6 законов тайм-менеджмента: простые способы управления временем. Правило 6 п тайм менеджмент
5. Организация рабочего времени. Тайм-менеджмент.
В данном пункте мы поговорим с Вами о таком важном (особенно для человека, только начинающего свою карьеру) умении как планирование времени. Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.
Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.
Все успешные люди делают это.
Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.
И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.
Планирование высвобождает время.
Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.
Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.
Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.
Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.
Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.
Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Самое главное — определить главное
Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.
Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.
Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.
Закон принудительной эффективности
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.
Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.
Все дела можно разделить на 4 группы:
Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но не важные;
Не срочные и не важные.
Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (или окном, или принципом) Эйзенхауэра.
Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.
Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.
Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
Слово «нет» экономит неожиданно много времени
Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, общение в социальных сетях или бесцельное блуждание по Интернету, переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).
Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.
studfiles.net
Тайм-менеджмент: простые способы управления временемРитм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом. Все успешные люди делают этоВсе успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.Планирование высвобождает времяТе, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.Правило 6 «П» гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…» Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией. Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки. Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным. Самое главное — определить главноеЗадача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д. Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1. Закон принудительной эффективностиИспользуйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.Все дела можно разделить на 4 группы: Что значит «съесть лягушку»?Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день. Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день. На что способна корзина для мусора?Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.Принцип равновесияВнимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и, если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха. Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.
|
перейти в каталог файловmetodich.ru
8 проверенных правил тайм-менеджмента | Матроны.RU
Иногда я думаю, что бы произошло с типичными жителями XVIII века, пусть даже образованными и социально активными, окажись они в условиях информационного безумия века XXI. Тот объём информации, который ежедневно обрушивается на наши несчастные мозги, наши предки могли накапливать всю жизнь.
Даже если информация не очень для нас значима (допустим, мы слышим по радио в магазине новость о том, что Максим Галкин купил новый замок, а шампанское сегодня можно купить со скидкой), мозг всё равно должен как-то этой информацией распорядиться: обработать, усвоить, проанализировать. А вдруг говорят о чём-то, что в дальнейшем может спасти от голода или войны?
Современная жизнь ставит перед нами многочисленные вызовы. За многими из них стоят реальные возможности. И это — обратная сторона информационного хаоса. Вокруг нас витает столько идей, что Остап Бендер бы озолотился моментально, а мать Тереза могла прославиться без поездок в Калькутту. Моментально разносятся не только новости, но и проповеди, просьбы о помощи. Вместе с тем упростились и способы моментально отреагировать на чужие беду или радость.
Постоянно находясь в океане разной информации, главной задачей наших современников становится умение в этом всём не захлебнуться, при этом продолжая существовать и удовлетворять свои естественные физические и духовные потребности. И справится с ними не тот, кто много знает, а тот, кто научится структурировать потоки информации и правильно реагировать на задачи повседневности. Ведь приготовить суп или отчёт на работе — это тоже в чём-то вызов, учитывая тот факт, что нас есть огромный выбор того, как, из чего и какими методами получать результаты в виде тех же супов и отчётностей.
Я предлагаю вам 8 правил, которые я в своё время сформулировала сама для себя и которые помогают мне не утонуть в этом океане обязанностей и возможностей. Кроме того, эти пункты были неоднократно проверены на моих клиентах, которые сталкивались так или иначе с несовпадением желаний и возможностей и были вынуждены искать золотую середину. Не обещаю никаких пошаговых инструкций, шаблонов, рамок и понуждений, только причины, которые действительно влияют на нашу трудоспособность в рамках перенасыщенного информацией мира.
Правило №1. Для того, чтобы правильно работать, надо правильно отдыхать!Только здоровый и отдохнувший организм способен к плодотворной работе и сотрудничеству с собственной головой.
Обязательно выделяйте себе время на то, чтобы расслабиться и послушать своё тело. Сядьте поудобнее, закройте глаза, прислушайтесь к своему дыханию. Мысленно следите за тем, как воздух проникает из носа в лёгкие, как кровь разносит кислород по всему организму…
Посмотрите в окно, понаблюдайте за тем, как летит птица. Посмотрите на цветок или дерево. Представьте, как по нему бегут соки, как дерево живёт и дышит, как и в нём действует жизнь.
Дело в том, что наш мозг может одновременно удерживать только одну мысль. Сконцентрировавшись на собственном дыхании или на том, как снежинки кружатся на ветру, вы не сможете одновременно думать о презентации на работе.Обязательно проделывайте такие упражнения регулярно, чтобы научиться не думать о делах насущных, а просто расслабляться.
Для того, чтобы стать результативными, мы должны соблюдать режим труда и отдыха. Наилучшим режимом из всех мною изученных является формула, данная в первой книге Бытия, в которой рассказывается о сотворении мира.
На каждые 6 частей рабочего времени приходится 1 часть полного и умиротворяющего отдыха. То есть:
— 6 дней в неделю работайте, и хотя бы 1 день постарайтесь себя максимально разгрузить. Понимаю, что с детьми или хозяйством это сделать не так просто, но варианты всегда найдутся, если очень захотеть.
— каждый день проводите активно 12 часов и отдыхайте 2 часа. Конечно, не каждый сможет работать 12 или даже 6 часов к ряду. Но этого и не требуется. Выбирая какое-то дело, делайте его, пока оно не будет сделано (или не начнёт вызывать тошнотворный рефлекс), но не менее 30 минут не отвлекаясь ни на что. И после промежутка работы обязательно наградите себя промежутком отдыха. Мы получаем 14 часов активного времяпрепровождения в день. Остальные 10 часов надо тратить на обеспечение жизнедеятельности организма: сон, еду, туалет, водные процедуры и т.п.
Варианты чередования работы и отдыха такие:
- 12 часов работать, 2 часа отдыхать;
- 6 часов работать, 1 час отдыхать;
- 3 часа работать, 30 минут отдыхать;
- 1,5 часа работать, 15 минут отдыхать;
- 1 час работать, 10 минут отдыхать;
- 30 минут работать, 5 минут отдыхать.
Прелесть этого метода в том, что вы можете разбивать день на удобные для вас блоки и выбирать, хотите ли вы съесть этого слона целиком и за один раз или вам проще есть его по кусочкам.
Правило №2. Больше успевает тот, кто действует в своём природном темпе!Попытки заставить себя быстрее дышать, быстрее переваривать пищу или быстрее ходить повергают организм в тревогу. Мозг начинает переживать, ведь по его мнению происходят какие-то очень страшные вещи, вроде войны или пожара. С его точки зрения человек не будет расходовать свои силы на ерунду. Поэтому всякий раз, когда мы изменяем темп в большую сторону, организм начинает думать, что пришла война.
Если же мы, наоборот, пытаемся быть медленнее, чем обычно, то мозг решает, что мы попали в плен и нас насильно ограничивают. И в том, и в другом случае организм начинает жить в режиме повышенной тревожности и опасности, быстрее стареет и сложнее восстанавливается.
Помните задачки по математике за 5 класс, где бассейн наполнялся водой из трубы определённого диаметра за определённое количество времени? Так вот, диаметр трубы (как и наш с вами темп) – это данность. Если мы будем в трубу подавать меньше воды, чем она может обработать, то она со временем заржавеет. Если подавать больше – то она просто моментально лопнет.
Правило №3. С точки зрения планирования времени основная характеристика личности – это принадлежность к рациональному или иррациональному типу.У рационалов и иррационалов совершенно разные подходы к жизни, разные сильные и слабые стороны, разные характеры и разные представления о своём месте в мире. Поэтому планируем мы тоже по-разному.
Если вы – рационал, то вам необходимо продумывать жёсткий (статический) график на весь день, на неделю и на месяц и придерживаться выбранной стратегии. Это поможет вам быть уверенным в собственных целях и увеличить осознанность и личную ответственность! Понимая свои задачи, готовясь перейти от одного дела к другому, ваш мозг будет реагировать на жизнь спокойно, без перекосов, потому что структура и предсказуемость его поддерживают и вдохновляют. После каждого дела обязательно планируйте отдых! Обязательно, чтобы после каждого блока дела шёл блок отдыха, и время его было в соотношении 6:1.
Если вы – иррационал, то вам необходимо продумать только список дел, которые необходимо сделать на следующей неделе, и оформить их несколько иначе. Для того, чтобы добиться успеха, вы должны видеть перед собой выбор альтернатив и учиться выбирать, отпустив слово «надо» в открытый космос. Любые понуждения и железная структура вызывают у иррационалов протест и заживо закапывают мотивацию. В планировщик заносите только дела с фиксированным временем (например, поход к врачу или начало рабочего дня), остальные дела просто держите под рукой в написанном виде. Помните, что отдых – это тоже дело, которое требует спонтанности. Не прерывайте себя, если у вас вдохновение, но обязательно старайтесь после выполнения дела отдыхать!
Правило №4. Любое действие должно быть выношено и рождено, как ребёнок, точно в срок. Нет смысла заставлять себя делать то, что ещё не развилось в жизнеспособного младенца!Прежде чем приступить к какому-то проекту, дайте ему вызреть. Обязательно имейте список дел в написанном виде и спрашивайте у себя честно и без вранья, насколько вы уверены в том, что данный проект вам нужен. Действительно ли этого хотите вы, или ваши близкие внушили вам мысль, что все нормальные люди делают это (учатся в вузе, водят машину, живут в городе, мечтают о карьере, мечтают выйти замуж, любят пироженки)…
Учитесь различать вашу истинную потребность и требования окружающих. Помогите себе жить собственной жизнью, отслеживая путь, который в нашей голове проходит любое намерение, трансформируясь из импульса в действие. За любым поступком стоит что-то, что заставляет нас поступать так или иначе, что формирует нашу мотивацию.
Внутреннее сопротивление далеко не всегда говорит нам о том, что мы делаем что-то неправильное или нежелательное, иногда мы просто не готовы к каким-то решениям или поступкам. Конечно, речь идёт не о мытье полов или выполнении ежедневных рутинных дел, но планирование ремонта, отдыха, смены работы должно пройти определённые этапы в голове, после чего появляется энергия на их реализацию.
Правило №5. Успешным может стать лишь тот человек, который принимает свои решения осознанно.Что значит «осознанно»? Значит, он как минимум понимает, откуда растут ноги у его нежелания делать. Как минимум, он понимает, что его силы в данный момент уходят не на реальное дело, а на борьбу с ветряными мельницами и собственным сопротивлением делать вещи, противные его внутренним установкам и целям.
Продвинутый пользователь своей жизни уже умеет читать сигналы подсознания и прорабатывать их.Помните, что осознанность помогает нам видеть наши истинные проблемы и реагировать на них, и это ваш выбор – решать их или не решать. Выбирать страх или выбирать действие.
Я часто встречаюсь с женщинами, которые хотят сбросить лишний вес и горят этим желанием, что видно даже невооружённым глазом. Но при работе над этой проблемой оказывается, что у этих женщин есть и другие убеждения о собственной внешности, для которых быть толстой — это лучший выход в сложившейся ситуации. То же самое касается и каждодневных рутинных дел, работы, домашнего хозяйства, привычек.
Умение видеть все действующие на нас силы, все установки, все мешающие жить убеждения и брать на себя ответственность за перемены — вот что я называю осознанностью.
Правило №6. Наши страхи мешают нам действовать, но мы можем с ним договориться! Часто бывает, что мы придумали для себя очень хорошие цели, распланировали отличные вдохновляющие дела, назначили себе реальные сроки, но при этом какие-то внутренние силы внутри вопиют и мешают нам набраться храбрости и приступить к выполнению желаемого.
В конечном итоге, существует ровно 4 основополагающих страха: смерть, одиночество, свобода выбора и необходимость самому искать свой смысл жизни. Блокируя мысли о них, мы пытаемся сами себя загнать в пелёнки, дабы не сталкиваться со страшной действительностью.. А младенцы, сами понимаете, ничего особенного делать и не могут.
Бывает, что тревога и физическое отвращение, мышечные зажимы и неясные переживания мешают нам приступить к вожделенному делу, которое ну очень важно. Если есть возможность отвлечься от дел и переключиться на себя, послушать, что же нам хочет сказать подсознание, мы сможем подружиться со страхами. Больше всего негатива вызывает «страх ничто», то есть страх без причины. Как только мы переведём «страх ничто» в «страх нечто», мы сможем подобрать удачную таблетку от этого страха. Если мы хотя бы назовём свой страх по имени, то уже становится спокойнее.
Наши страхи – это признак работающего мозга. А раз так, то мы всегда сможем вывести на чистую воду свои самые потаённые переживания и наконец-то пережить их. Предупреждён – значит вооружён.
Часто бывает, что мы боимся совершенно иррационально, и научившись беседовать со своими страхами и относиться к ним критически, мы добьёмся многого!
Правило №7. Действует только та цель, которая соответствует нашим истинным желаниям и умеет выйти из-под контроля наших страхов.Самым важным страхом с точки зрения тайм-менеджмента является вопрос смысла (или его отсутствия) в нашей жизни. Именно смысл жизни определяет дальнейшие цели, стратегии, мотивы и поступки.
Для того, чтобы двигаться дальше, надо понимать, зачем нам туда идти. У каждого из нас свои собственные представления о красоте, удобстве и смысле, поэтому очень важно из множества возможностей научиться выбирать свои.А чтобы цель работала, необходимо соблюсти два простых условия:• Цель должна соответствовать нашим внутренним, истинным потребностям, убеждениям, представлениям о мире и образу жизни;• Цель не должна вступать в противоречие с другими целями и решениями.
Правло №8. Цели бывают разные, но в конечном итоге все они подчиняются единой вселенской цели нашего бытия.Ну и, пожалуй, самое важное правило – это понимание того, ради чего мы придумываем дела, расписываем время, тратим силы на жизнь, отдыхаем, любим, заботимся, отстаиваем свои права…
Вселенская цель – это самая главная цель нашей жизни. Именно она определяе
www.matrony.ru
Тайм-менеджмент: простые способы управления временем
Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.
Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.
Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Самое главное — определить главное
Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.
Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.
Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.
Закон принудительной эффективности
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.
Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.
Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.
Все дела можно разделить на 4 группы:
smartfield.ru
Тайм-менеджмент: простые способы управления временем
Излишнее напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.
Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.Все успешные люди делают этоВсе успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.
И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.
Планирование высвобождает время
Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.
Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели.
Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге: «Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»
Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день. Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.
Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.
Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Самое главное — определить главное
Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.
Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения. Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.
Закон принудительной эффективности
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.
Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.
Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.
Все дела можно разделить на 4 группы:
- Срочные и важные;
- Важные, но не срочные;
- Срочные, но не важные;
- Не срочные и не важные.
- Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
- Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
- Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
- Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.
Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.
Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
Слово «нет» экономит неожиданно много времени
Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).
Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.
3 вопроса для Вашей эффективности
Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:
- Какие дела самые важные и ценные?
- Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
- Как использовать свое время с наибольшей пользой?
Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.
Принцип равновесия
Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.
Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.
Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.
На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.
interesno.cc
6 основных правил тайм-менеджмента
Менеджеры, признающие важность правильной организации рабочего времени, добиваются высокой эффективности. Персонал гораздо лучше работает не под угрозой увольнения или штрафов, а в комфортных условиях. Учитесь тайм-менеджменту, это полезные знания.
Главные правила тайм-менеджментаВсякая работа должна быть эффективной и приносить удовольствие (см. «6 советов, как найти идеальную работу, которая подойдет именно вам»). Однако в жизни это происходит далеко не всегда (см. «Как перестать ненавидеть свою работу»).
Правильная организация бизнеса включает в себя перечень универсальных правил, позволяющих не только с максимальной пользой использовать отведенное для дела время, не превращая при этом сам процесс в однообразную и утомительную повинность.
Перегруженность делами, суетливость, раздражительность и, как следствие, депрессия – признаки неверной организации рабочего времени. Тайм-менеджмент позволяет выделить главные и второстепенные проблемы, а также определить, что нужно сделать немедленно, а что можно пока отложить.
Как только проясняются приоритеты, суета и чувство нехватки времени пропадают, появляется уверенность в своих силах и удовольствие от труда. Итак, какими правилами руководствоваться при планировании времени для бизнеса?
1. Четко определяйте и записывайте свои цели
Лучше выделить две категории целей: личные и профессиональные. Примерно один раз в год их можно корректировать. Ваши цели должны вдохновлять и стимулировать вас на новые дела. Цели обязательно должны быть записаны на бумаге (см. «Как выглядит эффективно сформулированная цель»).
2. Приступайте к делу, даже если не представляете себе процесс идеально
Многие люди побаиваются начинать новое делу или приступать к его определенному этапу, если не представляют все в мелочах. По этой причине многие серьезные проекты откладываются до последнего, что вредит делу.
Заставляйте себя браться за работу, даже если у вас нет уверенности, что справитесь с ней идеально. «Начинай действовать!» - это должно стать для вас главным принципом. Не упрекайте себя за неидеальность результата. Если вы выполнили 80% работы, можете считать ее законченной, поскольку оставшиеся 20% - это наведение лоска.
Как ни удивительно, возможность работать неидеально становится источником экономии сил и времени. При таких условиях довести дело до совершенного состояния становится гораздо проще.
3. Больше полезных привычек
В основе наших поступков лежат привычки. К примеру, первое, что мы делаем по приходу на работу, включаем компьютер и открываем привычные новостные сайты. И так ежедневно. Почему происходит именно так? Это просто привычка. Отмечайте свои вредные привычки, старайтесь избавиться от них и приучить себя к полезному. Как ни странно, это не очень сложно и весьма результативно.
Можно начать с изменения своего отношения ко времени прибытия на деловые встречи. Если вы привыкли приезжать на такие встречи впритык, редко опаздываете, но при этом нервничаете и переживаете, приезжайте на встречу за 15 минут до ее начала.
Вы удивитесь, но такая мелочь позволит вам избавиться от нервотрепки и напряжения от необходимости быть строго пунктуальным. Оставшееся до встречи время вы можете потратить на обдумывание деталей предстоящей беседы, то есть использовать максимально полезно.
4. Ежедневно планируйте 6 дел
Количество дел, которое вы планируете на день должно быть не более шести. Эта цифра не случайна. Перечень из 20 задач, составленный вами накануне, на следующий день остается неизменно невыполненным. Это угнетает и демотивирует (см. «Метод кайдзен: шаг за шагом к достижению цели»). В накопившиеся списки не хочется заглядывать, и в результате подобное планирование ни к чему не приводит. Вам просто придется ежедневно переписывать список, перенося дела на следующий день.
Итак, планируйте не более шести дел в день. Если появляется седьмое, перенесите его на следующий день или поменяйте с одним из тех, что запланировали на сегодня. Такой простой прием приносит неожиданные преимущества. Вы сможете правильно разбивать крупные части дела на этапы и ежедневно планировать именно их, а не всю работу целиком.
У вас появится возможность видеть результаты своей работы. Даже если вы успели сделать 4 дела из 6, это почти 70% от запланированного, что совсем неплохо. Это куда приятнее, чем унылое созерцания увеличивающегося перечня несделанного на многих страницах ежедневника. И, в конце концов, вы научитесь планировать и больше успевать.
5. Не бойтесь откладывать
Бывают дела, за которые не хочется браться немедленно. Они могут быть неприятными и хлопотными. Перенесите их на следующее утро. Психологи утверждают, что неприятные вещи лучше делать с утра, поскольку потом весь день кажется свободным.
Это должно стать вашей очередной полезной привычкой. Вы будете уверены, что сделав неприятное дело с утра, вы можете с чистой совестью перенести сегодняшнюю проблему на завтра. При этом вы будете абсолютно уверены, что завтра точно с ней справитесь.
6. Ежедневно фиксируйте главное
Можно порекомендовать ежедневно записывать важные и запоминающиеся события и дела. Ставьте оценку тому, что, по вашему мнению, приближает вас к личным и профессиональным целям.
- 0 – ничего значительного не произошло (или продолжает выполняться то, что намечено ранее).
- -1 – вы отдалились от намеченной цели.
- +1 – вы приблизились к цели.
Для оценки не может быть определенных жестких критериев, оценивайте по ощущениям, но при этом будьте максимально строги к себе.
Ежемесячно суммируйте оценки, и выводите общую динамику в виде графика. Переоценить значение такой статистики сложно. Это своего рода дневник, в котором вы можете увидеть, каким вы были два или три года назад. Благодаря этому дневнику вы получите возможность наблюдать за своим развитием.
Способ позволит вам критически отнестись к себе в некоторых случаях, если в течение всей недели вами отмечены одни нули, это будет сигналом к тому, что пора собраться и сделать решительный шаг вперед. С другой стороны, у вас может появиться повод похвалить себя. Если суммарная оценка за месяц положительная, а кривая графика устремилась вверх, - вы молодец.
Конечно, не следует ограничиваться приведенным перечнем. Существует еще много условий, при соблюдении которых вы сможете увеличить эффективность труда. Не позволяйте «пожирателям времени», таким как социальные сети, ICQ, компьютерные игры отвлекать вас от полезных дел.
Полезная привычка станет образом жизни, если вы будете повторять ее в течение 66 дней. Установите для себя время, когда вы обязательно будете заниматься исключительно полезными делами, и в это время оградитесь от отвлекающих факторов (телевизора, социальных сетей, чашечки кофе с приятельницей). Полезная привычка, ставшая неотъемлемой частью вашего ежедневного поведения, приведет вас рано или поздно к успеху.
© Старецкая Елена, BBF.ru
bbf.ru
6 законов тайм-менеджмента: простые способы управления временем
Экология жизни: Если вы начнете использовать эти 6 законов тайм-менеджмента в своей жизни, то получите фантастические результаты
Если вы начнете использовать эти 6 законов тайм-менеджмента в своей жизни, то получите фантастические результаты.
1. Закон Стива Тейлора: Порядок ваших действий сильно влияет на эффективность
Не надо заниматься рутинной работой, если в этот момент чувствуете прилив сил, бодрости и огромное желание творить. Сразу приступайте к своим большим проектам и делайте, делайте, делайте
И напротив, когда твоя энергия на исходе - попробуй заняться нудным и неинтересным перекладыванием стопок бумаг, интернет-серфингом и другими монотонными занятиями
2. Закон стагнации: При получении определённых результатов прирост эффективности снижается
Когда ты стремишься к какой-либо цели, особенно на начальном этапе - у тебя начинает что-то получаться, и главное в этот момент не расслабиться. Если остановиться или решить отдохнуть - тут же начнётся спад в эффективности
Вернуться к прежним результатам будет очень тяжело. Поэтому не стоит ждать до последнего, лучше постоянно шаг за шагом двигаться к результату. В таком случае у тебя не будет большого спада производительности и мотивации
3. Закон Генри Лаборита: У каждого человека есть склонность, талант, особенность делать то, что ему доставляет удовольствие
Если ты в полной мере следуешь этому закону, если на вопрос: «Работаешь?», ты говоришь: «Я не работаю, я занимаюсь любимым делом» - то это лучший вариант развития событий. Чаще всего люди работают на нелюбимых, даже противных им работах. Они ходят туда только за зарплатой, а потому не видят, что они могут зарабатывать на своем любимом деле
Естественно такие люди малоэффективны и время проходит мимо. Но в то же время в жизни бывает много ситуаций, когда просто необходимо что-то сделать, даже если это не нравится. И это того стоит, если ты идешь по своему пути, к своей мечте
4. Закон неподдельного интереса: Чем выше твой интерес к какому-либо делу или занятию, тем быстрее течёт время
Когда чем-то по настоящему увлечен, время летит незаметно. Здесь главное не забывать: даже, если дело тебе действительно интересно, не надо впадать в крайности
Всегда помни: куда ты идешь и что у тебя еще есть семья, твое тело, здоровье, друзья, отношения и сон в конце концов
5. Закон Паркинсона: На любую работу тратится именно столько времени, сколько вы на неё отвели
То есть, если ты решил, к примеру, написать статью за один день, то и писать ты её будешь один день. Ты можешь выделить под одно дело целый день, а можешь сделать 10 дел и более - в том случае, если точно запланировал конкретное время на выполнение каждого дела
На современном языке это значит ставить «дедлайн» на каждое дело. Как только ты начнешь использовать ограничение по времени, твое КПД увеличиться как минимум в два раза. А это значит, что сделанных дел и времени станет в два раза больше
6. Закон Паретто: 20 % ваших действий приносят целых 80 % успешных результатов
Все остальные дела, которые ты делаешь в течении оставшихся 80 % жизни приводят лишь к 20 % результатов. И эти 80 % дел, которые делают большинство людей забирают практически все активное время твоей жизни
20 % из всех твоих дел - есть самые главные дела в твоей жизни. Самое главное правильно их найти, выделить и делать каждый день... опубликовано econet.ru
P.S. И помните, всего лишь изменяя свое сознание - мы вместе изменяем мир! © econet
econet.ru
