Главный секрет, почему у вас не приживается тайм-менеджмент. Тайм менеджер
9 приложений для более эффективного тайм-менеджмента
Время — это ограниченный ресурс, который постоянно расходуется. Вы не можете перестать использовать его и не способны восстановить его запасы, но при этом оно нужно вам, чтобы реализовывать задуманное. От планирования встреч до выполнения заказов — время стоит за каждым аспектом ведения бизнеса, и вы не можете позволить себе распоряжаться им плохо.
Неэффективный тайм-менеджмент может проявляться по-разному. Прокрастинация, отвлечения на личные дела или же затянувшиеся надолго проекты, существует множество вещей, которые ежедневно тратят наше время впустую. Из-за потерянного времени вы нарушаете свой жизненной-рабочий баланс, ощущаете больше стресса и чаще сталкиваетесь с жесткими дедлайнами.
К счастью, сегодня современные технологии могут предложить нам уйму возможностей для более продуктивного управления временем. В этой статье мы перечислили 9 приложений, которые позволят освободить ваше расписание, найти время для личной жизни и сосредоточиться на выполнении важной работы.
6 секретов тайм-менеджмента от Дэна Ариэли
1. Clear
Clear — это простое, хорошо продуманное приложение для списков дел, благодаря которому вы сможете с легкостью следить за всеми вашими текущими задачами.
Порой наша жизнь становится слишком суетливой, но Clear помогает видеть приоритетные цели как ряд элементарных, пошаговых процессов. Вы можете распределять ваши ежедневные задания по отдельным категориям, используя тематические списки, и сразу же видеть то, что нужно делать дальше.
Одним из основных преимуществ Clear является его полностью настраиваемый и удобный в использовании интерфейс. С помощью простых жестов вы сможете добавлять и завершать задачи без малейших раздумий.
Clear доступен для iOS, OS X и Apple Watch.
Почему Clear?
Это приложение организовывает вашу жизнь, позволяя вам достигать ваших целей шаг за шагом.
Clear синхронизируется с аккаунтом в iCloud, благодаря чему вам не нужно постоянно обновлять ваши списки дел на всех устройствах.
Clear приучает вас к ответственности за счет напоминаний и push-уведомлений, которые акцентируют ваше внимание на том, что вам действительно нужно сделать.
Распорядок дня: советы от 7 известных предпринимателей
2. Workflow
Workflow — это легко настраиваемое приложение, которое сокращает ваши временные затраты на выполнение сложных ежедневных задач.
С помощью Workflow вы можете создать уникальные ярлыки на «рабочем столе» вашего телефона или планшета, которые выполняют серии задач одним кликом. Что бы вас не интересовало — автоматическое «подтягивание» маршрута к месту вашей следующей встречи из Google Maps или резервное копирование всех ваших фотографий в Dropbox’е — у вас появится возможность разрабатывать свои собственные приложения, которые будут отвечать за любые необходимые функции.
Workflow может похвастаться более чем 200 действий и интеграций с такими приложениями, как Facebook, Uber и YouTube. Этот тайм-менеджер доступен на iOS.
Почему Workflow?
Workflow помогает вам сэкономить время за счет автоматизации сложных задач, которые вы регулярно выполняете на мобильном устройстве.
Workflow отличается простотой и скоростью работы, ведь он позволяет вам быстро создавать новые приложения и ярлыки при помощи обычных «drag-and-drop» команд.
Workflow универсален и может работать внутри таких приложений, как Safari и Evernote.
ТОП лучших бесплатных приложений для Андроид
3. Clara
Clara — это приложение, основанное на искусственном интеллекте, которое планирует и координирует ваши встречи.
Назначение встреч — это очень трудоемкая работа: отыскать время в своем собственном расписании сложно, но разобраться в событиях чужого графика еще тяжелее. Clara избавляет вас от беготни, связанной с организационными вопросами, благодаря автоматической обработке надоедливых back-and-forth email’ов, которым вы каждый день уделяете время.
Просто впишите Clara как вторичного получателя (СС — carbon copy) в любое письмо и приложение сразу же начнет процесс создания встречи.
Почему Clara?
Clara помогает вам тратить меньше времени на отправку писем и высвобождает ваш почтовый ящик.
С Clara вы сможете фокусироваться на выполнении своих обязанностей, так как вам не придется думать о своем расписании.
Clara ведет себя подобно реальному человеку и использует простой, естественный стиль изложения, который будет полностью понятен вашим получателям.
Боты вытесняют приложения: что же дальше?
4. Wunderlist
Wunderlist — это приложение, предназначенное для создания совместных списков дел, благодаря которым вы можете более точно координировать свои действия с коллегами, друзьями и родственниками.
Когда настанет время заняться какой-то работой, вам не придется делать все в одиночку. Wunderlist позволяет вам отслеживать, завершать цели и делиться ими одним нажатием кнопки. Вы также сможете назначать задачи, добавлять комментарии, устанавливать сроки выполнения и напоминания для вашей команды.
Wunderlist доступен для Android, iOS и Windows Phone; OS X и Windows; и Google Chrome.
Почему Wunderlist?
С Wunderlist вся ваша команда остается в курсе событий, так как это приложение позволяет делиться, комментировать и совместно заниматься любой задачей или списком дел.
Wunderlist доступен практически на всех платформах, а это значит, что он будет работать на всех ваших устройствах и у всех участников вашей команды.
Wunderlist заботится о том, чтобы вы ни о чем не забывали, предоставляя вам возможность гибкой настройки дедлайнов и напоминаний.
Организация рабочего дня: рекомендации психологов
5. RescueTime
RescueTime — это тайм-трекер, который записывает, как и где вы проводите время в Интернете.
Хотите сбалансировать личную жизнь и рабочую сферу? RescueTime анализирует все, что вы делаете на протяжении дня — от используемых вами приложений до количества времени, которое вы проводите на ваших любимых веб-сайтах. Если вы хотите оградить себя от повседневных отвлекающих факторов и выполнять свою работу быстрее, RescueTime позволит вам определить, какие именно модели поведения отдаляют вас от более продуктивной жизни.
Чтобы помочь вам сосредоточиться на достижении ваших целей, RescueTime может даже временно заблокировать ресурсы, на которых вы предпочитаете проводить время, откладывая работу «на потом». RescueTime доступен для iOS и Android; OS X, Windows и Linux.
Почему RescueTime?
RescueTime сигнализирует вам о том, что вы тратите слишком много времени на ту или иную задачу за счет напоминаний.
RescueTime дает вам лучшее представление о том, как вы проводите свой день, благодаря подробным отчетам и ежедневным дайджестам.
RescueTime помогает вам выполнять работу быстрее, подбирая для вас новые способы организации вашего дня и грамотного тайм-менеджмента.
Время — деньги, или сколько на самом деле стоит ваше время?
6. Timely
Timely — это инновационный тайм-трекер, который не только показывает, сколько времени у вас уходит на каждый проект, но и помогает вам организовывать вашу рабочую неделю эффективнее.
Timely заблаговременно планирует вашу неделю и позволяет оценить временные затраты на решение ваших повседневных задач. Отслеживая свое время, вы сможете сравнить ваши прогнозы с тем, как долго на самом деле выполнялась та или иная работа, и оптимизировать свое расписание в будущем.
Такой подход к тайм-трекингу позволит вам распоряжаться своим временем более эффективно и положит конец прокрастинации при выполнении важных проектов. Timely доступен для iOS и как браузерное приложение.
Почему Timely?
Timely направляет вашу команду в нужное русло и дает вам более реалистичную картину того, сколько времени на самом деле уходит на проекты.
Timely помогает вам отслеживать точное количество времени, которое вы отводите на решение рабочих задач.
Timely помогает вам понять, как именно проходить ваша неделя, и распланировать следующую «семидневку».
Режим труда и отдыха: как правильно регламентировать перерывы в работе для офисных сотрудников?
7. Trello
Trello — это гибкое веб-приложение для управления проектами, благодаря которому вы сможете с легкостью сортировать ваши задачи и взаимодействовать с другими членами команды.
Вместо того чтобы сбивать вас с толку кучей email’ов и сообщений в Slack, Trello отображает ваши проекты в виде списков, прикрепленных к электронной доске объявлений. Каждый список состоит из отдельных карт, которые могут представлять задачи, идеи, цели и многое другое. Участники команды могут добавлять комментарии, вложения, чек-листы и пользовательские заметки к картам, умещая всю эту информацию на одной странице.
Чем бы вы ни планировали заняться — отслеживанием прогресса крупных проектов или же организацией сеанса «мозгового штурма» — Trello можно адаптировать под любые нужды ваших сотрудников.
Почему Trello?
Это приложение полностью настраиваемое. В каждом бизнесе есть свои особенности, и Trello легко приспосабливается к этим потребностям.
Trello поддерживает вашу организованность, объединяя все проекты и командные коммуникации в единое цифровое окружение.
С Trello вам будет намного проще отслеживать проекты и вы сможете анализировать целые рабочие процессы с первого взгляда.
Капканы времени, или на что сотрудники тратят рабочее время
8. Google Now
Google Now — это интеллектуальный голосовой помощник, который обрабатывает сложные запросы и использует ваше поведение, чтобы предугадывать, какая информация вам понадобится, еще до того, как вы попросите об этом.
Благодаря доступу к обширной сети данных Google Now может предоставлять вам сведения, которые посчитает релевантными для вас. От результатов спортивных состязаний и близлежащих ресторанов до наличия пробок по дороге на работу, Google Now высвобождает ваше время, заботясь о всех ваших ежедневных мелочах.
Google Now также полностью интегрирован в экосистему приложений Google, что позволяет вам назначать мероприятия в Google Календаре, вносить заметки и многое другое. Этот онлайн-ассистент совместим с операционными системами iOS и Android.
Почему Google Now?
Google Now дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на своей работе, ведь он предоставляет вам нужную информацию, не заставляя вас копаться в поисковой выдаче.
Google Now всегда готов помочь, хотите вы зарезервировать столик в ресторане или пытаетесь вспомнить, где припарковали свой автомобиль.
Приложение автоматически адаптируется к вашему поведению и обеспечивает вам уникальный и полностью настраиваемый опыт, который можно изменить в любой момент.
Как оптимизировать рабочее время?
9. Pocket
Pocket — это приложение для закладок, которое позволяет вам сохранять статьи, чтобы прочитать их позже.
Увлекательный контент способен отвлечь вас от рабочего процесса даже в самые продуктивные дни. Благодаря Pocket вы можете сохранять все приглянувшиеся вам публикации в одном месте и откладывать их на будущее, не отрываясь от выполнения более приоритетных задач.
Pocket работает с более чем 1500 различных приложений, поэтому где бы вы ни нашли интересную статью, у вас будет возможность зафиксировать ее. Pocket совместим с iOS и Android.
Почему Pocket?
С Pocket вы не будете отвлекаться, потому что всегда сможете сохранить толковый контент и выжать максимум из своего времени.
Pocket помогает вам организовать ваш день и отделить рабочее время от времени на обучение.
Pocket упрощает обнаружение нового контента, так что решив прочитать что-то новое, вы не испытаете недостатка материалов.
5 неожиданных способов экономить время на мелочах
Время решает все
Эффективное распределение своего времени является ключом к более продуктивной и счастливой жизни.
Если вы распоряжаетесь этим ресурсом недостаточно хорошо, вы можете запросто погрязнуть в рабочих нюансах и упустить возможности для приятного времяпровождения в компании друзей или родственников. Поддержание правильного жизненно-рабочего баланса является важнейшим фактором вашего профессионального и личного успеха, поэтому вы должны стараться извлекать максимум из своего времени при любых обстоятельствах.
С помощью перечисленных выше приложений вам удастся с легкостью оптимизировать свою жизнь для большей продуктивности и меньшего стресса.
Высоких вам конверсий!
По материалам: shopify.com
06-08-2016
Обзор программ и приложений для тайм-менеджмента в 2017
Часто время уходит на, что не было в наших планах: прокрастинация, личные разговоры, затянувшиеся совещания, переносы дедлайнов и многое другое. Из-за потерянного времени нарушается баланс между работой и отдыхом,что приводит к стрессу и недовольством собой. Современные технологии могут предложить нам уйму возможностей для более продуктивного управления временем. В этой статье мы перечислили 10 приложений и программ, которые позволят эффективно организовать рабочее и личное время.
1. TIME Planner
TIME Planner — полезное приложение для iOS-устройств с поддержкой русского языка. У программы есть функции менеджера задач с напоминаниями, контроль времени, возможность анализировать эффективность работы за определенный период.
2. RescueTime
Для тех, кто задается вопросом: “Куда уходит время?” — создан RescueTime. Приложение следит, чем вы занимаетесь за компьютером, сколько времени проводите в социальных сетях, а сколько действительно работаете. Идеален для тех, кто любит на минуточку проверить новости, быстренько написать сообщение и пролистать новости в соцсетях. Программа наглядно показывает на что уходит время, что поможет оптимизировать работу и дисциплинировать себя. Программа бесплатная и работает в фоновом режиме на ПК и мобильных устройствах (Apple и Android).
3. Timesheet
Через Timesheet можно создавать голосовые заметки, контролировать и планировать свое рабочее и свободное время. Отлично подходит руководителям, так как в приложении предусмотрена предусмотрена возможность расчета оплаты работы (исходя из затраченного на неё времени) и создания соответствующих отчетов в Excel, PDF и QuickBooks. Приложение бесплатное, подходит для Android.
4. Nirvana
Для сторонников методики Дэвида Аллена Getting Things Done (GTD) разработан сервис Nirvana. Цель проекта — освободить человека от запоминания большого количества необходимых задач и помочь сконцентрироваться на выполнении конкретного текущего задания. Nirvana основана на облачной системе, поэтому доступ к данным будет с любого устройства, подключенного к сети Интернет.
5. Focus booster
Удобное приложение создано и для тех, кто предпочитает Pomodoro («Помидор») — Focus booster. Помидор — это методика тайм-менеджмента, основанная на чередование работы и короткого отдыха.
Focus booster представляет собой простой таймер со звуковым сигналом, который можно использовать при выполнении какой-либо конкретной задачи. На окне программы будет указано оставшееся время до конца работы, а после звукового сигнала можно сделать перерыв.
6. Toggl
Toggl позволяет планировать и контролировать время как отдельного человека, так и целой команды. Добавив своих сотрудников в список команды, можно отследить затраченное время на выполнение заданий. Также в программе можно создавать командные и индивидуальные отчеты. Toggl поддерживает интеграцию с различными популярными сервисами (Basecamp, JIRA, Teamweek, Google Calendar и т.д.). Приложение можно установить на ПК, мобильные устройства или как расширение в браузере.
7. Mind42
Mind42 — бесплатный сервис, основанные на техники Интеллект-карт, или Mind map. В программе создается визуальная карта-схема действий, событий, мероприятий, информации, которые можно оформить при помощи картинок, надписей и ключевых слов. Через сервис удобно систематизировать и запоминать большие объемы информации, организовывать работу и более эффективно выполнять задания. При этом сервис можно использовать не только для управления временем, но и для запоминания иностранных слов, создания интеллект-карты проекта и т.д.
8. Wunderlist
Для создания совместных список дел есть приложение Wunderlist. С его помощью можно координировать свои действия с коллегами, друзьями и родственниками. Списки можно разделить по группам в зависимости от тематики дел: «работа», «планирование отдыха», «домашние дела» и тд. А каждую задача в списке разделяется на подзадачи. поэтому в Wunderlist удобно работать над проектами по принципу «съешь слона»: разделить на мелкие задачи и постепенно их выполнять. Wunderlist доступен для Android, iOS и Windows Phone.
9. Timely
Timely — удобный таймер, который учитывает сколько времени уходит на выполнение задания. Это приложение своего рода усовершенствованный календарь, на каждую уставленную в него задачу включается таймер, который будет отсчитывать время, затраченное на ее выполнение. Таким образом с помощью приложения можно проанализировать количество времени, которое требуется для выполнения рабочих или домашних обязанностей и оптимизировать процессы. Timely доступен для iOS и как браузерное приложение.
10. Trello
Trello — это гибкое приложение для управления проектами. Приложение подходит как для индивидуальных планов, так и для планирования работы команды. Trello отображает проекты в виде списков-карточек, прикрепленных к электронной доске объявлений. Каждый список состоит из отдельных карт, представляющих задачи с возможностью указания дедлайна, идеи, цветовые метки и многое другое. Участники команды могут добавлять комментарии, вложения и пометки к картам. Trello навряд ли подойдет для работы над большим проектом, но станет отличным планировщиком задач для стартапа, маленькой группы или одного человека.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
bakunin.com
Главный секрет, почему у вас не приживается тайм-менеджмент
Вы уже не раз пытались организоваться, читали книжки по тайм-менеджменту? Вы бросаете и начинаете вновь?
В этой статье — о главной проблеме, которая вам все это время мешала. Победить ее несложно!
Тайм-менеджмент рулит!
Он выделяет вас из числа коллег и конкурентов. Потому что вокруг разгильдяйство, рутина и хаос. Человек, подружившийся с тайм-менеджментом, сразу выстреливает, как из пушки.
Это я по себе знаю.
Я вижу, что моя эффективность выросла по меньшей мере в 10 раз. И это не преувеличение.
Например, вот что я сделал за 5 месяцев 2014 года:
- Съездил в Таиланд на 3 месяца с женой и дочкой.
- Прочитал 31 книгу (на 13 из них сделал обзоры).
- Написал 84 статьи (для своего блога и для Лайфхакера).
- Взял 3 больших интервью (Манн, Левитас, Тетервак).
- Записал большой видеокурс по тайм-менеджменту.
- Запустил 2 других крупных проекта.
Я не хвастаюсь. Я просто сам поражаюсь своей продуктивности. А мне есть с чем сравнивать…
Когда я оглядываюсь на свою жизнь с 16 до 27 лет, мне ПЛЕВАТЬСЯ хочется. Противно осознавать, как бездарно я тратил свое время. Тех же книг я читал в год в среднем… ну… 5-6…
Ноу комментс.
Но это я… А почему же «не пошло» у ВАС?
Давайте разбираться…
Тайм-менеджмент — это сложно?
Вы посмотрите, например, классическую (гениальную) книгу Дэвида Аллена GTD — GettingThingsDone. Она написана чудовищным канцелярским языком. Вот, например, страница 34:
При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отрицательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно.
…
Даже если задача не является приоритетной, займитесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает сохранение и сортировка документа, если вы не собираетесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы.
…
Ничего не нужно отслеживать в процессе совершения первоочередных действий — их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что-то предпринимаете, и это не последнее действие, необходимое для завершения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Дэвид Аллен
Так написана вся книга!
Человек, который начнет изучать систему GTD, сойдет с ума! У него мозги вытекут на страницы этой книги!
Это обидно, ведь в тайм-менеджменте нет ничего сложного. Ничего, что не понял бы девятиклассник.
Да, многие уходят уже на этом этапе, но все же это не главная причина.
А главная причина — НЕУДОБНО
Неудобно?
Ага. Только и всего. Вы не смогли удобно настроить свой тайм-менеджмент.
Лежать на диване и смотреть футбол — это очень удобно. От вас требуется только сходить в магазин за пивом, взять пульт в руки и нажать кнопку. Очень удобно!
Итак, первая важная мысль: система тайм-менеджмента должна быть удобной.
Почему нельзя планировать на бумаге?
Возвращаясь к Дэвиду Аллену и его GTD, мы видим, как он там мучается, как он раскладывает дела по 42 папочкам (30 дней + 12 месяцев), рассовывает их по каким-то коробочкам и т. д.
Во времена, когда Аллен только начинал придумывать свою систему, действительно приходилось так извращаться. Неудивительно, что тайм-менеджмент был неудобным.
Удобная система — какая она?
- Наглядная.
- Быстрая.
- Автоматическая.
- Все функции доступны в пару кликов.
Сейчас это элементарно, друзья!
У нас есть смартфоны. У нас есть компьютеры. Простые, удобные и при этом мощные.
У нас есть облачные технологии, которые позволяют иметь доступ к нашим проектам, задачам, всей-всей информации в пару тапов.
Меня возмущает, когда современные молодые люди, обвешанные новейшими устройствами, достают мятую бумажку, карандаш и начинают расписывать эти списки.
Это просто смешно. И стыдно.
Стыдно перед людьми, которые мучились с этими папочками, наклеечками 30 лет назад.
Вторая важная мысль: система планирования должна быть электронной.
Дам еще несколько уточняющих советов…
Совет № 1: Следите за шероховатостями
Удобство — на 100%! В случае возникновения малейшей шероховатости, малейших неудобств вы должны тут же остановиться и задуматься.
Как это исправить? Как это настроить?
Если вам неудобно вводить задачи, вы должны задуматься, как упростить ввод задач (например, я это делаю в основном с диктофона — мне так удобнее).
Если вы за 0,1 секунды не можете понять суть задачи — значит, вы не умеете четко формулировать задачи.
И так далее…
Совет № 2: Следите за сбоями
Задача, которую вы «вроде бы» ставили, пропала? Вы должны обязательно докопаться, почему так вышло!
Система планирования должна быть НАДЕЖНОЙ. Чтобы вы могли полностью ей довериться.
Это абсолютно необходимо. Если вы не доверяете своей системе тайм-менеджмента, значит, вы никогда не сможете расслабиться. Вы будете продолжать хранить все дела в голове!
Совет № 3: Экспериментируйте!
Ваша программа-планировщик должна вам НРАВИТЬСЯ ВНЕШНЕ.
Кому-то подавай «няшные» мягкие цвета, плюшевые кнопочки. А кому-то ближе строгие интерфейсы с прямыми углами, классические, в стиле Windows 98 (ага, я такой!).
Программ-планировщиков сейчас навалом. Выберите программу, в которой вам было бы ПРИЯТНО работать.
А еще для этого на экране не должно быть…
…ничего лишнего!
Совет № 4: Вылизывайте свой планировщик
Электронный планировщик можно настроить и раскрасить, как вашей душе угодно.
Основные ошибки:
- Лишняя визуальная информация.
- Ненужные функции, кнопки.
- Задачи похожи друг на друга.
- Не используются цвета и разные шрифты для задач разных типов.
- Частые действия делаются во много кликов (не используются горячие клавиши, жесты и т. д.).
В общем, вы поняли — надо ШЛИФОВАТЬ систему до потери пульса.
Итого
Если вы ведете свой ежедневник через силу, мол, надо, Петя, соберись, запиши дела, — это просто не будет работать. Вы все бросите. Рано или поздно.
Планировать должно быть так же просто, как дышать или чесать свой зад.
Главный секрет — УДОБСТВО.
А удобная система может быть только цифровой. Только электронные планировщики!
Хватит планировать на бумажке!
Оставьте это своей бабушке.
Пишите в комментариях!
А почему у вас не приживался тайм-менеджмент? Было ли это связано с неудобством?
lifehacker.ru
Лучшие тайм менеджмент программы в 2018 году
Без всякого сомнения, у работы из дома есть свои преимущества. Например, не нужно ездить на работу. Они не транжирят бесценное время компании, сплетничая возле кулера. А вы оплачиваете только те часы, которые они реально отработали. И, как показывают исследования: удаленный персонал в целом счастливее, чем офисные работники. Тем не менее, для успешного ведения бизнеса вам могут понадобиться некоторые тайм менеджмент программы.
Ведь несмотря на все выгоды найма удаленных сотрудников, если они не живут в одном с вами регионе, то бывает нелегко помочь им эффективно распоряжаться своим рабочим временем.
Итак, удаленные сотрудники не тратят время на дорогу, но, вместе с тем, вы хотели бы быть уверены в том, что они выполняют свою работу эффективно и для этого вам нужны правильные инструменты управления. Вот лучшие тайм менеджмент программы 2018 года:
Тайм менеджмент программы
Есть несколько важных аспектов в искусстве тайм-менеджмента, и в данной статье мы хотели бы осветить их все. Но давайте начнем с наиболее очевидного — учета рабочего времени.
1. Time Doctor
Если вам нужна программа для учета рабочего времени удаленных сотрудников, то Тайм Доктор как раз то, что надо.
С помощью Time Doctor вы сможете получать подробные отчеты о том, как ваши удаленные сотрудники используют рабочее время и насколько их работа продуктивна. Данная программа учитывает, как рабочее время сотрудников в целом, так и время, потраченное на конкретный проект, на выполнение задач, на работу с клиентами.
Кроме этого, данная система управления персоналом включает в себя мониторинга активности в Интернете, трекинг посещенных сайтов, GPS трекинг и многое другое.
В Time Doctor есть все, что должна включать в себя тайм менеджмент программы.
2. Roadmap
Roadmap — еще одна полезная программа учета рабочего времени удаленных сотрудников. Особенно, если хочется соблюсти равновесие между мониторингом и графиком работы большого числа удаленных сотрудников. Эффективный тайм менеджмент это Roadmap, который дает возможность отслеживать активность сразу всех удаленных сотрудников. Вы можете видеть, какие из них сейчас не загружены, а на каких, наоборот, навалилось слишком много работы.
Приложение помогает увидеть, насколько цели проекта совпадают с имеющимися ресурсами и возможностями вашей команды, и, соответственно, внести коррективы.
С помощью этой тайм менеджмент программы можно сравнивать рабочие графики сотрудников, составлять пользовательские отчеты и видеть задачи в полном портфолио ваших проектов, координируя работу удаленных сотрудников.
Приложения для обсуждений и видеочата
Даже если у вас есть самая лучшая тайм менеджмент программы, но нет возможности общаться с сотрудниками, то вам трудно оставаться «на одной волне» с ними. Мы подобрали для вас лучшие приложения для видеочата, чтобы вы всегда оставались на связи со своей командой.
3. Google Hangouts
Google Hangouts, возможно, лучшее приложение для видеоконференций с удаленными работниками. Для такого утверждения у нас имеется несколько веских доводов.
Первый из них — это более миллиарда пользователей Gmail и, я думаю, вряд ли отыщется фрилансер, который был бы незнаком с Gmail. А тот факт, что Google Hangouts прост в использовании — несомненно, является его огромным плюсом. В этом приложении вы можете назначать время конференции, а также делать голосовые или видеозвонки.
Кроме этого, вы можете общаться как тет-а-тет, так и подключить к групповому чату вашу удаленную команду (до 100 человек). Не говоря уже о том, что приложение доступно на разных платформах и имеется мобильная версия для iOS и Android.
Google Hangouts прост в использовании, удобен и бесплатен.
4. Skype
Если видео или звук в Google Hangouts по какой-то причине начнут «подтормаживать», то Skype — отличный запасной вариант, который дает вам те же возможности.
При более 300 миллионах активных пользователей Skype — это еще одна коммуникационная платформа, которой пользуются практически все. Skype позволяет вам обмениваться текстовыми сообщениями, делать голосовые и видеозвонки, делиться экраном (демонстрация экрана) и совершать групповые звонки. Skype доступен на всех видах ПК, а также на iOS и Android устройствах.
5. Join.me
Ищете более гибкую коммуникационную среду для совещаний или видеоконференций с удаленными работниками? Тогда, попробуйте Join.me.
Приложение Join.me позволяет делать звонки и проводить групповые обсуждения, обеспечивая связь со всем вашим офисом. Подозреваю, что при таких возможностях ваш тайм-менеджмент сразу выйдет на новый уровень.
Конечно, в Join.me включен весь тот набор функций, которыми и должна обладать бесплатная программа для групповых звонков. Это и проведение видеоконференций, и демонстрация экрана, и чат (через Slack). Но также Join.me предлагает дополнительные возможности. Например, сервис для проведения вебинаров и электронная «классная доска».
Если вы ищете коммуникационную программу, чтобы всегда оставаться «на одной волне» с вашими удаленными работниками, то Join.me отвечает этому требованию.
Программы для группового чата
Возможность связаться по телефону или проводить видеочат нужны любой компании с удаленными работниками, но звонки излишни в том случае, например, если у вас или у сотрудников всего лишь возник уточняющий вопрос. Вот для таких оперативных вопросов/ответов подходит обычный чат. И, если вы хотите, чтобы тайм-менеджмент был по-настоящему эффективным, то вам стоит попробовать одну из следующих программ.
6. Slack
Slack набирает популярность, как наиболее эффективный и современный инструмент для мгновенного обмена сообщениями, и вот почему.
В Slack у вас будет индивидуальный аккаунт с чатом для вас и ваших сотрудников. Как только у вас появился аккаунт, вы можете использовать чат, как для общения с одним пользователем, так и вести групповой чат со всеми, кто был добавлен. А также Slack позволяет создавать отдельный чат с пользователем внутри группового чата, если вам, например, надо задать вопрос, предназначенный только для него.
Вы также можете создать сразу несколько каналов для организации сеансов разговоров. Например, у вас могут быть одновременно каналы #marketing, #TeamNYC, #AutoVertical, #sales и на другие темы.
Slack — это отличная программа для поддержания связи со всеми вашими сотрудниками, помогающая экономить время.
7. Workplace в Facebook
Отдадим должное гениям из Facebook, запустившим еще один инновационный продукт. Workplace — это революционный способ объединить всех членов вашей команды в одной рабочей среде.
Workplace в Facebook это фактически объединенный аккаунт Facebook для всех сотрудников, участвующих в проекте. Это значит, что вы можете добавить всех в компании к вашему аккаунту. Вы можете проводить групповые обсуждения, размещать записи с обновленной информацией касательно ваших проектов, комментировать и делать предложения в публикациях, а также совершать голосовые и видеозвонки.
Workplace в Facebook предоставляет неограниченное хранилище файлов, видеохостинг и т. д. Посредством платформы вы сможете вести безопасное сотрудничество, добавить неограниченное число пользователей, групп с проектами, проводить вещание онлайн-видео и многое другое.
8. HipChat
HipChat — это еще одно просто потрясающее чат-приложение для бизнеса. Конечно, оно включает в себя все ожидаемые функции тайм менеджмент программы, в том числе, групповой чат и видеочат. Но особенно HipChat хорош тем, что в нем есть функция демонстрации экрана.
Вместо того, чтобы объяснять на словах, что вы имеете ввиду, вы можете просто «поделиться» экраном и показать. Также можно задать группе вопрос, начать видеозвонок или задать вопрос конкретному сотруднику, поставив перед его пользовательским именем @.
Программы для управления проектами
Итак, когда вы уже знаете, как вести учет рабочего времени, проводить видеоконференции с удаленными сотрудниками, пришла пора определиться с инструментами, помогающим осуществлять менеджмент времени. И это понятно, ведь от того, что ведется учет рабочего времен и вы можете выявить неэффективности будет мало толку, если у вас нет возможности улучшить ваш метод по оценке производительности.
9. Basecamp
Basecamp — это один из лучших способов информировать и организовывать ваших удаленных сотрудников. Basecamp разделяет все важные задания на три категории и удобно отображает их на одной панели, что существенно облегчает управление временем.
Первая секция — “HQ (headquarters)”(Офис). В ней пользователи Basecamp узнают о различных обновлениях: анонсы компании, изменение в политике и другие общекорпоративные новости.
Вторая секция — «Teams» (Команды). В ней участники одной команды общаются и координируют свою работу. Например, любому работнику маркетинговой команды будут доступны копии, видео, инструкции, размещенные на панели команды.
Наконец, секция «Проекты», в которой сотрудники из разных команд могут работать над одним проектом. В этой секции они могут делиться задачами и видеть ход выполнения проекта от его начала до завершения.
По тому, как сотрудники выполняют порученные задания и добавляют новые, вы, как менеджер, можете следить за ходом работ и скоординировать управление временем.
Узнайте сегодня как простая, но эффективная программа учета времени Time Doctor может повысить продуктивность вашей компании.
10. Asana
Asana — идейно простое приложение для управления проектами. Одна из лучших функций в Asana то, что вы можете вносить задачи в список или в календарь. Таким образом, вы видите в календаре, когда и что вам нужно сделать. Когда вы закончили работу над задачей, то можете кликнуть по ней и отметить как выполненную.
Asana также позволяет сортировать задачи по категориям на «выполненные», «невыполненные», «закончить к определенной дате» и «по проектам». Это дает менеджеру возможность видеть текущий прогресс, а удаленному работнику быстро отсортировать, что уже сделано и что еще надо сделать.
Данное приложение также высылает электронное письмо с уведомлением перед наступлением даты сдачи задания.
11. Float
Float — программа для управления проектами, которая лучше подходит для малых команд.
Float имеет удобный «click-and-drop» планировщик, который помогает наглядно отобразить текущий объем работы команды, легко управлять задачами, быстро делать обновления и найти нужного вам работника, благодаря фильтрам и поисковым функциям программы.
В Float вы также можете распределять задачи между сотрудниками, разбивать на этапы выполнения, группировать проекты и добавлять к задачам свои пояснения.
Float помогает управлять командой и позволяет создавать пользовательские отчеты, чтобы вы могли быть уверены в достижении своих целей.
Приложения для повышения продукстивности
Вы, наверняка, слышали выражение: «быть не хуже других». И хотя обычно это относится к социальному положению — тоже самое можно сказать и про ситуацию с удаленными работниками. Иными словами, это здорово видеть в приложении для повышения производительности, кто и что делает, и кто возглавляет «гонку».
12. IDoneThis
IDoneThis — довольно интересное приложение для повышения производительности — по сути это «прокаченный» список текущих дел. С помощью IDoneThis вы можете создавать списки дел, которые должны выполнить удаленные работники и наблюдать, как красные отметки «Х» (невыполненные задачи) превращаются в зеленые (выполненные).
IDoneThis это удобный способ отслеживать ход выполнения работ и проверять, как справляются сотрудники. Иногда лучший тайм-менеджмент — это здоровая дружеская конкуренция.
13. Todoist
Todoist — это отличное и идейно простое приложение по созданию списка текущих дел. Нет, правда, вы можете добавлять туда свои личные дела. Вроде списка покупок, фильмов, которые хотите посмотреть, планировать поездки. Однако, приложение можно полностью перенастроить и использовать только для рабочих задач.
В аккаунте Todoist вы можете добавлять задачи, маркировать их, назначать срок выполнения, сортировать задачи по фильтрам: порученные вам, другим сотрудникам, приоритетные. Вам также будут видны задачи на сегодня и те, которые нужно выполнить в течении ближайших семи дней.
Базовые функции Todoist доступны бесплатно, но для управления большой командой стоит обновить аккаунт до платного премиум-плана и использовать все возможности.
Совместный доступ к файлам
Может показаться странным, что мы включили облачные хранилища в статью, в которой освещаются лучшие программы для тайм-менеджмента, но тут есть прямая связь. Только представьте, как много времени будет потрачено впустую, если у ваших удаленных сотрудников не будет приложения для совместного доступа к файлам? И, упаси Бог, все файлы будут высылаться вам на электронную почту?
Многие из упомянутых приложений включают в себя опцию совместного доступа к файлам, но, возможно, вам понадобится резервная копия или вы захотите пользоваться более надежными сервисами, такими как Dropbox или Google Drive.
14. Dropbox
Dropbox — отличное облачное хранилище, которое вы можете использовать для совместного доступа к файлам. Сервис интуитивно понятен и многие удаленные работники уже знакомы с тем, как он устроен.
Для наибольшей экономической отдачи стоит использовать аккаунт Dropbox Business с безопасным доступом к данным, синхронизацией и возможностью совместной работы.
15. Google Drive
Если вы управляете небольшой командой удаленных сотрудников, то Google Drive будет просто отличным выбором. С помощью Google Drive вы можете делиться файлами, редактировать их, вести совместную работу, добавлять комментарии в текстовые документы, и т.д.
Кроме этого, в качестве дополнительной меры безопасности и контроля, у вас есть возможность выбирать, кто имеет право доступа к определенным документам.
Заключение
При правильном подборе эти тайм менеджмент программы помогут вам эффективно организовать работу с удаленными сотрудниками и сделать ее более продуктивной, чем когда-либо.
Мнения Клиентов Тайм Доктор:
Liam McIvor Martin
Лиам Мартин является со-учредителем Time Doctor - программы по улучшению продуктивности и отслеживанию рабочего времени ваших сотрудников, где бы они не работали.biz30.timedoctor.com
Тайм-менеджмент на работе: как стать настоящим профи
Добрый день, мои читатели! С вами Екатерина Калмыкова. Согласитесь, что среднестатистический человек проводит на работе больше половины своей жизни. Среди преуспевающих бизнесменов, ботаников, блогеров или менеджеров среднего звена всегда есть те, кто все время жалуется на нехватку времени для работы.
При этом зачастую жалобы исходят от человека, который проводит на работе не меньше времени, чем остальные, а иногда и больше.
В чем же здесь загвоздка? Почему одни успевают все, а другие ничего? Почему даже руководители могут входить в число ничего не успевающих? Что такое тайм-менеджмент на работе? Давайте разбираться вместе.
Содержание статьи:
Перед временем все равны: и руководитель, и менеджер
Тайм-менеджмент на работе существует для всех. Какую бы должность не занимал человек, он обязан выполнить определенное количество дел, чтобы получить вознаграждение. Но не у всех получается сконцентрироваться на работе.
Что делает человек, придя с утра в офис? Вальяжно идет к кофейному автомату, не менее вальяжно платит за кофе и размеренно его пьет на рабочем месте, просматривая почту или ленту в соцсети. Мысли его примерно такие: «Еще только 8 часов, никого нет, начальника нет, можно немножко повалять дурака». И он это делает минимум до 10 часов.
Далее в офис приходят еще сотрудники, все хотят поговорить, поделиться новостями, обсудить. Когда тут работать? Спустя время, когда все наговорились и наконец-то уселись за свои рабочие места, выясняется, что дел до потолка и за 4-5 часов (оставшихся до конца рабочего дня) их явно не сделать.
В рамках блогер-шоу мы хотим провести эксперимент «Практика продвижения». Присоединяйся к нам!
Основы работы в офисе подразумевают моментальное включение в рабочую деятельность с момента прихода на работу.
Вы хотите выпить кофе? Пожалуйста. Но делайте это параллельно разбирая рабочую почту и отвечая на важные письма. Практика показывает, что деловая переписка занимает около 30% рабочего времени, так совместите приятное с полезным. Концентрируйте свое внимание на работе, не отвлекаясь на посторонние сплетни и разговоры, так вы успеете в три раза больше.
Помните, что работать в офисе гораздо легче именно с утра, когда никого нет и царит блаженная тишина. Используйте это время грамотно!
В работе блогера или удаленного сотрудника из другой сферы деятельности очень важно умение расставлять приоритеты.
Статьи в тему:
Расставьте приоритеты в жизни, и она отзовется удачей и доброй улыбкой
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов в грамотном планировании
В современном мире нам в этом помогают различные мобильные приложения, ежедневники, программы на компьютере. Вам достаточно потратить около часа на то, чтобы вбить свои дела в мобильное приложение или ежедневник и присвоить ему приоритет.
В любом приложении есть функция напоминания, так что вы будете знать, какое дело для вас самое важное на настоящий момент. Его нужно сразу начать делать иначе смысл программы теряется.
Тайм-менеджмент в работе руководителя занимает особое место. Ведь на нем лежит большая ответственность, чем на остальных работниках. Руководитель каждый день совершает ряд действий, он:
- планирует;
- отдает задание;
- координирует работу сотрудников;
- контролирует ее;
- мотивирует своих подчиненных и себя самого;
- выполняет работу, не связанную с основной деятельностью.
В зависимости от уровня руководителя его время может распределяться разными способоми. Чем выше уровень управляющего, тем больше времени он отдает планированию и меньше контролю работы, не относящейся к его основной деятельности, мотивации сотрудников. Больше всего времени руководитель, как правило, контролирует работу над собственными проектами на уровне линейного менеджмента.
Статьи в тему:
Тайм-менеджмент не только для менеджеров: как научиться планировать свое время
Планирование рабочего времени руководителя: миссия выполнима
Менеджер, сотрудник и прочие «любители» тайм-менеджмента
Организовать время рядового менеджера гораздо проще, чем заняться тайм-менеджментом в работе, например, врача. У каждого сотрудника или менеджера есть так называемые «воры времени», которые бессовестно потребляют каждые 5 минут из рабочего времени.
К числу таких воров относится вечный перенос дел на завтра, поэтому исполнение их никогда не наступит. Также, занятие в течение рабочего дня любимыми делами, например, сидение в интернете, по поводу и без, занимает почти половину рабочего времени. Еще частым «воришкой» оказывается выполнение работы за других людей как следствие неумения сказать «нет». Это отнимает по крайней мере 1,5 часа.
Как должна происходить организация работы сотрудников в компании? Тайм-менеджмент советует ставить перед своими подчиненными и перед собой четкие цели.
Они должны содержать максимум полезной информации и минимум воды.
Статьи в тему:
Примеры личных целей человека: выбери свою и иди к ней
Постановка целей и их достижение: как попасть в яблочко
Постановка цели по smart: жизнь в умной системе координат
Если ваша сфера деятельности в компании подразумевает делегирование дел другим сотрудникам, старайтесь передать им максимальное количество мелких и средних дел, которые можно доверить. Себе оставляйте только самые важные и значимые для своего карьерного роста.
Эгоистично? Возможно, но метод делегирования позволяет освободить больше 15% своего рабочего времени.
Тайм-менеджмент в работе менеджера подразумевает полное сосредоточение на работе в течение определенного количества времени. Чтобы не отвлекаться на посторонние дела, можно поставить себе таймер, допустим, на один час. В течение 60 минут занимайтесь только важными делами, а потом сделайте перерыв минут на 10 (не больше). В перерыв выпейте кофе, сделайте зарядку или выйдете на свежий воздух.
Смена деятельности даст мозгу разгрузку, и вы снова сможете приступить к работе по таймеру спустя 10 минут.
Помните, что очень тяжело работать с бардаком на рабочем столе. Поэтому, если на рабочем столе наблюдается беспорядок, потратьте время и приведите все в надлежащий вид. То же самое касается рабочего стола в компьютере. Обилие ненужных иконок рассредотачивает внимание, поэтому удалите ненужные документы, картинки, которые не относятся к работе, а документы отсортируйте по папкам. В дальнейшем наведенный порядок в документах сэкономит массу времени.
Главное — не забывайте его поддерживать 🙂
Чтобы не сойти с ума от количества дел, избегайте выполнять несколько задач сразу. Немногим дается талант делать несколько дел одновременно, не теряя концентрацию. У всех бывают случаи аврала на работе, но и здесь не стоит паниковать, а просто составьте список задач в том порядке, в каком их нужно сделать. Сами не заметите, как большинство пунктов будет зачеркнуто.
Секрет планирования времени для любого работника, включая управляющих, заключается в том, чтобы все встречи с рабочими партнерами назначались на утреннее время.
Утро — уникальный момент, когда наша продуктивность повышается вдвое, что позволяет решать даже невыполнимые задачи.
Если ваш организм предпочитает утром спать, дайте ему «священного пенделя» при помощи хорошей зарядки, кофе и плотного завтрака. О том как чувствовать себя бодро весь день я писала в этой статье. А знаете, как быстро взбодриться без лекарственных средств и энергетиков? Если нет — то читайте тут.
Как стать настоящим профи в тайм-менеджменте?
Легко! Обращайтесь за помощью и необходимыми знаниями к авторскому курсу Евгения Попова «Хозяин времени».
В этом курсе содержится вся необходимая информация для тех, кто хочет научиться управлять своим временем, своей жизнью, и даже другими людьми. Звучит заманчиво, не правда ли?
Методика уникальна тем, что проверена ее автором. Практика показывает, что она эффективна для каждого человека, даже для тех, кто впервые слышит о таком явлении, как тайм-менеджмент.
Будь вы удаленный работник или руководитель, врач или менеджер по продажам, блогер или студент, вам необходимо усовершенствовать свои знания по организации собственного времени, чтобы стать успешным в своей отрасли. В этом вам поможет курс «Хозяин времени», направленный на практические действия по улучшению собственной жизни.
Поэтому, друзья, не теряйте времени!
Ведь каждая пропущенная секунда отдаляет вас от долгожданного успеха и материальной независимости.
Приобретайте курс, знакомьтесь с его содержанием и становитесь обладателем уникальной информации, которая поможет вам организовать свою жизнь так, что скоро вы забудете о всех неудачах и безденежье.
***
На этом я хочу завершить наш сегодняшний разговор. Но я обязательно продолжу развивать и обсуждать эту тему на блоге и дальше, поскольку считаю, что она будет полезна всем моим читателям. Вы со мной согласны?
А теперь у меня к вам вопрос: «Что вы делаете, чтобы не отвлекаться на работе и все успевать?» Может быть у вас есть свои методики или секреты, не жадничайте — поделитесь 🙂
А заодно поделитесь статьей с друзьями (кнопки соц.сетей ниже), присоединяйтесь ко мне в любой социальной сети, подписывайтесь на обновления блога.
Я всегда рада новым друзьям, так давайте же начнем общаться прямо сейчас. Напишите в комментариях, что для вас тайм-менеджмент? Наука, помогающая в жизни или фигня полнейшая, никому не нужная. Жду ваших мнений))
До новых встреч!
С вами была Екатерина Калмыкова
blog-bridge.ru
Тайм-менеджмент - Психологос
— Лучший совет по тайм-менеджменту — это игнорировать идиотов...— Отличная цитата. Кто автор?— Представлять, что их не существует...— Ну, а кто автор-то?— И продолжать делать своё...
Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Временем, понятно, управлять нельзя, и реальная задача тайм-менеджмента ("ТМ") - упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы все важные дела успевать делать. ТМ - это учет и оперативное планирование времени.
От тайм-менеджмента нужно отличать Лайф-менеджмент: упорядочивание времени жизни в целом. Как сделать так, чтобы, прожив всю жизнь, в конце не обнаружить: «Что-то я жил совсем не так. Кажется, у меня были совсем другие планы на жизнь!» - Смотри Лайф-менеджмент
ТМ возник относительно недавно, стал популярен только с 80-х годов XX века, и относительно него до сих пор много мифов и заблуждений. Основные из них: "ТМ касается только работы", "ТМ нужен только руководителям и менеджерам", "ТМ хорош в Германии и совсем не подходит к славянскому менталитету". Конечно, это не так, см.→
Пропагандируя тайм-менеджмент или пытаясь "вставить" его сотрудникам, важно помнить, что эта система понятна не всем и не всеми может быть усвоена. Если человеку по жизни нечем заняться, если его задача куда-то деть время, которое его только тяготит, то он и тайм-менеджмент - две вещи несовместные. Бывает, что можно вставить что-то насильно, но более продуктивно вначале определиться с целями и ценностями: зачем человеку ТМ нужен.
Основные части тайм-менеджмента, это учет времени, оптимизация времени, планирование дня и организация мотивации. А делается это все для того, чтобы не просто работать максимально эффективно, но чтобы долгие годы быть бодрым, здоровым и понимать осмысленность всего, что вы делаете.
План освоения ТМ
Возможно, вы уже решение приняли и торопитесь к ТМ приступить. Не торопитесь. Освоение ТМ — как подъем на вершину: наверху восхитительно, но те, кто полез без подготовки и не зная маршрута, до вершины не дойдут. А можно и просто сорваться…
Поэтому, вначале:
- Традиционные ошибки новичков и как мне их не повторять. Ох, много этих ошибок… Назовем это: До-ТМ.
- Полезные привычки, которые нужно освоить собственно перед ТМ. Это подготовка: Пред-ТМ. По времени, До-ТМ и Пред-ТМ вместе реально уложить в один-два месяца
- Теперь, Сам-ТМ: планирование дня. Время на освоение — месяц.
- А после этого — Пост-ТМ: совершенствование своей жизни, используя наработанный арсенал ТМ.
Время — вся оставшаяся жизнь.
Тайм-менеджмент для женщин
Тайм-менеджмент для женщин во многом отличается от тайм-менеджмента, который подходит мужчинам. У женщин много чувств, много страхов и тревог, при этом женщинам проще, чем мужчинам, обращаться за помощью к близким и другим окружающим. См.→
www.psychologos.ru
Популярные техники упорядочивания времени и дел
«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».
С. Ричардсон
К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.
Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.
Самодисциплина — первый шаг к личной свободе
Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес... ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.
Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?
Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм - менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.
7 самых популярных техник тайм-менеджмента
«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».
Авраам Линкольн
Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.
Матрица Эйзенхауэра
Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.
На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:
- Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
- Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
- Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
- Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.
По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.
Техника «Хронометража»
Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.
Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.
При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.
Метод Парето
Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.
Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.
АВС — анализ
Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:
- Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
- К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
- Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.
Самостоятельная организация рабочего времени
Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.
Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:
- Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
- Повышается производительность;
- Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
- Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
- Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.
Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:
- Основные рабочие задачи;
- «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».
Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.
Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.
Метод «Помидора»
Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.
Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.
9psy.ru
