5-Тайм-менеджмент+ / Тайм-менеджмент_контрольные вопросы. Тайм менеджмент вопросы
Проблемы тайм-менеджмента. 25-й час [Руководство по управлению временем]
Проблемы тайм-менеджмента
Если у вас много дел и постоянно возникает вопрос «Как все успеть?», скорее всего, вы уже пытались самоорганизоваться. Но безуспешно.
Возможно, вы читали какие-нибудь книги по тайм-менеджменту и пробовали внедрять их в жизнь. Наверное, первое время что-то получалось, а затем все возвращалось на круги своя.
Изучение техник тайм-менеджмента по таким книгам можно сравнить с лечением тяжелобольного человека с помощью пластыря. Вероятно, на короткое время и поможет, но дальше дело не пойдет.
На самом деле, есть важные моменты, которые человек может просто не замечать, пытаясь разобраться в причинах неэффективности. А если не разобраться и не устранить их, все остальные, даже самые великолепные, техники не принесут никакой пользы.
Одной из самых серьезных проблем является то, что большинство книг и тренингов по тайм- менеджменту хорошо работают, только если у вас есть мотивация. Если утром вы проснулись заряженной боевой пружиной, есть кураж и все идет отлично, да — техника работает, и хорошо. У вас есть план, которому вы следуете. В итоге все получается как задумано.
Но бывают дни (особенно понедельники!], когда вы просыпаетесь и понимаете, что еще одно воскресенье не помешало бы и что идти с утра на работу, встречи, учебу или еще куда-нибудь выше ваших сил.
Если вы — нормальный человек, наверняка сталкивались с таким явлением и знаете, что в эти дни планирование не работает. Вы будете долго смотреть на свой план в 80 страниц, который составили, будучи заряженным, и понимать, что сегодня не осилите и первых двух строк.
Это не проблема, которую нужно решать силой воли, уговаривая себя: «Я, наверное, недостаточно напрягаюсь. Стоит лишь постараться, и все получится». Нет! Так неправильно!
У среднестатистического человека с приличной энергетикой силы воли хватает ровно на два дня.
Поэтому нет смысла напрягаться. Ведь здесь есть подвох: чем дольше у вас получается держаться на гребне волны благодаря силе воли, тем больший потом следует откат.
Логика предельно проста: количество дней, прожитых с волевой мотивацией, плюс такое же количество недель, и в итоге мы узнаем, когда наступит ступор.
То есть если вам хватило силы воли на два дня, то ровно через две недели почему-то возникает большой провал.
Это не случайность, а закономерность, о которой мы поговорим немного позже.
Например, вы начинаете внедрять систему планирования по ежедневнику — составляете план на день, неделю, год. Это ваши желания, цели и мечты, которые весьма заманчивы. Но на деле, чтобы следовать плану, вам приходится себя заставлять, активно включая силу воли.
Конечно, это дает некоторые результаты. Вскоре вы замечаете, что жизнь становится более структурированной и упорядоченной. Но потом следует провал, и все замирает. Почему же подъем столь кратковременный?
У происходящего есть одна главная причина. Дело в том, что большинство своих ежедневных поступков мы совершаем неосознанно. Психологи давно заметили, что почти 95 % своих действий люди выполняют «на автомате» и лишь 5 % поступков контролируются.
Например, утренняя чистка зубов происходит без непосредственного мозгового участия. Мы просто делаем это, не задумываясь о механике процесса. Вы задавали себе утром вопрос: «С каких зубов начать чистку — коренных или резцов? С правой стороны или с левой?»
То же — с вождением автомобиля. Как это происходит? Обычно вы просто садитесь за руль, заводите двигатель и едете. Вы же никогда не размышляете о том, как стартуете?
Просто выполняете алгоритмы, заложенные в вас ранее: «Сначала мне нужно повернуть ключ, потом выжать сцепление, затем переключать передачу». Каждый раз, садясь за руль, вы не думаете об этом!
Здесь кроется важная сила, которую можно обернуть себе на пользу, — сила привычки.
Поделитесь на страничкеСледующая глава >
staff.wikireading.ru
Наши вопросы к тайм-менеджменту
Автор: Сергей Логачев, бизнес-тренер ТК «Догма»
У любого человека появляется масса стандартных вопросов, когда он сталкивается с темой тайм-менеджмента. На несколько из них я постараюсь коротко и максимально информативно ответить.
Что такое «Тайм-менеджмент»?
Система управления и организации своим временем. Состоит из набора рекомендаций, правил и техник, которые повышают результативность труда и удовлетворенность личной жизнью. В РФ наиболее известным специалистом по управлению временем является Глеб Архангельский (сайт mprovement.ru). Во вторую очередь я поставил бы Александра Горбачева (сайт time-m.com) и блог-сайт upravlenievremenem.ru. Надеюсь, что вы получите много удовольствия, если решите посвятить этой теме чуть больше, чем ознакомление с данной статьей.
Если брать наиболее полное определение, то оно звучит так: Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) - дисциплина о методах определения того, что для человека важнее всего и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов.
Общая схема тайм-менеджмента состоит из следующих шагов: постановка целей, сбор информации, расстановка приоритетов, собственные действия и делегирование, мотивация и отдых.
В российской практике термин «тайм-менеджмент», как правило, применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Забывая, что управление начинается с себя.
Зачем нужна «организация времени», «управление временем» и т.д. и т.п.?
Трудно себе представить человека, который с секундомером в руках фиксирует непрактичные дела, сведя свое существование к получению «сверхрезультата». Понятно, что такой подход к управлению временем - форма сумасшествия.
А когда мы сами используем такие фразы как «не смог достичь результата», «оказалось, что это сложнее, чем я думал», «не хватило времени» и т.п., все это не является признаками сошествия с ума? Поясню: человек планирует, но его план не совпадает с реальностью; есть мечта, но со временем она превращается из цели в фантазию; есть дело, но делать не хочется. Все это норма?
Если бы у вас появилась возможность сделать свою жизнь более эффективной в труде, отдыхе, проведении времени со своими детьми или близкими? Что бы вас могло остановить? Пожалуй, только неверие в то, что вы способны измениться. Неверие, которое пустило корни и набрало вес благодаря таким фразам как «я уже пробовал, и ничего не получилось», «если бы все так было просто, то уже все бы научились», «мне некогда», «я не верю, что вы меня научите» и т.п.
Можно ли научиться управлять своим временем?
Возможно, вам известна фраза, которую тренеры постоянно повторяют на тренингах: «нельзя научить, можно научиться». И наверняка над ней иногда подхихикивают - еще бы, все бы так легко сбрасывали с себя ответственность за результаты обучения, как тренеры! Представляю себе менеджера, который говорит своему клиенту - ваш вагон своим ходом прийти не сможет, вам его надо толкать самому!
Да. В изменении человека самого себя по-другому не получится. Есть только один путь - самостоятельного поиска, эксперимента, ошибок и тренировок. «Вагон» можно спустить с горки и он прокатится несколько сот метров. Автомобиль можно завести, воткнуть передачу и нажать на педаль газа. Но если ваш инструктор все время будет ездить с вами, то вы никогда не научитесь водить.
Если бы вы всегда сохраняли рядом с собой человека, который вас когда-либо чему-то учил, то представляю, какая свита ходила бы с вами! Но большинство из нас более обучаемы. Научились и сами пользуемся результатами своего научения. И те, кто нас учил, остались лишь в нашей памяти, а не в нашем авто.
Именно потому, что мы научились многому, мы вновь способны учиться и изменяться. Помните лишь, что как тело перестает быть здоровым с потерей гибкости, так и мозг начинает стареть, когда не способен меняться и усваивать новую информацию.
Не будет ли слишком много времени занимать управление временем?
Любые изменения человек не способен наращивать революционно. Невозможно сразу поднять штангу весом в двести килограммов. Невозможно сразу прыгнуть в длину на пять метров или высоту на два. Большинству из нас это не надо. Нам необходимо изменять себя понемногу, но так, чтобы каждое новое изменение приносило нам заметный положительный результат.
Такой процесс научения называется «позитивное подкрепление». После обучения нет необходимости применять все приемы и техники сразу. Нужно применить то, что понятно, и получить результат. Затем сверить количество результата и потерянного на эту инновацию времени и оценить рентабельность такого шага. Если сумма окажется положительной, то возможно вам захочется продолжить и применить следующий инструмент или пользоваться уже изученным.
Главное - не меняться быстро, через силу, и не тренировать свое «не-могу-не-получится» предвосхищением длительного труда. Это не так. Изменения приводят к выигрышу, а не к поражению.
Не потеряю ли я свои личные привязанности, «маленькие слабости», не стану ли я механизмом для поиска и сокращения временных издержек?
Добавляя к вышесказанному, еще раз отмечу: старание сделать себя эффективнее не предполагает отказ человека от того, что приносит ему радость и сознательно принимается им как положительное и значимое.
Наоборот, приобретение способности изменять себя понемногу, по чуть-чуть, освещает более ярким и жизнерадостным светом то, что для человека сегодня является привычным и приятным. Получение новых преимуществ по сравнению с тем, кем мы были ранее, должно приносить человеку большую удовлетворенность жизнью, повышение ее качества.
И не важно, когда вы примете решение меняться. Главное, что у вас есть такая возможность. Потому что как люди мы все способны меняться. Потому что все мы хотим жить лучше и быть более счастливыми, чем вчера. Несмотря на то, что иногда мы слишком устали, чтобы думать о хорошем.
Как меньше уставать и больше радоваться - об этом и есть наука тайм-менеджмента.
hr-portal.ru
Задачи тайм-менеджмента
Глобальные, основные задачи тайм-менеджмента – помощь человеку в вопросе организации своего времени, обучение умению достигать целей с меньшими потерями энергии и нервов, но за более короткие сроки. Но решить эти главные задачи тайм-менеджмента невозможно, не решив множество мелких задач. Тайм-менеджмент как раз в числе прочего учит нас решать крупные задачи путем разбивания их на более мелкие, поэтому и здесь можно пойти этим путем.
В ходе обучения управления своим временем необходимо научиться решать простейшие, казалось бы, задачи тайм-менеджмента, составляющие его основу. Это такие задачи тайм-менеджмента, как расстановка приоритетов, планирование, делегирование обязанностей и полномочий, ранжирование целей, выявление «хронофагов» и борьба с ними. Решив эти, казалось бы, несложные задачи тайм-менеджмента, мы облегчаем себе решение более серьезных задач: научиться рационально использовать свой временной ресурс, повысить свою эффективность и результативность работы, организовывать процесс труда и отдыха, и так далее.
Не стоит пугаться, что, решая задачи тайм-менеджмента, можно попасть в бесконечный круговорот дел: наоборот, отсутствие в жизни хотя бы минимального планирования и организации ведет к неэффективному расходу человеком энергии, средств и времени, а на выходе получается, что день проходит в суете, а ничего толком не сделано, возникают стрессы и переутомление, растет недовольство собой. Задачи тайм-менеджмента как раз и заключаются в избавлении человека от неэффективной траты бесценного ресурса – времени, с тем, чтобы за те же 24 часа он успевал сделать вдвое больше, но не уставал и времени у него хватало бы и на отдых, и на своих близких.
Таким образом, можно говорить о том, что задачи тайм-менеджмента состоят в следующем:
1) Постоянный анализ распорядка дня, а также дел, которые за день выполняются, и оптимизация этого распорядка;
2) Самоконтроль в процессе работы – когда и что приходится делать;
3) Изучение и применение на практике техники рационального использования времени;
4) Умение отказываться от деятельности, которая не приносит значимых результатов и занимает много времени;
5) Умение планировать время рационально, уделяя повышенное внимание наиболее важным и значимым делам;
6) Организация своего личного времени таким образом, чтобы отдых был полноценным.
supersales.ru
Советы по тайм менеджменту, меняющие подход к планированию времени
Привет, друзья!
Буквально сегодня я написал едкий пост в соцсети о том, как рынок начинает формировать наши потребности, вместо того, чтобы наоборот — их удовлетворять. И в этот раз в мой прицел попали всякие коучи, намеренно усложняющие любой процесс, на котором они свято хотят заработать. Конечно, я активно фильтрую жадных до любой нашей копеечки от тех, кто берет деньги за глубокий и всесторонний консалтинг. Ибо, как я уже писал, халява — губительна.
Сегодня же хочу рассмотреть те советы по тайм менеджменту, которые я получил от знающих людей и которые мне удалось отработать на собственном опыте, чтобы показать, насколько это все может быть простым и понятным, без каких-либо искусственных усложнений.
Начнем, как обычно, с определений:
Содержание статьи:
Что такое тайм менеджмент?
Говоря буквально это — «управление временем». Конечно, в реальности управлять им нельзя, ибо время никак не зависит от наших манипуляций: оно не растягивается и не сжимается. А лишь как вода — шустро утекает сквозь пальцы.
Стоишь такой в конце месяца и думаешь: «а что я сделал за этот месяц». Чтобы такого не происходило и каждый отведенный момент смог использоваться более эффективно, мы и используем самые простые уловки тайм-менеджмента:
- Планирование
- Расстановка приоритетов
- Дробление большой задачи на подзадачи
- Концентрация на 1 задаче в каждый отдельный момент времени
- Подведение итогов
Собственно говоря и все! К этим простым 5 пунктам я и буду сводить все последующие рекомендации.
Совет 1. Правильное Планирование (ПП)
Планы — это карты маршрутов, по которым проще всего пробираться к пункту назначения. Без них наши усилия становятся рассеянными и мы тратим кучу времени на попытки выбора следующего действия.
Часто эти поиски нами не осознаются, а когда мы все-таки останавливаемся на каком-то действии, чаще всего это оказывается какой-то случайно зацепившейся за наш ум чепухой, типа просмотра роликов на ютьюбе и бездумное поглощение еды.
Планирование при всех своих минусах делает наш ум более гладким и концентрированным. Не распаляешься на ерунду и учишься проживать текущий момент более полно.
Как планировать?
- Напишите с вечера те дела, которые будете делать на следующий день (в каком виде будет ваш планировщик — не важно. Ищите свой стиль и свои инструменты. Здесь важней музыка структурирования, которую Вы будете «играть»).
- Не переусердствуйте. 6-7 задач на день — более чем достаточно.
- Сведите задачи к простым действиям-глаголам: прочитать статью об SSL, сходить на почту, ответить на письмо господина N.
- Будьте готовы к неожиданностям и радуйтесь «чертям из табакерки», неожиданным задачам, которые надо делать здесь и сейчас. Непостоянство — закон природы. Планирование — лишь инструмент Вашей внутренней гармонизации, но никак не метод борьбы с Законами.
Совет 2. Разбивайте большие проекты на простые задачи (не ново, но полезно)
Простой до банальности совет, который в случае пренебрежения, становится огромным неповоротливым камнем. До сих пор удивляюсь, как я сам им умудрялся пренебрегать: пытался большие проекты сделать нахрапом, не разбивая их на листочке бумаги на простые задачи.
Мудрецы называют его «съесть слона по кусочкам». Технически это делается очень просто: большой проект разбивается на серии подзадач, каждая из которых по отдельности выполняется достаточно быстро.
Например, в моей практике стояла задача «сделать уникальный шаблон для блога». Мое нутро всячески сопротивлялось реализовывать такую абстрактную махину, ибо конкретика не была прояснена. Мне здорово помогали сессии фрирайтинга. Я тупо конкретизировал, каким должен быть шаблон, чтобы считать его сделанным. И что мне надо предпринять, чтобы довести процесс до результата.
Получилось примерно следующее:
- нарисовать шаблон на бумаге
- найти дизайнера
- передать и объяснить работу дизайнеру
- сделать страницу 1, страницу 2 и т.д.
- после сдачи дизайнером работы проанализировать ее
- собрать замечания (можно еще дальше раздробить эту задачу: замечания по странице 1, странице 2 и т.д.)
- проконтролировать исправление замечаний
- приступить к верстке
- и т.д.
Ясно, что каждую из этих задач можно разбивать на подзадачи. Цель такого дробления состоит в выработке дофамина, гормона счастья, который вырабатывает мозг в момент закрытия какой-либо задачи. Причем, как говорят знатоки, мозгу не важно, большая задача закрывает или совсем маленькая, дофамин будет выделяться в любом случае.
А это — прямой путь к радости и убаюкивающему мурчанию ума. Он-то, как обычно, и является самым главным препятствием на пути действий.
Совет 3. Концентрируйся
Задачи выписаны, большие проекты раздроблены. Следующий шаг — учиться концентрации и сфокусированности. Чуть ниже я расскажу о тем двух методах, которые часто использую во время больших периодов рабочей нагрузки.
Техника «Pomodoro»
Pomodoro (или по-русски просто «помидорка») — простая и очень эффективная техника для концентрации. История ее упирается корнями в примитивные пластиковые кухонные таймера, сделанные в виде помидорки, которые можно было заводить на 25 минут.
Сегодня существует огромное количество цифровых аналогов. К примеру, для андройда я использую приложение Clear focus.
Суть подхода в следующем:
- Выбираем 1 единственную задачу
- Заводим таймер на 25 минут
- За это время не отвлекаемся ни на что, кроме 1 текущей задачи
- По завершении рабочего блока в 25 минут, делаем пятиминутный перерыв, во время которого делаем все, что угодно, кроме работы
- После 4 блоков по 25+5 минут (2 часа рабочего времени), делаем большой 20минутный перерыв
'Как видите, все просто! «Помидорный» подход дает возможность не только включаться в процесс, но и контролируемо отвлекаться на всякую мишуру, типа просмотра ролика на youtube или серфинга в соцсетях.
Вот он — прародитель
Сам я «помидорки» использую не всегда, а только в моменты, когда у меня возникает необходимость работать на 3-4 рабочими проектами одновременно.
Повышение концентрации и работа в фокусе помогает не только фокусироваться и втягиваться в процессы намного быстрей, но и использовать свое время намного эффективней. Мы как бы увеличиваем плотность времени, насыщая его короткие промежутки большой интенсивностью необходимых действий.
Концентрация и музыка
Умение работать концентрировано лучше всего достигается с помощью ограниченных временных промежутков. Часто 25 минут мне недостаточно. Я за это время успеваю только-только набрать обороты и скидывать их во время 5тиминуток совсем не хочется. В таких случаях я использую несколько иной подход, который можно назвать «меломанским». (о вдохновляющей музыке для работы и путешествий я уже писал большой пост)
Я включаю какую-нибудь пластинку, общей длительностью 50-55 минут. И работаю под музыку, пока не закончится плейлист. Последнее время, это 2 альбома от чудесной группы Gaspacho — «March of Ghosts» и «Demon». Каждый из альбомов как раз по длительности выходит на указанное время.
В результате успеваю продвинуться в решении задачи и получить огромное эстетическое удовольствие от хорошей музыки.
Совет 4. Будь гибким
Конечно, записанные планы — вещь условная. Практически каждый день что-то идет не так, как ты запланировал. Срочные дела, форс-мажоры, порывы души — все это самым естественным образом мешает планы в кучу и при жестких попытках их контролировать, приводит к стрессам и недовольству.
Лекарство здесь простое и сложное одновременно — быть готовым к неожиданностям и полюбить их. Пусть сегодня над проектом ты поработал не 2 запланированных часа, а всего час (главное что поработал). Пусть дождь спутал планы и ты не пошел на пробежку. Почему бы вместо этого не сделать йогу дома?
Любая жесткая структура — очень хрупка, гибкость же творит чудеса.
Совет 5. В день не более 7 задач
Не нужно уплотнять свой день до предела. Не смотря на то, что я тоже люблю «складирование задач», я легко их переношу ото дня к дню. Раньше подобные «незакрытия» у меня вызывали стресс. Мол, сдулся, и до задачи не добрался. Сейчас же отношусь к этому с изрядной долей философской ленности... Мол, еще не время.
Конечно, строгие адепты классических GTD негодуют. Дела-то не делаются в отведенные сроки. А я не спешу, ибо нервозность и состояние спешки доставляет мне больший дискомфорт, чем нереализованные задачи.
Исключение — только клиентские проекты. С ними я стараюсь работать в пределах жестких дедлайнов.
Совет 6. планируй отдых до планирования работы
Чудесный совет маньякам-трудоголикам, готовым пахать сутками напролет. Мне — в их числе. Если запланируешь кучу работы, вряд ли найдется время на отдых. А это, меж тем — одна из самых важных составляющих дня. Просмотр фильма, прогулка, пробежка, смена деятельности и т.д.
Мне лично тяжелей всего бывает в целом определиться с понятием отдыха. Ибо я занимаюсь большим количеством разных проектов и априори понять, что из них относится к работе, а что для души — не всегда просто. К примеру, в блог я пишу по двум равнозначным причинам:
- для души
- для пиара
Не смотря на четкость терминологического разделения, понять, где заканчивается первое и начинается второе не просто. Можно сказать, занимаюсь работой. Но если я переключаюсь на блог после долгой работы над клиентским сайтом, то начинаю отдыхать) Смена деятельности, как мне кажется — лучший способ сохранять работоспособность на протяжении длительного отрезка времени.
Планы-планы... а когда же жить?
Часто слышу подобные вопросы от тех, кто читает мои заметки по планированию и тайм-менеджменту. Мол, якобы если будешь планировать свое время, не останется никакого времени на наслаждение жизнью, общением с семьей, закатами, игрой красок на небе и т.д.
Здесь все просто. Планы — просто карты маршрутов, которые позволяют мне не отвлекаться на шелуху внешних случайных импульсов. Да и маршруты бывают разные: через красивейшие горные ущелья и сквозь промышленные кварталы городских пригородов.
Поэтому, в первом случае я наслаждаюсь видами и в «карты» подглядываю лишь иногда, чтобы ненароком не выползти на скальные прижимы; во втором — жестко привязываюсь к GPS, чтобы трубы и серые заводы побыстрее оставили мою картину восприятия.
Любые жесткие привязки и убеждения порождают стрессы. И планирование здесь далеко не исключение. Главное — научиться гибкости и умению любые случайные факторы воспринимать как дополнительные возможности для реализации.
В целом, это все, что я хотел рассказать в рамках данной статьи. Если она показалась Вам интересной и полезной, поделитесь ею, пожалуйста, в своих соцсетях.
Подписывайтесь на обновления блога и добавляйтесь в друзья! Впереди много интересного.
idea37.info
Тайм-менеджмент — 3 | Полезное чтение
Он ценен тем, что им делятся не американскиеидеалисты, а наши соотечественники. Это советы с поправкой на нашу жизнь, культуру и стиль работы.
Дмитрий Пухов: реалистичный подход
Дмитрий написал накануне предыдущего выпуска о тайм-менеджменте, и я не успел включить его текст в рассылку.Но рассказ настолько толковый, что он обязан появиться здесь.
Текст в моей мягкой редакции. Оригинал — в ЖЖ Дмитрия.
Тайм-менеджмент не работает. Работает человек
Мой опыт показал, что есть определенные мифы о внедрении тайм-менеджмента в жизнь. Не в работу, не в бизнес,а целиком в жизнь — просто иначе это не работает.
Миф: Круто, я буду успевать сделать кучу дел и ничего не забывать!
В сутках 24 часа, в году 365 дней, а человеческая жизнь имеет пределы. Приходишь к тому, что расставляешьприоритеты, вычленяешь «убийц времени», убираешь придуманные или ненужные дела и встречи.
Миф: Главное — это расписать все задачи, строго разбить встречи по времени и соблюдать график. Жизньрасписана по минутам, можно жить!
Есть большой соблазн забить весь день под завязку. Еще бы, вот я какой молодец, столько дел переделаю! Но людиопаздывают, встречи откладываются, задачи меняют приоритет.
Жесткое планирование работает только в 20-30% случаев. Составляя план на день, лучше находить баланс междугибкими и жестко привязанными ко времени задачами. Обязательно оставлять свободное время в режиме дняи не забивать его больше чем на 60% — обязательно появится что-то неучтенное, а времени-то ты и не выделил.
Миф: Раз задача записана в план, я ее точно выполню
Всегда найдется дело или задача или встреча, которую захочется отложить, перенести и забыть. Принимаешь это какфакт, не испытывая никакого чувства вины.
Миф: сейчас я куплю себе самый навороченный ежедневник и буду все-все туда записывать
Никто, кроме вас, не знает, какой способ ведения дел будет самым удобным, простым и результативным. Есть такиеинтересные и полезные вещи как наблюдения, впечатления, идеи — это не зафиксировать в обычном ежедневнике.
Я внедрял конкретную методику, описанную в книге по тайм-менеджменту, и сначала жил с онлайн-календарем, потомс электронными таблицами, потом с бумажным ежедневником. Пришел в итоге к лично меня устраивающей связке«Эксчейндж + Аутлук + смартфон». Да, весь этот процесс занял почти 3 месяца, но результат того стоил.
Миф: главное — записать задачу в ежедневник и сразу определить, когда она должна бытьрешена
Так в ежедневнике появляется масса ненужных задач. Кроме этого, помимо задач часто в голову приходят идеи, вдругвспоминаются позабытые обещания или дела, а ежедневника под рукой нет или неудобно записать. Для меня былооткрытием то, как в таких ситуациях выручает диктофон. Едешь в авто, пришла мысль — записал на телефон,прослушал, и, если нужно, перенес в ежедневник.
Миф: написал задачу «сесть на диету», что-то не получается выполнить, тайм-менеджмент не работает
Формулировка и постановка задач — само по себе то еще занятие. Насколько абстрактно поставите задачу, настольковаш мозг не сможет понять, чего от него хотят.
Тренируйтесь формулировать не «отдать отчет для Иван Иваныча», а «подготовить для Иван Иваныча отчет о финансовыхрисках к 10 августа».
Дальше — больше. Нам тяжело решить объемную задачу, пока мы не разобьем ее на несколько более мелких. Мне удобносформулировать одну задачу на компьютере, внутри прописать этапы решения, прикинуть нужные ресурсы, поставитьсроки, а еще отмечать в процентах, сколько выполнено.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ РЕШАЕТ ВСЕГО ОДНУ ЗАДАЧУ — ТРАТИТЬ ВРЕМЯ СВОЕЙ ЖИЗНИ НА ТЕ ВЕЩИ, КОТОРЫЕ ВАМ ВАЖНЫ
Миф: Тайм-менеджмент поможет мне делать все быстро и в срок
Тайм-менеджмент решает всего одну задачу — тратить время своей жизни на те вещи, которые вам важны. А вот то, чтоважно для вас, какие ресурсы для этого вам понадобятся, что вам придется изменить в своей жизни — строгоиндивидуально. Я, например, через призму тайм-менеджмента пришел к осознанному систематическому занятию спортоми выделил важные для себя показатели личной эффективности.
О НЕСИСТЕМНОСТИ И ОЖИДАНИЯХ
Несистемность способна убить все ваши результаты. Это применимо ко всему, начиная от обучения вождениюи заканчивая сидением на диете. Хочешь получить хороший результат — выбирай решения, которые превратятсяв привычки и станут естественными на протяжении всей жизни.
ВЫБИРАЙ РЕШЕНИЯ, КОТОРЫЕ ПРЕВРАТЯТСЯ В ПРИВЫЧКИ И СТАНУТ ЕСТЕСТВЕННЫМИ НА ПРОТЯЖЕНИИ ВСЕЙ ЖИЗНИ
Ожидания от себя нереалистичны. Либо ты осознаешь, что «лично я смогу сделать этот проект за 18-20 рабочих дней»,сделать проект качественно и в срок и получить массу удовольствия от хорошо проделанной работы. Либо ты ставишьсебе нереальные, выдуманные условия и «паришься» — «я прикинул, что сделаю этот проект за 10 дней, ужепрошло 15, а мне еще нужно минимум 5 для завершения», и делаешь этот проект за те же 20 дней, но с чувствомнеполноценности и разгильдяйства.
О КУРЕНИИ
Вопрос с курением решается очень просто с того момента, когда ты себе признаешься, что это ничто иное какузаконенный государством наркотик.
Петр Всехорошо: опасность напоминалок
Петр недавно получает рассылку и решил перечитать старые выпуски. Вот что он пишет в ответ на призыв поделитьсясвоей историей тайм-менеджмента. Текст в моей редакции.
С ЧЕГО НАЧАЛОСЬ
Мой путь в тайм менеджмент начался в то время, когда я работал менеджером по продажам. Приходилось записыватьвстречи и дела в блокнот. Обычный блокнот на пружинках. Было достаточно удобно, и вся картина работы былав памяти. Не без минусов, разумеется: если блокнот не с собой, память должна была выручать.
Далее карьера складывалась в сторону технического директора (организация документооборота, контроль процентабрака и много еще всего). Опять же, я пользовался блокнотом. Все было под контролем.
Появился «Айфон», а с ним приложения для тайм-менеджмента. Все дела перешли в «цифру». Но все равно все было подконтролем.
ОПАСНОСТЬ НАПОМИНАЛОК
Чуть позднее жизнь закинула меня в интернет — я стал менеджером проекта интернет-магазина. Тогда я познакомилсяс Мегапланом. Вы еще не были так раскручены, и мобильной версии не было, но уже имели прекраснейшую поддержкуи много всего хорошего. Жаль, но тогдашнее руководство отказалось использовать решения Мегаплана, да и вообщезадачники, но это другая история. Справедливости ради — это не привело ни к чему хорошему. Свои же дела я велв приложении на «Айфоне».
Стоит отметить, что на этом этапе началась развиваться проблема. С переносом все в цифру я допустил серьезнуюошибку, «отпустив дела из головы». Я не держал дела (не только рабочие) в голове. Все в задачники. Начал активнопользоваться напоминалками. И сам не заметил, как моя память на дела ухудшилась настолько сильно, что это сталосерьезной проблемой. Я стал забывать все.
Сначала я начал грешить на сервисы. Было много приложений и сервисов, но ситуация не изменилась.
ВОЗВРАЩЕНИЕ КОНТРОЛЯ
Позднее я понял проблему. Но все равно продолжал использовать онлайновые сервисы. Напоминалки ставились ужена такие события, что мне стыдно сказать, насколько я все отпустил.
Время шло, я работал над памятью. Но никак не мог вернуть это «под контролем». Я полностью отказалсяот напоминаний, остались только «через полгода сделать #мелочь#».
Сейчас я вернулся к блокноту, добавил к нему онлайновый электронный сервис, который является защитой от потериблокнота.
Постановка задач не занимает много времени. И теперь я планирую все дела сначала в голове. Далее накидываюв ней же примерный план на неделю, на вторую, иногда есть представление рабочих задач на месяц вперед (самособой, речь идет о средних задачах и мелких, крупные получается планировать намного дальше).
Марина М.: Когда мне хочется, я все успеваю
Мне нравится внимание Марины к собственным интересам и желаниям. Классная мысль: если дело вызывает стресси скуку, возможно, ты занимаешься не тем.
Текст в моей редакции, оригинал в ЖЖ Марины.
Тайм-менеджмент не работает
Какое-то время назад у меня были попытки внедрить технологии по управлению временем, описанные в разныхпопулярных книжках на эту тему. Как можно догадаться из предисловия, попытки оказались не удачными.
Начала разбираться в причинах и выяснила, что когда мне хочется, я все успеваю. Меня даже иногда спрашивают:«И как это ты все успеваешь?». Мне самой стало интересно найти это «Как?».
Ответ на этот вопрос оказался элементарным: если мне что-то действительно интересно илия знаю, зачем я этоделаю, я успеваю все и даже больше. На самом деле, в эти периоды мне даже в голову не приходит, что хорошо бывнедрить какую-нибудь новомодную технику по управлению временем.
А вот если есть что-то, что мне не нравится, надоело и скучно, и я вместо того, чтобы выкинуть эти задачииз жизни, начинаю заставлять себя ими заниматься, тут и возникает проблема со стрессом, перегрузкой и нехваткойвремени. То есть появляются проблемы, которые лечатся внедрением тайм-менеджмента.
Значит, у меня получается управлять своим временем, когда задачи интересны, а перспективы ясны. И наоборот: еслизадача надоела или мне самой не нужна, то временем управлять не получается (такие задачи я систематическиоткладываю).
Раньше я переживала, что отложенные неинтересные задачи не сделаны. А потом приняла, что если задачапо субъективным причинам была отложена 2-3 раза подряд, то это вопрос не тайм-менеджмента, а сигнал к выяснению,нужно ли выполнять эту задачу в принципе.
ЕСЛИ ЗАДАЧА ОТЛОЖЕНА 2-3 РАЗА ПОДРЯД, ЭТО ВОПРОС НЕ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
Поэтому в моем случае следует разбираться не с тайм-менеджментом, а с целеполаганием, и с тем, как текущие задачисвязаны с целями.
Сергей Гурицкий: Ноль задач на сегодня
Сергей пользуется Мегапланом с ноября 2011 года. Главная проблема, по его словам, в том, что у сотрудниковнакапливаются просроченные задачи, как снежный ком. Он прислал рекомендации, как бороться с этой проблемой.
Задачи — закрываем! Цель ведения любой задачи в Мегаплане —не поддержание ее актуальной (зеленой, непросроченной), а ее закрытие. Об этом, несмотря на очевидность,со временем начинают забывать.
Ноль задач на сегодня. Цель к концу рабочего дня — сделатьвсе дела, которые были на сегодня. Оставить пустой список. Только в этом случае можно с удовлетворением и легкой усталостью направиться домой. Какие мы молодцы!Если же в конце дня осталось 12 задач (Пока-то онифактически не просрочены, да?..) — дорогой, а чем ты занимался весь день? Это основная проблема, из-закоторой начинает копиться снежный ком из просроченных задач. Приходишь на следующий день, чтобы занятьсятеми делами, которые запланированы на этот день. А у тебя пачка красных задач — уже!Не успел? Не планируйв следующий раз так много. Знай свои силы: чай, не первый день живешь. Относись реально к планированиюрабочего дня (об этом подробнее в отдельном пункте рекомендаций).
Сначала долги, а лучше без них. Старт рабочего дня. Есливсе же вчера не обнулил количество задач, не приступаем к делам на сегодня, пока не закроем вчерашние.Причины могут быть разные — все уехали домой, на встречу, в ресторан, людей не было на месте. Но толькотакого рода причины — а не просто «не успел».
Трезвая оценка своих сил. Когда на сегодня на повестке30 задач (утрирую, но смыл, думаю, понятен), возникает вопрос: «Дорогой, а о чем ты думал, планируя этотдень?» Пойми свою дневную производительность: сколько дел в среднем ты можешь выполнить в течение рабочегодня. И при оперировании дедлайном обращай внимание, сколько задач на этот день уже поставлено. Это сложно?Нет!
Нет ничего более гадкого, чем «Завтра». Нужно всегда держатьв голове это при планировании задач и смене дедлайна. Попробуй решить задачу до конца сегодня. Или, может,лучше посмотреть другой день, когда у тебя меньше задач? «Завтраки» — основная причина «снежного кома».Подумать хорошенько, прежде чем перенести задачу именно на завтра.
Не моя задача же! Если вы считаете, что как бы ни хотелипомочь с решением задачи, вы не будете здесь полезны — не молчим. Заявляем об этом. Прямым текстом: давайтепересмотрим ответственного по задаче, по такой-то причине. Это не будет выглядеть как желание сброситьс себя задачу. Это будет выглядеть как шаг в сторону ее решения.
Задача на паузу. Есть ситуации, когда очевидно, чтонеактуальную задачу закрывать нельзя, но понятия о сроках (когда она станет актуальной) нет никаких. Чтобыне тыкать пальцем в небо, используем функцию «На паузу». В задаче есть такая кнопка. А в левой колонке естьотдельный раздел для таких задач.
СПАСИБО ВАМ!
Благодарю читателей за их рассказы. Личный опыт часто оказывается гораздо ценнее, чем умные книги американскихписателей.
Особенно мне нравится мысль о том, что если вам нужен тайм-менеджмент (слишком много задач, которые вам нехочется решать), значит, что-то не так с целеполаганием. Это очень восточная идея: искать гармонию с миром и ссобой. Я тоже пытаюсь нащупать этот баланс.
Фото в начале рассылки — КсавьеБуайон.
megaplan.ru
Тайм-менеджмент_контрольные вопросы
Дисциплина ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Темы контрольных работ:
1. Тайм-менеджмент как система
2. История становления тайм-менеджмента
3. Проактивный и реактивный подходы к жизни
4. Цели и ключевые области жизни
5. Определение собственной миссии
6. Анализ личной эффективности
7. «Якоря» для эффективного включения в работу
8. Поглотители времени
9. Способы борьбы с поглотителями времени
10. Стратегии отказа
11. Способы экономии времени с помощью телефона
12. Хронометраж как система учета и контроля расходов времени
13. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления
14. Контекстное планирование и инструменты контекстного планирования
15. Результато-ориентированный список задач
16. Жесткое и гибкое планирование дня
17. Правила техники планирования «День – Неделя»
18. Метод структурированного внимания
19. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
20. Метод многокритериальной оценки
21. Использование принципа 80/20 при организации планирования личного времени
22. Работоспособность человека и биоритмы
23. Правила эффективного отдыха
24. Стресс и организация времени
25. Методы и способы самонастройки на решение задач
26. Творческая лень
27. Решение больших трудоемких задач
28. Решение мелких неприятных задач
29. Этапы внедрения корпоративного тайм-менеджмента
30. Корпоративные стандарты тайм-менеджмента
Вопросы для зачета:
1. Понятие и сущность тайм-менеджмента
2. Трудности использования и распределения рабочего времени
3. Внешние причины дефицита времени
4. Внутренние причины дефицита времени
5. «Поглотители» времени в тайм-менеджменте
6. Хронометраж. Ключевые показатели техники хронометража
7. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления
8. Баланс сильных и слабых сторон
9. Проактивный и реактивный подходы к жизни
10. Взаимно поддерживающие цели
11. Внешние ограничения цели
12. Внутренние ограничения цели
13. Этапы планирования
14. Контекстное планирование
15. Инструменты контекстного планирования
16. Правила организации рабочего дня
17. Расстановка приоритетов
18. Матрица Эйзенхауэра
19. Результато-ориентированное планирование
20. Правило Парето
21. Этапы контроля
22. Важность делегирования полномочий
23. Пределы делегирования
24. Какую работу стоит делегировать
25. Препятствия делегирования
26. Достоинства делегирования
27. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента
28. Корпоративные стандарты тайм-менеджмента
29. Стили руководства
30. Структура взаимодействия с коллегами
2
studfiles.net
5 приемов тайм-менеджмента | TimeStep.ru
Бывает ли, что вы задерживаетесь на рабочем месте хотя бы раз в неделю более чем на 1 час? Часто ли вы не можете выбрать, какую именно задачу стоит выполнять в данный момент? Случалось ли, что в вашем отделе (компании) 5 человек с трудом выполняют работу, с которой в аналогичном отделе (компании) справляются 3 и менее человек? Правда ли, что ваши подчиненные вечно спешат, мечутся, суетятся, но при этом все равно ничего не успевают? Вам не кажется, что количество дел, которое вам нужно выполнить, не уменьшается?
Если на вышеперечисленные вопросы вы отвечаете преимущественно «Да», значит, давно пора заняться изучением тайм-менеджмента и привести в порядок свой рабочий день, а заодно и нормализировать работу компании (отдела) в целом.
Тайм-менеджмент: дань моде или необходимость?
В наши дни тайм-менеджмент перестал быть «модным» направлением и превратился в направление полезное, в направление, без которого ни одно предприятие не может работать плодотворно. По данным международной консультационной компании «Chipin&Partner» каждый человек тратит напрасно более трети своего времени (примерно 78 дней в году) и, естественно, впустую расходуется не только личное время, но и рабочее. А потому, без внедрения тайм-менеджмента (ТМ) на предприятии не обойтись.
Люди, мало знакомые с управлением временем, иногда противятся его изучению и внедрению в компании. Им кажется, что с «приходом» ТМ им придется взять свою жизнь под жесткий контроль. По их мнению, ТМ — это поминутное планирование каждого шага, а задача тайм-менеджмента — приучить каждого к строжайшему порядку. Ведь чем больше порядка — тем выше будут результаты.
На самом же деле бояться тайм-менеджмента не стоит: это не наказание за плохую работу, а скорее «гуманитарная помощь», благодаря которой жить станет легче. Планирование, которого все так боятся, является далеко не единственным приемом тайм-менеджмента и само по себе, без изучения других методов управления временем, результатов не даст.
Так что же включает ТМ? О 5 важных приемах тайм-менеджмента читайте ниже.
Первый прием ТМ
Первым приемом тайм-менеджмента все же стоит назвать упомянутое ранее планирование. Главная цель планирования — сократить количество времени, которое человек тратит на работу и, соответственно, высвободить как можно больше свободных часов.
Планировать рекомендуется в 2 этапа. Вначале следует составить список дел, которые необходимо выполнить, а потом определить приоритетность каждого из них. Определение приоритетности — наиболее сложный и важный этап планирования. Обычно для его воплощения используют методы, основанные на принципе Парето: 20% дел приносят 80% результатов, а 80% дел приносят только 20% результатов.
- Метод «ABC-анализа». Согласно данному методу все задачи согласно важности можно разделить на А, В и С. А-задачи — это наиболее важные дела, выполнение которых отнимает всего 10% времени. Значимость А-задач в итоговом результате составляет аж 70%, т. е. начинать реализацию планов стоит именно с них. В-задачи — это задачи средней важности, их вклад в итоговый результат составляет 20% и времени на их выполнение уходит столько же (20%). С-задачи — это наименее важные дела, отнимающие 70% времени и приносящие только 10% результата. При сильной загруженности от их выполнения стоит вообще отказаться.
- Методика расстановки приоритетов по «матрице Эйзенхауэра». Согласно данной методике все дела делятся на 4 типа приоритетности: А — и важные, и срочные; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.
Не стоит жалеть время на планирование и утверждать, что вам и так дорога каждая минута. Чем тщательнее будут продуманы планы, тем меньше времени уйдет на их реализацию. По мнению экспертов около 60% времени должно быть четко распланировано. Еще 20% должны оставаться «про запас», на случай возникновения непредвиденных ситуаций и, наконец, оставшиеся 20% следует отдавать свободной творческой деятельности.
Второй прием ТМ
Вторым важным приемом ТМ является умение правильно общаться с окружающими. Сюда можно включить и способность делегировать свои полномочия в нужный момент, и умение отказывать сотрудникам и подчиненным, и умение сдерживать себя и не стараться переубеждать людей в чем-либо.
Третий прием ТМ
Третьим важным приемом считается умение выполнять неприятные дела. Ведь, согласитесь, с таковыми время от времени сталкивается каждый. Эксперты по ТМ утверждают. Что начинать выполнение неприятных дел стоит с самого утра, в противном случае их можно вообще не выполнить. А если с самого утра сделать дело, которое не по душе, то:
- можно до конца дня заниматься приятными делами;
- можно почувствовать удовлетворение собой и тем самым «включить» энтузиазм на весь оставшийся день;
- можно достичь хороших результатов в работе: ведь неприятное дело может быть очень даже важным и его невыполнение или несвоевременное выполнение чревато нехорошими последствиями.
Четвертый прием ТМ
Еще одним важным приемом ТМ является умение правильно работать с информацией. В нашем обществе принято считать, что чем большим количеством информации мы владеем, тем больше задумок мы сможем реализовать. Но это не совсем верно: информация — информации рознь. Очень важно отфильтровывать информацию по качеству и не загружать голову сведениями, которые впоследствии не пригодятся или которые не несут в себе ничего полезного.
Также стоит помнить, что наше сознание способно полноценно воспринимать только один объект одновременно. Важная задача №1 — научиться сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент. Важная задача № 2 — научиться переключать сознание с одного дела на другое: не выполнять 2 дела сразу, а именно переключаться. От долгой монотонной работы мозг человека устает и начинает работать менее продуктивно, поэтому переключение помогает «подпитаться энергией». Скакать туда-сюда тоже не стоит, эксперты по ТМ советуют делать больше крупных переключений и поменьше мелких.
Пятый прием ТМ
Пятым приемом тайм-менеджмента является умение чередовать работу с отдыхом. Думаете, чем больше вы будете работать, тем выше будут итоговые результаты? Далеко нет. Чем больше вы будете работать, тем больше вы будете уставать, а соответственно, тем меньше правильных решений сможет выдавать ваш мозг. А чем больше неправильных решений — тем хуже результат.
Человек нуждается в отдыхе, а потому очень важно грамотно распределять время и не «забивать» день делами «от и до», а выделять разумное количество времени и на дела и на отдых от них.
Все перечисленные приемы важны, но личный комфорт гораздо важнее. А потому, если какой-то из приемов вам не подходит, нужно подстроить его под себя. К тому же, данные приемы — это далеко не все, что предлагает тайм-менеджмент. При его детальном изучении вы наверняка отыщете приемы, подходящие вам идеально.
timestep.ru
