Управление проектами и тайм-менеджмент для руководителя. Тайм менеджмент руководителя

Тайм-менеджмент руководителя. Мой опыт управления задачами.

Вопросом планирования времени я задался еще будучи школьником младших классов. Я всегда был любопытным, мне было все интересно, слишком много всего. Из-за этого постоянный вопрос - как же распределить время таким образом, чтобы делать то, что нужно и хочется - пусть немного, но регулярно. Получалось слабо. Графики, расписания, планы переставали соблюдаться максимум через месяц. Так продолжалось вплоть до первых рабочих дней, когда планирование стало не просто полезным навыком, а вопросом эффективности и дальнейшей работы.

Поиски привели к книге "Тайм-драйв" Глеба Архангельского. Идеи этого автора помогли определиться с собственной методикой планирования. Методикой, которая подходит для руководителя компании.

Давайте по пунктам:

Правило 1. Записывай. Не пытайся ничего запомнить. Память - это важно. Но лучше тренируйте память при помощи специальных упражнений (наберите "тренировка памяти" в GooglePlay или AppStore и скачайте понравившееся приложение), а ежедневные задачи - записывайте и не держите в голове. У меня из-за обилия задач, которые нужно не забыть, просто начинала раскалываться голова. Живите в текущем моменте - запишите, запланируйте и забудьте. Рабочий день начинается с открытия списка задач на сегодня, и я понятия не имею, что мне нужно сделать, если не открою этот список.

Правило 2. Планируй. Оставляйте не более 2 часов свободного времени для решения "срочных" задач, ответов на вопросы сотрудников и пр. Остальное время вы делайте только те задачи, которые запланировали ранее. Старайтесь не делать того, что не планировали. На практике: что 99% задач, даже самых, на первый взгляд, критично срочных, могут подождать "до завтра". Вопреки известной поговорке мой совет - "откладывайте на завтра". И делайте "сегодня" только те дела, которые вы планировали на СЕГОДНЯ.

Правило 3. Не привязывайся к конкретному времени. Сначала запланируйте жесткие встречи и другие дела, которые нужно провести в конкретное время. Остальные дела не планируйте жестко. Все равно не получится: трудно определить, сколько конкретно времени у вас уйдет на то или иное дело, невозможно узнать, будет ли у вас на это дело нужное настроение, состояние здоровья и не будет ли вас никто отвлекать. Все что вам нужно: запланировать дело на конкретный день и оставить для него необходимое количество времени.

Правило 4. Фиксируйте идеи и долгосрочные дела также, как и все остальное. Если у вас появилась мысль сделать дело, на которое в ближайшие месяц, два, полгода, год или пять лет не будет времени/сил/средств, не отказывайтесь от него и не пытайтесь "помнить" о нем. Запишите и сделайте так, чтобы вы вспомнили о нем через заданный вами период времени. Тут уже появляется необходимость в автоматизации планирования. Об этом чуть позже.

Правило 5. Пользуйтесь принципом: День-неделя. Первое, что вам нужно сделать, это понять - что вы хотите сделать завтра: - жесткие встречи в конкретное время, о которых вы договорились ранее, - задачи, которые не привязаны к конкретному времени, но которые нужно сделать именно в этот день, - задачи, которые вы хотите сделать в этот день, т.к. их необходимо закончить не позднее чем на этой неделе, - важные стратегические задачи, у которых нет конкретного срока, но которые рано или поздно нужно сделать для своего развития или развития компании. Не забудьте оставить время для форс-мажоров.

Подумайте, сможете ли вы успеть СТОЛЬКО, сколько запланировали. Лучше хорошо сделать две-три, чем пытаться сделать пять, но толком не успеть ничего.

Остальную массу задач запишите в общий список "неделя", из которого вы будете потом "дергать" задачи на "завтра". Либо, как делаю это я, сразу "примерно" раскидать задачи по дням недели. Скорректируете сроки уже позже.

Правило 6. Переносите невыполненные дела на "потом" не более 3х раз. Не успели что-то? Не расстраивайтесь, это нормально. Трудно определить, сколько у вас займут запланированные дела, и поэтому вполне естественна ситуация, когда в списке запланированных дел остались "невыполненные" пункты. Я, как правило, спокойно переношу их на следующий день. Но если вдруг понимаю, что какое-то дело переносится изо дня в день - оставляю это дело "на видном месте", чтобы обязательно начать в следующий раз с него, несмотря ни на что.

Правило 7. Найдите подходящий планировщик. Из всех планировщиков, что я пробовал, на мой взгляд, лучший - Wunderlist Он позволяет:

создавать списки дел (у меня есть списки по названиям клиентов,
список стратегическое, список покупки и еще более десятка разных),
папки (группы из списков, например: "работа" и "домашнее"),
делать напоминания,
устанавливать сроки,
оставлять комментарии, заметки,
давать доступ к спискам другим пользователям
вести планирование в персональном компьютере и в приложении на смартфоне (происходит синхронизация при подключении к интернет)
выставлять регулярные задачи (с заданной частотой повторений)
сортировать, выставлять важность задачи и многое другое
и самое удобное - он автоматически формирует список "сегодня" и "неделя, где отображаются дела соответственно срокам. Итог: общий процесс планирования.

Как это выглядит у меня: При появлении какого-то дела, первым делом я записываю его в планировщик и выставляю примерный срок. Каждый день я первым делом открываю список дел на "сегодня". Сразу же переношу дела, которые я точно не буду делать, т.к. в план на сегодня они попали "ориентировочно", возможно это какие-то важные несрочные задачи, напоминания и т.д. - такие дела я либо снова переношу на длительное время вперед, либо устанавливаю уже более корректный срок, когда я думаю этим заняться. Далее выставляю важность оставшимся задачам: отмечаю специальным символом те, которые я собираюсь всеми силами успеть именно сегодня. Остальные - если успею, сделаю. Нет - перенесу. Если среди таких дел есть те, которые я уже переносил три или более раз - я оставляю срок без изменений, чтобы задача мозолила мне глаза как "просроченная".

И так изо дня в день.

По результатам я приступаю к задачам в том порядке, который мне удобен в данный момент (по настроению и т.д., не считая жестких встреч), ни о чем не забываю и при этом не держу ничего в голове. (Записываю я, кстати, любую, даже самую-самую маленькую задачу, если мне это нужно, но я не могу это сделать прямо сейчас).

Буду рад, если мой опыт планирования вам подойдет!

Пишите в комментарии какие виды планирования и программы используете вы?

yvision.kz

Тайм-менеджмент для руководителя

Вот как эту проблему решает молодой бизнесмен Игорь.

В своем магазине оргтехники он выполняет массу функций: от разработки стратегии развития до личного участия в продажах и закупках. Заметив, что времени на отдых и семью остается все меньше, а эффективность работы снижается, Игорь решает изменить правила игры.

Синдром микроменеджмента

Главная проблема Игоря в том, что он стремится контролировать каждую мелочь, лично участвовать в принятии всех решений. Этот недуг называется микроменеджмент. Он ворует время Игоря, а его сотрудников превращает в безынициативных подчиненных.

Чтобы избавиться от этой привычки, Игорю необходимо:

Объяснить ситуацию сотрудникам, чтобы те останавливали его, когда он в следующий раз снова решит проконтролировать выбор ручек для переговорной.
Научиться доверять подчиненным, а не навязывать сразу свой способ решения проблем.
Освоить навыки эффективного делегирования, чтобы использовать потенциал сотрудников по максимуму.

Цезарь в каждом из нас

Новые задачи никогда не ждут, когда Игорь разберется со старыми. Он старается решать их в порядке поступления, то есть все сразу. Это приводит к работе в постоянном режиме многозадачности.

Однако уже давно известно, что эта привычка не делает нас более продуктивными. Мы тратим впустую до 40% времени, пытаясь совместить несовместимые дела. Наш мозг не в состоянии сосредоточиться сразу на нескольких задачах, внимание делится между ними и ни одна не выполняется в полной мере. А уровень стресса растет.

Устав делать сто дел одновременно, Игорь решает, наконец, планировать рабочий день заранее и научиться концентрироваться на текущей задаче.

Планировать день по блокам

Ежедневно уделять минут по 20 на список To-Do и приоритезацию задач в нем. Это старый, всем известный инструмент тайм-менеджмента, но он реально работает и повышает производительность. Поступающие задачи Игорь фиксирует в Evernote, расставляя приоритеты с помощью тегов: работа, которую нужно сделать «1-сейчас», «2-в ближайшее время», «3-позже», «4-когда-нибудь».
Утром, после обеда и в конце рабочего дня он выделяет по 15 минут на работу с электронной почтой. Письма тоже сортируются по приоритетам. На срочные письма, а также те, на которые можно ответить за 2 минуты, отвечаем сразу. Важные помечаем звездочкой, а к другим можно вернуться позже. В остальное время вкладка почты закрыта и уведомления отключены.
Отдельный временной блок Игорь выделяет для ответа на звонки: по 20 минут каждые 3 часа. Когда телефон отключен, звонящий слышит автоответчик, который предлагает оставить голосовое сообщение.

Все интересные новости и статьи, встречающиеся в течение дня, Игорь отправляет в закладки. После 1-1,5 часов напряженной работы можно сделать короткий перерыв и вернуться к ним. Но с некоторыми сайтами нужно быть осторожным. На том же Facebook ничего не стоит зависнуть на полдня. Такие сайты у Игоря занесены в список StayFocused. Через 10 минут нахождения на них плагин предупреждает о необходимости возвращаться к работе и блокирует страницу.

Исключить отвлекающие факторы

Подчиненные Игоря постоянно забегают к нему со своими вопросами, проблемами. Процесс переключения с одной задачи на другую требует времени. Но Игорь не может просто взять и закрыть дверь. Поэтому он установил «часы приема» – время, когда он доступен для вопросов. В другие часы беспокоить его не рекомендуется, за исключением форс-мажоров.
Игорь оставил привычку проводить митинги и совещания в своем кабинете. Он выделил небольшое помещение под конференц-зал и теперь может просто встать и уйти после обсуждения интересующих его тем, вместо того, чтобы дожидаться, когда разойдутся остальные участники.
Офис Игоря находится сразу за торговым залом магазина. Его постоянно окружает суета, громкие голоса и шум улицы из окна. Чтобы не отвлекаться на все это, он установил веб-приложение – генератор белого шума, создающий ненавязчивый монотонный звук, подавляющий все остальные.

Когда скапливается немного работы, не требующей участия коллег (например, нужно проверить отчеты), Игорь старается перенести ее в ближайшее кафе. Это позволяет отключиться от офисной рутины и поработать в спокойной обстановке, за чашечкой кофе.

club.alfabank.ru

Тайм-менеджмент руководителя и его команды

Цель мероприятия:

Дать понимание реальных причин нехватки времени, знание правил эффективной организации работы и основы планирования руководителя.

Программа мероприятия:

Что является основной функцией руководителя. Понимание того, на что должно быть направлено внимание, позволит отсеять лишнее, сосредоточиться на главных направлениях работы руководителя и правильно организовать свою работу и своих подчиненных.
Что лежит в основе тайм-менеджмента руководителя. Знание правил планирования поможет руководителям избежать многих ошибок, эффективно использовать свое время и оптимизировать работу команды.

Как справиться с отвлечениями, рутиной и форс-мажорами. Понимание, куда в действительности уходит время, поможет научиться его ценить, экономить и распределять правильно.
Как определить приоритетность задач для себя и для каждого из сотрудников, чтобы направить работу в нужное русло, перестать размениваться на мелочи и достигать поставленных перед командой целей.
Как ставить задачу так, чтобы гарантированно получать от людей требуемые результаты. Разумное делегирование даст возможность освободить время руководителя от рутины, повысить уровень контроля за выполнением поставленных задач и перейти от самостоятельного выполнения задач к управлению людьми.

Результат мероприятия:

В результате компания получит руководителей, которые умеют создавать работающие планы, организовывать свою работу и своего подразделения, контролировать, управлять и получать результаты руками подчиненных.

В стоимость мероприятия включено:

50% теории и 50% тренировок позволят научиться применять полученные знания на практике
2 часа обучения - минимальное время, чтобы усвоить материал и попрактиковаться в его использовании
обучение в комфортном зале, чтобы было удобно и ничто не отвлекало внимание
раздаточные материалы упростят работу на тренинге и помогут в тренировках, благодаря им основные данные останутся с участниками и после тренинга
стоимость мастер-класса зависит от количества участников (стоимость для группы 25 человек - 11 тыс. грн.)

bogushtime.com

24+2. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

Александр Горбачев

Тайм-менеджмент. Время Руководителя: 24+2

Слово «цейтнот» я узнал в детстве, когда стал интересоваться шахматами. Долгое время ни с чем иным, кроме шахмат, этот термин у меня не ассоциировался. Сегодня, когда кто-то произносит «цейтнот», то в 9 из 10 случаев речь идет о работе. Нехватка времени стала болезнью бизнеса, и в первую очередь от нее страдают топ-мененджеры.

Редакция журнала «Генеральный Директор» постоянно осуществляет мониторинг задач, волнующих руководителей компаний. Проблема дефицита времени всегда оказывается в списке наиболее актуальных: хочется все проконтролировать, во все вникнуть, замкнуть на себе все важные решения, а еще ведь нужно найти время на семью, здоровье, отдых…

Книга Александра Горбачева «Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2» рассказывает о тайм-менеджменте просто, легко и с юмором. Но особую ценность ей придает практический характер рекомендаций, от прочтения которых остается ощущение – бери и применяй! Текст проиллюстрирован интересными и живыми примерами из практики отечественных компаний. Осваивая навыки управления временем по этой книге, по ходу учишься ставить цели, выбирать приоритеты, грамотно и быстро работать с электронной почтой. Можно даже выработать нужные привычки.

Правило «время – деньги», несмотря на всю его заезженность, никто не отменял. Особенно если речь идет о времени руководителя.

Борис КОСТИН Главный редактор журнала «Генеральный Директор»

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Тайм менеджмент руководителя | Саморазвитие и бизнес

тайм менеджмент руководителя Повышение эффективности тайм менеджмента руководителя – это его важнейшее задание, и в первую очередь потому, что речь идет об экономии рабочего времени, к которой в конечном итоге сводится вся экономия.

Экономия времени выражается в осуществлении разных операций относительно управления с наименьшими потерями времени.

В самом общем виде время может быть рабочим и личным. Данные многочисленных исследований доказывают, что не все современные руководители умеют правильно организовывать свое рабочее и личное время.

По большей части причиной этого является отсутствие соответствующих навыков и знаний. Организовывая режим труда, каждый уважающий себя руководитель должен ориентироваться на всю совокупность рабочего времени.

Управленческий труд в любой организации характеризуется не только количественным, но и качественным мерами, связанными с видами расходов времени. Недостаточно хорошо организованный труд тянет за собой неоправданное отвлечение от трудовых занятий, затраты ими времени, предназначенного для отдыха.

Нерациональное использование времени одним из сотрудников создает препятствия в работе других и предопределяет невозможность выполнения общего задания в установленный срок.

Творческий характер управленческого труда многих категорий вызывает необходимость в рациональной организации не только служебного, но и личного времени. Умственный труд не прекращается с окончанием рабочего дня; он может длиться и после, даже вне желания человека в результате возбуждения его нервной системы, которая находится в постоянной работе.

Деятельность руководителей и подчиненного ему коллектива связана с решением разнообразных вопросов, которое требует высокой общей культуры, универсальности знаний. Рациональное использование рабочего времени способствует пополнению знаний, обеспечивает необходимое отвращение от служебных дел, предупреждает психические перегрузки.

Возможность рациональной организации использования времени определяется рядом факторов. В их числе следует назвать уровень профессиональной подготовки руководителя человека и подчиненных ему сотрудников, стиль работы вышестоящих начальников, общий характер организации труда, степень сознания при выполнении служебных обязанностей всеми работниками и т. д. Однако главными являются понимание сотрудниками необходимости анализировать расходы в свое время и их желание планировать его эффективное использование.

Следует отметить, что основу тайм менеджмента руководителя составляет планирование личного труда. Это предусматривает предыдущее изучение и учет расходов времени на отдельные виды работ, выполняемых согласно функциональным обязоностям.

Расходы рабочего времени целесообразно учитывать на основе перечня элементов труда, который складывается для определенной должностной категории. В нем обстоятельно указываются все трудовые операции и виды расходов рабочего времени. В разных отраслях управления широко используются разнообразные методы тайм менеджмента.

Отдельные руководители считают, что решение перспективных вопросов можно отложить на более позднее время, которое не потянет за собой наступления нежелательных последствий, чего якобы нельзя сделать относительно текущих дел. Однако из-за нерешенности перспективных вопросов возникают трудности и просчеты в ежедневной работе, устранять которые придется срочно. Таким образом, на рассмотрение перспективных проблем у руководителей остается времени все меньше, и вся их работа превращается в непрерывное разрешение текущих дел.

Иногда начальники органов внутренних дел тратят много времени на задания, которые могут быть выполнены специалистами или нижестояшими руководителями. При этом их расходы времени, от решения которых во многом зависит повышения эффективности деятельности организации, незначительные.

Как отмечают исследователи, руководители работают за определенным планом лишь 40% своего рабочего времени. Это обусловливает отсутствие ритмичности в работе и негативно влияет на производительность труда, поскольку мешает формированию динамического стереотипа поведения, к которому всегда стремится человеческий организм.

Понравилась статья? Поделись с друзьями:

Рекомендую также:

Тайм менеджмент для системных администраторов
Методы тайм менеджмента
Результативный тайм менеджмент
Корпоративный тайм менеджмент
Тайм менеджмент для женщин

Окт 27

growlider.ru

Тайм-менеджмент или управление временем

Тайм-менеджмент — дословно, управление временем. Однако, согласитесь — управлять временем невозможно. Время необратимо и запас его ограничен, человек сам должен подстраивать свою жизнь и работу под течение времени.

Есть интересный фантастический фильм «Время» (The Time), в котором люди будущего после 25 лет больше не старели, но с помощью вживленного чипа за все расплачивались временем. В буквальном смысле: на часах под кожей шел обратный отсчет оставшегося времени жизни. Временем расплачивались и за продукты, товары и услуги. Пополнялось оставшееся время за счет заработной платы, а также его можно было передавать от человека человеку. У богачей на счету могли быть сотни лет, а у бедняков и рядовых госслужащих — всегда оставались считанные дни и часы. В таких жестких условиях эффективный тайм-менеджмент являлся жизненной необходимостью. У того, кто не мог заработать время или взять его в кредит, часы обнулялись и одновременно заканчивалась и жизнь.

Хорошо, что мы не живем в этом придуманном мире. Но, тем не менее, для каждого руководителя умение распределять свое рабочее время является одной из важнейших компетенций. Потому что рабочего времени всегда не хватает. В результате, проекты не выполняются в срок, часть дел откладывается «на потом» и не выполняется совсем. Природа людей такова, что они всегда стараются сначала сделать работу, которая им более приятна, а неприятные дела, например, «холодные звонки» отодвигают. Мотивируется это тем, что «всегда есть более важные дела» и «все равно всех дел не переделать», потому что работы слишком много. Проблемы эти стандартны для всех компаний, поэтому давно разработаны решения по управлению рабочим временем — тайм-менеджмент.

Стандартный подход к тайм-менеджменту известен. Сначала проводится анализ использования рабочего времени. Затем составляется план использования рабочего времени. Согласно принципу Паретто, для выполнения 80% дел достаточно 20% рабочего времени. Поэтому важно правильно расставить приоритеты. Для расстановки приоритетов обычно пользуются ABC-анализом или ускоренным методом Эйзенхауэра. Эйзенхауэр предложил делить все дела по приоритетности таким образом:

А. важные и срочные;

В. важные, но не срочные;

С. не важные, но срочные;

Д. не важные и не срочные.

Все дела сначала записываются на бумаге, расставляются по приоритету, как указано выше, и в этом порядке выполняются. И, наконец, производится контроль за выполнением плана. Одним словом, как советовал Марк Твен, с утра надо сделать все неприятные дела, и тогда остаток дня пройдет легко и приятно.

Но стандартный подход к тайм-менеджменту имеет критический недостаток: он не является системным подходом. Да, традиционный тайм-менеджмент может измерить в секундах время, необходимое на выполнение одной операции; высчитать, сколько процентов рабочего времени уходит на личные дела; предположить, какие дела кажутся более приоритетными, чем другие. Но он не может ответить, как все это влияет на главную цель предприятия — ускорение процесса зарабатывания денег, и какова конкретная роль (обязанности) каждого работника и менеджера в этом процессе.

Например, для производственных предприятий общепринят такой подход: эффективное производство должно иметь максимальную загрузку оборудования и персонала. Чем выше процент загрузки, тем эффективнее производство. Для анализа использования рабочего времени используется среднесписочная численность работников предприятия. После сопоставления рабочего времени за аналогичный период с фактически отработанным временем выявляются суммарные потери рабочего времени. Затем разрабатываются мероприятия по сокращению непроизводительных потерь, скажем, на 0,2 час в день, и внедряются в жизнь. Как отразится сокращение потерь рабочего времени на 12 минут в день на прибыли предприятия? Ответа нет, потому что мы не знаем, почему завод в настоящее время не может выпускать продукции больше!

Возможно, производительность труда вовсе не является ограничением этого предприятия, и производство не загружено на полную мощность? В таком случае, понятно, что никакого увеличения прибыли мы не получим.

Рассмотрим другой вариант, когда рынок не является ограничением для данного завода. Он может потребить все продукцию, которую способен выпустить завод, и даже больше. Даст ли в этом случае среднее сокращение потерь рабочего времени по заводу на 12 минут увеличение выпуска продукции? Может даст, а может нет! Потому что мы не знаем, на каком участке находится наше ограничение. И сокращать среднее время потерь по заводу, это все равно что измерять среднюю температуру по больнице.

Теория ограничений (ТОС) предлагает другой подход. Сначала нужно определить ограничение предприятия, решить как максимально использовать это ограничение. Затем подчинить ограничению работу всего предприятия и повысить пропускную способность ограничения.

Предположим, что продукция завода проходит последовательно обработку на 5 станках. Станки имеют производительность, соответственно, 21-20-14-21-17 деталей в смену. Ограничением системы в данном случае будет станок №3. Именно он и будет задавать общую производительность завода — 14 деталей в смену и ни одной больше. Поэтому какой смысл загружать на 100% остальные станки? В этом случае перед станком №3 ежедневно будет оставаться горка необработанных деталей. К концу месяца эта горка превратится в огромную гору «незавершенки». И в этой горе будут «заморожены» оборотные средства, потрачены ресурсы предприятия, которые могли бы быть направлены на другие цели.

Именно в этом состоит задача руководителя — найти ограничение и подчинить ограничению всю работу своего завода — направить все силы на бесперебойную работу станка №4. Этот станок не должен испытывать дефицита деталей (перед ним всегда должен быть необходимый запас заготовок на непредвиденный случай — «буфер»). Он не должен простаивать ни одной минуты (рабочие с других станков по очереди могут подменять рабочего станка №3 на время обеда, №3 должен обслуживаться и переналаживаться в первую очередь). Выходящие из №3 детали должны обрабатываться на станке №4 с особым вниманием, чтобы не допустить брака и т. д. Конечно, каждый руководитель любого уровня завода должен теперь знать, что главная задача — бесперебойная работа станка №3. И тогда он сможет правильно расставлять приоритеты в своей работе и работе своих подчиненных.

Вам кажется, что производственные примеры не для вас? В этой статье можно узнать, как с помощью инструментов ТОС удалось высвободить время руководителей интернет-проектов, увеличить количество одновременно выполняемых проектов и добиться повышения прибыли компании.

Таким образом, тайм-менеджмент с точки зрения Теории ограничений не ограничивается хронометражем рутинных повседневных дел. ТОС позволяет определить роль менеджера в структуре предприятия и наиболее важные функции на каждом этапе цикла управления. Только важными делами менеджер должен заниматься. Все несущественные, с точки зрения достижения главной цели, дела необходимо делегировать подчиненным. Даже если менеджеру кажется, что он сам справится с этим гораздо лучше. И тогда можно навсегда забыть об «утренней лягушке»!

Рекомендуем! Методическое пособие «Диагностика предприятия. Целостный подход»

www.u-b-s.ru

Тайм-менеджмент для руководителя

Есть такая профессия – работать 24 часа в сутки, без выходных и отпусков. Называется «руководитель». Начиная собственное дело, мы посвящаем ему все свое время, контролируем каждую мелочь. Но когда бизнес масштабируется и растет, это становится реальной проблемой.

Вот как эту проблему решает молодой бизнесмен Игорь.

Синдром микроменеджмента

Главная проблема Игоря в том, что он стремится контролировать каждую мелочь, лично участвовать в принятии всех решений.

Этот недуг называется микроменеджмент. Он ворует время Игоря, а его сотрудников превращает в безынициативных подчиненных.

Чтобы избавиться от этой привычки, Игорю необходимо:

Объяснить ситуацию сотрудникам, чтобы те останавливали его, когда он в следующий раз снова решит проконтролировать выбор ручек для переговорной.
Научиться доверять подчиненным, а не навязывать сразу свой способ решения проблем.
Освоить навыки эффективного делегирования, чтобы использовать потенциал сотрудников по максимуму.

Цезарь в каждом из нас

Однако уже давно известно, что эта привычка не делает нас более продуктивными. Мы тратим впустую до 40% времени, пытаясь совместить несовместимые дела.

Наш мозг не в состоянии сосредоточиться сразу на нескольких задачах, внимание делится между ними и ни одна не выполняется в полной мере. А уровень стресса растет.

Планировать день по блокам

Ежедневно уделять минут по 20 на список To-Do и приоритезацию задач в нем. Это старый, всем известный инструмент тайм-менеджмента, но он реально работает и повышает производительность. Поступающие задачи Игорь фиксирует в Evernote, расставляя приоритеты с помощью тегов: работа, которую нужно сделать «1-сейчас», «2-в ближайшее время», «3-позже», «4-когда-нибудь».
Утром, после обеда и в конце рабочего дня он выделяет по 15 минут на работу с электронной почтой. Письма тоже сортируются по приоритетам. На срочные письма, а также те, на которые можно ответить за 2 минуты, отвечаем сразу. Важные помечаем звездочкой, а к другим можно вернуться позже. В остальное время вкладка почты закрыта и уведомления отключены.
Отдельный временной блок Игорь выделяет для ответа на звонки: по 20 минут каждые 3 часа. Когда телефон отключен, звонящий слышит автоответчик, который предлагает оставить голосовое сообщение.
Все интересные новости и статьи, встречающиеся в течение дня, Игорь отправляет в закладки. После 1-1,5 часов напряженной работы можно сделать короткий перерыв и вернуться к ним. Но с некоторыми сайтами нужно быть осторожным. На том же Facebook ничего не стоит зависнуть на полдня. Такие сайты у Игоря занесены в список StayFocused. Через 10 минут нахождения на них плагин предупреждает о необходимости возвращаться к работе и блокирует страницу.

Исключить отвлекающие факторы

Подчиненные Игоря постоянно забегают к нему со своими вопросами, проблемами. Процесс переключения с одной задачи на другую требует времени. Но Игорь не может просто взять и закрыть дверь. Поэтому он установил «часы приема» – время, когда он доступен для вопросов. В другие часы беспокоить его не рекомендуется, за исключением форс-мажоров.
Игорь оставил привычку проводить митинги и совещания в своем кабинете. Он выделил небольшое помещение под конференц-зал и теперь может просто встать и уйти после обсуждения интересующих его тем, вместо того, чтобы дожидаться, когда разойдутся остальные участники.
Офис Игоря находится сразу за торговым залом магазина. Его постоянно окружает суета, громкие голоса и шум улицы из окна. Чтобы не отвлекаться на все это, он установил веб-приложение – генератор белого шума, создающий ненавязчивый монотонный звук, подавляющий все остальные.
Когда скапливается немного работы, не требующей участия коллег (например, нужно проверить отчеты), Игорь старается перенести ее в ближайшее кафе. Это позволяет отключиться от офисной рутины и поработать в спокойной обстановке, за чашечкой кофе.

Если вы, как и Игорь, вступили в борьбу за собственное время, то легкой победы не ждите. Привычка планировать и соблюдать планы за один день не появится. А окружающие будут всячески мешать достижению цели.

Хотите узнать, как оптимизируют свои рабочие процессы успешные руководители? Посмотрите курс «Тайм-менеджмент для руководителей и исполнителей» и научитесь быстро проводить совещания, делегировать рутинные задачи и находить время для отдыха.

Вы и ваши коллеги можете пройти этот курс бесплатно. Получите демо-доступ к курсам Eduson на 14 дней для всей компании.

Попробовать 14 дней бесплатно
www.eduson.tv

Сон фрейд

Новая жизнь это

Пример из истории

Мимика влюбленного парня

Эмоциональная привязка к человеку стадии течение

Как выгнать жену из дома если она не уходит

Средства профессионального самосовершенствования педагога

Комплименты девушке о ее красоте своими словами в прозе

Как вернуть любимую жену если она не хочет общаться

Книги для успеха в жизни

Книги о жестах и мимике