Я офисный лентяй. Принципы тайм-менеджмента. Часть 1. Срочные важные несрочные важные
Я офисный лентяй. Принципы тайм-менеджмента. Часть 1
Здравствуйте! Меня зовут Вячеслав Шишковский, я занимаюсь оптимизацией процессов в одной из международных нефтяных компаний. Хочу заметить, что оптимизация должна начинаться, прежде всего, с себя самого. Плох тот оптимизатор, который не может даже грамотно распланировать свой рабочий день, чтобы без спешки выполнить всю необходимую работу и еще оставить достаточно времени на отдых.
По натуре я лентяй (наверное, как и большинство людей). Поэтому я всегда стараюсь поменьше работать и побольше отдыхать. Однако в то же время я очень ответственный человек. И всю работу, которую мне поручают, я стараюсь выполнять в установленный срок. Как это мне удается? Вот этими секретами я и хочу поделиться с вами.
Инструменты экономии времени, которые я вам предложу далее, я взял не с потолка, а из собственного опыта. Нет нужды пытаться сразу же их все применить. Возьмите те, которые вам придутся по душе, и начните их применять в своей каждодневной работе. Через какое-то время возьмите что-нибудь еще.
Идеи, описанные в данной книге, позволят вам сэкономить до 10% вашего рабочего времени, а это порядка 200!!! часов в год, которые вы можете использовать по своему усмотрению – для самообразования, отдыха, бесед с друзьями и других не менее приятных дел.
1
Планируйте свою деятельность
Когда человек не знает, к какой пристани он держит путь, для него ни один ветер не будет попутным (Сенека).
Планирование – это, прежде всего, построение будущего. Представьте капитана корабля, который с помощью компаса, секстана и лага намечает свой путь по карте. Он-то уж точно знает, где будет завтра, потому что он планирует свой маршрут!
Выберите для себя наиболее удобный способ ведения списка дел. Это может быть ежедневник, табличка в Excel, а может быть какая-либо программа с подсказками и автоматическими напоминаниями. Выработайте у себя привычку записывать все планируемые и выполняемые действия.
Кто-то, конечно, может сказать, что он не составляет планы, потому что у него все хранится в голове. Таким людям, перефразируя Шерлока Холмса, я могу сказать, что голова – это не чердак и не стоит хранить в ней ненужные вещи. Оставьте вашу голову для поиска решений поставленных задач, а планы лучше выражать на бумаге.
Любой план, пока он есть только в вашем воображении – это только мечты. Запишите свои планы, и они превратятся в цель!
2
Готовь сани летом, а планы с вечера
Составляйте список дел вечером, чтобы утром не тратить на это время. Выделите 10-15 минут для составления плана на следующие сутки и, придя на работу, вы всегда будете знать, с чего начать свой день.
Чем дальше наперед вы спланируете свою работу, тем лучше. Запишите все насущные дела в разумном для вас порядке, и вам не придется работать сверхурочно, потому что вы забыли что-то сделать.
3
Выражайте цели просто и ясно
Если мысль нельзя выразить простыми словами, значит, она ничтожна и надо ее отбросить. Люк де Клапье Вовенарг (французский философ)
Вы собирали когда-нибудь паззлы? Согласитесь, что гораздо проще собрать картинку, если представляешь, что получится в итоге. А как вы определяете, что собрали всю картинку? Ну, во-первых, скажете вы, когда кончились все паззлы. Ну а если несколько паззлов было потеряно, как вы в таком случае определите, закончена ли картинка? По отсутствию некоторых фрагментов, которые существуют в вашем представлении, но отсутствуют в реальности! Это значит, что чем лучше вы представляете, как должен выглядеть желаемый результат, тем проще вам будет понять, достигли ли вы его в итоге. Четкое видение цели помогает наметить к ней путь. Помогает понять, что нужно сделать для выполнения поставленной задачи.
Продолжим дальше нашу аналогию про паззлы. Чем проще картинка, тем проще ее составить. Поэтому, составляя план на день, не пишите утопически сложные задачи. Выражайте мысли как можно проще и яснее.
4
Нацеленность на результат
Быть нацеленным на результат, значит мыслить и мерить свою личную эффективность завершенными задачами. Завершенная задача – это задача, у которой есть результат, это то, что можно пощупать, потрогать, измерить.
Каждое дело начинайте с четкого представления, с ясной картинки, чем это дело должно завершиться. Ситуации могут меняться, но если у вас есть нацеленность на результат, ваша цель всегда будет стоять перед вашим внутренним взором — и возвращать вас к избранному направлению.
В плане выражайте желаемый результат, а не действие: не «встретиться с поставщиком по вопросу заключения договора», а «заключить договор с поставщиком». Такая постановка цели позволяет затем легко оценить, достигли ли вы желаемого результата.
5
Принцип Парето
Вы, наверное, слышали о принципе Парето? Тем, кто не слышал, даю историческую справку.
Давным-давно жил такой социолог Вильфредо Парето. Он заметил, что 20% населения владеют 80% капитала. Потом он умер, а его закономерность начали применять и к месту, и не к месту. Экстраполировали, так сказать.
Я тоже применю этот принцип (к месту или нет – судить вам) и замечу, что соотношение важных и неважных дел – 20 / 80 соответственно. Время же уделять им надо в обратно пропорциональном порядке – 80 / 20.
Кроме того, 20% работы дает 80% результата. Спросите себя: «Какие 20 % моих действий дают 80 % эффекта?» Смысл в том, чтобы работать над немногими действительно важными вещами, а неважные дела оставляйте на потом.
6
Самое главное – определить главное!
Чем больше дел вы должны сделать за ограниченный промежуток времени, тем в большей мере вы вынуждены работать над самыми важными задачами. Закон принудительной эффективности
Записав все дела, которые нам необходимо выполнить, можно прийти в панику от этого огромного объема работы. Анализируя их, вы увидите, что времени вам на все не хватит. Что же делать?
Все мы прекрасно знаем, что дела бывают важные и неважные. Важность же дел определяется конечной целью деятельности: если дело служит достижению конечной цели, то оно важное; если нет, то дело не важное.
Для того чтобы разобраться, какие дела важные, а какие нет, можно использовать так называемую «матрицу Эйзенхауэра». Она названа так в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который имел привычку разбивать все дела на группы, в зависимости от их срочности и важности. В итоге получалось 4 группы дел: — важные и срочные;
- важные и несрочные
- срочные и неважные
- неважные и несрочные
Рассмотрим их в порядке приоритетности.
Важные и срочные дела необходимо предвидеть (всегда держать нос по ветру) и стараться предотвращать заранее. Однако если вы все-таки столкнулись с такими делами, то выполнять их нужно в первую очередь. К подобным делам относятся различного рода аварийные ситуации, «горящие» сроки и т.п. Данный квадрат иногда называют «квадратом результата», так как входящие в него действия определяют вашу продуктивность как сотрудника компании. Поэтому никогда не переходите к следующему разделу, пока не выполните все дела из этой группы.
Важные и не срочные дела представляют собой ваши долгосрочные цели, которым должны быть подчинены ваши текущие дневные дела. Если на них долго не обращать внимания, то они легко перейдут в раздел важных и срочных дел.
Срочные и неважные дела могут походить на важные и срочные, однако в действительности они таковыми не являются. Это, поручения, которые надо «сделать срочно», но они не относятся к вашим обязанностям. От таких поручений следует отказываться или перепоручать другим (делегировать, короче), так как такие дела отнимают большую часть вашего временного резерва.
Не стоит путать дела срочные и важные. «Срочно напишите отчет» не значит, что это важно. В действительности срочность подобных дел диктуется приоритетами других людей, и человек реагирует на подобную «срочность» в ущерб важным делам. Всегда отдавайте приоритет важности, а не срочности.
Вывод: Если вы в состоянии определить, что в действительности является для вас приоритетным, и отвлечься от всего остального, то вам станет намного легче осуществить те вещи, которые для вас по-настоящему важны.
7
Склад задач
«Завтра» – одно из величайших изобретений, экономящих человеческий труд. Винсент Фосс
Есть дела, которые очень важны и требуют немедленного выполнения, но есть и то, что важно, но можно отложить на сутки – двое, а то и на месяц. Я говорю не про те дела, которые можно не делать вообще, а про те, которые, возможно, не имеют конкретной даты завершения, но делать которые все равно придется. Чаще всего это касается каких-либо улучшений или усовершенствований вашей деятельности, которые вам никто не навязывает, но вы сами знаете, что это нужно когда-то будет сделать: купить более удобный органайзер, записаться на курсы Excel или разобрать скопившиеся письма. Также сюда можно отнести те дела, которыми вы не можете по тем или иным причинам заняться в данный момент и посему оставляете на потом.
Для таких дел нужно завести определенное место (склад), куда вы смогли бы их складывать. Если вы работаете с бумажными документами, то их можно складывать в специальную коробку, столешницу или отдельный лоток. Если же это электронные документы, то создайте для них специальную папку с названием «Склад задач». Теперь заведите себе правило в календаре раз в день проводить небольшую инвентаризацию на данном складе.
Какие-то задачи могут уже устареть, и о них можно со спокойной совестью забыть. У некоторых дел может подходить срок, когда их выполнение нельзя уже будет откладывать. Таким необходимо найти место в вашем календаре. Некоторые задания вы занесете в календарь на следующую
неделю. Какие-то, возможно, вы решите тут же – сделать звонок клиенту, например. Что-то сможете перепоручить…
Самое главное, чтобы все эти задачи были у вас всегда перед глазами, и вы о них не забывали.
Автор: Вячеслав Шишковский, [email protected]
Продолжение следует…
Как составить список дел и что такое матрица Эйзенхауэра
Ничего не успеваете? Дел много, а времени категорически не хватает? В такие моменты многие вспоминают, что в теории сэкономить и рационально использовать самый ценный и невосполнимый ресурс помогает составление списков дел. Они способствуют тому, чтобы мы как вовремя выполняли рабочие задачи, так и с успехом разбирались с домашними делами. Однако для того чтобы такой список действительно работал в вашу пользу, его нужно не просто составить, а составить правильно, ведь в противном случае вы вряд ли будете ему следовать, и он будет просто лежать перед вами немым укором. Остановимся подробнее на том, как правильно составить список дел.
Чтобы составить максимально подходящий список дел, для начала решите, мотивирует или отталкивает лично вас необходимость что-либо сделать (ключевое слово здесь – именно «необходимость»). 
Многие коучи и специалисты по тайм-менеджменту делят людей на две группы: рационалы – те, кто последовательно и осмысленно движущиеся к четко поставленной цели или решает необходимые задачи, те, для кого слово «надо» означает именно «надо»; и иррационалы – творческие натуры, легко загорающиеся новой идеей и также легко бросающие начатое при потере к нему интереса; гибкие, увлекающиеся, не боящиеся экспериментировать. Большинство из нас нельзя причислить к чистым рационалам или иррационалам, но все же один тип нам, как правило, ближе другого. В зависимости от этого и определяется тип списка дел.
Список дел рационала – матрица приоритетов Эйзенхауэра
Рационалу важно, чтобы все было разложено по полочкам, структурировано. Они часто составляют разные списки на разные случаи жизни: для работы, для семьи и т.д. Как правило, рационалам подойдет способ составления списка дел, основанный на матрице приоритетов Д. Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США. Его главный принцип можно выразить следующим образом: не все срочные дела важные, не все важные дела срочные.
Таким образом, чтобы выстроить дела согласно матрице Эйзенхауэра, нужно разделить все дела на четыре группы:
- важные срочные;
- важные несрочные;
- срочные неважные;
- несрочные неважные.
К первому пункту матрицы Эйзенхауэра обычно относят так называемый форс-мажор, поэтому при правильной организации работы таких дел должно быть очень немного, 
а в идеале появляться они там должны действительно только в случае экстраординарных обстоятельств. Важные несрочные дела – самые значимые в списке, именно им нужно уделить особое внимание. Многие дела вашего списка, которые относятся к последним двум группам, – это рабочая рутина, отказаться от которой совсем вряд ли получится, а от некоторых – просто не захочется, ведь в пункт «несрочные неважные» часто включают, например, посещение социальных сетей, просмотр фильмов, чтение новостей и т. п. Работать по такому ту-ду-листу предполагается именно в приведенном выше порядке – это позволит освободить колонку «важные срочные», оставить достаточно времени на «важные несрочные» и достичь максимальной эффективности. Важно также не отвлекаться на так называемых тайм-киллеров, или хронофагов, из части «несрочные неважные» по матрице Эйзенхауэра. В первую очередь, к хронофагам относятся различные соцсети, форумы, игры.
Как составить список дел иррационалу
Иррационалам приведенный выше способ составления списка дел противопоказан. Матрица Эйзенхауэра, скорее всего, не вызовет ничего, кроме скуки и желания забросить самые важные дела еще дальше. И все же даже иррационалу список дел не повредит, но такой, который учитывает особенности характера. 
Самый простой вариант в данном случае — просто запишите все, что вам нужно сделать, и работайте над теми задачами, эффективность по которым, по вашему мнению, в данный момент у вас будет максимальна. Практика показывает, что порой эффективнее всего люди с таким типом характера работают, когда занимаются тем, чем хочется, и столько, сколько хочется, поскольку разложенный по полочкам день и строгая последовательность действий на на иррационалов зачастую действуют угнетающе.
Конечно, это идеальная ситуация, которую могут себе позволить далеко не все. Кроме того, даже на иррационалов зачастую магически действует понятие дедлайна, поэтому мы рекомендуем этому типу людей (да и не только им) на заметку закон Паркинсона и практический вывод из этого закона. Также же не стоит отбрасывать методы борьбы с прокрастинацией. В частности, наметьте несколько самых срочных и важных дел и подумайте, какое из них делать не хочется больше, чем остальные. Его пока отложите и займитесь вторым по степени «отторжения».
Представителям такого типа личности важно заниматься каким-либо делом (и, по возможности, не отрываться от него), пока они максимально эффективны. Когда эффективность начинает падать (то есть когда наступает скука, текущее дело начинает надоедать), имеет смысл снова пробежаться по составленному списку дел и выбрать новую задачу – ту, что на этот раз найдет наибольший эмоциональный отклик. При этом даже иррационалам важно уметь противостоять тайм-киллерам. Как правило, именно они выглядят наиболее привлекательными, но совершенно не способствуют уменьшению количества дел в списке. Среди интересных и даже парадоксальных советов — если вам вообще ничего не хочется делать, займитесь чем-нибудь рутинным, таким, к чему настояние вряд ли когда-либо появится, но что делать все равно придется. Это может быть уборка в комнате, стирка и т.д.
А из нашей следующей статьи вы узнаете несколько полезных советов по составлению списка дел.
experimental-psychic.ru
ВЕРНЫ ЛИ ТВОИ ПРИОРИТЕТЫ? Важность приоритетов и как их выстраивать
Смотреть на YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=nL9nPqnfbws Приветствую вас, друзья, в этом видео мы поговорим о том, как правильно выстраивать приоритеты в вашей жизни и как не допустить тех ошибок, что допускает большинство людей. Приятного просмотра! ---- Полезные ссылки: https://vk.com/prostiemisli - Паблик ВК, подписывайтесь! https://vk.com/selfexplorer - Я в ВК, добавляйтесь, пишите http://donationalerts.ru/r/prostiemisli - Поддержать Проект https://vk.com/mysteryinfo Полезная группа https://vk.com/whatisgood2 Проект по саморазвитию личности ---- #Психология #Саморазвитие #ПростыеМысли Мы всё время заняты какими-то делами. И у каждого дела есть свои приоритет важности. Этих приоритетов всего четыре. Важные срочные, Неважные срочные, Важные несрочные, и Неважные Несрочные. К важным срочным делам относятся какие-то неотложные дела в бизнесе, учёбе, форс-мажоры и ситуации, требующие вашего скорого вмешательства. Неважные срочные – это когда вас, например, отвлекает знакомый и срочно просит составить ему компанию в кино или на вечеринке. Или выпускники одного класса собираются сегодня и приглашают вас. Это дела срочные, но от них можно отказаться. Неважные несрочные – это социальные сети, бесполезная болтовня по телефону, просмотр страшилок по ночам, чтение жёлтой прессы и так далее. А вот важные несрочные – это как раз те дела, которые приносят вам долгосрочный, стабильный заработок, приносящий счастье, удовлетворение и самореализацию. Так же в эту категорию можно внести заботу о здоровье, внимание к близким, планирование жизни и строительство крепких отношений. Люди обычно следуют по часовой стрелке. Начинают с важных срочных дел. То есть идут на работу или учёбу, выполняют важный и срочный свой долг, затем принимаются за неважные срочные дела, то есть встречаются с друзьями и бесполезно проводят время, а потом и вовсе принимаются за соц. Сети, убивая время. И только когда интернет отключают, электричество заканчивается, а друзья разъехались по курортам, люди принимаются за важное несрочное. Эти дела – это медленная, кропотливая работа на будущее. Это звонок матери или бабушке, это построение бизнеса, это составление плана на год, это поиск информации о здоровом образе жизни, и это выстраивание долгосрочных семейных, близких отношений. Но как поступают успешные люди и чем отличаются от остальных? Они организуют свою деятельность следующим образом: сначала важное срочное, а затем ВАЖНОЕ НЕСРОЧНОЕ, и только после всё остальное, если останется время. Важное несрочное – это всё, что действительно нравится вашей душе, но на что у вас никогда не хватало времени из-за соц. сетей и разговоров с друзьями. Это ваше творчество. Рисование или написание книг. Построение бизнеса или общение с близкими. И если вы сделаете эти дела своим приоритетом, то очень скоро встанете на дорогу обогащения, счастья и гармонии с миром. Как вы понимаете, богатые во всех смыслах люди допускают в свою жизнь только важное. Будь то срочное или несрочное. И убирают почти всё неважное. Надеюсь, это видео было вам полезно. Делитесь своими мнениями в комментариях, ставьте лайки и подписывайтесь. Чести и Удачи!
rutube.ru
10 основных правил планирования времени. — Успех в голове!
Для успешного бизнеса умение управлять своим временем на менее важно, чем грамотное управление финансами. Ведь, как известно, Время – деньги! И чтобы уметь правильно распоряжаться этим ценным ресурсом, можно воспользоваться некоторыми несложными правилами.
- Целеполагание.
Создайте список долгосрочных целей. Запишите все, чего бы вам хотелось достичь, на несколько лет вперед, или вообще в жизни. Самое главное – именно записать… на бумаге! Записывая цель — вы ее материализуете! Записанные цели с гораздо большей вероятностью будут достигнуты.
- Среднесрочное планирование.
Согласно записанным долгосрочным целям составьте план на ближайшее время: месяц, квартал, год. Среднесрочный план должен содержать достаточно подробный план действий по достижению основных целей.
- Ежедневное планирование.
Планирование своего дня лучше всего осуществлять накануне вечером, закрывая свой прошедший рабочий день. Составив список необходимых дел, вы наглядно рисуете картину своего завтрашнего дня. Кроме того, за ночь подсознание лучше усвоит составленный план, и рабочее утро начнется не с хаоса, а с четкой и ясной картины предстоящего дня.
- Установление сроков.
Все цели должны иметь четко поставленные сроки их исполнения. Цель, не имеющая сроков, сама по себе размыта, и, следовательно, труднодостижима. Кроме того, установка сроков способствует самодисциплине.
- Расстановка приоритетов.
Для приближения к поставленной глобальной цели важно уметь правильно расставлять приоритеты текущим делам.
Согласно закону Парето, лишь 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.
Для грамотного распределения приоритетов можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.
| Срочные | Несрочные | |
| Важные | 1.Важные и срочные делаДелаю сам незамедлительно.Снижение аврала | 2.Важные и несрочные делаПланирую или делегирую. Полезная работа, посвятить основное время
|
| Неважные | 3.Неважные и срочные делаВсегда делегирую Передать тому, для кого это важные дела | 4.Неважные и несрочные делаВыбрасываю в корзину Поглотитель времени |
- Резервирование времени. Соотношение 60:40
При выполнении запланированных приоритетных задач резервируйте на них 60% своего рабочего времени. Как показывает практика, остальные 40% времени лучше оставлять на непредвиденные и спонтанные дела.
- Делегирование.
Порой, некоторые руководители (и не только) считают, что некоторые задачи они смогут решить быстрее и эффективнее, нежели доверить их исполнение подчиненным. Однако такой подход может иметь серьезные последствия для достижения глобальных целей компании. Для понимания того, какие задачи лучше выполнять самому, а какие можно делегировать, опять же, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. После того как вы определитесь со списком делегируемых задач – решите, кому можно их доверить. Четко сформулируйте цели и определите сроки исполнения.
- Контролирование и анализ
Регулярно проводите анализ выполненных дел и времени, потраченному на их выполнение. Можно это делать раз в месяц, а можно в конце каждого дня, вычеркивая все сделанные за день запланированные задачи. Если в списке дел остались незавершенные – перенесите их на следующий день. Для более эффективного контролирования потраченного времени на поставленные задачи можно использовать различные электронные планировщики с таймерами, где можно фиксировать необходимую информацию о проделанной работе. Так в конце дня вы получите четкую картину, насколько эффективно вы потратили свое время.
- Отдых
Не забывайте отдыхать! Это касается и отпуска, и активных выходных в конце недели, и отдыха в течение рабочего дня. Хорошо бы делать пару 5-минутных перерывов каждый час. В 80-х годах даже был придуман оригинальный метод «помидора». Суть метода заключается в делении задач на 25-минутные интервалы (помидоры). За это время необходимо сконцентрировано, не отвлекаясь, выполнить какую-то четкую задачу. А в качестве таймера используется механический помидор. После этого можно сделать 5-минутный перерыв. После 4 «помидоров» сделайте большой 15-20-минутный перерыв.
Не забывайте хвалить себя и подчиненных при завершении какого-то проекта! Отпразднуйте это событие! Можно хвалить себя и в конце каждого рабочего дня, хотя бы за то, что все записанные накануне вечером задачи вычеркнуты из списка. Можно смело браться за написание нового плана на следующий день!
С правильным планированием своего времени Вы обязательно достигните всех своих поставленных целей!
uspehvgolove.ru
