Как расставить приоритеты? Матрица Эйзенхауэра – решение вопроса! Важные срочные важные несрочные

Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте! Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб! Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию... Читать подробнее..

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

«С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф»

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Пример распределения дел с помощью Матрицы Эйзенхауэра

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

А квадрант Важные срочные дела

В квадрант Важные несрочные

С квадрант Неважные срочные

D квадрант Неважные несрочные

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

матрица Эйзенхауэра пример

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

матрица Эйзенхауэра

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

починить табуретку, чтобы не шаталась;
обратиться к стоматологу с болью в зубах;
подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
незапланированное совещание у шефа;
провести время в социальных сетях;
овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное):

подготовка к рабочему проекту;
незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное):

обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное):

звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное):

починить табуретку, чтобы не шаталась;
провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

« Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений»

Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Так же вам может быть интересно:

zazama.ru

Как успевать делать всё самое важное и не тратить время зря

Важные дела — это наши долгосрочные проекты и цели. Например, книга, которую мы хотим написать, или компания, которую мечтаем основать. От этого нас постоянно отвлекают дела срочные: звонки, совещания, встречи, электронная почта — всё, на что нужно реагировать немедленно. Как же перестать тратить всё своё время только на такие дела?

Определите, что для вас важно

Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.

Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США

Чтобы определить самые важные для себя дела, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Этот метод делит ваши задачи на четыре категории.

Верхний левый сектор — важное и срочное. Сюда попадают разные проблемы, непредвиденные ситуации и крайние сроки.
Верхний правый сектор — важное, но несрочное. Сюда могут входить отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
Нижний левый сектор — неважное, но срочное. Это совещания, звонки и прочая подобная деятельность.
Нижний правый сектор — неважное и несрочное. К этой категории можно отнести бесполезные дела, отнимающие время, развлечения и другие мелкие дела.

Понятно, что сначала нужно разобраться с важными срочными делами. Потом — сократить количество неважных и несрочных дел. Сложности возникают, когда мы пытаемся распределить дела из двух оставшихся категорий.

Большинство людей всегда старается сначала отделаться от срочного. Но если мы постоянно заняты только им, мы так и не добираемся до действительно важного.

Лао-цзы когда-то заметил: «Сказать „У меня нет времени“ — то же самое, что сказать „Я не хочу это делать“». А Пикассо советовал «откладывать на завтра только то, что вы не хотите завершить до конца жизни».

Превратите важные дела в срочные

Установите крайний срок

Именно они делают срочные дела срочными. Если у важного дела нет срока выполнения, вы всегда будете откладывать его на потом. Поэтому постарайтесь разбить своё важное дело на небольшие шаги и установите для каждого крайний срок.

Определите последствия

Но одного крайнего срока недостаточно. Ведь если вы пообещаете себе на этой неделе обязательно сходить в спортзал, но не сдержите обещание, ничего страшного не случится и вы просто перенесёте срок на следующую неделю. Срыв сроков должен иметь какие-то серьёзные последствия, чтобы у вас действительно появилась мотивация.

Вот несколько способов, которые помогут воспринимать поставленные сроки более серьёзно.

1. Сообщите о своём намерении

Так вы точно не сможете просто отмахнуться от своего обещания. Но только ставьте действительно реалистичные сроки.

2. Введите поощрения и наказания

Заранее продумайте систему поощрений и наказаний. Только учтите, что поощрять или наказывать себя в конце срока должны не вы сами, лучше попросите кого-то из друзей.

3. Оставьте себе напоминания

О сроках легко можно забыть, если ничто о них не напоминает. Поэтому позаботьтесь об этом заблаговременно. Занесите дату в свой календарь, наклейте стикеры на рабочий стол, можете даже повесить один в ванной или на кухне.

Срочные дела всегда найдутся, их хватит на целый день, неделю, год, а то и на целую жизнь. Но гораздо важнее тратить время и силы на действительно значимые дела, чтобы потом не сожалеть о том, что вы так и не успели сделать.

lifehacker.ru

Как расставить приоритеты? Матрица Эйзенхауэра

Друзья, приветствую!

Бывало ли у Вас такое✔️ У вас накопилась целая гора дел и вы устали ее бесконечно разгребать?✔️ У вас непрерывно появляются новые задачи и вы не знаете, в каком порядке их лучше выполнять?✔️ Вы не знаете точно, какие дела нужно сделать в кратчайшие сроки, а что можно отложить в «долгий ящик»?✔️ Вам сложно определять приоритет дел, чтобы эффективнее достигать поставленных целей?

Чтобы решить подобные проблемы, разработано множество методов организации и приоритизации дел. Все они отличаются сложностью, точностью и наглядностью. Для более удобного их использования разработано множество разных инструментов: специальные ежедневники, компьютерные программы, онлайн-органайзеры, мобильные приложения и т.п.

Одним из самых популярных методов является матрица Эйзенхауэра или матрица приоритетов. Его разработал президент США Дуайт Эйзенхауэр для организации своих дел и их более эффективного выполнения, когда его начали мучать проблемы, описанные в начале статьи.

Для применения этого метода нужно каждое дело оценить по двум критериям: является ли оно важным или нет и срочным или нет. Для визуализации используется прямоугольная таблица (матрица) с 4-мя клетками.

1. Важно-Срочно.

Это самые важные дела, которые нужно выполнить в ближайшее время. Кто-то таким делам, так сказать, рад, они мобилизуют человека и он выполняет их быстрее.А для кого-то даже небольшое количество таких дел может создавать эмоциональную напряженность, стресс. Тогда человек может впадать в ступор, паниковать и откладывает такие дела, хотя осознает, что их нужно сделать как можно быстрее.Но из-за спешки в их реализации, качество результатов может оказаться ниже, чем ожидалось. Поэтому лучше стремиться к тому, чтобы эта область была пустой.

Такие дела могут появляться из-за ошибочного планирования, неверного определения требуемых ресурсов для их выполнения, недостатка опыта, неадекватной оценки, форс-мажоров, лени и т.п.При появлении таких дел нужно сразу проанализировать их, определить причины, по которым важное дело стало срочным, устранить их и быстро реализовать такие дела.

2. Не важно-Срочно.

Это дела, которые по каким-то причинам стали срочными, но их выполнение не особо влияет на достижение целей. Обычно в этой области находятся «чужие» дела, которые обязаны выполнять, а не которые хочется.Такие дела лучше делегировать или отказаться от них, конечно если это не приведет к негативным последствиям (штрафам, наказаниям и т.п.).

Большое количество дел в этой области может говорить о том, что человек сильно зависит от кого-то, кто ставит перед ним задачи и использует его в качестве ресурса.Это означает, что человек не может полноценно заниматься своими делами, а значит, не приближается к личным целям. В этом случае нужно стать свободнее, определить, кто навязывает цели, избавиться от отношений с ним или сделать их взаимовыгодными. Поэтому эту область также лучше делать пустой.

3. Важно-Не срочно.

Это самые важные дела, которые не имеют срока или он пока достаточно большой.

Эти дела нужно выполнять сразу после того, как выполнены все срочные дела. Наличие большинства дел в этой области говорит об эффективном планировании, приоритизации и управлении своей жизнью.

Такие дела выполняются равномерно, в комфортном режиме (но не медленном), а качество результатов обычно превосходит ожидания.Следовательно, эти дела лучше всего влияют на достижение целей, поэтому нужно стараться, чтобы большинство дел находилось именно в этой области.

4. Не важно-Не срочно.

Это самые бесполезные дела, которые не стоит выполнять или можно выполнять в свободное время, например, для отдыха, развлечений. Такие дела, как правило, появляются вследствие недостаточного планирования или некорректной постановки целей. Если нельзя от таких дел отказаться, то лучше заменить их аналогичными, но более важными делами, которые окажутся в области «Важно-Не срочно». Например, вместо дела «поиграть в игру» можно выполнить «потренировать какой-то навык» или «позаниматься спортом». Также старайтесь, чтобы эта область оставалась пустой.

Таким образом, согласно этому методу, самой полезной областью является «Важно-Не срочно». Поэтому нужно выполнять постановку целей и планировать их так, чтобы большинство дел оказывались именно в этой области (но делать это нужно адекватно, а не так, что поместили сюда дело, а на самом деле его нужно было выполнить еще вчера). Тогда достижение целей будет наиболее успешным, эффективным и комфортным.

При определении порядка выполнения дел пользуйтесь следующим правилом: сначала выполняйте самые важные и срочные дела, затем – срочные неважные, затем важные несрочные. А несрочные неважные дела, возможно, и вовсе не стоит выполнять.

Чтобы метод был еще более точным, можно использовать не 4 области, а шкалы «Важность» и «Срочность» со значениями от 0 до 10.Тогда каждое дело нужно субъективно оценить: насколько оно важно по шкале от 0 до 10, и насколько срочным оно является также по шкале от 0 до 10.Затем дело располагается в клетке матрицы на пересечении поставленных значений.Аналогично изначальному варианту метода, наилучшей считается область важных и не срочных целей, т.е. с важностью 5-10 и срочностью 0-5.

Да, и еще, по матрице Эйзенхауэра – есть мобильное приложение, основанное на этой системе:

iOS: https://goo.gl/txXbmB (прямая ссылка на AppStore)

Напишите в комментариях, какие инструменты эффективности вы используете?

А я позже поделюсь с вами системой, с которой я сам работаю сейчас. Это простая система с приложением на смартфон и все другие платформы, которая помогла и помогает мне разобраться с моим потоком дел, задач, проектов и т.д.

Если это интересно и полезно, напишите в комментарии, поставьте лайк, поделитесь в соцсети.

До связи,

Александр.

Кстати, вот мой бот-помощник в Телеграм, который найдет любую информацию на этом сайте по вашему запросу.

А также подключайтесь к каналу в Telegram и получите информацию первым! (там, кстати, много эксклюзива и личного, которого нет здесь в блоге)

Похожее

ratinsky.com

Семь навыков высокоэффективной личности (часть 2)

Сегодня я хотел бы продолжить обсуждение книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективной личности», речь пойдет о том, как мы расходуем свое время, о стратегиях планирования времени.На самом деле, то, как мы расходуем свое время, определяет практически все в нашей жизни. Ведь именно благодаря наличию времени мы можем выполнять определенные проекты и решать задачи, которые ставит перед нами жизнь. Поэтому, уделить внимание вопросу эффективного распределения времени просто необходимо.

Итак, Стивен Кови разбивает все дела на четыре группы:1. Дела срочные и важные;2. Дела срочные, но неважные;3. Дела несрочные, но важные;4. Дела несрочные и неважные.

От того, каким образом мы распределяем свое время между этими группами, зависит наша эффективность, наша способность выполнять проекты и развиваться. Рассмотрим каждую группу дел в отдельности.

Дела срочные и важные (1)

За выполнение задач из этой группы мы беремся немедленно, они просто вынуждают нас приступить к работе над ними. Эти дела можно отнести к разряду маленьких кризисов. Вот несколько примеров таких дел: срочно погасить часть кредита (иначе вам начислят штрафы и испортят вам кредитную историю), вызвать водопроводчика (иначе вы устроите мини-бассейн у себя дома), сходить и заплатить по счетам за телефон (без связи жить тоже не уютно) и т.д.

Большинство людей решают эти задачи сразу, так как последствия промедления здесь очевидны, и никто не хочет с ними столкнуться. Чрезвычайно редко можно оптимизировать время в этой сфере, поэтому будем считать эту сферу не гибкой.

Но все же важно кое-что понять. Некоторые люди таким образом строят свою деятельность, что большинство их дел начинает попадать в эту сферу, то есть они постоянно затягивают до последнего дня решение вопросов, и эти дела превращаются в маленькие (а порой и большие) кризисы – человек становится антикризисным управляющим, живущим в постоянном стрессе.

Как видите, хотя мы и не обладаем возможностью сократить время на решение срочных задач, мы обладаем возможностью предотвратить появление многих из них, благодаря предупреждению появления таких дел.

Дела срочные, но неважные (2)

К этим делам можно отнести задачи, основанные на расписании, которое устанавливаете не вы. Например, просмотр блока новостей может оказаться срочным делом, если до его начала остается 5 минут. К таким же делам относятся разговоры по телефону, разговор со знакомым, который попался вам по пути и т.д. Все эти дела требуют от вас срочного выполнения определенных действий, но в своем большинстве эти дела не являются важными. Последствия от выполнения таких дел не заметны и не ощутимы, зачастую мы можем ими пренебречь.

Дела несрочные, но важные (3)

Эта группа дел, на которую зачастую обращают меньше всего внимания, ведь эти дела не срочные. К ним можно отнести следующие задачи: изучение иностранного языка, занятие спортом, изучение инвестирования, изучение гражданского кодекса и своих прав, развитие в себе определенных полезных навыков и т.д.

Эти дела всегда можно отложить (что многие и делают), но именно время, затраченное на выполнение этих задач, приносит максимальную пользу в будущем.

Дела несрочные и неважные (4)

К этой группе дел можно отнести любой вид активности, связанный с отдыхом и развлечениями, походы в кино, отдых с друзьями, просмотр ток-шоу и т.д. Эти задачи не требуют от нас значительных усилий, так как мы выполняем их с удовольствием.

Эффективное распределение времени между группами дел

Теперь, когда мы ознакомились с классификацией групп, мы готовы приступить к распределению времени между этими группами. Как замечает Стивен Кови, большинство людей занимаются делами 1-ой группы, а, выполнив их, начинают заниматься делами 4-ой. То есть, решив критические вопросы, люди расслабляются и отдыхают, ожидая появления следующего кризиса, который заставит их опять активно действовать.

Учась в институте, я поступал подобным же образом, я занимался тем, что просто уже «горело» и могло поставить под угрозу мое дальнейшее пребывание в институте. Курсовые работы я всегда выполнял в последний момент, испытывая при этом не самые приятные чувства волнения. Каждый раз после того, как я сдавал очередную работу, я клялся себе, что в будущем буду все делать равномерно, не затягивая до последнего момента. Как вы понимаете, это случалось редко.

Многие люди переносят такой образ действий в свою взрослую жизнь, их работа над рабочими проектами напоминает подобную ситуацию. Уже работая в НИИ, я замечал подобное отношение к работе у некоторых руководителей групп, они начинали напрягаться сами и напрягать других в тот момент, когда сроки начинали поджимать, а после того, как очередное узкое место было пройдено, они практически останавливали всяческую активность.

Дело в том, что именно эффективное предотвращение таких кризисов, может сэкономить наше время и нервы в будущем. Конечно, необходимо решать вопросы 1-ой группы (кризисной), но затем необходимо большую часть времени переносить на 3-ю группу дел, на дела важные, но несрочные.

В этом отношении положительным примером может послужить школьная и ВУЗовская система образования. Большинство людей заканчивают школу или ВУЗ, несмотря ни на что. Это происходит благодаря самой системе образования, благодаря плану занятий, этот план и представляет собой перенос акцента на важные, но несрочные дела. Ваше время организует система таким образом, чтобы вы получили необходимые знания к определенному моменту в будущем. Сейчас вам эти знания не так важны, вы их не используете, но если вы не получите их сейчас, то в будущем у вас возникнут проблемы – система образования сама заставляет вас предотвращать возможный кризис в будущем.

Таким же образом вы должны сами подходить к своему времени, выйдя из учебных заведений, и начав независимую взрослую жизнь.

В свое время я начал изучать английский язык, это не было для меня срочным делом, но это было важно. Благодаря языку я сумел найти множество нужной мне информации, которая была бы мне недоступна, не обладай я необходимыми знаниями.

Сейчас я изучаю методики работы с подсознанием, инвестирование и психологию предпринимательства – все это позволило мне начать собственный бизнес и поможет в дальнейшем. Все эти дела не являются срочными, но они действительно важны, если вы хотите достичь чего-то в своей жизни.

Не забывайте и про другие группы дел, мы – не роботы, мы не можем все время действовать активно, без отдыха. Спланируйте свое расписание с учетом ваших возможностей, но обязательно выделите время на все четыре группы дел, не забывая о том, что именно несрочные, но важные дела, определяют ваше будущее.

Возможно, вам поможет следующее упражнение.

Напишите две линии своей жизни. Первая линия, будет отражать ваше движение, при условии, что вы продолжите игнорировать дела из 3-ей группы, постоянно оставляя их на потом. Вторая линия, будет отражать ваше будущее, при условии, что вы выделите хотя бы какое-то время на эти важные, но не срочные дела.

Убедитесь в том, что вы заглянули достаточно далеко в будущее. Пусть это будет отрезок 10-20 лет. Сравните эти две линии и то, куда приведут вас эти два пути. Я не хочу ни в чем вас убеждать, сделайте это сами. Вообще, привыкните принимать ответственность на себя, подходите сознательно к тому, что вы делаете. Взгляните на сегодняшнюю свою жизнь сознательно, не бойтесь посмотреть в зеркало.

Итак, мы пришли к выводу о том, что необходимо распределять время между всеми четырьмя группами дел, уделяя значительное внимание 3-ей группе важных, но несрочных дел. В какой же области находятся дела этой группы? Ниже я приведу несколько таких областей, на которые необходимо запланировать определенное время в вашем расписании.

1. Физическое здоровье. Занятия спортом. Именно здоровье поможет осуществить вас все свои глобальные проекты, да вы и сами все отлично понимаете.

2. Развитие своих интеллектуальных способностей (иностранные языки, расширение кругозора, знакомство с новинками современных технологий).

3. Знания финансовой стороны жизни. Эти знания позволят вам в немалой степени улучшить свое материальное положение, они предотвратят тот кризис, что случился с поколением наших бабушек и дедушек.

4. Личные взаимоотношения. Эта сфера является одной из самых важных сфер жизни, ведь наша жизнь – это постоянное взаимодействие с окружающими, особенно с любящими нас людьми. Уделите внимание этой части вашей жизни.

Сегодня я уделяю значительную часть своего времени работе над собой, над своей эффективностью, над приобретением новых знаний, над улучшением материальной и духовной сторон своей жизни. Результаты действий в этой области не проявляются сразу, но их влияние на ваше будущее сложно переоценить.

Напоследок я хотел бы пожелать вам гармоничной жизни и достатка времени.

Некоторые люди считают, что жить по расписанию – это скучно, это насильственное принуждение себя. Поверьте это не так. В любом случае вы планируете свое время, просто без сознательного подхода к этой области любому человеку свойственно забывать (или сознательно игнорировать) важные стороны жизни. Отдать контроль над тем, куда расходуется ваше время, ваша жизнь – это не самое лучшее, что вы можете сделать. Сегодня я уделяю значительную часть своего времени работе над собой, над своей эффективностью, над приобретением новых знаний, над улучшением материальной и духовной сторон своей жизни. Результаты действий в этой области не проявляются сразу, но их влияние на ваше будущее сложно переоценить. Напоследок я хотел бы пожелать вам гармоничной жизни и достатка времени.

www.yourfreedom.ru

Матрица Эйзенхауэра продолжение

Сегодня мы коснемся важного аспекта науки об управлении временем – откладывания дел в долгий ящик. Одним из ключевых навыков тайм менеджмента является расстановка приоритетов, когда мы передвигаем важные и/или срочные дела на первое место в списке дел. Но куда при этом девать не очень важные и не очень срочные дела? Можно ли их откладывать в долгий ящик и как долго их можно там хранить?

Во времена царя Алексея, отца Петра Первого, в селе Коломенское перед царским дворцом стоял длинный ящик, в который любой мог положить свою жалобу. Однако дождаться какой-то реакции на жалобу удавалось далеко не каждому. И даже «везунчикам», чьи жалобы рассматривались, приходилось ждать решения вопроса месяцы, а то и годы. Отсюда на Руси пошла поговорка про долгий (синоним слова «длинный») ящик. Со временем глагол «положить» заменился на «отложить», подчеркивая затяжной характер такого действия.

В современном динамичном мире целесообразность «долгого ящика» поставлена под вопрос. Стоит ли вообще откладывать в него дела? И можно ли научиться этот «долгий ящик» эффективно использовать?

Основную часть содержимого «долгого ящика» составляют несрочные и неважные дела, четвертый наименее приоритетный квадрат матрицы Эйзенхауэра, где все дела предлагается делить на:

срочные и важные,
срочные, но не важные,
важные, но не срочные,
несрочные и неважные.

Эксперты, описывающие матрицу Эйзенхауэра, подробно обсуждают, что делать с первыми тремя группами дел. Четвертую же группу они обычно игнорируют. Ведь она несрочная и неважная. Однако она все равно никуда не девается, дела в ней неизбежно накапливаются. Так что с ними делать?

А нужен ли «долгий ящик»?

Роберт Поузен, успешный топ-менеджер, автор книги «На пике возможностей», категорически против какого-либо откладывания дел. Он предлагает радикальный подход:

«По возможности решать низкоприоритетные задачи нужно по мере их появления. Откладывая дела в долгий ящик, вы теряете много времени и переживаете по пустякам. Каждый день вам приходит много сообщений — от коллег, членов семьи, друзей и незнакомцев. Всем им нужно уделить время. Получив сообщение, решите для себя: проигнорировать его или отреагировать. Я считаю, что на 80% писем можно не реагировать: сюда входят спам, ежедневные отчеты филиалов и даже массовые электронные рассылки вашей организации. Иными словами, запрос, не требующий принятия кардинальных решений, можно проигнорировать.

Промедление — час, день или неделя — приведет к тому, что общее время на выполнение задачи удвоится или даже утроится. В лучшем случае вам придется перечитать и еще раз обдумать сообщение. В худшем вы потратите массу времени на поиски письма, а потом все равно придется перечитать его и все обдумать. Кроме того, если вы не ответите в течение недели, отправитель расценит это как неуважение».

Однако существует и иное мнение.

День генеральной уборки… мозгов

Как это ни парадоксально, чем лучше мы умеем расставлять приоритеты, тем больше несрочных и неважных дел будет накапливаться в «долгом ящике». К сожалению, эти «висяки» способны отбирать у нас энергию. Психоаналитики называют их «энергетическими хвостами». И если отрастить «энергетический хвост» размером с павлиний, вы вряд ли сможете эффективно двигаться вперед. Накопившиеся неважные и несрочные дела будут мешать вам жить и работать.

Поэтому «энергетические хвосты» следует периодически отрубать.

Сайт Lifehacker утверждает, что эффективный список дел должен обязательно выделять время на расчистку хвостов. Lifehacker называет это «днем генеральной уборки мозгов». Да, в идеале на расчистку накопившихся мелких дел следует выделить целый день, лучше всего, дождливую холодную субботу.

Ниже приведены рекомендации Lifehacker по организации такого «субботника»:

Для начала следует сесть в полной тишине и очистить мозг от мыслей о срочных и важных делах. Необходимо полностью расслабиться и абстрагироваться от «здесь и сейчас».
Затем начинайте записывать на бумагу или в компьютер все дела и задачи, которые вы откладывали на потом в течение последнего времени. Не пытайтесь анализировать или расставлять приоритеты. Просто пишите все, что вам вспоминается.
Теперь можно заняться анализом записанного.

Есть ли в списке дела, про которые можно совсем забыть? Выкиньте их из головы раз и навсегда.
Есть ли в списке дела, которые вы можете сделать очень быстро прямо сейчас? Начните с них.
Что еще вы можете сделать сегодня? Распланируйте свой день для выполнения этих дел.
Есть ли дела, которые можно сделать в течение следующей недели? Выделите для них время.

4. В конце дня генеральной уборки мозгов вознаградите себя за проделанную работу. Сходите с другом в бар или купите себе что-нибудь бесполезное, но приятное.

Вы удивитесь, насколько у вас прибавится свободной энергии после обрубания «энергетических хвостов»! Вам не нужен этот павлиний хвост, избавьтесь от него, очистите свой «долгий ящик», и вам будет легче двигаться вперед к успеху!

Бесплатная подписка по e-mail

uspeh-success.ru

Расстановка приоритетов в работе и жизни, или Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Каждое дело стоит начинать с расстановки приоритетов. Научившись отделять главное от второстепенного, вы сбережете время и силы. Американский президент Эйзенхауэр разработал матрицу расстановки приоритетов, в которую идеально вписываются все задачи.

Как правильно расставить приоритеты

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо.

Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом.

Ведь невозможно, к примеру, одинаково хорошо работать на двух-трех работах, при этом учиться на дневном отделении, вовремя сдавая все зачеты и экзамены, и при этом всегда находиться в прекрасной физической форме и расположении духа. Тот, кто считает, что это ему по силам, раньше или позже все равно будет вынужден выбрать то, что имеет больший приоритет, и отказаться от второстепенного. Иначе стресс или синдром эмоционального выгорания обеспечены.

Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

Важные и срочные;
Важные, но несрочные;
Срочные, но неважные;
Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
у нас отсутствует самодисциплина;
элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Пожалуй, этой категории дел отдают приоритет люди, которые не добиваются успехов ни в одной сфере деятельности.

Что же это за дела?

многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
просмотр лишенных смысла телепередач;
хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
«Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

bbf.ru

97% людей не добиваются поставленных целей / Хабр

Навык планирования является одним из ключевых для достижения поставленных задач. При этом подавляющее число людей этим не занимается. Если верить статистике, то в нашем современном мире менее 3% людей достигают большего, чем остальные 97% вместе взятые. И это похоже на правду. Для примерно можно взять список Форбс и посчитать, что примерно, как раз-таки примерно 3% людей, владеют почти всеми финансовыми благами мира. Конечно это показатель успеха, а лишь отражение на одной из наших сфер – финансовой. Но многие из них очень даже гармоничные личности и добились успехов не только в финансовом плане, но и во всех остальных отраслях. Многие из них уделяю очень много времени своему духовному и физическому развитию. Так что эти цифры похожи на правду.

И это хорошо продемонстрировал наглядный эксперимент. В 1953 году в Гарвардсоком университете провели эксперимент. У всех выпускников спросили, есть ли у них цель в жизни и присуще ли им стремление к ней. Выяснилось, что как раз менее 3% всех опрошенных имеют четкую цель и план ее достижения. Остальные не смогли четко сформулировать, что же они хотят от этой жизни. На протяжении следующих 25 лет наблюдение за успехами этих выпускников показали, что именно эти 3% сумели достичь намного большего, чем все остальные. Как мы понимаем, постановка целей является очень полезным инструментом для достижения успеха. Но как правило на этом шаге возникает целый ряд трудностей и многие на них и срезаются.

Например:

Просто забывают планировать.
Не используют никакие инструменты планирования, даже самые простые – все держат в голове, в результате все сбивается в кашу.
Ставят невыполнимые задачи и даже не приступают к их выполнению.» Хочу купить виллу и буду жить также». — говорит человек, лежа на диване, увидев красивую картинку по телевизору.
Постоянно откладывают все на потом. А ладно завтра сделаю, сегодня устал.
Не расставляют приоритеты. Хотят выучить язык, например, но все руки никак не доходят начать, знакомо?

Отсюда вытекает ряд правил:

Поставить цель.

Я часто встречаю людей, которые хотят заниматься одним в жизни, а по тем или иным причинам занимаются совсем другими и все из-за того, что у них либо нет цели. Вот тут важно уловить разницу, у них у каждого есть мечта! А цели нет. Например, они мечтают о вилле, а вот цели купить эту виллу у них нет. Как ставить цель я описал в предыдущей статье. Сейчас важно лишь понять разницу между мечтой и целью. Цель подразумевает намерение ее достичь и для этого нужен путь! Путь в свою очередь стоит из множества маленьких шажков – задач, которые необходимо решить на пути к цели. Эти задачи мы и решаем каждый день, если мы их каждый день выполняем, мы каждый день на один шажок ближе к нашей цели.

Научится расставлять приоритет.

Существует квадрат приоритета из него все дела делятся на Срочные/Не срочные, Важные /Не важные.

(рис.1 таблица выжности дел. Порядок приоритетов: 1->2->3->4)

Так вот для начала нужно понять к какому квадранту относится ваши текущие задачи и цели. После того как своим целям вы расставите приоритет, на сколько они важны для Вас. Задачи относящиеся к этой цели будут иметь соответвующий приоритет важности. Следует составлять свой график отдавая предпочтение Важным делам. Последовательность такая:

Важные срочные -> Важные не срочные -> Срочные не важные -> Не срочные не важные.

Причем от последних двух пунктов нужно стремится избавляться, либо вообще выкинуть эти задачи из своего расписания, либо перепоручить их кому-то. Хороший пример, это бытовые хлопоты, зачем стирать самому, когда можно отнести вещи в химчистку, а самому сфокусироваться на своих целях. Цените свое время и силы!

Например, Ваша цель выучить иностранный язык: Вы поставили для этой цели и задач, связанных с ними Высокие приоритет. В вашем календаре на сегодня стоит задача – «Сделать 2ой урок из учебника, с 17.00 до 18.00». Для вас это Важная, но Не срочная задача. Отлично настал заветный час, Вы сели за учебник и тут понеслось… раздается телефонный звонок, звонит лучшая подруга, ей скучно стало. Вы же не можете не подойти к телефону, как же так. Тут начинают писать друзья в Контакт: «Как дела, что делаешь?» Надо же ответить, а то не хорошо. А тут еще приходит сосед и прости всего на минутку пойти ему помочь, полочку подержать. Ну как же не помочь соседу! Было нечто подобное? В результате вас растаскивают на части «срочными и важными» делами, которые на самом деле не являются ни срочными, ни важными! А на то, что действительно для Вас важно времени то и не остается. Конечно этот пример сильно утрирован для наглядности. Но в жизни все так и происходит, из-за неумения расставлять приоритеты мы очень часто отводим свое время на дела, которые являются не важными и не срочными, а тому, что действительно важно должного внимания и не уделяем.

И все это получается из-за того, что человек не видит своей цели, а если и видит, то не уделяет ей должного внимания! Поэтому и распределяет свое внимание, энергию и силы на то, что Важно не для него, а то что Важно для других, и они навязывают эту важность Вам, а Вы принимаете это. Тут играет важную роль уровень осознанности человека. Что это такое я расскажу в другой раз. Тут лишь отмечу, чем выше у Вас уровень осознанности, тем легче и приятней идти по жизни.

Научится ставить себе задачи и планировать свое время.

На этом этапе мы подходим к тому, что нам нужно научится ставить себе небольшие выполнимые задачки и делать выполнять их. Подробно о том, как ставить себе задачи расскажу в другой раз. Сейчас хотел бы сконцентрировать Ваше внимание на инструменте отслеживания этих задач. Обязательно заведите себе «помощника» это может быть:

Блокнот
Ежедневник
Тетрадь
Органайзер
Какая-то программа

Самое главное, чтобы Вам было комфортно и удобно им пользоваться, а именно выполнять два ключевых действия: «заносить» туда задачи и «отслеживать» их выполнение. Вполне вероятно, что на поиск такого удобного инструмента у Вас уйдет некое время и придется потратить силы и время, но в конечном счете это окупится. Я вот очень много чего перепробовал и в конечном счете остановился на Google Календарь, он синхронизирован с телефоном, к нему есть доступ с любого гаджета. И самое приятное он присылает напоминания о предстоящем событии. А и еще один бонус, там можно разделять дела и задачи. Но вы можете выбрать то, что Вам удобно.

И так подведем итог: Как же правильно ставить себе задачи:

Выбрать цель
Поставить приоритет этой цели
Разбить цели на задачи
Каждый день отслеживать ход выполнения своих задач, согласно их приоритету.

Выполнение этих простых принципов сделает ваш путь к цели короче и радостней.

Буду рад Вашим комментариям, замечаниям, предложениям.

Благодарю за потраченное Вами время на прочтение моих мыслей, надеюсь они были полезными.

habr.com