«Управление временем, или тайм-менеджмент «по–студенчески». Хронометраж тайм менеджмент
Тайм-менеджмент простыми словами. Хронометраж - Лайфхакер
На что вы тратите своё время в течение дня?
Хм… Часок на социальные сети, часа четыре на работу, часок на готовку пищи. Погрешность таких ответов будет процентов 300! Почему так?
Дело в том, что ощущение времени субъективно. Игры, социальные сети, ролики на YouTube – это затягивает. И время летит быстро. В то же время работа над скучнейшим отчётом может длиться всего 20 минут, а покажутся вечностью.
Время, которое мы тратим на полезные занятия, мы склонны преувеличивать. И наоборот, вред пожирателей времени мы преуменьшаем. То есть ошибка всегда идет во вредную сторону.
Тут нам и поможет хронометраж!
Хронометраж — это?
Вы ходите и записываете, чем занимаетесь и как долго. Весь день.
Например:
- позвонил Васе — говорили про футбол — 15 мин;
- сходил за хлебом — 10 мин;
- читал Лайфхакер — 40 мин;
- программировал базу данных — 50 мин.
Погрешность
5 минут – более чем достаточно.
Даже грубый хронометраж крайне полезен.
Как долго этим заниматься?
Конечно, есть люди, которые ведут хронометраж всю жизнь. Но я, например, так не делаю.
2-3 дня — этого достаточно для того, чтобы…
… получить общую картину!
Да, вы получите чёткую картину того, что с вами происходило, как распределялось ваше время.
Вы увидите, сколько РЕАЛЬНО времени вы тратите на:
- социальные сети;
- игры;
- звонки;
- приготовление пищи;
- чтение;
- «зомбоящик»;
- спорт.
Вы увидите, сколько вы РЕАЛЬНО работаете.
В 100% случаев человек удивляется, глядя на эти результаты. Или ужасается. Это ещё лучше. Зато теперь он знает свои слабые места. Это самое главное!
Как все это использовать?
Я в своё время увидел, что моё слабое место — телефонные звонки.
Я экстраверт и болтун. Многие экстраверты, когда болтают, теряют чувство времени. Неудивительно, что я тратил 1-2 часа в день на пустой трёп.
Фу таким быть!
Я предпринял следующие шаги:
- Всем своим друзьям и партнерам я объявил, что предпочтительный способ связи — это электронная почта.
- Когда звонок всё-таки необходим, я готовлюсь к нему: составляю основные пункты беседы, список вопросов. Когда сажусь разговаривать — шпаргалка под рукой.
- Учусь быть кратким. Помогают опять-таки шпаргалки разговоров. Ты просто бежишь по всем подготовленным вопросам. Когда они заканчиваются, время прервать разговор.
Что использовать для хронометража?
Вариантов несколько.
- Блокнот, карандаш и часы. По ходу дня набрасываем туда все наши занятия.
- Диктофон. Этот вариант использовал я, как самый большой пропагандист использования диктофона.
- Различные сервисы и гаджеты. Мы живём в эпоху Big Data. Появляется всё больше гаджетов, отслеживающих нашу активность, которые нафаршированы различными датчиками. Думаю, лет через пять можно будет хронометраж вести полностью на автомате. И в конце дня получать красивый отчет-диаграмму с распределением наших занятий в течение дня. А пока можно установить программу RescueTime.
Итого
Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.
С чего начать строить свой тайм-менеджмент? С хронометража!
С этим справится даже девятиклассник.
Пишите в комментариях!
А вы проводили хронометраж? Сколько времени тратите вы на социальные сети, на телевизор и т.д.?
P.S.
Цикл статей «Тайм-менеджмент простыми» словами завершён!
Вот полный список всех статей:
Спасибо, что читали!
lifehacker.ru
Хронометраж в тайм-менеджменте. Индивидуальное планирование рабочего времени. Как применять и чего бояться
Представьте, что возле вашего рабочего стола день-деньской сидит сотрудник отдела кадров и записывает каждое ваше действие – будь то работа с клиентом или звонок по телефону, использование Интернета или заполнение бланка договора. А еще он записывает личные звонки, поступившие (ох как некстати!) от вашей мамы, бойфренда и подруги, и каждую из 6 чашек кофе, которые вы выпиваете за день. Представили? Такое применение тайм менеджмента кажется вам ужасом, имя которому Хронометраж? Давайте разберемся подробнее.
В действительности это разные понятия. Хронометраж помогает определить, сколько времени нужно на выполнение конкретной операции. Такого рода наблюдение позволяет впоследствии высчитать «норму времени». Что же касается Фотографии рабочего дня, то она используется для определения структуры использования рабочего времени. Другими словами, весь ваш, казалось бы неделимый, рабочий день «разложат» на несколько составляющих: время на выполнение основных операций (например, обработка заявки клиента), вспомогательных (уточнение некоторых данных для звонка клиенту), время на отдых (технический перерыв) и личные цели. Позже эта раскладка выльется в проценты к продолжительности рабочего дня. На практике эти две формы наблюдения используются вместе.
ХРОНОМЕТРАЖ ИЛИ ФОТОГРАФИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ?
Надо ли говорить, как сотрудники воспринимают хронометраж и фотографию рабочего дня? Разумеется, исключительно негативно - как открытое выражение недоверия руководства и убежденность в том, что на работе мы занимаемся чем угодно, только не рабочими вопросами.
Ну а как нам думать по-другому? Ведь фотографию рабочего дня никогда не организовывают для того, чтобы проанализировать, не слишком ли загружен работник, который, скажем, в настоящее время выполняет работу за себя и другую штатную единицу, которую недавно сократили. Такого вы от руководства никогда не дождетесь. Хронометраж всегда нацелен на выявление неэффективности и тунеядства сотрудников.
Вот такие советы для руководителей я нашла на одном из сайтов в разделе, посвященном хронометражу.
"Хронометраж, который совершенно незаслуженно исключен из арсенала нормирования труда, позволяет Вам как руководителю решить несколько важных задач:
1. Понять, чем занят Ваш сотрудник, сколько времени у него уходит на реальный рабочий процесс, а сколько он тратит на кофе-брейки и перекуры.
2. Проанализировать, насколько функционал для должности соответствует реальности. Это особенно важно, когда сотрудник обращается к руководству с вопросом о прибавке к зарплате и при этом убежден в том, что делает работу за троих. Быть может, это действительно так (однако это маловероятно), но не исключен и другой вариант, когда представление сотрудника о своей нагрузке совершенно не соответствует реальному состоянию дел.
3. Оценить временные затраты, необходимые для выполнения той или иной рабочей операции.
4. Рассчитать эталонное время для выполнения операций и процедур.
5. Выявить навыки сотрудника, которые требуют развития и совершенствования, потому что в нынешнем состоянии они не обеспечивают своевременности действий сотрудника.
6. Организация хронометража также поможет Вам увидеть обстановку в отделе, оценить настрой на работу всего коллектива".
ХРОНОМЕТРАЖ: БЫВАЕТ ЛИ ЭТАЛОН?
Все мы разные, отличаемся и темпераментом, и характером и, соответственно, временем, затрачиваемым на выполнение одной и той же операции. Например, если вас в отделе два человека, и оказалось, что ваша коллега шустрее выполняет какое-то действие (например, обрабатывает N-ное число документов в единицу времени), вы никогда и никому потом не докажете, что «подход к оценке должен быть индивидуальным». Вас станут считать нерасторопной, медлительной и ленивой. Я говорю о том, что кто-то может так повысить планку, что у руководства сложится неверное представление о времени, требуемом для того или иного трудового действия.
В частности, такая практика сложилась в одной из редакций, где я трудилась. Работала у нас одна девочка-трудоголик, которая в 2,5-3 раза перевыполняла норму знаков на одного журналиста. В итоге из-за нее журналистам за три года три раза увеличивали норму отработки. Норма была выполнима, но вопрос был в другом. Норма «входила в оклад», а гонорарами оплачивались только материалы, написанные сверх нормы. В общем, из-за этой девочки мы все потеряли часть своего заработка. И сейчас уже неважно, что этой девочкой была я…
Но дело, разумеется, не только в деньгах. Как, например, подсчитать время, необходимое оператору на верстку газетной полосы? Во-первых, полосы бывают разные по дизайну (где-то сложнее, где-то легче). Во-вторых, на них разное количество картинок и материалов. Кроме того, если редактор говорит: «Найди и поставь сюда какую-нибудь картинку, чтобы было изображено то-то», - то время, затрачиваемое на поиск, тоже будет разным – в зависимости от параметров поиска. В конце концов, и внесение правок в ту или иную полосу разнится в десятки раз – исходя из числа правок. Где-то их будет 5, а где-то все 30.
ХРОНОМЕТРАЖ И ТВОРЧЕСТВО
Но самое абсурдное применение тайм менеджмента, на мой взгляд, - это пытаться хронометрировать деятельность творческого работника. Представим, какой получится фотография.
9:00-11:00 - Сидит. Утверждает, что думает.
11:00-11:45 - Стучит по клавиатуре.
11:45-12:00 - Снова думает.
12.00–12.30 – Полез в интернет. Утверждает, что по делу – уточнить такой-то факт.
КАК СПАСТИСЬ ОТ ... ХРОНОМЕТРАЖА
Во-первых, нужно успокоиться. Подумайте, фотография рабочего дня может стать шансом донести руководству какую-то важную информацию. Например, о том, что из-за плохой работы соседнего отдела вам самим приходится делать за них часть работы, которую не предусматривает ваша должностная инструкция. Или о том, что в действительности вам приходится выполнять немало мелкой работы, о которой шеф и понятия не имеет. Наконец, вы можете показать, что действительно незаменимы, поскольку справляетесь не только со своими обязанностями, но и выполняете ряд других работ, осуществляемых в иных компаниях отдельными штатными единицами.
Во-вторых, никто вас в шею не гонит. Фотография рабочего дня позволяет вам не спеша, с расстановкой делать свою работу, при этом «не гоня коней» (поскольку вам от этого только хуже).
В-третьих, появляется возможность соблюдать при работе на компьютере технические перерывы, которые на практике все игнорируют. Другими словами, у вас есть шанс проявить больше заботы о своем здоровье.
В-четвертых, никто вам не мешает применять свои хитрости – особенно если шеф понятия не имеет о некоторых участках вашей работы.
И самое главное – не расстраивайтесь и будьте уверены в себе. Если вы отличный специалист, никому и ничему (включая хронометражу и фотографии!) не испортить вашего авторитета и репутации как добросовестного и старательного сотрудника!
Больше на этом сайте:
master-klass.biz
«Управление временем, или тайм-менеджмент «по–студенчески»
Можете ли вы воспроизвести в памяти вчерашний день?
Можете ли Вы вспомнить все что вы делали в течение дня, хотя бы с точностью до 30 минут?
Сколько времени вы потратили на еду, на транспорт, разговоры, реальные дела?
Как осуществлять анализ и учет времени?
этап. Учет времени
Учет времени проводится с помощью хронометража, т.е. в течение дня вы фиксируете каждые 15 минут вашей деятельности – едете ли вы в транспорте, разговариваете по телефону, готовитесь к семинару и т.д
Хронометраж вы можете вести следующим несколькими способами:
Способ 1.
Таблица №1.
Хронометраж 11
| Время дня | Деятельность |
| 6.30.-6.45. | умывался, |
| 7.00.-7.15. | завтракал |
| 7.15.-7.30. | одевался |
| 7.30.-7.45. | ждал транспорт |
| | ехал в универ |
| 8.00.-8.15. | спал |
| 8.15.-8.30. | ****** |
| 8.30.-8.45. | писал лекцию |
| 8.45.-9.00. | писал sms |
| 9.00.-9.25. | слушал преподавателя |
| 9.25.-9.35. | болтал на крыльце универа |
| ………. | ………………………………………. |
| 14.00.-14.30. | обед |
Действие хронометража на начальном этапе основано на следующем эффекте. Необходимость несколько раз в день, письменно, зафиксировать совершаемую работу и ее длительность, вырабатывает особого рода внимание к собственной деятельности, в частности – к ее временным характеристикам. Это внимание перерастает в чувство времени, которое является основой для дальнейшего повышения личной эффективности.
Главное, сделать письменную фиксацию дел и расходы времени на них естественной привычкой и не пытаться предпринимать никаких решительных действий по итогам наблюдений. Последнее особенно важно, т.к. быстро позитивно перестроиться не получается. Человек, что совершенно естественно, не готов к резкому изменению образа жизни с одной стороны, а результата хочется достичь почти сразу, с другой стороны, поэтому возникает объективное противоречие между потребностью во временной эффективности и невозможностью быстрой перестройки в управлении своим временем. Отсюда следует, что неразрешенное противоречие приводит к резкому спаду мотивации достижения успеха в деятельности с помощью технологии организации времени. Чтобы этого не происходило, к хронометражу нужно относиться спокойно.
Способ 2.
Когда простое фиксирование действий станет привычным, добавьте дополнительные графы: «качество работы», «удовлетворенность», «своевременность», «результат» и др.
Таким образом, вы сможете оценивать свою деятельность, выделять ее приоритетные направления, определите эффективность проведенного дня.
Таблица № 2.
Хронометраж 2
| Время дня | Деятельность | Качество | Удовлетворенность | Своевременность | Результат | Итог |
| 17.00- 18.00. | Подготовка к семинару | 60% | 3 | 5 | готовность к семинару | 4 |
| 18.00.- 18.30. | Болтала с подругой | 100% | 5 | 1. Надо было готовить ужин | Хорошее настроение | 3 |
| 18.30- 18.55. | Ехала в автобусе, думала как поговорить с деканом о курсовой | 20% (отвлекалась на мысли о выходных) | 2 | 1. Разговор с деканом завтра, а с другом сегодня вечером. Нужно было продумать разговор с ним. | 2. приду- мала 1 пункт плана курсовой | 2 |
| 19.00.- 21.00. | Занималась в зале | 100% | 5 | 5 | хорошее самочувствие | 5 |
Хронометраж позволяет повысить личную эффективность практически не затрачивая усилий. Психология человека такова, что как только он начинает отслеживать какие-либо показатели, они начинают изменяться, в желаемую сторону, не требуя дополнительных действий по их улучшению.
Этап 2. Анализ времени
Анализ времени заключается в том, что:
выделяете в материале хронометража стандартные «статьи расхода времени».
Например: Сон, Учеба, Работа, Подготовка к занятиям, Домашние дела, Развлечения, Спорт, Транспорт, Самообслуживание
подсчитываете количество времени, затраченного на каждую из выделенных статей
составляете диаграмму
Диаграмма 1.
Статьи расхода времени
после подсчитываете общее время, вычитаете полученное число из 24 и смотрите сколько часов у вас пропало.
далее необходимо провести анализ времени по полезности. Разделите все свои статьи расхода времени на 3 группы: «полезное время», «техническое время», «время-поглотитель»
Полезное время – время, которое работает на достижение ваших целей.
Техническое время – время, которое расходуется на поддержание и восстановление организма и окружения (сон, еда, уборка). Дела работают на поддержание текущего состояния
Поглотители времени – пустые развлечения, бесполезная болтовня. Эти затраты не являются необходимыми.
Диаграмма 2.
Анализ времени по полезности
Этап 3. Соотнесение распределения времени стратегическим целям
Для успешной работы необходимо ставить цели и задачи.
Если вы хотите чего-либо добиться, необходимо прописать стратегические цели деятельности. Неверно сформулированные цели ведут к неэффективному распределению времени.
Технология постановки целей очень подробно изложена в следующем параграфе «Как ставить цели?» (с…).
Итак, Вы сформулировали ближайшие или долгосрочные цели, средства их достижения согласно рекомендуемому способу:
1.
2.
3.
4.
5.
Затем, посмотрите на свой хронометраж недели. Сколько времени вы расходуете для достижения этих целей?
Например, цель: «Быть здоровым и подтянутым». Но человек на телевизор, еду тратит 30 часов в неделю, а на спорт - 0 часов.
Если текущий расход времени не соответствует вашим целям, существует 2 способа разрешения ситуации:
Этап 4.Построение идеальной структуры распределения времени
Выше Вы определили цели, конкретные виды деятельности, которые будут поддерживать их реализацию.
Теперь необходимо определить состояние, идеальную структуру времени, к которой надо стремиться.
1. Соотнесите свои цели с диаграммой №1, отражающей распределения Вашего времени по основным направлениям деятельности: Учеба, Спорт, Сон, Транспорт и т.п.
2.Увеличьте время на те виды деятельности, которые соответствуют вашим задачам, дополните новыми статьями расхода времени, уберите лишние.
3.Составьте Расписание с учетом целей.
4.Постройте идеальную диаграмму распределения времени
Как создать Расписание на неделю с учетом целей?
Таблица № 3.
studfiles.net
Тайм-менеджмент простыми словами. Хронометраж
На что вы тратите своё время в течение дня?
Хм… Часок на социальные сети, часа четыре на работу, часок на готовку пищи. Погрешность таких ответов будет процентов 300! Почему так?
Дело в том, что ощущение времени субъективно. Игры, социальные сети, ролики на YouTube – это затягивает. И время летит быстро. В то же время работа над скучнейшим отчётом может длиться всего 20 минут, а покажутся вечностью.
Время, которое мы тратим на полезные занятия, мы склонны преувеличивать. И наоборот, вред пожирателей времени мы преуменьшаем. То есть ошибка всегда идет во вредную сторону.
Тут нам и поможет хронометраж!
Эта статья написана мной для Лайфхакера.
Хронометраж — это?
Вы ходите и записываете, чем занимаетесь и как долго. Весь день.
Например:
- позвонил Васе — говорили про футбол — 15 мин;
- сходил за хлебом — 10 мин;
- читал Лайфхакер — 40 мин;
- программировал базу данных — 50 мин.
Погрешность
5 минут – более чем достаточно.
Даже грубый хронометраж крайне полезен.
Как долго этим заниматься?
Конечно, есть люди, которые ведут хронометраж всю жизнь. Но я, например, так не делаю.
2-3 дня — этого достаточно для того, чтобы…
… получить общую картину!
Да, вы получите чёткую картину того, что с вами происходило, как распределялось ваше время.
Вы увидите, сколько РЕАЛЬНО времени вы тратите на:
- социальные сети;
- игры;
- звонки;
- приготовление пищи;
- чтение;
- «зомбоящик»;
- спорт.
Вы увидите, сколько вы РЕАЛЬНО работаете.
В 100% случаев человек удивляется, глядя на эти результаты. Или ужасается. Это ещё лучше. Зато теперь он знает свои слабые места. Это самое главное!
Как все это использовать?
Я в своё время увидел, что моё слабое место — телефонные звонки.
Я экстраверт и болтун. Многие экстраверты, когда болтают, теряют чувство времени. Неудивительно, что я тратил 1-2 часа в день на пустой трёп.
Фу таким быть!
Я предпринял следующие шаги:
- Всем своим друзьям и партнерам я объявил, что предпочтительный способ связи — это электронная почта.
- Когда звонок всё-таки необходим, я готовлюсь к нему: составляю основные пункты беседы, список вопросов. Когда сажусь разговаривать — шпаргалка под рукой.
- Учусь быть кратким. Помогают опять-таки шпаргалки разговоров. Ты просто бежишь по всем подготовленным вопросам. Когда они заканчиваются, время прервать разговор.
Что использовать для хронометража?
Вариантов несколько.
- Блокнот, карандаш и часы. По ходу дня набрасываем туда все наши занятия.
- Диктофон. Этот вариант использовал я, как самый большой пропагандист использования диктофона.
- Различные сервисы и гаджеты. Мы живём в эпоху Big Data. Появляется всё больше гаджетов, отслеживающих нашу активность, которые нафаршированы различными датчиками. Думаю, лет через пять можно будет хронометраж вести полностью на автомате. И в конце дня получать красивый отчет-диаграмму с распределением наших занятий в течение дня. А пока можно установить программу RescueTime.
Итого
Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.
Хронометраж — это первый шаг в освоении тайм-менеджмента. Как первичный осмотр пациента, который даст пусть грубый, но диагноз. Покажет, к какому врачу идти дальше. Чаще всего придётся идти к «хирургу»:)
Пишите в комментариях!
А вы проводили хронометраж? Сколько времени тратите вы на социальные сети, на телевизор и т.д.?
P.S.
Цикл статей «Тайм-менеджмент простыми» словами завершён!
Вот полный список всех статей:
Спасибо, что читали!
n-man.ru
Хронометраж дня: правила и секреты
Прочитано: 287
Что человек может контролировать? То, что он может измерить, проанализировать и отследить. Если измерить не получается, то никогда не будет возможности и для контроля. Это аксиома. В этом ракурсе особую привлекательность начинает обретать техника «хронометраж дня» – важный элемент самостоятельного тайм-менеджмента.
Хронометраж дня: суть и задачи
Хронометраж… Слово даже не требуется перевода: «хронос» – время, «метр» – мерить. То есть нечто для измерения времени.
Обычно таблица.
Но составленная по определенным правилам.
Хронометраж и его значимость можно сравнить с домашней бухгалтерией. Чтобы понять, куда деваются деньги, нужно в системе вести учет расходов и доходов. Аналогично и со временем: чтобы понять, на что уходят часы и почему одна минута отдыха превращается в день безделья, необходимо снять фотографию дня во временном ракурсе.
Чаще всего рекомендован хронометраж рабочего дня, то, если честно, лучше снимать его по всей дневной протяженности. С утра и до самого момента сна. Толку будет больше.
Задачи хронометража дня просты:
- Понять, на что мы тратим наш невосполнимый временной ресурс.
- Найти неохваченные резервы времени или научиться их создавать.
- Выработать в себе «чувство времени».
Хронометраж – фотография дня – не требует для выполнения никаких особых знаний. Достаточно строго следовать трем рекомендованным шагам.
3 этапа создания хронометража дня
Честно говоря, хронометраж дня даже примеров не требует. Все настолько просто и понятно. Что нужно делать:
- Выбрать удобный носитель для фиксации потраченного времени. Это может быть блокнот, таблица в ноутбуке или смартфоне, ежедневник – то, что постоянно или чаще всего под рукой.
- Фиксировать, записывать все дела, длительность которых более 5 минут.
- Анализировать полученный результат
Теперь чуть подробнее. А если останутся вопросы, то их всегда можно задать в комментариях!
Как правильно заполнять хронометраж
Лучше всего уделять этому занятию каждые полчаса-час времени. Иначе можно что-нибудь забыть или исказить информацию. Понятно, что если длительность обязательного совещания 2 часа, а пара в университете 1,5, то фиксировать нужно именно эти временные отрезки. Но на работе или дома стоит уделять точности больше внимания!
Что именно нужно записывать?
Первый столбик (для таблиц) время начала действия; второй – время окончания; третий – описание выполненной задачи, мероприятия; четвертый – результат; пятый – самочувствие.
Если посмотреть стандартный образец хронометража рабочего дня, то предпоследнего столбца в нем обычно нет. И зря, потому что только реальный вывод по выполненной работе поможет понять – делом человек занимался или потакал случайным неконтролируемым хронофагам.
Последний столбик поможет анализировать производительность после определенных событий: после занятий в тренажерном зале, длительной дороги, по окончанию совещания у директора и т.п. И впоследствии даст возможность прогнозирования поведения при аналогичных ситуациях. Так что рекомендую!
Ведение качественного и количественного учета позволит реально оценить свои временные затраты, проанализировать их с учетом дополнительных факторов и, как следствие, повысить свою проактивность.
Хронометраж дня: анализ текущей ситуации
Сразу стоит оговориться: ни один пример или образец хронометража рабочего дня не поможет пониманию процесса учета и контроля времени. Поэтому стоит все делать самому – пусть пару дней, но самому. По итогам составленной таблицы можно увидеть главные моменты:
- Стандартные и часто встречающиеся хронофаги. Это самые настоящие «узкие места» нашего планирование. А ведь хронофагом может быть что угодно – даже совещание совета директоров компании, если там льется вода и не обсуждается ничего путнего.
- Задачи, на решение которых не хватает времени. Как сделать расчет ресурса времени уже обсуждали, а вот как найти это время покажет только хронометраж.
- Посчитать количество «потерянного» времени, всякие полезные коэффициенты и сделать нужные выводы.
Данные сведения дадут очень многое. Они научат ценить время, помогут увидеть нецелесообразность некоторых дел, укажут, где выискивать ресурсы, и, главное, позволят двигаться напрямую к поставленным целям. Так как самое основное в движении к мечте – время, которое мы может выделять для свершения конкретных шагов.
Конечно, можно довериться техникам исполнения желаний и шаманским практикам, но лучше комбинировать эзотерику и реальные работающие методы.
Как часто требуется проводить хронометраж дня
Упражнение не требует постоянного выполнения.
Для начала можно попробовать учитывать свое время пару-тройку дней. Обычно это хватает для первичной самодисциплины, но не дает полной картины.
Идеальное решение – вести хронометраж дня две недели.
Это позволит увидеть основные хронофаги, научится первоначальному контролю над временем и оценить свои реальные возможности в достижении планов.
Потом хронометраж можно прекратить и возвращаться к нему только для решения действительно значимых задач или для приведения своего графика в норму после отпуска или длительных выходных!
Интересные статьи:
mn-zd.ru
Тайм-менеджмент для Домохозяек в 3 этапа. Этап 1. Хронометраж
Этап 1. Хронометраж. В поисках утраченного
Для эффективного управления временем очень важно понять, где ты теряешь эти драгоценные секунды, минуты, а порой и часы.
Что такое Хронометраж
Хронометраж – это метод изучения затрат времени на непосредственное выполнение заданной операции путем наблюдения и измерения циклически повторяющихся ее элементов (частей).
Или, на человеческом языке, учет потраченного времени, при котором обнаруживаются дыры, в которые оно бесследно утекает.
Ты помнишь «Сказку о потерянном времени» Евгения Шварца? Там Петя Зубов, мальчик-третьеклассник, всё время везде «опаздывал да отставал, отставал да опаздывал и не тужил…», и в конце концов превратился в дряхлого старика, потому что «человек, который понапрасну теряет время, сам не замечает, как стареет».
А сколько времени ты теряешь понапрасну?
Можешь ли ты в точности воспроизвести в памяти весь вчерашний день? Всё, что ты делала в течение дня, ну, хотя бы с двадцатиминутной точностью? Сколько времени ты провела в транспорте, сколько ты потратила на разговоры, сколько на уборку, сколько на любимый сериал, а сколько на ребенка?
В большинстве своем, люди затрудняются это сделать.
Хронометраж позволит тебе не только определить, куда тратится твое драгоценное время, но и найти дополнительные резервы времени для себя любимой, о которых ты раньше даже не подозревала, научиться успевать больше, он поможет сделать твою жизнь намного эффективнее.
Учёт времени
Хронометраж. Способ №1: записывай свои действия каждые 15 минут.
Ты выбираешь определенный интервал, желательно 15 минут, и каждые 15 минут записываешь свои действия в таблицу. Вот такую…
Время дня | Что делала |
8:00 – 8:15 | |
8:15 – 8:30 | |
8:30 – 8:45 | |
Если для тебя 15 минут сразу сложно — то для начала можно каждые 30 мин.
Ты выбираешь определенный интервал, желательно 15 минут, и каждые 15 минут записываешь свои действия в таблицу.
Обычно возникает сомнение: “Как можно фиксировать свои действия каждые 15 минут? Сколько же времени я потрачу на сами записи?? Я же только и буду заниматься этими записями!”
Но: Если все грамотно организовать, то на это уйдет около 10 минут в день: примерно 10 секунд на одну запись в течение, скажем, 16 часов. Выгода, которые ты получишь от этого занятия, несоизмеримо больше.
Достоинства:
1. Это упражнение наглядно показывает, сколько времени ты вела хронометраж, а сколько бездельничала. А значит, гораздо легче обнаружить те участки твоего дня, которые сложнее всего поддаются хронометражу.
2. Вырабатывается устойчивая привычка каждые 15 минут задавать самой себе вопрос: «Чем я сейчас занимаюсь? Трачу ли я свое время понапрасну?».
Недостаток: этот способ плохо подходит, если у тебя в 15 минут вмещаются сразу несколько дел. Допустим: умыться – 1,5 мин., почистить зубы – 3 мин., одеться – 1,5 мин., разбудить сына в школу – 2 мин., сварить кофе – 3 мин., опять разбудить сына в школу – 2 мин., наорать на сына и стащить его с кровати – 3 мин. Или как записать, что ты разговаривала по телефону 18 минут?
Хронометраж. Способ №2: записывай каждое переключение внимания.
Ты делаешь запись в таблице в тот момент, когда переходишь от одного действия к другому.
Таблица для этого способа учета времени выглядит немного иначе:
Время | Действие | Длительность |
| 09:00 | Заправляла постель | 6 мин. |
| 09:06 | Убирала на кухне | 37 мин. |
| 09:43 | Ходила на рынок | 1,5 часа |
| 11:13 | Общалась по телефону | 20 мин. |
Достоинства такого учета:
Гораздо легче помнить о ведении хронометража, так как быстро вырабатывается привычка: «закончила что-то делать — отметь в таблице».
Точно узнаешь временную «стоимость» твоих обычных действий. Сколько времени стоит для тебя сходить в магазин, сколько стоит мытье полов, сколько стоит порыться в интернете, а сколько – испечь пирог?
“Любимый, я сбегаю на пару минут к соседке за сахаром. Помешивай борщ на плите каждые полчаса, пожалуйста…”
Недостатки:
Достаточно много времени тратится на итоговый подсчет длительности действий. Решение: в течение дня заполняй первые две колонки, а вечером, ну или в конце недели, когда будешь анализировать результаты, подсчитай продолжительность.
Легко можно сбиться на слишком обобщенный, некачественный учет. Ты действительно в течение двух часов каждую минуту говорила по телефону, и совсем не отрывалась и не отвлекалась от этого занятия, не думала параллельно о чем-либо ещё, не помешивала тот самый борщ …?
Например: с 9.00 до 13.00 – убирала…
Поэтому лучше всего объединить оба метода хронометража:
1. Веди учет времени способом №1, но при этом «на полях» фиксируй стоимость твоих основных затрат времени;
2. Веди учет времени способом №2, но ограничь себя во времени, например, на те же 15 минут;
3. Поработай 1-2 дня по способу №1 и когда ты уже выработаешь в себе привычку все время спрашивать себя «Что я сейчас делаю?» и выныривать из рутинного потока, спокойно переходи способу №2.
Выбери для себя самый удобный вариант и начинай действовать!!
Подсказки
1. Вести учет с утра до вечера сразу с первого дня – вещь нереальная, так как без привычки может произойти конфликт: или ты ведешь учет времени, или ты работаешь. Поэтому лучше начни с хронометража отдельных взятых фрагментов дня. Например, утро. А вот вечернее время и выходные, а также «личное» время, сложнее всего учитывать.
2. В первое время веди «безоценочный» хронометраж: просто фиксируй все, что делаешь, не оценивая и не переживая. Это связано с тем, что у большинства людей, которые только начали выполнять это упражнение, результаты вызывают шок. Например: «О, ужас!! Я провела перед телевизором целых 3 часа! Просто смотрела и ничего не делала, представляешь! Сидела и смотрела!». В результате ты начнешь избегать точно учитывать время. Чтобы это не произошло, используй другие формулировки: «Гляди-ка, оказывается, я целых 3 часа просидела у телевизора. Интересно! Так и отметим».
Ты узнаешь себя и это замечательно! А анализом займешься потом.
Далее: Этап 2!
Похожие статьи:
kursmd.ru
Хронометраж времени: как стать эффективным
Привет, друзья. С вами, Юрий Окунев.
Сегодня поговорим об одном из основных инструментов тайм-менеджера для оценки своих результатов: технике хронометража. Вклад этой практики в повышение личной продуктивности трудно переоценить. Она дает не только точные данные насчет того куда ушло время, но и вырабатывает чувство эффективности – своеобразный внутренний зуд, который уже никогда не позволит тратить время пустую.
«Хронометраж — это то же самое, что Бронтозябра, только совсем другое».Неизвестный автор
Что такое хронометраж?
Последовательная запись событий и времени, которое на них затрачено.Выглядит примерно так:
Ведётся обычно в программе Excel.Столбцы 1, 2, 4 – заполняются автоматически. Столбцы 3, 5, 6, 7 — вручную.
Зачем оно нам?
Время – деньги. Мы приходим в гипермаркет жизни с относительно небольшой суммой на счету. Если вам двадцать, впереди 40 лет активной жизни — это 345600 часов. За минусом сна — 230400. Всё, что вы хотите себе позволить оплачивается с этого счета.И всё бы ничего, вот только в кармане, где деньги лежат, имеется дырка. И даже не одна. Отсюда щедро отовариваются все кому не лень. Первые двадцать лет, когда временем ребенка в основном распоряжаются родители, мы уже исключили из расчетов. Ничего не поделаешь. Проехали. Что дальше?
Представьте себе:
Гипермаркет. Продается всё: заводы, газеты, пароходы, космические корабли, кока-кола, гамбургеры, красивые женщины, путешествия, семейные и дружеские отношения и т.д. и т.п. Вы восхищенно оглянулись, набрали в грудь побольше воздуха и, чувствуя себя почти миллионером, произнесли: «Хочу…»Улыбчивый продавец говорит: «Конечно! Конечно! Всё, что пожелаете! Но сначала оплатим стандартные счета. Вот, пожалуйста» —«Счет на сутки»
| №п.п. | Вид расходов: | Стоимость/часов |
| 1. | Обслуживание тела: умыть, одеть, накормить, напоить, в баньке попарить* | 3 |
| 2. | Семейные дела: детей в садик-школу отправить — встретить, одежду постирать, еду приготовить, с женой пообщаться… | 2 |
| 3. | Обеспечение финансами: работать Батенька! Ну и доехать до работы и обратно | 10 |
| 4. | Новости планеты: телевизор, соцсети | 2 |
| 5. | Кино, вино и домино (опционально) | |
| ИТОГО: | 17 | |
| *предоставляется раз в неделю. |
— Ну надо так надо. Всего семнадцать часов. А у меня их двести тысяч. Давайте подпишу! Хочу…— Конечно! Конечно! А спать вы планируете?— Спать? Ну да. Часиков семь восемь в сутки надо и поспать.— Хорошо. Семь часов сна. Подпишите здесь.— Хочу… вот это!— Сожалеем, средств на счету недостаточно для покупки.— Ну, тогда… – это.— Средств недостаточно.— Это?— Недостаточно!— Да что же я могу себе позволить?— На вашем счету «НОЛЬ!— Как же так?— Пожалуйста, покиньте помещение. Не мешайте нашим посетителям!
Вот так: вроде бы все правильно сделал, но при этом НИЧЕГО НЕ СДЕЛАЛ.
Что дает хронометраж:
- Делает очевидными затраты и потери времени на ежедневном уровне. И если сегодня вы ошиблись, завтра можно исправиться.
- Дает объективные данные! В НЛП есть такой принцип – «Карта не равна территории». Наше представление о том, на что тратится время, может довольно сильно отличаться от реальности. Часто после первых дней ведения хронометража, люди испытывают настоящий шок: «И это моя жизнь?!»
- Является будильником, который 50 раз в день напоминает о поставленных целях. Человеку свойственно погружаться в текущую задачу, забывая обо всём остальном. Хронометраж побуждает постоянно спрашивать себя: «Что я сейчас делаю?». В этот момент происходит автоматическая сверка курса: «Это приближает меня к цели?».
- Работает как увеличительное стекло: позволяет рассмотреть свою жизнь в мельчайших подробностях и обнаружить совершенно неожиданные ресурсы.
- Вырабатывает чувство эффективности. Спустя несколько недель практики проявляются два интересных сопутствующих эффекта, которые резко снижают количество непродуктивного и «мусорного» времени в жизни:
- Вы начинаете прикидывать, работает ли какое-либо действие на цели ДО того, как начнете им заниматься.
- Если уже вляпались в какую-то непродуктивную деятельность, возникает легкий дискомфорт на физическом уровне — звоночек: «Приятель, проснись, паровоз уходит!»
- Работает, даже когда всё плохо. Чтоб ставить цели, писать планы, выполнять намеченное нужно иметь определённый заряд бодрости, потенциал внутренней силы. Бывают такие моменты, когда любое дело просто валится из рук, делать ничего не хочется абсолютно. Даже в таком состоянии вы можете открыть файлик хронометража и накорябать пару тройку коротких записей: «Ничего не делал. Тормозил. Пускал пузыри. Хандрил. Плевал в потолок». А это совершенно другой уровень: «Я не бездельничаю. Я анализирую свою эффективность в состоянии нестояния». И вот вы уже способны написать пару строк в дневник, а там и до продуктивной деятельности рукой подать.
- То, что мы отслеживаем, изменяется в нужную сторону без дополнительных усилий. Это правило действительно работает. Можете проверить на чем угодно. Начните измерять свой вес, количество отжиманий от пола, количество прочитанных страниц, выученных слов. Первые 20-30% улучшений произойдут без всяких усилий просто за счет повышения осознанности.
Что такое ПРОДУКТИВНОЕ ВРЕМЯ.
Логично предположить, что продуктивным является время по завершении, которого мы имеем на руках некий продукт. По определению классика менеджмента Л.Рона Хаббарда:
«Продукт – это высококачественная вещь или услуга в законченном виде, переданная человеку или группе, для которых она является полезной, в качестве обмена на что-либо ценное». «Ценный конечный продукт является ценным, потому что его потенциально или фактически можно обменять на что-нибудь. Ключевые слова здесь – можно обменять».
Спросите себя – «Что я даю миру? Какие именно действия приводят к появлению этого»?
Обычно, человек производит некоторое количество продукта, на своей работе. Однако, будет неправильно сказать: «Я хожу на работу, значит, в моей жизни есть минимум восемь часов продуктивного времени». Бывает, что реально человек работает только четыре из них. А из четырех — три часа производит то, что продуктом не является (никогда не будет обменяно, на что-либо полезное). То же самое верно и для других видов деятельности: спорта, времени в семье и т.п.
Тайм менеджер должен точно знать, что он производит и благодаря каким именно действиям появляется каждый конкретный продукт.
Итак, мы производим продукт на работе. Что еще?
Возможно, продуктивным является время, выделяемое на хобби и творчество.Сюда же относится время «на заточку рабочего инструмента» – нашего тела и разума. Это спорт, самообразование, общение с успешными людьми и т.д.
Как быть с временем, которое проводится в семье? Применяем общий принцип – если вы что-то сознательно отдаете своим близким: свое внимание, энергию, опыт – это продуктивно – этим вы формируете свое окружение, делаете вклад в отношения. Если же в основном получаете — это, как правило, непродуктивное время.
Вы скажете – «Но ведь зубы чистить тоже необходимо»! Что насчет времени на гигиену, питание, дорогу до работы и обратно»? Да машину нужно время от времени ремонтировать и периодически заправлять. Но нас интересует только время в движении. Поэтому самообслуживание и время на перемещения к продуктивному не относим.
Эффективный человек – производит в разы больше того, что нужно ему и его семье для личного потребления. Если вы производите ровно столько, сколько потребляете — творческий баланс равен нулю.
Колесо счастья
Каждый человек осознанно или не осознанно придерживается определённой системы ценностей. Проявляются эти ценности в том, на что реально тратится время. Повторяющиеся действия, на которые уходит основное время, называются ключевыми областями деятельности. Наша задача сделать так, чтоб ростки надежд и проектов, посаженные в каждой из таких областей, регулярно поливались нужным количеством времени и внимания.
Ключевые области деятельности:
- Самоорганизация
- Здоровье, развитие тела
- Семья
- Самообразование
- Работа и творчество
- Отдых, общение с друзьями, развлечения
- Самообслуживание: питание, гигиена, и т.п.
- Хозяйство: приборка, стирка, чистка одежды и обуви, огород, ремонт в квартире и т.д.
- Духовная практика
Есть и непродуктивное время: время в пути ,безделье, ожидание чего-либо, пустые разговоры и т.д.
Ключевые области деятельности взаимосвязаны. Провал или рост по одной из них тянет за собой все остальные. Чтоб оценить, насколько гармоничны ваши ключевые области взгляните на «Колесо счастья».
- Отметьте на рисунке насколько вас устраивает каждая из ключевых областей.
- Соедините отмеченные точки и заштрихуйте получившуюся фигуру. Это колесо, на котором вы едете в своё будущее. Приятной поездки.
Как вести хронометраж
- Составьте в Excel табличку для учета времени по образцу, приведенному в начале статьи, или скачайте бланк здесь . Если вы больше времени находитесь вдали от компьютера, используйте блокнот.
- Каждые полчаса или чаще записывайте, что делаете, и в какое время завершается действие.
Полезные правила:
- Записи делаются при каждом переключении внимания. Если вы начали писать статью и занимаетесь этим два часа без перерывов и отвлечений – достаточно записи:10:00, «Писал статью». Но если за это время вы трижды попили чай, приняли десять телефонных звонков, сбегали в магазин, и обсудили с коллегами результаты последнего футбольного матча – в записях должно отразиться каждое событие, которое заняло больше 2-3 минут.
- Оптимальная точность учета – 5-10 минут.На начальном этапе, можно установить в смартфоне таймер, который каждые тридцать минут будет напоминать о необходимости сделать очередную запись. Помните, что резервы эффективности прячутся именно в деталях.
- Что делать если вы забыли записать расходы времени за несколько часов или целый день?Не переживайте. Запишите то, что вспомните и продолжайте вести учет дальше. Если не помните, что происходило, в определённый промежуток времени так и напишите – «Не помню». Когда нужная привычка сформируется, помнить о необходимости сделать очередную запись будет совсем несложно.
Как анализировать полученные данные.
- Определите, что вы хотите выяснить.
Предварительные задачи могут быть такими:a) Понять, сколько времени в сутки тратится продуктивно (чтоб увеличить этот показатель).b) Выяснить, затраты на каждый вид деятельности (чтоб гармонизировать свою жизнь).c) Найти резервы выяснив, где время тратится непродуктивно.d) Выяснить сколько времени затрачено на конкретный проект.e) И т.д.
- Выберите подходящий вариант обработки данных.
Вариант 1 – самый простой. Подойдет для первого эксперимента. В конце дня пересмотрите записи, отметьте строчки с расходами времени на интересующий проект или область деятельности, подсчитайте сумму затраченного времени.
Вариант 2 – полуавтомат — с использованием сортировки в Excel. Пригодится, чтоб сразу проанализировать неделю или месяц. Переносите записи хронометража в Excel. В столбце 6 – код вида деятельности, ставите цифру, обозначающую интересующий проект.
Ставите на столбец 6 фильтр.
Выбираете из выпадающего списка нужный код. И опля – список строк с временем, посвященным конкретному проекту – перед глазами.
Осталось скопировать выделенные ячейки, перенести на другую страничку и суммировать получившиеся данные.
Понятно, что такой фокус можно проделать для любого количества проектов.
Вариант 3 – автоматический. Если вы всерьез, решили поработать над своей продуктивностью, и намерены вести хронометраж не неделю или две, а несколько месяцев или даже лет потребуется более совершенная система аналитики. Вы можете купить небольшой скрипт (файл Excel с запрограммированными формулами), который автоматически сделает выборку по интересующим вас проектам. Достаточно скопировать данные из таблицы хронометража на страничку расчетов, и станет ясно сколько времени за выбранный период было посвящено каждому из отмеченных проектов.
Если вся ваша работа связана с компьютером вам, возможно, подойдет онлайн-сервис учета рабочего времени . О нем я чуть поздней напишу отдельную статью. В качестве бонуса для читателей моего блога: купон my_day позволит вам получить персональную скидку в 10%.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.
На этом сегодня все. До скорых встреч. Ваш Юрий Окунев.
my-day.pro
