделю, долгосрочные - месяц-год. Все долгосрочные планы должны быть поделены на четкие среднесрочные задачи, а они, в свою очередь, на краткосрочные. Проще говоря, если вы хотите, скажем, хорошо подготовиться к новогоднему сезону, то внесите этот пункт в свой долгосрочный план действий. Обдумайте, что из себя должна представлять подготовка, с какими работами и в каком количестве вы хотите "войти" в сезон, составьте среднесрочный план - сколько таких работ нужно будет подготовить еженедельно или ежемесячно, чтобы выполнить этот план. Затем можно переходить к краткосрочному планированию - на день - сегодня нужно съездить за материалами, завтра начать делать и сделать то-то и столько-то. Задачи, разумеется, стоит ставить реальные и выполнимые. "Выполнимость" очень удобно отслеживать ретроспективно, анализируя свои записи за предыдущие дни и недели, внося необходимые коррективы - если вы решили непременно делать по 10 чудес в день, но день за днем, как ни стараетесь, не достигаете этого количества или же начинают страдать другие, тоже очень важные дела из плана - очевидно, что нужно вносить коррективы в свое планирование и вы либо перегнули палку, ставя себе задачи, либо не замечаете каких-то "вредных" раздражителей, мешающих достигать этих целей.
2. "Пожиратели" времени.
Это то, чем грешен почти каждый из нас. У всех пожиратели времени свои, но объединяет их то, что это всегда бесполезные занятия, не приносящие ничего, кроме как истребляющие время. Я не имею в виду отдых в данном случае, хотя отдых тоже полезно научиться планировать. Я, например, сделав все дела в магазине, порою склонна начать "зависать" и "затуплять" тут, на Ярмарке. Бесцельное блуждание по журналу, чередующееся с обновлением своей страницы, почтового ящика иногда может затянуться на час и более. При этом для меня это не есть отдых, потому что до этого, здесь же, на сайте, я занималась работой и не происходит психологического переключения и осознания окончания работы. Вот и получается, что ничем полезным уже не занимаюсь, а отдыхать - отдыхаю. Для меня это самый настоящий пожиратель времени.
Для начала, чтобы перейти на постепенное исключение пожирателей времени из своего дня, можно выделять на такую деятельность специальное определенное время, непременно после выполнения всех дел из дневного плана. Постепенно это время можно сокращать. Согласно одному интересному исследованию, на выработку любой привычки у человека уходи в среднем 66 дней. То есть контролируя себя чуть более двух месяцев, вы постепенно сами собой потеряете интерес к своим "пожирателям" времени.
Если вы точно не знаете, что именно бесполезно истребляет ваше время, попробуйте записывать эти вещи, каждый раз, как "засечете" их - список, возможно, получится немаленький.
3. Расстановка приоритетов.
Дела в свой дневной план, согласно принципам тайм менеджмента, нужно расставлять в порядке приоритета. Он формируется следующим образом. Первыми нужно ставить те дела, которые можно охарактеризовать как важные и срочны. Затем, те, которые являются срочными, но не очень важными, за ними - важные, но не срочные и, наконец, не важные и не срочные. То есть, например, я бы расставила приоритеты так: сначала выполнение заказа для покупателя, затем какие-то дела по подготовке планируемого мастер-класса или публикации, потом можно осмотреться в своем блоге, ответить на комментарии, подкорректировать описания работ и прочее и, наконец, дать себе время на эскиз какой-то новой идеи или дизайна, который маячит в голове или съездить в магазин за интересными материалами. Ну, это опять-таки, просто личный пример.
Помните, что выполняя свой план, надо придерживаться приоритетного порядка дел и не переходит менее срочным и важным, не закончив более важные и срочные.
Конечно, случаются форс-мажоры, новые дела могут появляться внезапно, для этого стоит оставлять несколько "зазоров" в своем графике, дела можно менять или отодвигать, если изменяется их приоритет в ходе дня или недели.
4. Отдых и личное время.
Об этом тоже нельзя забывать, составляя свой план. От эффективности отдыха зависит эффективность работы. Из времени на отдых можно формировать упомянутые в прошлом пункте "зазоры". Отдых тоже имеет свою классификацию - от пары минут передышки раз в час до обеденного перерыва и своевременного окончания рабочего дня. Учитывайте это время, записывайте, как пункты плана, если хотите, но главное не заполнять время отдыха или обеда тем, о чем упомянуто в пункте про "пожирателей" времени.
5. Держите мастерскую и компьютер в чистоте.
Это тоже очень влияет на эффективность расходования времени. Всегда сложно найти что-то нужное и даже просто сконцентрироваться на работе, если вы работает среди беспорядка и кучи хлама. Систематизируйте свои материалы, уложите все в красивые коробочки-ящички-шкафчики, подумайте, как сделать это функционально и не забывайте прибираться в конце каждого рабочего дня.
6. Деление сложных задач на простые.
Любое на первый взгляд невыполнимое дело теряет остается таковым, пока не найдешь способ поделить его на ряд простых и ясных задач. Поэтому не стоит записывать в свой график дело, которое не понятно как делать и сколько на это уйдет времени. Пишите только те дела, о которых вы хотя бы приблизительно можете сказать, сколько на них уйдет времени. Например, у меня в голове есть идея сшить сложный по конструкции рюкзак. Я даже не знаю точно, смогу ли сделать это за день или за два. Поэтому бессмысленно записывать его пошив как пункт плана. Гораздо удобнее и полезнее будет занести выполнение этой задачи как ряда подзадач - рассчитать выкройки, раскроить материал, выполнить пошив сверх накладных элементов и тому подобное. Сколько времени займет каждое из этих дел - я уже примерно могу себе представить и, таким образом, могу прикинуть общее время и последовательность действий, необходимое для изготовление рюкзака. И да, это будет не один день, кажется.
7. Мотивируйте себя.
Планируя и выполнения каждое дело из списка, думайте, прежде всего, о его результатах. Меня наверно сейчас просто закидают тапками, но я с детства привыкла снисходительно относиться к фразе "главное не победа, а участие". Я считаю, что этим можно только утешить ребенка, не выигравшего в конкурсе, а для взрослых, занимающихся делом, особенно, своим делом, людей - это путь к тому, чтобы стать неудачником. Главное в делах - результат, то есть победа. А участие без этой победы - лишь впустую потраченное время. Конечно, в каждом деле победа может быть разной, а иногда есть несколько исходов дела, которые можно считать победой. Главное, четко определить для себя, что именно в этом деле будет хорошим результатом, а что плохим. И стремиться к хорошему, меняя свой подход и анализируя ситуацию в случае его недостижения.
На этом все, хотя тема и не исчерпана, тайм-менеджмент - объемная и непростая наука, об этом целые книги пишут. Спасибо за внимание, всем эффективных и результативных дел.
www.livemaster.ru
Карта жизни — новый инструмент тайм-менеджмента
Максим Денисов Линейный руководитель на производстве. Четыре года увлекаюсь тайм-менеджментом. Все изученные методы испытываю на себе и анализирую, чтобы найти или создать лучшие и вытащить себя из обыденности и лени, как барон Мюнхгаузен вытащил себя из болота. Тайм-менеджмент — это миф, он не работает потому, что не приближен к реалиям конкретного человека – утверждает Карсон Тейт в своей книге «Работай легко».
Я пришёл к такому же выводу. Тайм-менеджмент — это набор инструментов. Однако, даже владея инструментами, ты автоматически не становишься мастером. Нужно понимать, какой инструмент куда применить, а есть ещё разновидности инструментов. А многим половина инструментов вообще без надобности.
И пока ты сам не поймешь, что тебе нужно для повышения эффективности, а главное — для чего тебе нужно становиться эффективным, все методики тайм-менеджмента будут копанием ямы в песке.
Изучать инструменты тайм-менеджмента, не понимая, для чего они нужны — трата времени, а не экономия. Нужна основа, которая покажет зачем ставить цели, для чего составлять планы, почему нужно уметь делегировать и вообще, что делать и с кем общаться.
Что вы делаете, когда приходите в незнакомое место? Первое время копируете действия тех, кто там находится. Придя впервые в секцию бокса, вы будете переодеваться там, где переодеваются все. Бегать так, как бегают все. Здороваться так, как здороваются все. Через некоторое время вы понимаете на подсознательном уровне что к чему и начинаете проявлять свою индивидуальность.
Жизнь сложнее и многограннее спортивной секции, но многие до конца жизни ведут себя так, будто впервые оказались в незнакомом месте.
Чтобы быстрее сориентироваться в этой жизни я предлагаю немного её упростить, а именно – составить карту жизни. И, проведя анализ, решить – в каком направлении двигаться и какие инструменты из арсенала тайм-менеджмента изучать.
1. Взгляд со стороны на вашу жизнь. Можно увидеть какие стороны нашей жизни обделены вниманием и почему. Причины могут быть разные: отсутствие целей, отсутствие нужных знаний и навыков или отсутствие инструментов.
2. Возможность проактивного изменения жизни.Обычно наше внимание сосредоточено на проблеме, актуальной для нас в данный момент. Оно направлено в тот квадрат, из которого нам грозит опасность. Мы действуем реактивно, не понимая корня проблемы. Иногда даже бездействуем в ожидании проблемы, потому что не привыкли действовать, не имея её перед собой. С помощью карты вы фокусируете внимание на том, что для вас действительно важно. А как известно, «куда направлено наше внимание, то и улучшается».
3. Фундамент, базируясь на котором можно прожить успешную жизнь.
4. Ощущение контроля.Было бы наивно утверждать, что с помощью карты вы сможете контролировать жизнь с её мгновенными изменениями. Но когда вы заполните карту, поймете, где вы находитесь, и решите, куда планируете двигаться, вы почувствуете уверенность, поскольку будете действовать уже не вслепую.
5. Объяснение причин ваших действий или бездействия.С помощью карты вам будет легче выстраивать диалог с окружающими. Точнее, сначала станет тяжелее, потому что они не готовы к вашему чудесному изменению. В дальнейшем вы сможете объяснять все свои действия вашими целями и задачами.
Карта жизни
Если упрощённо, то усовершенствованное колесо жизненного баланса выглядит так (уверен, вы с ним уже знакомы).
Карта состоит из шести уровней:
· Я
· Окружение
· Профессия
· Отдел
· Организация
· Общество
Каждый уровень делится на четыре квадрата. На каждом уровне они называются одинаково.
- Квадраты №№ 1, 5, 9, 13, 17, 21 называются «Зачем и почему именно так?» В них – цели и принципы уровня. То, для чего вы находитесь на каком-либо уровне. Эти квадраты как фильтр, помогают отсеять ненужную информацию и неважные задачи.
- Квадраты №№ 2, 6, 10, 14, 18, 22 называются «Что и как?» В этих квадратах располагаются ваши задачи, относящиеся к конкретному уровню (процессы, проекты). Они также помогают отсеивать неважные задачи, а важные выполнять наиболее эффективным способом.
- Квадраты №№ 3, 7, 11, 15, 19, 23 называются «С кем? (Кто?)» В этих квадратах будут люди с их особенностями. Данные квадраты нужны, чтобы понимать – с кем вы контактируете. Человек – существо социальное. Мы довольно много времени отводим общению, которое может экономить время, а может расходовать. Может вырабатывать адреналин (гормон страха), а может окситоцин (гормон удовольствия).
- Квадраты №№ 4, 8, 12, 16, 20, 24 называются «Чем?» В этих квадратах расположены средства производства (ресурсы, инструменты). Понимание принципов работы оборудования и особенностей ресурсов сэкономит значительное количество времени. А постоянная модернизация позволит быть всегда впереди.
Теперь давайте рассмотрим их подробнее и с примерами, чтобы стало немного понятнее.
Уровень «Я»
Уровень управления своим телом, своими знаниями и навыками, своими действиями.
- Квадрат №1. «Зачем и почему именно так?». Я бы назвал его «смысл жизни».
В этом квадрате находится цель вашей жизни и ваши жизненные принципы.
Пример цели: придумать лекарство от рака.
Пример принципов: одна задача за один раз, сначала важное, потом всё остальное и т. д.
- Квадрат №2. «Что и как?». Действия для роста и развития.
В этом квадрате будут действия для движения вперёд, к цели: отдых и восстановление, правильный сон, правильное питание, составление планов, обучение, повышение навыков.
- Квадрат №3. «С кем? (Кто?)». Понимание себя.
Ваши знания, ваши навыки, ваш характер, ваше самочувствие, ваши эмоции, ваши сильные и слабые стороны.
- Квадрат №4. «Чем?». Ваше главное средство производства — ваш организм.
Что для него полезно? Что вредно? Как за ним ухаживать? Как его развивать? Что полезнее: решение кроссвордов или решение задач, книги или телепрограммы, бег или йога?
Уровень «Окружение»
Уровень взаимодействия со своим ареалом.
- Квадрат №5. «Зачем и почему именно так?». Смысл жизни в социуме.
В этом квадрате будут цели более низкого порядка. Что вам нужно достичь, чтобы окружающая обстановка помогала вам добиться вашей цели жизни?
Примеры целей: вырастить сына, построить дом, съездить в отпуск с семьёй.
- Квадрат №6. «Что и как?». Действия для жизни.
Общение с друзьями и близкими, работа по дому, хобби, воспитание детей, ремонт квартиры, заправка машины и т.д.
- Квадрат №7. «С кем? (Кто?)». Понимания своего окружения.
С кем вы постоянно контактируете? Семья, друзья, соседи. Кто они? Дни рождения, привычки, черты характера, предпочтения.
- Квадрат №8. «Чем? Инструменты для жизни».
Что вам нужно чтобы добиваться поставленных целей? Квартира, машина, удочка, теннисная ракетка, компьютер, планшет, яхта.
Уровень «Профессия»
Уровень достижения карьерных целей.
- Квадрат №9. «Зачем и почему именно так?». Смысл работы.
Ваши карьерные цели и принципы, которых вы придерживаетесь в работе.
Пример цели: должность коммерческого директора.
Примеры принципов: проверка почты два раза в день, война войной, а обед по расписанию и т. п.
- Квадрат №10 «Что и как?». Действия, приносящие прибыль.
Ваши задачи в работе. Процессы, проекты. Согласно должностным обязанностям и не только.
Отчёты, заявки, продажи, изготовление.
- Квадрат №11. «С кем? (Кто?)». Я — профессионал.
В данном случае тоже вы, только как профессионал. Ваши профессиональные знания и навыки, сильные и слабые стороны.
Знание технологических процессов, свойств металлов, техники продаж, навык коммуникации, знание компьютерных программ и прочее.
- Квадрат №12. «Чем?». Инструменты для работы.
Средства производства результата: рабочий стол, станок, компьютер, визитки, буклеты, автомобиль, табельное оружие, жезл регулировщика.
Уровень «Подразделение»
Уровень управления подразделением. (Если вы руководитель).
- Квадрат №13. «Зачем и почему именно так?». «Как здорово что все мы здесь сегодня собрались!».
Цели и принципы вашего подразделения.
Пример цели: увеличить объём продаж на 10%.
Примеры принципов: брать трубку телефона в течении трёх секунд, предлагать пирожок в дополнение к заказу, все внешние поверхности после ремонта должны быть покрашены и т. п.
- Квадрат №14. «Что и как?». Что должны делать подчинённые.
Задачи подразделения. Какие процессы, проекты выполняет ваше подразделение? Чистка оборудования, плановый ремонт оборудования, аварийный ремонт оборудования, изготовление запасных частей, изготовление узлов агрегатов, подача заявок на закупку материалов. Как они выполняются? Последовательность работ, ответственные, инструкции.
- Квадрат №15. «С кем? (Кто?)». Моя команда.
Ваш персонал. Сколько человек в вашем подразделении? Кто они? Их цели, мотивы, знания, навыки, семейное положение, черты характера. Зная всё это, можно ставить задачи точнее, а контролировать работу меньше.
- Квадрат №16. «Чем?». Средства производства подразделения.
Оборудование вашего подразделения: станки, компьютеры, автомобили, рекламная продукция и т. д.
Уровень «Организация»
Уровень интеграции вашего подразделения в организацию.
- Квадрат №17. «Зачем и почему именно так?». Для чего или кого работает организация?
Цели и принципы организации.
Пример цели организации: повышение уровня качества.
Примеры принципов: клиент всегда прав, не принимай брак, не делай брак, не передавай брак, и т. п.
- Квадрат №18. «Что и как?». Что из происходящего в организации влияет на производительность.
Задачи организации, касающиеся вашего подразделения: контроль качества, совещания, обучение, взаимодействие с другими подразделениями.
- Квадрат №19. «С кем? (Кто?)». Руководители и коллеги.
Люди, с которыми вам приходится контактировать в рамках организации: руководители верхнего уровня, руководители и работники смежных подразделений, подрядчики.
- Квадрат №20. «Чем?». Конкурентные преимущества и прочее.
С помощью чего организация добивается своих целей? Организационная структура, технологии, оборудование.
Зная и понимая всё это, вы сможете легче интегрировать своё подразделение в организацию, выполнять задачи быстрее и вносить предложения по улучшению процессов.
Уровень «Общество»
На этом уровне мы интегрируем себя в общественную деятельность.
- Квадрат №21. «Зачем и почему именно так?». Почему мы живём не в лесу?
Наши цели и принципы относительно общества.
Примеры целей: признание, изменение ситуации в мире, игнорирование.
Примеры принципов: уступать место старшим, никогда не подавать в переходах, всегда благодарить за помощь.
- Квадрат №22. «Что и как?». Как мы меняем мир вокруг нас?
Общественная деятельность: выборные должности (старший по дому), волонтёрство. Религия. Долг родине. Выборы.
- Квадрат №23. «С кем? (Кто?)». Кто все эти люди?
С кем вам приходится общаться и о ком вы должны знать, чтобы успешно достигать своих целей? Мэр, кандидаты в президенты, жильцы.
- Квадрат №24. «Чем?». Инструменты взаимодействия с обществом.
Маркетинг, средства коммуникации, средства массовой информации, документы, законы.
Как пользоваться картой
1. Заполнить все квадраты.
2. Решить с какого квадрата начать изменение собственной жизни.
Если вы знаете о своих проблемах, начните с тех квадратов, к которым они относятся.
Например, самая частая проблема, из-за которой начинают осваивать тайм-менеджмент — нехватка времени. Но дефицит времени — это следствие, причиной может быть большое количество задач (квадрат №10), большое количество контактов (квадраты 7,15,19, 23), каждый из которых отнимает время. А также отсутствие навыков (квадрат №3) или инструментов (квадрат №12).
Если не знаете — доверьтесь интуиции, а лучше спросите близких и коллег о ваших слабых местах.
3. Приблизить квадрат, которым вы решили заняться, и рассмотреть его под увеличительным стеклом.
Например, квадрат №10. Какие это задачи? Сколько их? Откуда они появляются? Типы задач (процессы, проекты, нештатные ситуации). И так далее.
4. Решить, что можно улучшить.
В случае с задачами, во-первых: нужно уменьшить поток входящих задач, поставив заслон из целей, принципов и понимания собственных обязанностей. Во-вторых: уменьшить количество существующих: не выполнять, делегировать, вернуть хозяину и т.д.
5. Улучшить.
6. Перейти к следующему квадрату.
7. Повторять до бесконечности.
Дополнения
1. Глядя на карту, можно увидеть взаимосвязи между квадратами (указаны стрелками).
«Что и как?» зависит от «Зачем?». Вполне логично, что действия зависят от целей.
«С кем?» зависит от «Что и как?». От того, что мы будем делать, зависит, кто нам нужен.
«Чем?» зависит от «С кем?», «Что и как?» и «Зачем?» и наоборот. В зависимости от того, какими ресурсами и средствами мы обладаем, ставятся цели, подбираются люди и решается что и как мы будем делать. Под тех, из кого состоит подразделение, подбираются инструменты и задачи.
Все квадраты взаимосвязаны.
2. Люди на каждом уровне должны быть в одном информационном поле. Это облегчит взаимопонимание и снизит количество конфликтов.
3. Поясню спорный момент про стратегический и тактический уровни. На мой взгляд, стратегия должна строиться исходя из наличествующих ресурсов, поэтому квадраты «Чем?» я отнёс к стратегическому уровню.
Строить свою стратегию, отталкиваясь от людей — слабый ход.
4. Количество уровней может меняться в зависимости от конкретного человека.
Если вы не руководитель, то уровня «отдел» не будет. Если вы руководитель компании, то можно добавить уровень «внешняя среда», на котором будут глобальные цели компании, поставщики и клиенты, действия по захвату рынка и маркетинг в качестве инструмента.
Эта статья впервые опубликована на e-xecutive.ru.
Постскриптум
Любые инструменты повышения эффективности индивидуальны, как слесарные и плотницкие инструменты. Каждый подбирает их под себя. Кто-то использует сусло для нарезания углов, а кто-то станок. Кому-то удобнее с семьсотграммовым молотком, а кому-то с восемьсотграммовым.
Так же и «карта жизни»: для одних покажется сложной, для других простой, для третьих неудобной. Если это так, не стоит себя насиловать, пробуйте другие инструменты. В любом случае, заполнив карту, вы посмотрите на свою жизнь иначе, и пути назад уже не будет.
Саморазвитие #Инструменты #Тайм-менеджмент
interesno.co
Тайм-менеджмент. Опыт прокрастинатора – Ярмарка Мастеров
Жизнь очень насыщенная. Некоторые совмещают свою рукодельно-творческую карьеру с работой, некоторые с учебой, или с работой и учебой (как я), у кого-то еще и семья. А время — 24 часа для всех одинаковые. И иногда какие-то дела, чьи-то дни рождения в кутерьме забываются, а это могли быть достаточно важные дела. Или на что-то не находится времени, откладывалось до последнего, а потом БАХ и все — уже поздно — опоздал, не успел. Что делать, чтобы не забывать ничего (или как можно меньше) и не терять себя в ежедневном круговороте дел?Мой путь в тайм-менеджмент начался с книг Яны Франк. («365 дней очень творческого человека», «Муза и чудовище», «Муза, где твои крылья?»). Потом по рекомендации Яны Франк прочитала книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» — история жизни Александа Александровича Любищева, советского философа, ученого биолога и энтомолога. Потрясающая книга, которую растащила на цитаты. Выписала в блокнот себе и частенько перечитываю.
Вот некоторые из них:
«Я уже давно понял: хочешь похудеть — считай калории, хочешь понять, куда уходят деньги, — записывай расходы, мало читаешь — пиши сколько прочитал, а если у тебя мало времени — записывай на что его потратил с точностью до пяти минут.»
"Время распределяется почти так же, как и две тысячи лет назад, при том же Сенеке: «большая часть нашей жизни уходит на ошибки и дурные поступки; значительная часть протекает в бездействии, и почти всегда вся жизнь в том, что мы делаем не то, что надо»."
«Художник выбирает для портрета либо фас, либо профиль. Половина человека всегда остается скрытой за плоскостью холста.»
«— Я — кто? Я — дилетант, универсальный дилетант. Слово-то это происходит от итальянского дилетто, что значит — удовольствие. То есть человек, которому процесс всякой работы доставляет удовольствие.»
Я бы могла еще много привести. В ворде из книги у меня скопировано цитат на 6 листов 12 шрифтом. Книга потрясающая и на одном дыхании читается. И перечитывается так же легко) Очень помогает, чтобы себя замотивировать. (Легкий пинок себе)
Для организации времени и планирования использую часть из предложеного Яной Франк в книге «365 дней очень творческого человека». Сосканировала и сама себе печатаю страницы — Хронометраж, Рутины (их можно сделать на разные области деятельности — учеба, дом, работа, рукоделие), У меня есть идея (намётка на стратегические планы), Экстравертам, Список важных мелочей (у меня несколько списков — для фильмов и книг с которыми надо ознакомиться, какой-то мелкий хозяйственный ремонт или уборка "на антресолях"), Великие дела, которые я хочу вершить, Стратегический план, 45/15, Планирование от обратного, и Двенадцать месяцев — очень удобно. Это 10 из 12 предложенных в книге разделов. Лично у меня не прежились Ненавижу и Широта души. Проболтались незаполненные и я их убрала.
Купила тетрадь на кольцах. Печатаю себе листы, сама пробиваю и вставляю. Удобно, можно рисовать, переставлять и менять местами листы. Вот несколько фото о том, как это устроено у меня:
1. Список домашних мелочей.
2. Планировка по месяцам. В левом углу каждого квадратика заполняете даты. Это пустые страницы. Заполненные лучше не показывать. Левая сторона — это моя «доска с объявлениями», о ней ниже рассказано.
3. Великие дела и помощь, чтобы разобраться в себе из одной книги Я.Франк.
4. Это уже не из Я.Франк. Другие системы. Слева — Agile Results — это 3 цели на меся больших, исходя из них дробим по 3 больших цели в неделю. И потом по 3 цели в день для достижения больших недельных целей и больших месячных целей. Справа — просто список дел, которые надо не потерять. Это не мелочи и не крупные цели, просто задумки текущие или что надо не срочно сделать по хозяйству, ремонту.
Еще очень удобное, но лично моё изобретение. Картонка обклееная пленкой, на которую, как на доску объявлений, можно себе записочки с мелкими делами клеить (у меня прямо на скотч, можно на листы с липким краем). Плюс + Чисто — не висит на стене куча листочков, не создлается визуально хлама, все аккуратно, в тетрадке закрыто от посторонних глаз и не потеряется.
5. Собственно моя «доска объявлений». Это как правило небольшие дела, которые надо не срочно, но и лучше не забывать — дал кому-то книгу почитать, надо забрать, или в библиотеку вернуть книги. Справа — список фильмов и книг, которые хочется посмотреть.
Но это формат домашнего планировщика. А5 тетрадку с собой не всегда потаскаешь, особенно на работу или учебу. Переносной вариант у меня это PocketMod: The Free Disposable Personal Organizer (The PocketMod). Это сложенный по-особому лист А4, на котором можно распечатать себе те страницы из предложенных, которые выберете. Я для себя определила, что это 1-я страница с расписанием на неделю, 5 страниц понедельного планирования (считай, как дневник, планинг или weekly planner) и 7 — страница с месячным планированием, 8 разворот — для заметок (что из материалов закончилось-купить, куда заехать). В сложенном состоянии (7*9,7 см) вмещается в блокнот размером 7,5*10 см (Примерно А7, у меня в твердой обложке, чтобы не мялись листы).
6. В развернутом виде:
7. Разворот на 2 недели с текущими делами.
8. Расписание. У меня тут спортивные тренеровки обозначены и правая часть — Календарик с личными пометками.
Также когда собираешься куда-то в поездку или на встречу с кем-то — сразу все спланировать не удается. Часто мысли приходят внезапно и их нужно записывать в одном месте, чтобы потом не растерять. Для этого есть контекстные списки. Например, вы всю неделю думаете что надо спросить у партнеров, какие вопросы уточнить, когда в какую-то организацию придете, или что купить в торговом центре, чтобы следующую неделю жить спокойно и не дергаться. И контекстный список покупок в гипермаркете: Картошка 1 кг, пакеты для мусора, прихватка для посуды горячей...и т.д. И к концу недели у вас есть четкое представление что нужно купить и мимо каких полок можно пройти мимо, чтобы не тратить лишние деньги. Контекстные списки также вкладываются в блокнот, который всегда с собой.
Контекстный список просто картонка или лист. Я на чеках часто пишу. И бумагу экономим (я слегка Green Peace, собираю макулатуру и вообще у нас в регионе пытаюсь агитировать по использованию вторичных ресурсов) и чеки почти всегда под рукой — в сумке обязательно валяется бумажка. В нее и жевачку можно завернуть, и записку сделать. Удобная, в общем, вещь. И набирается за месяц даже чеков огромное количество. Никакой блок для записи не нужен. Чеки можно степлером сколоть и как блокнот использовать :) Экологическое отступление :)
Преимущество The PocketMod: нет необходимости заводить большой, толстый и тяжелый блокнот.. У меня блокнот всего на 50 листов, вложен календарик (чтобы в телефон не лезть каждый раз, особенно, когда в этот момент по нему же и разговариваешь), на страницах выписаны цитаты, сайты с идеями понравившимися, важные телефоны и прочее. А The PocketMod после того как 2 стороны закончились просто вынимается из блокнота и вставляется чистый. Итого, 1 лист А4 — это 12 недель планирования, 3 месяца и всего пару миллиметров толщиной. И сбереженная от ношения лишних тяжестей спина :)
9. Цитатки и полезные советы :)
Еще у меня бывает куча мыслей перед сном и не можешь заснуть, ворочаешься. На этот случай возле кровати лежит блокнот для идей. Убиваем «двух зайцев»: идею не потеряли и мозг освободили, он успокаивается и засыпает. Иногда с утра даже что-то итнересное дельное можно прочитать.
10. Ночной блокнот с идеями.
В каких-то мелочах, которые на силе воли делаются помогает такая табличка. 20 часов для успеха в любом деле. Очень помогает начать. Например, вы решили пресс качать. И каждый раз когда покачали — зачеркиваете квадратик. Пока все не зачеркнули — нельзя бросать. А за 20 дней уже и прогресс наметился и делать это уже не так лениво :) Или вам нужно выучить фотошоп. Нашли уроки. А сесть и начать все никак не можете. Вот после каждого просмотренного урока зачеркиваете квадратик и мысленно себя хвалите — я молодец, чувство собственного удовлетворения появляется. И смотрите с радостью, как незачеркнутых квадратиков все меньше. Азарт включается. Короче, самим себя перехитрить получается.
11. Хорошая помощь в начиналках :)
Есть еще «Колесо жизни», «Круг влияния и круг забот», «Стратегические картонки», «Карта ключевых областей жизни» и «Квантование целей», «Мемуарник» для определения своих целей в жизни, «Техника SMART» и «Метод 5 Почему?», «Слоны и ягушки» и многое-многое другое. Но это в следующий раз, если вы заинтересуетесь. Есть ли что-то, что вас еще интересует, способы для выделения главного из всего множества интересов, определение ресурсов времени на различные задачи — спрашивайте. Тогда напишу еще один пост.
А данная публикация о каждодневном планировании и способах как с ним работать, бороться и жить. Пожалуй, если в кратце, то я все рассказала Вам. Вот две моих помощницы-планировщицы :)
12. Помощницы-планировщицы.
С радостью прочитаю ваши способы как управлять временем и отзывы на мои способы.
www.livemaster.ru
Тайм-менеджмент идеального дня
|
Анастасия Борисова, эксперт журнала «Понедельник» в области тайм-менеджмента, раскрывает основные этапы управления временем и отвечает на вопросы: как проснуться утром, ничего не упустить в течение дня и зачем вечером нужно еще немного задержаться на работе? |
| Текст: Анастасия Борисова |
Проснуться вовремя, без проблем — задача для утреннего тайм-менеджмента.
Первое, что вы должны помнить: чем позже вы легли, тем труднее встанете. Чтобы раньше ложиться, стоит заняться тайм-менеджментом, разобраться, почему вы не успеваете закончить дела часам к десяти вечера и спокойно лечь в 23:00, чтобы встретить утро в 07:00. Это путь непростой, но эффективный.
Если общение в социальных сетях или просмотр захватывающих сериалов ночью вас очень обогащает и помогает обрести смысл жизни, то не стоит и переживать из-за утренних мучений. Вы же знаете, за что страдаете? Но если вы человек разумный, а я знаю немало таких ответственных людей, то каждый вечер вы будете задавать себе вопрос: «Что для меня важнее сейчас: просмотреть новости из жизни моих бесчисленных виртуальных друзей или заняться своей жизнью и выспаться?» Так что проблему со временем отхода ко сну решайте сами в соответствии с вашими приоритетами.
Во сколько бы вы ни легли, в рабочий день проснуться рано все равно придется. Но сколько времени вы потратите на «валяние в постели»? Чтобы его минимизировать (особенно осенью и зимой) и потратить свободные 20 минут, например, на завтрак и контрастный душ, купите себе световой будильник. Он поможет вам просыпаться более комфортно с помощью мощной лампы. Ученые уже доказали, что пробуждение от солнечного света (или его имитации) гораздо более легкое и приятное, чем от различных трелей будильника в темноте.
Когда вы проснулись и добрались до работы, встает важный вопрос дневного тайм-менеджмента: как начать рабочий день? Вот мой вариант начала рабочего дня.
Итак, вы приходите в офис, наливаете себе кофе и устраиваетесь за рабочим столом. Теперь, до того как вы включите компьютер и погрузитесь в изучение социальных сетей, подумайте о планах на день. Чтобы как-то вас мотивировать, скажу, что в 2012 году служба исследований одной крупной компании провела опрос 2147 руководителей и выяснила, что почти половина из них ежедневно планируют свое рабочее время. А раз уж они стали руководителями, имея такую привычку, не грех и нам попробовать внедрить ее в свою повседневную практику.
Мне нравится система «I-образный распорядок дня», которая очень проста и не занимает много времени. Она так называется, потому что состоит из трех частей, как и английская буква I: 15-минутного утреннего планирования (горизонтальная планка буквы I) , длинного контрольного этапа, длящегося весь ваш рабочий день (вертикальная палочка) и завершающего обзора (вторая горизонтальная планка).
Верхушка I-образного распорядка дня — это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10–15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для них время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.
Запишите все ожидаемые или предсказуемые события. Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.
И очень важно заранее, прямо с утра, выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.
И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».
Еще один важный пункт — запланировать время, свободное от дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкосновенный запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей. Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опоздания партнеров. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности. Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?
Поэтому оставьте 30% вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда», и вам всегда есть чем заняться.
Но гениальный план — еще только часть успеха. План надо выполнять. Так что сразу переходите ко второй части I-образного распорядка дня. Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете время, отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!), переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.
Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?
Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов дня. За 10–15 минут до окончания своего рабочего дня вспомните все, что было, и откорректируйте свой рабочий график в ретроспективе, стараясь не пропустить ни одного события.
Вам это кажется пустой тратой времени? Ошибаетесь. В действительности вы осуществляете два важных дела одновременно: вы завершаете свои сегодняшние дела и готовитесь к завтрашним, перенося неоконченные или невыполненные задачи на другие дни, чтобы ничего не упустить. Во-вторых, вы накапливаете опыт для постоянного совершенствования, отмечая реальную продолжительность каждого события, вероятные проблемы и свои ошибки планирования.
Корректируя график прошедшего дня, спрашивайте себя, что вы можете сделать для его совершенствования. Например: «Почему сегодняшнее собрание продлилось так долго? Есть ли способ сократить длительность встречи в следующий раз?», «Сколько времени сегодня ушло на разъезды по городу? Как можно удачнее распланировать маршрут и вписать его в рабочий график?»
Конечно, я понимаю, что к вечеру вы уже порядочно устали и хотите поскорее уйти из опустевшего офиса. Но вспомните, что успешные спортсмены, врачи, психологи, тренеры всегда уделяют много времени разбору прошедших событий, так как извлечение из прошлого уроков является частью их работы и залогом звездного успеха. Почему бы и вам не использовать эти возможности I-образного обзора для постоянного совершенствования и более эффективной работы?
Ну а теперь, после работы или учебы, начинается ваше личное время. И, как ни странно, его тоже нужно планировать. А как это делать, мы поговорим с вами в другом материале.
ponedelnikmag.com
