Как справляться с задачами. Важные срочные неважные срочные таблица

Как справляться с задачами | Полезное чтение

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.

Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.

Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.

Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.

Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.

Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.

Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.

Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Важное и срочное	Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане	Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя	Ответить на письма читателей
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях	Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге
	Написать клиентскую историю компании
	Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок
	Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

Срочное, но не важное	Не срочное и не важное
—	—

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?

Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

Важное и срочное	Важное, но не срочное
Написать текст о новой телефонии в Мегаплане	Составить план рассылок на месяц вперед
Согласовать план статьи про идеального руководителя	Ответить на письма читателей
	Написать клиентскую историю компании
	Заказать иллюстрации для рассылки о переменах

Срочное, но не важное	Не срочное и не важное
Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях	Почитать книгу
Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги	Выйти на пробежку
Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок	Пролистать ленту фейсбука

В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.

В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.

Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.

Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.

Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.

В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:

Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.

Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.

Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

letters.megaplan.ru

Дела не важные и срочные

В еще одном квадранте «Матрицы Эйзенхауэра» - «С» расположились дела из категории «Не важно и срочно».

Прежде чем решить, как с этими делами поступать, неплохо бы задуматься: а как вообще может возникнуть подобное сочетание признаков? Не важно и срочно…

Именно эта категория дел туманнее всего описана в различных источниках, так или иначе использующих «Матрицу Эйзенхауэра». Я смотрю на это так: всё, что не имеет ни одного из описанных в ранее опубликованных постах признаков важности, является… не важным.

Но откуда-то на этом деле висит срок, который говорит: прямо сейчас. Или: это какое-нибудь абсолютно бессмысленное по сути, но очень любимое многими недостаточно профессиональными руководителями или коллегами определение: «немедленно», «срочно», «очень срочно», «нужно было ещё вчера».

Так вот, что делать с теми делами, в которых признаков важности не обнаружено, а есть только признак срочности? Я предлагаю два подхода. На ваше усмотрение.

ПОДХОД 1: делегируем это дело кому-либо из подчинённых. Вопрос: с каким приоритетом? Некоторые источники рекомендуют ставить высокий приоритет: мол, раз руководитель поручает, то…

Но: подумайте о себе, «примерьте шляпу» подчинённого: наверное, вы бы прекрасно поняли, насколько порученная вам работа важна реально? Чтобы не говорил ваш босс. И насколько бы вас мотивировала попытка «надувать щёки» и преувеличивать – видимо для повышения старательности – истинное значение работы? Наверное, вам бы это не понравилось?

Поэтому, на мой взгляд, и не стоит использовать такой вот подход. Возможно, что вы беспокоитесь за то, что если не обозначить высокую важность, то дело может быть вообще не выполнено? Но почему? Давайте просто скажем сотруднику что-нибудь вроде «Эта работа не имеет большой важности, но по таким-то причинам её бы лучше сделать. В какие сроки – без нарушения приоритетов – это возможно?».

А если подчинённый названные сроки нарушит? Тоже не очевидно плохо. Вопрос – по какой причине? Если появятся дела более важные – так и правильно. Он проинформирует вас о конфликте приоритетов и, наверное, вы ему разрешите перенести ранее запланированную работу.

Именно такой алгоритм уместен, если вы не предоставили подчинённому полномочий самому переустанавливать приоритеты в случае конфликта оных.

А если подчинённый просто будет эту работу динамить? Это плохо в принципе, вопрос нужно решать уже не только с помощью компетенции «управленческое планирование», а применять ещё и «управление властью», «регламентирование» и «наказание». Так что: вместо постоянного «запугивания важностью» формируем правильные подходы координирования в процессе работы.

ПОДХОД 2: делаем сами, если находится свободное время. Дело в том, что не всегда даже не важную работу можно поручить подчинённому. Есть разовые работы, для выполнения которых необходима совокупность знаний и опыта, отсутствующая у подчинённых. Выполнить работу можете только вы, подчинённого же обучать этому просто бессмысленно. Поэтому и: есть свободное время – делаем. Нет – и чёрт с ним.

Да, всё выполнить невозможно в принципе, так гласит «Первый парадокс хаос – менеджмента». Что-нибудь всегда будет оставаться «в очереди», так пусть это будут дела категории «С»: «Не важно и срочно». Но ведь срочно? Да. Но не важно.

Надо уметь отказываться от не важного, пусть его и можно быстро сделать. Это намного правильнее и лучше для дела, чем бессмысленные по самой сути попытки «сделать всё» и в итоге – невыполненные «А» и «В», на которые, почему-то, как раз и не хватило времени. Но мы – то с вами знаем, почему…

www.asfridman.com

Time Management на практике / Хабр

Готовлюсь к организации семинара на работе, сотворил небольшую презентацию и решил, что информация может быть кому-то полезна. Планирую рассказать о практическом управлении временем в отдельно взятой голове.

О чем хочу рассказать:

Матрица Эйзенхауэра
- Важное\срочное
- Построение списка дел на день (с планированием времени)
Принцип Парето
- Как применять на практике
Конфликт интересов

Матрица Эйзенхауэра

Эйзенхауэр был генералом армии в 1944 году, также был президентом США с 1953 по 1961 год. Дел у него было много, а упустить что-то важное было нельзя. Так и родилась матрица, разделяющая дела по важности и срочности.

Важные дела — дела, результат выполнения или невыполнения которых оказывает существенное влияние на зарплату\проект\сделку и т.п.

Срочные дела — дела, имеющие «срок годности», должны быть выполнены ASAP (as soon as possible)

Сама матрица выглядит примерно так:

Первыми делаются дела, важные и срочные одновременно, за ними срочные и в последнюю очередь важные. Все остальные дела откладываются на потом, им суждено либо рассосаться самим, либо перейти в категорию важных и\или срочных.

На просторах интернетов нашел подобную матрицу для распечатки:

Построение списка дел на день

После использования описанной матрицы ежедневно в течении 3-4 месяцев, выявил для себя следующее:

Запланировать можно около 6 часов при 8-ми часовом рабочем днем
Сначала спланированное и фактическое время будут различаться
Храните историю за каждый день
Автоматизация планирования возможна если есть, что автоматизировать и ряд правил по обработке действий

Никакой специальный софт я не использовал, довольствовался простым экселем. Как это выглядело: Время проставлялось в минутах, результат суммирования выводился в часах.

Принцип Парето

Википедия вежливо поделилась определением: Принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны.

Для наглядности в интернетах обитает такая картинка:

Как применять на практике

В начале дня я старался сделать максимальное количество самых критичных дел. Для этого фильтровал список дел по приоритету, а затем сортировал по длительности. Первыми выполнялись самые «быстрые» дела, в итоге, спустя 2-3 часа после начала рабочего дня, я мог похвастаться 5-6 выполненными срочными делами и спокойно погружался во что-то более трудоемкое.

Как это выглядело:

Конфликт интересов

Ситуация:

Все прилетающие задачки по умолчанию «важные» и «срочные»
Всем всё надо «вчера»
Каждый считает свои хотелки самыми важными и приоритетными
Ты находишься «меж двух\трех\четырех огней»

Какими принципами руководствовался я:

Предупредить начальство и инициаторов задач, что не справляешься\не успеваешь
Попросить инициаторов новых задач договориться с инциаторами уже существующих о том, что их задачи будут сорваны по срокам в пользу новой задачи
Спросить совета у начальника\старших товарищей, какая из задач срочнее и важнее
Если ответ «все срочное и важное» (желательно в письменном виде), делать в произвольном порядке

И в заключение статьи делюсь своей позицией по поводу нехватки времени: Если времени _действительно не хватает_, это значит вы востребованы и это хорошо.

habr.com

Дела - Now or Never

Недавно разбирался с откладыванием дел на крайние сроки и знакомая мне подсказала таблицу важности и срочности. Как оказалась она есть у Глеба Архангельского (www.improvment.ru)

Вот выдержка из статьи.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Просмотрите список целей и задач и отметьте их сравнительную важность и срочность. Все дела можно согласно их важности распределить в такую таблицу:

A. Важные и срочные.	B. Важные и несрочные.
C. Неважные и срочные.	D. Неважные и несрочные.

A. Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих – «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные»...

B. Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников, и т.п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа В. Присмотритесь к своим делам «А» – может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины? Не тратить массу времени на совещания, а потрудиться внедрить в корпоративную культуру правильные принципы их организации? Инвестировать время в обучение подчиненного, но зато избавить себя от аварийных ситуаций, связанных с его ошибками?

C. Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела «А». Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела «С» создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф.У. Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.

D. Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу&raquot;. Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.

Как отделять важные дела от неважных? Гуру менеджмента Питер Друкер говорит, что важен здесь не столько анализ, сколько смелость. Выбор приоритетного – всегда риск. Друкер дает такие принципы расстановки приоритетов:

Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое.
Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.
Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.
Ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.

Имейте в виду также правило Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. Концентрируйте внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их записывайте в важные.

Умение отделять важные дела от неважных – одно из важнейших в тайм-менеджменте. Нет ничего проще этого правила, но ему сложнее всего следовать. Никакие теоретические объяснения этому не научат – пробуйте, оценивайте, задействуйте интуицию – и через некоторое время вы будете выделять важнейшее почти автоматически.

Дела, «разбросанные» по таблице важности-срочности, полезно держать перед глазами, составляя план на год и на неделю. Можно ввести обозначение для каждого типа дел (цветом, количеством восклицательных знаков...), и подписать на схеме целей. Можно еще раз подумать о делегировании, особенно касательно срочных, но неважных задач. Особое внимание обратите на то, что здесь идет речь не о масштабности задач, а о важности. Т.е. даже мелкое дело может быть очень важным и срочным (а значит приоритетным), если выполнение его именно сейчас предотвращает большие убытки в будущем.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

В нашей жизни мы много времени посвящаем разным делам, которые не имеют отношения к нашей психологической миссии(предназначению). Это Не срочные и не важные дела и срочные и не важные. Например ответить на телефонный звонок во время работы над проектом будет срочным и не важным делом, но как же не ответить на этот звонок и т.д. То же самое относится и к просьбам других людей, которые просят нас о чём-то, и мы соглашаемся и делаем это для них(вообщем примеров масса). Дела же не срочные и важные входят в сферу самореализации, например развитие лидерских качеств или обучение какому-либо дело, развитие.Попробовал я для себя составить такую таблицу и результаты пока неутешительные, силы направляю не туда куда нужно. Скачал себе парочку книг Глеба Архангельского, буду образовываться.

andrew-courage.livejournal.com

Эффективное планирование, или Как не превратиться в «Шурочку»

Одной из самых популярных концепций тайм-менеджмента, позволяющей выделить и расставить приоритеты, остается матрица Эйзенхауэра. Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась.

Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять наши родители – все пути открыты для вас. Не ленитесь, воспользуйтесь ими». Родители, Дэвид и Айда, этими возможностями никогда не пользовались, при этом все свои надежды возлагали на своих сыновей. Они развили в них такие качества как самостоятельность, честность и целеустремленность. Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.

Умение владеть собой к Дуайту пришло не вдруг и не сразу. Путь к овладению этим навыком был долгим и интересным. Первые способности лидера и организатора у него проявились во время организации дружеских матчей по футболу или бейсболу между школами. Последующее развитие и совершенствование своих способностей продолжилось в военной академии, а после – в регулярной армии. За свои достижения Дуайт Эйзенхауэр был удостоен звания майора и в 1925 году был направлен в командирскую и штабную школу Ливенуорта, штат Канзас.

Отличительной особенностью школы являлась методика преподавания. Обучение заключалось в организации конкретных военных игр. Слушатели получали задания в виде вводных, в которые входила информация о враждебных соединениях, численности противника, особенностях местности, позиции, выбранной стратегии и другие показатели. Руководствуясь полученными данными, командующим нужно было организовать работу штаба, определить зоны ответственности между своими подчиненными и выработать четкий план действий, направленный на выполнение боевой задачи.

Нагрузки в штабной школе были на грани человеческих возможностей, но не для Дуайта Эйзенхауэра. Он умело начал применять разработанную им же методику планирования и расстановки приоритетов, которая не только не утратила своей актуальности, но и является одной из ключевых в области планирования. Предложенная Эйзенхауэром методика позволяет рассортировать дела одновременно по срочности и важности. Он выделил четыре критерия, по которым можно определить и выделить наиболее приоритетные задачи для последующего влияния на итоговый результат. Важность определяется тем, насколько результат выполнения влияет на деятельность.

Срочность одновременно определяется двумя факторами:

Насколько быстро надо решить задачу;
Как взаимосвязано выполнение задачи с временным интервалом.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех критериев:

Матрица Эйзенхауэра

К каждому из четырех обозначенных критериев относится определенный перечень дел. Их мы разберем немного подробнее. В таблице 1.1. приведен перечень ключевых показателей, соответствующих одному из четырех критериев, по которым можно определить, попадает под них та или иная задача или нет.

Таблица 1.1. Показатели срочности и важности задач

Тип задач: «Срочно и важно»

В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно. Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям. Если список дел, попавших в данный квадрант, не уменьшается, а наоборот, регулярно пополнятся, то можно сделать вывод, что присутствуют проблемы с планированием. Решением будет являться пересмотр своей деятельности и прохождение специализированного обучения методикам эффективного планирования.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Это основные задачи, которые должен решать менеджер любого уровня. Данные задачи относятся к задачам, ориентированным на будущее. Применяя правило 80/20 или принцип Парето, сформулировав его следующим образом: «20% дел – это ключевые дела, которые необходимо выполнить для получения 80% результата», вы начинаете эффективно, а самое главное, правильно использовать свое рабочее время. Более того, вы умеете расставлять приоритеты и в совершенстве владеете навыками самоорганизации.

Для достижения успеха необходимо приложить максимум усилий. Требуется определенное старание, направленное на выполнение дел, определенных как важные, но не срочные. На эти задачи должно уходить максимальное количество времени. Своевременное решение этих задач в дальнейшем предотвратит многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей станет нормой. Остается добавить: «Так держать!».

Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра, постараюсь кратко изложить их суть.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

Если в данный квадрант начинает попадать все больше дел, то у вас проблемы, которые необходимо срочно решать, либо вы просто не умеете расставлять приоритеты. Вы делаете абсолютно все, кроме своей работы.

Помните лирическую комедию режиссера Эльдара Рязанова «Служебный роман»? Вы уже догадались, какого героя я решил привести в пример? Конечно, это – общественница Шура. Чтобы все вернулось на свое место, вам надо вспомнить свое предназначение. А для этого просто проиграйте следующий эпизод, меняя роли. Представьте себя с одной стороны Людмилой Прокофьевной, а с другой – той самой Шурой, и проговорите следующий диалог:

Л.П.: Шура, если память мне не изменяет, вы числитесь в бухгалтерии?

Ш.: По-моему, да.

Л.П.: Вы это хорошо помните?

Ш.: Да, по-моему.

Л.П.: Вот идите и займитесь своим делом.

А как мы уже определили, ваше дело – это решение важных, но не срочных задач.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Мне вас искренне жаль. Вы просто прожигаете жизнь и растрачиваете свою энергию на абсолютно ненужные дела. Если вы перегорели на работе и начинаете замечать, что стали чаще убивать время, то можно сказать, что ваша деятельность стала неэффективной.

Решение одно – срочно пройти специализированное обучение по личной эффективности, мотивации и методикам эффективного планирования.

Впервые статья была опубликована на Executive.ru 20 октября 2013 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции

Источник фото: twitter.com, личные архивы автора

www.e-xecutive.ru

Выбор: срочно или важно?

Нынешний ритм жизни очень напряженный, люди едва успевают реагировать на потребности тела. Понятие духовной практики исчезает из поля зрения большинства (если вообще таковое было). Жизнь диктует новые правила, и попытки решить кучу срочных дел в большинстве своем заканчивается стрессом, который снимается или медикаментами, или психиатрами, или в худшем случае алкоголем и наркотиками.

Ведические знания говорят о двух видах выгоды: сиюминутной (срочное) и перспективной (важное). Об этом написал и Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Сама идея принадлежит 34-му президенту США Дуайту Эйзенхауэру, который сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными.

На основе этого метода была создана матрица-таблица, позволяющая разные дела вписать в разные квадраты, их четыре:— важное и срочное;— важное и не срочное;— срочное, но не важное;— не срочное и не важное.

Мы можем проанализировать наши потребности с физического тела. Веды утверждают, что их четыре: питание, сон, оборона, секс, с чем современные психологи не могут не согласиться (назвав их базовыми потребностями). Поэтому игнорировать их практически невозможно (кроме последнего, например, если человек ведет монашеский образ жизни).Необходимо помнить, если дела важные и не срочные постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд важных, но срочных.

Какие же дела можно отнести к срочным и важным и какие к остальным? Если за вами гонятся волки, то дело не терпит отлагательств – нужно спасаться где возможно, несмотря на наличие финансов, высшего образования и других факторов. Волков как раз можно отнести к базовым потребностям (оборона).

Если же нам нужно писать квартальный отчет, а с утра не было во рту ни крошки, то возникает уже потребность прежде всего в еде. Если вашу работу кто-то задерживает, и существуют определенные сроки, то приходится вносить это дело в разряд важных и срочных. Прорыв канализации навряд ли может увлечь ваше внимание на написание диплома или диссертации, но вот перепоручить починку можно и другому члену семьи, занявшись научной работой.

Для людей занятых, вечно неуспевающих такой метод позволит проанализировать: а что в моей жизни важно и срочно и что я постоянно откладываю по разным причинам? Чем я вообще занимаюсь каждый день и на что тратятся годы жизни?

Интимная жизнь — личное дело двоих людей. Но, чтобы она складывалась удачно, этим двоим просто необходимо найти взаимопонимание в этой сфере. Очень важно, чтобы в процесс были включены оба. Мужчина может изучить как доставить удовольствие женщине, найдя необходимую информацию, например на сайте 69pickup. Женщины же более чувствительны и с помощью своей интуиции всегда знают, что нравится их любимым.

Нет меток

artpsiholog.ru