Как делегировать полномочия: Матрица Эйзенхауэра. Важные несрочные срочные неважные


Как делегировать полномочия: Матрица Эйзенхауэра

Многие знают о матрице Эйзенхауэра «важность»-«срочность».  В соответствии с ней можно выделить четыре категории дел:

  1. Важные и срочные
  2. Важные и несрочные
  3. Срочные, но не важные
  4. Несрочные и не важные

Их рекомендуется решать в указанном цифрами порядке. Но в жизни обычно бывает иначе: срочные неважные часто меняются местами с важными несрочными. Срочные дела часто связаны с давлением каких-то людей или организаций. Например, к Вам забегает подчиненный и просит срочно решить какой-то вопрос. Или, когда Вы собираетесь заняться важным делом, зазвонил телефон…Так в рутинных делах проходит целый день, и Вы с горечью понимаете, что он не успели заняться таким важным делом, как, например, планирование нового проекта. Знакомо?

По сути дела, каждый предприниматель и менеджер должен уметь противостоять напору срочных неважных дел: отфильтровывать ненужных посетителей, ненужные звонки с помощью секретаря или другим образом.

А что же с важными срочными делами? Уж они-то конечно решаются нами в первую очередь? Отнюдь! ))

Это может быть визит в правоохранительные или налоговые органы, разрешение конфликта с начальством или подчиненными, дело, которое долго откладывалось, и все сроки по нему вышли. Поэтому каждое утро менеджер «охотно» набрасывается на подвернувшиеся пустяковые дела, лишь бы не делать те самые неприятные.

Большинство неприятных дел, в отличие от коньяка, не становятся лучше от выдержки, но как за них взяться? Есть чудесный принцип, изложенный Брайаном Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку». Лягушка тут, как символ неприятного дела.

Под номером 1 поставьте самую неприятную, самую жирную лягушку.  Под номером 2 – лягушку помельче и т. д. Начните день с решения самой неприятной задачи. Вы почувствуете громадное облегчение!

Зачеркивайте в списке каждое дело, которое вы сделали. К середине дня самые жирные лягушки будут вычеркнуты из листа, а вы будете чувствовать себя легко  и свободно, решая все менее и менее трудные дела. И никаких стрессов!

Есть подобные задачи? Напишите нам!

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо. Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту [email protected]

delegator24.ru

3. Тайм-менеджмент. “Важно” – означает “надо сделать”, “срочно” – это не всегда “надо”.

В тайм-менеджменте дела разделяют на 4 типа по приоритетности. Не спешите говорить “я знаю”, конечно, это все знают. Тем не менее, я продолжаю писать о своём, другом подходе к тому, что все знают.

  1. Важные и срочные (необходимые дела).
  2. Важные, но несрочные (сбалансированность).
  3. Срочные, но неважные (иллюзорность).
  4. Неважные и не срочные (расточительство).

Все, кто знаком с тайм-менеджментом, знают, что в первую очередь нужно делать дела, которые важны. Срочность на втором месте. Важность и срочность для всех – это совершенно разные вещи по сути и по степени. Вот почему просто прочитав или прослушав про сухие правила тайм-менеджмента, не углубившись в тему, результата эффективного поведения не получите ни у себя, ни у других. Вот почему я начал разговор об этой теме с внутренних ценностей, которые нами движут и руководят и определяют что для нас важно и что для нас срочно.

Руководитель может считать, что его поручение важное и срочное, а исполнитель считает, что ничего не случится, если оно и подождёт. Исполнителю важнее в данный момент поговорить по телефону или залезть в интернет по своим делам. Не имея одинакового представления и понимания о ценности, нельзя достичь желаемого результата. Ценность, а значит важность, должны осознавать оба.

Но…

1. Дела важные и срочные. 

Если заниматься только необходимыми делами, можно достичь своих целей быстро и эффективно, но появится разочарование, огорчение, обида и отвращение. Пропадает эмоциональность. Начинаешь утрачивать контакт с людьми.

Я когда-то на заре становления бизнеса, когда нужно было очень много думать и действовать, а иногда даже не спать, начал терять эмоциональность. Над правым полушарием мозга стал давлеть рационализм левого. Важным был только быстрый результат. Это я заметил и понял, что меня перестало трогать многое, что задевает за душу других: пропал интерес к театру, кино,  художественной литературе. Пропала эмоциональность (не путать с безразличием и чёрствостью). Только важные для бизнеса дела. Я тут же начал корректировать этот ущерб. Это делает искусство, которое  для этого и существует. Если нет эмоций, значит это не искусство. Оно стало для меня важным.

Сейчас художественную литературу не читаю, просто нет времени и желания – отвык, а насильно этого делать не будешь. Читаю только специальную литературу, но искусство с жадностью поглощаю. Я понял, что мне нужны эмоции определённой направленности, мужские, без соплей. Через час жду по ТВ старый потрясающий фильм “Добровольцы” – этот фильм все знают наизусть, но это не помешает мне получить сильные мужские эмоции вплоть до слезы. Важность этого для себя я поставил сейчас, при выборе приоритетов чем заняться в данный момент времени, а выбор был. Я посчитал, что это для меня важно, а значит нужно. Другому человеку сейчас важно другое и, если его заставить смотреть этот фильм, стимулируя, например, премией в $1000, то он это будет делать, но как?

Степень важности одного и того же для всех может быть разная. В прошлой статье №2 я и начал разговор с внутренних ценностей, которые вы должны определить у себя и обозначить их место в своей душе. И много станет или важным или наоборот – неважным. Руководитель должен определить в подчинённых их внутренние ценности – ориентиры, мотиваторы, рули поведения. Борьба, например, с опозданиями – яркий пример. Только если сотрудник осознает важность для него, а значит необходимость быть на рабочем месте вовремя, он не будет опаздывать. Этим и нужно заниматься. Проще всего и эффективнее загрузить его работой на всю катушку, а не оказывать на него по-тупому постоянное моральное давление. Если он не загружен, то не осознает, почему важно точно в срок быть на работе. Для него это неважно. Депремирование, по моему опыту, – не эффективный метод.

Повторю этот важный для эффективного поведения постулат: нами движут и управляют внутренние ценности, расставленные по приоритетам. Они  являются основой мотивации, с ними и нужно работать: выявлять, воспитывать, переформировывать, менять, укреплять.

2. Дела важные, но несрочные.

Почему они на второй позиции? Если важность важнее срочности, то думая будто дело несрочное может подождать, вы загоните себя в цейтнот и оно перейдёт в первую категорию, где, возможно, будут нужны пожарные меры. Важное дело не отбросишь ни сразу, ни потом. Его, как ни крути, придётся сделать. Этим оно и отличается от других дел. Поэтому лучше его не откладывать на потом, а сделать после дел первой категории.

3.  Дела срочные, но неважные.

Почему срочные дела идут по приоритету после дел несрочных? Срочность может быть искусственной, может быть сомнительной или даже ненужной. Неважное дело может перестать быть актуальным. Часто бывает, что стоит подождать, и про это дело забудут. Это значит, что оно было неважным, так зачем было спешить его выполнять? Многие опытные бухгалтера или финансовые директора,  считая платёжное поручение недостаточно важным, кладут его вниз стопки других поручений или в ящик стола, понимая их недостаточную важность, и по истечение некоторого времени про это все забывают. Деньги не будут потрачены на неважные дела. Это приходит с опытом. Если же руководитель напомнит и даст сигнал, что это важно, то будет другой подход к этому поручению.

Руководителю, убрав высокомерие, нужно всегда не лениться разъяснять исполнителям почему его поручение важно, тогда исполнитель поднимет это поручение по рейтингу в своей иерархии ценностей.

4. Дела неважные и несрочные.

Это просто расточительство своего драгоценного времени. Сюда я не отношу даже отдых, сон или развлечения, которые безусловно важны в определённой степени.

Я себя уже за столько лет так сформировал, что даже выбор поздно за полночь пойти спать или ещё поделать какие-то дела я кладу на чашки весов. И часто перевешивает не сон,  под утро ложусь, потому что это переходит в категорию “надо”, т.е. “важно”.

РЕЗЮМЕ.

Из предыдущих “уроков” вы должны были понять, что ваши внутренние ценности – это ваша конституция по образу и подобию американской конституции, где так же перечислены основные ценности (наша конституция – это литература, где ценности нужно искать в куче слов). Пункты 1 и 2 верхнего списка, то что “важно” – это ваши ценности. Чтобы правильно распоряжаться временем и перераспределять дела, повторяю, потратьте время на то, чтобы определить и обозначить в голове свои ценности. Без этого никакой тайм-менеджмент не будет работать. Органайзеры, компьютеры – вторичны для эффективной работы.

Разница между 1 и 2 такая: если подавляющее большинство ваших дел в п.2, то у вас всё стабильно, ровно и вообще всё в порядке. Если в п.1, то вы будете на грани стресса и жизнь станет немила. Наиболее важный п.2.

Но нельзя отказаться от удовольствий и даже безделия. Это у вас, как и у всех, есть и будет. Поэтому п.4 истребить нельзя. Для делового человека п.3 и п.4 – резервы времени. Именно там проще всего найти лишний час, которого всегда не хватает.

В дальнейшем поищем лишний час ещё где-нибудь.

znaybiznes.ru

Правильное использование нашего времени

31 Март 2010      Игорь Коваленко      Главная страница » Обучение      Просмотров:   947

Доброго времени суток!

Сегодня выпустил рассылку, посвящённую рациональному использованию времени. Тема эта настолько злободневна, что я решил продублировать её, опубликовав на блоге в виде отдельного поста.

Многие из нас не умеют правильно использовать своё время.

У каждого из нас 24 часа в сутках. И у человека, который имеет прекрасное образование, но, к сожалению, не имеет денег. И у человека, который имеет много денег.

resheniya-menyayushhie-zhiznПРАВИЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАШЕГО ВРЕМЕНИ

Человек целенаправленный рано или поздно достигает результатов. Человек без цели — болтается, как лодка без паруса в море.

Составьте список дел и разложите их на важные и неважные дела. Важные дела — это те дела, которые приближают Вас к поставленной цели. Важные и неважные дела разбиваем на срочные и несрочные дела.

Попробуйте все свои дела разбить на 4 категории. Для удобства сведем их в таблицу:

ДЕЛА СРОЧНЫЕ НЕСРОЧНЫЕ
ВАЖНЫЕ
НЕВАЖНЫЕ

Что Вы будете делать со срочными и важными делами?

Выхода нет! Их нужно срочно, быстро делать!

Что будете делать с несрочными важными делами?

Несрочные важные дела нужно делать планово. В этом залог успеха! К сожалению, большинство людей думают, что будет время, будут решать свои несрочные важные дела. Вы, наверное, и без меня знаете, что времени всегда не хватает!

Что делать со срочными неважными делами?

Как сообщается на www.best-shtory.ru — идеальным решением будет делегирование срочных неважных дел. В крайнем случае, если делегировать некому и так припекло, что дальше некуда, то заниматься самим.

Что делать с неважными несрочными делами?

Вообще ими не заниматься!!! Не делать их!!!

Посмотрите на себя честно, откровенно и ответьте на вопрос, что у Вас пожирает время?

Повторюсь, что Ваш успех заключается в Ваших несрочных важных делах, которые нужно планово делать.

ДЕЛА СРОЧНЫЕ НЕСРОЧНЫЕ
ВАЖНЫЕ Срочно делать Планово делать
НЕВАЖНЫЕ Делегировать Не делать

Главное, чтобы важные несрочные дела не превращались в важные срочные дела.Почему мы топчемся на месте, не достигаем результата? Потому что у нас до несрочных важных дел, как до актива не доходят руки.Какими делами мы занимаемся больше всего? Правильно, неважными срочными или неважными несрочными.

Почему мы не занимаемся важными неcрочными делами?

Правильно, здесь думать нужно, прежде чем делать.

В неважных срочных и несрочных делах думать не нужно. Это имитация бурной деятельности.

В результате люди изматываются, но это не приводит их к желанной цели.

Составляйте список важных несрочных дел и приступайте к их выполнению.

Читайте также:
Поделитесь статьей с друзьями в социальных сетях:
    Метки: Управление временем     

igorkovalenko.com

Баланс важности и срочности

Все дела и задачи можно разбить на четыре группы по признакам срочности и важности.

Задачи первой группы: и срочные, и важные.

Задачи второй группы: важные, но не срочные.

Задачи третей группы: срочные, но не важные.

Задачи четвертой группы: не срочные и не важные.

Обычно, люди начинают работать с того, что срочно и не обращают ни какого внимания на важность, просто погрязая в текучке и рутинной работе.

Есть определенное противоречие между «важностью» и «срочностью». Все зависит от ваших приоритетов. Или Вы делаете постоянно неважные, но срочные дела, поскольку они больше ждать не могут, откладывая действительно важные дела «на потом». Или усилием воли ставьте приоритет «важности» над «срочностью», тем самым, делая важные дела более приоритетными перед срочными задачами.

Иначе говоря, большинство срочных дел – текучка с минимальной эффективностью, а большинство отложенных – действительно важные дела с высокой эффективностью.

Для того чтобы увеличить личную эффективность, Вам нужно решать задачи именно в этой последовательности:

1. важные и срочные.

2. важные и не срочные.

3. не важные и срочные.

4. не важные и не срочные.

Untitled page

Шаг ХVII: Разделение дел по критериям срочности и важности

Для того чтобы правильно выставить приоритеты, необходимо произвести разделение дел по критериям срочности и важности. Составьте новую таблицу, в которой отразите все Ваши дела по важности (итоговой оценке) и допишите свою оценку срочности. Начнем с важности. Если значение важности больше 5, то это важные дела. Остальные – не важные. Важные дела отмечаем знаком «+», неважные – знаком «-». Срочность оцениваем по тому же принципу срочные дела – знак «+», несрочные знак «-». Составляем 4 списка дел в соответствии вышеуказанным критерием. Внутри списка дела выстраиваются по важности. Таким образом, мы получили четко выставленные приоритеты относительно текущих дел и задач.

Теперь Ваш список дел и задач будет выглядеть примерно так:

Дела первой категории: важные/срочные
&nbsp № &nbsp &nbsp Цель/Задача/Дело/Процесс &nbsp &nbsp Итоговая оценка &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
Дела второй категории: важные/не срочные
&nbsp № &nbsp &nbsp Цель/Задача/Дело/Процесс &nbsp &nbsp Итоговая оценка &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
Дела третьей категории: не важные/срочные
&nbsp № &nbsp &nbsp Цель/Задача/Дело/Процесс &nbsp &nbsp Итоговая оценка &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
Дела четвертой категории: не важные/не срочные
&nbsp № &nbsp &nbsp Цель/Задача/Дело/Процесс &nbsp &nbsp Итоговая оценка &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp
&nbsp &nbsp &nbsp

www.prostoy.ru

Матрица Эйзенхауэра | Тайм-менеджмент, Управление проектами

По мнению многих специалистов Матрица Эйзенхауэра является одним из лучших приемов расстановки приоритетов в задачах. Она точно показывает, над какими задачами стоит работать в первую очередь, а над какими во вторую.

Если вы много работаете, но плохо видите плоды своего труда, то эта статья точно для вас.Создателем «Матрицы Эйзенхауэра» является 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Он заметил, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными. На основе этого утверждения он придумал инструмент, который позволял ему правильно организовывать свое время.

Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра».

Согласно «Матрице Эйзенхауэра» наши задачи можно отнести к одной из 4-ех категорий:

  • A – срочные и важные
  • B – важные, но не срочные
  • С- срочные, но не важные
  • D – не срочные и не важные

Матрица Эйзенхауэра

A – срочные и важные

Если в доме начался пожар, то маловероятно, что вы будете думать о завершении уборки в шкафу, пока не потушите его.

Если в вашей жизни были ситуации, когда вы понимали, что их не решение в кратчайшие сроки приведет к катастрофе, то их можно отнести к этой категории.

Дедлайны на работе, подготовка экзаменов в последнюю ночь, сильная боль в зубах и поиск стоматолога – все это примеры срочных и важных задач.

Стоит сказать, что люди, самоорганизация которых высока, редко имеют задачи в этой категории.

Обычно, когда в нашей жизни появляется срочная и важная задача, то проблем с мотивацией для ее решения не возникает. Именно поэтому некоторые мазохисты любят, когда у них таких задач полно.

Если вы не хотите причислить себя к этой категории людей, то ваша задача, сделать так, чтобы срочные и важные задачи у вас встречались редко.

Это необходимо, чтобы найти время для решения следующей категории задач из Матрицы Эйзенхауэра.

B – важные, но не срочные

Знание иностранных языков многим поможет получить более высокооплачиваемую работу. Занятие спортом многие поможет сохранить здоровье. Все это понимают, но мало кто это делает.

К важным, но не срочным относятся дела, выполнение которых важно для нашего будущего, но сроки не горят.

Как показало одно исследование, проведенные в 60-е годы в США, люди которые имели хороший материальный достаток, в первую очередь обращали свое внимание и энергию на эту категорию.

Примеры важных, но не срочных дел из Матрицы Эйзенхауэра:

1)      Пробежки по утрам

2)      Курсы повышения квалификации

3)      Закрытие долговременных проектов

Вам важно научиться находить в своем дне хотя бы пару часов для решения важных , но не срочных дел, чтобы в вашей жизни был прогресс.

В дни, когда у меня довольно плотный график, я обычно просыпаюсь пораньше и нахожу 2-3 часа для работы над такими проектами.

Некоторые руководители в начале рабочего дня, сами себе назначают совещание, чтобы их никто не беспокоил, выключают телефон, закрывают почту и работают над важными проектами. После 2-ух часов такой работы они отлично успевают закрыть все накопившееся за это время мелкие задачи.

С – не важные, но срочные

Завтра подорожает сахар на 1%. Не желая переплачивать деньги, я бегу в магазин и стою в получасовой очереди таких же, как и я, с пачкой сахара.

Что я выигрывают – 1%. Что теряю – полчаса-час времени. Оно того стоило?

К категории не важных, но срочных задач в Матрице Эйзенхаура относятся дела, которые требуют от нас срочного внимания, но пользы(большой) для нас не несут. Часто эти задачи сопровождаются большим количеством хаотических действий, что заставляет людей путать их с важными.

Чтобы отличить одни от вторых, нужно понять, какой результат мы получим. Если результат маленький – относим к категории НЕ важных, но срочных. Если результат большой – важные, но не срочные.

Примеры не важных, но срочных задач:

1)      Завтра незначительно дорожает сахар, и вы едете в магазин за 1-ой пачкой.

2)      Нужно отвезти деньги в банк в центре. Вы знаете, что завтра туда все равно поедете, но вместо того, чтобы подождать день, едите туда сегодня.

3)     Решили пройти рабочий опрос, хотя есть другие более важные задачи.

D – не важные и не срочные

Когда последний раз вы заходили в соц. сети на работе и проводили там вместо 5 запланированных минут, гораздо больше времени?

Не важные и не срочные задачи – это пожиратели времени. Сил и времени тратиться много, а результатов обычно не получается.

Примеры не важных и не срочных дел:

1)      Болтовня с коллегами

2)      Просмотр телесериалов

3)      Новости, контакт, твитер.

По отношению к этим задачам вы можете вести себя одним из следующих способов.

  • Полностью отказаться от них. Как советуют многие специалисты.
  • Прибегать к ним, только для отдыха или после завершения основных задач.

 

Описание Матрицы Эйзенхаэура вы получили. Теперь самое время взять несколько своих задач и расписать по этой технологии. Если вы этого не сделаете, то рискуете своими ресурсами. Подробнее про это можно прочитать в статье Как лучше всего изучать материалы сайта.

Успехов в применение.

С Уважением,

Олег Лялик

Олег Лялик на youtube

Оцените Ваш уровень тайм-менеджмента и получите рекомендации к действию.

Тест по тайм-менеджменту.

Книга-тренер по тайм-менеджменту. Скачать бесплатно.

Ясный и понятный справочник по главным приемам тайм-менеджмента.

Есть ли жизнь в офисе?

Скачайте руководство по организации офисных дел

Читайте также:

time-management.by

Матрица управления срочными и важными делами.

ВАШЕ НОВОЕ ЗАВТРА

Направления развития

Личностный рост

Самоконтроль

Разное

Эзотерика

Главная / Управление временем / Матрица управления срочными и важными делами.

Время всегда было одним из самых ценных ресурсов сосредоточенных в руках человека, сегодня же, в условиях современного мира, его ценность, кажется, стала ещё выше. Из доступных нам двадцати четырёх часов в сутки, около восьми часов мы тратим на сон, оставшиеся же шестнадцать, пролетают так незаметно, что мы просто не успеваем выполнить все дела, возложенные на наши плечи. Горы незавершённых дел давят на нас всей своей массой, выжимая из нас все «соки», превращая в подобие выжатого лимона. Так рано или поздно, к нам приходит осознание необходимости в поиске подходящих инструментов для управления своим временем. Благо, искать их долго не приходится: любые необходимые инструменты предоставляет тайм-менеджмент, и всё, что нам нужно сделать, впустить их в свою жизнь и начать применять на практике. В этой статье мы поговорим об одном инструменте управления временем – матрице управления срочными и важными делами, которая поможет вам разобраться с создавшейся в вашей жизни суматохой.

Таблица, которую вы увидите далее, основана на матрице управления срочными и важными делами, из книги Стивена Кови «Семь привычек высокоэффективных людей». В ней вы можете видеть четыре блока дел, разделённых по срочности и важности, это важные и срочные дела, важные и несрочные дела, неважные и срочные, а также неважные и несрочные дела. Выполнять следует только важные дела, причём важные и срочные дела требуется выполнять незамедлительно, а важные и несрочные дела планировать на любое свободное время. Срочные и неважные дела желательно отклонять и, по возможности делегировать, даже если они были заданы вам начальством, а от неважных и несрочных дел необходимо безжалостно избавляться. Итак, давайте взглянем на таблицу важных и срочных дел.

Матрица управления важными и срочными делами:

  Срочные Несрочные
Важные Сделать сейчас
  • чрезвычайные ситуации, жалобы и кризисные вопросы
  • требования начальства или клиентов
  • запланированные задачи или текущие проекты
  • собрания и встречи
  • отчёты и другие материалы
  • кадровые вопросы или потребности
  • решение проблем
Здесь помещаются важные и срочные задачи, порядок их выполнения следует составлять в соответствии и их относительной срочностью. Если две или более задач одинаково срочны и важны, следует обсудить порядок их выполнения с теми, кто эти задачи задал. Большие задачи лучше всего разбивать не несколько маленьких, чтобы их решение не вызывало больших затруднений.
Запланировать
  • планирование, подготовка, составление расписания
  • исследования, проектирование, тестирование
  • построение сети отношений
  • размышления, моделирование, дизайн
  • системы и процесс развития
  • прогнозирование и профилактика
  • разработка изменений, направления, стратегии
Важные для достижения успеха дела и задачи, состоящие в планировании и разработке дальнейших шагов, которые не требуют немедленного решения. Планируйте время и место для их решения заблаговременно. Для решения этих задач следует найти спокойное место, где вам никто не помешает и не прервёт вашей работы. Используйте инструменты и методы управления проектами, чтобы увеличить эффективность решения задач этой категории.
Неважные Отклонить и обосновать
  • обычные запросы других людей
  • кажущиеся чрезвычайными ситуации
  • недоразумения, возникающие в виде жалоб
  • бессмысленные процедуры или деятельность
  • накопленные нерешённые мелочи
  • капризы или истерики босса
Срочные, но неважные задачи по возможности следует отклонять и избегать. Старайтесь избегать решения задач этой категории по мере их поступления, даже если они были заданы вам начальством. Учитесь говорить «нет» другим людям, и ясно выражать свои мысли относительно невозможности решить эти задачи. Если возможно, помогите этим людям в поиске другого способа или лица для решения этих задач.
Воздержаться и прекратить
  • комфортная деятельность, компьютерные игры, блуждание по сети, перекуры
  • общение, сплетни, социальные контакты
  • мечтания, рисование, длительные перерывы
  • чтение бессмысленной или не относящейся к делу литературы
  • необязательная регулировка оборудования
  • украшение и перепроизводство
Привычные комфортные действия, непродуктивные, лишающие мотивации действия. Планируйте их устранение. Эти мероприятия сами по себе не являются задачами, это вещи, которые, как многим кажется, позволяют им отвлечься от груза ответственности. Дела этой категории скорей увеличивают вашу лень и апатию, чем позволяют вам отвлечься и отдохнуть. Отдых должен быть спланированным мероприятием, поэтому позаботьтесь об устранении любого вида активности из этой категории. Старайтесь вырабатывать чёткое расписание на каждый день, и следуйте ему, чтобы справиться с соблазном возвращения к этим задачам.

Сначала вам будет трудно определиться, какие задачи следует отнести к категории важных и срочных дел, и, вероятно, в этой категории могут оказаться такие дела, которых там быть не должно, и от выполнения которых можно было бы отказаться. Поэтому, прежде чем отклонить какую-либо задачу или внести её в категорию важных и срочных дел, задайте себе вопрос: «что будет, если я не решу эту задачу?», и если в ответе содержится угроза вашему благополучию, финансовому или какому-либо ещё, заносите её в список задач для обязательного выполнения, предварительно расставив приоритеты. Ещё сложнее вам будет с задачами категории неважных и срочных дел. Сложнее в плане того, что вам придётся отклонять задачи, поступающие от других людей, в том числе, от начальства, что, вероятней всего, потребуется от вас развития навыков общения и уверенности в себе. В любом случае, со временем и с практикой вы научитесь управлять своими задачами с лёгкостью, невиданной прежде, а главное, вы вдруг обнаружите, как много свободного времени появляется в вашей жизни. Успехов вам и всего наилучшего!

© Олег Акванmetodorf.ru

Главная / Управление временем / Матрица управления срочными и важными делами.

НАЧИНАЕТСЯ СЕГОДНЯ

Тренировка

Тесты

Разное

САМОСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ, РАЗВИТИЕ ЛИЧНОСТИ, УСПЕХ

Объявление:

metodorf.ru

Планировщик в CRM – тайм-менеджмент

Многие люди под тайм-менеджментом понимают управление временем, но, к сожалению, это невозможно. Мы не можем управлять временем с той точки зрения, что у нас не получится сделать его больше или меньше. В сутках всегда будет 24 часа, и этого не изменить.

Также мы не можем управлять увеличением своего рабочего времени, поскольку мы будем терять эффективность. Организм человека устроен таким образом, что он эффективно работает только восемь часов. Поэтому восьмичасовой рабочий день не просто так является сегодня стандартом почти во всех странах.

Можно сделать вывод, что мы можем лишь эффективно распределять время, но не управлять им. Это важно для понимания и последующей работы в этом направлении. Человек может управлять собой как личным ресурсом. Мы должны эффективно расставлять акценты при планировании своего дня. Именно тогда мы добиваемся повышенных результатов и получаем максимальную отдачу от своего ограниченного времени.

Начать планировать вы можете в планировщике Bria CRM с горизонта в год (календарный или временной). После этого необходимо разделить годичную цель на месячные цели. Вы должны выставить четкие критерии, чтобы знать, успешно ли вы продвигаетесь вперед. Важным моментом является то, что цель нельзя достичь частично. Вы должны качественно давать себе обратную связь, признавая, что цель не достигнута. Только тогда у вас сохранится потенциал развития и совершенствования.

После того как вы расставили ежемесячные цели, необходимо планировать каждый свой день, исходя из того, что достижение каждой ежедневной цели приводит вас к достижению месячной цели. А выполнение месячных целей должно привести вас к выполнению годичной цели.

Именно так происходит эффективное планирование в CRM-системе Bria Professional. А успешное достижение целей позволит вам получать удовлетворение от своей работы, бизнеса и жизни в целом. Если вы научитесь эффективно распределять время, то станете эффективным, успешным и богатым человеком. Может быть, даже знаменитым, если вам того хочется.

Также необходимо уметь распределять свои задачи по степени важности и срочности. Для этого специально придуман квадрат (матрица) Эйзенхауэра – достаточно распространенная вещь в тайм-менеджменте. Квадрат дает вам возможность определить, насколько задача является для вас важной или не важной, а также срочной или не срочной. Если объединить эти два параметра, то мы получим четыре элемента матрицы:

1. Дела важные и срочные.2. Задачи важные, но не слишком срочные.3. Дела срочные, но не особо важные.4. Задачи, не являющиеся ни срочными, ни важными.

bria.pro