Как все успевать: 22 практических совета. Принципы тайм-менеджмента. Основы тайм менеджмента
Как эффективно управлять своим временем: основные принципы тайм-менеджмента
Все про него слышали, но мало кто решался внедрять в жизнь. А зря: тайм-менеджмент одинаково нужен и руководителю, и офисному сотруднику, и домохозяйке. То есть всем, кто относится к своей жизни ответственно и серьезно.
В этой статье расскажем об основных принципах тайм-менеджмента и посоветуем несколько практик.
Теория: 5 основных принципов тайм-менеджмента
Если вы введете в гугле «принципы тайм-менеджмента», то потеряетесь в изобилии теорий. Все книги по тайм-менеджменту говорят об одном и том же, только под разными углами. Изучив их, мы выделили следующие 5 основных принципов:
Планируйте. Когда цель четкая, ее легче достигнуть. Составьте списки: на день, неделю, месяц, год. Это поможет оценить объем задач.
Расставляйте приоритеты. «Не знаю, за что хвататься». Знакомо такое состояние? Выделяйте ключевые задачи, отсеивайте лишнее, делегируйте. Если не знаете, как делать последнее, прочитайте статью о том, как научиться делегировать.
Найдите мотивацию. Вы спланировали работу, но не хватает мотивации. Обманывайте свой разум: обещайте себе за выполнение недельных планов бонус в виде приятной покупки. «Настраивайтесь» на выполнение сложных задач — придумайте ритуалы, например, составляйте план задач за чашкой кофе в любимой кофейне.
Уберите лишнюю информацию. Взявшись за работу, отключите уведомления соц.сетей. Не отвлекайтесь на лишние разговоры. Выделите отдельное время для проверки почты. Все это отнимает рабочее время и отдаляет выполнение важных задач.
Не забывайте отдыхать ответственно. Не забудьте запланировать отдых: час работайте — 15 мин пообщайтесь с коллегами. Следите за качеством своего отдыха: чем потратить перерыв на свайпы в инстаграме, куда лучше сделать разминку или прогуляться на свежем воздухе.
Практика: 5 способов управления временем
Придерживаясь основных принципов тайм-менеджмента, вы можете сами спланировать свою работу. А можете взять за основу одну из известных методик.
Getting Things Done (в переводе — «доведение дел до завершения») разработал теоретик продуктивности, Дэвид Аллен. Чтобы освободить разум от лишней информации, Дэвид советует перенести ее на внешний носитель, — ежедневник, электронный сервис, заметка в телефоне.
Хронометраж На что вы тратите свое время? 6 часов работы, 3 часа на дорогу, пару часов в соц. сетях…Без погрешности едва ли вы сможете назвать точные цифры. Суть метода «хронометраж» в записи всех действий и времени, потраченного на них. Уже спустя несколько дней практики вы увидите, сколько время тратите впустую и сможете пересмотреть расход.
«Метод помидора» — техника тайм-менеджмента из 80-х. Предлагает разбивать задачи на 25-минутные периоды («помидоры») и сопровождать их пятиминутными перерывами. После каждого 4-ого «помидора» нужно сделать длинный перерыв — 15-30 минут.
SMART ( в переводе — «умный») методика, которая отвечает основному принципу тайм-менеджмента — планированию. Это способ формулировки целей. Слово smart — аббревиатура, где каждая буква определяет цель:
- Specific — конкретная
- Measurable — измеримая
- Achievable — достижимая
- Relevant — релевантная
- Time bounded — ограниченная во времени
«Матрица Эйзенхауэра» — четыре типа задач, которые делятся осями важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали). В матрицу нужно записывать все задачи, и тогда вы сможете понять — что необходимо сделать в первую очередь, что – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.
Вам остается только выбрать наиболее подходящую для вас методику. Если в процессе планирования, вы выявили рутинные задачи, которые отнимают кучу времени, доверьте их решение Делегатору24. Это сделает вашу работу еще эффективнее.
Есть подобные задачи? Напишите нам!
Спасибо за заявку!
На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.
Вы можете сразу поставить первую задачу на почту [email protected]
delegator24.ru
1.2. Основные принципы тайм-менеджмента
Наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:
Умение верно ставить цели;
умение правильно определять жизненные приоритеты;
варьировать инструментами планирования;
наработка необходимых привычек.
Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.
Принципы менеджмента - это фундаментальные истины (или то, что считается истиной в настоящий момент), на которых строится система управления в целом или отдельные ее части.
Принципы построения и логика внедрения корпоративных стандартов организации времени, как нового способа корпоративного внедрения тайм-менеджмента (в отличие от традиционного корпоративного обучения тайм-менеджменту), включающие схему сочетания «добровольных» и «принудительных» этапов внедрения, уровни формирования стандартов, а также типовые компоненты корпоративных стандартов тайм-менеджмента были разработаны Архангельским Г.А. в 2005 году.
Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет определенные принципы, на которых и базируется. Они, по большей части, имеют изначально практический характер, однако уже переросли в научно-методический.
Самый главный принцип – это принцип целесообразности, который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.
«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы). От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.
Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных, форс-мажорных обстоятельств.
Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько, в результате чего, каждое дело должно иметь продолжительность 30-90 минут.
Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы.
Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней.
Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач.
Седьмой принцип призывает классифицировать все свои дела на 4 категории: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них.
Нехватка времени – проблема скорее психологическая – человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени. Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра (см. приложение 1), или Принцип Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:
A) Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, если такие дела у вас есть.
B) Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В.
C) Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела С создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, суматохи.
D) Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают трудовой день, убивая ими лучшие рабочие часы.
Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.
Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того, чтобы провести хронометраж рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы двух недель.
Список задач (to do list) – это принцип построения перечня запланированных действий. Он позволяет не держать в голове множество запланированных задач и не забывать даже мелочи. Стоит только помнить, что список лучше делать на ближайшее время, а не на длительные сроки.
Диаграмма Ганта (см. приложение 2) - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. Диаграмма может использоваться для представления текущего состояния выполнения работ: часть прямоугольника, отвечающего задаче, заштриховывается, отмечая процент выполнения задачи; показывается вертикальная линия, отвечающая моменту «сегодня». Диаграмма Ганта дает возможность:
- увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
- сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
- детально проанализировать реальный ход выполнения задач. На графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача: выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т.д.
Принцип Парето, согласно с которым 20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 80% усилий – только 20% результата. В применении к тайм-менеджменту этот принцип звучит как «20% дел и затраченного времени дают 80% результата, а 80% дел и затраченного времени – лишь 20% результата. Этот принцип гласит, что необходимо выделить 20% дел, дающих максимальный результат, и начинать именно с них.
studfiles.net
Как все успевать? 22 совета. Принципы тайм-менеджмента
В последнее время мне все чаще стали задавать вопрос, как я все успеваю. Я долго не могла точно ответить на этот вопрос, потому что думала, что успеваю мало. Я всего лишь дома с детьми в декрете сама веду хозяйство, учусь в аспирантуре (пишу статьи в научные журналы, обрабатываю экспериментальные данные, руковожу работой шести студентов), получаю еще одно высшее образование, развиваю свой проект (пишу статьи, веду тренинги). Успеваю всего лишь это, а хотелось бы еще больше. И сегодня расскажу свои практические принципы тайм-менеджмента, которые сложились в течение долгого времени.
А ведь это не так уж и мало. Есть один самый главный момент: мне все это нравится, я все делаю с огромным удовольствием!
Думаю, Вы сами бываете иногда в такой ситуации, что нужно сделать так много, что 24 часов в сутках просто не хватает! А ведь хочется иногда и замедлиться, отдохнуть. Хочется заняться интересным делом для себя, хочется просто пожить спокойно. Но разве это можно в потоке бесконечных дел? Я уверена — ДА. И расскажу, как получается делать все вышеперечисленное мне.
Сразу поясню, что я не эксперт в этой теме тайм-менеджмента, есть более опытные мамочки, женщины, которые успевают еще больше и более гармонично выстраивают свое время. Я просто хочу поделиться своими наработками. Чисто практическим опытом многих месяцев и даже лет.
Итак мои тривиальные и не очень принципы как все успеть.
Мотивационные принципы тайм-менеджмента.
1. Я не успеваю все. И даже не успеваю много. Я успеваю большинство из того, что себе запланировала, что определила сделать именно в ближайшее время, причем я всегда стараюсь планировать реально. Бессмысленно создавать себе план из 50+ пунктов в надежде хоть что-то из него выполнить.
Намного приятнее (и полезнее для психики) запланировать меньше, но сделать и остаток дня провести с ощущением завершенности и удовольствия. И часто удается помимо этого минимума выполнить еще пару-тройку незапланированных дел, что поднимает самооценку еще выше.
Совет
Составляйте себе обязательный план для выполнения. Но в этот план включайте 3 небольших самых важных плана. Только 3 и не больше и старайтесь регулярно их выполнять. Все остальное — в план на будущее. Останется время на дополнительные планы — выполните. Не останется — вы все равно уже сделали главное.
2. Я строго соблюдаю принцип делать заранее, а не в последний момент. В прошлом мне было свойственно, как и многим, делать все в последний момент, оттягивать. Но это всего лишь привычка, которую можно при желании поменять. Не представляете, сколько приносит удовольствия одно только ощущение, что время еще не подошло, а все уже готово, сколько приятных минут, часов или дней Вы можете жить в этом настроении! Ощущение, что Вы все успели!
И главное: при таком подходе значительно повышается качество Ваших дел. Ведь всегда есть время доделать и исправить то, что упустили в работе. И еще важно, что благодаря этой привычке количество горящих дел сокращается до минимума. По мере роста этой привычки у Вас станет меньше срочных задач, дни будут проходить спокойно и расслабленно.
Совет
Самое сложное — это начать то или иное дело. Если у Вас возникает сильное желание отложить дело на потом, хотя Вы и понимаете важность выполнения его загодя, попробуйте применить технику «1 минута». Скажите себе, что будете делать это дело ровно 1 минуту, а потом с чистой совестью можете прекратить. Если после минуты хочется закончить — смело заканчивайте, если после минуты появился азарт и желание — продолжайте дальше.
3. Я не делаю то, что мне не нравится. Этот неочевидный принцип на самом деле основоположник любой счастливой жизни. Увеличивайте количество дел, которыми Вы наслаждаетесь, которые делаете с удовольствием. От увеличения ежедневного удовольствия Вы будете делать все остальное с большей радостью, энергией. И все будет получаться быстрее.
Если я начинаю учебу — то только ту, что нравится, если иду в тренинг, то только в такой, какой очень хочется. Если развиваю проект, то такой, от которого желание бьет ключом. Если я предлагаю кому-то помощь, то только, когда хочется это сделать от чистого сердца. Если решаюсь на масштабную приборку, то тогда, когда руки чешутся, если важную статью, то когда слова льются сами.
Такие дела делаются очень быстро и качественно. Все то, что делать нужно, но желания нет, я сокращаю до жизненно необходимого минимума.
4. Позволяю себе ошибаться и срываться. Природа наша такова, что мы живем циклично (времена года , день/ночь, женские циклы). И в психологическом плане у нас тоже бывают циклы: интеллектуальные и эмоциональные подъемы и спады. И бессмысленно ждать от себя всегда только хорошего настроения или великолепной скорости мысли.
Бывают времена, когда нам хочется погрустить или не думать ни о чем. Эти периоды естественны, нам необходимо лишь их видеть в своей жизни и подстраивать свой распорядок дня под каждое настроение. Особенно тяжело принимать свое плохое настроение или низкую работоспособность, но и это возможно. Просто понимать, что через несколько дней все пойдет наверх. Помните, что «Самая темное время перед рассветом». Хорошее расслабление на минимуме сил позволяет успеть больше сделать во время подъема.
Совет
Напишите списки задач, которые Вы можете выполнять в случае Вашего плохого настроения (помыть, почистить, выкинуть старые вещи, выхлопать ковер, рвать газеты для папье-маше), или низкой работоспособности (перебирать крупы, рисовать, протирать листья цветов и другое). И пользуйтесь этими списками, когда возникнет необходимость.
5. По отношению к событиям, которые могу вывести меня из хорошего настроения и морального равновесия я включаю функцию ‘‘умеренного пофигизма». Что это такое? Это умение включить в нужный момент… точнее выключить свои эмоции и воспринять все с совершенным спокойствием. Такое явление полезно в тех случаях, когда эти эмоции могут навредить нам самим или привести к печальным и нежелательным последствиям. Например:
- На вас незаслуженно накричали, нагрубили в очереди
- Дети в очередной раз размазали что-нибудь по полу или по стенам
- Неадекватные личности написали неприличный комментарий к вашим фотографиям
- В который раз Вы безрезультатно пытаетесь выполнить задачу
- Кто-то высказывает мнение тогда, когда Вы не просили
В такие моменты часто хочется бурно ответить, доказать свою правоту, объяснить, что было на самом деле, отругать. Но не всегда эта первая реакция действительно необходима. Иногда она только портит отношения, иногда провоцирует больший конфликт и часто забирает лишнее время, что в наш век является расточительностью. И всегда забирает частичку нашего здоровья и спокойствия.
Умеренный пофигизм включает это временно состояние «мне на это все равно» и сохраняет так нужные нам эмоции, настроение и самочувствие. Чуть позже, когда пройдет желание ответить эмоционально, уже разбираю случай или явление. Особенно это действует по отношению к событиям или людям, с которыми мы мало знакомы.
Физиологические принципы тайм-менеджмента.
6. Отдыхаю перед работой. Обычно мы сначала стараемся переделать множество дел, а потом только позволяем себе отдохнуть. Я поняла, что это ошибка. Это ключевая ошибка управления временем, которая приводит к одному из самых печальных последствий — рабочая деятельность становится каторгой, от которой хочется избавиться, но ведь любая работа может быть в радость!
Как это сделать? Я стараюсь сначала отдохнуть так, чтобы уже надоело ничегонеделание и захотелось сделать хоть немного полезного, чтобы появился энтузиазм и силы что-то творить, пусть это даже обычная приборка.
Совет
Заведите правило: сначала отдыхаю, потом работаю. Работу нужно заслужить.
7. Учитываю свои ритмы и состояния. Если сегодня у меня плохое настроение, самочувствие или лень творить, то я просто беру и забрасываю все. Мой организм сигнализирует, что устал. Мой разум сообщает мне, что утомился. Им надо дать отдыха. И я чутко реагирую на эти сигналы и даю отдохнуть себе — это одна из важнейших составляющих тайм-менеджмента.
Тогда спустя некоторое время вдохновение вновь ко мне возвращается. Надо заметить, что если я пропускаю эти сигналы, то потом усталость накапливается в таком количестве, что простой отдых не помогает. Усталость переходит в такую стадию, из которой сложно вернуться.
8. Сон. Это составляющая плавно вытекает из предыдущего пункта и сон является одним из нескольких факторов, влияющих на весь тайм-менеджмент. Для меня сон — это один из основополагающих принципов хорошего самочувствия, настроения и высокой интеллектуальной работоспособности.
Я никогда не сидела ночами перед экзаменом. Никогда по ночам в торопях не делала остатки работы. Я всегда понимала, что мне лучше плохо сдать экзамен или честно признаться, что работу не выполнила, чем не доспать и чувствовать себя неважно.
Лучше утром я встану раньше и еще раз попытаюсь что-то сделать. Кстати, так ни разу ни один экзамен я не завалила.
Сон является не только важной составляющей отдыха, он еще позволяет мыслить более ясно. Как утверждает Кевин Берген (семейный и свадебный психотерапевт, член Калифорнийской ассоциации семейных и свадебных психотерапевтов), наш мозг во время сна организует и упорядочивает всю информацию, которую он получил за день. И если мы лишаем себя этого сна, мы практически сходим с ума.
Потому что наш мозг просто перенапрягается от избытка инфомации и в какой-то момент просто отказывается работать, уходя в длительное состояние отключения. Память и обучение напрямую связано с нашим сном, часть физиологических процессов запоминания и обучения происходит именно во сне.
Помимо этого, благодаря процессам упорядочивания информации наш мозг фиксирует, сохраняет надолго всю информацию, которой научился за день. Именно поэтому для тех, кто много учится, особенно важно погружаться в глубоких качественный сон.
Совет
В этом пункте прост: поймите, что сон является важнейшей составляющей вашего здоровья, самочувствия и быстрой и качественной интеллектуальной работы. Организуйте свой день так, чтобы Вы высыпались. Если у Вас маленькие дети и продолжительный ночной сон Вам только снится, то организуйте себе дневной сон или 15-20 минут дремоту в течение дня. Легкий сон в 15 минут лучше, чем совсем никакого.
Дети и тайм-менеджмент
9. Лично я с ними провожу большую часть времени, поэтому дети, а точнее время с ними, — это тоже основа моего тайм-менеджмента. Быть вместе с детьми — это принцип успевания, как иногда ни странно кажется. Когда наши дети напитаны вниманием и чувствуют, что мама постоянно с ними, они меньше дергают и отвлекают нас тогда, когда в этом есть необходимость.
Они напитываются маминым вниманием настолько, что при любой возможности оставляют меня и идут играть во что-то интересное. А если кто-то из родных приходит домой, то о маме забывают на некоторое время. Бывают иногда случаи, что я отлучаюсь надолго, а после этого из-за моего отсутствия все остальное время они усиленно компенсируют то время, что не были со мной. Конечно, из-за этого не получается успевать многое.
Совет
Играйте с детьми в телесные игры, когда Вы много и часто их трогаете, обнимаете, прижимаете. Такой обильный телесный и эмоциональный контакт надолго насытит Вас и Ваших детей вниманием и детки спокойно смогут помогать в Ваших делах или даже поиграть сами в тихие игры, пока Вы занимаетесь своими делами.
Проследите, часто ли Вы играете в телесные игры?
10. При этом я пользуюсь помощью, когда есть возможность. Делегирую то, что можно, использую каждую минуту. Если к нам приходят бабушки-дедушки, я пользуюсь этим временем, чтобы отдохнуть. Заметьте, не работать, а отдохнуть. Тогда в остальное время я могу энергично и плодотворно трудиться.
11. Я не увлекаюсь развивающими занятиями для детей и позволяю им много играть самостоятельно, они учатся сами фантазировать и придумывать игры. Детям такие игры очень полезны, ведь именно в них появляется настоящая фантазия и воображение.
Я отвечаю на вопросы деток, я рассказываю то, что им интересно, но не заставляю делать то, что они не хотят. Тем самым я не гублю хрупкое зерно любопытства, а взращиваю его. Благодаря этому дети могут сосредоточенно изучать что-то (предметы, книги, игрушки), давая мне дополнительное время.
12. Я разумно совмещаю с ними то, что можно совместить. Игры с детьми со свои игровыми упражнениями, быт с развитием памяти; уборку и рассказы детям. Есть деятельность, которая вполне совместима с детьми. Например, часть интеллектуальных навыков можно тренировать игровыми методами (упражнения из нейробики, игры на развитие мышления, внимания, памяти).
Дети с удовольствием играют в некоторые мои игры или помогают мне, например, придумывать слова, которые я запоминаю. С детьми можно легко совместить небольшую зарядку, гимнастику, растяжку, причем все это можно сделать очень весело, что и позволяет успеть переделать много дел.
Совет
Подумайте и составьте список тех дел, которые способствуют Вашему развитию, но при этом совместимы с детьми. Повесьте список на видное место и пользуйтесь регулярно.
Читайте статью о том, что можно сделать одной рукой
13. У меня есть неприкосновенные запасы. Небольшие книжечки с заданиями, наклейки, новый набор карандашиков или теста для лепки, карточки или картинки с загадками, коробочки с интересными детальками. Такие вещи, которые не могут нанести большого ущерба, если детки их разломают, разольют. Появилось срочное дело, которое не может подождать — достается какой-то набор. И 10-15-20 минут времени мне обеспечено.
Совет
Заготовьте такие запасы и уберите временно с глаз. В нужный момент доставайте и отдавайте играть детям.
Организаторские принципы тайм-менеджмента
14. Я развиваю свое мышление, память, внимание и прочие интеллектуальные навыки, поэтому быстро включаюсь в работу, когда на это появляется отдельное время. Любая интеллектуальная деятельность проходит у меня быстро и качественно за короткий срок. Поэтому вложение сил и времени в свое развитие дает очень хороший результат в качественном использовании времени.
Можете скачать набор таких упражнений, специально мной подобранный для игр с детьми
15. Обычные приоритеты. Я распределяю дела по важности и делаю самые важные дела в первую очередь. Если нужно сделать очень много, я из этого «нужно» выбираю то, что очень-очень-очень нужно, остальное уходит в планы на другие дни.
Даже если вы не любите планирование, есть способы организовать себя в ходе выполнения трудных дел.
Читайте статью о правилах самоорганизации при выполнении трудных и нелюбимых дел
Совет
Планы на день разделите по степени важности от 1 до 10. 10 — самые важные дела, 1 — наименее важные. Выполняйте задачи по убыванию важности.
16. Если дело не нравится. Каждый день бывают дела, которые мы делать не очень любим. Как уже я говорила, начать делать такое дело можно с помощью техники «1 минута». А когда такое дело закончить?
У меня есть небольшой критерий: пока я еще не начинаю из-за дела нервничать. Как только нерв напряжения накаляется — заканчиваю, делаю перерыв, возвращаюсь только после успокоения. Бывает, неприятное дело начинает приносить удовольствие, появляется энтузиазм и азарт. А вот то, что нравится делаю долго, до того момента, пока не почувствую, что начинаю уставать. Тогда намеренно себя останавливаю, а после возвращаюсь с большой охотой.
Совет
Делайте неприятные дела минимум 1 минуту и до того момента, пока Вы не начинаете от него нервничать.
17. Крайне редко смотрю телевизор, не читаю лент новостей нигде, не сижу в чатах-болталках, не общаюсь попусту. Если есть общение в интернете, то только там, где сейчас мне это нужно, важно.
Как определить, важно ли это? Задайте себе вопросы: получили ли Вы пользу от общения, реальную (допустим общение в тренинге помогает мотивации, это полезно), получили ли мощный заряд вдохновения, совет, мысль, которая изменит что-то? Или получил ли от Вас другой человек пользу, заряд, вдохновение? Кому-то была польза?
Если нет, если это был просто обмен эмоциями, обмен мелкими новостями, то есть ли необходимость в таком общении? Иногда небольшой поток подобной информации допустим, но Вы должны его контролировать. Для меня раз в неделю минут 15. Информационный комфорт дает много:-)
Совет
Проследите, какие информационные потоки забирают у Вас время и силы. Сократите их до разумного минимума в отведенное на это время.
18. Делать шаг к своей мечте каждый день. Научиться каждый день, пусть на шажочек, приближаться к своим мечтам. Начиная от мечты посадить и вырастить полный подоконник цветов до строительства собственного загородного дома на берегу речки.
Когда вы каждый день делаете шаг к мечте, Вы живете с воодушевлением и как будто источником энергии. Это воодушевление распространяется на все бытовые дела и прочие вещи, эта энергия движет Вами, что позволяет успевать больше, а уставать меньше. Получать удовольствие от каждого дня и от множества дел, к которым вы прикасаетесь своими руками и мыслями.
19. Я не перестаю учиться и экспериментировать. Я узнаю новое и применяю, постоянно дополняя свои наработки, по мере роста детей, я подстраиваюсь под новые условия. Нет единой системы, подходящей для всех и каждого во все времена.
Меняется время, технологии, желания, растут дети. И нужно менять свой подход во всем со временем. Именно поэтому я считаю навык обучения — одним из основополагающих в современном мире, необходимом во всех сферах жизни.
Можете скачать материалы о том, как быстро работать с информацией
Технические составляющие тайм-менеджмента. Самые обычные и широко известные.
20. Ежедневники и планировщики. Точнее мне удобнее пользоваться еженедельником. Я могу запомнить любой список дел, могу вести его в электронном виде, но записанный вариант мне нравится больше. Я могу видеть всю картину на неделю. Хватает ли мне таких записей? Вполне. Ведь мой минимум — это 3-5 важных дел на сегодня.
Остальную часть я использую для записей мыслей, идей или перераспределения изменившихся планов. Для планов по проекту я пользуюсь программой EverNote, которая стоит на всех устройствах и позволяет быстро менять, дополнять планы, записывать идеи и статьи.
Совет
Поэкспериментируйте с ежедневниками, электронными программами планирования и найдите для себя наиболее удобный способ организации материалов
21. Использую интеллект-карты там, где только можно. Мою домашнюю работу вот уже довольно длительное время описывает интеллект-карта под названием «чистота». Удобство, компактность и наглядность этого инструмента позволяет выполнять все быстро и точно. Для описания планов проекта, тренингов, статей, планов рефератов, диссертации, конспектов всех учебных дисциплин — везде интеллект-карты позволяют фиксировать информацию быстро и компактно.
Статья для новичков об интеллект-картах
22. Ценить каждый день. И последний 22-ый принцип тайм-менеджмента, который, на самом деле, является основоположником всей жизни — это умение ценить каждый день, каждое мгновенье.
Не раз об этом написано, даже не сотни раз. Но самой себе приходится иногда напоминать об этом. Каждый момент в жизни прекрасен и каждый важен, будь то эффективный или ленивый, радостный или грустный.
Во всем есть свой замысел, свой глубокий, иногда сложный или отдаленный смысл, который до некоторого времени остается не познанным. А мы так часто и долго ждем чего-то вместо наслаждения настоящим, что пропускаем эти уроки, данные нам самой жизнью. Цените каждый день!
Надеюсь, Вы нашли для себя что-то полезное)
Скачать инфографику «Тайм-менеджмент»
Напишите в комментариях, что полезного Вы взяли, мне это очень важно понимать. И поделитесь своими наработками. Я люблю учиться, возможно, Вы подскажете мне новые интересные идеи))
Похожие записи
Вконтакте
Google+
Мой мир
Одноклассники
razvitie-intellecta.ru
как научиться управлять своим временем
Жизнь современного человека тяжело назвать спокойной и размеренной. Основы тайм-менеджмента должны помочь каждому, кто хочется наконец-то побороть нехватку своего времени и выбраться из жесткого цейтнота жизненных испытаний. Конечно же, ограничение во времени может сказаться на личной эффективности, а потому надо всегда проявлять бдительность.
Чем больше негативных эмоций переживает человек, тем вероятнее всего у него начнутся проблемы с его производительностью. В скором времени он станет быстро утомляться, а его настроение будет оставлять желать лучшего. Для того, чтобы не играть роль жертвы с нехваткой свободного времени, надо заняться его управлением.
Успех невозможен без этого
Замечали ли вы, что люди, добившиеся чего-то в жизни, отличаются высокой продуктивностью? Они не только много работают, но и при этом все успевают. А это не совсем идентичные понятия. Необходимо отметить, что продуктивность предполагает результат, а не движение к нему.
Если Вы хотите изменить обыденный ход жизни и улучшить трудовые показатели, то принципы тайм-менеджмента могут в этом помочь. Многие тратят свою жизнь на сущие пустяки, поскольку не выделяют минуты для действительно стоящих вещей.
Модель планирования успешных людей должна повторяться изо дня в день. Только тогда, когда она перейдет в разряд привычки, можно будет увидеть действительно ошеломительные результаты. Главный секрет высокой производительности – правильное распределение собственного времени на протяжении всего дня. Как показывает практика, простые инструменты, описанные ниже, помогают избавиться от роли «заложника» в собственной жизни.
Как выделить минутку для важных дел?
Трудно переоценить роль планирования в современной жизни. Для того, чтобы можно было эффективно и продуктивно распоряжаться собственной жизнью, надо постоянно представлять в голове четкие и сформированные образы. Суть планирования должна отражаться на бумаге. Если цель не будет отражена в письменном виде, то вероятность достижения близится к нулю. Говоря простым языком, перечень дел, отраженный на бумаге, будет представлять своеобразную карту, которая поможет построить правильный вектор своего движения к цели.
Работая со списком планирования, можно существенно увеличить производительность своего труда. Как показывают результаты исследований, то повысить свои базовые показатели можно уже в первый день. Для каждого человека показатель времени будет варьироваться, а потому не стоит «загонять» себя в определенные шаблоны. В вечерние часы надо отводить время для составления списка задач. Зная, что расположено в списке, уже на следующий день можно приступать к их выполнению. Приходя на работу, следует удостовериться в том, что всё будет приводить к поставленной цели.
Многим недостаточно времени утром или вечером для определения приоритетных направлений своей деятельности, потому можно прибегнуть к элементарному приему – списку. Его можно дополнять на протяжении всего дня: как только удается сохранить немного времени на одном, можно направить остаток на реализацию другой цели.
Как все будет выполнено, можно смело вычеркивать ее из общего списка.
В конечном счете, такая модель планирования приведет к повышению общей удовлетворенности своей работой, добавляя энтузиазма. Каждый человек должен расставлять приоритеты от большего к меньшему, от более сложного к упрощенному. Надо понять, что каждодневные действия приводят к достижению главной цели жизни.
На каждую дилемму должно отводиться фиксированное количество времени. Сложное можно разделить на несколько простых элементов и воспользоваться легкими в исполнении, но не менее эффективными методиками:
- дерево целей;
- мозговой штурм и т.д.
В роли дерева будет выступать приоритетное направление, для реализации которого должны быть построены ветви – подзадачи. Разветвления надо строить до тех пор, пока не появится упрощенный путь достижения. Прежде чем использовать методику планирования, надо прибегнуть к простому правилу 10/90: 10% времени, которое будет затрачено на составление списка конкретных шагов, сможет сохранить 90% времени.
Определение главного
Задача планирования заключается еще и в определении первоочередного пункта в своем списке дел. Расставляя приоритеты, можно сохранить много времени, поскольку каждой миссии будет уделяться определенная важность. После определения важного можно продумать дальнейший сценарий. Если важному не уделено необходимое количество времени, то могут наступить серьезные последствия.
Метод АБВГД используется многими людьми, поскольку он прост в использовании. Его сущность заключается в присвоении приоритета определенному пункту из списка. Как можно понять из названия, то буква А будет указывать на важнейшее действие, за невыполнение которого могут наступить последствия.
Главное правило такого планирования базируется на том, что дела Б можно выполнять только тогда, когда будут выполнены дела А. Что касается буквы Д, то она означает «долой». Как правило, «Д» используется для обозначения наименее важных пунктов, выполнение которых никак не будет влиять на результат. Каждая группа букв может отмечаться цифрами, указывающими на последовательность. Исходя из этого, самое важное получит такое обозначение – А1.
Как повышать производительность?
Нехватка времени может быть устранена благодаря определенной степени сосредоточенности и целенаправленности. На первоначальном этапе надо подготовиться к тому, что на выполнение каждого пункта плана должно отводиться определенное количество времени. Как показывает практика, откладывание какого-либо дела и последующее возвращение к нему снижает продуктивность в несколько раз.
Следуя закону принудительной эффективности, можно отметить, что времени не хватает на все, но его будет достаточно для наиболее значимых вещей. Поэтому надо мобилизовать свои силы и начать делать то, что сможет принести наибольшую выгоду.
А Вы любите лягушек?
Как говорит одна из притч планирования: если ранним утром будет съедена живая лягушка, то можно предположить, что это наихудшее событие, случившиеся за весь день.
Брайан Трейси – бизнес-консультант, получивший мировую известность по своим работам, посвященным управлению времени. Сравнение важного с неприятной лягушкой помогает приняться за работу уже сегодня. Чем больше оттягивается необходимое действие, тем больше станет появляться напряжения и неблагоприятных последствий.
Надо взять и сделать, не задумываясь над тем, какие инструменты будут задействованы. Результатом этого станет заряд бодрости, который продержится весь день.
Почему слово «нет» сохраняет время?
Несмотря на высокую значимость планирования, нельзя забывать о слове «нет». Каждый человек должен научиться отказывать от дел, которые в перспективе не смогут дать стоящий результат. Отказ должен быть тактичным и лаконичными, ваша задача состоит в том, чтобы быть понятым, а не отвергнутым.
Нельзя забывать о том, что основа любого тайм-менеджмента – контроль над тем, что выполняется в рабочие и свободные часы. Сначала надо определиться с перечнем «пожирателей» времени:
- просмотр ТВ;
- чтение газет.
- «серфинг» в социальных сетях и т.д.
Составив рейтинг бесполезных занятий, надо постепенно отказываться от каждого из них.
Как помогает мусорная корзина?
Многие могут удивиться, но сотрудники, демонстрирующие хорошие результаты, работают за чистым столом. Дикий хаос – первый признак несобранного и непродуктивного человека. Для устранения подобной проблемы надо выработать простую привычку. Убирайте свое рабочее место по мере заполнения его бумагами.
Как показывает практика, то порядка 25-30% рабочих часов отводится на поиск нужного документа. Корзина для макулатуры – лучший вариант для тех, кто борется за каждый свой час.
Нельзя забывать о том, что в жизни всегда должен сохраняться определенный баланс. Конечно же, работа на пределе возможностей вряд ли приведет к положительным результатам. Если вы не сможете остановиться, то за вас это сделает организм. Только полный контроль над собственным здоровьем и отдыхом позволит предотвратить ряд проблем. Каждая мелочь будет играть большую роль в достижении результата.
legkopolezno.ru
Как не потерять время? Основы тайм менеджмента
Привет! На связи Игорь Зуевич, и сегодня мы поговорим с вами о том, как экономить свое время. Эта статья о том, как наконец перестать терять время зря и для чего нужно знать основы тайм менеджмента.
Что собой представляет тайм менеджмент и какую роль он играет в жизни человека?
Тайм менеджмент – это управление своим временем, составление задач, на выполнение которых выделяется определенное время.
Он необходим для того, чтобы человек мог эффективно распоряжаться временем и реализовывать все задуманное.
Многим просто невыносима мысль, что необходимо вгонять себя в какие-то временные рамки. Человек привык подолгу витать в своих мыслях и терять драгоценные минуты. Но если не планировать, то очень трудно осознать свои возможности.
Тайм менеджмент важен особенно для женщин
Жизнь задает людям бешеный ритм, поэтому без тайм-менеджмента совсем не обойтись, он необходим в жизни каждого человека. Для женщин это является особенно важным, особенно для мам в декрете или для серьезных карьеристок.
Тайм-менеджмент был разработан мужчинами для выполнения задач, распределения работы, чтобы все было распределено по полочкам и сделано в свое время.
Но для женщин также важен распорядок дня, ведь помимо работы им необходимо посетить салон красоты, магазины, забрать малыша из садика и т. д.
С чего начать?
Для начала необходимо приобрести блокнот или специальный ежедневник – в них можно записывать выполненные задачи, составлять планы и писать отчеты. Также можно делать закладки в ежедневнике или использовать маркеры для того, чтобы выделить наиболее важные, первостепенные дела.
Необходимо определить, куда уходит ценное время, сколько занимает то или иное действие. Например, «9:00 – завтрак», «9:30 – принятие душа» и т. д. Такого рода записи дадут человеку ясно понять, сколько времени занимают его повседневные дела.
Таким образом, удастся выделить время для важных дел, сократив время на не столь важные дела.
Такой вид записи носит название хронометраж, т. е. изучение затрат времени, а также его фиксация на бумаге или любом информационном носителе. Задачи хронометража следующие:
— изучение «поглотителя времени»; — поиск резервов времени; — выработка «чувства времени».
Определите те дела, которыми не нравится заниматься
Следует изучить досконально вопрос о тех делах, которые человек ненавидит и на выполнение которых тратятся большие отрезки времени. Выявив эти дела, необходимо подумать об их оптимизации, т. е. упрощении.
Например, если это мытье полов или стирка, то следует понять, почему именно эти вещи вызывают неприятные эмоции, и устранить причины. Можно купить прекрасную функциональную швабру, тогда мытье полов не будет казаться таким долгим и нудным делом.
Если человек не любит стирку, поскольку стиральная машина чем-то заставлена, то необходимо просто-напросто освободить место и в дальнейшем стараться не заставлять эту рабочую область.
Обязанности — это дела, которые нужно выполнять ежедневно
Теперь необходимо определить свои обязанности. Дома это уборка и готовка, а на работе – отчеты. Те вещи, которые необходимо выполнять каждодневно – это и есть обязанности. Также необходимо составить список своих целей и проектов.
Обычно у человека не хватает времени именно на свои дела, поэтому для большинства достижение своих целей является трудно выполнимой задачей. В этом прекрасно поможет тайм-менеджмент.
Правило тайм менеджмента
Существует правило 45/15, которое позволяет человеку выкраивать время и на отдых. Суть этого правила заключается в следующем – 45 минут времени нужно тратить на очень важные и трудоемкие дела, а остальные 15 минут заниматься совершенно иным делом, простым и не требующим особых усилий.
Это отличное правило, которое позволяет мозгу отдыхать. Поскольку, если человек очень долгое время упорно занимается одним делом, тратя на это часы, то результаты становятся менее эффективными, концентрация падает, снижается работоспособность.
Преимущества тайм менеджмента
Таким образом, человек, который научился управлять своим временем:
— достигает поставленных целей и задач; — добивается успеха в разнообразных сферах деятельности; — имеет больше времени на отдых; — выполняет множество дел за короткое время; — позитивно мыслит; — избавляется от стрессов и неудач; — имеет план действий; — контролирует свою жизнь.
Существует множество тренингов, которые знакомят человека с тайм-менеджментом, также можно приобрести специальную литературу, либо воспользоваться интернетом.
Все в руках человека, надо лишь уделить этому немного времени и сил – это и есть первый путь к понятию основ тайм-менеджмента.
Человек, который обладает знаниями основ тайм менеджмента, отлично ориентируется во времени, может заниматься самосовершенствованием, достигать важных целей и исполнять свои мечты. Для таких людей ничто не является невозможным.
Недаром люди говорят, что человек, который не может, не умеет распоряжаться своим личным временем, не имеет ни одной свободной минуты. В этом и есть вся суть тайм менеджмента: научить человека распределять свое драгоценное время, поскольку время – это единственная вещь, которую невозможно удержать или вернуть. Берегите свои ценные минуты!
Как видите, если все-таки знать основы тайм менеджмента, то вам будет намного легче планировать свое время и успевать сделать гораздо больше дел, чем раньше. Как всегда, главное, правильно действовать и у вас все получится. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!
С Вами, — Игорь Зуевич.
Рекомендую Вам обратить внимание на следующие программы по созданию дополнительного источника дохода в интернете:
Закрытое Master Mind сообществоМастера партнерских программПартнерский Маркетинг для Новичков
Если следующие 5 минут вы можете инвестировать в самообразование, то переходите по ссылке и читайте следующую нашу статью: Свой бизнес: Как перестать всё делать самому и научиться делегировать задачи?
Понравилось? Жми «Мне Нравится«Оставьте комментарий к этой статье ниже
igorzuevich.com
Тайм-менеджмент и его основы
Содержание:
Большинству из нас известно, что между стремлением много запланировать и результатом «много успеть», как правило, лежит большая пропасть. И пропасть эта создана потерянным временем, которое вполне можно было бы использовать довольно продуктивно. К примеру, потратить его на какое-то хобби, общение с близкими, посещение культурных мероприятий… Да мало ли интересных дел, на которые пресловутого времени катастрофически не хватает? Как же его организовать так, чтобы мы могли жить жизнью полной, а не ограниченной вечными заботами и проблемами? Управлять собственным временем помогает знание основ тайм- менеджмента, – технологии, позволяющей организовать время и существенно повысить эффективность его применения.
Сущность тайм-менеджмента
Так в чём же заключается тайм-менеджмент? Как бы мы ни пытались оправдать нехватку времени на те или иные действия, в действительности существуют только четыре истинных причины того, что мы чего-то не успеваем. Первая, и, пожалуй, ведущая причина – нежелание выполнять определённые обязанности. Вторая, довольно весомая, причина – отсутствие интереса к какому-либо делу. Третья причина – личная неорганизованность. И, наконец, четвёртая причина нехватки времени – длительная подготовка к осуществлению какого-то занятия. Знакомо? Наверняка да. А ведь все эти причины создают довольно серьёзную проблему постоянных опозданий везде и всюду. Из-за этих опозданий мы лишаемся возможности доставить себе радость, посвятив несколько часов доставляющему удовольствие досугу.
Хорошо ли это? Плохо, спору нет. Тайм-менеджмент и заключается в том, чтобы ликвидировать это «плохо». Технология его разработана на принципе того, что у человека, не способного организовать своё время, просто-напросто отсутствует мотивация для этой организации. Если её нет, мы начинаем оттягивать начало какого-то дела, избегаем не терпящего отлагательства решения проблем, обходим стороной вопросы, которые уже давно должны быть урегулированы, и так далее, и тому подобное. И увеличиваем таким образом психологический груз вины перед окружающим миром за свои нереализованные намерения. И оправдываем себя при этом нехваткой времени.
Для того чтобы исправить ситуацию, нам необходим личный тайм-менеджмент. Начинается он с поиска мотивации для выполнения тех или иных дел. Допустим, не хочется нам заниматься какой-то работой. Ну, так попробуем найти плюсы, которые нам принесёт это занятие! Это может быть прибавка к зарплате, предполагаемое повышение в должности, обретение удовлетворения от выполненного долга, наконец, и отличный отдых после того, как всё будет осуществлено.
На таких мотивациях можно выстраивать и домашний тайм-менеджмент. Разве секрет, дорогие мои женщины, что домашняя рутинная работа нередко вызывает не просто неприятие, но и отвращение? Однако заниматься ей необходимо, иначе грязные тарелки, немытые полы и нестиранное бельё безжалостно уничтожат и внешний, и внутренний комфорт существования всей семьи. Как ни крути и как ни кричи о разделении бытовых обязанностей, но уборка в доме – дело больше женское, чем общее. Только женщина может сделать жилище по-настоящему уютным и привлекательным. Поэтому в домашнем тайм-менеджменте она нуждается более других членов своей семьи.
Организация пространства в целом имеет очень большое значение в развитии дисциплинированности каждого человека. Наше психологическое состояние существенно зависит от окружающей обстановки, и тогда, когда эта обстановка не благоустроена, она взбудораживает психику человека. Тайм-менеджмент в организации пространства вокруг нас воистину играет роль волшебной палочки. Отсутствие хаоса в этом пространстве помогает побороть внутреннюю несобранность. Таким образом, внешний порядок в доме, в рабочем кабинете, на столе, на кухне, в ванной комнате – да где угодно! — даёт возможность справиться с психологическим разладом и направить энергию в нужное русло. Очень помогает в этом вопросе соответствующая моменту деловая одежда. Как ни странно, но даже домохозяйки быстрее выполняют домашние обязанности в туфлях, а не в тапочках.
Эффективный тайм-менеджмент. Правила
Эффективный тайм-менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.
Тайм-менеджмент предусматривает, что все дела в плане вы должны разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены.
Вторая группа составляемого плана – это важные, но не требующие немедленно исполнения дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.
Личный тайм-менеджмент третьей группы плана состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, – они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную деятельность.
Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм-менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.
Кроме того, основы тайм-менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы.
К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм-менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких-то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.
Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность – гарантия успешности любого начинания. К тому же она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Стоит ли говорить, что планирование по правилам тайм-менеджмента существенно поднимает шансы стремительного продвижения по карьерной лестнице? Поднимает, конечно. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует не только понять что такое тайм-менеджмент, но и стараться руководствоваться максимумом его основных принципов.
Основные принципы тайм – менеджмента
Как мы уже говорили, наибольшую продуктивность от нашей работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Что же касается успешного продвижения по карьерной лестнице, то для него желательно придерживаться определенного плана. Сделать это не сложно. Главное — определить суть теории. Тайм-менеджмент заключает в себя несколько основных постулатов:
- умение верно ставить цели;
- умение правильно определять жизненные приоритеты;
- умение варьировать инструменты планирования;
- наработка необходимых привычек.
Что собой представляет умение верно ставить себе цели? Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если мы просто намереваемся выучить какой-то иностранный язык – это не цель. А вот если мы хотим выучить его до определённого уровня к какому-то сроку – это уже цель.
Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдохнуть.
С наработкой необходимых привычек всё просто. Стабильность повторения правил изо дня в день способствует наработке навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд.
Что касается умения варьировать инструменты планирования, то об этом немного подробнее:
- Для успешности во всех видах нашей деятельности целесообразно будет завести ежедневник, соответствующий по своим качествам нашим требованиям и привычкам. Ежедневник может быть электронным, бумажным, – каким угодно, лишь бы в него без труда вносились изменения в распорядке дня. В ежедневнике нужно будет контролировать выполнение тех задач, которые были поставлены на тот или иной день.
- Для правильного планирования следует описать свою жизненную концепцию на бумаге. Эффективный тайм-менеджмент во многом зависит от создания списка долгосрочных целей, держать которые в уме бессмысленно. Только записанные, эти цели, словно материализуясь, начинают реально существовать. То же самое относится и к краткосрочным целям. Все они, как мы уже говорили, непременно должны иметь точные сроки достижения. В противном случае цель получится размытой, и план её выполнения будет работать слабо. Записывая свои цели, обязательно учитываем при этом и те, которые касаются нашего здоровья, отдыха и развлечений.
- Личный тайм-менеджмент не эффективен без ежедневного плана, составленного накануне вечером. Именно в это время наиболее чётко представляется картина будущего дня и все его главные задачи. Благодаря таким фактам, мы можем правильно распределить очерёдность решения возникших задач, установив их приоритетность и срочность, и разработать маршрут своего передвижения. За ночь наше сознание усвоит составленный вечером план, и на следующий день все действия будут совершаться почти автоматически, без особого напряжения.
- Планируя свои действия, помним о глобальных целях – это поможет правильно ранжировать ежедневные цели и быстрее, таким образом, продвигаться к достижению глобальных.
- Составляя план, учитываем биологические циклы, вызывающие подъём и спад нашей активности. Каждый человек, внимательно проследив за собственным состоянием в течение дня, может определить, в какое время суток он максимально трудоспособен. Именно на это время и должна приходиться наибольшая трудовая нагрузка. В противном случае отдача от нашей деятельности резко снизится, и виной тому будет биологический цикл спада активности.
- Современный тайм-менеджмент заложил в основу принцип делегирования обязанностей, который тоже необходимо учитывать при планировании. Наши силы, возможности и время не безграничны, а это значит, что не следует взваливать на себя непосильную ношу, стараясь сделать как можно больше. Поэтому находим тех, кому можно перепоручить часть дел, проконтролировав затем их выполнение. Такая передача доли своей работы другому человеку является очень мощным инструментом для повышения собственной продуктивности.
- Составленный на день план по мере его выполнения надо анализировать, вычёркивая претворённые в жизнь пункты. Делать это следует непредвзято, трезво оценивая результат этого претворения в жизнь. Такие действия помогут определиться с дальнейшими целями и сформировать правильное представление о складывающейся ситуации.
Ну, вот, пожалуй, и все основные правила планирования, которые предусматривает тайм-менеджмент. Следуя им, мы получаем реальный шанс быстрого продвижения по карьерной лестнице и возможность полноценного отдыха после качественно, с полной самоотдачей выполненной работы. Для пущей же плодотворности наших деяний надо следовать некоторым советам уже опытных в этой области людей. Заключаются они в следующем.
Во-первых, занимаясь каким-то делом, желательно полностью на нём сконцентрироваться и не отвлекаться на какие-то другие действия: долгие разговоры по телефону, общение с коллегами, затянувшееся чаепитие и прочее. Результатом подобного рассеивания внимания станут затянувшиеся на целый день элементарные дела. Поэтому учимся говорить категоричное: «Мне некогда!» в ответ на чьи-то просьбы помочь или стремление поболтать о пустяках.
Во-вторых, выполняя серьёзную работу, сохраняем спокойствие. Спешка и нетерпеливость приводит к нервозности и суете, а это отнимает массу времени, которое просто проходит впустую. Чтобы такой ситуации не возникло, контролируем себя, блокируя различные раздражители и отодвигая их обдумывание на потом.И, наконец, в третьих: завершив какое-то сложное дело, поощряем себя – празднуем это событие, покупаем какие-то желанные и приятные вещички, идём в дорогой ресторан и прочее. Одним словом, позволяем себе делать то, что принесёт максимум положительных эмоций. Такое поощрение – отличный стимул для наращивания эффективности работы и её оперативности.
Тайм-менеджмент – превосходное подспорье на пути к успеху практически во всех областях нашей жизни. И если мы всей душой желаем этого успеха — начинаем планировать. Вот прямо сейчас берём ручку, листок бумаги, садимся и записываем свои цели. Пусть они становятся ощутимыми и реальными… Удачи!
www.jlady.ru
5 основ тайм-менеджмента
В наше время очевидно, умение управлять своим временем — залог не только профессионального успеха, но и гармоничной жизни без суеты. Так как же сделать время своим другом и союзником?
Я расскажу о нескольких эффективных инструментах, которые помогут вам в самоорганизации.
1. Осознайте ценность времени!
Об этом способе очень точно написал Альберт Камю: «Вопрос: как добиться того, чтобы не терять зря времени? Ответ: прочувствовать время во всей его протяженности. Средства: проводить дни в приемной зубного врача на жестком стуле; слушать доклады на непонятном для тебя языке; выбирать самые длинные и самые неудобные железнодорожные маршруты, торчать в очереди у театральной кассы и не брать билета на спектакль и т. д. и т. п.».Такие ситуации вызывают раздражение из-за бессмысленности и бесполезности проведенных часов, тем самым создавая чувство ценности времени, желание его беречь и тратить только на значимые события.
2. Начните фиксировать расход времени!
В течение трех дней (двух будней и одного выходного) каждые 10 — 15 минут фиксируйте свою занятость. Практика показывает, что результаты радуют далеко не всегда, но задуматься они точно заставят.
В процессе выполнения этого упражнения хорошо проявляются «хронофаги»- «пожиратели времени»- дела, ситуации, события, которые безрезультатно расходуют время.
«Хронофагами» могут быть:
- излишнее просиживание у телевизора или в интернете,
- неграмотная система ведения дел («бумажные завалы» или отсутствие четкой цели),
- персональная неорганизованность («сидром откладывания» или чрезмерная суетливость),
- люди, чьи визиты и телефонные звонки отрывают от дел.
Попробуйте выявить три-пять типичных для себя «хронофагов» и в течение месяца действовать иначе, наперекор привычкам. Результаты не заставят себя ждать!
3. Используйте свои пять пальцев для контроля за делами и временем!
Методика следующая: каждый палец символизирует один из параметров, с помощью которых контролируется движение к цели. В течение дня достаточно лишь посмотреть на ладонь и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры.
- М (мизинец) — мысли, знания, информация. «Что нового я сегодня узнал?», «Какие знания приобрел?»,
- Б (безымянный палец) — близость к цели. «Где я нахожусь относительно достижения желаемого?», «Что я сегодня сделал, чего достиг?».
- С (средний палец) — состояние. «В каком эмоциональном состоянии я прожил сегодняшний день?», «Что было связано с положительными эмоциями и энтузиазмом при достижении цели?», «Как я справлялся с негативными состояниями и поддерживал свой настрой в течение дня?».
- У (указательный палец) — услуга, помощь, сотрудничество. «Чем я сегодня помог другим?», «Познакомился ли я с новыми людьми?», «Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)?»,
- Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. «Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддержания физической формы?», «Как позаботился о своем хорошем самочувствии?»
4. Стремитесь к результатам, а не к затраченным усилиям.
Каждая из вас встречала людей, которые нервно и гордо заявляют, что не были в отпуске уже три года, а выходные у них бывают раз в месяц. Это вовсе не говорит об их профессиональной значимости, а служит явным сигналом о неполадках в их системе самоорганизации. Важен результат, а не количество затраченных усилий или потраченное время!
5. Всего 4 простых вопроса помогут вам организовать любые дела!
1) «Зачем вообще это делать?» — ответьте себе на этот вопрос, и вы поймёте, действительно ли стоит браться за дело. Этот вопрос очень «чистит» список дел и позволяет отсечь всё лишнее и ненужное!2) «Почему именно я буду заниматься этим?» помогает создать перечень дел для делегирования. Если с этой работой может справиться кто-то другой, насколько необходимо ее выполнять именно вам?3) «Почему это надо делать именно сейчас?» — позволяет установить оптимальные сроки выполнения задач, а также согласовать планируемые действия с реальными обстоятельствами.4) «Почему я буду действовать именно в такой форме?» — позволяет оптимизировать процесс работы, помогает избежать ненужных затрат и суетливости.
Вы наверняка слышали, что 20% усилий приносят 80% результатов. На практике это означает, что необходимо найти те самые 20% ключевых действий, которые принесут 80% желаемого результата, то есть начинать с главного, и лишь затем приступать к второстепенным задачам.Удачи и успеха!
Специально для Time for Woman,Людмила Круглова, психолог, коуч и бизнес-тренер
Предыдущая статья
Мощная техника: Представьте себя через годСколько бы ни говорили про то, что мысли управляют нашей жизнью, вы не до конца в это не поверили и осознали. Это объяснимо, ведь поверить в то, что нельзя пощупать, очень непросто:) Но сейчас вы можете сделать исключение, уделив себе ровно 15 минут.
1Также интересно
Знаете ли вы?
5 необычных массажных техник
Расслабление — дело нужное и очень приятное. Профессиональный массаж бывает разный, в этой статье мы расскажем о самых нескучных экзотических методиках массажа, ведь необычное исполнение привычных вещей всегда привлекает внимание.
1Питание
Фитнес-меню: Ореховые миксы
Орехи — идеальный вариант для перекуса дома, также их можно взять с собой и лакомиться где угодно. Особенно полезно употреблять орехи в дни активных физических нагрузок, потому что они дают организму необходимые белки, пищевые волокна, аминокислоты, минералы и витамины.
3Написать комментарий
Написать комментарий можно после авторизации.
timeforwoman.ru
