Методы и системы тайм-менеджмента. Пример тайм менеджмента

Примеры результативного тайм менеджмента: достоинства и недостатки | Управление личным временем невозможно без мотивации

У каждого человека есть мечты. Практически любую из них можно реализовать, если перевести в статус цели, и все силы направить на ее достижение. Чем мечта отличается от цели? Мечтать можно сколько угодно и о чем угодно. Цель имеет конкретные очертания, сроки и четкий план по ее выполнению. Итак, как в этом помогает тайм менеджмент, пример:

Многие цели связаны с деньгами. Без них невозможно купить дом или машину, поправить здоровье родителей, дать высшее образование детям, съездить на отдых за границу. Многие решают: «Мне это не по карману» и опускают руки. Это похоже на то, как некоторые садоводы не любят выращивать плодовые деревья. «Ждать 5-6 лет, пока из саженца вырастет яблоня? Это не по мне!» Но проходят 5-6 лет, а садовод по-прежнему поглядывает на соседний участок, где зреют яблоки. Он уже сожалеет, что не посадил тогда тот саженец. Он упустил время! А ведь мог уже собирать плоды…

Никогда не поздно посадить саженец. Нужно просто понять, что жизнь дольше 5-6 лет, однако чем раньше вы начнете растить деревья, тем раньше получите плоды. Эффективное управление временем в том и заключается, чтобы тратить дни и часы на выполнение задач, которые приведут к желаемому результату. Цели, в большинстве своем, долгосрочные, главное – ставить их заранее.

Как для воплощения мечты применить тайм менеджмент, пример:

Вы живете за тысячи км от моря, никогда в жизни его не видели, но жутко мечтаете там побывать. Есть причины, по которым вы считаете, что это неосуществимо. Нет денег, только дорога обойдется в несколько раз дороже самого отдыха. Эта мечта так и останется мечтой, пока вы не решите, что все в ваших руках, в том числе и главное богатство – время. Поставьте цель – поехать на море будущим летом. Допустим, у вас в запасе 18 месяцев. Теперь вам предстоит управление личным временем для достижения результата.

Составьте план:

найти с помощью Интернета подходящий курортный городок;
выбрать отель;
узнать какие рейсы следуют до пункта назначения;

узнать цены, суммировать их, выяснить размер необходимых затрат и разделить его на оставшиеся 18 месяцев;
каждый месяц откладывать необходимую сумму;
через 18 месяцев купить билет, собрать вещи и отправиться в долгожданное путешествие!

Каждый пункт можно расписать на простейшие задачи, назначить час их выполнения. Параллельно могут появиться сопутствующие цели, например, найти способ зарабатывать больше или снизить стоимость отдыха. Зарабатывать больше можно, используя все те же методы тайм менеджмента – эффективно тратьте рабочее время, планируйте день так, чтобы все успеть до конца рабочего дня, не отвлекайтесь на неважные цели, правильно отдыхайте и т.п. Если цель сэкономить на поездке, то в план можно включить знакомство с жителями приморского побережья через Интернет. За 18 месяцев, вы из первых уст узнаете о качестве вашего будущего отдыха, ценах, возможно, вас пригласят погостить бесплатно.

Результативный тайм менеджмент вселяет уверенность. Получив то, о чем вы могли только мечтать, да еще за счет собственных усилий, вы начнете ставить новые цели с большим энтузиазмом. Так постепенно вся ваша жизнь наполнится маленькими и большими победами. Эффективное управление временем – наполнит вашу жизнь смыслом. Только не забывайте каждый раз подводить итоги, анализировать, выявлять ошибки, а затем полученный опыт использовать в борьбе за следующую мечту.

Управление личным временем: как заставить себя работать?

Управление временем, тайм менеджмент невозможны без мотивации, то есть желания чего-то достичь. Естественно, если вы идете к своей мечте, то ее реализация – это желанный результат. Однако часто все планы, расписания, графики рушатся из-за того, что пропадает интерес, скучными делами заниматься неохота, лучше их отложить на завтра. Поправ все принципы управления временем, человек на долгие часы усаживается перед телевизором или «зависает» за компьютерной игрой. А ведь это время безвозвратно утеряно. Его можно было потратить на выполнение задач, которые приблизят к успеху, богатству, семейному благополучию и другим жизненным ценностям.

Кстати, управление временем, тайм менеджмент позволяет планировать не только работу, но и отдых. Гуру этой науки дают рекомендации, как сделать отдых ритмичным, а сон – эффективным. Даже лень приветствуется, но она должна способствовать полноценному отдыху и вписываться в график.

Как показывает практика, русский человек умеет много, а главное бесконечно мечтать. Но с воплощением мечты все гораздо хуже. На самом деле, тайм менеджмент планированием и управлением временем не ограничивается, наука еще и подсказывает способы справиться с трудными и неинтересными задачами, которые стоят на пути к достижению поставленной цели?

Допустим ваша цель стать доктором наук, а для этого нужно написать диссертацию. Не очень веселая работа, а главное – непростая. Глеб Архангелский – эксперт в сфере управления временем (тайм менеджмента) в своей книге «Тайм-драйв» пишет, что работа начинается с раскачки, а далее нужно всего лишь втянуться. Чтобы легче было переключаться с отдыха на работу и наоборот, нужно выбрать так называемые «якоря». То есть работу нужно начинать с одного и того же ритуала. Это могут быть какие-то технические действия, например, заточить карандаш, перед тем, как начать чертеж.

Самый простой «якорь» - музыка. Можно выбрать какую-то мелодию и перед началом работу всегда ее включать. О начале работы может сигнализировать и чашка кофе. Например, на отдыхе пьем чай, а на работе кофе. Со временем мозг зафиксирует эти сигналы до такой степени, что если вы в выходной выпьете кофе или услышите «рабочую» песню, то не сможете полноценно отдохнуть, поскольку организм настроится на «режим работы».

Методы тайм менеджмента для сложных и неприятных задач

Принципы управления временем помогают не только быстро совершить переход, но и втянуться в сложную и скучную работу. Можно выбрать самые простые составляющие такой работы и начать с них. Например, начните диссертацию с оформления титульного листа, отчет – с подбора иллюстраций, а написание статьи - с понятного вам абзаца. Так шаг за шагом вы проделаете всю работу.

Еще один метод тайм менеджмента – разбейте большую работу на несколько этапов и устройте себе промежуточные радости. Например, написали страницу, съешьте кусочек шоколадки, прочитайте анекдот и т.п. «Маленькие радости» являются более сильной мотивацией, чем большая цель, они делают самую сложную работу приятной и помогают выполнить ее в короткие сроки.

Бывают такие задачи, которые отнимают всего 5 минут, но выполнять их совсем не хочется. Это может быть разговор с недружелюбным клиентом, посещение налоговой, просьба о повышении зарплаты и т.п. Однако если такую задачу откладывать, она может вырасти в глобальную проблему. И тут поможет тайм менеджмент: планирование своего времени нужно выстраивать так, чтобы каждый день выполнять по одной такой мелкой «неприятности». Крупные неприятные задачи тоже можно выполнить, следуя принципам управления временем: разбейте их на более мелкие и простые. Если нужно написать и отправить заказное письмо, разбейте эту цель на простейшие:

купить конверт,
найти адрес получателя,
создать документ на компьютере
распечатать и т.п.

По такому принципу управления личным временем можно решить любую проблему. Часто нас останавливает глобальность цели: сделать капитальный ремонт, написать бизнес-план, похудеть или накачать мускулатуру и т.п. Разбив эти цели на более мелкие и простые, вы шаг за шагом будете приближаться к главной победе. Вот пример эффективного управления временем и планирования для изучения иностранного языка: каждую неделю учить по 100 слов, смотреть по 7 фильмов на оригинальном языке, общаться по 15 часов с носителями языка на форумах. Соответственно, недельный план можно расписать по дням и выполнять.

Как утверждают эксперты тайм менеджмента, планирование – это недостаточная мера для достижения результатов. Нужна мотивация на ритмичное и регулярное выполнение рутинных задач. Заведите таблицу дел на каждый день, а также составьте список наград. В таблице слева перечислите все задачи, справа отмечайте по дням недели их выполнение. Каждая выполненная задача – галочка, невыполненная – прочерк. Увидев много прочерков, вам захочется что-то сделать для выполнения этой задачи. Ведь за галочки вы получаете награду, например, выполню 15 задач и куплю себе «приятную вещь». Вы будете заинтересованы в эффективном управлении временем и сами удивитесь, как быстро продвигаются ваши долгосрочные дела.

kupi-franshizu.ru

Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план Laravel 5

Глеб Архангельский, Генеральный Директор компании "Организация времени", Москва

На какие вопросы Вы найдете ответы в статье "Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план"

От владельцев бизнеса часто можно услышать, что они настолько заняты, что им просто некогда планировать время. Тем самым образуется некий порочный круг: нет времени управлять временем. Чтобы решить данную проблему, нужно понять: потраченные сегодня 25 минут на планирование завтрашнего дня – это не трата, а инвестирование. Планируя свой завтрашний день, вы сможете выделить время на решение своих главных задач, поэтому не нужно откладывать изучение тайм-менеджмента и ждать более благоприятного момента: он вряд ли наступит скоро.

Тайм-менеджмент можно сравнить с физическими упражнениями: увеличивать нагрузку надо постепенно, а тренироваться – постоянно. Чем регулярнее занятия, тем лучше физическая форма. Поэтому идеальный вариант внедрения программы тайм-менеджмента в свою жизнь – пошаговое, день за днем, освоение методик.

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Понедельник. Планирование рабочего времени руководителя

Основой эффективной работы становится планирование. Именно тайм-менеджмент (планирование рабочего времени) становится основой организации своих дел. Большинство людей ежедневно ожидает множество различных задач, некоторые из которых необходимо решать в предельно сжатые сроки, а другие могут подождать. Организация данных дел в удобную и эффективную систему становится базовым принципом планирования своего времени.

Рекомендую накануне рабочей недели, в воскресенье, разделить планируемые дела на понедельник по категориям "жестких" и "гибких". У жестких предусмотрена определенная привязка по времени (к примеру, совещание в 14:00), у гибких же установлен срок исполнения ("подготовка отчета к пятнице"). Для организации этой схемы лучше использовать следующий принцип. В своем планировщике либо ежедневнике следует разделить страницу вертикально пополам – вдоль черты слева перечисляем свои "жесткие" задач, с правой стороны – "гибкие", не привязывая последние к определенному времени. Благодаря распределению своего дня таким образом можно будет увидеть – между "жесткими" задачами есть интервал времени, которое можно посвятить и "гибким" делам.

Такой тайм-менеджмент позволит получить всю картину предстоящего дня – человек обретает уверенность в том, что придерживается запланированной, эффективной схемы. Не нужно переживать, если будут нарушения в своем плане – ведь жизнь всегда вносит коррективы. Просто нужно адаптироваться к обстоятельствам, внося необходимые изменения в свой план. Важно также учесть – нереалистично "жестко" планировать свыше 40-60% рабочего времени. Чем более день будет "гибким, тем лучше.

Рекомендую планировать свой следующий день накануне – вечером прежнего дня. Утром будете ощущать себя гораздо комфортнее. Обязательно нужно указать в списке своих "гибких" дел – "составить план действий на следующий день".

Вторник. Принципы управления временем и расстановка приоритетов

После тренировки в понедельник в составлении техники своего планирования "жестких" и "гибких" дел следует переходить к новой ступени тайм-менеджмента – учитывая приоритет своих планов. Довольно часто составление перечня "гибких" дел производится достаточно хаотически – срочные задачи указаны в конце, а второстепенные планы размещены вверху. Такой подход обязательно приведет к беспорядку в реализации своих планов на следующий день.

Чтобы избежать эту проблему, нужно указывать в перечне дела, основываясь на их значимости. Расставляются приоритеты на основе определенных критериев. К примеру, если задача ставится собственником бизнеса, необходимо будет немедленно решать. Если же дело не относится к своим профессиональным обязанностям, то оно может и подождать. Список таких критериев у каждого человека будет индивидуален – нужно их предварительно продумать.

Утром во вторник расставляем свои "гибкие" дела по приоритетам. Для этого могут использоваться различные техники. К примеру, расставляются дела в своем списке в соответствии с приоритетностью задач, либо раскрашиваем графы в различные цвета, которые соответствуют определенной степени важности. Самые важные задачи могут отражаться красным цветом, менее значимые – желтым, дела, которые могут подождать – зеленым.

Такой подход позволяет добиться детального планирования своего дня. Но стоит понимать, детально – не означает поминутно. Просто вы будете знать, чем предстоит заниматься завтра, с чего нужно будет начинать, чем завершать – весь день уже распланирован.

Среда. Целеполагание и "мемуарник"

Целеполагание является важной техникой тайм-менеджмента в вопросах организации рабочего времени и в философском плане. Ведь жизнь дается один раз, поэтому её нужно посвятить самому важному. Для этого необходимо умение планировать, ставить цели. Однако необходима определенная осторожность – не нужно слишком увлекаться модными тенденциями. К примеру, на наших семинарах многие участники отметили, что в ближайшем будущем (5-10 лет) ставят перед собой примерно одинаковые цели – восхитительные, белоснежный офис, множество подчиненных и лучший автомобиль. Конечно, такие мечты плохими не назовешь, но часто человек не может ответить на вопрос – чем именно он занимается, что позволит добиться такого благосостояния, офиса и машины?

Поэтому рекомендуется ведение "мемуарника" (к примеру, отдельного файла на компьютере либо записной книжки, всё зависит от личных предпочтений). Указывайте в нем каждый вечер ключевое событие прошедшего дня, а в конце недели – определяем уже ключевое слово недели, затем и месяца. Должно выбираться лишь одно конкретное событие – позитивное либо негативное, относясь к работе либо другим сферам. Основное условие – должно быть действительно ключевым. Начать свой "мемуарник" следует со среды. Но перед этим нужно записать свои цели на определенный период – к примеру, на 1, 2 или 10 лет. Затем проводим периодический анализ своего "мемуарника". Благодаря этому можно будет понять ключевые интересы собственной жизни – то, что действительно относится к категории важности. Соответственно, будет возможна оценка правильности своего движения к цели. Либо может быть выявлено, что только удаляетесь от своей цели либо она оказалась вовсе ненужной. Я в своей практике каждый день смотрю на записи, которые были сделаны в этот же день, но в прошлых годах – удается сравнить и проанализировать собственные ценности и произошедшие с ними изменения.

Четверг. Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Когда понимаете приоритеты и свое видение будущего, можно говорить о готовности сделать следующий шаг – карта долгосрочных целей. На карте приводятся долгосрочные цели человека следующим образом. Размещены по горизонтали 2 оси – годы (начиная с текущего) и возраст человека. По вертикали указываются ключевые сферы (семейные отношения, карьера, личное развитие и пр.). Следует указать на пересечении своих лет и ключевых сфер примерные целевые ориентиры. Важное преимущество составления подобной карты – объединение профессиональных и личных целей на общем плане.

Конечно, периодически возможны определенные изменения своей карты. Однако благодаря ней возможен примерный набросок будущего, изображая свой примерный маршрут дальнейшего пути. Поэтому уже в этот четверг изображаем свою первую карту долгосрочных целей.

Пятница. "Слоны" и "лягушки"

В нашем распоряжении уже составленные план дел и список целей, поэтому в пятницу начинаем продумывать нужную мотивацию для достижения поставленных задач. Для составления такого плана можно рекомендовать довольно простую технику, основанную на условном разделении своих задач на "лягушек" и "слонов".

"Слоны" - любые трудновыполнимые, объемные дела, которые всё же необходимо выполнять (условно "съесть"). Изначально может показаться, что "съесть такого слона" просто невозможно. Но…слона можно разделить на куски, чтобы приготовить множество небольших "бифштексов" для своего ежедневного меню. Аналогична задача и со сложными, объемными задачами – которые вполне разделяются на составляющие, по отдельности с которыми можно справиться. К примеру, в конце года возникает необходимость составить годовой отчет. Нам предстоит поистине масштабная работа – с поиском сложных материалов, организацией деятельности и пр. Нужно разделить общую сложную задачу на отдельные части – например, ежедневно писать по 3 абзаца либо описывать отдельную тему. Благодаря этому можно будет справиться с составлением отчета в установленный срок без постоянных переживаний и стрессов. Опыт подтверждает – благодаря такому подходу удается быстрее решать свои сложные задачи, затратив меньше усилий.

Похожим образом обстоит ситуация и с "поеданием лягушек". Под термином "лягушка" предполагается мелкое, но неприятное дело. Хотя выбора нет – выполнять его необходимо. Такая "лягушка" со временем вполне может стать "слоном", если не "съесть" её своевременно. К примеру, нужно выразить бухгалтерии недовольство авансовыми отчетами либо разобрать нижние ящики своего стола. При грамотно организации "лягушки" тоже становятся вкусными "бифштексами", на которые мы разделяли и "слонов". Для использования данной методики на практике – берем "слона", которого делим на части. Затем указываем перечень "лягушек" и оформляем всю эту информацию в следующую таблицу.

В левой части указываются все "бифштексы" и "лягушки" на каждый день. С правой стороны указывается выполнение либо невыполнение данных целей. Если определенная работа в этот день не предполагалась – оставьте пустое место. Если же предполагалась, однако выполнить не удалось – нужно поставить прочерк. При выполнении конкретной цели – нужно ставить плюс либо галочку. Не нужно расстраиваться из-за своих прочерков, но всё же – если в определенной графе их становится очень много, то стоит задуматься и взяться за дело. Данную таблицу размещаем на видном месте либо в своем ежедневнике. Важно, чтобы видели свою таблицу несколько раз в день – не забывая свои цели и для получения дополнительной мотивации.

Суббота. Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Завершается рабочая неделя с наступлением выходных. Можно расслабиться и ознакомиться с более приятными, подходящими техниками тайм-менеджмента для грамотной и полноценной организации своего отдыха. В субботу на текущей неделе можно рекомендовать 2 техники управления временем.

Ритмичность в отдыхе. Человек не может концентрировать свое внимание на одном предмете более 40 (редко 80) мин. Поэтому следует примерно раз в час предоставлять себе отдых в течение 5 мин. К примеру, во время чтения книги либо просмотра деловых журналов, накопившихся за эту рабочую неделю, нужно каждый час получать отдых – побыв в тишине, прогулявшись и пр. Такой опыт со следующей недели можно перенять и для рабочего места.

Ресурсные занятия. Они способны оживлять либо успокаивать (максимально переключая, способствуя более эффективному и скорейшему отдыху). К примеру, некоторые предпочитают гулять по лестнице с 1-го этажа на последний и обратно, другие вышивают крестики, третьи делают себе перерыв, наслаждаясь кофе с ромом. Здесь человеку важно определиться с подходящим себе занятием, способствующим эффективнейшему восстановлению внутренней энергии. От качества отдыха зависит и эффективность восстановления своей работоспособности. Можно всю субботу посвятить прогулкам и отдыху в парке либо поездке в развлекательный центр всей семьей. Следует продумать, какие ресурсные мероприятия можно включить в своем рабочем графике на следующей неделе.

Воскресенье. Побалуйте себя, система управления временем готова

Воскресенье – отличный день, чтобы поздравить себя с успешным недельным курсом, благодаря которому удалось настроить свою систему тайм-менеджмента. Не помешает и немного побаловать себя. Для этого можно придерживаться техники промежуточных радостей. Выберите что-то особенно приятное для себя – что любите, но не можете себе позволять ежедневно. К примеру, дополнить свой рацион чем-то дорогим и вкусным, посетив любимые места, пообщаться с дорогими себе людьми, позагорать, провести время на природе, просто подарив час безделья и пр. Такие радости устанавливаются для себя за определенный объем работы. Используйте данную схему для планирования рабочего дня, недели либо даже года. Для этого можно составить таблицу – с указанием вознаграждения за свои достижения. Появляется дополнительная мотивация, работать становится гораздо интереснее. В конце воскресенья нужно составить план рабочего времени на понедельник, основываясь на рассмотренных нами техниках тайм-менеджмента.

Источник: Журнал "ГенДиректор"

iteam.ru

Простой тайм менеджмент | Управляй своим временем

Если вы весь день чем-то занимаетесь и в итоге ничего сделать так и не успеваете, то стоит ознакомиться с несколькими простыми принципами тайм менеджмента, которые позволят вам сэкономить время.

Профессионалы утверждают, что потратив 10 минут на планирование дел, можно сэкономить до двух часов времени в день.

Анализ в тайм менеджменте

Перед тем, как что-то сделать, нужно проанализировать, как вы это делали раньше и выявить свои ошибки. В данном случае требуется узнать, на что тратится ваше время. Для этого используется техника хронометража.

То есть, в течение недели следует записывать, сколько времени вы потратили на то или иное дело. Сверяйтесь с часами, скачайте бесплатный многофункциональный напоминальщик ModernAlert (напоминалка, планировщик, секундомер, таймер и много других полезных инструментов, его обзор есть на моем канале YouTube).

Можно воспользоваться онлайн сервисами для отсчета времени или расширениями для браузеров – главное, чтобы вы точно узнали, как вы его тратите.

Контролировать каждый свой шаг непросто, но только так вы поймете, что именно съедает время.

В результате вы сможете более четко ставить рамки для выполнения того или иного дела. Найдете резервы времени и выработаете «чувство эффективности» и «чувство времени». А главное – выявите своих «пожирателей времени». Обычно это: длительные разговоры по телефону, сидение в интернете, перерывы на чай на работе и просмотр по телевизору сериалов. Читайте 50 способов как сэкономить время, интеллект карты.

Планирование в тайм менеджменте

Незаписанные дела ваш мозг посчитает необязательными для выполнения, поэтому фиксируйте их – в электронном виде или на бумаге, главное, что все должно быть записано.

Но помните, что в основе составления всякого плана лежат три принципа: регулярность, системность, последовательность.

Регулярность помогает сформировать привычку составлять план.
Системность подразумевает систематизацию дел: от мелкого к основной цели, от самого важного к менее важным.
Последовательность обозначает, что не следует делать много дел одновременно: не начинайте новое дело, не закончив старого.

Техники планирования

✔ Метод дробления целей.

3 цели года3 цели месяца3 цели недели3 ц е л и д н я

Пояснение: крупные дела следует дробить на более мелкие. И в итоге результаты года будут напрямую зависеть от результатов каждого дня. Подробнее в статье «Гибкое достижение целей».

✔ Шаблон недели

⇩Планирование дел в понедельник⇩Результаты дняПятничный обзор

Пояснение: начинать планирование времени лучше всего с краткосрочных периодов: с вечера составлять себе план действий на следующий день, затем с утра действовать согласно намеченному плану, вечером анализировать его выполнение и планировать следующий день.

✔ АВС-анализ или градация дел по степени важности

Ⓐ Важные дела дняⒷ Важные, но не срочные делаⒸ Могут быть сделаны когда-нибудь

Пояснение: следует организовывать свои дела по принципу важности: «А» означает наибольшую степень важности, то есть важные дела этого дня, «В» – среднюю (важны, но могут подождать), а «С» – наименьшую (рутинные дела, мелочи, которыми не хочется заниматься, можно сделать когда-нибудь).

Скачайте шаблон делового ежедневника с приложениями для достижения успеха и работы над собой

Эффективность в тайм менеджменте

Несколько законов тайм менеджмента, которые необходимо знать, чтобы эффективно распоряжаться своим временем.

Первый закон Паркинсона

«Работа заполняет время, отпущенное на неё». Сколько вы отведёте времени на определенное дело, столько и потратите.

Например, если вы решите, что потратите на ремонт квартиры три года, а не три месяца, то будете его делать все три года.

Принцип Парето

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».

То есть, выбрав правильно минимум (20%) самых важных действий для достижения цели, можно быстро получить значительную часть (80%) от планируемого полного результата. Дальнейшие же улучшения (80%) будут неэффективны (20%) и могут быть неоправданны.

Например, 20% покупателей создают 80% прибыли; люди в 80% случаев носят лишь 20% вещей из своего гардероба и т.д.

Еще несколько советов по эффективности:

Если планировать наиболее важные, а также неприятные дела на утро, то вы почувствуете облегчение, освободив свой день и избавив себя от нервозности.
На некоторые мелочи, такие как выгул собаки, пробежка, мытье посуды, влажная уборка, отведите определенное время, например 20 минут (о правиле 20 минут можно прочитать в моей статье «Как легко сформировать полезные привычки») и придерживайтесь их.
Так же следует учесть и суточные биоритмы человека – например, в течение дня мы испытываем в определенные часы прилив энергии, идей и появляется желание свернуть горы. Тогда и следует браться за самые сложные дела, а легкие оставить на период, когда приходит усталость. Кратко о суточных биоритмах в конце статьи.

Разгрузите свой мозг

✓ Заведите личный ежедневник. Составляйте списки всего, что вам необходимо сделать, купить, списки вещей в поездку и т.п. и организуйте все списки с помощью ежедневника. Как это сделать, можно прочитать в этой «Как организовать свои дела с помощью списков».

✓ Все, что можно – перепоручайте, все, что надо запомнить – записывайте на бумаге или пользуйтесь электронными напоминалками или календарями (ссылка на программу, которая поможет в этом, в начале статьи).

Составленный список разгружает мозг и избавляет от беспокойства – как бы чего не забыть.

Эффективна и доска визуализации – для написания списков маркером или для наклеек и записок.

✓ Доводите ежедневные обязательные дела до автоматизма. Мы долго раскачиваемся, думая – хочу или не хочу я этого делать.

✓ Уборка, мытье посуды тоже может отнимать разное время в зависимости от того, как именно вы все делаете. Выработайте определенные схемы, по которым ваш КПД будет максимальным.

Я, например, выяснила для себя, что мытье посуды может отнимать меньше времени, если действовать в три этапа. Это существенно сократило время, которое я стала тратить на это «приятное» занятие.

✓ Наведите порядок в делах (в квартире, кабинете, на столе) и максимально поддерживайте его. Внешнее соответствует внутреннему и наоборот. Это сэкономит время на поиски нужного документа или вещи.

Выполняйте запланированные дела

Спланировать можно что угодно, но чтобы придерживаться плана от вас потребуется сила воли и самодисциплина.

Известно – чем дольше мы думаем, тем меньше делаем. Оптимальным является такое соотношение: 20% времени нужно тратить на размышления и планирование, а 80% – на исполнение.

Разбирайте результаты

Не менее важен и последний принцип тайм менеджмента – разбор результатов. Он позволяет учесть ошибки, выявить, где найти дополнительное время, а ваши положительные результаты будут лучшей самомотивацией для следующих шагов.

Можно почитать еще статьи по этой теме: «Как правильно ставить цели» и «Достигай максимума».

Суточные биоритмы человека

С 11:00 до 13:00 и с 13:00 до 15:00 – время предельно возможных для организма нагрузок.

С 10:00 до 12:00 – лучшая работоспособность и прилив энергии. Особенно активно работает отдел памяти мозга, отвечающий за математические действия.

После 12 часов снижается работоспособность, появляется усталость.

14:00 – в это время мы менее стрессоустойчивы. Выполняйте спокойную работу, без мозговых штурмов.

15:00 – новый прилив сил, работает долговременная память.

16:00 -19:00 – высокий уровень интеллектуальной активности.

17:00 – повторный пик активности, самый стрессоустойчивый период в сутках.

В 18:00 снижается активность нервной системы.

После 19:00 часов – улучшается концентрация внимания и повышается реакция.

После 20:00 часов психическое состояние стабилизируется, улучшается память, мыслительные процессы – благоприятное время для обучения и запоминания сложной информации.

После 21:00 часа – физический спад.

А после 24:00 часов начинается новый физиологический подъем – поэтому заснуть после полуночи тяжело.

www.dlya-sebya.com

Методы и системы тайм-менеджмента | Про Нетворкинг

Тайм-менеджмент начинается с готовности меняться. Управлять временем легко, пока вы совершаете действия.

Вы можете обучать других и улучшать собственное управление временем через лучшее планирование, расстановку приоритетов, делегирование, контроль над окружающей вас обстановкой, понимание себя и определение, что вы измените в своих привычках, режиме и мироощущении.

Ключ к успешному тайм-менеджменту – планирование и затем соблюдение распланированного времени. Люди, которые говорят, что им не хватает времени, не планируют или не в состоянии твёрдо следовать запланированному времени. Если вы будете планировать, что сделать и когда, и затем придерживаться этого, то у вас будет время. Тайм-менеджмент затрагивает и поддержание или восстановление вашей окружающей среды. Для людей, к которым выдвигается много требований, особенно со стороны других отделов, менеджеров, клиентов и т.д., тайм-менеджмент требует дипломатичного управления ожиданиями других. Тайм-менеджмент заключается, скорее, в создании условий для вашей окружающей среды, чем в разрешении вашей окружающей среде обусловливать вас. Если вы допускаете — и принимаете без вопросов — вмешательства и требования других, тогда вы фактически поощряете их продолжать эксплуатировать ваше время.

Методы тайм-менеджмента, инструменты и обучение навыкам тайм-менеджмента

Прежде всего, это единственное правило могло бы изменить вашу способность управлять своим временем больше, чем что-либо, вот почему оно первое: Если вы раб своей электронной почты, и особенно если ваш компьютер настроен уведомлять вас о поступлении входящих электронных писем, то я убеждаю вас сделать это простое изменение — оно разительно улучшит ваш контроль над временем. Отключите всплывающее окно или звук, который уведомляет, что вам пришло письмо. Для многих людей это единственное самое большое препятствие для успешного тайм-менеджмента. Установите новую привычку проверять электронную почту в определённое время дня, когда это разумно для вас и для бизнеса — скажем, первый раз, когда вы садитесь за стол или приступаете к работе, второй — перед самым обедом, третий – приблизительно за час до завершения дел. Вы должны решить, когда просматривать электронные письма — этот контроль не должен возлагаться на каждого, кто посылает вам электронные письма (и тем более на распространяющее спам и вирусы сообщество). Если политика вашей организации требует, чтобы вас постоянно прерывали входящие электронные письма, попробуйте предложить пересмотреть эту политику — сегодня неконтролируемые уведомления об электронной почте стали наибольшим очернителем тайм-менеджмента в мире.

Будьте готовы совершить радикальные перемены. Будьте творческими, чтобы найти и внедрить другие пути. Бросайте вызов и подвергайте сомнению ваши собственные привычки, режим и способ защиты своего времени, когда другие пробуют диктовать вам, как его использовать. Принцип Парето (Правило 80:20) — простая и лёгкая отправная точка для того, чтобы оценить, на что вы сейчас тратите своё время, и определить, на что ваше время могло быть потрачено лучше.

В самом деле, подумайте над тем, как вы сейчас проводите своё время. Если не знаете, ведите учёт рабочего времени в течение дня или двух. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент учёта рабочего времени в разделе бесплатных онлайн-ресурсов на businessballs.com. Записывайте всё, что вы делаете, в течение дня или двух, ещё лучше, если ваши дни разнообразны, вести учёт времени в течение недели. Вы будете поражены. Например, как долго в среднем вы в состоянии работать между перерывами? Многие менеджеры изо всех сил пытаются достичь большего, чем пяти-шести минут. Если речь о вас, вам необходимы перемены.

Бросьте вызов всему, что может оказаться напрасной тратой времени и усилий, особенно привычным задачам, встречам и отчётам, где ответственность унаследована или спущена сверху. Только не предполагайте, что только потому, что «мы всегда делали это так», это всё ещё подходит вам и вообще необходимо. Подумайте, почему вы делаете что-либо, и есть ли лучший способ. Вы можете посмотреть и загрузить бесплатный инструмент оценки тайм-менеджмента в разделе бесплатных онлайн-ресурсов, который поможет вам или другому человеку объективно судить о вашем тайм-менеджменте и его основных проблемах. Этот инструмент также является превосходной подготовкой к обучению или коучингу по тайм-менеджменту.

Рассмотрите ваши действия в условиях ваших краткосрочных и долгосрочных целей и соответственно расположите ваши действия по приоритетам. Главным образом, планируйте в своём дневнике подготовку и творческое интеллектуальное время для долгосрочной работы, потому что она нуждается в этом. Если вы не запланируете подготовку, то никогда не выполните её, и вся работа будет отложена до последней минуты (знакомо?..). Краткосрочные неотложные задачи всегда расходуют всё ваше время, если вы не планируете провести его иначе.

Используйте дневник и график деятельности, чтобы наметить, когда сделать что-либо, опубликовать или показать, и постарайтесь придерживаться этого.

Если в вашей организации к вам предъявляется много требований и запросов от других сотрудников, и вам необходимо изменить их ожидания насчёт вашей пригодности и их требования к вашему времени, вам следует составить еженедельный план, указав ваши запланированные действия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий объяснять и доказывать другим, почему вы должны расставлять приоритеты, и составлять список их требований так, чтобы он удовлетворял вас, не других.

Еженедельный план деятельности — типовой инструмент тайм-менеджмента и шаблон

Пункты здесь — примеры различных действий. Вы можете указать точный хронометраж, если хотите. Нет необходимости точно знать, чем будет заполнен каждый отрезок времени, особенно если вы подчинены непредсказуемым требованиям, как большинство людей; важно наметить время на возникающие дела и на действия, которые, по вашим прогнозам, необходимо сделать в определённое время. Вы будете знать, сколько вам потребуется для этих непредвиденных действий, так планируйте отрезки времени соответственно им.

Планируйте отрезки времени для проверки электронной и письменной корреспонденции, но не беритесь отвечать на каждое сразу же, – об отчаянном критическом положении редко сообщается по электронной почте — главным образом, по телефону, так что подумайте о реалистичных ожиданиях отправителей. Для большинства электронных писем вам будет нужно просто подтвердить получение и указать, когда вы ответите полностью, что может быть запланировано позже, когда это будет удобно вам, в зависимости от уровня важности и срочности. Планируйте отрезки времени для ответных и исходящих телефонных звонков — не делайте их, когда вам просто этого захотелось или когда вам случилось вспомнить об этом. Планируйте и назначайте дела разумно и логически – пытайтесь одним выстрелом убить двух зайцев. Подумайте, как лучше всего использовать обеденные перерывы — и не работать на протяжении каждого из них — вы должны расслабляться и отдыхать время от времени. Как только вы составили свой первый еженедельный план деятельности, легко придерживаться его; многие из временных отрезков повторятся. Вы также заметите и ежемесячные модели. Чем выше ваша роль, тем дальше вперёд вы должны планировать.

Пример расписания тайм-менеджмента «задача / действие»

Используйте простой еженедельный график, чтобы управлять своими запланированными действиями и защищать их. Вы будете управлять своим временем, управляя вашими действиями — что означает придерживаться отрезков времени, на которые вы планируете свои задачи. Тайм-менеджмент, главным образом, зависит от планирования действий в отрезки времени и затем защиты этих действий от помех, или от других людей, или от ваших собственных отвлечений.

Вот бесплатный шаблон тайм-менеджмента по планированию задач, основанный на приведённом выше.

Пробуйте планировать и отстаивать отрезки времени для всего, что вы делаете. Составляйте списки и работайте в соответствии с ними. Больше всего вы эффективны за день до начала своего ежегодного отпуска. Если вы действительно хотите, то можете быть хорошо организованными каждый день. Вы также должны планировать отрезки времени для незапланированных действий — вы можете точно не знать, что будете должны сделать, но если вы будете планировать время для этого, тогда важные дела не будут отброшены, когда возникнет запрос.

Используйте тест: это срочно или важно? Работа может быть ужасно важной, но, возможно, не нуждаться в немедленном выполнении. Сначала избавьтесь от действительно срочных работ и не позволяйте себе отвлекаться на более объёмные работы, которые вы можете выполнить позже.

Следующий матричный инструмент поможет вам управлять своим временем согласно критерию задач «срочно / важно», расставляя приоритеты и планируя. Он основан на матрице управления временем, показанной в «Семи привычках высокоэффективных людей» Стивена Кови, и расширяет её.

Матрица управления временем «срочно / важно»

Суждение относительно того, являются ли действия срочными, важными, или ни тем, ни другим – критично для хорошего тайм-менеджмента. Большинство неопытных людей и людей, которые не хороши ни в управлении временем, ни в управлении их окружением, имеют тенденцию проводить большую часть времени в ячейках 1 и 3.

Плохие тайм-менеджеры имеют тенденцию расставлять по приоритетам задачи (и таким образом своё время), согласно тому, кто кричал позже и громче всех (интересно, что громкость обычно соотносится с руководством, из-за чего большинство людей не решается подвергать сомнению и исследовать реальную важность и безотлагательность задач, полученных от боссов и старших менеджеров). Любое свободное время обычно проводится в ячейке 4, которая включает только бесцельные и непродуктивные действия. Наименьшее количество времени большинство людей проводит в ячейке 2, которая является самой критической областью для успеха, развития и превентивного самоопределения.

Итоговая обзорная матрица (советы о том, как управлять временем и действиями в матрице, ниже)

При условии подтверждения важности и безотлагательности этих задач, их необходимо сделать теперь. Расположите по приоритетам задачи, которые попадают в эту категорию согласно их относительной срочности. Если две или больше задач кажутся одинаково срочными, обсудите и исследуйте фактические требования и крайние сроки с инициаторами задач или с людьми, зависящими от результатов задачи. Помогите инициаторам этих требований переоценить реальную безотлагательность и приоритет этих задач. Эти задачи должны включать действия, которые вы будете предварительно планировать в ячейке 2 и которые перемещаются в ячейку 1, когда наступает время. Если это окажется полезным, вам следует показать ваш план инициаторам задачи, чтобы объяснить, что вы расставляете приоритеты логически, и быть настолько производительными и эффективными, насколько возможно. Если это незапланированный запрос, ищите способы разбить задачу на два этапа, — часто подходящий начальный «удерживающий» ответ или подтверждение, с обязательством решить или закончить её позднее, позволяет вам возобновить другие запланированные задачи.

Эти задачи являются самыми критичными для успеха и все же обычно самыми запущенными. Эти действия включают планирование, стратегическое обдумывание, выбор направления и цели и т.д., всё ключевые моменты для успеха и развития. Вы должны планировать отрезки времени для выполнения этих задач, и в случае необходимости наметить, где вы сделаете их свободными от помех, или же «срочные» дела из секторов 1 и 3 будут в приоритете. Работайте из дома, если ваше обычное место работы не может обеспечить вам тихую обстановку и защиту от помех. Разбейте большие задачи на отдельные логические этапы и планируйте интервалы времени на каждый этап. Используйте инструменты и методы управления проектами. Сообщайте другим людям о ваших запланированных отрезках времени и расписании. Наличие видимого расписания — ключ к тому, чтобы быть в состоянии защитить эти жизненно необходимые отрезки времени.

Жёстко исследуйте эти запросы и помогите их инициаторам — даже вашему боссу и вашим старшим менеджерам — переоценить реальную важность этих задач. Практикуйте и развивайте вашу способность объяснять и доказывать инициаторам задач, почему вы не можете их сделать.

Где только возможно, немедленно отклоняйте и избегайте этих задач, соответственно информируя людей и управляя их ожиданиями и чувствами; объясните, почему вы не можете выполнить эти задачи, и помогите инициаторам найти другой способ достигнуть того, в чем они нуждаются, который мог бы делегировать задачу другому человеку, или переформулировать запрос на более стратегический, с более рациональным решением.

Ищите причины повторения запросов в этой области и стремитесь предотвратить это. Обучайте и тренируйте других, включая клиентов, поставщиков, коллег и руководителей, устанавливать долгосрочные меры, не только быстрые и временные. Чтобы устранить причину существенных повторяющихся запросов в этой области создайте проект, который станет задачей для ячейки 2. Бросьте вызов обычным системам, процессам, процедурам и ожиданиям, напр., «Мы всегда делали это так». Помогите другим управлять их собственным временем и приоритетами, так чтобы они не сваливали свои затруднения на вас. Исследуйте старые установки и допущения, чтобы посмотреть, соответствуют ли они до сих пор реальному положению дел.

Эти действия — не задачи, они — обычные «утешители», которые обеспечивают спасение от усилий дисциплины и проактивности. Они подтверждают те же самые тенденции «поиска комфорта» у других людей; группа или целый отдел, выполняющие множество действий этого сектора 4, создают непродуктивную и неэффективную организационную культуру.

Эти действия не имеют никаких положительных результатов и потому демотивируют. Часто они могут быть связаны со стрессом, так рассмотрите, почему вы делаете их, и если есть более глубокая первопричина, обратитесь к ней.

Лучший метод для прекращения этих действий и для избавления от искушения вернуться к ним вновь — это наличие ясной структуры или перечня задач на каждый день, который вы должны создать в секторе 2.

Другие советы по тайм-менеджменту

Если вы оказались лицом к лицу с кипой бумаг, быстро просмотрите их и составьте список, что необходимо сделать и когда. После этой беритесь за каждую бумагу только раз. Ни при каких обстоятельствах не хватайтесь за работу, выполните часть, затем положите обратно в стопку. Не начинайте много дел в одно время.

Будьте абсолютно тверды, имея дело со временем, предназначенным для встреч, документов, телефонных звонков и посетителей. Когда вы будете придерживаться своего графика времени, вы увидите, сколько времени потрачено впустую. Контролируйте. Если вы станете придерживаться еженедельного расписания, то будете в состоянии управлять временем, отведённым для ваших задач.

Рассмотрите вашу рабочую обстановку, расположение, ИТ-оборудование и т.д и настройте их на эффективность. Наведите порядок в своём рабочем пространстве и держите все документы подшитыми, если только вы не работаете над ними в настоящий момент. Держите стол чистым и системы хорошо организованными, но не будьте одержимы или не тратьте всю неделю, регулируя настройки вашей экранной заставки.

Если у вас есть преемник, передайте ему 25 % вашей ответственности. (См. правила делегирования).Делегируйте другим столько, сколько возможно (в пределах правил делегирования).Если вы не можете остановить помехи, тогда идите в другое место, когда вам необходимо поработать в одиночестве. Боритесь за своё право работать, не прерываясь, когда нуждаетесь в этом.

Рассмотрите все постоянные отчёты, которые вы пишете и получаете, на предмет их полезности и сделайте или порекомендуйте замены. Настройте приемлемый шаблон для регулярных еженедельных или ежемесячных отчётов, которые пишете, таким образом, каждый раз вам будет нужно только вставить обновлённые цифры и примечание. Зачем заново изобретать колесо?Если можете, получите хорошего помощника, секретаря или папу.

Отточите своё умение принимать решения. Если вы не можете решить задачу, тогда определите, как это сделать (напр., проконсультируйтесь, получите больше информации, делегируйте и т.д), но только не оставляйте это так. Помните ‘JFDI’ («Просто, блин, сделай это», см. архив акронимов).

Учитесь говорить «Нет», вежливо и конструктивно. Не готовьте розги для своей собственной спины. Будьте осторожны, принимая делегирование сторонних дел от равных вам по положению. Если вы находите трудным сказать «Нет», для вас будет легче использовать деловые причины при оправдании вашей позиции, напр.: «Я понимаю, что это срочно для вас, но у меня есть другие приоритеты, которыми я должен заняться в первую очередь, для пользы бизнеса, — я предпочитаю согласовать с вами реалистичный дедлайн, чем тот, который я не смогу выполнить». И покажите людям свой график, который оправдывает и доказывает, как вы расставляете приоритеты и управляете вашим временем.

Всегда исследуйте крайние сроки, чтобы установить истинное положение дел, — люди, просящие вас сделать что-либо, будут часто говорить «сейчас», в то время как «позже сегодня» было бы совершенно приемлемым. Обращайтесь к пониманию тайм-менеджмента другого человека: ни для кого не возможно выполнить хорошую работу без возможности планировать и расставлять приоритеты.Никогда не пытайтесь съесть слона сразу (то есть разбейте очень большие задачи на «удобоваримые» куски). Используйте методы управления проектами для крупных работ.И, прежде всего, выберите по крайней мере три из вышеупомянутых советов — предпочтительно больше — и внедрите их.

Обучение тайм-менеджменту

Вот некоторые идеи для обучения тайм-менеджменту.

Сосредоточьтесь на практических проблемах. Обучение тайм-менеджменту приносит пользу при практическом подходе. Теория тайм-менеджмента трудно осуществима, потому что проблемы часто вызываются привычкой и окружением, таким образом, обучение должно сконцентрироваться на помощи людям осуществлять необходимые изменения в их рутине, планировании и особенно их ответах другим. Успешный тайм-менеджмент, особенно для работы с клиентами или служб внутреннего надзора, в основном, затрагивает модернизацию окружающей остановки, так же как осуществление изменений в личном планировании и завершении задач.Используйте инструменты тайм-менеджмента, шаблоны и примеры, приведённые здесь, и экспериментируйте, как лучше всего приспособить их для лучшей выгоды ваших собственных сотрудников.

Работайте с представителями, чтобы определить проблемы, решения и затем согласовать обязательство на осуществление изменений, которые должны быть поддержаны руководителями подразделений. Завершите непосредственным менторством и кураторством (и вовлечением менеджеров, чтобы получить их поддержку).

Особенно хорошие усовершенствования в тайм-менеджменте могут быть достигнуты в маленьких группах из того же самого отдела (максимум 4 обучающихся представителя) — включая коллег из той же самой рабочей команды. Маленькие размеры группы и короткие сессии, до двух часов каждая, позволяют добиться сильного практического фокуса и подхода, основанного на результатах. Двухнедельные сессии обеспечивают продолжение и определение следующих действий и изменений.

Изменение тайм-менеджмента требует времени — постоянное продолжение критично, или всё так и останется теорией. Представителям помогает групповые обсуждения проблем, причин тайм-менеджмента и личных трудностей в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру выносить решения и обучать этому. Определите практические усовершенствования и затем оформите обязательства внести изменения (нет необходимости делать всё это сразу — выносите решения одно за другим; ищите усовершенствования постепенно, а не боритесь за одно большое бескомпромиссное изменение).

Возьмите основы, такие как дневники, стенды с расписанием, место для выполнения больших задач, свободное от помех (напр., дом), лучшее управление и использование систем: мобильных телефонов, электронной почты, Outlook и т.д. — все они могут подорвать управление временем, если станут хозяевами, а не инструментами; ежедневники и обновление ежедневных списков приоритетов, планирование интервалов времени (для проектов и рутинных действий) и соблюдение временных интервалов. Используйте блок-схемы, чтобы установить и запланировать отрезки времени для рутинных задач.

Вовлечение коллег в группу существенно, так как совместное выполнение работы обеспечивает соблюдение временных интервалов, и сокращение помех. Вовлекайте в изменения менеджеров представителей — в их интересах понимать и поддерживать (менеджеры — часто главная причина проблем тайм-менеджмента, потому что они не уважают планирование времени их персонала и защищённые интервалы для проектов или больших задач). Тайм-менеджмент требует, скорее, создания условий для окружающей среды, чем позволения окружающей среде обусловливать работающего.

Обучение тайм-менеджменту работает, когда люди могут исследовать и развивать решения для своих практических проблем — определять проблемы, способствовать решениям, согласовывать обязательство изменять и обеспечивать поддержку (взаимно в пределах команды и от менеджеров).

Поделиться с друзьями

comments powered by HyperComments

pronetworking.ru

Диагностика тайм-менеджмента: как измерить неосязаемое

Глеб Архангельский

Специалисты по управлению персоналом имеют дело с материями «тонкими» и трудноизмеримыми. Командный дух, лояльность, мотивация… – все позитивные изменения этих факторов, осуществленные под вашим руководством, очень хотелось бы увидеть растущими кривыми на убедительном графике.

Не является исключением и область личной и командной эффективности. По мере ужесточения конкуренции, повышения темпов изменений, навыки тайм-менеджмента становятся не просто желательными – без них уже немыслим современный менеджер. Но при обучении тайм-менеджменту нередко возникает ощущение: «Нам рассказали, как «правильно» жить. Все согласились, и на этом все закончилось. Как опаздывали на встречи, так и опаздываем; как работали в непрерывных авралах, так и работаем». Вроде бы все довольны, но есть ли результат – не очевидно.

Решением этой проблемы может служить описанная в статье методика, позволяющая измерить такие «неосязаемые» вещи, как гибкость командного планирования, целеориентированность и приоритизированность деятельности, «контролируемость» исполнения задач. При этом предложенный подход может быть применен не только к оценке «тайм-менеджерского климата» в компании, но и для измерения других аспектов корпоративной культуры.

ТМ-профиль команды менеджеров

На тайм-менеджерском семинаре для топ-менеджеров Группы предприятий «Омский Бекон» автору задали вопрос: «Мы производственники, привыкли к точным цифрам. Скажите, можно ли объективно измерить «качество» тайм-менеджмента в компании?» Так родилась идея ТМ-профиля: простой диаграммы, которая отражала бы ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента. (см. пример ТМ-профиля на рис.1)

Рис. 1. ТМ-профиль команды топ-менеджеров финансового холдинга

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

Личный тайм-менеджмент – степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров;
Командный тайм-менеджмент – качество «ТМ-взаимодействия» по горизонтали внутри команды;
Корпоративный тайм-менеджмент – качество «ТМ-взаимодействия» менеджера со своими подчиненными.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить «провисы», наиболее приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность. О некоторых формах более детального анализа данных анкетирования будет сказано далее.

«Десять заповедей тайм-менеджмента»

ТМ-профиль строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «Заповедь тайм-менеджмента». Как выразился один руководитель корпоративного ТМ-проекта, «Что-то должно остаться после того, как все забудется». Таким «сухим остатком» и должны быть «Десять заповедей тайм-менеджмента».

Рис. 2. ТМ-критерии и ТМ-заповеди

	ТМ-критерии	ТМ-заповеди
1	Материализованность и обозримость задач и информации	Материализуйте мысли и задачи. Находясь "в голове", они не контролируемы.
2	Измеримость результатов, времени и эффективности.	Хотите управлять – измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
3	Системность, согласованность, скоординированность работы	Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы – нет результата.
4	Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования	Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения.
5	Целеориентированность, определенность направления	Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей.
6	Приоритизированность, сфокусированность на главном	Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы.
7	Инвестиционность, ориентация на развитие	Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается.
8	Своевременность исполнения	Ловите удачные возможности. План – средство это делать, но не самоцель.
9	Контролируемость исполнения	Создавайте обзор всех делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы "ничего не забываете" и всегда добиваетесь своего.
10	Легкость работы	Управляйте рабочей нагрузкой; работайте "меньше, но умнее". "Загнанный как лошадь" менеджер – профнепригоден.
	Внимание к эффективности	Выработайте "чувство времени" и "чувство эффективности". Остальное – приложится.

Полный список ТМ-критериев и соответствующих ТМ-заповедей приведен на Рис. 2. Остановимся отдельно на каждом критерии.

1. Материализованность. Хороший тайм-менеджмент начинается с «материализации» задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие всех задач на «внешних носителях» (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте «материализация» помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

2. Измеримость. Необходимость количественного измерения показателей в общем менеджменте – практически аксиома. То же самое верно и в отношении личного и командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило показатели применяются при хрономентраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать», и т.п.

Кейс: Измеримость. Группа компаний MC-Bauchemie-Russia

В ходе корпоративного проекта в группе производственных компаний, входящей в тройку лидеров российского рынка (торговая марка «Плитонит»), руководитель одного из департаментов искал способ «замотивировать» подчиненных на самостоятельное внедрение тайм-менеджмента, преодолеть естественное недоверие к новой технологии. Сработал простой прием. На видном месте был повешен лист бумаги, на котором в ходе рабочего дня отмечались основные задачи, решенные за день. В конце дня красным отмечались «авральные» задачи, которых нередко бывало более 50%. Этот простой измеритель позволил наглядно продемонстрировать сотрудникам важность «планово-предупредительных» работ, время на которые до того выделялось с трудом. Более того, сотрудники сами составили график планово-предупредительных работ и сами распределили между собой обязанности по его выполнению. Благодаря простому измерителю люди поняли: выгоднее сегодня вложить час в «предотвращение пожара», чем завтра потратить неделю героических усилий на его «тушение».

3. Системность. В личной работе этот критерий оценивает согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их взаимодействия. В командном тайм-менеджменте это один из ключевых критериев, отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

4. Гибкость. Тайм-менеджмент часто отождествляют с жестким планированием, «расписыванием себя по минутам». Но план – не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.

5. Целеориентированность. Деятельность может быть суматошной реакцией на внешние раздражители, а может – четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает ясность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

6. Приоритизированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило именно в направлении приоритизированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки», которая по какому-то «закону природы» всегда растет в объемах.

7. Инвестиционность. Любая выполняемая в личной или командной работе задача может давать результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

Кейс: Инвестиционность. ОАО «Омскбанк»

В корпоративном ТМ-проекте в одном из сибирских банков в практику заседаний Правления введены обязательные «15 минут на тайм-менеджмент». В ходе этих «ТМ-совещаний» Председатель Правления делится опытом личного освоения очередного инструмента «Учебного органайзера» и получает от топ-менеджеров мини-отчеты по сделанным ими ТМ-шагам. Аналогичные совещания один из заместителей Председателя Правления регулярно проводит со средними менеджерами. Таким образом удается решить самую сложную проблему тайм-менеджмента: «как выделить время на то, чтобы заняться организацией времени?»

8. Своевременность. Этот критерий оценивает как своевременность в плане соблюдения сроков выполнения задач, так и своевременность осуществления проектов, не «привязанных» к жесткому времени, что возможно только при гибкой системе планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

9. Контролируемость. Если вы поставили задачу подчиненному, или договорились о чем-то с коллегой – насколько вы можете быть уверены в исполнении? Потребуется ли много раз напомнить об этой задаче?

Кейс: Контролируемость. Comstar Telecommunications

В ходе ТМ-проекта в Коммерческом отделе одной из ведущих телекоммуникационных компаний были разработаны простые Excel-формы контроля задач секретарем, включающие регламент для секретаря, формы контроля задач, формы мониторинга проектов (процессов). Внедрена процедура сбора информации секретарем – задействуются e-mail, устные распоряжения коммерческого директора, расшифровка диктофонных записей, сделанных в ходе совещаний и в нерабочее время. С определенной периодичностью секретарь в соответствии с регламентом собирает информацию о статусе задач и проектов с исполнителей для доклада топ-менеджеру. Коммерческий директор компании по итогам очередного этапа ТМ-проекта назвала «Excel-систему для секретаря» одним из трех лучших результатов, наряду с внедрением диктофона и системы обзора стратегических задач.

10. Легкость. Этот критерий оценивает степень напряженности как личной работы, так и взаимоотношений в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте ни личная работа, ни взаимодействие с коллегами не становятся «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий.

Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается по одному интегральному критерию «Внимание к времени и эффективности», описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его «внедренность» на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.

Анкетирование и оценка достоверности данных

Для построения ТМ-профиля применяется в несколько измененном виде подход к анкетированию, предложенный В.К.Тарасовым в его «Персонал-технологии». Для построения ТМ-профиля сотрудники диагностируемого подразделения отвечают на вопросы анкеты, включающей 33 «multiple choice» (11 критериев, каждое оценивается по 3 направлениям). Пример оценки «материализованности» тайм-менеджмента по личному и командному направлениям можно видеть на рис. 3.

Рис. 3. Пример вопросов диагностической анкеты

Критерий 1: Материализованность и обозримость задач и информации
1. Личный тайм-менеджмент			2. Командный тайм-менеджмент
	+ 2 Практически все мои задачи и полезные мысли (значимая информация, и т.п.) существуют в легко обозримом электронном виде (в Outlook, в виде e-mail'ов или отдельных файлов, и т.п.)	+ 2	Практически все задачи передаются коллегам в электронном виде. По итогам устных обсуждений обязательно фиксируются и отсылаются ключевые мысли.	+ 2
	+ 1 Большинство моих задач и мыслей существует в электронном виде, незначительная часть (до 20-30%) – в бумажном. Обзор задач достаточно прост и удобен.	+ 1	Большинство задач передается "по горизонтали" в электронном виде, незначительная часть в бумажном. Итоги большинства устных обсуждений фиксируются письменно.	+ 1
0	Большинство моих задач и мыслей (70% и более) фиксируется в бумажном виде (в ежедневнике, в виде отдельных документов, итп), оставшееся – в электронном.	0	Большинство задач передается в бумажном виде. Фиксируется незначительная часть устных договоренностей.	0
- 1	До 20-30% задач и значимой информации не фиксируется письменно.	- 1	До 20-30% задач (просьб, договоренностей...) передается "по горизонтали" устно.	– 1
	- 2 Большинство моих задач и значимой информации я храню в памяти.	- 2	Большинство задач передается устно.	– 2
Заповедь 1: Материализуйте мысли и задачи. Находясь "в голове", они не контролируемы.

Аналогично респондент оценивает состояние дел по остальным критериям и направлениям. Нетрудно заметить, что из вопросов видны «социально ожидаемые» ответы. В этой «социальной ожидаемости» кроме очевидных минусов (искажение данных в сторону «правильных» ответов) есть и плюсы. Они заключаются в том, что в форме анкетирования фактически осуществляется внедрение ТМ-принципов в корпоративную культуру. Сопоставляя себя с очевидным из анкеты «ТМ-идеалом», менеджер примеряет к себе этот идеал и понимает, к чему можно стремиться. Это весьма важный эффект применения методики: самая элементарная грамотность в вопросах тайм-менеджмента часто оставляет желать лучшего у менеджеров далеко не последних российских компаний.

Для нивелирования эффекта «социальной ожидаемости» анкетирование проводится только анонимно, о чем предупреждаются все его участники. Профиль составляется по команде менеджеров в целом, и не является основанием для каких-либо «репрессий». Важно учитывать, что методика ТМ-диагностики не является методикой аттестации сотрудников или подразделений. Задача методики – выявить наиболее приоритетные направления развития ТМ-навыков менеджеров и их командного взаимодействия.

«Завышенные» ответы выявляются в ходе детального анализа ТМ-профиля и матрицы ответов. Например:

« Высокие показатели по критерию приоритизированности могут быть поставлены под сомнение при сопоставлении с низкими показателями по инвестиционности. Не исключено, что в команде отсутствует общее представление о том, что такое «приоритетная задача». Возможно, под приоритетным понимается «срочное и/или обязательное/неизбежное», но не «работающее на стратегическую перспективу, создающее возможности выхода на новый качественный уровень».»

Еще один пример, достаточно типичный, когда «в целом все хорошо», но детальный анализ показывает, что хорошо не все и не везде:

«Обращает на себя внимание противоречие между высокой оценкой командного отношения к времени у значительной доли респондентов (50%) и низкой оценкой по своевременности исполнения «переданных по горизонтали» задач в командном взаимодействии, выявленные в анализе по критерию своевременности.

Оценка «Отношение к времени в команде хорошее» на фоне «Достаточно часто коллеги не укладываются в оговоренные сроки» означает, что в команде нет четкого понимания, что такое «эффективная работа команды», в чем должно выражаться «чувство эффективности» в командном взаимодействии.»

Наконец, оценка достоверности результатов проводится в ходе анализа внутренних корреляций в матрице ответов.

Кроме формализованных вопросов по набору критериев, анкета содержит также шесть «открытых» вопросов. Менеджеру, заполняющему вопросник, предлагается в произвольных терминах описать нынешнее и желаемое состояние в области личного, командного и корпоративного тайм-менеджмента. Например, руководитель отдела нефтеперерабатывающей компании оценивает состояние личного тайм-менеджмента:

Нынешнее . «Стараюсь каким-то способом отсистематизировать поток информации и спланировать свою деятельность. Пока вроде успеваю, но боюсь что меня захлестнет этот поток и тогда придется уже плыть против течения».

Желаемое . «Информация входит – систематизируется – распределяется-выполняется, сам занимаюсь главными вопросами в плановом режиме».

Открытые вопросы позволяют уточнить и «наполнить красками» оценки, получаемые в формализованной анкете. Например, в приведенном случае ответы руководителя явно коррелировали с низкими показателями по материализованности, т.е. обзору задач и информации, и инвестиционности, т.е. возможности выделять время на долгосрочные задачи, не дающие сиюминутных результатов.

Интепретация результатов, примеры рекомендаций

Результаты анкетирования представляются тремя основными блоками:

Анализ обобщенного профиля .
Анализ по наиболее «проблемным» критериям , с учетом статистики распределения ответов респондентов в группе.
Карта проблем и решений , рекомендации – обобщение выводов анализа, рекомендации по приоритетным действиям.

Анализ обобщенного профиля позволяет выявить основные проблемы и их взаимосвязи. Например, нехватка времени на перспективные задачи (низкие показатели по критерию инвестиционности) часто бывает очевидным образом связана с плохо налаженным обзором и структурированием информации (низкие показатели по материализованности) и перегруженностью руководителя многочисленными незначительными запросами коллег и подчиненных (низкие показатели по «вниманию к времени» в команде и/или подразделении).

Далее проводится детальный анализ по отдельным критериям, учитывающий статистику распределения ответов внутри группы, корреляционные функции матрицы ответов, и т.п.

Например, на рис. 4 отображена статистика распределения ответов по критерию «Инвестиционность». По горизонтальной оси отмечен балл оценки, по вертикальной – количество респондентов, выбравших эту оценку.

Рис. 4. Распределение ответов респондентов внутри группы

При анализе приводится взятая из анкеты расшифровка наиболее статистически значимых ответов (т.е. оценок, выставленных большинством членов команды). Например показатели, приведенные на графике, расшифровываются так:

Личный ТМ, оценка 0: Время на «инвестиции в себя» в принципе выделяется, но далеко не в таком количестве, как хотелось бы.

Командный ТМ, оценка 1: В нашей команде сознательно выделяются время, энергия и ресурсы на проекты «инвестиционного» характера. У нас нет проблемы «некогда учиться», «нет времени внедрять новые технологии». Но при этом 20-30% времени все равно занимает деятельность, дающая только краткосрочные результаты.

Корпоративный ТМ, оценка 0: В моем подразделении и моими подчиненными в принципе уделяется внимание работам перспективного характера, но в центре внимания все-таки – краткосрочные результаты, их легко измерить и по ним оценивают нашу деятельность.

Уже сами эти оценки позволяют получить некоторое представление о ситуации. Именно такой подход применен в упоминавшейся книге В.Тарасова: результатом обработки анкет является «портрет», составленный из наиболее статистически «весомых» выбранных ответов. Анализ и сопоставление оценок позволяют получить дополнительные выводы. Например:

В целом ситуацию с инвестиционностью, исходя из приведенных данных, можно оценить следующим образом: «В нашей команде топ-менеджеров время на перспективные дела выделяется в достаточном количестве, а вот в моей личной работе и во вверенном мне подразделении – нет» .

Реально это означает, что руководство Заказчика уделяет большое внимание задачам «инвестиционного» характера и создает соответствующее давление на топ-менеджеров. Но большинство руководителей не транслирует это давление «вниз» – на свое подразделение, а также на свою личную работу.

В ходе как общего, так и детального анализа ТМ-профиля каждый тезис анализа иллюстрируется схемой причинно-следственных взаимосвязей проблем и их источников (см. пример такой схемы на рис. 5). Заключительным этапом анализа является формулирование рекомендаций и сведение всех схем в единую Карту проблем и решений, дающую обзорный взгляд на все предстоящие ТМ-мероприятия.

Рис. 5. Пример элемента «Карты проблем и решений»

hr-portal.ru

Тайм-менеджмент. Работе – тайм

Автор: Ольга Громова | Источник: Компания

Научиться экономить время помогает не тайм-менеджмент, а жизненный опыт

Тайм-менеджмент способен помочь человеку организовать свой рабочий день. Но он не в силах повысить его профессионализм, привить ему трудолюбие или заставить работать с полной самоотдачей. А ведь эффективность каждого сотрудника зависит именно от решения этих вопросов, а вовсе не от степени его мастерства в обращении с органайзером.

Едва ли сегодня можно найти компанию, руководство которой не было бы озабочено вопросом повышения ее конкурентоспособности. Для решения этой задачи необходимо проделать колоссальную работу по оптимизации всех бизнес-процессов: от НИОКРа до логистики. Однако дело это долгое и нелегкое, а потому во многих фирмах предпочитают повышать эффективность работы «малой кровью». Например, за счет тайм-менеджмента. Впрочем, «классический» тайм-менеджмент (ТМ) уже с трудом справляется с задачами, которые ставит перед ним cовременный бизнес. «Он перестает быть панацеей от всех менеджерских бед. За последние пять лет ничего принципиально нового в этой сфере не произошло, и интерес к тайм-менеджменту заметно падает, – отмечает исполнительный директор «ЭКОПСИ Консалтинг» Павел Безручко. – Для повышения своей эффективности современные компании занимаются, в первую очередь, оптимизацией бизнес-процессов. На фоне этих мер тайм-менеджмент остается полезным, но, скорее, дополнительным навыком: масштаб выигрыша времени мелковат».

Не умеешь – научат, не хочешь – заставят

Обычной практикой в российских фирмах является ситуация, когда руководитель в «добровольно-принудительном» порядке распространяет среди своих подчиненных какую-нибудь понравившуюся ему книжку по тайм-менеджменту или рекомендует тот или иной «продвинутый» органайзер. Исполнительный директор екатеринбургской компании Банк24.ру Борис Дьяконов увлекся идеей тайм-менеджмента около трех лет назад, когда стал совладельцем небольшого банка. «Многое из прочитанного я реализовал, – рассказывает он. – Организовал в банке лекции на тему управления временем, внедрил стандарты проведения совещаний, повысил культуру общения. Поначалу нововведениям противились, ведь лекции захватывали выходные дни. Банковские сотрудники сочли идею научить их экономии времени очередной прихотью руководства». Но впоследствии благодаря настойчивости первых лиц компании, которые ясно дали понять, что ценят людей, умеющих экономить время, Банк24.ру стал одной из первых российских кредитных организаций, внедривших у себя стандарты управления качеством ISO 9001:2000.

Жесткость и последовательность при решении поставленных задач – необходимый элемент внедрения любой программы мотивации персонала. Обычно первоначальное оживление после раздачи «хороших книжек» сходит на «нет» примерно через месяц. «Внедрение в коллектив какой бы то ни было идеи требует обязательного контроля, – подтверждает президент «Клуба бизнес-тренеров» Михаил Молоканов. – А контроль по умолчанию предполагает дополнительные расходы. Именно это и является основной причиной отсутствия в отечественных компаниях систематизированного подхода к тайм-менеджменту».

Генеральный директор группы компаний MC-Bauchemie-Russia Александр Мондрус решил при помощи тайм-менеджмента конкретную задачу – убрал из рабочего процесса ряд составляющих, являвшихся главными «пожирателями» времени. Простой пример: все телефонные разговоры внутри его организации теперь начинаются с вопроса «удобно ли тебе говорить?» Это позволяет обоим собеседникам экономить драгоценные минуты. «С тех пор минуло несколько лет. Большинство сотрудников, прошедших тогда тренинги, остались в компании, – говорит Александр Мондрус. – Новичкам мы предоставляем материалы по теме и прививаем основополагающие навыки работы со временем».

«Тем, кто однажды взял на вооружение навыки тайм-менеджмента, достаточно лишь иногда освежать их в памяти», – считает Глеб Архангельский, генеральный директор «Организации времени», одной из немногих в России компаний, специализирующихся на ТМ. Он также отмечает, что до понимания важности управления временем отечественный средний бизнес созревал последние 2 – 3 года. «Сейчас заказы со стороны этих клиентов принимают массовый характер», – говорит он. Впрочем, до сих пор больше внимания тайм-менеджменту уделяют крупные компании, несмотря на все разговоры об их неповоротливости и забюрократизированности. Кроме того, к ТМ склонны обращаться компании с высокой долей интеллектуального труда и проектным характером деятельности, продающие «свое время». К таким, например, относятся аудиторские и консалтинговые фирмы.

Не бойтесь переспрашивать

«Главная идея тайм-менеджмента заключается в том, что сначала надо понять, что ты хочешь и зачем это тебе надо, а только потом думать, как этого достичь, – говорит Михаил Молоканов. – В последнее время самые заметные новинки в сфере управления временем появляются как раз в вопросе целеполагания. По моим наблюдениям, российские компании часто и с большой готовностью назначают дедлайны и ответственных, но при этом недостаточно времени тратят на доведение до сотрудника информации о том, что именно должно быть сделано и для чего». В результате работа выполняется в срок, но оказывается никому не нужной.

«Раньше при получении очередного задания я молча записывал его в блокнот, поскольку задавать лишние вопросы или, говоря профессиональным языком, уточнять цели считал занятием, не делавшим мне чести, – признается один из менеджеров «Вимм-Билль-Данна», прошедший обучение в корпоративном университете компании. – Кроме того, свое недовольство тем, что на меня взваливается слишком много задач с пометкой «срочно», я выражал лишь про себя». Сегодня этот менеджер не просто добивается от начальника четкой формулировки задач, но и уточняет, какая из них является наиболее важной в каждый конкретный период времени, выстраивая для себя таким образом систему приоритетов. Поскольку начальник этого менеджера тоже прошел соответствующее обучение, он с пониманием и терпением относится к новым требованиям подчиненного.

«Формирование единого информационного поля и управленческого инструментария – главное достижение наших обучающих программ, – полагает Наталья Беккер, менеджер проекта «Управление внутренними знаниями» отдела по работе с персоналом компании «Вимм-Билль-Данн». – Ожидания учащихся в первую очередь связаны с приобретением новых знаний и навыков, необходимых им для эффективного решения профессиональных задач, а также с систематизацией базовых знаний и представлений, полученных в школе и институте». При серьезном и вдумчивом подходе к тайм-менеджменту он заставляет задуматься над простыми, на первый взгляд, вопросами, ответы на которые порой поражают. Например, при помощи несложных арифметических действий можно подсчитать количество часов, которые уже прожиты человеком и которые ему остается прожить, например, до выхода на пенсию. Или попытаться более четко определить для себя, что в твоей жизни повседневная рутина, а что – вещи по-настоящему значимые.

Тайм-менеджмент – весьма универсальный навык, не имеющий, по большому счету, культурных границ. И в западных, и в российских тренинговых программах сейчас в основном используются исконно западные технологии: постановка целей по SMART, расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра, принцип Паретто и др. (хотя и российские исследователи успели внести в теорию ТМ свой посильный вклад. Подробнее – см. справку «Тайм-менеджмент made in USSR»).

Традиционная форма обучения навыкам организации рабочего времени – это двухдневный тренинг. Слушателями таких программ, как правило, являются менеджеры среднего и низшего звена (бэк-офис, отдел продаж, производство и т. д.). В ходе тренинга его участники осваивают основные инструменты расстановки приоритетов и планирования, пробуют применить их в различных ситуациях, оттачивая свои навыки в играх и упражнениях. Впрочем, несмотря на то, что сам по себе ТМ не имеет национальных особенностей, изучающим его россиянам предлагается несколько родственных курсов. «Одна из близких тайм-менеджменту тем – стресс-менеджмент, – говорит Павел Безручко. – Она крайне важна и полезна, поскольку в целом российская бизнес-среда куда более изменчива и стрессогенна, чем западная».

Обратная сторона ТМ

В то время как тренинги на тему повышения общей культуры управления уже стали в российских компаниях делом достаточно привычным, к вопросам самоорганизации сотрудников руководители относятся пока без должного внимания. Многие из них – и, возможно, вполне обоснованно – полагают, что личная организованность менеджера является его собственной проблемой. ТМ предполагает, что каждый сотрудник должен иметь возможность инвестировать время не только в работу, но и в свои личные цели: саморазвитие, досуг, здоровье, семью. Только тогда этот человек будет удовлетворен и эффективен. Решать же вопросы такого порядка компании вряд ли под силу – это целиком и полностью прерогатива самих служащих. «Невозможно управлять только рабочим временем. Если компания внедряет принципы ТМ среди своих сотрудников, то ей волей-неволей придется захватывать и их личное время. Но тогда в голову приходят ассоциации с солдатами-срочниками, заключенными, сектантами...», – говорит Михаил Молоканов.

К тому же на практике нередко оказывается, что рабочее время одних специалистов не поддается планированию, а для других получаемая в результате ТМ экономия минимальна. В прошлом году «Мэйнстрим», дочерняя фирма «ЭКОПСИ Консалтинг», провела исследование среди персонала ряда своих клиентов. Результаты этого блиц-опроса показали, что сотрудникам исследованных компаний удается реально спланировать не более половины своего времени, а часто – не более 30%. В условиях динамично меняющихся приоритетов, перманентной нехватки информации и отсутствия у менеджеров т. н. helicopter view (буквально «взгляда с вертолета» – взгляда на ситуацию с высоты, понимания ее движущих механизмов и внутренних связей, которые не видны в повседневной рутине) традиционные инструменты планирования не работают. Именно по этой причине опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют резервировать до 40% рабочего времени под решение непредвиденных задач, а непосредственно управлять лишь оставшимися 60%. Впрочем, даже 60% удается распланировать далеко не всем сотрудникам. Так, если говорить о работе в режиме help-desk, то есть о решении вспомогательных, например, секретарских задач, то хоть как-то управлять в этом случае можно не более чем 30 – 40% времени. Такое соотношение характерно для многих специальностей, а также для некоторых клиентоориентированных бизнесов в целом – например, брокерского. И действительно, как прикажете поступать пиарщику с такой важной для планирования времени рекомендацией, как чтение почты только в определенные часы? Сложно представить себе менеджера по связям с общественностью, который бы ее придерживался, ведь таким образом он бы лишился информации, которая и помогает ему быть эффективным. Не среагировав вовремя на запрос о срочном комментарии, он рискует поплатиться имиджем компании. А среагировать – значит отложить свое расписание и отклониться от плана. «Важно не забывать, что человек – не компьютер, а создание со своими биологическими ритмами, – добавляет директор по PR и маркетингу холдинга «Росинтер ресторантс» Валерия Силина. – Кто-то эффективен утром, а у кого-то работать с максимальной отдачей получается только вечером. Понятно, что такие нюансы не могут быть учтены в рамках большой компании».

Директор по корпоративным финансам компании «Меридиан капитал менеджмент» Сергей Трофимов сомневается, что консультант по ТМ сможет подсказать опытному менеджеру пути экономии времени хотя бы на 5 – 10%. «Главный посыл тайм-менеджмента «время – ресурс, которым можно управлять» весьма точен, – замечает он. – Однако 80% информации по ТМ я найду в Интернете и адаптирую ее под себя. Зачем мне остальные 20%, которые составляет харизма и настроение консультанта?»

Многие состоявшиеся специалисты убеждены, что каждый должен прийти к необходимости изучения теории тайм-менеджмента самостоятельно. Любые попытки насильственного погружения в тему, тем более в масштабах целой компании, отдают тоталитаризмом. Отдельный и больной вопрос – люди творческих профессий, которые жестко протестуют против всяких ограничений своей свободы. При этом «творцы» нуждаются в умении эффективно использовать свое время не меньше, чем представители «ремесленнического» цеха. «Результатом такой «свободы» часто является несоблюдение обязательств и сроков сдачи проектов, что ведет к недовольству со стороны остального коллектива, – говорит Мария Тимирбаева, совладелец компании BBPG и главный редактор журнала «Ресторанный бизнес». – Навыки планирования времени не погубят вдохновение, но зато позволят работникам более реалистично оценивать жизненные ситуации». Творческого человека потому и называют творческим, что он может осмысленно подойти к использованию имеющейся полезной информации и создать на основе книг, публикаций в СМИ и – главное – своего жизненного и профессионального опыта собственную систему планирования, подходящую лично ему.

«Большинство сегодняшних ярких бизнес-лидеров выработали для себя оптимальный рабочий режим без каких бы то ни было тренингов или семинаров, – рассуждает владелец компании «Столичный вкус» Игорь Миневич. – Возьмите, например, Андрея Бильжо или Аркадия Новикова – их деятельность нельзя унифицировать, а проекты – поставить на поток. Если бы Анна Ахматова посетила курс тайм-менеджмента, мы имели бы на один томик стихов больше?»

«Каждая компания является сообществом людей с разным уровнем интеллекта и жизненным опытом, эффективность труда которых часто зависит от харизмы и таланта руководителя, – добавляет Миневич. – Только вокруг по-настоящему эффективных специалистов формируется бизнес-среда, появляются яркие люди и проекты. А уж как сотрудники достигают такой эффективности – это их личное дело».

И действительно: стоит даже бегло пролистать любую популярную книгу по тайм-менеджменту, как в глаза бросится в высшей степени «житейский» характер дающихся в ней советов. Чтобы применять их с наибольшей отдачей, сотруднику будет полезнее «дойти» до них самому. Так, скажем, мало прочитать об удобстве использования электронного планировщика, встроенного в большинство современных бизнес-телефонов. Это информация очевидная и мало полезная для дела. Однако стоит человеку один раз самому разобраться с нехитрой программой, и он сразу же на зависть коллегам станет гораздо менее «забывчивым». Простая прагматика и отсутствие страха перед чем-то новым. И при чем здесь тайм-менеджмент?

ТМ made in USSR

Многие популярные сегодня технологии управления временем были разработаны еще в 1970-е годы в Западной Европе и США. Однако воспринимать тайм-менеджмент как на 100% западную технологию было бы ошибкой. Отечественная школа научной организации труда и личного времени (НОТ) может похвастаться рядом собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Один из «отцов» научного менеджмента Фрэнк Гилбрет, ознакомившись с публикациями Центрального института труда (ЦИТ), заявил: «Русские глубже нас разбираются в вопросах организации времени».

Импульс к развитию НОТ в России дали разработки двух наиболее ярких представителей отечественной управленческой науки начала прошлого века. Так, директор ЦИТ Алексей Гастев в свое время первым опроверг одно из наиболее распространенных возражений против научной организации рабочего процесса, согласно которому она является несовместимой с творческим мышлением. По его мнению, стандартизация действий и наработка автоматизма способствуют тому, что «нервная энергия освобождается для все новых и новых инициативных стимулов, увеличивая мощь индивида до беспредельности».

Платон Керженцев, руководитель движения «Время», ставил основной целью своей организации сокращение неэффективных временных затрат. Само движение зародилось в 1923 году с заметки в газете «Правда», в которой приводились данные о непростительных тратах производственного времени на общих собраниях. В ней, в частности, был описан случай, когда суммарное время ожидания докладчика большим числом квалифицированных работников авиационного завода было оценено присутствовавшими при этом американскими специалистами как достаточное для постройки нескольких аэропланов.

Вторая волна популярности тайм-менеджмента в нашей стране началась с выходом в начале 1970-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней он первым из отечественных исследователей озвучил идею хронометража как основы системы управления личным временем, а также привел свою теорию «бюджетирования» времени – гораздо более гибкого инструмента, чем традиционное западное планирование.

Источник: на основе материалов www. improvement. ru.

Почему традиционный ТМ неэффективен

1. Это попытка организовать рабочее время сотрудника в отрыве от личного, хотя сегодня граница между временем для решения личных и профессиональных вопросов практически стерта

2. Значительная часть всех посвященных ТМ курсов отводится вопросам планирования. Однако его роль в современном бизнесе становится все менее важной. И наоборот, все актуальнее становится умение специалиста отходить от заранее разработанных планов и схем и получать максимальную выгоду от решения непредвиденных задач

3. Для того чтобы эффективно использовать инструменты ТМ, сотруднику нужно дорасти до понимания их необходимости самостоятельно. Однако к тому времени, когда это происходит, он обычно вырабатывает ряд собственных практических навыков. Теоретическая основа ТМ в этом случае нужна менеджеру лишь «для общего развития»

Как вы относитесь к тайм-менеджменту*

Считаю его крайне полезным и эффективным инструментом для повышения производительности труда	26,10% (83)
Эффективность ТМ в большой степени зависит от компетентности менеджера, который его применяет	46,23% (147)
Хороший менеджер и так умеет управлять своим временем, поэтому ТМ ему, по большому счету, не нужен	23,90% (76)
Это совершенно бесполезное «изобретение» консалтинговых и коучинговых организаций, нужное лишь для выбивания денег из клиента	3,77% (12)

* По результатам опроса на сайте www. kadrovik. ru, проведенного специально для «Ко» (всего голосов: 318)

тайм менеджмент это

hr-portal.ru

Time management и Lean: параллели

Time management и Lean. Параллели

Если ты не управляешь своим временем, им начнут управлять другие…

Тайм-менеджмент

«Вы испытываете нехватку времени? Хотите лучше организовать свою работу и работу подчиненных? Стремитесь к высоким результатам?».

«Тайм-менеджмент – одна из самых выгодных инвестиций. Часы, вложенные в изучение этой удивительной науки, сэкономят впустую растраченные годы».

«Разгар рабочего дня, вы спешно пытаетесь выполнить поставленные задачи, но телефоны звонят без конца, отрывая вас от выполнения важного дела, накал добавляют коллеги с нескончаемыми вопросами, почтовый клиент пестрит новыми электронными письмами, требующими ответа, а на завтра все еще не сделаны отчеты. Думаю, такая ситуация знакома многим. Знакомство с тайм-менеджментом поможет вам решить ряд вышеуказанных проблем.»

Такими и похожими заголовками встречают нас интернет-сайты компаний, занимающихся обучением управлением времени.

Многие люди наверняка слышали словосочетание time management. Что же такое тайм-менеджмент, давайте рассмотрим подробнее.

Справка из Wikipedia:

Управление временем, организация времени (англ. time management) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Тайм-менеджмент. История

Корни управления временем уходят в глубокую древность. Некоторые считают, что возникновение управления временем произошло в промышленный бум 19-го века, некоторые принимают за основу эпоху возрождения, а кто-то и эллинистическую эпоху с Хроносом и Кайросом и даже Египет династических периодов (с его записями). Каждый будет прав по-своему. Несомненно одно — сколько существует разумный человек, столько же существуют попытки управлять временем. Управление временем до индустриального общества, как правил, было индивидуальным — тут можно вспомнить и записи Цезаря, и судовые журналы мореходов, Иммануила Канта и Иоанна Кронштадтского и т.д. Развитие промышленности в эпоху индустриализации 19-го века привело к необходимости разработки систем по управлению временем в коллективе/группе на предприятии. 20-й век с его научными разработками привнес методологические разработки в управлении временем (разработки Фредерика Уинслоу Тейлора и др), а конец XX и начало XXI века с развитием компьютерной техники и сетевыми технологиями сильно расширили область применения тайм-менеджмента, сферу и количество решаемых задач.

Стивен Кови, автор бестселлера «First Things First» («Главное внимание главным вещам») охарактеризовал развитие тайм менеджмента как науки после второй мировой войны, разделив на четыре этапа или поколения:

Первое поколение: Основывается на традиционных и рудиментарных подходах к управлению временем, таких, как напоминания, например.
Второе поколение: Уделяет больше внимания планированию, а также подготовке расписаний и событий, включая четко ограниченные по времени цели.
Третье поколение: Основывается на расстановке приоритетов при планировании заданий и событий, а также контролирует выполнение заданий с помощью расписаний.
Четвертое поколение: это и есть современный подход. Это поколение также ставит на первое место расстановку заданий по приоритетам, но приоритетность уже зависит не от срочности выполнения, а от важности самого задания. Также такой подход основывается на эффективности и проактивности, используя при этом разные методы тайм менеджмента.

Тайм-менеджмент. Мотивация и внедрение

Время – это такой же важный ресурс для предприятия, как и деньги.

Время является одним из трех параметров, по которым предприятие может конкурировать с другими предприятиями (другие два параметра — себестоимость и качество). Если предприятие в XXI веке не занимается управлением временем, это значит, что другие конкуренты выиграют конкурентную борьбу при том же уровне цен и качества, но занимаясь управлением временем. Нельзя упускать ни единой возможности стать в чем-то эффективнее и лучше других. Нужно находить ресурсы, которыми можно управлять. Чтобы успевать и вовремя добиваться результата, быть впереди конкурентов, необходимо уметь контролировать время.

Следует отметить, что популярность тайм-менеджмента в мире и в частности на пост-советском пространстве во многом обусловлена пост-кризисными явлениями. Многие предприятия, особенно работающие в жесткой конкурентной борьбе, проработали все возможные пути по снижению уровня широко распространенных видов издержек, после чего пришли к необходимости более серьезного подхода к сокращению временных издержек и вообще к управлению временем, которое, увы, находится на достаточно низком уровне на большинстве предприятий пост-советского пространства или отсутствует вовсе. Некоторые принципы тайм-менеджмента так или иначе действуют на большинстве предприятий пост-советского пространства, но они малоэффективны по ряду причин. Как правило, на пост-советских предприятиях действует формальная корпоративная система управления временем (например, отслеживания задач: служебных записок, протоколов совещаний, приказов и т.д.), однако такая система является бюрократичной по своей сути, тяжеловесной и неповоротливой, а значит — и малоэффективной.

Только постоянное повышение персональной и командной эффективности сотрудников может быть успешным и конкурентоспособным.

Обучение тайм-менеджменту может быть как самостоятельное (самообразование), так и обучение у профессиональных преподавателей, кроме того обучение может быть как индивидуальное, так и групповое.

XXI век характерен высоким темпом жизни и тотальной нехваткой времени. Перспектив по снижению темпов пока не предвидится. Этот факт заставил многих людей обратиться за помощью к тайм-менеджменту. Именно этим обусловлена популярность тайм-менеджмента среди деловых людей. Причем достаточно распространено самообразование, ведь человек способен обучиться практически всему. И для большинства предлагаемой информации, как отечественных, так и зарубежных авторов, вполне достаточно, чтобы практиковать тайм-менеджмент на личном уровне и даже в небольших группах (решение принимается персонально без давления сверху) и не требует ощутимых финансовых затрат (достаточно купить необходимую литературу).

Если же говорить о компании, предприятии или даже корпорации, то для получения эффекта от тайм-менеджмента необходимо его внедрение в масштабах всего предприятия, когда в этот процесс вовлечены все — от генерального директора до уборщика служебных помещений. Именно поэтому услуги по обучению управлением временем достаточно широко представлены в данном секторе услуг, потому что тут необходим профессионализм и максимальный результат, гарантирующий отдачу от инвестиций в это направление. Обучение корпоративных групп обычно групповое, построено на вертикальных и горизонтальных уровнях. Как правило, но не всегда, обучаемые группы разделены по вертикали (т.е. чаще группы составляются по горизонтальной линии подчиненности). Обучение ТМ руководящего состава несколько отличается от простых работников, поскольку имеет свои особенности, связанные с управлением.

Тайм-менеджмент. Утечки времени.

Практические действия многих методик тайм-менеджмента начинаются с выявления так называемых утечек времени. Для этого предлагается провести хронометраж персонального рабочего времени. Хронометраж можно осуществлять как в письменном виде (например в ежедневнике), так и в электронном виде (например в календаре Microsoft Outlook).

Следует отметить одно из самых важных преимуществ электронного планирования перед бумажным: вы получаете огромный массив данных для анализа и точного понимания, на что реально тратится ваше время. Итак, хронометраж, например, 2-3 рабочих недель покажет вам систематические потери времени. У каждого они будут разные. Но в любом случае вы столкнетесь с так называемыми поглотителями времени (термин тайм-менеджмента).

Поглотители времени — это любые дела, расходы времени на которые хочется уменьшить

Поглотителем времени можете быть вы сами: например, потеря времени на курение или, например, неумение правильно выполнять работу (расстановка в текстовом редакторе Word абзацев и отступов вручную пробелами). Также поглотителями времени могут быть как техника (зависающие программы, компьютер, оборудование и т.д.), так и люди. На людях-поглотителях времени стоит остановиться подробнее. Эти люди, например, могут задавать один и тот же вопрос несколько раз, или неквалифицированно выполнять свою работу, вынуждая вас ее доделывать или переделывать. Фактически такие работники не только не выполняют свою работу, за которую получают заработную плату, но и «съедают» часть заработной платы другого работника, который за время исправления, доработок, мог бы сделать больший объем своей работы, а значит, создать больше добавочной стоимости для предприятия. Чтобы этого не происходило, в компаниях с действующей системой тайм-менеджмента существует определенный набор навыков персональной эффективности, обязательный для всех сотрудников. Кроме обязательных навыков, предприятие зачастую принимает корпоративные правила тайм-менеджмента (как стандарт), целью которых является максимальное сокращение временных издержек и повышение эффективности выполняемой работы за единицу времени.

Тайм-менеджмент. Выполнение задач

После того как будут выявлены все утечки времени и предприняты меры по их недопущению, практика тайм-менеджмента переходит к следующему важному пункту — менеджменту задач. Чаще всего предлагается распределить все задачи по следующему принципу:

Тайм-менеджмент. Выполнение задач

В соответствии с этой матрицей предлагается построить свою работу следующим образом:

срочные и важные (I) делаем в первую очередь
не срочные и важные (II) делаем спокойно и вдумчиво, иначе — если не выделять на них время — они станут срочным и важным
срочное и не важное (III) делегируем (если есть кому делегировать) или делаем в промежутках между п.I и II
не срочное и не важное (IV) делаем по остаточному принципу (в последнюю очередь или не делаем вообще)

Если на решение задачи не выделять времени, сама собой задача не решится, поэтому регулярно выделяйте время на задачи, которые вы хотите решить.

Однако, приведенная выше матрица не раскрывает всех особенностей тайм-менеджмента, т.к. она имеет обобщенный, упрощенный вид. Очевидно, что например, в “важные но не срочные” дела, попадут очень много разных по своей сути задач. Пройти флюорографию в этом месяце, или выучить английский в этом году, или закончить написание книги — это очень разные по своей сути и необходимому времени задачи. Поэтому тайм-менеджмент уделяет большое внимание определению (или даже выявлению) и достижению главных (особо важных) целей. В безбрежном океане задач, которые появляются ежедневно, есть такие цели и задачи, которые имеют несравнимо большее значение в нашей жизни, нежели любые другие задачи — это главные цели и задачи определенных периодов нашей жизни, которые в своей совокупности составляют цель всей нашей жизни. ТМ предлагает их выделять особо и сосредотачиваться на них. Как правило, такие глобальные цели/задания требуют и гораздо большего времени по сравнению с обычными. Т.е. они не срочные, но для своего исполнения требуют регулярного (например ежедневного) внимания, в связи с чем люди ими часто пренебрегают. Методики ТМ имеют в своем арсенале ряд решений для выделения таких целей/задач в особую группу и выполнение особого контроля.

Далее следует методики по организации своих задач, контролю выполнения, в ходе которых обучаемый вникает в особенности ведения дел в ежедневнике и в электронных средствах. Делаются вполне резонные выводы о том, что большинство людей не умеют пользоваться даже обычными ежедневниками, не говоря о программных продуктах. Как правило, обучающие детально разбирают какой-то программный продукт одного производителя (чаще всего это Microsoft Outlook, но иногда и оригинальное ПО с целью его последующей продажи). Пожалуй, это самая весомая по времени часть обучения. Это вызвано тем, что большинство пользователей ПК и близко не представляют себе полные возможности того же Microsoft Outlook, тем более в связке с Microsoft Exchange Server.

После пройденного курса обучения, как правило, предлагается применять ТМ не только на работе, но и в личной жизни, и в заключение предлагается “заразить” своим примером окружающих, т.е. внести “бациллу тайм-менеджмента” (термин Глеба Архангельского) и, таким образом, изменить окружающий мир в лучшую сторону.

Украсть чужое время — столь же неприлично, как украсть чужие деньги.

В заключение можно привести 10 золотых правил тайм-менеджмента:

Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.
Намеренно уединяйтесь.
Определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.
Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.
По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето ).
Используйте делегирование как оплачиваемую услугу.
Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).
Устанавливайте для самого себя сроки выполнения самых важных дел.
Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).
Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Тайм-менеджмент и Lean

Тайм-менеджмент и Lean. Интересные особенности.

Это краткое содержание курса тайм-менеджмента, в ходе изучения которого я выявил ряд интересных особенностей.

В литературе по тайм-менеджменту я не встречал привязку к бережливому производству. Даже многоуважаемая wikipedia умалчивает об этом.

Также об этом умалчивает большинство информационных материалов по тайм-менеджменту. А ведь связь тайм менеджмента и бережливого производства четко прослеживается. Стоит отметить, что разыскивая полезную информацию по тайм-менеджменту, я наткнулся на неизвестный мне термин lean и, таким образом, стал изучать бережливое производство. Удивительным оказалось и то, что я оказался не одинок — таким же путем к lean пришли многие люди (впору говорить о закономерности), впрочем, ничего удивительного в этом нет, и сейчас вы увидите почему.

Тайм-менеджмент и Lean. Интересные особенности.

Постоянное совершенствование путем совершенствования системы управлением времени — не что иное, как Kaizen!
Сокращение временных издержек — не что иное, как устранение Muda!
Выполнять работу точно вовремя — не что иное, как Just-in-Time, Kanban!
Организация своего ежедневника, или ПО — это визуальный менеджмент и система 5S!
Система оповещений и напоминаний — очень напоминает poka-yoke!

А посмотрите как много общего между всем известными стикерами на мониторах и карточками канбан:

Как много общего между всем известными стикерами на мониторах и карточками канбан

Если обратить внимание на набирающие популярность “канбан-доски” (Доска Канбан), тайм менеджмент, project management и бережливое производство вовсе становятся единым целым. Управлять своими проектами, выстраивать свою работ по принципам lean и одновременно тайм-менеджмента, используя специальную разлинованную доску, придумали разработчики программного обеспечения. Они совместили простоту стикеров, выгоды визуального управления, правила системы канбан и просто здравый смысл. Получился единый экран управления проектом — удобный и наглядный. Идея канбан-доски в том, чтобы визуализировать поток, организовать удобную работу, ограничить незавершенную работу на каждом этапе и позволить потоку вытягивать весь процесс и, наконец, завершать работу вовремя. Базовое условие — нужно лишь разделить работу и задачи на то, что нужно сделать, над чем работаем в данный момент, и завершенную работу. Подробнее о канбан-досках вы сможете прочитать в одной из следующих статей на Leaninfo.ru, а пока посмотрите на пару вариантов оформления канбан-досок — простейший пример и электронный вариант:

Пример простой канбан доски:

Пример простой канбан доски

Это пример электронный канбан-доски от сервиса KanbanFlow https://kanbanflow.com/:

Это пример электронный канбан-доски от сервиса KanbanFlow Компьютерные технологии практически стерли грани в визуализации досок, а облачные технологии значительно расширили сферу применения канбан-досок.

Тайм-менеджмент и Lean. Пути развития

Исторически так сложилось что ТМ и laen развивались параллельно, хоть и используя какие-то общераспространенные наработки из менеджмента, но все же каждый своим путем. И если раньше они могли не сильно пересекаться, то в последнее время развитие, и естественное расширение этих систем выявляет всё большую область их соприкосновения.

В период развития:

Тайм-менеджмент и Lean. Пути развития - в период развития

В настоящий момент:

Тайм-менеджмент и Lean. Пути развития - в настоящий момент

Для взаимного пересечения интересов есть объективные предпосылки. Так, lean изначально зарождался именно на производстве, но довольно быстро ситуация изменилась и офисная работа стала не менее важной для предприятий. Применять lean только на производстве неэффективно без вовлечения всего персонала и всех подразделений. Однако, напрямую применять производственные методы lean в офисной работе не получится, т.к. последняя имеет ряд серьезных отличий. Поэтому возникли разработки по адаптации lean к офису. Результатом чего являются, например, ряд прекрасных книг: “Бережливый офис” (Дон Тэппинг, Энн Данн), “5S для офиса” (Томас Фабрицио, Дон Тэппинг) и многие другие разработки — вплоть до собственных корпоративных разработок отдельных компаний. Таким образом, “на территории офиса” еще в большей мере произошло соприкосновение ТМ и lean. Так, разделение процессов на критичные и не критичные, общие и специальные (Дон Тэппинг, Энн Данн “Бережливый офис”) очень сильно напоминает ТМ-матрицу (важное — не важное, срочное — не срочное). Карточки канбан и стикеры из ТМ имеют одну суть. А с переводом всех возможных операций на компьютер, грани и вовсе стираются. Так, например, способ бронирования переговорных комнат или залов совещаний, заложенный в программном обеспечении, по сути не будет иметь принципиальных отличий TM или lean -основ. Похожим путем и ТМ из офиса выходит на производственные площадки.

Тайм-менеджмент и Lean. Выводы

Предприятие, которое стремится достичь результатов в снижении потерь, и использует для достижения этой цели тайм-менеджмент, не сможет добиться таких высоких результатов как предприятие использующее тайм-менеджмент в связке вместе с lean. Я уверен в том, что изучать тайм-менеджмент нужно после изучения хотя бы основ бережливого производства или параллельно. Внедрение тайм-менеджмента на двух группах (первая с бережливым производством, вторая без бережливого производства), думаю, даст весьма различную отдачу. И это естественно, т.к. многие вопросы и проблемы тайм-менеджмента так или иначе охватывают системы бережливого производства. Нужен ли тогда тайм-менеджмент на предприятиях с бережливым производством? Несомненно! Так как тайм-менеджмент предлагает свои рациональные предложения, наработанные за годы систематизации и исследований. Более того, тайм-менеджмент тесно соприкасается с такими сферами применения, с которыми lean не соприкасается (например: не забыть поздравить Петрова со знаменательной датой и тут же вся информация о нем). Ни в коем случае нельзя отбрасывать положительный опыт тайм-менджмента, наоборот, стоит органично объединить эти два направления.

Очень огорчает, что ведущие тайм-менеджеры, формируя философию и идеологию тайм-менеджмента много говорят о целеполагании, успешности, но не говорят об очевидной взаимосвязи тайм-менеджмента с lean. А ведь понимание этого и развитие этого направления — есть не просто расширение сферы предоставления услуг, но и более комплексный, профессиональный, а значит, и эффективный подход к решению проблем. Поэтому в будущем должно произойти слияние ТМ и lean и, возможно, в результате этого образуется новая, более объемлющая структура:

Слияние ТМ и Lean

Развиваясь несколько обособленно, эти два направления получили в итоге схожие в общих чертах методики, но каждая со своими изюминками. Из этого надо сделать выводы и в будущем не упускать из вида их параллельное развитие и не изобретать колесо дважды, а, используя совместные наработки, достигать новых высот! Хотя бы из бережливости ко времени!

Со времени начали, временем и закончили. Никуда от него не деться!

Фото Дмитрия Алимкина

специально для Leaninfo.ru

Поделиться с друзьями:

Подписывайтесь на Leaninfo.ru в соцсетях: Facebook или ВКонтакте.Или следите за новостями бережливого производства по email.

Методы и системы тайм-менеджмента. Пример тайм менеджмента

Примеры результативного тайм менеджмента: достоинства и недостатки | Управление личным временем невозможно без мотивации

Управление личным временем: как заставить себя работать?

Методы тайм менеджмента для сложных и неприятных задач

Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план Laravel 5

Глеб Архангельский, Генеральный Директор компании "Организация времени", Москва

Тайм-менеджмент: программа на неделю

Понедельник. Планирование рабочего времени руководителя

Вторник. Принципы управления временем и расстановка приоритетов

Среда. Целеполагание и "мемуарник"

Четверг. Тайм-менеджмент и долгосрочные цели

Пятница. "Слоны" и "лягушки"

Суббота. Ритмичность в отдыхе и ресурсные занятия

Воскресенье. Побалуйте себя, система управления временем готова

Простой тайм менеджмент | Управляй своим временем

Анализ в тайм менеджменте

Планирование в тайм менеджменте

Техники планирования

Эффективность в тайм менеджменте

Разгрузите свой мозг

Выполняйте запланированные дела

Разбирайте результаты

Суточные биоритмы человека

Методы и системы тайм-менеджмента | Про Нетворкинг

Методы тайм-менеджмента, инструменты и обучение навыкам тайм-менеджмента

Еженедельный план деятельности — типовой инструмент тайм-менеджмента и шаблон

Пример расписания тайм-менеджмента «задача / действие»

Матрица управления временем «срочно / важно»

Другие советы по тайм-менеджменту

Обучение тайм-менеджменту

Поделиться с друзьями

Диагностика тайм-менеджмента: как измерить неосязаемое

ТМ-профиль команды менеджеров

«Десять заповедей тайм-менеджмента»

Анкетирование и оценка достоверности данных

Интепретация результатов, примеры рекомендаций

Тайм-менеджмент. Работе – тайм

Time management и Lean: параллели

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент. История

Тайм-менеджмент. Мотивация и внедрение

Тайм-менеджмент. Утечки времени.

Тайм-менеджмент. Выполнение задач

Тайм-менеджмент и Lean

Тайм-менеджмент и Lean. Интересные особенности.

Тайм-менеджмент и Lean. Пути развития

Тайм-менеджмент и Lean. Выводы

Смотрите также: