Управление рабочим временем или тайм-менеджмент для лидеров. Тайм менеджмент управление временем


Шесть основных правил тайм-менеджмента

Для чего нужен тайм-менеджмент

  • чтобы грамотно распределять личное и рабочее время;
  • чтобы добиваться целей быстрее, чем конкуренты;
  • чтобы выполнять большее количество задач за меньший срок;
  • чтобы самому контролировать свою жизнь и не зависеть от других;
  • чтобы увеличить свою прибыль;
  • чтобы избавиться от усталости и недосыпа, свойственным тем, кто не умеет планировать время

Кому необходимо знать правила тайм-менеджмента

  • руководителям, предпринимателям, владельцам бизнеса, топ-менеджерам. На них лежит двойная ответственность: тратить с пользой время не только свое, но и подчиненных. От этого зависит успех компании в целом;
  • обычным людям, рабочим лошадкам. Умение управлять временем поможет сократить время на работу и оставить его для собственных нужд, хобби и интересов.

Кто придумал тайм-менеджмент

Люди с давних времен стремились работать меньше, а зарабатывать больше. Еще римский философ Сенека предлагал делить все время на плохое и хорошее, то есть бесполезное и потраченное со смыслом. В ХХ веке тайм-менеджмент из теории превратился в практику. Созданная научная организация труда выдвинула гипотезу о том, что умение управлять временем зависит от личной эффективности человека. Это значит, что неорганизованный, непунктуальный, не способный сосредоточиться человек вряд ли сможет эффективно распределять свои ресурсы. У него ни на что не будет хватать времени, или он будет неправильно распределять его. Скажем, сидеть в соцсетях полдня, а потом в условиях жесткого дедлайна доделывать срочную работу.
В 70-е годы ХХ века широко применялся метод хронометража советского ученого Александра Любищева. В основе этого метода — детальное планирование времени, учет каждого часа, а затем создание отчета: удалось или нет. Например, долгосрочный план на пять лет создается из нескольких краткосрочных: на год, на месяц, на неделю, на день. Суть в том, что при таком скрупулезном подсчете забыть о чем-то не представляется возможным.
Сейчас система управления временем очень популярна. Все больше людей хотят научиться управлять собственной жизнью. В одном из столичных институтов даже открыта кафедра тайм-менеджмента. Проводятся тренинги, семинары и вебинары, пишутся инструкции и статьи. Например, как эта.

Основные правила тайм-менеджмента

Правило 1. Ставьте цель правильно

Часто бывает, что человек неправильно ставит цель и тратит для ее достижения временные и другие ресурсы. Или выбирает не те средства для достижения цели, которые ни на шаг не приближают к цели. Например, молодой стартапер А. хочет найти инвестора для своего продукта. Для этого он забрасывает муниципалитеты и частных бизнесменов предложениями о сотрудничестве. Большинство из этих писем закономерно отправляются в спам, меж тем времени на их составление и рассылку уходит вагон. А ведь А. мог бы провести анализ своих потенциальных спонсоров, выбрать из них тех, кому это будет действительно интересно, а не рассылать письма всем подряд.

Как правильно поставить цель?

  • верно оценить свои возможности на данный период. Цель должна быть реальной и максимально конкретной. Стать первым в своей сфере за ближайший год — вряд ли выполнимо, к тому же размыто, а вот повысить узнаваемость бренда среди аудитории — вполне достижимо;
  • определиться с системой ценностей и не отступать от нее. Цель не должна преследовать низменные интересы, для этого и разрабатывается система ценностей;
  • продумать возможные проблемы, которые могут возникнуть, и предусмотреть способы их решения;
  • и самое главное — всегда держать в голове конечный результат. Зачем вам все это нужно, что вы получите взамен, чего хотите достигнуть?

Правило 2. Планируйте действия

Как только поставили цель и расставили приоритеты — можно применить метод хронометража, о котором говорилось выше. Приведем пример из жизни Александра Любищева. Собственно, это и составило всю его жизнь. Когда ему было 28 лет, молодой ученый поставил перед собой великую цель — разработать подобие системы периодических элементов Менделеева, только для биологических организмов.

Понятно, что это масштабный труд, который растянется на долгие годы. Ученый осознавал это, к тому же понимал, что работа ученого составляет еще и время на размышления, написание отчетов, дневников, да и на личное время хотелось бы оставить.

Любищев отвел на свою работу 90 лет. Чтобы по максимуму уложиться в этот срок, он и придумал свой метод, о котором мы рассказали выше. С тех пор ни одной минуты своего времени он не тратил без пользы.То есть составлял подробные долгосрочные планы, разбитые на краткосрочные цели. Он точно знал, что будет делать для достижения цели в течение следующего года, месяца, недели, дня и даже часа.

Вот, например, как ученый читал книги:

Удалось ли задуманное ученому? Безусловно. Максимальное количество времени, которое он тратил в день на работу, — всего 7-8 часов. При этом ученый очень удивлялся тем людям, которые умудряются работать по 14-15 часов в сутки.

Как планировать действия:

  • записывать на бумаге или в электронном виде долгосрочные планы с временными интервалами;
  • составлять список задач на год, месяц, день и т.д.;
  • делить большие задачи на мелкие. Ну например, не “найти поставщика”, а “изучить рынок поставщиков”, “почитать отзывы”, “выбрать несколько кандидатур”, “связаться с поставщиками”, “встретиться с Н. и К.”, “оценить продукцию Н. и К.”, “принять окончательное решение”;
  • оставлять небольшое время на форс-мажоры. Например, случился непредвиденный простой — посмотрите обучающее видео. а не картинки с котиками.

Правило 3. Расставьте приоритеты

Вот вы написали список дел, которые требуется сделать для достижения цели. Но все ли они равны? Стоит ли тратить на каждое из них одинаковое количество времени?

Конечно, нет. Для правильной расстановки приоритетов советуем использовать принцип Парето, о котором мы уже писали. Суть его такова: 20 % усилий дают 80 процентов от всего результата, и 80 процентов всех результатов достигаются посредством 20% усилий. Если применить этот закон к тайм-менеджменту, получится следующее: всего лишь 20 процентов времени мы тратим эффективно, остальное время буквально уходит в трубу. А ведь можно делать наоборот: стремиться к тому, чтобы эффективно тратить не 20, а 80 процентов вашего времени. Вот тогда можно будет сказать, что ваш бизнес работает с максимальной отдачей.

Еще один способ — использовать правило АБВГД, где А — это самое главное дело дня или этой недели, Б — второе по значимости, В — третье и так далее. Понятно, что мелких дел В, Г, Д может быть много. Б — одно-два, А — всегда одно.

Дело А — не обязательно самое сложное или долгое. Порой это всего один короткий звонок — но такой, от которого зависит весь ваш бизнес.

Эксперты по тайм-менеджменту советуют выполнять дело А в первую очередь. Этот метод шуточно называется «съесть лягушку на завтрак», не откладывая самое трудное на обед или ужин. А уж потом — менее важные дела пойдут как по маслу.

Правило 4. Не отвлекайтесь от важного

Одна из основных ошибок многих предпринимателей — неумение сфокусироваться на главном. Ответьте честно: часто ли вы отвлекаетесь (или вас отвлекают), забиваете голову ненужными рабочими или личными вопросами, выполняете чужую работу вместо того чтобы заняться наконец делом?

Тайм-менеджмент — это наука не о том, как можно больше сделать, а о том, чтобы тратить время ну нужные и важные дела. Для того чтобы фокусироваться на главном, попробуйте следующие техники:

  • делегирование полномочий. Об этом мы подробно писали в статье “Яженачальник, или Как правильно делегировать полномочия”. Если у вас административный ресурс, чтобы делегировать полномочия — прекрасно. Лишние хлопоты не будут отвлекать вас от главного.
  • совмещение полезного и приятного. Способ, который я сама часто применяю. Позвольте себе выходить в соцсети, отвечать на смски друзей и просто бесцельно серфить в интернете в строго определенные часы, иначе это занятие сожрет львиную долю вашего времени. Допустим, утром — за чашкой кофе, в обед и вечером, когда все текущие дела сделаны. Вы удивитесь, сколько свободного времени у вас появится. Да и совесть не будет есть “за бесцельно прожитые годы”;
  • умение говорить “нет”. Ненужным делам, ненужным минутам, ненужным людям, которые отвлекают вас. Например, работаете вы над важной задачей — продумываете рекламный бюджет или разрабатываете стратегии развития бизнеса, а в дверь постоянно стучатся сотрудники с ерундовыми задачами. Что вы будете делать — помогать им и отвлекаться от своих дел или скажете “нет”? По-моему, ответ очевиден.

Правило 5. Автоматизируйте свои действия

Прислушайтесь к собственному телу, к его биоритмам. Вы сова или жаворонок? В какие часы вы работаете наиболее плодотворно. а когда клюете носом и ничего не соображаете? Если вы сова, нет никакого смысла ехать на работу к 9 — толку от вас все равно не будет. Лучше выспаться как следует и перенести основную работу на вторую половине дня — так получится эффективнее.

Еще неплохой вариант облегчить себе жизнь — упрощать определенные рутинные действия. Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) лучше выполнять подряд, а по выполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к повторяющимся действиям и выполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Правило 6. Отдыхайте!

А вы как думали? Вы же не робот — все время работать, жить по спискам и по часам рано или поздно надоест. Постоянно думать о работе, тратить на нее все время — тоже ничего хорошего. Поэтому отдых — это не бесцельно потраченное время, а вложение в себя, в собственные активы, в будущую работу. Не зря же говорится: кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает.

Запланируйте в своем жестком графике время на отдых. Это могут быть путешествия семьей в отпуск, уик-энд, каникулы. Не менее важны встречи с друзьями, походы в фитнес, бассейн, за покупками — неважно куда, лишь бы это доставляло вам удовольствие. Такой отдых восстановит ваши силы и даст заряд бодрости.

В течение рабочего дня тоже делайте перерывы — зачем работать на износ, пожалейте себя. Если устали — устройте перекус с чашечкой кофе или чая, разрешите себя посмотреть видео, полазить в соцсетях. Это время не будет потрачено впустую — так вы вознаградите себя на усердный труд и подарите мозгу второе дыхание.

Выполняя эти советы и правила, всегда анализируйте, насколько удобнее стало работать. Подумайте, сколько времени вы теряли в прошлом, вспомните свой самый эпичный просчет (проспали и опоздали на собеседование, сорвали дедлайн и не справились с крупным проектом) и расскажите, что бы вы сделали в этой ситуации сейчас. В то же время ориентируйтесь на себя: на свои биоритмы, личные качества, привычки. Найдите баланс между удобством и соблюдением правил тайм-менеджмента. Управляйте своим временем — управляйте жизнью!

envybox.io

Тайм менеджмент: управляем своим временем правильно

Тайм менджмент- залог продуктивной работыТемп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас. Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности. Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.

По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.

Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного изменить себя и пересмотреть отношение к личному времени. Многие успешные люди могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.

Преимущества применения

Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности. Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями. Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.

Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:

  • ему удается достигать больше поставленных целей;
  • он успешен во всех сферах деятельности;
  • он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
  • за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
  • человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
  • он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;он всегда имеет четкий план действий;
  • владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.

Роль мотивации в умении организовывать свое время

Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени. Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность. Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.

Тайм менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.

Мотивация, как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.

Анализ временных затрат

Анализируйте свое затраченное времяОпределившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи. Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня. Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.

Безусловно, можно фиксировать и другие моменты. Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты. В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Исключайте пожирателей времениНасколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.

Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.

Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.

Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.

Фильтрация информации

Если вы зашиваетесь, значит вы не знакомы с тайм менеджментомИзучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.

С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!

Планирование – залог успеха

Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.

Если цель не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.

Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.

Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».

Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.

Выбор методики планирования

На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:

  • Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
  • Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
  • Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

Съесть лягушку? Да съешьте, вам понравитсяВ рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Если цель большая – ее можно разделить

Если не можете оценить время на задачу, разделите на более мелкиеМногие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта. Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно. Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.

Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.

Есть время работать, есть время отдыхать

Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.

Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.

На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.

Всегда оставляйте запас времени

Тайм менеджмент облегчает жизньПрежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой. Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени. Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.

Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.

headlife.ru

Что такое тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Для современного человека 24 часа в сутки – это мало. Особенно для предпринимателя, пытающегося выполнить максимальное количество задач в течение дня. Нередко он жертвует сном и отдыхом, работая допоздна и без выходных. Но чаще проблема кроется не в нехватке времени, а в его неправильном распределении.

Внедрение тайм-менеджмента в жизнь позволяет:

  • научиться управлять временем;
  • контролировать свой день;
  • ценить личное время;
  • выполнять больше задач;
  • достигать поставленных целей;
  • не жертвовать отдыхом.

Но прежде чем начать использовать такую методику управления временем, с ней нужно детально познакомиться.

Что такое тайм-менеджмент: основные понятия и определения

Тайм-менеджмент – это технология сознательного управления временем, повышающая продуктивность человека. Строится она на расстановке приоритетов, анализе временных затрат, планировании, постановке целей, организации рабочего дня (недели, месяца) и делегировании задач.

Кроме того, тайм-менеджмент предусматривает анализ конкретных шагов и действий, необходимых для реализации той или иной идеи или достижения цели. Сюда же входит и контроль над достижениями целей, заключающийся в выполнении планов и подведении итогов.

Тайм-менеджмент применяют для управления как рабочим, так и личным временем. Ведь любой будний день – это не только работа, но и отдых, саморазвитие, самообразование, развлечения и т.д.

Данная технология полезна не только для бизнесменов, руководителей, политиков, но и для домохозяек, студентов, школьников и других людей. Она позволяет ежедневно выполнять все поставленные на день задачи и при этом полноценно наслаждаться жизнью – отдыхать, уделять время семье или хобби, путешествовать и многое другое.

[media=https://www.youtube.com/watch?v=PNSnAE2vfyw]

У всех есть одни и те же двадцать четыре часа в сутки. Вся разница в том, как вы тратите своё время. Хорошая новость в том, что даже если вы до сих пор плохо использовали своё время, вы можете изменить это с завтрашнего дня. Вместо траты своего времени на действия низкой ценности, начать тратить его на высокооплачиваемые действия.

Брайан Трейс – писатель, автор книг по тайм-менеджменту и бизнесу

Если убрать всю шелуху, то можно вывести довольно простое определение:

«Тайм-менеджмент – это инструмент для управления своей жизнью».

Наша жизнь во многом зависит от затрачиваемого времени на те или иные действия. А научиться управлять временем – значит, научиться управлять жизнью.

Каковы принципы эффективного тайм-менеджмента

Принципы управления и планирования личного времени стоят на 4-ёх основных фундаментах:

  1. Правильная постановка целей.
  2. Правильная расстановка жизненных приоритетов.
  3. Прививание нужных привычек.
  4. Грамотное использование инструментов планирования.

Постановка целей

Большинство людей не умеют правильно ставить цели. От этого снижается их продуктивность, исчезает мотивация и через некоторое время у человека появляется лишь одна цель – отдохнуть.

В чём заключаются ошибки при постановке целей?

Например, желание купить автомобиль до конца года – это не цель.

Цель должна выглядеть так: «Я куплю автомобиль Rolls-Royce Phantom 2016 года выпуска до 25 декабря 2016 года». То есть должна быть конкретика и временные ограничения (срок достижения цели).

Цель должна быть:

  • конкретной;
  • ограниченной сроком;
  • измеримой;
  • реальной.

Без этих 4-х составляющих цель становится обычным желанием, которое не мотивирует.

Когда вы понимаете, что вам лет 25 или 30, а родителям осталось жить лет 10, 15, 20, вот тогда возникает настоящая причина. Возникла ли она у кого-то из вас, я не знаю. Но если у кого-то возникла – это замечательно. Потому что наши близкие, как цели, дают нам огромный рывок для развития. Потом возникают другие – миссия, масштаб, влияние, всякие интересы. Но для тех страждущих и ищущих собственную мотивацию, для тех, кто не может найти, что же его зажигает и сидит на пустом месте, хочу обратиться. Не ищите далеко. Встаньте на ноги сами – купите шмотки, начните нормально кушать, одеваться и вы обнаружите потом, что вы полностью в состоянии изменить жизнь своих близких. И это является отличной причиной для первых шагов.

Михаил Дашкиев – сооснователь и руководитель проекта «Бизнес Молодость»

Определение жизненных приоритетов

Эффективность тайм-менеджмента во многом зависит от жизненных приоритетов человека. Они так же важны, как и цели. Но и здесь люди постоянно допускают ошибки.

Жизненные приоритеты, в большей степени, должны быть направлены по отношению к себе. То есть в первую очередь нужно подумать: «Что важно для меня? Что мне нужно, чтобы улучшить свою жизнь и её качество?».

Однако не надо полагать, что все, кто используют тайм-менеджмент, являются эгоистами.

Не все приоритеты должны быть направлены на себя любимого. О близких и родных людях тоже надо думать. Особенно если это родители, жена или дети. И нужно понимать, что у каждого свои приоритеты. То есть для кого-то важно только своё благополучие, а для кого-то благополучие всей семьи.

Но всё же основная часть приоритетов должна быть направлена на самого человека. Тогда продуктивность не будет падать и не произойдёт «перегорания», после которого, обычно, люди опускают руки.

Прививание привычек

Здесь речь идёт о полезных и хороших привычках, которые помогут достигнуть поставленных целей. Благодаря которым за день будут выполняться все запланированные дела. С помощью которых можно увеличить собственную производительность.

Какие это могут быть привычки? Например:

  • Ежедневно просыпаться в 5 утра.
  • Бегать по утрам 10 км.
  • Всегда держать свои обещания.
  • Вовремя приходить на встречи.
  • Не смотреть телевизор и не читать новости.
  • Никогда не жаловаться на что-либо.
  • Всегда говорить правду.

Для привития полезной привычки достаточно 21 дня. То же самое касается и отказа от вредных привычек.

Главное правило наработки полезных привычек – 1 привычка в месяц. Да, этот процесс длительный. Особенно если планируется привить около 10 привычек. Но ведь и «Москва не сразу строилась».

Использование инструментов планирования

Эффективно управлять своим временем без ежедневного планирования крайне сложно и практически невозможно. Поэтому ежедневные планы – это неотъемлемый элемент тайм-менеджмента.

Под планированием стоит понимать список задач на каждый день. Ежедневно вечером человек не только подводит итоги прожитого дня, но и составляет список дел на следующий день. И для планирования он может использовать любые доступные и удобные инструменты.

Традиционным инструментом планирования является простой ежедневник. Он может быть бумажным или электронным. Однако лучше всего использовать первый, так как когда человек пишет от руки, а не набирает текст на клавиатуре, то он легче запоминает написанное. Соответственно в течение дня придётся меньше заглядывать в ежедневник и отвлекаться от более важных задач.

В ежедневник вписываются:

  • Краткосрочные и долгосрочные цели.
  • Ежедневный список задач и дел.
  • Личные заметки.
  • Отметки о достигнутых целях.
  • Итоги прожитых дней с их подробным анализом (кол-во выполненных задач, временные затраты на те или иные действия, личная эффективность в течение дня (недели) и т.д.).

Подобные записи могут вестись в любом электронном виде. Главное, чтобы программа или приложение позволяли быстро вносить изменения в список дел.

При составлении планов и задач на день в тайм-менеджменте принято учитывать биологические циклы человека. Ведь подъём и спад активности у разных людей происходит в разное время. Поэтому при планировании эта особенность всегда учитывается.

Резюмируя можно отметить, что планирование – это самый главный момент тайм-менеджмента, без которого техника управления временем теряет весь смысл.

12 правил современного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент не является сложной наукой и освоить такую технику может каждый желающий. Достаточно лишь придерживаться основных правил игры.

  1. Ежедневно заниматься планированием. Составлять список дел на каждый день и беспрекословно выполнять его.
  2. Ставить конкретные, реальные и ограниченные сроком краткосрочные и долгосрочные цели.
  3. Всегда придерживаться расставленных приоритетов направленных на себя (преимущественно) или близких людей.
  4. Исключить из жизни «пожирателей» личного и рабочего времени (социальные сети, компьютерные игры, просмотр ТВ, телефонные разговоры без надобности и т.п.).
  5. Выполнять самые сложные дела в первую очередь и не откладывать их на потом.
  6. Всегда говорить «Нет» ненужным делам.
  7. Концентрироваться на одном задании, пока оно не будет выполнено до конца. То есть нельзя перескакивать от одного действия к другому, пока одно из них полностью не закончено.
  8. Работать в комфортное для себя время, учитывая биологические циклы.
  9. Фильтровать всю входящую информацию. Особенно это актуально в эпоху популярности интернета, где полно информационного мусора.
  10.  Соблюдать чистоту на рабочем столе (в том числе и на рабочем столе ПК или ноутбука).
  11. Организовать комфортное рабочее место.
  12. Всегда помнить, что сегодняшний день может быть последним в жизни. Ничто так не заставляет человека действовать, как страх смерти.

Что даёт использование тайм-менеджмента в жизни

Во-первых, тайм-менеджмент позволяет научиться управлять своим временем, а значит и управлять своей деятельностью и жизнью.

Во-вторых, данная технология помогает избавиться от пагубных привычек и заменить их полезными.

В-третьих, люди, использующие тайм-менеджмент быстрее достигают поставленных целей, легко обучаются и способны добиваться успеха в различных видах деятельности.

Более того, человек, живущий по всем канонам тайм-менеджмента:

  • Имеет в распоряжении больше свободного времени для отдыха.
  • Способен оперативно выполнять ряд задач в короткий срок.
  • Меньше подвержен влиянию стресса.
  • Меньше подвержен заболеваниям, которые вызываются стрессом, хронической усталостью и недосыпанием.
  • Практически полностью контролирует свою жизнь.

Всё это относится к разделу преимуществ тайм-менеджмента. Но есть здесь и обратная сторона медали.

Недостатки тайм-менеджмента: почему не все могут управлять временем?

Сама технология выглядит практически идеально. Главное приложить некоторые усилия и человек становится настоящим хозяином своей жизни. Однако почему-то у многих не получается управлять личным и рабочим временем. И причина здесь кроется в ряде недостатков:

  • Прежде чем применять тайм-менеджмент человек должен заняться самодисциплиной. А это совершенно другая технология, которая требует много времени, от чего не каждый хочет этим заниматься и остаётся наедине со своими размытыми целями и горой невыполненных задач.
  • Сложность технологии – это главный недостаток тайм-менеджмента. Ведь по сути человек попросту ломает себя, покидает зону комфорта, перестраивается психологически и эмоционально, что для многих становится непосильным трудом.
  • Не одно пособие или курс по тайм-менеджменту не дают конкретный план действий. В них чаще всего предлагают общие действия, которые подходят не каждому человеку.
  • В одиночку сложно управлять собственным временем, так как всегда найдётся повод сделать себе поблажку. Поэтому тайм-менеджмент имеет больший эффект в коллективе (корпоративный тайм-менеджмент), где есть «смотритель».

Я перечитал огромное количество различных книг по управлению временем, управлению собой, самодисциплине. Многие из этих книг написаны сухим языком. Там очень мало методик, которые можно внедрить в жизнь человека, у которого есть большое количество проектов, дел и которые нужно делать уже прямо сейчас, ещё даже может быть вчера. И я понял, что эта проблема стоит не только у меня, но и у многих людей.

Алексей Толкачёв – основатель проекта «Школа Победителей»

Как видно, основные недостатки технологии кроются в психологии человека. Кто-то легко может перестроиться под новые условия жизни, а кому-то это не под силу.

В заключении хотелось бы отметить, что тайм-менеджмент действительно положительно сказывается на работоспособности, личной эффективности и успехе. И можно попробовать внедрить его в свою жизнь. Однако возлагать больших надежд на эту технологию не стоит.

bizbe.biz

Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план

  • Как и зачем в тайм-менеджменте советуют делить дела на «жесткие» и «гибкие»
  • Зачем нужно ставить перед собой конкретные долгосрочные цели
  • Как заставить себя выполнять трудоемкие (большие и длительные) дела
  • Планирование рабочего времени: как держать свою трудоспособность на одном уровне
  • Какую программу тайм-менеджмента Генеральный Директор MC-Bauchemie Russia

Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.

От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.

Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план

От руководителей часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время и анализировать, на что оно потрачено. Образуется порочный круг: нет времени, чтобы управлять временем. Чтобы решить эту проблему предлагаем короткий недельный алгоритм освоения основных инструментов тайм-менеджмента, который по силам даже самому занятому Генеральному Директору.

В статье Вы найдете подробный пошаговый план, который можно внедрить уже сегодня.

Активировать бесплатный доступ к статье >>>

ТОП-6 самых важных статей для руководителя:

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Планирование рабочего времени

Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.

Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям «жестких» и «гибких». У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения («подготовка отчета к пятнице»). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои «жесткие» задач, с правой стороны – «гибкие», не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между «жесткими» задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и «гибким» делам.

Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично «жестко» планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет «гибким, тем лучше.

Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих «гибких» дел – «составить план действий на следующий день».

Принципы управления временем и расстановка приоритетов

После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования «жестких» и «гибких» дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня «гибких» дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.

Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.

Утром во вторник расставляем свои «гибкие» дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.

Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.

Целеполагание и «мемуарник»

Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?

Поэтому рекомендуется ведение «мемуарника» (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой «мемуарник» следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего «мемуарника». Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.

Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.

Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.

«Слоны» и «лягушки»

В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на «лягушек» и «слонов».

«Слоны» - любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно «съесть»). Изначально может показаться, что «съесть такого слона» просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших «бифштексов» для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.

Похожим образом обстоит ситуация и с «поеданием лягушек». Под термином «лягушка» предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая «лягушка» со временем вполне может стать «слоном», если не «съесть» её своевременно. К примеру, нужно выразить бухгалтерии недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации «лягушки» тоже становятся вкусными «бифштексами», на которые мы разделяли и «слонов». Для использования данной методики на практике – берем «слона», которого делим на части. Затем указываем перечень «лягушек» и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.

В левой части указываются все «бифштексы» и «лягушки» на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.

Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.

Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.

Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.

Побалуйте себя, и система управления временем готова 

Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.

  •  Производительность труда: как добиться ее повышения​
  • l&g t;

    Мифы о тайм-менеджменте

    1.«Тайм менеджмент придумали не для россиян». Тайм-менеджмент придумывался для бизнеса и успеха – если россиянам это важно, то планирование времени необходимо.

    2. Нам неподвластно время. Да, управлять временем человек не может, но ведь планирование его использования нам доступно. Поэтому многие менеджеры смогли оценить преимущества тайм-менеджмента для планирования своей жизни.

    3. При работе с тайм-менеджментом всю жизнь придется проводить по расписанию, без права выбора. Нет, тайм-менеджмент предназначен не для этого – всегда можете поменять свои планы. Тайм-менеджмент и создан для свободы, с возможностью выбора, что делать.

    3. Творческим личностям тайм-менеджмент абсолютно не подходит. Опыт подтверждает эффективность тайм-менеджмента и для творческих натур. К примеру, пока не пишете музыку в ожидании музы. Вместо планирования, что муза постучится в дверь завтра с 7.30 до 9.30, лучше планировать – сочинить несколько куплетов в течение ближайших 2 недель либо завершить картину до конца года.

    4. «Тайм менеджмент – это очень сложно». Да, есть определенные тонкости – но наш материал и довольно простые методики позволят освоить ценную науку – сделав инвестиции в свой успех.

    6. Для успеха в жизни нужно не планировать, а работать, без перерывов и выходных. Чтобы эффективно и приятно работать, необходим полноценный отдых. Высвободить время на отдых и свободу и помогают методики тайм-менеджмента.

    Говорит Генеральный Директор

    Александр Мондрус, Генеральный Директор компании MC-BauchemieRussia, Санкт-Петербург

    Освоить тайм-менеджмент мне удалось достаточно легко. Когда начал заниматься этим направлениям, он соответствовал моим идеям и планам найти дополнительные ресурсы времени. Я очень нуждался в более эффективном управлении временем. К тому же, по своей натуре являюсь довольно системным человеком – поэтому вполне нормально принял идею ведения хронометража, анализа затрат и составления различных таблиц.

    Порядка 2 месяцев мне понадобилось потратить для освоения базовых методик тайм-менеджмента – определения приоритетов и хронометража. Благодаря ним смог понять, что собой представляет время. Начал значительно лучше его ощущать. В тот период начал работать руководителем в новой компании – поэтому имел все возможности практиковать свои навыки на рабочем коллективе. Стал активно вовлекать в освоение данной методики почти всех топ-менеджеров, они уже и подключили своих сотрудников. Все эти факторы позволили мне комплексно и гармонично ознакомиться с различными методиками управления временем.

    В своих делах активно работаю с различными электронными средствами коммуникации. В частности, дела планирую с помощью программы MicrosoftOutlook – её функционал поддерживает многое, в том числе расстановку приоритетов, разделение целей на «жесткие» и «гибкие», позволяет окрашивать дела в различные цвета и пр. Моя должность предполагает и работу с бумажными носителями, поэтому для контроля этих задач сформировал свою систему, внеся ряд усовершенствований для решений Глеба Архангельского.

    Завел на каждого руководителя толстую тетрадь. В процессе встречи фиксирую в данной тетради тезисы, заметки, задачи и пр. Тетрадь после встречи передаю секретарю, которая и вносит данные в виде задач либо предстоящих встреч в Outlook. И уже по Outlook я слежу за дальнейшим ходом работ. Удобство работы с тетрадью – во время встречи можно просмотреть всю историю конкретного вопроса (в этом отношении электронные носители оказываются неудобными). А вот для управления гораздо удобнее Outlook.

    Размещены в моей приемной ящички с выдвижными лотками – в них находятся документы на подпись. Они сгруппированы по прозрачным гибким папкам, на каждой из которых указано название конкретного подразделения. Также в компании действует регламент подготовки на подпись – с совершенствованием и дополнением каждые полгода. В обязанности секретаря входит контроль подачи всех документов по утвержденному регламенту. И действуют поощрения за соблюдение регламента, хотя и без символических наказаний не обошлось. К примеру, не подготовленный к подписи документ обойдется в 3 кг. зеленых яблок. На ресепшене мы разместили большую вазу с яблоками – указав надпись «Сегодня Вас угощает такой-то». При нарушении установленного правила человеку нужно будет сдать деньги для покупки яблок.

    При планировании своего дня стараюсь резервировать время и на неопределенные обстоятельства. Поскольку в любом случае всегда что-то случается. Хотя спланированными оказываются 80-90% рабочего времени. Такой жесткий распорядок обеспечивает для меня важные преимущества, хотя и не лишен своих недостатков. Лично мне данная система по нраву, хотя и вынужден оставаться её заложником. Если что-то установлено на определенное время (планы связаны с большим числом людей), внести изменения в своей график будет довольно проблематично. Ситуация из практики – ищем поставщиков, но оказалось, что двух часов презентации нам не хватает, необходимы еще, как минимум, два. Но намечается ближайшее «окно» лишь спустя месяц.

    Хотя мне удается решать большое количество различных задач по мере высвобождения времени, а не в жестко установленные сроки. К примеру, во время поездки по городу можно решать и другие вопросы по телефону – благодаря водителю могу решать дополнительные задачи.

    Благодаря тайм-менеджменту появилось и время на личную жизнь. При планировании своего года всегда начинаю с личных планов и семьи – устанавливаю дату отпуска, который обсуждаю с супругой, выделяю время для любимых занятий, общения с сыном. Стараюсь при составлении графика учитывать и рабочие мероприятия, о датах которых знаю заранее. Поэтому на этот период не планирую свои личные дела. Хотя и появившиеся в дальнейшем рабочие мероприятия не отнимут у меня запланированное время для личных целей и семьи.

    7 правил тайм-менеджмента

    1. Представьте, что сегодня ваш последний день. Необычное, но довольно уместное правило. Просто задайтесь вопросом – «что бы я делал, если бы знал – сегодня последний день жизни». Об этом вопросе следует думать перед сном и утром после пробуждения.

    2. Фильтруйте информацию. Чтобы избежать перенасыщения мозга множеством ненужной информации, без траты лишнего времени, учитесь выбирать наиболее полезное, нужное, и старайтесь отсеивать ненужное. К примеру, научитесь пробегать глазами информацию на сайте, акцентируя внимание только на самом важном.

    3. Исключите из своей жизни «пожирателей времени». Вероятно, самая первая проблема, мешающая полноценному контролю и эффективности использования временем. Минимизируйте время, тратящееся на социальные сети, общение в скайпе или почте. На время выполнения полезной задачи будет полезно отключить всё, что отвлекает внимание. Также следует вести отдельный дневник с указанием всех никчемных занятий, которые отнимают ваше время, но не приближают к поставленной цели.

    4. Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании. Ведь отвлечение на несколько дел ухудшает эффективность работы своего задания. Не нужно рассеивать внимание и усилие, переключаясь на новую задачу до выполнения прежней.

    5. Держите рабочий стол в порядке. Богатые люди всегда работают за чистым столом – и комфортно, и экономится время на поиск всего необходимого.

    6. Почаще говорите «НЕТ».  Нужно научиться отказывать определенным людям, задачам  и пр., если требуют вашего времени, но не несут пользы.

    7. Работайте в определенное время. Внимательно наблюдая за собой, можно определить свои подходящие биоритмы в течение суток, когда работаете эффективнее всего.

    Полезные книги по тайм-менеджменту

  1. Люси Джо Палладино. Максимальная концентрация. Как сохранить эффективность в эпоху клипового мышления. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. – 336 с.
  2. Нейл Фьоре. Легкий способ перестать откладывать дела на потом. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. – 288 с.
  3. Яна Франк. Муза и чудовище. Как организовать творческий труд. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010. – 272 с.
  4. Грег МакКеон. Эссенциализм. Путь к простоте. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. – 256 с.
  5. Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. – 368 с.
  6. Глеб Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. – 256 с.
  7. Николай Додонов. Антитайм-менеджмент. Спб, 2015. - 288 с. 
  8. Николай Мрочковский, Алексей Толкачев. Экстремальный тайм-менеджмент. 3-е издание. Альпина Паблишер, 2015. - 2014 с.

Ошибки людей, которые стремятся управлять временем

1.Берут на себя слишком много. Свои способности можно и нужно совершенствовать, но нужно знать меру. В определенный момент количество задач может оказаться слишком велико, провоцируя стрессы и конфликты. Для предотвращения данной проблемы можно:

  • попросить о помощи. Нужно уметь пересилить себя и попросить о помощи, когда это необходимо.
  • используйте правило 80/20. Определите список главных задач, именно на них должно приходиться основное время и силы.

2. Усложняют систему тайм-менеджмента. Порой система тайм-менеджмента оказывается слишком сложной. Если она приносит результат – отлично. В противном случае, когда возникают неэффективные траты времени, стоит подумать над переменами. Подумайте над упрощением и упорядочиванием своей системы тайм-менеджмента – чтобы не тратить половину своего времени на её ведение.

3. Заняты, но неэффективны. Трата множества времени на бесполезные, низкоприоритетные задачи – серьезная проблема. Среди способов решения данной ошибки – задаться вопросом «Принесет ли пользу то, что я делаю?». В случае отрицательного ответа следует задуматься над решением более полезных задач. Этот вопрос отлично подойдет как заставка на компьютере, либо можно распечатать на бумаге и разместить на видном месте.

4. Не отдыхают. У человеческого организма есть предел, работа нон-стоп не подойдет. Можно, конечно, работать очень долго без перерыва, но смысла от этого нет – эффективность постепенно снижается. Если устали, то не забывайте делать перерывы – награждайте себя за работу прогулкой, минутками расслабления или вкусной едой. Чтобы определиться, когда именно вам нужен отдых, следует экспериментировать. Важно найти личный баланс отдыха и работы. И не бойтесь давать себе возможность отдыха, когда в этом действительно нуждаетесь.

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

www.gd.ru

Управление рабочим временем или тайм-менеджмент для лидеров

В процессе организации любого рода деятельности (неважно работа это или досуг) время является важнейшим элементом планирования. Время – это константа, ее нельзя изменить, но управлять ею эффективно для достижения лучшего результата можно. Сегодня тайм-менеджмент стал для успешного человека тем, без чего организация занятости просто не возможна.

В тренинге лидерского потенциала, размещенном на нашем сайте, отмечалось, что умение эффективно организовать свое время и время работы подчиненных для настоящего лидера – очень актуальная задача. Существует множество методик и принципов тайм-менеджмента, разработанных на базе экономических законов и успешно применяемых большими корпорациями. Но это не значит, что нельзя научиться эффективно управлять своим временем самостоятельно.

Анализ затрачиваемого времени

Первое что нужно сделать любому лидеру – проанализировать, как он проводит свое время. В таблице ниже приведены основные причины потери времени и рекомендации по его сохранению.

Ловушки времени

Тайм-сейверы

Беспокойство, откладывание дел «на потом»

Управление процессом принятия решений

Непредвиденные перерывы

Концентрация, решение одной важной задачи за один раз

Затягивание, создание нереалистичных оценок времени

Постановка и ежедневная корректировка краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных планов

Плохая, непродуманная организация

Использование контрольных перечней и списков дел

Неэффективные встречи

Самоорганизация, пунктуальность

Микроуправление, которое не позволяет другим расти

Работа над высокоприоритетными задачами в первую очередь

Выполнение срочных, а не важных заданий

Правильная организация заседаний и мероприятий (точные временные рамки проведения, точные цели, необходимые участники)

Плохое планирование, отсутствие плана

Конкретные задачи каждому подчиненному

Отсутствие возможности делегировать часть полномочий другим

Делегирование части полномочий подчиненным, расширение их участия в процессе принятия решений

Закон Хофштадтера гласит: «Любая работа всегда занимает больше времени, чем вы планируете на нее потратить, даже если при этом учитывается закон Хофштадтера». Несмотря на свою шуточность, закон довольно метко определяет, как сложно спланировать что-либо. Действительно, анализ затрачиваемого вами времени на те или иные действия не упростит процесс планирования, но сделать его более комфортным поможет однозначно.

Простой план по управлению временем

Начинайте как можно быстрее. Затягивание – одна из самых распространенных ловушек времени. «У меня еще полно времени, успею это сделать потом», – классическая фраза, которую мы так часто слышим от окружающих и… еще чаще от самих себя.   Избегая работы над проектом, мы тратим время на мелочные, второстепенные занятия, а не на реализацию самого проекта, что в конце порождает трудности. Американские ученые в области образования пришли к выводу, что основное различие между хорошим студентом и студентом со средними показателями успеваемости зависит от того, как быстро они принимаются за выполнение заданий.

Рутина – часть работы. И с этим нужно свыкнуться. В каждом деле, в каждой профессии есть скучные аспекты, выполнение которых требует механической, рутинной работы. Правильно спланировав ее, вы сможете освободить часть времени для того, чтоб проводить его более насыщенно. Для этого четко определите временной отрезок своего рабочего дня для того, чтобы, например, отвечать на электронную почту или выполнять бумажную работу.

Важные дела – первостепенны. Даже если вы опережаете принятый план, не останавливайтесь пока не завершите работу. Не рассеивайте внимание на мелкие вопросы, не связанные с главной задачей. Растратить приобретенный гандикап легко, а вот снова заработать может и не удастся.

Разделяйте большие задачи. Важные объемные задачи должны быть разбиты на ряд небольших задач. Создавая небольшие, легче выполнимые задачи, вся задача в конечном итоге будет достигнута незначительно, но быстрее. Фрагментарный подход не новшество, его успешно используют многие большие компании, что служит неплохой рекомендацией к применению.

Не прилагайте ненужных усилий. Не зря существует поговорка: «Лучшее – враг хорошего». Усовершенствование требует дополнительных усилий, а ожидаемый результат приносит не всегда. Место для перфекционизма должно быть, но нужно уметь разглядеть задачи, когда его применение необходимо.

Установить время начала и окончания работы. Всегда оценивайте затрачиваемое время. Пусть ваши первые оценки будут далеки от реальных, со временем вы научитесь более тонко определять сколько времени у вас займет та или иная работа. Это повысит эффективность. Это научит распоряжаться временем.

Планируйте свою деятельность. Планировать свою занятость с умом вам помогут многие подручные средства. Это могут быть графики, специальные календари, ежедневники. Многие интернет-сервисы также предлагают набор специальных офисных средств, которые поспособствуют в управлении временем.

«Большая картина»

Представляйте себе то, что хотите достигнуть в долгосрочной, глобальной перспективе. «Большая картина» вашей деятельности должна всегда быть в уме. Планируйте свою занятость с учетом перспектив, целей, которые перед собой ставите. Хотите быть успешным лидером? Познакомьтесь со всеми людьми, которые работают вместе с вами. Развивайте коммуникацию. Интересуйтесь другими сферами (например, техникой продаж или маркетингом), общайтесь со специалистами в этих областях. Ответственно подходите к проводимым в компании тренингам и коучингам, стараясь постигнуть максимум. Уделяйте время самообразованию, читайте, знакомьтесь с последними разработками и новинками в области, в которой вы работаете. Это поможет планировать деятельность более эффективно, применять свои знания и быть эффективным.

Отзывы и комментарии

Своим мнением относительно тайм-менеджмента и предлагаемых методик управления временем вы можете поделиться, воспользовавшись формой для комментариев ниже. Если хотите пройти полноценный тренинг управления временем онлайн – обратите внимание на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

4brain.ru

Тайм менеджмент. Управление временем - онлайн-тренинг по тайм менеджменту Mental Skills

Тайм менеджмент (time management, управление временем) – это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Хватает ли Вам времени? Если нет, то наш онлайн-тренинг о тайм менеджменте для Вас. Мы расскажем о целеполагании, о лучших методах планирования работы; о способах концентрирования на важных задачах и избавления от второстепенных.

С помощью тренинга вы легко и быстро освоите управление временем! 

Наш онлайн-тренинг «Управление временем (тайм менеджмент)» – это возможность сказать, что у Вас есть время: время на себя, на чтение, семью, хобби, курсы, общение, кино и многое другое.  

На тренинге Вы получите не только ответы на вопросы об управлении временем но и практические навыки. После каждой теоретической части Вас ждет задание, формирующее навыки планирования времени. Данный метод обучения называется case stady, или «обучение с помощью практических задач» (кейсов). Это самый эффективный способ научиться чему-то новому.

Не ищите специально время для онлайн-тренинга. Начните прямо сейчас и остановитесь, когда будет удобно! В следующий раз, зайдя на страницу тренинга, Вы автоматически попадаете именно на то место, где закончили в прошлый раз. Так что, начав учиться в обеденный перерыв, Вы сможете продолжить вечером дома, после ужина. Естественно, для этого нужно зарегистрироваться, что займет у Вас менее минуты. 

В процессе обучения Вы:
  • научитесь ставить цели
  • научитесь планировать время
  • научитесь делегировать и контролировать выполнение задач

Краткое содержание тренинга

Введение в тренинг по управлению времнем Целеполагание (постановка целей)
  • определение цели
  • виды целей
  • постановка целей по схеме SMART
  • кейсы: постановка целей по схеме SMART
Планирование времени
  • основное соотношение планирования времени 60 : 40 и правило Парето
  • планирование времени по принципу to do list
  • кейсы на отработку навыка планирования времени
  • диаграмма Ганта - долгосрочного планирования и управления проектами
  • кейс на применение диаграммы Ганта
Матрица Эйзенхауэра, или техника расстановки приоритетов
  • кейсы на отработку техники расстановки приоритетов
Делегирование
  • преимущества, которые дает делегирование;
  • что можно и что нельзя делегировать;
  • что необходимо учитывать при делегировании;
  • как применять делегирование не только в работе, но и в личных делах.
  • кейс на отработку навыка делегирования задач подчиненным
Контроль в тайм менеджменте
  • итоговый контроль
  • промежуточный контроль
  • кейс на применение контроля в управлении временем
  • самоконтроль в тайм менеджменте
Подробное содержание онлайн-тренинга «Управление временем (тайм менеджмент)». Бесплатно Войти на сайт

mental-skills.ru

Тайм-менеджмент — e-xecutive.ru

Определение понятия

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы.

В психологии различают два вида тайм-менеджмента – простой и системный. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет говорить о тайм-менеджменте как о жизненной философии. Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методик, которые помогают постепенно продвигаться к достижению этих глобальных целей.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент основан на четырех основных принципах:- умение работать с целями; - распределение приоритетов; - знание инструментов планирования; - наработка привычек.

Обращаясь к целеполаганию, следует понять, что цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь срок реализации. Если цель не обладает одним из этих параметров, то она перестает быть целью.

Умение расставить приоритеты — основная часть тайм-менеджмента, т.к. если каждое дело или работу считать неотложными и наиболее важными, то эффективно спланировать время не удастся.

Ассортимент инструментов планирования достаточно широк и разнообразен, главное – выбрать из них наиболее удобный. Это могут быть записи в ежедневнике или календаре, специально составленный план дел на определенный период времени, который должен постоянно корректироваться, пополняться новыми задачами.

Привычки являются показателем того, что искусство тайм-менеджмента освоено. Они будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все дела в срок и повысить личную эффективность.

Этапы тайм-менеджмента

Выполнение планов, основанное на принципах тайм-менеджмента происходит в четыре этапа:

  1. Постановка целей. Определение и формирование целей.
  2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных задач для выполнения.
  3. Реализация, то есть конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядок достижения цели.
  4. Контроль достижения цели и выполнения плана.

Использование принципов тайм-менеджмента имеет следующие безусловные плюсы:- возможность способа планирования рабочего времени и контроль над результатами;- возможность сконцентрироваться на выполнении первоочередных задач.

Некоторой сложностью в применении метода является то, что не все умеют объективно оценивать свою деятельность и переадресовывать часть дела коллегам или подчиненным.

Советы Джерарда Харгривеса

Наиболее важные моменты в практическом применении тайм-менеджмента выделил консультант по тайм-менеджмент компании British Gas Джерард Харгривес:

Составьте план рабочего дня, который поможет разумно распределить время и выделить первоочередные задачи.

Определите часы, когда легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую трудную работу именно на это время.

Отложите все дела, которые могут отвлечь. Выделите специальное время для просмотра электронной почты.

Все совещания старайтесь начинать точно в назначенный срок и не ждите опоздавших.

Наиболее важными делами занимайтесь по утрам, т.к. это самое продуктивное время суток.

Деловые встречи лучше всего проводить днем.

Регулярно корректируйте свой бизнес-план вслед за изменением ситуации.

Планируя день, постарайтесь предусмотреть разные случайности, которые могут помешать работе.

Ссылки

  • Дмитрий Македонский. « Управлять своим временем? Это невозможно!»
  • Это заготовка эницклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

    www.e-xecutive.ru