Как эффективно планировать рабочее время. Как правильно планировать рабочий день и распределять задачи

Как руководителю планировать свое рабочее время

Автор: Михаил Григорьевич Лапуста, кандидат экономических наук, профессор; заведующий кафедрой Государственного университета управления, действительный член Академии экономических наук и предпринимательской деятельности России.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль.

Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

реалистичными и конкретными;
ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

Какова основная цель данного периода?
Каким количеством времени он располагает?
В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;

анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
регулярность и системность планирования;
реалистичность планирования;
письменная форма формируемого плана;
перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем.

План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40.
Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем.

В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80 : 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
решение задач в соответствии с их неотложностью;
достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

Группа задач А — срочные/важные;
Группа задач Б — срочные/менее важные;
Группа задач В — менее срочные/важные;
Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Изучите все навыки эффективного управления временем в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

www.elitarium.ru

Как эффективно планировать рабочее время

Вы наверняка обращали внимание на то, что у одних специалистов карьера идёт в гору, а другие, что называется, плетутся в хвосте офисной жизни. Кто-то успевает решать и текущие, и стратегические задачи, а кто-то вечно срывает дедлайн. Как утверждают специалисты, дело не только в быстроте реакции и общем профессионализме. Успешная карьера – это в первую очередь результат эффективного планирования рабочего времени.

Как же научиться использовать каждую рабочую минуту себе во благо? Читайте советы рекрутингового портала Superjob.ru.

Управляем своим временемСвежим и настроенным на продуктивную работу Вы приходите в офис, включаете компьютер, проверяете почту, попутно вспоминая, что Вам предстоит сегодня сделать. Но пока Вы отвечаете на письма, начальник отвлекает вас мелким, но требующим времени поручением, а коллега эмоционально рассказывает о вчерашнем совещании у директора. Тем временем Вам приходит ещё два письма с пометкой «срочно». Когда Вы, наконец, вспоминаете, что именно сегодня с утра должны были заняться подготовкой важной презентации, день уже перевалил за середину. Скорее всего, Вам опять придётся задержаться в офисе...

Знакомая картина? А ведь всего этого можно было избежать, накануне потратив пять минут на планирование дня. Конечно, это не избавило бы Вас от срочных писем, но всё же день был бы заметно более организованным.

По данным Исследовательского центра рекрутингового портала Superjob.ru, 23% экономически активных россиян не умеют планировать свой день. Между тем, по мнению специалистов по тайм-менеджменту, грамотное планирование – залог жизненного благополучия и, конечно, успешной карьеры. Составляя план дел на день, неделю, месяц, мы становимся организованнее, учимся ценить время и расставлять приоритеты. Человек, планирующий своё время, сам управляет им, в отличие от тех, кто плывёт по течению.

Что нужно включать в план?Как должен планировать своё рабочее время специалист, нацеленный на карьерный успех? Стратегический план на год или полгода должен каждый день превращаться в тактический план на день. Ежедневное планирование – секрет личной эффективности многих успешных людей.

Составляя план на день, запишите всё, что нужно сделать – от участия в совещании до поздравлений коллег или партнёров по электронной почте. И помните, для успешной карьеры нужно всегда делать немного больше или лучше, нежели от Вас ожидают. К примеру, если руководитель поручил Вам систематизировать архивы отдела, сделайте это так, чтобы пользоваться результатами Вашего труда было не только удобно, но и приятно. Кроме того, приучите себя вносить в план на день не только те задания, выполнения которых ждёт шеф, но и те, которые будут работать на Ваш личный имидж, принося Вам дополнительные «очки» в ежедневных офисных делах.

Составлять список дел можно в обычном бумажном ежедневнике или в специальной программе на компьютере – это не имеет особенного значения. Главное – привести в порядок мысли и не забыть ни одного дела, которое требует Вашего внимания.

Расставляем приоритетыИтак, список дел на день составлен. Теперь нужно расставить приоритеты – определить, что из написанного первостепенно важно (такие задачи обозначьте в плане буквой А), что важно, но не срочно (Б), и что желательно, но необязательно (В).

Расставляя приоритеты, не забывайте: то, что работает на Вашу карьеру (Ваши инициативы, проекты, за которые Вы отвечаете лично и т. д.), должно иметь первостепенную важность, то есть помечаться буквой А.

Определившись с главным, подумайте, когда Вам будет удобнее всего выполнить то или иное дело. Работу, требующую сосредоточенности и погружённости, лучше всего планировать на то время, когда Вас не слишком часто отвлекают звонки и чрезмерно коммуникабельные коллеги. Многие успешные люди давно взяли себе за правило делать что-то сложное или важное ранним утром, в тишине и спокойствии, пока рабочий день ещё не в самом разгаре.

И, наоборот, задачи, решение которые требует контакта с коллегами, клиентами или партнёрами, будет легче выполнить в середине рабочего дня, когда все доступны для общения и настроены на деловой лад.

Тайм-менеджмент на службе карьерыДовольно эффективное правило личного тайм-менеджмента, помогающее не держать в голове много мелких задач одновременно, звучит так: если дело занимает меньше трёх минут, его нужно сделать сразу, не откладывая. Возникла необходимость позвонить клиенту, чтобы уточнить время встречи? Не раздумывайте, в какое время дня это лучше сделать – берите телефон и звоните. Следование этому принципу освободит Ваш ежедневник от лишних записей, а голову – от ненужных раздумий и планов.

Ещё одна весьма полезная заповедь – не делать несколько дел одновременно. И даже если лавры Юлия Цезаря не дают Вам покоя, не пытайтесь обсуждать по телефону условия контракта и в то же время вносить изменения в таблицу на мониторе компьютера. Так Вы рискуете ошибиться в таблице и упустить что-то важное в телефонном разговоре. Иными словами, делайте важные дела последовательно, а не параллельно.

Гибкость или твёрдость?План готов, приоритеты определены, и теперь Ваша задача – не сбиться с курса. Почти наверняка уже с самого утра у Вас найдётся масса других дел, важных и не очень. Руководитель может поручить Вам ответственные переговоры с клиентом, а коллеги – привлечь к составлению важного документа.

Что из этого важнее для жизненного и карьерного успеха, решать Вам. С одной стороны, нужно уметь не только составлять план на день, но и корректировать его по мере необходимости. С другой стороны, чтобы не утонуть во второстепенных делах, Вам рано или поздно придётся научиться говорить людям «нет».

Главная ценностьЕжедневное планирование учит нас ценить время. Человек, имеющий план на день, неделю, месяц или даже год, едва ли позволит себе ежедневно терять час, к примеру, добираясь на работу в метро. Скорее всего, это время он потратит на чтение профессиональных журналов или прослушивание подкастов на английском. Ведь час в день – это двадцать (или больше) часов в месяц и как минимум 240 часов в год! Масса времени, которое можно и нужно провести с пользой для себя и своего профессионального развития.

Помимо всего прочего, ради успешного продвижения по карьерной лестнице Вам придётся научиться забывать о соблазнах интернета, таких как социальные сети, форумы, чаты и онлайн-игры. Исключение могут составлять лишь специалисты, ежедневная деятельность которых плотно связана с продвижением родной компании в виртуальном пространстве. Остальным же мы настоятельно рекомендуем пользоваться социальными интернет-ресурсами дома, в свободное от работы время.

Успехов Вам в планировании рабочего времени!

www.superjob.ru

Планирование рабочего дня руководителя

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

Из статьи вы узнаете:

Грамотное и эффективное руководство - это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное - для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач - проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Причина дефицита

Описание проблемы

Неоправданная спешка	Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, "для виду"
Усталость	Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению
Большое скопление неоконченных дел	Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы
Суета	Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям, не склонным к рациональному планированию
Демотивация	Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда
Отсутствие плана	Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании
Завершение работы дома	Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика

Читайте по теме в электронном журнале

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя - процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов. Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании - пустых клеток, т.е., периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно - обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей - определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания. Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв - пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Диверсификация целей

Создание сбалансированной и гармоничной системы управления временем потребует от руководителя умения «отделять зерна от плевел», т.е. выделять приоритетные цели и отсекать второстепенные. Такое разделение целей поможет не только грамотно спланировать последовательность действий, но и послужит дополнительным мотивирующим фактором: все усилия будут посвящены действительно важным задачам.

Справка

Провесит диверсификацию целей поможет метод S.M.A.R.T. Согласно данной методике, любая цель должна быть:

Конкретной;
Измеримой;
Достижимой;
Реалистичной и
Ограниченной во времени

Конечно, определение целей и расстановка их по приоритету - это только первый шаг в начале долгого пути. Вторым шагом станет трансформация списка целей в план действий.

Технология разработки плана работы

Основное правило разработки планов на день, неделю и месяц является четкое соблюдений единых принципов их составления.

Справка

Руководителю стоит обратить внимание на следующие моменты:

Каждый рабочий день и каждую рабочую неделю нужно завершать составлением плана на день или неделю;
Если остались дела, которые вы не выполнили за день, и они не утратили своей актуальности, перенесите их на следующий день;
Для выполнения любой работы нужно устанавливать измеримые сроки;
Порядок выполнения дел должен соответствовать их важности и приоритету;
Выделяйте ключевые направления деятельности на день и неделю;
Практикуйте эффективное использование рабочего времени.

Последовательность действий по планированию

Ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня - три вещи, которые необходимы руководителю для начала планирования своего времени.

Справка

Далее его действия должны иметь следующую последовательность:

Разработка стандартного распорядка дня;
Внесение в него всех задач, встреч, совещаний и т.д., которые намечены в планах на месяц, квартал, полугодие и год.
Группировка всех задач по времени выполнения и расстановка в порядке очередности;
Присваивание каждому делу приоритета важности;
Контролирование за тем, чтобы время выполнения одной задачи не накладывалось на другое;
Отдать распоряжение секретарю делать напоминание о предстоящих мероприятиях;
Часть клеток в расписании оставлять пустыми - для резерва;
Не забыть вписать в расписание время для отдыха и обеденных перерывов.

Примеры планирования рабочего дня

Сначала рассмотрим пример планирования рабочей недели руководителя:

День недели

Список дел

Понедельник	Встреча с деловым партнером
Вторник	Командировка, проверка работы филиала
Среда	Работа над проектом А. Изучение плана проекта
Четверг	Работа на проектом В. Изучение отчета по проекту, подготовка к сдаче
Пятница	Доклады, обзоры, совещание с подчиненными.

Теперь рассмотрим пример планирования рабочего дня руководителя:

9.00-9.30 – утренние совещание, утверждение плана работы;
9.30-10.00 – работа с почтой;
10.00-11.00 – работа с документами;
11.00-12.00 – разработка и постановка задач, общение с сотрудниками;
12.00-13.00 – персональное время;
13.00-14.00 – перерыв на обед;
14.00-15.00 – контроль исполнения поручений и поставленных задач;
15.00-18.00 – встречи с деловыми партнерами;
8.00-19.00 – работа с деловыми бумагами.

Справка

Практические советы

Для регулярного мониторинга эффективности расходования рабочего времени необходимо проводить комплекс аналитических процедур.

Такой анализ, проведенный своевременно, даст полезную информацию о потенциале руководителя и тех моментах, которую нуждаются в дальнейшем совершенствовании. Необходимо объективно сопоставить реальное положение дел и идеальный образ, к который существует в проекте. При этом нужно разумно учитывать имеющиеся материальные ресурсы, а также личные и временные ресурсы.

В заключение приведем рекомендации по максимально эффективному расходованию рабочего времени руководителем:

Задачи, которые вы ставите перед собой, должны быть максимально конкретны;
Тщательно изучайте перечень дел;
Дата выполнения каждой задачи должна быть четко определена;
Дела, имеющую конкретную дату исполнения, выполняются в первую очередь.

Планирование рабочего времени: правила, методы, ошибки

Из этой статьи вы узнаете:

Почему так важно планирование рабочего времени
По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
Какие методы применяются при планировании рабочего времени
Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Читайте также: Управление репутацией компанииа

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

Личные качества начальника.
Действия руководителя.
Независимые причины.

Личные качества начальника, которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
Систематическая спешка.
Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

Отсутствие мотивации у персонала.
Разрушение межличностной коммуникации в организации.
Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

Длинный перечень заданий, поручений, дел.
Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Читайте также: Техника НЛП: секретное оружие в руках успешного бизнесмена

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
Руководитель не должен быть импульсивным.
Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
Умейте пользоваться временными промежутками.
В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Читайте также: Как увеличить уверенность в себе

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

20 % потребителей (продукции) приносят 80 % дохода;
80 % потребителей (продукции) дают 20 % дохода;
20 % просчетов приводят к 80 % убытка;
80 % просчетов приводят к 20 % убытка.

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

АВС-планирование

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Читайте также: Корпоративные тренинги

Как документировать планирование рабочего времени

Скрупулезная запись плана рабочего времени и постоянный контроль его выполнения являются предпосылкой планирования. Выделяют следующие виды планов: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

Долгосрочное планирование необходимо для того, чтобы поставить перед собой глобальную цель и идти к ней постепенно, иногда несколько лет или даже десятилетий. Например, получение образования, карьерный рост и многое другое. Среднесрочное планирование – обычно план на год, где мы распределяем свое рабочее время для решения более конкретных задач.

Краткосрочное планирование используют для решения задач, определяющих долгосрочные и среднесрочные планы. Это планы на квартал, месяц, декаду, неделю и день. В плане на месяц мы уже смело можем ставить определенное количество часов для выполнения того или иного пункта плана. Но самым важным является план на день. В него мы включаем не больше десяти пунктов, третья часть которых – это важные, первоочередные проблемы. Их принято писать на первую половину дня, чтобы к вечеру уже завершить. Лучше однотипные задачи группировать в блоки, чтобы сэкономить время и силы.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

Обязательно запланируйте себе перерывы исходя из вашей работоспособности и прошедшего с начала дня времени. С каждым часом усталость все более дает о себе знать, а значит, снижается ваша производительность.

Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Эффективность планирования рабочего времени сотрудников можно проанализировать с помощью простой математики. Для расчета примените коэффициент экстенсивного использования времени:

Кэ = (общий фонд времени — перерывы в работе)/общий фонд времени.

Если при подсчете коэффициент будет равен единице, то сотрудники используют рабочее время наиболее эффективно. Чем больше коэффициент экстенсивного использования времени, тем менее эффективно используется рабочее время.

Аналогичным способом можно вычислить коэффициенты потери и пустой траты времени в зависимости от того:

виноват работник или причины, от него не зависели;
потрачено ли время на личные дела.

Для расчета данных коэффициентов в числитель формулы ставим нужное значение (в минутах), а в знаменатель – общий фонд времени. В этом случае, чем ближе полученное значение к единице, тем неэффективнее расходуется рабочее время.

Читайте также: KPI для менеджеров: как разработать и внедрить

6 типичных ошибок при планировании рабочего времени

Ошибки при планировании рабочего времени можно не совершать, правильно используя накопленный опыт. Приведем наиболее популярные ошибки менеджеров при планировании своего рабочего времени и времени своих сотрудников.

Отсутствие систематичности.
Отсутствие основательного, глубокого отношения.
Нет целей на день и, соответственно, первоочередных дел.
Отсутствие конкретных сроков для выполнения каждой задачи.
Отсутствие в рабочем графике времени на срочные дополнительные дела (так называемый форс-мажор).
Не запланированы перерывы и время на обед.

Вот и подошла к концу наша статья о планировании рабочего времени. Искренне надеемся, что вы смогли найти в ней полезные идеи для своего бизнеса. Не исключено, что какие-то мысли стали для вас открытием, а что-то оказалось просто интересным фактом, расширившим понимание процесса сложных продаж. Какие из представленных моментов вам захотелось применить на практике? Насколько вы довольны тем, как идет ваш бизнес? Проанализируйте свои ответы на эти вопросы, тогда наша статья сможет оставить существенный след в вашем сознании.

Помните, что при возникновении любых вопросов, сомнений или даже возражений вы имеете возможность написать нам на почту [email protected] или воспользоваться формой обратной связи на официальном сайте. Опытный бизнес-тренер Евгений Котов, основатель тренинговой компании «Practicum Group», с удовольствием ответит на них, а возможно и подискутирует с вами, ведь в споре рождается истина.

До новых встреч!

Евгений Котов, бизнес-тренер, основатель компании «Practicum Group»

practicum-group.com

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.

Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.

Общая информация

Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.

Благодаря неоспоримому авторитету среди рабочих, директора эффективно управляют большими коллективами, ставя перед ними конкретные задачи, и требуя из безоговорочного исполнения.

Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.

Понятие и структура времени

Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.

Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.

Рабочее время руководителя измеряется:

часами;
неделями;
месяцами;
днями;
годами.

С 1917 года на территории Российской Федерации установлен 8-ми часовой рабочий день. В соответствии с Трудовым Кодексом его продолжительность не может превышать 40 часов в неделю.

Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.

Удачливых руководителей выделяет одна характерная черта: они системно и очень сознательно используют свое рабочее время, благодаря чему освобождают время не только для досуга, но и для выполнения истинных управленческих функций.

Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.

Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:

на корпоративном;
на командном;
на индивидуальном.

Каковы основные причины его дефицита?

Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.

Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:

Причины дефицита рабочего времени	Что приводит к дефициту времени
Спешка	Из-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний
Переутомление	Отсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности
Нагромождение работы	Руководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном
Суетливость	Как правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день
Отсутствие мотивации	Если руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды
Отсутствие плана	Если руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи
Доработки дома	Если директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

спонтанное время – 20%;
непредвиденное время – 20%;
рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Цели

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

конкретность;
реалистичность;
ориентированность на достижения конкретного результата;
ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

Определить стандартный распорядок дня.
Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
Сделать отметки о степени важности всех дел.
Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
Выделить время на отдых и приемы пищи.

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

День рабочей недели	Список дел
Понедельник	Командировка, региональная инспекция
Вторник	Проект В. Изучить промежуточный отчет
Среда	Доклад. Обзоры
Четверг	Проект А, определить конечный срок его сдачи
Пятница	Изучить месячный отчет

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;
9.30-10.00 – просмотр корреспонденции;
10.00-11.00 – работа с документами;
11.00-12.00 – постановка задач работникам, общение с персоналом;
12.00-13.00 – личные дела;
13.00-14.00 – обеденный перерыв;
14.00-15.00 – проверка выполнения сотрудниками поставленных задач;
15.00-18.00 – общение с деловыми партнерами;
18.00-19.00 – просмотр документации.

Важные рекомендации

Чтобы понять насколько эффективно расходуется рабочее время, руководитель должен проводить комплекс аналитических мероприятий.

Своевременно проведенный анализ позволит определить, каким потенциалом обладает директор и выявить его слабые стороны. В процессе проведения таких исследований необходимо сопоставить реальную ситуацию с желаемыми целями (учитываются финансовые, личные и временные ресурсы).

Для максимально эффективного расходования рабочего времени руководители должны придерживаться рекомендаций, данных специалистами:

Поставить перед собой конкретные задачи.
Внимательно изучить перечень дел.
Для каждой задачи установить конкретную дату исполнения.
На первое место в списке ставить те дела, которые имеют конкретную дату исполнения.

Заключение

Если руководитель стремится с максимальной эффективностью трудиться на благо своей компании, ему необходимо грамотно планировать каждый рабочий день.

Не стоит загружать один день большим количеством мероприятий, так как с ними будет крайне сложно справиться. Лучшим решением станет распределение дел по мере их важности и срочности, благодаря чему директору удастся освободить время для личных нужд.

Грамотная организация рабочего времени положительным образом отразится на рентабельности компании и на уровне благосостояния ее руководителя.

kadriruem.ru

Как правильно распределять рабочее время

Как планировать свое время?

Все чаще сталкиваетесь с нехваткой времени? Стараетесь все успеть, но мелкие заботы отвлекают от важных дел? Может быть, Вы просто не знаете, как организовать свой день. Правильно распределить время – значит:

определить всех задач,
расставить их в порядке приоритетности,
рассчитать, сколько времени необходимо на каждый этап,

и в результате – повысить производительность и не упустить важные дела.

Так и делаете, но 24 часов в сутках все равно мало? Наши 12 советов помогут Вам

организовать свое время и успевать больше.

Проведите анализ дня. Записывайте, чем Вы занимаетесь, и сколько времени на это уходит. Да, нудное занятие, но оно поможет Вам понять, куда утекает время.
Начните планировать свои дела с расстановкой приоритетов. Один из лучших способов организовать свое время – составить с вечера список дел, который Вам необходимо сделать на завтра. А затем распределить дела по степени важности. Например, пометьте буквой А самые важные дела, Б – средней важности, В – дела, которые можно отложить на некоторое время. Для каждого дела укажите примерный расход времени.

Когда задача выполнена, поставьте напротив нее большой жирный плюс. Это прекрасная мотивация работать дальше. В конце дня посчитайте плюсы. Похвалите себя. 🙂 Если что-то не успели выполнить, перенесите задачу в завтрашний план.

Внимание! Планируйте такой объем работы, который реально успеете сделать. Иначе план будет только вгонять в тоску, а у него совсем другая задача.

Паниковать и отмерять каждую секунду, конечно, не надо. Но знания о том, как правильно распределить свое время никогда не будут лишними. Ваше время в ваших руках и его организация зависит только от Вас.

Добавлено: 21.09.2012 в 00:00

Вы понимаете, что уже не справляетесь с потоком заказов, и решили собрать команду фрилансеров, которые будут Вам помогать. В этой статье мы .

В этой статье мы расскажем, как самостоятельно выучить английский язык с нуля быстро и легко, поделимся советами, как сделать занятия .

Как распределить свое рабочее время, чтобы все успевать

Правильное распределение своего рабочего времени – планирование рабочего дня, важная составляющая умения работать любого ценного сотрудника компании.

Навык правильно распределять свое рабочее время приходит не сразу, этому надо учится, разрабатывая собственные правила и приоритеты действий.

1 шаг

Для начала учитесь планировать. Определяйте спектр действий на определенный период, выделяйте главные задачи и подстраивайте свой рабочий график под этот остов. Здесь самое главное научиться выделять главные задачи. А это те задачи, которые непосредственно влияют на имидж компании в целом, на имидж подразделения или на ваш личный имидж.

Составляйте план на месяц, неделю и на каждый день. Стремитесь его выполнить. Анализируйте, что вам помешало, а что помогло достичь результатов.

Записывайте все, что вы должны сделать. В перечень записей должны входить поручения руководителя, ваши изыскания в порядке степени важности имиджевых влияний (см.шаг 1), ваши планы и последовательность реализации задуманного. Из всех записей довольно быстро вырисовывается система планирования и внедрения в жизнь. К тому же, имея записи обо всех текущих вопросах, вы не забудете ни одной мелочи, и будете всегда во всеоружии.

Планируя работы, разделяйте стратегические направления, задачи, которые необходимо решить в ближайшее время и горящие вопросы. Делите все на следующие подгруппы:

срочные и важные;
срочные и не важные;
не срочные и важные;
не срочные и не важные.

Выполнять задачи нужно именно в такой последовательности.

При этом помните, что позаботится о не срочных и важных нужно заблаговременно. И тогда, когда они перейдут в категорию “срочные и важные”, вы будете готовы их решить.

Планируя свой день учитывайте временные и пространственные координаты. Если вы должны посетить несколько мест поработайте над логистикой. Постарайтесь сделать так, чтобы все пункты назначения у вас сложились в удобный маршрут. На дорогу надо тратить как можно меньше времени. Или использовать это затраченное время с пользой.

Старайтесь распределить большой объем задач на нескольких человек. Если вы руководитель – вам проще. Если нет, постарайтесь найти единомышленников или работайте в рамках группы и планируйте взаимодействие, которое нацелено на один результат. Это не так просто, но если добьетесь успеха, то будете прямым претендентом на старшего в этой группе.

Не последнее дело – пунктуальность. Рассчитывайте свое время, не опаздывайте и не задерживайте без объективных причин выполнение задания. Это поможет и вам, и всем, кто будет с вами работать, а также оставит благоприятное впечатление о вас, как о сотруднике, с которым можно приятно и продуктивно работать.

у меня вечно кабардак в голове

Запросить инструкцию

Не нашли нужную пошаговую инструкцию?

Возможно, что кто-то из посетителей сайта сможет помочь. Оставьте запрос прямо сейчас, если Вы уверены, что эта тема ещё не освещена на нашем проекте!

Как распределять время, чтобы все успевать

Планирование помогает организовать эффективную деятельность, напоминает о задачах, которые необходимо сделать в определенный срок. Лучше всего планировать с вечера или утром после подъема. Очень важно планировать письменно. Этот метод очень эффективный, потому что вы точно не забудете, что вам предстоит сделать.

2. Дробите задачи на несколько частей

Благодаря этому способу вы сможете разделить сложную задачу на несколько простых. Тогда вы решите ее качественно и в более короткие сроки.

3. Используйте правило тайм-менеджмента

Записывайте каждое дело, которое вы сделали за день. Пишите, когда вы начали это дело и когда закончили. Этот метод обеспечит вам лучшее понимание того, куда уходит ваше время и какие дела нужно исключить, чтобы сэкономить драгоценные минуты.

4. Следите за расположением предметов

В правильно организованном рабочем месте всегда легко найти необходимый материал, а на рабочем месте, где царит полный хаос и разруха, для поиска иногда может понадобиться несколько часов. Обеспечьте порядок вокруг себя, и ваша деятельность станет более продуктивной.

5. Используйте метод Юлия Цезаря

У каждого из нас есть такие задачи, которые мы выполняем ежедневно. С помощью метода Юлия Цезаря, который заключается в автоматизации привычной деятельности, вы сможете выполнять задачи эффективнее. Для этого вам предстоит подумать, как ускорить работу. Быть может, стоит заменить технологии, которые вы используете для ее выполнения или условия работы.

Как эффективно распределить рабочее время?

Современному человеку, живущему в городе, часто не хватает времени. Он выбивается из сил на работе, но ему все равно приходится оставаться или брать работу на дом. В результате страдает и личная жизнь.

Так ли тяжела ноша или виноват авитаминоз? Ведь, есть же люди, которые сохраняют заряд энергии весь день и еще успевают пойти на встречу с друзьями или даже по магазинам.

Существует еще одна причина, отбирающая драгоценные часы и минуты, отпущенные трудовым днем. Это неумение организовать свое время и правильно распределить силы.

Частенько бывает, что у сотрудника N работа кипит в поте лица. Он не сидит на месте, постоянно решает какие-то вопросы по телефону. На столе творческий беспорядок. К концу дня он уже совершенно без сил, а работы еще много. Как же так получается?

Вот, хороший сотрудник N пришел на работу и сразу принялся за дело. На поиски нужной бумаги он потратил до пяти минут. После этого сделал телефонный звонок. Клиент попросил еще что-то уточнить. Но, чтобы разыскать необходимую информацию, N пришлось потратить неопределенное количество времени на поиски файла на компьютере, а затем нужно было снова найти какую-то бумагу. В процессе работы, N принял входящую электронную почту и обнаружил там новую задачу, которая показалась ему срочной. После выполнения еще пяти действий, N вспомнил о задаче № 1 и принялся ее выполнять. Но понадобилось время, чтобы вспомнить о том, на чем же он остановился. В течение дня N старался, досадовал и торопился. Пообедать ему не удалось. И, вот, он голодный и усталый остается после работы разбирать завал.

Другой сотрудник B очень любит говорить по телефону по всем вопросам, уделяя собеседнику много внимания. Электронной почтой он пользуется только в случаях, когда совсем не дозвониться до человека. Сотрудник C, наоборот, не терпит общения по телефону и часами ждет ответа по электронке.

Совсем неплохой сотрудник D опирается только на свою память и почти ничего не записывает. Поэтому ему приходится часто перезванивать клиентам или коллегам для уточнения той или иной информации. Что и говорить о сотруднике E, который целый день бьется над неразрешимой задачей и думать забыл о других не менее важных, но простых делах.

Примеров можно привести еще много, ведь у каждого своя изюминка. Как же организовать свой рабочий день, чтобы и дело спорилось и сердце радовалось?

— Если работа поступает в течение дня, на первое место выносится самое срочное. Утром также необходимо сделать дела, которые во второй половине дня потеряют актуальность.

— Наиболее простые задачи, не отнимающие много времени сделайте раньше. А те, что посложнее, оставьте на наиболее спокойную часть дня.

— Не беритесь за новое дело, не выполнив предыдущее. Лучше спокойно его закончите, не распыляясь.

— Если вы не знаете, как решить тот или иной вопрос, не понимаете с какой стороны к нему подступиться, составьте список возможных действий. Это внесет ясность и добавит чувство уверенности.

— Если, все же, вопрос на данном этапе неразрешим, логично взять таймаут и заняться тем, что по плечу. Но потом обязательно вернитесь к впоросу, не оставляйте все на самотек.

— Наводите порядок в бумагах, папках и компьютере. Все должно находиться в свободном доступе, на привычном месте и не вызывать никаких задержек. Если работаете в нескольких программах, сверните все нужные окна в панели задач, тогда не придется долго ждать их открытия. Не загромождайте почту ненужными письмами, сортируйте их.

— Используйте телефон и почту рационально. Если дело срочное – звоните, терпит отлагательств – пишите. Так вы сэкономите время и силы не только свои, но и ваших коллег и клиентов.

— Если по долгу службы необходимо отправиться в другой конец здания, вспомните обо всех нуждах в том месте, чтобы не пришлось ходить несколько раз.

— Не перемалывайте неудачи или чье-то плохое настроение. Просто переключитесь на новую задачу.

— Устраивайте небольшие перерывы, не работайте на износ. Очень полезно иногда и попить кофе. Нужно ли говорить, что слишком длительные обеды полезны для настроения, но вредны для работы.

Стоит внимательно отнестись к особенностям своего рабочего дня, чтобы сделать нужные выводы и перестроитья. Возможно, для анализа потребуется какое-то время. Но оно окупится, когда вы обнаружите, что сегодня было много работы, а вы почти не устали.

Как планировать свое времяВсе чаще сталкиваетесь с нехваткой времени? Стараетесь все успеть, но мелкие заботы отвлекают от важных дел? Может быть, Вы просто не знаете, как организовать свой день.http://www.kadrof.ru/st-time-management.shtmlКак распределить свое рабочее время, чтобы все успеватьКак распределить свое рабочее время, чтобы все успевать Правильноеhttp://akak.ru/recipes/12744-kak-raspredelit-svoe-rabochee-vremya-chtobyi-vse-uspevatКак распределять время, чтобы все успевать👍 Правильное распределение личного времени — это залог жизненного успеха.http://www.kakprosto.ru/kak-909944-kak-raspredelyat-vremya-chtoby-vse-uspevatКак эффективно распределить рабочее времяВ статье рассказывается о том, как эффективно распределить своё рабочее время, чтобы всё успевать.http://www.vashakomanda.ru/kak-effektivno-raspredelit-rabochee-vremya.htm

lovewithyou.ru

Как правильно спланировать рабочий день?. Фото | Forbes Woman

В дальнейшем я сохранил это правило на всю жизнь. Планы и задачи менялись, а привычка выполнять несколько различных дел в течение дня только крепла, а вместе с ней и работоспособность, эффективность моей работы. Ведь, если вдуматься, высокая утомляемость, апатия, низкая производительность труда — по большей части результат нашего видения себя, своей работы и не в последнюю очередь отсутствие привычки к планированию и приоритизации. Вероятно, для некоторых творческих работников и специалистов узкого профиля это несущественный недостаток, но быть хорошим менеджером без умения планировать активности, расставлять приоритеты и группировать задачи не получится.

Так что если вы не приучили себя планировать дела в школе или институте, лучше всего заняться этим как можно скорее. Для начала выясните, чем вы на самом деле занимаетесь в течение дня. Просто каждые полчаса отмечайте, чему вы посвятили это время. Когда вы проанализируете записи за неделю, вы удивитесь тому, как много времени уходит на неважные, дублирующие друг друга или просто не относящиеся к работе дела и задачи. Соответственно, следующий шаг — отбросить все лишнее. За этим также придется долго следить, от некоторых привычек или ритуалов очень сложно избавиться. Третий шаг — сгруппировать основные задачи и типы работ и заниматься ими последовательно, а не в произвольном порядке. Так вы существенно повысите свою способность концентрироваться. На первый взгляд сделать это очень просто, не сложнее, чем делать зарядку по утрам. Но и зарядкой ведь не каждый занимается.

Что касается планирования моего дня, то и сейчас я уделяю этому много времени (хотя большую подготовительную и организационную работу делают мои помощники). Возможно, позже я напишу пост о роли личного помощника в работе руководителя. Основой правильного тайм-менеджмента является понимание своих главных функций. Для меня это стратегия, отношения с ключевыми клиентами и партнерами, самые крупные сделки, команда, назначения и мотивация сотрудников. Если в одном из этих направлений случается проблема, то это моя проблема, которую я должен решать в первую очередь.

Еще одним принципиальным моментом является присутствие в графике времени на незапланированные активности. Они всегда случаются, и важно иметь некий резерв времени, поскольку нет ничего хуже, чем когда одна встреча наползает на другую или приходится делать что-то второпях.

Не стоит забывать и о том, что все люди разные, а значит, планирование должно быть индивидуальным. Свой оптимальный график я построил уже давно. Обычно в 9 утра я уточняю окончательный график с командой и просматриваю брифы с описанием встреч, которые мне сегодня предстоят. Подготовка брифов — отдельная тема: в них четко описаны цели, задачи, участники. Это также позволяет мне сэкономить время. После проведения около десяти встреч я отправляюсь домой и посвящаю время общению с родными, регулярно хожу на йогу или в фитнес. А ближе к ночи еще работаю электронно. Такой распорядок позволяет мне не переключаться лишний раз между типами работы и легче входить в нужный режим. Однако чтобы его построить и придерживаться, мне потребовалось начать планировать свое время еще со школы.