ГлавнаяРазноеРасставлять приоритеты это

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра. Расставлять приоритеты это


Умение расставлять приоритеты - это основа достижений evolutionmind.ru

Как научиться расставлять приоритеты?

Рассмотрим подробней ответ на этот вопрос на evolutionmind.ru

Умение расставлять приоритеты — это необходимость, с которой мы сталкиваемся, практически постоянно отдавая предпочтение делам, которые имеют ценность для нас не только на данный момент, но и в достижении задач, требующих на выполнение более длительного времени. Умение расставлять приоритеты это по большому счету определение последствий, кроющихся за теми или иными действиями, что в итоге создает картину вашей успешности в целом. Не редко бывает что, всмотревшись в проходящий день, можно увидеть, как в бесконечном потоке бытовых и разнообразных мелких дел растворяется бесценное время, а то, что по-настоящему ценно часто откладывается на потом. Нельзя сказать что обычные бытовые дела не имеют важности и ими стоит постоянно пренебрегать но понимание и виденье того отклика в будущем, которое приносит каждое осуществленное дело, дает более глубокое понимание ценности своего времени и как следствие более рационального его использования.

Многие из тех задач, которые встают перед нами диктуются как окружающим внешним миром, так и нашим внутренним, но как бы то ни было, последней инстанцией в итоге будем все-таки мы. Исходя из этого, получается, что для осуществления более эффективных действий на передний план выступает умение расставлять приоритеты или, проще говоря, делать правильный выбор. Это поможет браться за выполнение действительно важных дел, отсеивая при этом малоэффективные и не приносящие ощутимых результатов стремления.

Ранее были рассмотрены: метод Франклина и матрица приоритетов Эйзенхауэра материалы способные так же помочь быстрее понять и применить данные принципы.

В данной статье мы затронем еще несколько техник касающиеся темы как расставить жизненные приоритеты.

Система A B C

Это самая простая техника расстановки приоритетов в жизни. Задачи делятся на:

A – главные,B – важные,C – второстепенные.

При таком подходе вы должны игнорировать дела группы C пока не будет выполнено дело  группы A. Если дело группы A носит долговременный характер, то вы разделяете задачу и выполняете каждый день ее часть. При этом, по-прежнему не отвлекаясь на группу C пока не сделаете часть дела группы A.

Безусловно, данная техника, не лишена минусов, главными из которых являются, трудность соблюдения перечисленных правил и необходимость прибегать к титанической силе воли. Отсутствие необходимой устойчивости, любое срочное дело способно выбить вас из колеи. Субъективной оценкой не всегда, получается, определить важность какого либо дела, или отследить в какой момент оно перестало быть актуальным. Но все же не стоит пренебрегать представленной системой, которая за счет легкости в применении помогает развивать навык расстановки приоритетов.

Следующий способ: оценка взаимного влияния

Логично, что одни из самых важных задач, это как правило, более глобальные дела, при решении, которых можно параллельно выполнить или по возможности максимально приблизится к достижению каких либо других целей. Для этого необходимо отслеживать в перечне задач, дела у которых высокая степень влияния на общую ситуацию. К примеру, смена работы на более высокооплачиваемую, может решить не только финансовое напряжение, но и множество других смежных проблем и ситуаций. Обладая большим количеством денег можно поправить здоровье, увидеть новые страны, сделать жизнь более комфортной, насыщенной и т.д.

Успех, удовлетворенность собой и своей жизнью является прямым отражением повседневной деятельности, которую мы осуществляем. Постоянное оттачивание навыка расстановки приоритетов, будет так же поднимать вашу самодисциплину и самооценку.

Продуктивность каждого прожитого дня зависит от выбора, чем он будет наполнен, и способностью находить и выполнять задачи, которые приносят позитивные последствия. Умение расставлять приоритеты это один из главнейших инструментов в работе над преображением жизни к лучшему.

Читайте интересные статьи:

evolutionmind.ru

Качество личности Умение расставлять приоритеты

И запомни: никогда ничего не добьёшься, пока не научишься определять,

что для тебя в данный момент самое главное.

Роберт Хайнлайн. Звёздный десант

Удивительно, как пожар раскрывает наши приоритеты.

Шерлок (Sherlok)

Дом и семья для женщинв так же приоритетны,

как гараж и футбольный матч для мужчины.

Олег Рой. Мужчина и женщина. Секреты семейного счастья

       Стоит разок умереть и приоритеты тут же меняются.

«Пираты Карибского моря»

        Умение расставлять приоритеты  как качество личности – умение определять порядок решения самых важных, первенствующих, преобладающих задач, проблем, вопросов; умение выделять для себя главное и второстепенное.

    Притча с юмором. Профессор философии, перед лекцией заходит в зал и раскладывает на столе несколько различных вещей. Когда начинаются занятия, он, молча, берет большую, пустую, банку и заполняет ее большими камнями.  Затем спрашивает: — Банка была полна? — Да! — соглашаются студенты. Тогда профессор достает коробку с маленькой галькой и высыпает ее в эту же банку. Он слегка поболтал банку и галька, конечно, заполнила открытые области между камнями.

      Он снова спросил студентов:  — Банка полна?    Они рассмеялись и согласились, что банка полная.    Тогда, профессор достает коробку песка и высыпает ее в банку. Естественно, песок, заполняет все остальное пространство. Ёщё раз профессор спросил студентов, полна ли банка? Ответили: да, и на этот раз однозначно, она полна. Тогда из-под стола он ещё вытащил две банки пива и вылил их в банку до последней капли, размачивая песок. Студенты смеялись.

      — Теперь, — сказал профессор, — я хочу, чтобы вы поняли, что это — ваша жизнь. Камни — важные вещи — ваша семья, ваши друзья, ваше здоровье, ваши дети. Если бы все остальное было потеряно, и только они остались, ваша жизнь была бы все еще полна. Галька — другие вещи, которые имеют значение подобно вашей работе, вашему дому, вашему автомобилю. Песок — все остальное, это просто мелочи жизни. Если вы, сначала, насыплете песок в банку, то не будет места для гальки и камней. Тот же самое и в жизни. Если вы тратите все ваше время и энергию на мелочи, у вас никогда не будет места для вещей, которые являются важными для Вас. Обратите внимание на вещи, которые являются критическими к вашему счастью. Заботьтесь, сначала о камнях, это действительно имеет значение. Установите, расставьте правильно ваши приоритеты. Остальное — только песок.

  Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет пиво? Профессор улыбнулся. Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть место для пары банок пива.

        Человек растрачивает жизнь попусту, не умея расставить приоритеты, то есть, определить,  что в жизни главное и не главное, какие цели высшие, главные, а какие текущие второстепенные. Умение расставить приоритеты – это умение разграничивать и отделять основное от мелочного.

        Умение расставлять приоритеты – навык, что делать в первую очередь, умение говорить «Нет» неважным вещам.

    Понедельник. Притащился в офис. Работы накопилось! Так, главное — правильно расставить приоритеты. Разложу  я все бумаги в три стопки. 1. Это я пока не буду делать. 2. Это я буду делать попозже. 3. Это я ВООБЩЕ не буду делать!

       Человек, умеющий расставлять приоритеты, проявляет такое качество личности как приоритетность. Приоритетность – дочь организованности. Для многих людей будет открытием, что на получение 80% результатов требуется лишь 20% усилий, а остальные 80% усилий (затраченного времени) дают 20% результатов. Здравомыслящий, организованный человек, естественно, вычислит те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начнет с них. Вдумайтесь, 4/5 нашего времени и усилий не имеют практически никакого отношения к тому, что мы планировали сделать. Это эмпирическое правило было введено социологом Вильфредо Парето и оказало огромное влияние на успешных, преуспевающих людей.

        Человек, умеющий расставить приоритеты, то есть организованный человек, осознав этот принцип, оптимально решает множество жизненных задач. Например, он читает, в первую очередь, важные для него книги, ибо 20% книг имеют 80% ценности. Именно такие книги развивают разум, «перепахивают» душу, обеспечивают личностный рост. Низкопробные «дефективы» — «Смертельное убийство», «Мертвые не потеют», любовные романы – «Любовная любовь», «Сладострастный импотент», не дают пищу для разума и, лишь отбирают драгоценное время.

   — Курить хочу. Есть хочу. Замуж хочу. Хочу-хочу-хочу. — Ты уж определись в приоритете — чего больше хочешь? А то, много хочешь — мало получишь! — Плюнуть в тебя хочу. А потом — курить, есть и замуж!

     Человек, умеющий расставить приоритеты, знает, что принцип Парето распространяется и на  межличностные отношения. Отношения с супругом, детьми, родителями имеют, к примеру, для женщины 80% ценности, но, если она работает, то на их долю выпадает всего, лишь 20% времени.

    Человек, умеющий расставить приоритеты,  составит список бесполезных контактов, действий и избавится от них. Придя на работу, он составит план работы на день, сконцентрирует внимание на важных делах, дающих максимальный результат, и вычеркнет мелочные, второстепенные, отвлекающие внимание вопросы. Если человек, умеющий расставить приоритеты, занят бизнесом, он понимает, что ему нужно акцентировать внимание на 20% источниках дохода, обеспечивающих 80% прибыли. Неорганизованность упускает знание, откуда поступает основной приток прибыли, и будет тратить время на пустяки, то есть на пассивные источники дохода.

    Словом, человек, умеющий расставлять приоритеты, умеет чётко разграничивать, что является первостепенно важным, а что может утратить свою значимость в зависимости от развития ситуации. Человек, не умеющий расставлять приоритеты, отдает предпочтение решениям по мелким второстепенным вопросам, зато по важным, судьбоносным для организации вопросам медлит, тянет «кота за хвост» в надежде, что всё решится и без него.

      Приоритетность – враг суетливости. Человек, не умеющий расставить приоритеты, излишне суетится, упускает важные вопросы, отдавая приоритет второстепенным, мелочным вопросам. Обычно организация его труда хромает.

    Приоритеты мужчин и женщин в главном совпадают. Так, женщины, согласно социологическим опросам, ценят в мужчинах порядочность и ум (72% и 67%), следом идут заботливость, верность и хозяйственность. При этом сексапильность в мужчинах, по мнению женщин, не самое ценное качество (7%). Она на предпоследнем месте. Для мужчин привлекательны хозяйственные (68%), порядочные (56%) и верные (50%) женщины. Среди других качеств, особенно ценимых мужчинами в женщинах, – заботливость, ум и легкий характер. Но для сильного пола немалую роль играют сексапильность представительниц слабого пола, темперамент и независимость.

       Запомните главное:  в соотношении добра и принципов, приоритет всегда за добром. Какую бы жизненную ситуацию мы не примеряли на свои принципы, железный приоритет принадлежит Добру.

Петр Ковалев 2016 годДругие статьи автора: https://podskazki.info/karta-statej/

(Просмотров 858 всего, 1 сегодня)

podskazki.info

Искусство расставлять приоритеты - useful.one

На прием к психологу пришла молодая женщина Ольга с нетипичной для её возраста проблемой, которую она определила, как пустота. Странная ситуация: муж, двое детей, работа, а вокруг неё — пустота. Да ладно бы только вокруг, пустота была ещё и глубоко внутри. Выполнив ряд формальностей, психолог попросил рассказать о том, как проходит обычный будничный день, чтобы понять ежедневную расстановку приоритетов.

— Приоритеты? О чем Вы? Я совершенно правильно ориентирована на жизнь. Главное для меня здоровье близких, — возмутилась клиентка.

— Я не прошу Вас рассуждать о ценностях, я просто хочу понять ежедневную расстановку приоритетов, — объяснял психолог.

— Вы хотите понять, что для меня важнее: здоровье мамы или любовь мужа?

— Я не пытаюсь выяснить иерархию Ваших жизненных ценностей. Это довольно сложно. Я всего лишь пытаюсь понять, как вы строите свой день.

Диалог мог бы быть бесконечным и требовал простого разъяснения значения искусства расставлять приоритеты.

Что такое приоритеты?

Вопрос, заставший клиентку врасплох, действительно очень важен с позиции ежедневного отношения к жизни. Расставить приоритеты, значит, понять, что действительно важно СЕЙЧАС.

Понятие приоритет активно вошло в нашу жизнь недавно из компьютерной лексики. Планировщик задач операционной системы компьютера определяет, какую программу выполнять в данный момент в зависимости от ее значимости — т.е. назначает приоритет.

Рассмотрим определение приоритета на простом примере. Допустим необходимо собрать информацию о чем-то на диске компьютера. Сначала нужно создать папку с определенным названием, а потом накидывать туда, нужные файлы. Это удобнее и быстрее, чем накидать файлы в разные места, а потом собирать их в папку. Итак, чтобы начать сбор информации, нужно создать место, куда мы будем это собирать. Создание папки является приоритетным.

Заметьте, не главным или важным, а именно приоритетным, то есть первым, важным именно сейчас. Можно попутно создать несколько других папок, если это важно сейчас. А если нет, то нужно ли тратить на это время и силы.

Итак, приоритет, это процесс, событие, которое является самым важным в данном  месте, в данное время. У машины все просто. Компьютерный мозг быстро просчитывает все варианты выполнения задач и определяет самые эффективные на данный момент, делая их приоритетными, то есть выполняет именно их. И с этим не поспоришь.

В повседневной жизни нам постоянно приходится расставлять приоритеты, то есть выбирать наиболее важные и эффективные процессы. Мы планируем поход в магазин, ежедневную уборку квартиры, дела на работе, включая легкие перерывы для обсуждения новостей. Мы даже планируем начало новой жизни с понедельника, но не начинаем, потому что приоритетными становятся совсем другие процессы.

Психолог продолжает диалог с Ольгой:

— Вы покупаете продукты в фастфуде для своих близких?

— Да.

— А почему?

— Родные любят эту еду, я хочу доставить им удовольствие. К тому же эта покупка освобождает меня от необходимости провести вечер у плиты.

— А Вы знаете, что эта еда вредна?

— Знаю. Но это же нечасто бывает.

— Значит, иногда для вас желание избавиться от домашних дел важнее здоровья близких?

Ответа нет. И не может быть, здесь спутаны понятия.

Зачем нужно расставлять приоритеты?

Продолжение диалога психолога и клиентки говорит о разграничении понятий: ценности и приоритеты. Мы не будем рассуждать о вреде фастфуда. Речь идет о процессах, которые важны именно сейчас. И, главное понять, что именно важно – расставить приоритеты.

Зачем?

Во-первых, это поможет сэкономить время. Вспомните о планировщике задач компьютерной системы, который четко расставляет очередность процессов, исходя из этого принципа.

Во-вторых, это поможет сэкономить ваши силы. Действительно, проще зайти в магазин по пути с работы, чем вернуться после того, как вы уже пришли домой. Планировать свою деятельность удобнее заранее, просчитывая возможные варианты.

В-третьих, это определит ваши основные задачи на ближайшее время и подчинит им все остальные действия.

Чтобы понять значение умения расставлять приоритеты, рассмотрим ситуацию с фастфудом.

Вариант 1. Ситуация: Уставшая женщина возвращается с работы. Ей очень хочется отдохнуть дома после тяжелого дня.

Решение: купить еду для близких в ресторане быстрого питания. Это обеспечит их хорошее настроение и избавит её от приготовления ужина.

Приоритет: отдых после тяжелого трудового дня.

Будете ли вы её упрекать в плохом отношении к близким? Нет, потому что понимаете мотив её поступка и выбранный приоритет.

Вариант 2. (усложняем ситуацию). Всё то же, но в кошельке очень мало денег.

Решение: купить еду быстрого приготовления. Это избавит её от необходимости длительного приготовления пищи и даст дополнительное время для отдыха.

Приоритет: максимально быстро приготовить еду и сэкономить денежные средства.

Будут ли упреки в этом случае? Также нет. Потому что, здесь также ясен выбор.

Вариант 3. Ситуация та же.

Решение: купить овощи, разморозить мясо, приготовить чахохбили.

Приоритет: правильное питание близких.

Итог: длительное приготовление, недовольная проголодавшаяся семья, нервная уставшая женщина и, возможно, конфликты в семье в сочетании с взаимными обвинениями.

Стоил ли данный приоритет полученных результатов? Что для вас важнее: мир в семье или соблюдение правильного питания? Итак, снова расстановка приоритетов.

Разобравшись с понятиями приоритета и ценностей, Ольга получила домашнее задание, в котором было необходимо составить рейтинг ежедневных приоритетов, начиная от самого важного. Сложность задания была в том, что она должна была указать не менее 50 пунктов.

С удивлением психолог отметил, что женщина справилась. В сокращенном варианте это выглядело так:

  1. Не опоздать на работу.
  2. Проводить детей в школу.
  3. Добросовестно выполнить свою работу.
  4. Не сделать ошибок в текстах.
  5. Чтобы начальник заметил её старание.
  6. Возможность премии.

….

  1. Внимание Н. к её особе.
  2. Мнение коллег о её внешнем виде.

….

  1. Мнение А.П. о её обуви.
  2. Приглашение на чай в кабинет к главбуху.

…

38.Успеть всё сделать на службе, чтобы не брать работу домой.

…

  1. Накормить своих родных.
  2. Есть низкокалорийную еду, чтобы похудеть.

Ошибки в выборе приоритетов

Итак, мы уже выяснили, что необходимость расставлять приоритеты стоит перед нами ежедневно, и от того, насколько правильно мы это делаем, зависит результат нашей деятельности. Что же неверно в рейтинге нашей героини?

Первым в списке стоит не опоздать на работу, затем, через пункт, выполнить свою работу, не наделав ошибок. Похвально. А если бы список состоял из четырех пунктов, то вариант с начальником и премией был бы не важен? Да и материальная сторона вопроса оказывается неактуальна? Прямо коммунизм какой-то получается.

На самом деле всё не так. Мы приходим на работу зарабатывать, а, значит, важна материальная заинтересованность. Бескорыстных трудоголиков быстро вычисляют в любом офисе, и потом они плачут в подушку, зарабатывают депрессию, только потому, что неверно расставили приоритеты. Их считают добросовестными и ответственными, но не повышают по службе и не поощряют материально.

Другое дело, люди-карьеристы. Даже с более низкими способностями, они получают высокие зарплаты и должности по причине верных приоритетов. А так ли плохо быть карьеристом?

Несколько пунктов списка относятся к оценке внешнего вида. Для каждой представительницы прекрасного пола внешний вид важен. Но в списке мы не увидели ничего, что касается процессов создания женской красоты: макияжа, маникюра, выбора одежды. В чем же здесь дело?

В данном случае, клиентка не считает важной заботу о себе, а оценка внешнего вида коллегами, скорее всего, больше пугает её, чем радует. Она боится негативного отношения, или даже замечаний, и не ждет комплиментов. Этот пункт, наряду с другими, способен вызвать депрессивное отношение к происходящему.

Всё будет проще, если в список приоритетов добавить ухоженный внешний вид, правильно подобранную одежду и только потом стремление не опоздать. Утро молодой женщины будет подчиняться своему настроению, отражению в зеркале, желанию нравиться. Мнение коллег о её внешнем виде будет опускаться всё ниже в таблице, пока совсем не исчезнет из рейтинга.

Этот пункт, конечно, заставит поменять планы на выходные. Нужно выделить время на себя: заняться шопингом, посетить салон красоты или хотя бы сделать простые косметические процедуры дома. Возможно, в планах на выходные появится задача отдохнуть, самое важное, что нужно сделать. Вот только в приоритетных рейтингах, как правило, чаще встречается приготовление борщей и котлет, а не варианты семейного отдыха.

Что же получается: мы сами себя загоняем в тупик простым планированием жизни? Да, именно так. Ошибки в расстановке приоритетов разрушают личность человека, делая их рабами потребностей; разрушают отношения в семье, выводя на передний план уборку квартиры и приготовление еды, сводя важность душевного общения и семейного отдыха  к нулю.

Представляю воображаемый диалог с читателями:

— Как же так, —  восклицают читатели, — мы сами разрушаем свою жизнь? Но мы стараемся делать домашние дела, заботясь о близких.

— А что важнее близким: тарелка борща или совместная прогулка на лыжах?

— И то и другое важно, — скажите вы.

— Правильно. Но речь идет о расстановке приоритетов, когда нужно выбрать что-то одно. И в этой ситуации вполне может подойти быстрый перекус, если он сохранит тепло отношений и впечатления от выходных. А целый день, проведенный на кухне, может вызвать отчуждение и обиды.

Конечно, домашние дела требуют выполнения. Но планировать это нужно так, чтобы не разрушать другие ценности.

Искусство расставлять приоритеты

Расставлять приоритеты на самом деле просто, если научиться понимать, что именно вам нужно. Не бойтесь отвечать на свои вопросы честно. Только вы способны понимать свои желания.

Как это сделать? Вот несколько правил:

  1. Расставляйте приоритеты в делах всегда, даже в мелочах. Свой рабочий день начинайте с того, что важно, но не с простого, легкого и меньшего по объему. Помните, что потратив время на мелочи, вы упустите важное, а это всегда чревато последствиями. Ваш личный планировщик всегда должен определить приоритетное.
  2. Умейте четко оценивать свое состояние, и, исходя из этого, планировать свою деятельность. Не делайте ничего через силу без крайней необходимости. Если же негативное состояние норма, то попытайтесь изменить именно эту ситуацию.
  3. Привлекайте к важным решениям и делам свое окружение. Озвучивайте свое состояние, не опасаясь реакции коллег или близких. Пусть окружающие учатся выстраивать свои приоритеты, учитывая интересы близких.
  4. Определяйте несколько важных долгосрочных приоритетов, которые будут присутствовать в виде мелких задач. Например, задача похудеть будет иметь отражение в покупке низкокалорийной еды или отказе от десерта.
  5. Учитывайте желания близких в своих приоритетах. Уступайте им и идите на компромиссы. Не путайте задачи и ценности. И не позволяйте одному разрушать другое.

Через некоторое время Ольга рассказала о том, как провожала мужа в  длительную командировку. Обычно, она вставала рано утром, начинала приготовление пирожков, укладывание вещей в чемодан с проглаживанием каждой рубашки. К вечеру она становилась уставшей и раздраженной.

Но не в этот раз. Ей остро захотелось провести это время вместе с семьей. Обсудив с вечера незначительность домашних пирожков и рубашек, которые все равно приходится переглаживать, они с мужем собрали чемодан и запланировали семейный отдых.

Молодая женщина с улыбкой рассказывала о посещении торгово-развлекательного центра, аэрохоккее и небольшом шопинге.

Психолог отметил, что Ольга научилась радоваться жизни.

 

Повседневные дела будут всегда. Очень легко стать зависимым от бесконечной череды служебных и домашних обязанностей. В какой-то момент человек полностью подчиняет себя понятию «должен». Именно тогда жизнь наполняется усталостью, суетой, и отчужденностью.

Важно вовремя понять собственные желания и потребности, именно с этой позиции расставляя ежедневные приоритеты служебных и домашних дел.

А вы умеете это делать? Хотите научиться? Тогда для начала составьте свой рейтинг ежедневных приоритетов (не менее 50 пунктов). Только одно важное условие: будьте честными с собой.

 

useful.one

Расстановка приоритетов и успешное выполнение дел

Расстановка приоритетов имеет два аспекта: важность и срочность. Расставляя приоритеты, вы должны отделить срочность от важности. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. С любым же делом можно поступить лишь одним из четырех способов: пренебречь им, поручить его другому сотруднику, перенести его на более поздний срок или претворить его в жизнь. Какой вариант когда лучше выбирать?

Автор:

Рудольф Вердербер (Rudolph F. Verderber), профессор коммуникаций университета Синсинати (University of Cincinnati). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

Расстановка приоритетов имеет два главных аспекта: важность и срочность.

1. Важность. Рассматривайте разные группы задач по очереди и соотносите их с вашей изначальной целью — увеличением прибыли, повышением удовлетворенности клиентов или чем-то еще. Спросите себя, будет ли выполнение этого задания непосредственно способствовать достижению вашей цели. Пометьте каждую группу рабочих заданий буквами А, Б или В, где «А» означает, что дело имеет большое значение для достижения цели, а «В» указывает на то, что оно слабо связано с вашей главной целью.

Если вам трудно определить степень важности какой-либо группы задач, подумайте, что бы случилось, если бы вы просто

не выполнили эти задания. Как это отразилось бы на работе организации? Если это означало бы уменьшение прибыли, рост издержек или, например, ухудшение имиджа фирмы, то присвойте такому делу высший уровень значимости («А»). Если в долгосрочном периоде это вряд ли сильно на что-то повлияет, то пометьте это дело буквой «В».

Вместо того чтобы устанавливать важность сотен задач, вам нужно рассмотреть только с десяток категорий. Все дела, которые относятся к данной категории, имеют одинаковый уровень значимости.

2. Срочность. Срочные вопросы — это те, которые необходимо решить как можно быстрее. Расставляя приоритеты, вы должны

отделить срочность от важности. Некоторые дела заслуживают лишь уровня значимости «В», так как не относятся непосредственно к вашей цели, но при этом вы знаете, что им нужно уделить внимание, и поскорее.

Выделите группы срочных заданий особо. Например, организация переезда в новый офис может быть неотложным делом, хотя и помечена буквой «В». Однако им не следует уделять слишком много времени (если только они не являются одновременно еще и важными делами). С этими заданиями надо просто поскорее разделаться, вот и все.

А что если какой-то вопрос вы не считаете срочным, а кому-то он таковым кажется? Например, один из ваших коллег не может окончательно утрясти все детали предстоящей пресс-конференции, пока вы не определите дату ее проведения. До этого мероприятия еще несколько недель, и вы не спешите, но ваш коллега нервничает.

Если дело недолгое, то, вероятно, лучше пометить его как срочное и удовлетворить просьбы сотрудников. Но это может быть и не минутным вопросом. Что тогда? В таком случае будьте объективны. Обоснованы ли притязания вашего коллеги? Насколько важна пресс-конференция? Большое ли значение имеет конкретное число? Определите, срочное ли это дело как таковое, независимо от того, каким оно представляется лично вам или кому-то еще.

Иногда так и хочется первыми в списке поместить наиболее приятные для вас дела, а те рабочие задания, выполнять которые вам не хочется, отправить в самый конец перечня. Не поддавайтесь этому искушению. Будьте безжалостно объективны в оценке важности тех или иных дел. В противном случае вы, сами того не осознавая, придете к тому, с чего начали: маловажные задачи будут выполнены, а весь стол будет завален грудой срочных и важных дел, с которыми давно пора было бы уже разобраться. Рано или поздно, вам все равно придется этим заниматься.

Расстановка приоритетов

Теперь нужно расставить все группы задач в

порядке приоритетности. Прежде всего необходимо будет взяться за дела по-настоящему

срочные, даже если они и не настолько важны. Затем идут все остальные дела в порядке значимости:

  1. Срочные и важные.
  2. Срочные.
  3. Важные (А).
  4. Важные (Б).
  5. Важные (В).

Даже наименее значимые вопросы в свое время придется решить, потому что, в конечном счете, они станут срочными и поэтому переместятся в верхнюю часть списка — если вы не стали заниматься ими сразу же.

Если в будущем вы хотите предотвратить рабочие перегрузки, можете использовать следующий способ: определяйте приоритетность рабочих заданий

сразу, как только они возникают. Когда речь заходит о новом проекте или новом направлении деятельности, приписывайте этим делам определенный уровень значимости (А, Б или В) в зависимости от того, насколько они отвечают вашей цели.

Каждую неделю

располагайте в порядке значимости все текущие дела на эту неделю. Такая система не только будет напоминать вам о том, какие задачи являются для вас ключевыми и требующими особого внимания, но и гарантированно позволит своевременно обратить ваше внимание на те малозначимые дела, которые больше уже нельзя откладывать на потом.

Когда вы отводите какое-то время на решение срочных, но малозначимых вопросов, постарайтесь не допустить большей траты времени, чем это необходимо. Это не те дела, которыми надо заниматься вдумчиво и сосредоточенно. Главное — как можно быстрее с ними расправиться, чтобы можно было уделить внимание действительно важной работе.

Принимаемся за дело

С любым делом можно поступить лишь одним из четырех способов:

  1. Пренебречь им.
  2. Поручить его другому сотруднику.
  3. Перенести его на более поздний срок.
  4. Претворить его в жизнь.

Какой вариант выбрать?

  1. Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не делайте его сейчас Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет. Учитесь с первого взгляда распознавать дела, электронные послания и служебные записки, которыми можно будет пренебречь.

  2. Поручить другому. Обязательно ли этим вопросом должны заниматься лично вы? Если нет, то это значит, что задачу, независимо от степени срочности, можно делегировать.

  3. Перенести на более поздний срок. Суть в следующем: если работу должны выполнить лично вы, но не обязательно срочно, вы можете ее отложить. Единственное замечание — это опять же соотнесение временных рамок: не имеет смысла, к примеру, переносить десятидневную работу на конец этой недели в свете аврала, предстоящего на следующей неделе.

  4. Претворить в жизнь. Все, что нельзя вычеркнуть, поручить другому или на время отложить, придется делать самому. Однако к тому времени, когда вы дойдете до конца этого сортировочного процесса, стопка заданий, которые вам необходимо претворить в жизнь лично, значительно сократиться.

Последовательность работы

Вот некоторые рекомендации, которые помогут вам составить расписание дальнейшей работы после того, как вы разделите все дела на четыре категории.

  1. Прежде всего займитесь поручением срочных дел своим сотрудникам. Поручайте своим подчиненным работу даже тогда, когда вы не перегружены и можете с ней справиться сами. Всегда есть более важные вещи, для которых стоит освободить время: планирование, выдвижение новых идей и т.д. Чем раньше вы поручите какое-то дело своему сотруднику, тем порядочнее это будет по отношению к нему, поскольку у него будет достаточно времени на выполнение задания. Кроме того, в таком случае выше вероятность качественного выполнения работы.
  2. Выделите те рабочие задания, которые вы можете делегировать позже, когда ваши подчиненные уже справятся с работой.
  3. Затем отведите время на неотложные дела, с которыми должны управиться лично вы.
  4. Посмотрите, сколько всего групп заданий вам необходимо проработать и сколько всего времени в вашем распоряжении. Составьте график в соответствии со средним количеством времени на одну группу. Так, если у вас есть четыре часа и восемь групп, вы можете в среднем уделить каждой группе полчаса.
  5. Теперь вы можете несколько изменить время, первоначально отведенное на каждое из дел. Допустим, на подготовку к выставке, которая должна состояться на следующей неделе, вам необходим больший срок. Тогда увеличьте время на эту работу, а на каждую из двух незначительных групп рабочих заданий выделите по пятнадцать минут.
  6. Каким бы ни получилось ваше конечное расписание, не отклоняйтесь от него. Если вы успеваете что-то сделать даже быстрее, чем было намечено, — замечательно. Но не позволяйте себе отставать от установленного распорядка.

Может показаться, что тратить драгоценное время на составление расписаний неразумно. Однако это единственный способ гарантировать, что ваше время выйдет не раньше, чем подойдет к концу вся навалившаяся на вас работа. Составление подобного расписания может показаться вам трудоемкой работой, но на самом деле это не так. Это займет у вас максимум пять минут. Немного усилий — и у вас есть готовый план действий.

Изучите десятки других приемов самоменеджмента, мотивации, личной и профессиональной эффективности, составив свой учебный план из любых курсов нашего каталога при обучении по индивидуальной программе, в удобном для себя месте, времени и темпе. Вы также можете приступить к обучению уже в день подачи заявки.

www.elitarium.ru

Как правильно расставлять приоритеты: 7 ключевых аспектов

Здравствуйте, дорогие читатели. Сегодня мы с Вами узнаем как правильно расставлять приоритеты, и надеюсь не просто изучим данный вопрос, а многие полезные советы применим в жизни, и получим радостные результаты.

На эту тему написано множество статей, и это не удивительно, ведь вопрос с каждым днем становится все более актуальным. Темп жизни растет, дел становится все больше, а вот в сутках так и остается всего 24 часа, которых совершенно не хватает.

И тут приходится выбирать, какие дела действительно важны, и нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить на потом, или вообще о них забыть.

Как и во многих других вопросах, здесь меня интересует в первую очередь мнение людей, которые в своей жизни много достигли, которые умеют сами расставлять приоритеты, и способны этому научить других. Именно поэтому среди множества книг, и рекомендаций, я выбрала человека, которого считаю компетентным в данном вопросе. Это Брайан Трейси. И в этой статье именно он будет нашим надежным советчиком.

Если вдруг Вы не знаете кто это , то в двух словах могу сказать, что:

  • это очень успешный человек,
  • консультирующий менеджеров ведущих фирм,
  • проводящий семинары,
  • автор книг и аудио-программ на темы бизнеса, управления продажами, самореализации и лидерства?
  • создавший собственную империю, и успешно помогающий многим людям на планете.

Итак, давайте скорее узнаем, как же  правильно расставлять приоритеты. Слово Брайану Трейси.

Учимся расставлять приоритеты

Нам не под силу управлять временем, но мы можем управлять своей жизнью. Если вы хотите управлять своей жизнью, то крайне необходимо понять в чем состоят Ваши личные ценности. Так как ключ к успеху в жизни заключается в том, чтобы привести Вашу жизни в гармонию с тем, что для Вас важнее всего.

Какие принципы для Вас являются базовыми,  и задают параметры всей жизни? Которые определяют что Вы будете делать, а что нет? Что важнее всего в жизни? И согласуются ли это ценности с Вашими целями в жизни?

Если мы говорим, что главная ценность в жизни — это семья, то соответствует ли то, что мы делаете ценностям семьи?

Если для Вас значимы любовь честность, или ответственность, то соответствуют ли  повседневные действия этим ценностям?

Что для Вас важнее всего, и что вы можете сделать, чтобы  действия еще больше соответствовали Вашим убеждениям?

Учеными доказано, что большинство стрессовых ситуация являются результатом того, что ваши действия идут наперекор вашим внутренним убеждениям. Именно поэтому нужно всегда, и во всем, при принятии важных решений оставаться верным себе, придерживаться того, что для нас действительно важно.

Для наибольшей эффективности при расстановке приоритетов следует учитывать свои способности, так как у все нас разные сильные и слабые стороны, и соответственно  возможности  тоже разные.

Не смотря на обилие выполняемых нами задач, по словам Брайана Трейси существует так называемый «Закон Трех». Он гласит, что у каждого человека есть только три направления, которые приносят 90% производимых ценностей. И если мы проанализируем список задач на неделю или месяц ( их скорее всего будет не один десяток), то обнаружим, что только три из них приносят нам 90% той ценности, которую мы получаем. Соответственно, определение этих  направлений и концентрация на них принесет нам больше результатов, чем мы получаем сейчас.

Беритесь только за то, что Вы делаете лучше всех. Делайте то, что Вы умеете лучше всего!

Итак, для правильной расстановки приоритетов нам необходимо определить какие дела наиболее важны,  а какие нет на данный момент.

Для этого лучше всего составить список, и разделить его на категории по значимости:

  1. Дела, которые мы обязаны сделать, и невыполнение которых приведет к серьезным последствия. Это то, что мы обязательно должны выполнить. 20% действий, на которые приходится 80% ценностей. Если эта задача очень велика, необходимо прибегнуть к правилу: «Разделяй и властвуй!» Другими словами нужно разделить эту задачу на подзадачи, и выполнят постепенно, шаг за шагом.
  2. Дела, которые следовало бы сделать, но ничего страшного не произойдет если мы их отложим. ВАЖНО: никогда не беритесь за задачи второй категории, если Вы еще не выполнили все задачи первой категории.
  3. Дела, которые было бы хорошо сделать. Что-то легкое и приятное, не влияющее на Ваше будущее.
  4. Дела, которые можно делегировать.
  5. Дела, которые вообще не важны, и только отвлекают от других дел.

Усвойте для себя, что лучше сделать меньше, да лучше, и избавляйтесь от всех дел с низкими ценностями, освобождая время для более серьезных.

Фокусируйтесь на том, чтобы делать правильное и нужное, вместо того, чтобы делать что-то правильное, но не нужное.

Подводим итоги:

  1. Составьте максимально полный список всего, что Вам необходимо сделать завтра или в ближайшее время.
  2. Разделите все дела в списке по категориям, и сбоку сделайте отметки о приоритетности каждого конкретного дела.
  3. Выделите задачу, которую если Вы сделаете действительно хорошо, это окажет позитивное влияние на всю Вашу продуктивность. Обведите ее!
  4. Определите свои три направления, которые Вы делаете лучше всего, и которые наиболее продуктивны.
  5. Разделите 100 баллов между всеми делами в зависимости от важности и приоритета. Какое будет наиболее важным, а какое наименее.
  6.  Отметьте какие три навыка,  Вам позволяют лучше справляться с работой, которые  у Вас развиты больше всего, а какие можно развить в будущем.
  7. Какие аспекты работы вам нравятся больше всего, что вы больше всего любите делать.

По отзывам многих людей, которые внедрили в свою жизнь эти полезные советы, они им очень помогли, и научили действительно эффективно расставлять приоритеты в списке своих дел.  А следовательно выполнять наиболее значимые задачи.

Надеюсь эти советы помогут и Вам. Напишите в комментариях, получилось ли у Вас внедрить эти советы в свою жизнь, и действительно ли они работают.

А я прощаюсь с Вами, до встречи в новых статьях. И по традиции призываю поделиться статьей в соц сетях. Пока, пока.

pickof.ru

планирование дел и расстановка приоритетов

Метод Эйзенхауэра: планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

 

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

 

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

 

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

 

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

  1. Расстановка приоритетов в работе по принципу ЭйзенхауэраРасстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

    Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

  2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

  3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

  4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

  5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

 

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %B__________ %С__________ %D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет2,____________________=_________ — приоритет3.____________________=_________ — приоритет4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________Вместо этого: __________________________

 

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курсСамоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

www.elitarium.ru

Как правильно расставлять приоритеты

Иногда у человека появляется ощущение, что в его жизни все перевернулось верх дном, что в ней царит полный хаос. Человек не успевает решить одну задачу, справиться с одной проблемой, как появляются новые сложности, разрушающие планы и сбивающие с пути. Чтобы всего этого не произошло, важно научиться правильно расставлять жизненные приоритеты. Тот, кто умеет расставлять приоритеты, экономит свое время, бережет нервы, деньги и духовные силы. Для этого важно уметь организовывать для начала хотя бы свой день, классифицировать задачи, которые стоят перед человеком.

Перед составлением списка важно четко определить для себя временные рамки, задать себе вопрос, сколько времени уйдет на осуществление того или иного плана, на решение задачи и выполнение намеченного действия. Составление списка дает возможность упорядочить мысли. Свои цели необходимо разделить на долгосрочные и краткосрочные. К краткосрочным относятся цели, которых необходимо достичь в течение нескольких ближайших часов или задачи, которые нужно решить за один день, неделю.

                                           Краткосросчные цели
20 июляЗабрать документ из главного офиса. Купить продукты. Навестить бабушку. Приготовить ужин. Дочитать книгу. Разобрать вещи. Заплатить за воду. Напомнить соседке о лекарстве. Позвонить воспитательнице сына.

Следующий шаг заключается в расстановке приоритетов. Необходимо распределить свои цели на 4 подгруппы: срочное и важное дело, важное, но не срочное дело, срочное, но не настолько важное дело, не срочное и не важное дело.

                                            Краткосрочные цели
Срочное и важное делоЗабрать документ из главного офиса. Заплатить за воду.
Важное, но не срочное делоКупить продукты. Навестить бабушку. Позвонить воспитательнице сына.
Срочное, но не настолько важное делоПриготовить ужин. Напомнить соседке о лекарстве.
Не срочное и не важное делоДочитать книгу. Разобрать вещи.

Таким же образом необходимо составить и список своих долгосрочных целей. Данные таблицы помогут человеку расставить приоритеты и правильно распределить свою энергию, жизненную силу, чтобы дело стало максимально продуктивным. Список нужно хранить так, чтобы он постоянно был на виду у человека. По мере завершения того или иного дела, по мере достижения указанной в списке цели, ее можно вычеркнуть или отметить галочкой. Лучше всего повесить список на холодильник, рядом с телевизором или компьютером. Список можно оставить и на самом рабочем столе в своем кабинете.

Советы по достижению поставленной цели

Специалисты не рекомендуют достигать своих целей, начиная одно дело, бросая его на полпути, затем приступая к другому делу. Такой подход не принесет успеха и не сэкономит времени. Важно доводить до конца начатое дело, не отвлекаясь, максимально сосредоточившись на цели. После успешно завершенного дела можно и отдохнуть, поощрить себя, например, прослушиванием любимой музыки, вкусной едой, телефонным разговором и т.д. В первую очередь, нужно сделать важные, срочные дела, а затем приступать к важным, но не настолько срочным и т.д. Некоторые дела можно совмещать, но с совмещением необходимо быть осторожной. Следует важные дела делать в начале дня. Пробуждение и начало дня - это периоды, когда человек готов продуктивно работать, запоминать новую информацию и активно действовать. Лучше не совмещать важные и срочные дела с другими важными и срочными задачами и целями. Вариант: важное, срочное дело + не срочное, не важное дело считается более удачным. К примеру, гладить белье и смотреть обучающее видео на английском языке. Научившись расставлять приоритеты, можно стать успешным, уверенным в себе человеком, который на все находит время.

slyxi.com