Тайм менеджмент – научитесь управлять своим временем. Система тайм менеджмента

Обзор 4-х базовых систем тайм менеджмента

Существует множество доступных нам систем тайм менеджмента. Эффективная система – один из самых важных составляющих успеха в управлении личным временем. Большинство людей нуждается в системе, которая помогает экономить и эффективно использовать время, и это природно. Ведь все удержать в голове невозможно!

Для экономии Вашего времени мы приведем в этой статье резюме основных положений каждой системы (рассматриваем самые популярные на данный момент). Мы надеемся, что это поможет выбрать то, что подходить как нельзя лучше именно Вам, то, что послужит в дальнейшем основой для Вашей личной системы планирования.Итак, системы, которые мы выбрали для анализа:

Система GTD Дэвида Аллена;
Franklin Time Management, СтивенаКови;

Time Power БрайанаТрейси;
Time Managament from the Inside Out Джулии Моргенстерн.

Давайте сначала разберемся, почему вообще следует выбрать для себя какую-то систему. Как я уже писал ранее, человек физически не может продуктивно работать, если он держит в голове все, что ему нужно сделать, все планы, отчеты и т.д.

Основная функция системы – помогать хранить важную информацию. Хорошие навыки тайм менеджмента заключаются в том, как Вы храните и обрабатываете важную информацию, которая касается встреч, работы, записей, контактов, напоминаний, планов и целей.

Посему, хорошая система тайм менеджмента должна включать в себя:

1. Место для охватывания всей информации о работе;

2. Календарь для встреч;

3. Место для заметок;

4. Место для контактов;

5. Объединение в одно целое задачи, цели и мечты;

6. Четкое описание системы, чтоб было понятно, как это все работает.

Существует множество книг, которые пытаются претендовать на звание систем тайм менеджмента, но на самом деле являются лишь идеями или советами на тему. В данной статье мы говорим именно о системе, а не о ежедневнике и планировщике.

Система тайм менеджмента не предполагает то, что Вы будете пользоваться ей в том виде, в котором Вы впервые с ней ознакомились. Важно понимать, что это лишь платформа, которая поможет Вам разработать в дальнейшем Вашу собственную систему управления временем, которая отвечает именно Вашим потребностям.

Давайте все же перейдем к анализу наших систем.

И первая – это GTD Дэвида Алена

Данная книга (Getting Things Done) и система очень популярна сейчас в мире. Основная идея заключается в том, чтобы с помощью контроля и организации Вы смогли сконцентрироваться именно на тех вещах, которые должны быть выполнены в определенное отведенное для этого время. Здесь широко применяется пошаговый метод.

Эта книга дает исчерпывающие ответы на основные вопросы по тайм менеджменту, также можно отметить, что данный метод прекрасно работает, если следовать всем советам, которые дает Аллен. Но для того, чтобы система начала работать, нужно основательно потрудиться. А также необходима хорошая самодисциплина. Здесь есть одно «но»: система перестает работать, если Вы перестанете хоть на некоторое время работать над ней.

Кому подойдет эта система?

Система тайм менеджмента GTD подойдет тем, кому необходима готовая методика, чтобы можно было не додумывать ничего своего, а просто начать пользоваться.Еще один аспект, характеризующий систему Дэвида Алена, – это так называемый подход «снизу вверх». Это заключается в том, что основное внимание уделяется заданиям, которые нужно выполнить на данном этапе, а не большим и долгосрочным целям.

Если все вышеперечисленное Вам подходит, тогда можете выбирать эту систему.

Стивен Кови

Эта система основана на книге Стивена Кови «The Seven Habits of Highly Effective People» («Семь навыков высокоэффективных людей»)Управление временем по методу Франклина, в отличие от метода Дэвида Аллена, имеет подход, который называется «сверху вниз».

То есть, основное внимание уделяется большим целям, а не мелким заданиям. С ее помощью Вы четко определяете для себя цели и роли в своей жизни. И именно это Вы используете для планирования своей жизни, года, недели или дня.

Система использует концепцию компаса, которая помогает Вам быть всегда уверенным в том, что Вы следуете в правильном направлении. Все что Вы предпринимаете, делается для достижения Вашей основной цели, это помогает правильно расставить приоритеты и решить, какой следующий шаг предпринять.

Еще один аспект этой системы тайм менеджмента – матрица с четырьмя секторами: 1. Важный и срочный, 2. Важный, но не срочный, 3. Неважный, но срочный, 4. Неважный и несрочный.

Кови говорит о том, что большинство людей основное внимание уделяет 1, 3 и 4 секторам. А эта система основное упор делает на второй сектор.Кому подходит данная система?

Если Вы предпочитаете концентрироваться на основных жизненных целях, то эта система Вам подойдет. Также у этого метода есть преимущество: в ее рамках можно использовать много других дополнительных инструментов планирования, что облегчает Вашу жизнь.

TimePower Брайана Трейси

Данную систему можно назвать тактическим тайм менеджментом. Здесь внимание уделяется целям, поэтому Вы должны более или менее четко сформулировать их для себя, а также она дает практические рекомендации для того, чтобы мы понимали, насколько эффективно мы используем свое время.

Данная система направлена на результат. Трейси уверен, что, когда мы понимаем конечный результат того, что мы делаем, это стимулирует нашу работу. Также большое значение уделяется дисциплине.

Кому подходит эта система?

Эта система хороша для тех, кто ищет практические советы для того, как преодолеть прокрастинацию, как избежать тех занятий, которые воруют Ваше ценное рабочее время и т.д.

Time Managament from the Inside Out Джулии Моргенстерн

Эта система хороша для практического применения. Моргенстерн помогает разобраться с тем, на что мы тратим свое время, какова наша мотивация для действия или бездействия, а также как мы умеем управлять своим временем. Также данная система помогает привести в порядок то, что Вас окружат.

Данный метод может дать такие полезные навыки, как планирование, оценка времени, которое требуется для выполнения того или иного задания. Также приводятся формулы для облегчения работы с системой.

Кому данный метод может быть полезен?

Это подходит тем, кто нуждается в простом, но эффективном подходе к планированию времени. Если Вы ищите систему, которую легко применить на практике, но, в то же время, у которой не так много правил для использования, то это лучший выбор.

Главное помнить о том, что система должна в первую очередь соответствовать Вашим потребностям и в дальнейшем стать платформой для создания собственной системы тайм менеджмента.

Источник

___________________________________________________________

Управлять временем нужно учить не только взрослых, но и детей, еще когда они помещаются в такой стульчик для кормления, ведь дети — наше будущее, а это инвестиция во время

Методы и системы тайм-менеджмента | Про Нетворкинг

Тайм-менеджмент начинается с готовности меняться. Управлять временем легко, пока вы совершаете действия.

Вы можете обучать других и улучшать собственное управление временем через лучшее планирование, расстановку приоритетов, делегирование, контроль над окружающей вас обстановкой, понимание себя и определение, что вы измените в своих привычках, режиме и мироощущении.

Ключ к успешному тайм-менеджменту – планирование и затем соблюдение распланированного времени. Люди, которые говорят, что им не хватает времени, не планируют или не в состоянии твёрдо следовать запланированному времени. Если вы будете планировать, что сделать и когда, и затем придерживаться этого, то у вас будет время. Тайм-менеджмент затрагивает и поддержание или восстановление вашей окружающей среды. Для людей, к которым выдвигается много требований, особенно со стороны других отделов, менеджеров, клиентов и т.д., тайм-менеджмент требует дипломатичного управления ожиданиями других. Тайм-менеджмент заключается, скорее, в создании условий для вашей окружающей среды, чем в разрешении вашей окружающей среде обусловливать вас. Если вы допускаете — и принимаете без вопросов — вмешательства и требования других, тогда вы фактически поощряете их продолжать эксплуатировать ваше время.

Методы тайм-менеджмента, инструменты и обучение навыкам тайм-менеджмента

Прежде всего, это единственное правило могло бы изменить вашу способность управлять своим временем больше, чем что-либо, вот почему оно первое: Если вы раб своей электронной почты, и особенно если ваш компьютер настроен уведомлять вас о поступлении входящих электронных писем, то я убеждаю вас сделать это простое изменение — оно разительно улучшит ваш контроль над временем. Отключите всплывающее окно или звук, который уведомляет, что вам пришло письмо. Для многих людей это единственное самое большое препятствие для успешного тайм-менеджмента. Установите новую привычку проверять электронную почту в определённое время дня, когда это разумно для вас и для бизнеса — скажем, первый раз, когда вы садитесь за стол или приступаете к работе, второй — перед самым обедом, третий – приблизительно за час до завершения дел. Вы должны решить, когда просматривать электронные письма — этот контроль не должен возлагаться на каждого, кто посылает вам электронные письма (и тем более на распространяющее спам и вирусы сообщество). Если политика вашей организации требует, чтобы вас постоянно прерывали входящие электронные письма, попробуйте предложить пересмотреть эту политику — сегодня неконтролируемые уведомления об электронной почте стали наибольшим очернителем тайм-менеджмента в мире.

Будьте готовы совершить радикальные перемены. Будьте творческими, чтобы найти и внедрить другие пути. Бросайте вызов и подвергайте сомнению ваши собственные привычки, режим и способ защиты своего времени, когда другие пробуют диктовать вам, как его использовать. Принцип Парето (Правило 80:20) — простая и лёгкая отправная точка для того, чтобы оценить, на что вы сейчас тратите своё время, и определить, на что ваше время могло быть потрачено лучше.

В самом деле, подумайте над тем, как вы сейчас проводите своё время. Если не знаете, ведите учёт рабочего времени в течение дня или двух. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент учёта рабочего времени в разделе бесплатных онлайн-ресурсов на businessballs.com. Записывайте всё, что вы делаете, в течение дня или двух, ещё лучше, если ваши дни разнообразны, вести учёт времени в течение недели. Вы будете поражены. Например, как долго в среднем вы в состоянии работать между перерывами? Многие менеджеры изо всех сил пытаются достичь большего, чем пяти-шести минут. Если речь о вас, вам необходимы перемены.

Бросьте вызов всему, что может оказаться напрасной тратой времени и усилий, особенно привычным задачам, встречам и отчётам, где ответственность унаследована или спущена сверху. Только не предполагайте, что только потому, что «мы всегда делали это так», это всё ещё подходит вам и вообще необходимо. Подумайте, почему вы делаете что-либо, и есть ли лучший способ. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент оценки тайм-менеджмента в разделе бесплатных онлайн-ресурсов, который поможет вам или другому человеку объективно судить о вашем тайм-менеджменте и его основных проблемах. Этот инструмент также является превосходной подготовкой к обучению или коучингу по тайм-менеджменту.

Рассмотрите ваши действия в условиях ваших краткосрочных и долгосрочных целей и соответственно расположите ваши действия по приоритетам. Главным образом, планируйте в своём дневнике подготовку и творческое интеллектуальное время для долгосрочной работы, потому что она нуждается в этом. Если вы не запланируете подготовку, то никогда не выполните её, и вся работа будет отложена до последней минуты (знакомо?..). Краткосрочные неотложные задачи всегда расходуют всё ваше время, если вы не планируете провести его иначе.

Используйте дневник и график деятельности, чтобы наметить, когда сделать что-либо, опубликовать или показать, и постарайтесь придерживаться этого.

Если в вашей организации к вам предъявляется много требований и запросов от других сотрудников, и вам необходимо изменить их ожидания насчёт вашей пригодности и их требования к вашему времени, вам следует составить еженедельный план, указав ваши запланированные действия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий объяснять и доказывать другим, почему вы должны расставлять приоритеты, и составлять список их требований так, чтобы он удовлетворял вас, не других.

Еженедельный план деятельности — типовой инструмент тайм-менеджмента и шаблон

Пункты здесь — примеры различных действий. Вы можете указать точный хронометраж, если хотите. Нет необходимости точно знать, чем будет заполнен каждый отрезок времени, особенно если вы подчинены непредсказуемым требованиям, как большинство людей; важно наметить время на возникающие дела и на действия, которые, по вашим прогнозам, необходимо сделать в определённое время. Вы будете знать, сколько вам потребуется для этих непредвиденных действий, так планируйте отрезки времени соответственно им.

Планируйте отрезки времени для проверки электронной и письменной корреспонденции, но не беритесь отвечать на каждое сразу же, – об отчаянном критическом положении редко сообщается по электронной почте — главным образом, по телефону, так что подумайте о реалистичных ожиданиях отправителей. Для большинства электронных писем вам будет нужно просто подтвердить получение и указать, когда вы ответите полностью, что может быть запланировано позже, когда это будет удобно вам, в зависимости от уровня важности и срочности. Планируйте отрезки времени для ответных и исходящих телефонных звонков — не делайте их, когда вам просто этого захотелось или когда вам случилось вспомнить об этом. Планируйте и назначайте дела разумно и логически – пытайтесь одним выстрелом убить двух зайцев. Подумайте, как лучше всего использовать обеденные перерывы — и не работать на протяжении каждого из них — вы должны расслабляться и отдыхать время от времени. Как только вы составили свой первый еженедельный план деятельности, легко придерживаться его; многие из временных отрезков повторятся. Вы также заметите и ежемесячные модели. Чем выше ваша роль, тем дальше вперёд вы должны планировать.

Пример расписания тайм-менеджмента «задача / действие»

Используйте простой еженедельный график, чтобы управлять своими запланированными действиями и защищать их. Вы будете управлять своим временем, управляя вашими действиями — что означает придерживаться отрезков времени, на которые вы планируете свои задачи. Тайм-менеджмент, главным образом, зависит от планирования действий в отрезки времени и затем защиты этих действий от помех, или от других людей, или от ваших собственных отвлечений.

Вот бесплатный шаблон тайм-менеджмента по планированию задач, основанный на приведённом выше.

Пробуйте планировать и отстаивать отрезки времени для всего, что вы делаете. Составляйте списки и работайте в соответствии с ними. Больше всего вы эффективны за день до начала своего ежегодного отпуска. Если вы действительно хотите, то можете быть хорошо организованными каждый день. Вы также должны планировать отрезки времени для незапланированных действий — вы можете точно не знать, что будете должны сделать, но если вы будете планировать время для этого, тогда важные дела не будут отброшены, когда возникнет запрос.

Используйте тест: это срочно или важно? Работа может быть ужасно важной, но, возможно, не нуждаться в немедленном выполнении. Сначала избавьтесь от действительно срочных работ и не позволяйте себе отвлекаться на более объёмные работы, которые вы можете выполнить позже.

Следующий матричный инструмент поможет вам управлять своим временем согласно критерию задач «срочно / важно», расставляя приоритеты и планируя. Он основан на матрице управления временем, показанной в «Семи привычках высокоэффективных людей» Стивена Кови, и расширяет её.

Матрица управления временем «срочно / важно»

Суждение относительно того, являются ли действия срочными, важными, или ни тем, ни другим – критично для хорошего тайм-менеджмента. Большинство неопытных людей и людей, которые не хороши ни в управлении временем, ни в управлении их окружением, имеют тенденцию проводить большую часть времени в ячейках 1 и 3.

Плохие тайм-менеджеры имеют тенденцию расставлять по приоритетам задачи (и таким образом своё время), согласно тому, кто кричал позже и громче всех (интересно, что громкость обычно соотносится с руководством, из-за чего большинство людей не решается подвергать сомнению и исследовать реальную важность и безотлагательность задач, полученных от боссов и старших менеджеров). Любое свободное время обычно проводится в ячейке 4, которая включает только бесцельные и непродуктивные действия. Наименьшее количество времени большинство людей проводит в ячейке 2, которая является самой критической областью для успеха, развития и превентивного самоопределения.

Итоговая обзорная матрица (советы о том, как управлять временем и действиями в матрице, ниже)

При условии подтверждения важности и безотлагательности этих задач, их необходимо сделать теперь. Расположите по приоритетам задачи, которые попадают в эту категорию согласно их относительной срочности. Если две или больше задач кажутся одинаково срочными, обсудите и исследуйте фактические требования и крайние сроки с инициаторами задач или с людьми, зависящими от результатов задачи. Помогите инициаторам этих требований переоценить реальную безотлагательность и приоритет этих задач. Эти задачи должны включать действия, которые вы будете предварительно планировать в ячейке 2 и которые перемещаются в ячейку 1, когда наступает время. Если это окажется полезным, вам следует показать ваш план инициаторам задачи, чтобы объяснить, что вы расставляете приоритеты логически, и быть настолько производительными и эффективными, насколько возможно. Если это незапланированный запрос, ищите способы разбить задачу на два этапа, — часто подходящий начальный «удерживающий» ответ или подтверждение, с обязательством решить или закончить её позднее, позволяет вам возобновить другие запланированные задачи.

Эти задачи являются самыми критичными для успеха и все же обычно самыми запущенными. Эти действия включают планирование, стратегическое обдумывание, выбор направления и цели и т.д., всё ключевые моменты для успеха и развития. Вы должны планировать отрезки времени для выполнения этих задач, и в случае необходимости наметить, где вы сделаете их свободными от помех, или же «срочные» дела из секторов 1 и 3 будут в приоритете. Работайте из дома, если ваше обычное место работы не может обеспечить вам тихую обстановку и защиту от помех. Разбейте большие задачи на отдельные логические этапы и планируйте интервалы времени на каждый этап. Используйте инструменты и методы управления проектами. Сообщайте другим людям о ваших запланированных отрезках времени и расписании. Наличие видимого расписания — ключ к тому, чтобы быть в состоянии защитить эти жизненно необходимые отрезки времени.

Жёстко исследуйте эти запросы и помогите их инициаторам — даже вашему боссу и вашим старшим менеджерам — переоценить реальную важность этих задач. Практикуйте и развивайте вашу способность объяснять и доказывать инициаторам задач, почему вы не можете их сделать.

Где только возможно, немедленно отклоняйте и избегайте этих задач, соответственно информируя людей и управляя их ожиданиями и чувствами; объясните, почему вы не можете выполнить эти задачи, и помогите инициаторам найти другой способ достигнуть того, в чем они нуждаются, который мог бы делегировать задачу другому человеку, или переформулировать запрос на более стратегический, с более рациональным решением.

Ищите причины повторения запросов в этой области и стремитесь предотвратить это. Обучайте и тренируйте других, включая клиентов, поставщиков, коллег и руководителей, устанавливать долгосрочные меры, не только быстрые и временные. Чтобы устранить причину существенных повторяющихся запросов в этой области создайте проект, который станет задачей для ячейки 2. Бросьте вызов обычным системам, процессам, процедурам и ожиданиям, напр., «Мы всегда делали это так». Помогите другим управлять их собственным временем и приоритетами, так чтобы они не сваливали свои затруднения на вас. Исследуйте старые установки и допущения, чтобы посмотреть, соответствуют ли они до сих пор реальному положению дел.

Эти действия — не задачи, они — обычные «утешители», которые обеспечивают спасение от усилий дисциплины и проактивности. Они подтверждают те же самые тенденции «поиска комфорта» у других людей; группа или целый отдел, выполняющие множество действий этого сектора 4, создают непродуктивную и неэффективную организационную культуру.

Эти действия не имеют никаких положительных результатов и потому демотивируют. Часто они могут быть связаны со стрессом, так рассмотрите, почему вы делаете их, и если есть более глубокая первопричина, обратитесь к ней.

Лучший метод для прекращения этих действий и для избавления от искушения вернуться к ним вновь — это наличие ясной структуры или перечня задач на каждый день, который вы должны создать в секторе 2.

Другие советы по тайм-менеджменту

Если вы оказались лицом к лицу с кипой бумаг, быстро просмотрите их и составьте список, что необходимо сделать и когда. После этой беритесь за каждую бумагу только раз. Ни при каких обстоятельствах не хватайтесь за работу, выполните часть, затем положите обратно в стопку. Не начинайте много дел в одно время.

Будьте абсолютно тверды, имея дело со временем, предназначенным для встреч, документов, телефонных звонков и посетителей. Когда вы будете придерживаться своего графика времени, вы увидите, сколько времени потрачено впустую. Контролируйте. Если вы станете придерживаться еженедельного расписания, то будете в состоянии управлять временем, отведённым для ваших задач.

Рассмотрите вашу рабочую обстановку, расположение, ИТ-оборудование и т.д и настройте их на эффективность. Наведите порядок в своём рабочем пространстве и держите все документы подшитыми, если только вы не работаете над ними в настоящий момент. Держите стол чистым и системы хорошо организованными, но не будьте одержимы или не тратьте всю неделю, регулируя настройки вашей экранной заставки.

Если у вас есть преемник, передайте ему 25 % вашей ответственности. (См. правила делегирования).Делегируйте другим столько, сколько возможно (в пределах правил делегирования).Если вы не можете остановить помехи, тогда идите в другое место, когда вам необходимо поработать в одиночестве. Боритесь за своё право работать, не прерываясь, когда нуждаетесь в этом.

Рассмотрите все постоянные отчёты, которые вы пишете и получаете, на предмет их полезности и сделайте или порекомендуйте замены. Настройте приемлемый шаблон для регулярных еженедельных или ежемесячных отчётов, которые пишете, таким образом, каждый раз вам будет нужно только вставить обновлённые цифры и примечание. Зачем заново изобретать колесо?Если можете, получите хорошего помощника, секретаря или папу.

Отточите своё умение принимать решения. Если вы не можете решить задачу, тогда определите, как это сделать (напр., проконсультируйтесь, получите больше информации, делегируйте и т.д), но только не оставляйте это так. Помните ‘JFDI’ («Просто, блин, сделай это», см. архив акронимов).

Учитесь говорить «Нет», вежливо и конструктивно. Не готовьте розги для своей собственной спины. Будьте осторожны, принимая делегирование сторонних дел от равных вам по положению. Если вы находите трудным сказать «Нет», для вас будет легче использовать деловые причины при оправдании вашей позиции, напр.: «Я понимаю, что это срочно для вас, но у меня есть другие приоритеты, которыми я должен заняться в первую очередь, для пользы бизнеса, — я предпочитаю согласовать с вами реалистичный дедлайн, чем тот, который я не смогу выполнить». И покажите людям свой график, который оправдывает и доказывает, как вы расставляете приоритеты и управляете вашим временем.

Всегда исследуйте крайние сроки, чтобы установить истинное положение дел, — люди, просящие вас сделать что-либо, будут часто говорить «сейчас», в то время как «позже сегодня» было бы совершенно приемлемым. Обращайтесь к пониманию тайм-менеджмента другого человека: ни для кого не возможно выполнить хорошую работу без возможности планировать и расставлять приоритеты.Никогда не пытайтесь съесть слона сразу (то есть разбейте очень большие задачи на «удобоваримые» куски). Используйте методы управления проектами для крупных работ.И, прежде всего, выберите по крайней мере три из вышеупомянутых советов — предпочтительно больше — и внедрите их.

Обучение тайм-менеджменту

Вот некоторые идеи для обучения тайм-менеджменту.

Сосредоточьтесь на практических проблемах. Обучение тайм-менеджменту приносит пользу при практическом подходе. Теория тайм-менеджмента трудно осуществима, потому что проблемы часто вызываются привычкой и окружением, таким образом, обучение должно сконцентрироваться на помощи людям осуществлять необходимые изменения в их рутине, планировании и особенно их ответах другим. Успешный тайм-менеджмент, особенно для работы с клиентами или служб внутреннего надзора, в основном, затрагивает модернизацию окружающей остановки, так же как осуществление изменений в личном планировании и завершении задач.Используйте инструменты тайм-менеджмента, шаблоны и примеры, приведённые здесь, и экспериментируйте, как лучше всего приспособить их для лучшей выгоды ваших собственных сотрудников.

Работайте с представителями, чтобы определить проблемы, решения и затем согласовать обязательство на осуществление изменений, которые должны быть поддержаны руководителями подразделений. Завершите непосредственным менторством и кураторством (и вовлечением менеджеров, чтобы получить их поддержку).

Особенно хорошие усовершенствования в тайм-менеджменте могут быть достигнуты в маленьких группах из того же самого отдела (максимум 4 обучающихся представителя) — включая коллег из той же самой рабочей команды. Маленькие размеры группы и короткие сессии, до двух часов каждая, позволяют добиться сильного практического фокуса и подхода, основанного на результатах. Двухнедельные сессии обеспечивают продолжение и определение следующих действий и изменений.

Изменение тайм-менеджмента требует времени — постоянное продолжение критично, или всё так и останется теорией. Представителям помогает групповые обсуждения проблем, причин тайм-менеджмента и личных трудностей в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру выносить решения и обучать этому. Определите практические усовершенствования и затем оформите обязательства внести изменения (нет необходимости делать всё это сразу — выносите решения одно за другим; ищите усовершенствования постепенно, а не боритесь за одно большое бескомпромиссное изменение).

Возьмите основы, такие как дневники, стенды с расписанием, место для выполнения больших задач, свободное от помех (напр., дом), лучшее управление и использование систем: мобильных телефонов, электронной почты, Outlook и т.д. — все они могут подорвать управление временем, если станут хозяевами, а не инструментами; ежедневники и обновление ежедневных списков приоритетов, планирование интервалов времени (для проектов и рутинных действий) и соблюдение временных интервалов. Используйте блок-схемы, чтобы установить и запланировать отрезки времени для рутинных задач.

Вовлечение коллег в группу существенно, так как совместное выполнение работы обеспечивает соблюдение временных интервалов, и сокращение помех. Вовлекайте в изменения менеджеров представителей — в их интересах понимать и поддерживать (менеджеры — часто главная причина проблем тайм-менеджмента, потому что они не уважают планирование времени их персонала и защищённые интервалы для проектов или больших задач). Тайм-менеджмент требует, скорее, создания условий для окружающей среды, чем позволения окружающей среде обусловливать работающего.

Обучение тайм-менеджменту работает, когда люди могут исследовать и развивать решения для своих практических проблем — определять проблемы, способствовать решениям, согласовывать обязательство изменять и обеспечивать поддержку (взаимно в пределах команды и от менеджеров).

Поделиться с друзьями

comments powered by HyperComments

pronetworking.ru

как эффективно планировать свой день?

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
Параллельно выполнять несколько дел
Увеличить свое материальное благополучие
Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
Минимизировать влияние стрессов
Обладать свободой в поступках и выборе
Иметь четкий план на будущее
Осуществлять полный контроль над своей жизнью

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

Первоначальный анализ целей
Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
Точное планирование
Формирование и распределение приоритетов
Реализация
Контроль, управление
Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

«Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
«Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
«Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:

Поделиться в социальных сетях:

Зарегистрироваться

premiummanagement.com

Виды тайм-менеджмента. Часть 1: «Дискретные» и «аналоговые», электронные и бумажные.

Михаил Казанцев Писатель, иллюстратор, коуч, физик-экспериментатор, магистр психологии. Рисует ироничные карикатуры. Разработал систему визуального анализа ситуаций Visual Tools. Убежден, что саморазвитие начинается с критического взгляда на существующие правила и мемы. Создатель блога «Процветание. Новый взгляд», где рассказывает о том, как сформировать свою уникальную ситуацию процветания.

mkazantsev.ru

facebook.com/michael.kazantsev

vk.com/m.kazantsev

Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.

Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.

Вот общая схема категоризации тайм-менеджмента.

«Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента

В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».

«Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.

«Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.

Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.

Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.

Или обычный ежедневник. Просто берете и пишете, что вы хотите сделать завтра. Отмечаете дела, привязанные ко времени… И все! Процесс пошел.

Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.

А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.

Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.

Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.

Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.

Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.

Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:

· Pomodoro

· FlyLady

И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие, с одной стороны, больше сделать, а с другой, меньше уставать и меньше сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.

Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.

Среди них можно выделить три основных направления

Первое из них концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.

Второе направление главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.

Третье направление очень похоже на второе. Но вместо ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.

Естественно, возможна любая комбинация из этих трех направлений.

Практическое задание

1. Какая из систем управления своим временем и задачами Вам ближе: дискретная или аналоговая? Попробуйте ответить на вопрос «почему»?

2. Если вы пользуетесь дискретной системой, попробуйте несколько дней пожить с аналоговой системой. И наоборот, если вы предпочитаете аналоговую. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.

3. Если вы используете самые простые методы для ведения своего тайм-менеджмента, попробуйте некоторое время переключиться на более глобальные и комплексные. Если вы уже работаете с такими системами, поживите несколько дней в «святой простоте» обычных календарей, списков дел и переключении между задачами.

Типы тайм-менеджмента по способу реализации

Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.

В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.

Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.

В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:

• «Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная система, которая позволяет реализовывать крупные проекты.

• Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.

В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.

В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:

• Простейшие списки дел и задач.

• Календари.

• Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.

• Системы управления проектами.

• Электронные Канбан доски.

• Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.

• И многое другое…

Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.

Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.

Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.

Практическое задание

Попробуйте, ради эксперимента и расширения собственного опыта, «изменить» своей привычной системе управления временем. Если вы используете бумажные планировщики или ежедневники, воспользуетесь программными решениями и гаджетами. Если вы предпочитаете электронный тайм-менеджмент, попробуйте вернуться в архаику и использовать только бумагу и ручку. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используйте этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.

Вы прошли третий этап марафона. Что будет дальше?

Это можно увидеть на ментальной карте:

Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты ваших экспериментов с тайм-менеджментом.

Вы можете:

— Публиковать их в комментариях

— Отправлять их мне на почту: [email protected]

Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.

Готов отвечать на ваши вопросы и письма в течение 14 дней после окончани марафона. Чтобы все смогли пройти марафон в удобном темпе.

Все публикации и задания марафона – в разделе «Проекты»: http://interesno.co/projects/ff161c3a73b4

Саморазвитие #Тайм-менеджмент

interesno.co

Инструменты тайм менеджмента: лучшие из лучших

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

«Помидор»

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный. 🙂 Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.

pomodoro_time_tool

В чем суть?

Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут
Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.

Приоритетное планирование

Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я писал в одном из недавних постов. Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».

Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.

eisenhower-matrix

Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил
Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня

Метод «Альпы»

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.

Вечером:

Составляем список задач
Расставляем приоритеты
Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
Перепоручаем другим все, что можно перепоручить
В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день

goals

Метод Шваба

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.

Как пользоваться методом Шваба?

Записываем самые важные задачи
Определяем последовательность и нумеруем их
Работаем над решением задач в заданной последовательности
Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других
Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности

Полезные советы лично от меня

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто. Какие-то техники мне категорически не подошли. Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

А пока делюсь универсальными рекомендациями, которые лично мне сэкономили кучу сил и нервов.

Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот. Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

doit

Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю. Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

Учитывайте форс-мажоры

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.

Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике. В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом. Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.

hands_and_noutbook

Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

Отдых
Дела из категории «на потом»

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом». В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.

Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда. Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».

Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!

А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

capitalgains.ru

Тайм менеджмент это наука управления своим временем

Доброго дня мои дорогие читатели? Вы устали от того, что у вас ни на что не хватает времени? Чувствуете себя загнанной белкой в колесе, но все равно ничего не успеваете? Настало время научиться управлять своим временем.

В этой статье я подробно вам расскажу о современной методике, которая научит, наконец, вас правильно расставлять приоритеты, планировать и все успевать! Хватит откладывать неотложные дела на завтра и все время испытывать чувство вины за то, что опять не успели! Настала пора что-то менять в своей жизни и улучшать ее!

Тайм менеджмент это целая наука управления своим временем, постигнув которую вы выйдете на совершенно другой уровень.

Как все успеть?

Начну с самого понятия тайм менеджмента. Те, кто хоть чуть-чуть знаком с английским языком, наверняка, уже поняли перевод. Это система управления временем. Своим временем. То есть задачей этой системы является правильная планировка и распределение собственных ресурсов.

Система помогает правильно организовать свое время, чтобы эффективно справляться со всеми делами и при этом не чувствовать себя загнанной лошадью, а находить время на общение с близкими и друзьями, свое любимое хобби, саморазвитие и отдых.

Многие даже не подозревают, сколько всего интересно и полезного может уместиться, втиснуться в их жизнь. Вам кажется, что ваше расписание итак забито под завязку, тогда проанализируйте все свои «пожиратели времени».

Интернет;
Социальные сети;
ТВ шоу, сериалы, новости;
Разговоры по телефону;
Шопинг;
Компьютерные игры.

Все еще не верите, что эта система поможет вам жить ярче, интереснее и добиваться своих целей? Тогда эта статья для вас!

Телефон

Что вы получите от тайм менеджмента?

Наверняка многие из вас, кто читает эту статью, думают, что тайм менеджмент – это очередная уловка, пустая трата времени и сил и по сути ничего в вашей жизни эта система не изменит. Но на самом деле, если тренироваться и выполнять все упражнения, вы увидите, насколько эффективнее расходуются ваши временные ресурсы.

У вас больше времени появится на отдых;
Вы быстрее достигнете желаемой цели;
Вы станете собраннее и организованнее;
Исчезнет состояние «постоянной суеты и аврала»;
Перестанете корить себя за бесполезно потраченный день.

Планирование – наше все

Что такое планирование и как составлять планы, думаю, знакомо многим. Однако, не все так легко, как кажется на первый взгляд. Многие люди заводят ежедневники, календари, куда вписывают по тысячу дел одновременно, но это не только не упрощает, но и усложняет жизнь.

Создается ощущение, что вам никогда не успеть все это сделать, прочитать, выполнить и т.д. Давайте-ка выбираться из этого замкнутого круга, и поможет нам в этом управление временем.

Тайм менеджмент не имеет временных рамок, то есть это не какая-либо цель, достигнув которую, можно забросить работать над собой. Это эффективный инструмент, который поможет вам упорядочить свою жизнь и увидеть, что в ней достаточно много времени на отдых, интересные дела и свершения.

data-ad-client="ca-pub-2802235477177743"data-ad-slot="2794945033"data-ad-format="auto">

Научитесь ставить перед собой краткосрочные и долгосрочные цели. То есть у вас может быть сразу несколько систем планирования. Одна на год или пятилетку, а другая на ближайшую неделю или месяц. Это позволит вам быстрее достичь поставленной цели и реализовать задуманное.

Планирование

В текущее планирование вносите то, что невозможно перенести (больница, учеба, работа и т.д.) а вот в долгосрочные планы можно отнести отпуск, ремонт, строительство, переезд и т.д. Таким образом, вы увидите, что вам необходимо предпринять, чтобы достичь желаемого.

Как добиться результата?

Чтобы освоить азы системы контроля и управления времени, вам придется:

Вести строгий учет времени.
Оптимизировать свои временные ресурсы.
Научиться правильно планировать свою жизнь, работу, отдых.
Правильно мотивировать себя.

Разрушаем мифы

Конечно, понятие тайм менеджмента совсем не ново. Еще несколько пару тысяч лет назад, Сенека (известный римский философ) задумался над эффективностью потраченного времени. Он говорил своим ученикам, что для того, чтобы достичь многого, нужно научиться делить время на 2 части: на потраченное с пользой и потраченное в пустую.

Первый миф. Таким образом, очень многие люди думают что система тайм менеджмента применима только к рабочему времени. Но это далеко не так. На самом деле, эта система учит управлять всем своим временем (хобби, досугом, сном, работой), чтобы по максимуму извлекать эффект.

Второй миф. Также многие люди думают, что система управления временем необходима тем, кто хочет работать больше и интенсивнее. Но это в корне не верно, так как основной лозунг тайм менеджмента как раз заключается в другом: «Работать меньше, чтобы получать больше».

Совещение

Третий миф. «Тайм менеджмент превратит меня в робота, я буду жить строго по расписанию!». Это, пожалуй, самое большое заблуждение, так как система организации как раз освободит вас от плохих привычек, от факторов, в которых вы являетесь заложниками. ВЫ перестанете быть заложниками сами себя, когда чувствуете постоянный стресс переутомление. Освободите себя и почувствуйте, что такое жизнь на полную!

Четвертый миф. Тайм менеджмент не подходит творческим людям! Это неправда, ведь какой бы творческой и спонтанной не была ваша деятельность, жизнь, в ней есть и место самым банальным и насущным делам. Закупка продуктов, питание, спорт, транспорт, учеба, встречи — все это является частью нашей повседневной жизни и если не научиться правильно организовывать свое время, то мы попросту не достигнем желаемого.

Пятый миф. Тайм менеджмент – очень сложный и нужный процесс, который подходит исключительно людям с логическим и аналитическим складом ума. Как раз нет! Людям, которые обладают аналитическим складом ума итак не сложно вычленить важное в расписании и распределить свое время. А вот всем остальным нужно немного потренироваться, чтобы тоже научиться грамотно управлять своим временем и ресурсами.

Вас заинтересовала данная тема и вы хотите стать настоящим профессионалом в планировании своего расписания? Тогда хочу порекомендовать вам отличный сайт, где вас подробно научат принципам тайм менеджмента и расскажут, как правильно ставить перед собой достижимые цели.

Поделитесь этой ссылкой со всеми, кому действительно на все не хватает времени. Если вы уже знакомы с подобной системой организацией, рассказывайте в комментариях! Может ваш опыт будет полезен остальным читателям!

data-ad-client="ca-pub-2802235477177743"data-ad-slot="8649906948"data-ad-format="auto">

alcoraund.ru

Идеальная система тайм-менеджмента | TimeStep.ru

Темп современной жизни не позволяет расслабиться, требуя от нас с каждым днем всё больше. Мы начинаем опаздывать, паниковать и искать панацею, способную мгновенно решить все проблемы. Обращаясь к тайм-менеджменту и начиная внедрять его приемы на практике, мы ожидаем быстрых и волшебных результатов. Если таковые не появляются, обвиняем систему в несостоятельности и бросаемся искать другую.

Но существует ли идеальная методика тайм-менеджмента, подходящая всем: и менеджерам среднего звена, и руководителям крупных корпораций, и молодым мамам, и студентам, и фрилансерам?

Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по лайф-менеджменту, разделил все методики тайм-менеджмента на 4 поколения:

Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток;
Второе — на составлении планов и подготовке к их реализации;
Третье — на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения.
Четвертое — основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.

По мнению Стивена Кови, первые три методики давно не актуальны, хотя, как показывает практика, они все еще активно используются.

Практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд «подводных камней», о которых не всегда вспоминают авторы учебников по управлению временем. Вот некоторые из таких «камней».

О планах и органайзерах

Многие пособия по тайм-менеджменту акцентируют внимание читателей на том, как грамотно записать свои планы в органайзер, а также дают советы, как правильно выбрать идеальный органайзер. Однако если тщательно записанные планы остаются только в записной книжке, то вряд ли такой способ «управления» временем решит ваши проблемы. Ведь важно не красиво записать, а грамотно реализовать. Если вы планируете больше, чем можете сделать, ни одна самая совершенная система тайм-менеджмента вам не поможет.

Кроме этого, книги по тайм-менеджменту часто рассказывают, как сэкономить время, систематизировав вещи на рабочем столе, папки в компьютере и др. Порядок в вещах, безусловно, важен. Но и это не должно становится во главу угла.

Основная задача в тайм-менеджменте – не упорядочивание всей информации и не перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел с учетом их приоритетов.

Навыки: полезные и бесполезные

Некоторые издания советуют сосредоточиться на обучении полезным навыкам, помогающим экономить время. Конечно, навык быстрого чтения, знание иностранных языков и умение печатать вслепую десятипальцевым методом могут стать явными преимуществами. Но нужно помнить, что получение дополнительных знаний и умений отнимает немало сил и времени.

Прежде чем приступить к освоению того или иного навыка, подумайте, действительно ли вложение сил, средств и времени в освоение нового навыка будет оправдано последующей экономией времени? Александр Горбачев, автор книги «24 + 2. Время руководителя», дает в своей книге хорошие советы, как определить, нужен ли вам тот или иной навык.

Коррекция планов

Многие системы тайм-менеджмента основаны на том, что для управления своими делами и временем необходимо первоначально сформулировать краткосрочные и долгосрочные цели. На основе поставленных целей планируются промежуточные задачи.

В современной действительности зачастую попытки от начала до конца (т. е. из настоящего в будущее) запланировать пошаговое движение к цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем цель будет достигнута. Поэтому очень важно время от времени пересматривать свои планы. Мир постоянно движется вперед, и для того, чтобы не оказаться в отстающих, необходимо уметь подстраиваться под меняющуюся ситуацию.

Не бойтесь вносить в ранее составленные планы коррективы, если это необходимо.

Тотальный контроль

Методы тайм-менеджмента применяются не только для управления личным временем. Современные компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса.

Вряд ли такие способы смогут сильно повысить эффективность использования рабочего дня. Постоянное присутствие сотрудника на рабочем месте не гарантирует его ударной работы. Тогда как, например, во время перерыва в «курилке» в голову может прийти новый неординарный способ решения какой-либо рабочей проблемы.

Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.

Вывод

Идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем — грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.

Применение на практике только одной методики не поможет добиться грандиозных результатов. Различные современные системы тайм-менеджмента – это конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно повысить свою эффективность. Спустя некоторое время процесс необходимо повторять, поскольку ситуация вокруг нас постоянно меняется.

Грамотное использование одновременно нескольких методов тайм-менеджмента поможет вам значительно приблизиться к достижению намеченных целей.

Вместо заключения

Окунаясь с головой в тонкости управления временем, в составление планов и их воплощение, не забывайте время от времени задумываться, довольны ли вы своей жизнью, продвигаетесь ли вы к исполнению тех целей, которые для вас действительно значимы. Тайм-менеджмент – отличный инструмент, помогающий достигать целей. Но проверить, ваши ли это цели или они навязаны извне, можете только вы. Глупо тратить свое время на реализацию чьих-то чужих целей, не так ли?

timestep.ru