Матрица приоритетов Эйзенхауэра — как выйти из зоны стресса в зону комфорта. Диаграмма эйзенхауэра
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ИЛИ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА
Чтобы успевать за день сделать больше, Дуайт Эйзенхауэр создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют «Матрица Эйзенхауэра» или «Матрица приоритетов». В чем суть метода?
ЧТО ТАКОЕ МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА?
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания.
Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля.
Каждое из полей вмещало в себя список дел:
1 поле: Важные и безотлагательные дела.2 поле: Важные, но не очень срочные дела.3 поле: Не важные, но срочные дела;4 поле: Не важные и не срочные дела.
Как работать с квадратом Эйзенхауэра?
Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:
ВАЖНЫЕ И БЕЗОТЛАГАТЕЛЬНЫЕ ДЕЛА
Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи.
Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
ВАЖНЫЕ, НО НЕ ОЧЕНЬ СРОЧНЫЕ ДЕЛА
Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо.
Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
НЕ ОЧЕНЬ ВАЖНЫЕ, НО СРОЧНЫЕ ДЕЛА
Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
НЕ СРОЧНЫЕ И НЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА
В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д.
То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.
Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:
- Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
- Сосредоточиться в основном на делах из квадрата. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
- Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
- Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.
Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.
ПОХОЖИЕ МАТЕРИАЛЫ
www.ranibu.ru
Матрица Эйзенхауэра
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:
1 поле: Важные и безотлагательные дела;
2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.
Как работать с квадратом Эйзенхауэра?
Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:
Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.
Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:
Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.
Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.
lovespace.zz.ru
Принцип Парето
Принцип Парето, он же принцип 80/20, - вещь довольно известная. Если коротко, то итальянский экономист Парето в 19 веке обнаружил такую закономерность: 20% наших усилий дают 80% результата. Другими словами, многое дает малое, а малое дает многое. Этот принцип оказал серьезное влияние на современную науку эффективного управления временем.
Как это понимать?
Чтобы понять всю гениальность правила Парето, необходимо отбросить цифры «20» и «80» процентов, и вообще проигнорировать любые точные значения. Действительно, ведь не может же всегда и в разных областях жизни соблюдаться настолько строгая пропорция. Поэтому принцип Парето лучше сформулировать таким образом: «Небольшая часть приложенных усилий обычно дает наибольший результат». Или так: «Только небольшая часть наших действий является действительно эффективной». И именно на этой наиболее важной части наших усилий и предлагает нам сосредоточиться принцип эффективности Парето.
В чем практическая ценность этого открытия?
Практический вывод из принципа эффективности Парето лежит на поверхности: концентрируйтесь только на тех действиях, которые приносят реальный результат и безжалостно отбрасывайте малоэффективные или вовсе ненужные дела. Или еще проще: делайте то, что приведет вас к успеху.
Принцип оптимальности Парето взяла на вооружение наука тайм-менеджмента. Специалисты в этой области рекомендуют применять соотношение 80/20 буквально во всех сферах жизни, но главное, конечно, в работе. Согласно этой теории, большая часть наших действий реально не приближает к желаемому результату, а является пустой тратой времени. Любое совещание эффективно лишь на 20%; только 20% исходящих звонков приведут в компанию новых клиентов.
Тайм-менеджмент Парето прекрасно применял в работе, например, Стив Джобс. Сравнив собственную профессиональную деятельность с карьерным взлетом этого человека, многие поймут, почему они считают себя настоящими трудоголиками, но так и не стали до сих пор миллионерами.
Выводы из правила Парето
Какие же выводы стоит сделать из всего вышесказанного?
Стоит анализировать любое начатое дело на предмет соблюдения принципа Парето. В том числе нужно постараться нащупать ключевые моменты, на которые лучше направить свои 20% энергии для достижения наилучшего результата.
Стоит помнить о принципе, беря на себя какие-то обязательства. Лучше вообще отказаться от каких-либо дел, которые, как вы знаете точно, вы будете делать неэффективно.
Не стоит стремиться делать идеально абсолютно все текущие дела. Лучше сосредоточить собственную энергию на каком-то одном, но важном деле, и довести его до конца. Главное, определиться с приоритетами.
Стоит предпринимать попытки к тому, чтобы применять закон Парето на каждом шагу. Постепенно анализ собственных дел войдет в полезную привычку. Вы будете экономить усилия на второстепенных делах, чтобы выложиться по полной в той области, которая действительно является важной.
Нужно понимать, что закон Парето – это, по большому счету, совсем даже не закон. Правило 80/20 очень приблизительное и действует далеко не всегда. Лучше всего рассматривать этот принцип в том ключе, что в ходе работы стоит уделять разным факторам различное количество внимания, поскольку они не всегда одинаково важны
studfiles.net
Шесть инструментов тайм-менеджмента: возможности и преимущества
Каждый из нас планирует свои дела. Сегодня в арсенале есть много разных инструментов тайм-менеджмента. Мы перепробовали многие методы в поисках лучших, наиболее подходящих. Давайте вспомним некоторые из них.
Метод «Альпы»
Один из самых распространенных. При использовании данного подхода необходимо выполнить ряд последовательных действий:
- Составить список всех задач.
- Расставить приоритеты.
- Определить длительность выполнения каждой задачи и общую потребность во времени.
- Сократите общее время до 60% дня.
- Делегируйте то, что можно делегировать.
- Проконтролировать сделанное и перенести невыполненное на другой день.
Метод Шваба
Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:
- Записать самые важные задачи следующего дня.
- Определить последовательность задач и пронумеровать их.
- Выполнять задачи в установленной последовательности.
- Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
- Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
- Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.
Метод «Помидора»
Этот метод позволяет добиваться высокой концентрации внимания на достижении результата и выполнении задачи в срок. Как это делается:
- Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
- Поставьте «помидор» (таймер в виде помидора или любой другой таймер) на 25 минут.
- Работайте, не отвлекаясь, до сигнала.
- После сигнала сделайте короткий перерыв, на три-пять минут, после чего вернитесь к работе.
- После каждого шестого «помидора» делайте длинный перерыв, на 15-20 минут.
Ограничения этого метода в том, что он подходит для решения одной задачи, и не подходит для составления расписания на день.
Метод «Швейцарского сыра»
Случается так, что задача не сформулирована должным образом, не подчинена никаким критериям. Причины могут быть разными: разногласия между заказчиком и исполнителем, отсутствие четкого понимания необходимого результата на текущий момент времени. Но сроки назначены, и время идет. Времени не станет больше, никто не перенесет срок сдачи задачи, и отсутствие понимания результата в текущий момент не освобождает от ответственности достижения этого результата к конкретному времени. Также бывает, что для решения задачи сразу и целиком нужно четыре часа, а у нас в запасе такого количества времени нет, зато есть по 20-30 минут ежедневно. И в первом, и во втором случае можно использовать метод «Швейцарского сыра». Механика такова:
- Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня).
- Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
- Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
- Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).
Многие мои знакомые используют этот метод тогда, когда готовятся к отпуску. Сегодня собирают документы, завтра бронируют гостиницу и покупают билеты, послезавтра оформляют страховку и так далее.
Диаграмма Ганта
Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.
- Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
- Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
- Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
- Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
- Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.
Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.
Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.
Метод приоритетного планирования
Это одна из тех находок, о которой я бы хотел рассказать подробнее. В основе этого метода лежит матрица Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов, образованных пересечением двух линий.
Матрица Эйзенхауэра
Рисунок 1
Каждой задаче в соответствии с этой матрицей присваивается приоритет на основе двух критериев: срочность и важность. Наиболее важными считаются задачи, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей или предотвращает угрозу рабочему процессу. Наиболее срочными признаются задачи, которые потеряют смысл, если не будут немедленно решены.
Схема метода приоритетного планирования
Рисунок 2
Инструмент для планирования
Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно. Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?
Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов. Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее. Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра, иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).
Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.
Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:
- Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
- Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
- Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
- Приоритизация задач вошла в привычку.
Бланк для планирования задач на день
Рисунок 3
www.e-xecutive.ru
Матрица Эйзенхауэра | Бережливые шесть сигм | Шаблоны документов | База знаний
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (Dwight David Eisenhower) – 34 президент США. Родился 14 октября 1890 года в городе Денисон, округ Грэйсон, штат Техас. В 1944 году назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961 гг. занимал пост президента США. В американской литературе нередко встречается под прозвищем «Айк» («Ike»).
Кроме выдающихся заслуг перед отечеством, Дуайту Эйзенхауэру принадлежит идея одного из наиболее распространенных инструментов тайм менеджмента – квадранта «Важное – Срочное», иначе называемого матрицей Эйзенхауэра.
Идея матрицы довольно проста и не требует от пользователя особых знаний или навыков в области управления временем (Time Management). Используя настоящий бланк-планировщик (ссылка на файл открыта только зарегистрированным пользователям!), составьте список дел и разделите все задания по четырем категориям:
- важные и срочные
- важные, но не срочные
- не важные, но срочные
- не важные и не срочные
Задания из категории «a» следует выполнять немедленно. Также, рекомендуют не допускать скопления значительного количества дел в этой области путем грамотного планирования заданий категории «b». Все не важные, но срочные дела рекомендуется делегировать коллегам или подчиненным, а задания категории «d» поставить под вопрос: а нужно ли это делать?
Настоящий бланк можно использовать для планирования дел на день, неделю, месяц или более длительный период времени, в зависимости от загруженности или степени разбивки заданий. Кроме того, бланк очень удобен в использовании: распечатайте в формате A4, прикрепите к планшетке и Вы оцените преимущества, а простота и наглядность формуляра позволят использовать его без предварительной подготовки. Правая часть предназначена для составления списка задач, порядковые номера заданий переносятся в левую часть, где ранжируются по важности и срочности на четыре категории.
Узнать больше об инструментах проектного менеджмента методологии шести сигм вы можете из учебного пакета 101 инструмент вашего проекта шести сигм:
sixsigmaonline.ru
Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов
Приветствую всех читателей и подписчиков! С вами Юрий Окунев.
Вы задумывались над тем, насколько грамотно планируете и расходуете время? Знакомо ли чувство, что вы тратите дни, недели, а то и месяцы зря?
Если да, то матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — это обязательная для вас тема к изучению. Без нее вы так и будете распыляться на всякие мелочи, забывая про действительно важные дела.
Если же вы пока не сталкивались с проблемой тайм-менеджмента, то матрица вам все равно необходима, ведь она поможет стать еще успешнее.
Проблема матрицы Эйзенхауэра
Матрица была разработана 34-м президентом США, Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.
Поскольку пост главы государства предполагал неимоверное количество ежедневных задач, политик решил создать универсальную схему, которая бы помогала ему классифицировать и сортировать их.
Суть метода заключается в анализе текущих дел, задач и определении, какие из них являются наиболее значимыми и срочными. Проблематика заключается в том, что мы далеко не всегда можем верно определить, что для нашей жизни, бизнеса является действительно важным. Только научившись высокоэффективному планированию, мы встанем на путь успеха, самореализации и гармонии.
Оси и квадранты
Матрица образована двумя осями. Вертикальная означает важность, а горизонтальная — срочность задачи. В итоге, выделяется четыре квадранта.
- Верхний правый. Дела срочные и важные.
Задачи сюда попадают в том случае, если произошло что-то непредвиденное, и приходится разбираться с внезапно возникшими делами. Либо по причине неграмотного тайм-менеджмента, когда нерешенные вовремя задачи переходят из статуса «важно, но не срочно», в статус «дальше тянуть уже нельзя». Исключение составляют вопросы здоровья и безопасности, которые всегда должны быть приоритетными.
Ключевой принцип матрицы заключается в том, что необходимо сделать все возможное, чтобы в данном квадранте вообще не было никаких записей. Это будет свидетельствовать о том, что все или практически все находится у вас под контролем. Только в этом случае можно говорить о выдающихся деловых качествах, умении грамотно распределять время и расставлять приоритеты.
- Верхний левый. Дела не очень срочные, но важные.
Это основной сектор. В нем должны находиться самые значимые для вас и/или вашей компании вопросы. Делая акцент на данном квадранте, вы будете уверенно двигаться к мечте, жить насыщенной событиями и свершениями жизнью.
Затягивая с решением вопросов верхнего левого квадранта, вы вскоре заметите, что список задач из него плавно переползает в предыдущий верхний левый сектор. То есть начинается аврал. Чтобы этого не случалось, нужно уметь делегировать решение вопросов другим людям!
Сюда включать значимые повседневные задачи, которые помогут избежать проблем в будущем. Например, это маркетинговое планирование, ребрендинг, кадровые и финансовые вопросы, а также спорт и забота о здоровье, помощь близким, установка сигнализации в квартире, страхование имущества и пр.
- Нижний правый. Дела срочные, но не слишком важные.
В него попадают вопросы, отвлекающие нас своей срочностью от значительно более важных занятий. Например, необходимость помочь родственнику посадить картошку, просьба друга забрать его из аэропорта, ремонт бытовой техники, День рождения далеко не самого близкого и преданного товарища и т.д.
Распыляясь на все это, вы начинаете меньше внимания и времени уделять вопросам из предыдущих квадрантов. В итоге, страдают ваши интересы, потребности и стремления. Более того, высока вероятность того, что вы начнете переставлять дела из этого сектора в сектор «срочно и важно». Вот почему необходимо со всей скрупулезностью подходить к расстановке приоритетов.
- Нижний правый. Дела несрочные и неважные.
В повседневной жизни любого человека таких дел очень много. Словно болото, они засасывают вас целиком и полностью.
К данной категории можно отнести различные бытовые дела, приятные для души занятия, мелкие организационные вопросы, которыми без ущерба для себя/компании можно заняться тогда, когда вы действительно свободны. Звонок приятелю, переписка в соцсетях, поиск туров для следующего отпуска, походы в салон красоты, замена пары картинок на сайте — на все это вы тратите свое внимание, силы, время и т.д.
Все задачи, попавшие в этот квадрант должны выполняться только после того, как будут решены вопросы из всех других секторов.
**
Примечательно, что матрица активно использовалась и известным американским специалистом по высокоэффективному планированию, Стивеном Кови. Взяв за основу схему экс-президента, он дополнил ее собственными размышлениями, пояснениями и советами. В частности, первый сектор он назвал кризисным, второй — квадратом качества, третий — преддверием кризиса, а четвертый — деградацией.
С одной стороны матрица приоритетов предельно логична, понятна и проста. Но стоит приступить к классификации задач, как сразу же возникнут проблемы. Как понять, что просто важно, а что критически значимо? Что нужно сделать прямо сейчас, а что подождет? Поможет в этом следующая методика.
«Декартовы координаты»
Она называется так потому, что в ее основе лежит все так же система пересекающихся осей, которую в свое время создал известный математик Рене Декарт. Матрица Эйзенхауэра и картезианские квадраты имеют одинаковый внешний вид, однако содержание отличается. За каждым квадрантом закреплен вопрос.
- Верхний левый сектор. Что я выиграю, если я это не сделаю?
- Верхний правый сектор. Что я выиграю, если сделаю это?
- Нижний левый сектор. Что я потеряю, если не сделаю это?
- Нижний правый сектор. Что я потеряю, если сделаю это?
После того, как ответы даны, оцените каждый из них. В итоге, у вас сформируется более-менее объективное представление о проблеме.
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Думаю, нет необходимости обсуждать необходимость использования методы для расставления приоритетов между деловыми и бытовыми задачами. «А может ли она пригодиться еще где-нибудь?» — спросите вы. Отвечаю — да, она будет полезна везде, где нужно что-то упорядочить. К примеру:
Найти врача для брата — срочно и важно. Помириться с супругом — не срочно, но важно. Купить подарок на именины троюродной тете — срочно, но не важно. Отправить подруге в соцсети ссылку на веселое видео — совершенно не срочно и неважно.
- Уборка в шкафах, кладовых дома.
В первом квадранте могут быть вещи, которые очень вам нужны и могут понадобиться буквально завтра. Во втором — те, которые очень нужны, но не прямо сейчас. В третьем — те, которые понадобятся в ближайшее время, но потом их можно будет убрать подальше. В четвертом — то, что можно отложить до следующего сезона/отдать нуждающимся людям.
- Забота о здоровье.
Вы хотите побороть зловредную хроническую болячку, восстановиться после операции? Или, быть может, требуется просто улучшить общее самочувствие и привести в порядок тело? Для этого нужно уделить внимание большому количеству вещей — питанию, тренировкам, отдыху, профилактическим и лекарственным средствам, физиотерапии и пр. Причем, далеко не все методики можно и нужно сочетать.
Распределите задачи по квадрантам, чтобы составить грамотную стратегию оздоровления и наметить точный план действий.
**Как и всегда, желаю вам успехов в борьбе за цели и счастливую успешную жизнь. Еще больше интересной и на 300% полезной информации вы найдете в моем курсе тайм-менеджмента. Вас ждут уникальные авторские разработки, глубинная теоретическая информация и большое количество практических (!) отработок.
А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности здесь.
На этом все. До новых публикаций. Оформляйте подписку на новости, чтобы не упустить ничего важного. С уважением, ваш Юрий Окунев.
my-day.pro
Матрица приоритетов Эйзенхауэра - как выйти из зоны стресса в зону комфорта
24 часа - так мало... Закончить отчет, позвонить маме, помыть машину, купить батарейки, обновить резюме, найти и посмотреть тот новый фильм, о котором все говорят, не забыть про консультацию у врача, и это крутится в голове с самого утра, как рой пчел возле улья. Будь Вы студент, белый воротничок или фрилансер, лавина дел неизбежно однажды настигает каждого. Пытаясь сделать все и сразу, Вы явно не успеете завершить намеченное в срок. Выход один - научиться расставлять приоритеты с помощью методик тайм-менеджмента. В сегодняшнем обзоре решено остановиться на одной из них - матрице Эйзенхауэра.
Происхождение метода
Основоположник обозреваемой техники тайм-менеджмента - Dwight David Eisenhower (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр). Построив карьеру от военного дела до президента США, этот человек был явно целеустремлен и дисциплинирован. Коллеги и родные поражались его работоспособности. Однако огромная занятость и карьерные амбиции Дуайта позволяли ему находить время и на семью, и на хобби. Айк, как называют его сограждане, слыл непревзойденным кулинаром, любил дружеские встречи, ежедневно читал и довольно хорошо рисовал. Именно принципы оптимизации списка дел и рабочего графика этого незаурядного человека привели к появлению рассматриваемой техники.
Смысл и принципы матрицы приоритетов
Суть данного метода тайм-менеджмента заключается в грамотном распределении всех своих дел по степени их важности, различие действительно важного от просто срочного, а также в максимальном сокращении выделяемого времени на любые занятия, которые не ведут ни к каким значимым результатам. Матрица Эйзенхауэра - это способ расстановки акцентов и определения порядка выполнения намеченных дел.
Построение матрицы
На практике применение метода не потребует много сил и времени. Начертите на листе бумаги систему координат. Вертикальная ось - "Важность", которую снизу от начала координат подпишите "Не важно", а сверху - "Важно". Горизонтальная ось - это "Срочность". По аналогии слева сделайте пометку "Срочно", справа - "Не срочно". Таким образом, Ваш лист поделился на четыре сектора:
- А «Срочно и важно»;
- В «Не срочно, но важно»;
- С «Срочно, но не важно»;
- D «Не срочно и не важно».
В начале сложного дня со множеством поставленных перед собой целей просто записывайте свои планы, ранжируя их по значимости и срокам выполнения в соответствующие разделы матрицы. В течение дня, по мере поступления новых заданий, также отмечайте их в соответствующей ячейке, отвечая на два вопроса: "Для меня это имеет ценность?" и "Это требует моего участия немедленно или завершение можно отложить?". Основной критерий оценки - без выполнения этого пункта в намеченные сроки Ваши конечные планы недостижимы.
Обратите внимание: важные дела - это то, что имеет значение именно для Вас. Однако в карьерном забеге и бытовой рутине не забудьте, зачем в конечном итоге Вы работаете, и сохраните баланс в жизни, уделив должное внимание родным, близким и собственному здоровью.
Расставляем приоритеты по принципу Эйзенхауэра
А. Квадрат необходимости.
"Горящие" задачи - то, что "нужно было закончить еще вчера". Это сектор авралов и стресса. Учитывая важность дел в этой зоне и сжатые сроки на исполнение, их стоит делать немедленно. Однако спешка может привести к потере качества или срыву сроков. Вообще смысл эффективного планирования по Эйзенхауэру состоит в том, чтобы этот квадрат всегда оставался пустым. Если в Вашем To-Do листе есть дела, которые Вы без сомнения отнесли в эту категорию, возможно, есть необходимость поработать с собственной продуктивностью. Естественно, что в жизни любого человека бывают ситуации, когда внезапно появляются дела, которые не планировались заранее. Но неизменно появляющийся в этом секторе перечень дел - это проблема, с которой нужно бороться. Психологи называют постоянную привычку откладывать сложные и важные дела на последний момент прокрастинацией. И утверждают, что лени не бывает. Найдите факторы, мешающие именно Вам: усталость, отсутствие ресурсов, боязнь неудачи, перфекционизм, неумение правильно расставлять приоритеты или отсутствие целей как таковых. Устраните их и постепенно выходите из зоны кризиса в зону комфорта. Остаться там должны только проблемы со здоровьем и проекты, подходящие к завершению - такие задачи нужно выполнять в первую очередь.
В. Раздел качества.
vkoshelek.com
Матрица Эйзенхауэра - инструмент личной эффективности
Добрый день, читатели блога Твое решение!
В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.
Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?
Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”
Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.
Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру . А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».
Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия. Тим Феррис
В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.Таким образом, получаем 4 сектора:сектор А — “срочно и важно”сектор В — “не срочно, но важно”сектор С — “срочно, но неважно”сектор D — “не срочно, не важно”
Сектор А: важно, срочно
Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.
Примеры дел квадранта А:
- оплата кредита
- внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
- вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
- ремонт ноутбука
Сектор В: важно, не срочно
Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.
Примеры дел квадранта В:
- обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
- плановый отчет
- занятия спортом
- качественный отдых
- плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)
Сектор С: не важно, срочно
Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.
Примеры дел сектора С:
- проверка электронной почты
- текущие звонки
- совещания
- домашние рутинные дела(уборка дома)
- навязанные кем-то встречи
Сектор D: не важно, не срочно
Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.
Примеры:
- посидеть в соцсетях
- просмотр телевизора
- треп с коллегами
Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:
- для планированияЧасто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
- для оценки своей эффективностиМатрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.
Как это выглядит?
- Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
- Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
- Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
- Интерпретация результата:сектор АЕсли сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.сектор ВЕсли сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.сектор СУвеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.сектор DВозникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.
Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?
Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.
Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.
Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:
- Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
- Может кто-то это сделать вместо меня?
- Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?
Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.
Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования
- Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
- Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
- Разбейте объемные задачи на подзадачи.
- Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
- Исполнение поставленных задач:
- в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
- после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
- только потом к остальным делам.
Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.
6. Контроль исполнения планаНа этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.
Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.
Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.
Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.
Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!
Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.
Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!
tvoe-reshenie.com
