Организация времени. Простые способы. Заключение тайм менеджмент
Реферат: Тайм-менеджмент
Введение
В настоящее время специалист по рекламе это востребованная на рынке профессия. Все предприятия любого профиля используют рекламу и продвижение в своей деятельности. На предприятиях среднего и крупного уровня создаются отделы по рекламе, на предприятиях малого бизнеса работает специалист по рекламе. Для разработки и реализации особо крупных рекламных кампаний участники рынка обращаются за помощью к рекламным агентствам. И сегодня специалист по рекламе играет на предприятиях важную роль и результаты его работы напрямую зависят от грамотной постановки целей и соблюдении дисциплины в рабочих процессах. Важнейшая особенность работы специалиста по рекламе это многозадачность и разноплановость выполняемых работ. И поэтому только грамотная постановка целей и расстановка приоритетов является основой продуктивной работы. Каждому специалисту по рекламе необходимо четко выработать систему постановки целей и организации времени. На многих предприятиях проводят обучение тайм-менеджменту для более продуктивной работы специалистов.
Для того, чтобы раскрыть тему, необходимо ознакомиться с основными терминами данной дисциплины:
·Тайм-менеджмент - наука об управлении временем, организации своей деятельности и достижении своих целей.
·Методология - описание способа организовать свою деятельность.
·Хронометраж (или ведение дневника) - учет потраченного времени для возможности оценить эффективность своей деятельности.
·Дауншифтинг - переезд ближе к природе, уход от дел, карьеры, бизнеса в пользу спокойной и размеренной жизни.
·Локальный дауншифтинг - уход от активного ведения дел на короткий промежуток времени (1-3 недели), чтобы сосредоточиться над какой-то творческой задачей или важным проектом (термин ввел Глеб Архангельский).
·Кайрос (или контекст, категория) - удачное стечение обстоятельств, удобный момент для выполнения определенного рода дел.
·Метка - функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам). В онлайн-органайзере такая функция называется контекстом.
·Папка - функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам).
·Пирамида целей - методология, относящаяся к категории методологий стратегического планирования, с применением которой можно планировать свою деятельность на длительный период, как бы «с высоты полета».
·Работа 2.0 - это новый современный стиль работы без привязки к конкретному офису или помещению; это совокупность методов, онлайн-сервисов и других средств, позволяющих работать из любой точки мира, меньше стоять в пробках и ощущать радость от работы и жизни.
·Getting Things Done (часто пишут коротко GTD или в свободном переводе на русский «Как навести в делах порядок») - методология тайм-менеджмента, которая помогает эффективно справиться с большим количеством дел и держать информацию и дела в порядке.
·GTD (аббревиатура, расшифровывается как Getting Things Done или в свободном переводе на русский «Как навести в делах порядок») - методология тайм-менеджмента, которая помогает эффективно справиться с большим количеством дел и держать информацию и дела в порядке.
1. Основы управления временем
Тайм-менеджмент или управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.
. Анализ использования рабочего времени
Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени
Кэ = (Ф - Р)/Ф = 1 - Р/Ф,
где Ф - фонд рабочего времени, мин;
Р - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников
Кп = Пз/Ф,
где Пз - потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника
Кп = По/Ф,
где По-потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.
Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников
Кол = ОЛ/Ф,
где ОЛ - затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.
Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно-административной работы (Коа) и т.п.
. Структура тайм-менеджмента
·Целеполагание
Говоря о постановке целей, обязательно надо помнить то, что цель должна соответствовать критерию SMART4: быть конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed), достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed).
В том случае, если один из критериев SMART не является характеристикой поставленной цели, то целеполагание становится затруднительным, а цель превращается в набор пожеланий.
При постановке целей необходимо быть последовательным и осуществлять сначала цели на ближайшее время.
Постановка целей - это возможность структурировать свою деятельность, способ достичь успеха.
·Определение приоритетов
Тайм-менеджмент представляет собой набор инструментов, с помощью которых возможно определить необходимость выполнения той или иной процедуры в текущую единицу времени. Тайм-менеджмент позволяет расставить приоритеты.
Именно при правильном определении первоочередных и второстепенных задач в жизни и работе возможно эффективное управление временем. Тайм-менеджмент позволяет делать это правильно и быстро, что крайне важно при выработке навыка организации времени.
Необходимо уметь определять важные дела из всего потока указаний и просьб, которые поступают к нам ежедневно.
·Знание инструментов планирования
Инструментарий. который применяется в тайм-менеджменте для организации своей деятельности огромен. Есть множество методик, которые возможно использовать.
Чувство времени - один из важнейших инструментов эффективного тайм-менеджмента.
Привычки, или навыки, доведенные до автоматизма, являются показателем того, что теоретические выкладки и методики тайм-менеджмент достигли необходимой цели: человек использует их в своей жизни неосознанно.
Именно выработка привычки у человека управлять своим временем и является основной целью тайм-менеджмента.
Техники тайм-менеджмента
·«Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.
Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно - Неважно» по горизонтали и «Срочно - не Срочно» по вертикали.
Исходя из этого, все задачи можно поделить на 4 группы:
.Срочное и важное - например, потек кран в квартире, срочный телефонный звонок, подходит к концу срок сдачи налоговой отчетности и т.д.
.Несрочное, но важное - это привычная работа, планирование проектов на будущее, посещение бассейна, спортзала и тому подобное
.Срочное и неважное - это чаще всего какие-то непредвиденные ситуации и зада. Например, срочная, заранее незапланированная встреча или такой же телефонный звонок. Так же сюда относятся различные хлопоты, не связанные с достижением ваших целей.
.Несрочное и неважное-то, на что мы тратим время «впустую», так называемые поглотители времени. Это всеми любимые в настоящее время социальные сети, чаты, различные компьютерные игрушки. Никакой пользы они не несут, однако, отнимают значительную часть вашего времени.
·Personal Efficiency Program (PEP)
PEP - это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности». Правильнее сказать - это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.
·Getting Things Done (GTD)Things Done - это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.
Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.
Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.
Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:
. Cбор.
. Обработка.
. Организация.
. Обзор.
. Действия.
·Метод Парето или закон 80/20
% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.
Практический вывод из закона Парето очень прост: «необходимо концентрироваться на тех действиях, которые приносят результат и без жалости отбрасывайте малоэффективные».
·Стратегическое планирование
Об этом методе писали многие известные специалисты по тайм-менеджменту, такие как Дэвид Ален, Стивен Кови, Глеб Архангельский.
Чтобы можно было заняться стратегическим планированием, Вам необходимо нарисовать пирамиду с несколькими уровнями, например:
Уровней может быть 5-7. Их названия и значения могут варьироваться. Например, это могут быть такие уровни, как показано на изображении: Жизненные цели, Пятилетка, Год, Месяц и Неделя.
Что бы достичь поставленных перед собой целей, необходимо посмотреть на свою деятельность «с высоты полета». Другими словами, нужно начинать планировать «сверху вниз», с вершины пирамиды к ее началу.
Заключение
В данной работе я рассмотрела основные понятия управления временем, выделила необходимые термины, изучила анализ рабочего времени, выделила структуру тайм-менеджмента и рассмотрела основные техники управления временем.
Я считаю что внедрение одной из систем тайм-менеджмента в свою профессиональную деятельность является неотъемлемой частью успешной работы специалиста по рекламе, что в свою очередь сильно влияет на общее положение организации на рынке и приносит доход компании в связи с повышением эффективности работы.
Специалист по рекламе должен уметь выделять основные цели, уметь грамотно расставлять приоритеты, знать основные инструменты планирования и вырабатывать профессиональные привычки.
Список литературы
менеджмент управление время контроль
1. Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный курс. - М.: «Альпина Паблишер», 2012. - 312 с. -
. Дэвид Аллен Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. - 368 с.
3. Александр Горбачев Тайм-менеджмент в два счета. - С-Пб.: «Питер», 2009. - 256 с.
. Сладкевич В.П., Чернявский А.Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. 3-е изд., стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 152 с
. wikipedia.org
. Курс лекций по предмету «Менеджмент продаж» Тыртышная И.Н.
. Курс лекций по предмету «Практические навыки менеджера» Юшкова Т.А.
Теги: Тайм-менеджмент Реферат Менеджментdodiplom.ru
Реферат – Тайм-менеджмент: сущность и признаки
ОглавлениеВведение 31. Тайм-менеджмент: сущность и признаки 52. Определение причин дефицита времени 83. Приемы тайм- менеджмента: постановка цели, планирование, делегирование полномочий 11Заключение 18Список используемой литературы 19ВведениеТайм-менеджмент - это динамично развивающаяся отрасль менеджмента. Ее основная задача - выявление принципов эффективного управления временем. Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60-х годах прошлого века в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни, а широко применяться стали лишь с 80-х годов. Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы менеджеров увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени.Простая и неприятная истина в том, что сегодня мы загружены делами больше, чем когда бы то ни было. Хотя наука этот очевидный факт никак не подтверждает, доказательств тому не придется долго искать. «Доказательства невероятной занятости повсюду, - считает Jana Jasper, эксперт по вопросам производительности труда из Нью-Йорка. Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их, не доведя до конца. Нас преследует мысль о том, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо. Но так ли это на самом деле?»Царящая последнее время мода на всевозможные устройства и гэджеты, помогающие сэкономить время и увеличить эффективность работы насколько разорительна, что иногда не оправдывает своего предназначения. Но прогресс лишает нас некоторых преимуществ так же легко, как и дает их.Чем больше гэджетов, позволяющих сэкономить время и облегчить нашу жизнь, мы приобретаем, тем больше занятий мы находим, чтобы заполнить освободившееся время. А хроническая нехватка времени неминуемо приводит к стрессу. Тем не менее, эксперты по тайм-менеджменту уверены: стресса можно избежать. Подумайте, как хорошо с помощью техник тайм-менеджмента увеличить свой день на целый час, т.е. освободить час полезного времени!Сейчас эта проблема необычайно остро воспринимается и российскими управляющими. Как показывает жизненный опыт, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные не всегда удается. Кроме того, это не лучшим образом сказывается на качестве жизни, отнимая время, предназначенное для общения с семьей, отдыха и спорта. Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела.Объект исследования данной контрольной работы- теоретические аспекты тайм-менеджмента.Предмет исследования – сущность и приемы управления временем.Цель работы- изучение теории тайм-менеджмента, выявление приемов и принципов управления временем.Исходя из цели можно поставить следующие задачи:- изучение сущности тайм-менеджмента: основных признаков;- определение причин дефицита времени;- рассмотрение приемов тайм- менеджмента.При написании контрольной работы использовалась литература ведущих авторов в менеджменте и коммерции, таких как Архангельский Г.А, Вронский А.И, Захаренко Г. И.
1. Тайм-менеджмент: сущность и признакиТайм-менеджмент (Управление временем) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени.Основные принципы тайм-менеджмента1. Кропотливая самостоятельная работа.Качественную, эффективную систему организации своего времени человек может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Получая информацию о существующих системах и методах построения собственной, поддержку принятия решений и толчок к самосовершенствованию - не нужно считать предлагаемое вам правилом, не подлежащим сомнению. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только вы сами [2].
refbox.org
Тайм менеджмент - актуальность, особенности, значение
Часто ли вы сталкиваетесь со словом «тайм менеджмент»? Пора выяснить, что оно обозначает и в каких ситуациях используется. Если переводить каждую часть этого термина, то получится словосочетание «управление временем», что и являет собой, в сущности, тайм-менеджмент. Сущность этой практики состоит в том, чтобы так организовать своё время (и рабочее, и личное), чтобы ни одно из важнейших дел не осталось без должного внимания. Таким образом, тайм менеджмент – это планирование времени с учетом всевозможных обстоятельств.
Вся жизнь – игра, игра временем
Почему эта практика пользуется такой популярностью? Актуальность тайм менеджмента объясняется темпом современной жизни. С развитием технологий жизнь любого среднестатистического человека начала двигаться в разы быстрее. Это можно увидеть на простом примере делового письма: в середине двадцатого века доставка любой важной информации в письменном виде занимала немало времени. В двадцать первом веке промедление смерти подобно: письма доставляются в течение пары секунд, и точно так же срочно требуют ответа. Поэтому увеличивается не только темп жизни, но и скорость мышления. Мышление человека нельзя сравнить с работой механизма, однако у них есть одно общее правило: чтобы управлять большой скоростью, нужен грамотный алгоритм действий, иначе настройки сбиваются и не дают ожидаемого эффекта.
Особенности тайм менеджмента
Чтобы машина человеческого мышления работала правильно, существуют определенные условия, при котором управление собственным временем осуществляется грамотно и приносит существенную пользу.
Одним из таких принципов является самостоятельность. Человеку, планирующему свое время, необходимо помнить, что дела, которые он должен выполнить, лежат только на его плечах. Адекватное восприятие собственной нагрузки упрощает задачу планирования. Существует большое количество методов и систем, помогающих составить распорядок дня и распределить нагрузку по определенным блокам. Есть также советы, которые должны служить неоценимой помощью и своеобразным толчком к самосовершенствованию, однако на деле становится понятно, что решения должны быть индивидуальными, а предлагаемые системы и методы не могут являться правилами к обязательному исполнению.
В организации своего времени главную роль играет не строгая система, а индивидуальный стиль, поскольку каждый человек уникален, и если одному необходимо подходить к решению вопроса об управлении своим временем с системой подсчетов, то другому будет комфортно искать творческие пути организации собственного времени.
Управление временем в компании
Особую роль играет тайм менеджмент на предприятии. где с недостатком времени сталкиваются все рабочие: от работников низшего звена до главного руководителя. Однако планирование времени в компании является более сложным процессом, чем организация личного дня. Каждый человек применяет методы, которые подходят конкретно ему и являются для него наиболее удобными. В случае с корпоративным тайм менеджментом все обстоит гораздо сложнее.
Нередкая ситуация, когда руководитель не в состоянии справиться с организацией времени своего коллектива, а потому прибегает к помощи специалиста, который разбирается в этой области и помогает предприятию в этом процессе. Специалист проводит определенные курсы, где разъясняются основные принципы управления временем на предприятии и предлагаются варианты внедрения тайм менеджмента в производство. Эти курсы делятся на два типа: в первом случае семинары проводятся с участием так называемых первых лиц, то есть руководителей и управленцев. Во втором случае курсы являются обязательными для всех рядовых сотрудников.
Сущность современного тайм менеджмента для предприятия состоит в том, что его формирование направлено на эффективность взаимодействия всех подразделений компании и руководителями. Он предполагает использование локальных сетей и информационных технологий для общения, что значительно повышает экономию времени, ведь теперь для сообщения информация необязательно переходить из помещения в помещение, достаточно всего лишь ввести необходимый текст в определенную программу и по щелчку мыши отправить её нужному человеку. В результате у человека не возникает необходимости оставлять свое рабочее место и терять время, которое должно быть направлено на выполнение его должностных обязанностей и текущих задач.
Быстрое внедрение тайм менеджмента на предприятии
Чтобы тайм менеджмент на предприятии заработал в полную силу, необходимо помнить несколько моментов, которые помогут провести внедрение новых технологий быстро и эффективно.
Движущая сила и главный инструмент компании – это его сотрудники. Внедрение тайм менеджмента необходимо начинать со знакомства персонала с этой практикой. Понимая саму сущность управления временем, сотрудники смогут принять определенные технологии и правила, необходимые для реализации этой системы. Необходимо суметь заинтересовать персонал, чтобы он принял предлагаемые изменения с энтузиазмом и способствовал их внедрению.
Главная задача инициатора – объяснять так, чтобы коллектив понял, что от него требуется и для чего нужны эти новшества. Многие используют для этих целей вспомогательные средства, к которым относятся видео с записями курсов и аудиозаписи. Преимущество этих средств в том, что они требуют минимум усилий со стороны руководства, а также являются удобными для сотрудников. Другое средство – специальная литература, которая советуется сотрудникам для прочтения. Плюс в том, что печатная информация усваивается людьми лучше всего, однако есть и недостаток: у людей, работа которых требует организации рабочего времени, этого времени не так много, поэтому трата его на чтение книги вредит остальным сферам жизни.
При формировании системы, которая позволит управлять временем максимально эффективно, важно учитывать мнение самого персонала, поскольку идеи, исходящие от него, могут оказаться крайне полезными. Не следует бояться изменений в ранее намеченном плане.
Важно при внедрении тайм менеджмента на предприятии контролировать сам процесс обучения. Обычно для этого процесса организуется специальная группа, в обязанности которой входит наблюдение за процессом обучения, контроль его эффективности и мониторинг успехов. Также необходимы координаторы, сообщающие о времени и форме проведения занятий. Здесь очень важно наличие специальной литературы, которую не необходимо, а можно читать вне рабочего времени.
Почему так важен тайм-менеджмент в наше время?
Переоценить значение тайм менеджмента крайне трудно. Практика управления собственным временем важна как для крупных организаций, процессы работы которой сложны и обладают большим масштабом, так и для каждого отдельного человека, который стремится повысить эффективность своей работоспособности и уделять достаточно времени как работе, так и своей семье. Успешное планирование времени на работе и в личном пространстве – это и есть тот самый залог успеха, в поисках которого мы пребываем всю нашу жизнь.
victorygroups.ru
Организация времени. Способы тайм-менеджмента.
Организация времени. О чем это?
Организация времени — это все тот же, кому-то уже поднадоевший тайм-менеджмент. Друзья, у вас хорошо получается правильно организовать свое время и время других людей, с которыми вместе необходимо работать? Согласитесь, что от правильного управления своим временем зависит, насколько успешно будет выполнены задачи и достигнуты цели.
Вы наверное знаете, что успешные люди успевают сделать намного больше, чем те из нас, кто не задумывается еще об этом. Да, они владеют особыми техниками, которые позволяют им добиваться больше, это не секрет. Секрет в том, что хотя и есть общепризнанные методы и способы управления временем, у каждого из них — свои, те которые эффективно срабатывают именно у них.
Эти способы наработаны временем, опытом и практикой. Проверку временем, водой, огнем и медными трубами прошли различные советы и рекомендации от гуру тайм-менеджмента, но выстояли и остались только те, которые соответствуют целям и задачам конкретного человека, его физическому и нравственному состоянию, его возможностям и видению.
Почему не любят тайм-менеджмент?
Очень часто люди не начинают заниматься тайм-менеджментом, так как думают, что придется делать все по часам. Я помню, когда была необходимость протестировать время сотрудников для анализа и прогноза продаж, почти все менеджеры в штыки встретили распоряжение расписать свой рабочий день практически поминутно, выполнить хронометраж, в качестве однодневного эксперимента. Замечу, что в то время, 2007 год, ко многим организационным моментам относились с таким же негативом и пренебрежением.
А нужно было всего лишь выяснить — куда уходит время и что нужно сделать, чтобы не терять его напрасно. Первый эксперимент, конечно, не удался таким, как задумывался, но все же определенную пользу и порцию информации руководителям принес.
Способы тайм-менеджмента
Я для себя уяснила, что на этом этапе важно поручать сотрудникам краткосрочные задачи — те, на выполнение которых может уйти полтора-два часа рабочего времени. То есть, если есть большая задача, то лучше разбить ее на части и выполнять отчитываться по ней поэтапно. Этот способ называется «Съешь слона по кусочку», и знаете, он отлично работает. Кстати, о нем вы можете прочитать в моей статье «Как повысить свою работоспособность или как съесть на завтрак лягушку».
Такой прием можно применять не только на работе, но и в повседневной жизни, постараться с детства приучать к нему своих детей. Измерили — проанализировали — спланировали — выполнили — проанализировали. Несколько шагов на начальном этапе и многократное повторение приведут к выполнению действий на автомате, через какое-то время станет привычкой и будет выполняться на подсознательном уровне.
Тайм-менеджмент — это удобно
Вообще, тайм-менеджмент — очень гибкая и удобная вещь. Его можно и нужно настраивать под себя. Зачастую организация времени требуется исключительно в тех случаях, когда мы делаем, потому что надо, замечали? Вроде бы и дело интересное, но может немного поднадоело, может настроение или самочувствие не подходящее, может быть просто лень, вот тогда приходится включать внутренние механизмы самодисциплины, настраивать мотивацию на нужный уровень и контролировать свою деятельность.
А когда этим не приходится заниматься, вспомнили? В двух случаях: когда лень и безделье полное, и когда мы настолько увлечены работой или делом, что не замечаем, как несется время. В таких случаях говорят: «Не успел оглянуться, а рабочий день закончился».
Где правда?
Истина всегда где-то находится посередине, тем не менее, если какие-то рекомендации помогают быть эффективнее одному человеку, то они могут быть эффективными еще хотя бы для нескольких человек. Сейчас мы не будем обсуждать, как организовать свое время, когда нас одолела лень-матушка, или когда в душе горит энтузиазм. Я поделюсь с вами двумя простыми способами, которые могут быть для вас эффективными, когда работать просто надо.
2 простых способа организации времени
Первый способ:
Просто делать.
Второй способ:
Просто делать чаще перерывы.
Улыбаетесь? Вижу ваше непонимание… На самом деле, друзья, способы проверены временем. Уверяю, что для кого-то из вас они будут спасательным кругом в нужный момент. Лучше делайте больше перерывов, можно через пятнадцать минут, можно через 10 или 5 минут, но даже в этом случае, вы будете двигаться вперед, а не стоять на месте. Вы не заметите, как втянетесь в работу и перерывы вам уже будут не нужны.
О техниках
Это очень простые способы для организации своего времени. Я знаю, что применяя различные техники тайм-менеджмента, такие как планирование задач, деление дел на важные и срочные, техника «помидора», ведение ежедневника, использование онлайн-сервисов — планировщиков дел и т. д., в результате будут значительно ускорять нашу деятельность, это бесспорно.
Но все же надо найти главное, к чему прислушивается ваш организм, и не сильно сопротивляется сознание. Найти то, что будет помогать именно вам.
Делим свои дела
Давайте вспомним еще раз, что все наши дела можно разделить на 4 группы:
- Срочные — Важные
- Важные — Не срочные
- Срочные — Не важные
- Не срочные — Не важные
Найдите информацию об этом методе Эйзенхауэра, и научитесь применять его при планировании. И делайте в первую очередь Главные вещи: срочные и важные. Этот метод мне очень помог справиться с огромной текучкой дел, которым не было конца и края в то время, когда я работала руководителем филиала рекламной компании, и одновременно велась работа над несколькими равнозначными по важности направлениями.
Кто и кем управляет?
Постепенно становилось понятно, что уже не текучка мной управляет, а я управляю делами и успешно организовываю свое время. Вовремя помогли советы Артема Фарьевича про «обезьянку», которую менеджеры постоянно сажали на мою шею, я научилась возвращать им их же «обезьянку», они должны были сами с ней договориться. Научилась вовремя говорить «нет», отказывать, не обижая другого человека, вежливо закончить разговор, если понимала, что он крадет мое время.
Друзья, все это очень интересно, на самом деле. Сейчас, порой, даже сложно понять, что более эффективно действует при решении и выполнении тех или иных задач. Важно понять, что у вас будут работать свои собственные методы, которые окажутся эффективными именно для вас.
Когда понимаешь, что умеешь ценить свое время и время других людей, становится понятно, что ты начинаешь больше успевать за то же время, что и раньше. Ты понемногу овладеваешь искусством тайм-менеджмента, главная задача которого — организация времени.
В заключенииДрузья, нужно всегда помнить, если начинается перегруз, можно остановиться и сделать глубокий вдох и выдох. Тоже отличное средство — помогает! Нам всегда хочется равновесия: и душевного, и физического, и материального… Наша жизнь напрямую зависит от качества нашего времени, которое мы уделяем работе, семье, друзьям, путешествиям.
Когда мы знаем, ради чего мы работаем над собственной личной эффективностью, а это безусловно мы сами и самые дорогие люди в нашей жизни, без всякого сомнения, качество нашей жизни будет улучшаться. А это именно то, ради чего стоить жить, творить и достигать баланса между здоровьем, богатством и счастьем.
Другие, не менее интересные статьи вы сможете найти здесь>>>. Буду признательна, если поделитесь простыми способами со своими друзьями.
На десерт — оригинальный и увлекательный способ организации своих дел. Даже если вы не знаете английский — вам будет все понятно. Смотрите!
Копилка эффективных советовВ этой же рубрике:
Я согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с Пользовательским соглашениемkopilkasovetov.com
Современный тайм менеджмент и его особенности
С каждым годом ускоряется темп нашей жизни, в связи с чем появляется потребность в повышении эффективности работы. И если индивидуальный тайм менеджмент по-прежнему дает отличные результаты, то с коллективным дела идут не столь хорошо. Дело в том, что технологии корпоративной организации управления временем не до конца разработаны даже за рубежом, отечественная же практика основана на комбинировании различных методов, иногда доходящем до абсурда.
Современный тайм менеджмент превращается из оптимистичной программы по улучшению работоспособности и экономии времени в систему тотального контроля подчиненных. Речь идет о таких методах, как отмечание сотрудником своего пребывания на рабочем месте каждый час, например. Недостаток таких методов в том, что они направлены на контроль дисциплины, а не на соблюдение методов, помогающих оптимизировать организацию рабочего времени.
Анти тайм менеджмент – философия или протест?
Помимо игнорирования предприятиями принципов тайм менеджмента, существует также программа под названием «анти тайм менеджмент», которая представляет систему организации времени как то, что дает нам иллюзию управления собственной жизнью. Программное заявление анти тайм менеджмента состоит в том, что мы не можем управлять временем (цитата «ускорять, замедлять, останавливать»), а способны лишь вливаться в его течение и заполнять этот поток своей жизнью. Такая философия жизни выступает против того, чтобы жить от выходного до выходного и выдыхаться на каждом жизненном повороте.
С утверждением о том, что нужно наслаждаться каждым моментом жизни, трудно поспорить. Каждая минута – это ценность, дарованная нам свыше, поэтому глупо не ценить каждый отпущенный нам момент. Но, к сожалению, жизнь дает поблажки лишь редким людям, современный же человек вынужден работать, чтобы обеспечивать себя и свою семью пищей и кровом, а свободное время заниматься своими увлечениями и дарить внимание родным и близким.
Брать от жизни всё любыми способами
С жизненными трудностями можно справиться и без планирования дел, однако в моменты, когда мы закончили одну задачу и еще не перешли к другой, происходит утечка времени. Происходит она потому, что все задачи находятся в хаотичном порядке и не имеют последовательности. В упущенное время мы решаем, за какое дело приняться дальше, и таких промежутков времени накапливается довольно большое количество. Именно эти моменты, если суметь их сэкономить, и можно наслаждаться жизнью, смакуя каждое мгновение. Отсюда следует однозначный вывод, который – увы! – разбивает философию анти тайм менеджмента, и звучит он следующим образом: планирование времени необходимо, поскольку моменты, которые мы не тратим на обдумывание следующего шага, остаются у нас для того, чтобы любоваться природой, баловать себя любимой книгой и общаться со своими родными и близкими людьми.
А чтобы система грамотного управления временем работала правильно и давала ожидаемые результаты, необходимо помнить основные принципы тайм менеджмента – это своего рода «золотые правила», соблюдение которых гарантирует получение наибольшей продуктивности от работы. Умение составить план действий очень важно, однако без принципов, изложенных ниже, оно бесполезно.
«Золотые правила» тайм менеджмента
- Четкая цель. Она должна быть не просто установлена и утверждена, её необходимыми качествами должны быть четкость, конкретика и конечность. Чем абстрактнее выражена цель, тем менее она достижима.
Сюда же относится необходимость установления конкретных временных границ, то есть определенного срока, к которому цель должна быть достигнута.
Современный тайм менеджмент дает сбой уже на первой ступени лестницы к успеху. Поэтому так важна конкретная цель (сотрудники должны не нажимать каждые полчаса определенную кнопку, а понимать, к чему они движутся)
- Верные приоритеты. Среди бесконечного множества целей необходимо выбрать ту, у которой сочетание пользы и удовольствия будет максимальным. В приоритете должна быть цель, которая напрямую относится к вам, а не обществу или семье. Ставя вперед своих целей те, которые приносят пользу не вам, вы теряете мотивацию и, как следствие, эффективность работоспособности.
- Привычка. Методы, которые вы используете для успешного планирования собственного времени, должны повторяться, чтобы войти в привычку. Это поможет вам в будущем подсознательно выбирать такие способы работы, которые будут экономить ваше время и давать максимальную эффективность.
- Варьирование инструментов планирования. На этом пункте мы остановимся подробно. Инструменты – это те вещи (в том числе и нематериальные), которые помогут вам в планировании вашего времени.
- Ежедневник. Он должен быть у каждого человека, который хочет научиться грамотно распоряжаться своим временем. Форма ежедневника не имеет ровным счетом никакого значения: он может быть как бумажной книжкой, так и электронным приложением. Смысл наличия ежедневника в том, чтобы контролировать выполнение задач и вносить изменения.
- Бумажная запись. Чтобы цель не была абстрактной, её следует не только конкретизировать, но и записывать на бумаге. Это поможет вам с четкой формулировкой, к тому же бумага – носитель памяти иногда более надежный, чем наша голова.
- Ежедневный план задач. Он должен быть составлен накануне вечером, поскольку именно вечером мы анализируем прошедший день и планируем следующий. В время сна наше сознание перерабатывает всю полученную информацию, в том числе и план задач. Таким образом, ваши действия будут выполняться практически автоматически.
- Биологический цикл. Планируя такую важную вещь, как выполнение задач. Необходимо помнить про ваши биологические часы. Время подъема и отхода ко сну индивидуально у каждого человека, как и время наибольшей работоспособности. Планируйте свой день с учетом этой способности, и эффективность вашей деятельности заметно повысится.
- Анализ. Анализировать нужно весь день, учитывая выполненные задачи и те, на которые не осталось времени. Это поможет понять сделанные ошибки и составить план на следующий день с их учетом.
Подытожив вышеперечисленные правила, можно сделать вывод о том, что организация своего времени – это не новомодное веяние, получающее глобальное распространение, а необходимость, которая существовала всегда и только сейчас выразилась в целой программе.
Для чего же нужна эта организация?
С управлением своим временем знаком каждый из нас. Жизнь по распорядку начинается еще с детского сада, необходимость распределения задач возникает в школе и продолжается в университете, а затем требует большого опыта на работе, чтобы успеть справиться со всеми своими обязанностями. Функции тайм менеджмента заключаются в том, чтобы найти оптимальные способы организации своего времени и контролировать выполнение задач в соответствии со спланированным на них временем.
Разобраться с системой тайм менеджмента в наше время может любой, поскольку количество литературы тайм менеджмента увеличивается с каждым годом, а список самых популярных (а значит, и действенных) из них можно найти на просторах сети.
Новый образ жизни
Тайм менеджмент – это образ жизни, который поможет вам уделять больше времени себе и легко справляться с поставленными задачами. Зачем тратить драгоценное время на мелочи, которые забываются через минуту, если можно его экономить и тратить на более важные вещи? При соблюдении принципов управления временем этого времени у вас станет значительно больше.
victorygroups.ru
