Хаос дедлайнов: как планировать дела, чтобы все успевать. Как планировать дела
как планировать дела, чтобы все успевать — T&P
Книги по тайм-менеджменту часто противоречат друг другу: где-то рекомендуют немедленно выполнять любую мелкую задачу, кто-то считает, что начинать надо с самого сложного, а кто-то, наоборот, что нужно сознательно откладывать дела на потом. Журналист Брайан Кристиан и ученый-когнитивист Том Гриффитс уверены: чтобы все успевать, людям надо пользоваться алгоритмами, по которым работают компьютеры, — с их помощью давно можно найти оптимальный вариант с учетом всех заданных условий. В издательстве «Альпина Паблишер» вышла их книга «Алгоритмы для жизни: Простые способы принимать верные решения», в которой авторы объясняют, как применять сложные математические формулы для решения повседневных задач. T&P публикуют фрагмент.
Наука о времяпрепровождении
Хотя проблема тайм-менеджмента и стара, как само время, наука о планировании родилась в механических цехах индустриальной революции. В 1874 году Фредерик Тейлор, сын зажиточного юриста, отказался от учебы в Гарварде, чтобы стать помощником инженера на заводе гидрооборудования в Филадельфии. Четыре года спустя он закончил обучение и начал работать на Мидвэльском сталелитейном заводе — сначала токарем, затем бригадиром механического цеха и в конце концов стал главным инженером. За это время он пришел к выводу, что время работы техники (и людей) использовалось не очень-то эффективно. Этот вывод и лег в основу разработанной им дисциплины, которую он назвал «научный менеджмент».
Тейлор создал производственно-диспетчерский отдел, ключевым элементом которого стал информационный стенд, на который вывешивалось расписание работы в цехе. В расписании было указано, какую задачу в данный момент выполняет каждая из машин и какие задачи стоят на очереди. Такая практика также ляжет в основу работ коллеги Тейлора Генри Ганта. Во втором десятилетии ХХ века он создаст свою знаменитую диаграмму, которая впоследствии поможет реализовать несколько наиболее амбициозных проектов столетия в сфере строительства — от дамбы Гувера до системы межштатных магистралей США. Век спустя диаграммы Ганта все еще украшают стены кабинетов и экраны ноутбуков руководителей проектов в таких компаниях, как Amazon, IKEA и SpaceX.
Тейлор и Гант сделали планирование объектом своих исследований и дали ему визуальную и концептуальную форму. Однако они не разрешили фундаментальный вопрос: какая же система планирования лучше? Первый намек на то, что на этот вопрос в принципе можно ответить, появился только спустя несколько десятилетий — в 1954 году в научной работе, опубликованной математиком-исследователем Селмером Джонсоном из корпорации RAND.
Джонсон исследовал сценарий переплетного дела: сначала книгу нужно напечатать на одном станке, а потом переплести, используя другой. Но наиболее распространенным примером спаренной работы двух устройств из нашей жизни служит прачечная. Когда вы стираете вещи, в первую очередь они проходят через стиральную машину, а потом отправляются в сушилку. Количество времени, которое займет каждый процесс, напрямую зависит от того, что вы загружаете. Если одежда сильно запачкана, то времени на стирку потребуется больше, при этом время на сушку не будет отличаться от обычного. Большее количество вещей будет дольше сушиться, но стирка займет то же время, что и в случае меньшей загрузки. И здесь Джонсон задал вопрос: «Если за один подход вам необходимо постирать и посушить несколько условных комплектов вещей, как это лучше организовать?»
Его ответ был таков: вам необходимо определить, какой процесс займет у вас меньше всего времени, то есть выбрать тот комплект, стирка или сушка которого займет минимальное время. Если комплект быстро постирается, начните именно с него. Если же минимальное количество времени требуется для сушки, займитесь этим комплектом в последнюю очередь. Повторите те же действия в отношении остальных комплектов вещей, двигаясь от начала и конца расписания к середине.
Интуитивно понятно: алгоритм Джонсона работает потому, что вне зависимости от выбранной последовательности загрузки белья в самом начале будет работать только стиральная машина, при этом сушилка будет простаивать (а в самом конце, когда останется только посушить выстиранные вещи, — наоборот). Если в самом начале стирать вещи на коротких программах, а в конце сушить наименьшее количество вещей, то мы увеличим период, когда и стиральная машина, и сушильная работают одновременно. Таким образом, у нас получится свести к минимуму время, проведенное в прачечной. Анализ Джонсона лег в основу первого оптимального алгоритма планирования: начните с недолгой стирки и закончите полупустой сушилкой. […]
Существенная для нас проблема планирования действительно касается только одного устройства — нас самих.
Справляемся с дедлайнами
Планируя работу одного устройства, вы сразу же сталкиваетесь с проблемой. Исследования Джонсона на примере переплетного дела основывались на максимальном сокращении временных затрат, необходимых для выполнения работы двумя машинами. В случае управления одним устройством, если мы будем выполнять все поставленные задачи, любое расписание потребует одинаковое количество времени и определение порядка задач будет лишено смысла.
Это фундаментальный и парадоксальный факт, и он стоит того, чтобы еще раз повторить его и закрепить в нашем сознании. Если у вас только одно устройство и вы планируете выполнить все поставленные задачи, то любой порядок выполнения задач займет у вас одинаковый отрезок времени.
Таким образом, мы получаем первый урок в планировании работы одного устройства еще до того, как мы приступили к обсуждению, а именно: точно определите ваши цели. Мы не сможем объявить победителя среди способов планирования, пока не поймем, как вести счет. Этот вопрос также относится к компьютерной науке: прежде чем у вас появится план, вы должны определить набор критериев. Оказывается, от выбора критериев напрямую зависит, какой же подход в планировании станет лучшим.
Первые научные работы о планировании задач для одного устройства последовали сразу же за исследованием Джонсона и предложили ряд веских критериев. Под каждый критерий была разработана простая оптимальная стратегия.
Мы привыкли к тому, что, например, для каждой задачи существует срок исполнения и допустимая величина просрочки. Таким образом, мы можем ввести термин «максимальное опоздание выполнения набора задач» — наибольший среди этих задач срыв установленного срока исполнения (именно это будет учтено вашим работодателем при оценке вашей деятельности). Для розничных покупателей или заказчиков услуг, например, максимальная задержка выполнения задачи соответствует самому долгому времени ожидания для клиента.
Если вам хотелось бы минимизировать время такой максимальной задержки, следует начать с выполнения задачи, срок исполнения которой наступит в первую очередь, и двигаться по направлению к задаче, которую можно выполнить максимально нескоро. Стратегия, известная как «скорая дата исполнения», на самом деле во многом интуитивна. (Например, в сфере оказания услуг, когда срок исполнения задачи для каждого клиента начинается с момента, когда тот вошел в дверь, такая стратегия предполагает обслуживание клиентов в порядке их появления.) Но некоторые выводы удивительны. Например, абсолютно не важно, сколько потребуется времени на выполнение каждой конкретной задачи: на план это никак не влияет, поэтому, по сути, вам это и не нужно знать. Все, что важно, — это знать, когда задание должно быть исполнено.
Возможно, вы уже используете стратегию скорой даты исполнения, чтобы справляться с рабочей нагрузкой, тогда вам не нужно прислушиваться к советам программистов при выборе стратегии. Но, скорее всего, вы не в курсе, что это оптимальная стратегия. Более точным будет сказать, что для вас важен только один конкретный показатель — сокращение времени вашего максимального опоздания. Если вы не преследуете такую цель, то вам может больше подойти другая стратегия.
Например, возьмем холодильник. […] У каждого продукта разный срок хранения, поэтому употребление их по принципу очередности истечения срока хранения кажется самой разумной идеей. Однако это еще не конец истории. Алгоритм скорой даты исполнения, или в нашем случае даты порчи продукта, оптимален для сокращения времени максимального опоздания, что означает минимизацию степени испорченности одного наиболее испорченного продукта, который вам предстоит съесть. Наверное, это не самый аппетитный критерий.
Возможно, вместо этого мы хотели бы минимизировать количество продуктов, которые испортятся. И тогда нам лучше прибегнуть к помощи алгоритма Мура. В соответствии с ним мы начинаем процесс отбора продуктов по принципу самого раннего истечения срока хранения, планируя употребление в первую очередь самого скоропортящегося продукта, по одному продукту за раз. Но как только мы понимаем, что не сможем съесть следующий продукт вовремя, мы берем паузу, возвращаемся ко всем тем продуктам, которые уже распланировали, и выбрасываем самую крупную единицу (ту, на употребление которой нам понадобится больше всего дней).
Например, возможно, нам придется отказаться от дыни, которую можно съесть только за несколько подходов. Таким образом, мы каждый раз следуем этой схеме, выкладывая продукты по сроку их хранения и отправляя в мусорное ведро самый объемный продукт из распланированных, который мы не успеваем съесть. В тот момент, когда мы можем употребить в пищу все оставшиеся продукты и не допустить порчи какого-либо из них, мы достигаем цели.
Алгоритм Мура по максимуму сокращает количество продуктов, которые вам пришлось бы выбросить. Разумеется, вы можете пустить еду на компост или просто отдать соседу. Но если речь идет о производственных или бумажных делах, когда вы не можете просто отказаться от проекта, при этом именно количество не исполненных в срок проектов (а не степень задержки их исполнения) имеет для вас большое значение, то алгоритм Мура не подскажет вам, как поступить с просроченными задачами. Все, что вы выкинули из основной части плана, можно сделать в самом конце в любом порядке, поскольку эти вопросы уже не были решены в срок.
Как разобраться с делами
Иногда соблюдение сроков — не самая большая наша забота. Мы просто хотим переделать все дела: чем больше дел, тем быстрее нам хочется с ними разобраться. Оказывается, что перевести это на первый взгляд элементарное желание в плоскость критериев планирования очень непросто.
Первый подход — подумать отвлеченно. Мы ранее отметили, что при планировании работы одного устройства мы не можем повлиять на общее время выполнения всех задач, но, если, например, каждая отдельная задача — это ожидающий клиент, есть способ максимально уменьшить время коллективного ожидания всех клиентов.
Представьте, что по состоянию на утро понедельника вы должны посвятить четыре рабочих дня одному проекту и один день другому. Если вы закончили работу над крупным проектом в четверг днем (прошло четыре дня) и затем завершили небольшой проект в пятницу днем (прошло пять дней), то общее время ожидания клиентов составило девять дней. Если вы будете выполнять задачи в обратном порядке, то закончите небольшой проект в понедельник и крупный в пятницу, при этом время ожидания составит только шесть дней. Вы в любом случае будете заняты полную рабочую неделю, но сможете сэкономить вашим клиентам три дня их совместного времени. Теоретики в области планирования называют этот критерий суммой времен выполнения.
Максимальное уменьшение суммы времен выполнения ведет нас к очень простому оптимальному алгоритму — алгоритму наименьшего времени обслуживания: сначала делай то, что можешь сделать быстрее всего.
Даже если ваша работа не связана с нетерпеливыми клиентами, ожидающими решения их вопроса, алгоритм наименьшего времени обслуживания поможет вам справиться с вашими делами. (Наверняка вас не удивляет эта параллель с рекомендациями из книги «Как привести дела в порядок» — немедленно приступать к любому заданию, на выполнение которого вам потребуется не более двух минут.) Невозможно изменить время, которое потребуется вам на выполнение всего объема работы, но алгоритм наименьшего времени обслуживания облегчит вам жизнь, сократив количество нерешенных задач в максимально краткий срок. Критерий суммы времен выполнения можно объяснить и иначе: представьте, что вы сосредоточены только на сокращении вашего списка дел. Если каждое незаконченное дело раздражает вас, то быстрое решение простых вопросов может немного облегчить ваши страдания.
Разумеется, не все незавершенные дела одинаковы по своей природе. Потушить пожар на кухне, конечно, следовало бы в первую очередь, отложив тушение «пожара» на работе: отправка срочного письма клиенту в этом случае подождет, даже если ликвидация пожара на кухне отнимет у вас больше времени. В планировании разная значимость задач выражена переменной веса. Когда вы выполняете дела из вашего списка, этот вес может быть фигуральным и выражаться только в тяжести той горы, которая упадет с ваших плеч с выполнением той или иной задачи.
Время выполнения задачи показывает, как долго вы несете на себе это бремя, и максимальное сокращение суммы времен весового выполнения (это время выполнения любой задачи, умноженное на ее вес) максимально уменьшит тяжесть на ваших плечах, пока вы справляетесь с другими делами по списку.
Для этой цели оптимальной стратегией будет слегка усовершенствованная версия алгоритма наименьшего времени обслуживания. Разделим вес каждой задачи на время, необходимое для ее выполнения, приступим к решению вопроса с наибольшим показателем соотношения важности к единице времени (чтобы развить нашу метафору, можем назвать этот показатель удельным весом) и далее будем двигаться от вопроса к вопросу по мере убывания значения показателя. Поскольку определить степень важности каждого из ваших повседневных дел порой затруднительно, эта стратегия предлагает использовать грубый эмпирический метод: в качестве приоритетной выберите ту задачу, которая не только займет у вас вдвое больше времени, чем остальные, но и будет в два раза важнее остальных.
© Dmytro Lastovych / iStock
В деловом мире вес можно оценить в денежном эквиваленте: сколько денег вам принесет выполнение той или иной задачи. Разделив вознаграждение на время выполнения, мы получим почасовую ставку для каждого задания. (Если вы фрилансер, для вас это может быть особенно эффективно: просто разделите стоимость каждого вашего проекта на его объем и работайте над проектами в порядке уменьшения почасовой ставки.) Что любопытно, весовая стратегия также появляется и в исследованиях, посвященных добыванию пищи у животных: там доллары и центы превращаются в орехи и ягоды. Животные, стремясь получить максимум энергии от пищи, ищут пропитание, исходя из соотношения калорийности и временных затрат на поиски и съедение. […]
Отбираем задачи
Вернемся к тому, с чего мы начали наши рассуждения о планировании работы одного устройства. Как говорится, «человек с одними часами знает, сколько времени; человек с двумя часами никогда не уверен, который час». Информатика может предложить нам оптимальные алгоритмы под любые критерии, которые существуют для работы одного устройства, но выбрать критерий можем только мы. Во многих случаях мы сами принимаем решение, какую задачу хотим решать сейчас.
Это позволяет нам радикально переосмыслить проблему прокрастинации — классической патологии тайм-менеджмента. Мы привыкли думать, что это ошибочный алгоритм. А что, если все совсем наоборот? Что если это и есть оптимальное решение неправильной задачи?
В одном из эпизодов «Секретных материалов» главный герой Малдер, прикованный к постели (в буквальном смысле), вот-вот должен был пасть жертвой вампира-невротика. Чтобы спастись, он опрокинул на пол пакет с семечками. Вампир, бессильный перед своей психической болезнью, стал нагибаться, чтобы подобрать их, семечко за семечком. Тем временем наступил рассвет — раньше, чем Малдер стал добычей монстра. Программисты назвали бы такой метод атакой пингования или сетевой атакой типа «отказ в обслуживании»: если заставить систему выполнять бесконечное количество банальных задач, самые важные вещи будут утеряны в хаосе.
Обычно мы ассоциируем прокрастинацию с ленью и так называемым поведением избегания, но симптомы прокрастинации могут так же легко появиться и у людей (или компьютеров, или даже вампиров), которые искренне и с энтузиазмом стремятся сделать все дела как можно быстрее.
В ходе исследования, проведенного в 2014 году Дэвидом Розенбаумом из Пенсильванского университета, участников попросили отнести одно или два тяжелых ведра на противоположный конец коридора. Одно из ведер находилось рядом с участником исследования, второе — дальше по коридору. К удивлению экспериментаторов, люди сразу же хватали ведро, стоящее рядом с ними, и тащили его по коридору, при этом проходя мимо второго ведра, которое могли бы тащить всего часть дистанции. Как было отмечено исследователями, «этот на первый взгляд иррациональный выбор отражает предрасположенность к прокрастинации. Этот термин мы вводим, чтобы дать определение явлению, когда мы спешим выполнить какую-либо промежуточную задачу даже ценой дополнительных физических усилий». Откладывание решения большой задачи в пользу решения множества простых вопросов может быть аналогичным образом расценено как приближение осуществления промежуточной цели, что, другими словами, означает, что прокрастинаторы действуют (оптимально!) так, чтобы максимально быстро сократить количество нерешенных задач в их мыслях. Это не значит, что их стратегия неэффективна для выполнения задач. У них отличная стратегия, но для неверного критерия.
Работа с компьютером представляет определенную опасность, когда нам нужно осознанно и четко выбрать критерий планирования: пользовательский интерфейс может ненавязчиво (или навязчиво) заставить нас использовать его критерии. Современный пользователь смартфона, в частности, привыкает видеть на иконках приложений значки, сигнализирующие о том количестве задач, которое мы должны выполнить в каждом из них. Если почтовый ящик извещает нас об определенном количестве непрочитанных писем, то получается, что все сообщения по умолчанию имеют одинаковую значимость. В таком случае можно ли порицать нас за то, что мы выбираем невесовую модель алгоритма наименьшего времени обслуживания в решении этой задачи (в первую очередь разбирайся с самыми простыми письмами и оттягивай работу с самыми сложными до последнего), чтобы быстро уменьшить количество непрочтенных писем?
Жить по критерию, умереть по критерию. Если все задачи на самом деле имеют одинаковую значимость, именно так нам и придется поступить. Но, если мы не хотим стать заложниками мелочей, нужно принять меры, чтобы продвинуться к концу списка дел. И здесь все начинается с осознания, что задача об одном устройстве, которую мы решаем, — та самая, которую мы хотим в данный момент решать. (В случае со значками приложений, если мы не можем заставить их отражать наши реальные приоритеты или не в силах побороть порыв оптимально сократить это количество нерешенных задач, брошенное нам как вызов, то, возможно, лучше всего будет попросту их отключить.)
Концентрация на том, чтобы не просто решать вопросы, но решать весовые вопросы, выполняя самую важную работу в каждый момент времени, выглядит как панацея от прокрастинации. Но, как показывает практика, даже этого недостаточно. И группа экспертов в области компьютерного планирования убедится в этом при крайне драматичных обстоятельствах: на поверхности Марса, на глазах у всего мира.
Смена приоритетов и управление очередностью
Стояло лето 1997 года, и у человечества было много поводов для радости. Например, впервые вездеход исследовал поверхность Марса. «Марсопроходец» стоимостью $150 млн развил скорость до 16 000 миль в час, пересек 309 млн миль пустого пространства и приземлился с помощью воздушных амортизаторов на красную скалистую поверхность Марса.
И тут он забуксовал.
Инженеры лаборатории реактивного движения были обеспокоены и поставлены в тупик. «Марсопроходец» удивительным образом начал игнорировать выполнение своей ключевой задачи с самым высоким приоритетом (обмен данными через информационную шину) и стал решать вопросы средней важности. Что же происходило? Неужели робот не понимал, что делает?
Внезапно «Марсопроходец» зафиксировал, что информационная шина не использовалась неприемлемо долго, и, не имея возможности обратиться за помощью, самостоятельно инициировал полную перезагрузку, что стоило миссии почти всего рабочего дня. Спустя день или больше все повторилось снова.
Лихорадочно работая, команда лаборатории в конце концов смогла воспроизвести и затем диагностировать такое поведение. Корнем зла оказалась классическая опасность планирования под названием «смена приоритетов». Происходит следующее: задача с низким приоритетом захватывает для работы системный ресурс (скажем, доступ к базе данных), но затем таймер прерывает работу задачи на середине, ставя ее на паузу, и активирует диспетчер системы. Диспетчер готов запустить задачу с высоким приоритетом, но не может, поскольку база данных занята. Таким образом, диспетчер опускается ниже по списку очередности задач, запуская различные незаблокированные задачи средней важности вместо того, чтобы запустить задачу с наивысшим приоритетом (которая заблокирована) или задачу с низким приоритетом, которая и блокирует работу (и которая оказалась в самом конце списка очередности после задач среднего приоритета). В таком кошмарном сценарии система может игнорировать задачу высшего приоритета очень долго*.
* Что примечательно, руководитель группы по управлению программным обеспечением «Марсопроходца» считал, что проблема заключается в «давлении дедлайнов» и в том, что во время разработки программного обеспечения устранение именно этой проблемы сочли низкоприоритетной задачей. Таким образом, коренная причина, по сути, стала отражением самой задачи.Как только инженеры лаборатории выяснили, что проблема заключается в смене приоритетов, они написали код для решения проблемы и отправили его через миллионы миль «Марсопроходцу». Решением стало наследование приоритетов. Это означает, что если низкоприоритетная задача блокирует ресурс высокоприоритетной задачи, то низкоприоритетная задача должна немедленно «унаследовать» высокий приоритет той задачи, которую она блокирует.
Комик Митч Хедберг рассказывает такую историю: «Я был в казино, отдыхал, вдруг ко мне подошел парень и сказал: «Вы должны пересесть. Вы заблокировали пожарный выход». Можно подумать, что я не собирался бежать, если бы начался пожар». Аргумент сотрудника казино: это смена приоритетов. Контраргумент Хедберга: наследование приоритетов. Хедберг, развалившийся на стуле перед пытающейся спастись бегством толпой, мешкая, ставит свою низкоприоритетную задачу над высокоприоритетной задачей людей, намеренных спасти свою жизнь. Но все изменится, если он унаследует их приоритет (перед наступающей в панике толпой ее приоритет наследуется довольно быстро). Как говорит Хедберг, «если вы состоите из горючих материалов и у вас есть ноги, вы никогда не блокируете пожарный выход».
Мораль этой истории в том, что даже любви к решению задач иногда бывает недостаточно, чтобы избежать роковых ошибок в планировании. И даже любви к решению важных задач — тоже. Готовность крайне скрупулезно решать самый важный вопрос с привычной нам близорукостью может привести к тому, что весь мир называет прокрастинацией. Как в случае с застрявшим автомобилем: чем сильнее вы хотите выбраться, тем больше буксуете. По утверждению Гете, «то, что значит больше, никогда не должно быть во власти того, что значит меньше». И хотя в этом есть определенная мудрость, иногда такое утверждение не совсем справедливо. Зачастую то, что значит для нас больше всего, не может быть сделано, пока не закончено самое незначительное дело. Поэтому единственный выход — это относиться к неважным вещам с той же важностью, как и к тем, выполнение которых они тормозят.
Когда к какому-то заданию невозможно приступить, не завершив перед этим другое, теоретики в области планирования называют это управлением очередностью. Для проведения операционного исследования эксперт Лора Альберт Маклей, полагаясь на этот принцип, существенно изменила некоторые аспекты ведения домашнего хозяйства в своей семье.
Если вы понимаете, как работают такие вещи, это может быть очень полезно. Конечно, жизнь с тремя детьми — это ежедневное планирование… Мы не выходим из дома, пока дети не позавтракают, а дети не смогут начать завтрак, если я забуду дать им ложки. Иногда мы можем забывать элементарные вещи, которые потом тормозят все. С точки зрения алгоритмов планирования осознание этого факта и попытка держать его в памяти — уже большое подспорье. Так я и справляюсь с делами день за днем.
В 1978 году исследователь Ян Карель Ленстра смог использовать тот же принцип, помогая другу Джину с переездом в новый дом в Беркли. «Джин постоянно откладывал какое-нибудь дело, не закончив которое мы не могли приступить к срочным вопросам». Как вспоминает Ленстра, они должны были вернуть грузовик, но он был им нужен, чтобы вернуть некоторое оборудование, а оборудование было нужно, чтобы починить кое-что в квартире. Этот ремонт мог подождать (поэтому все и откладывалось), но вернуть грузовик нужно было срочно. По словам Ленстра, он объяснил другу, что задача, предшествующая самой срочной, является еще более срочной. Поскольку Ленстра известен как ключевая фигура в теории планирования и был более чем вправе дать такой совет, он не удержался от деликатной иронии. Эта ситуация стала кейсом, демонстрирующим смену приоритетов из-за управления очередностью. А пожалуй, самым выдающимся экспертом в области управления очередностью, считается как раз друг рассказчика — тот самый Джин, или Юджин Лоулер.
Ограничитель скорости
Лоулер изучал математику в Университете Флориды, затем приступил к написанию дипломной работы в Гарварде в 1954 году, хотя и покинул его до получения степени. После учебы в юридической школе, прохождения военной службы и работы на заводе он в 1958 году вернулся в Гарвард, защитил диплом и получил работу в Мичиганском университете. Приехав в Беркли в 1969 году во время своего академического отпуска, он был арестован во время акции протеста против войны во Вьетнаме. Лоулер стал преподавателем одного из факультетов Университета Беркли на следующий год и завоевал репутацию «общественного сознания» отделения компьютерной науки. После его смерти в 1994 году Ассоциация вычислительной техники США учредила премию имени Лоулера для тех, кто в своих работах демонстрирует гуманитарный потенциал компьютерной науки.Лоулер потратил много лет своей жизни, размышляя над тем, как эффективно выполнять последовательность задач, а вот его карьерный путь любопытным образом петлял*.
В своем первом исследовании в области управления очередностью Лоулер предположил, что с этим явлением можно легко справиться. Например, возьмем алгоритм скорейшей даты исполнения, который минимизирует максимальную задержку при выполнении набора задач. Если ваши задачи связаны между собой отношениями предшествования, то все усложняется: вы не можете просто пробираться через список дел, исходя только из их дедлайнов, если к некоторым делам нельзя приступить до выполнения других. Однако в 1968 году Лоулер доказал, что это не такая уж и беда, если вы можете построить список дел «задом наперед»: просто выберите те задачи, от выполнения которых не зависят другие дела, и поместите одну из них с наиболее «отдаленным» дедлайном в самый конец списка. Затем просто повторяйте этот процесс, каждый раз учитывая только те задачи, которые не являются необходимым условием для выполнения других (пока еще не запланированных) задач.
Но проницательный взгляд Лоулера позволил выявить кое-что любопытное. Алгоритм наименьшего времени обслуживания, как мы видели, представляет собой оптимальное решение, если наша цель — вычеркнуть как можно больше задач из списка дел как можно быстрее. Но если некоторые из ваших задач связаны между собой отношениями предшествования, не существует простого или очевидного способа адаптировать алгоритм наименьшего времени обслуживания для этой ситуации. Несмотря на то что задача кажется элементарной, ни Лоулеру, ни другим исследователям оказалось не под силу найти для нее эффективное решение.
Более того, сам Лоулер скоро обнаружил, что эта ситуация принадлежит к той категории задач, которые, по мнению большинства программистов, не имеют эффективного решения. Специалисты называют их труднорешаемыми.
[…] Не каждая четко сформулированная задача имеет решение. В планировании очевидно, что каждый набор задач и ограничений предполагает наличие какого-либо наилучшего порядка выполнения, поэтому задачи планирования, в сущности, имеют решение, но возможны случаи, для которых просто не существует однозначного алгоритма, могущего подобрать оптимальное расписание выполнения работ в разумные сроки.
Это обстоятельство привело исследователей вроде Лоулера и Ленстра к неизбежному вопросу. Так все же какова доля труднорешаемых задач планирования? Через 20 лет после того, как Селмер Джонсон с помощью своей работы о переплетном деле дал толчок развитию теории планирования, поиск отдельных решений стал самой грандиозной и амбициозной задачей — своеобразным квестом по нанесению на карту всего рельефа теории планирования.
Исследователи пришли к выводу, что даже самое малозаметное изменение условий задачи планирования зачастую способно перенести ее в категорию труднорешаемых. Например, алгоритм Мура минимизирует количество не сделанных вовремя дел (или испорченных продуктов) в случае, когда все дела имеют одинаковую важность, но, если одно из дел более значимо, задача переходит в разряд труднорешаемых и ни один алгоритм не в силах предложить оптимальное расписание. Аналогично, если вам приходится ждать наступления определенного момента, чтобы приступить к делам, то почти все задачи по планированию, которые мы можем легко и эффективно решить без такого условия, становятся труднорешаемыми. Запрет на вынос мусорного ведра на улицу до того момента, когда приедет мусоровоз, мог бы стать разумной мерой организации порядка в городе, но при этом вы полностью потеряете контроль над вашим графиком.
Обозначение границ теории планирования продолжается по сей день. Недавнее исследование показало, что около 7% всех задач все еще неизвестны. Это неизведанная сторона планирования. Из 93% известных нам задач только 9% имеют эффективное решение, а остальные 84% считаются труднорешаемыми. Другими словами, для большинства задач по планированию типовые решения не подходят.
Если эффективная организация вашего графика кажется вам непосильным делом, возможно, это так и есть. Тем не менее алгоритмы, которые мы обсудили, могут стать отправной точкой для решения таких непростых задач: если решение и не будет идеальным, по крайней мере, оно будет грамотным.
theoryandpractice.ru
10 полезных советов, как планировать дела на день
Люди, которые уже добились успеха, всегда планируют свои дела. Планирование действительно мощный инструмент самоорганизации. План помогает собирать мысли в кучу и направлять их поток в нужное русло в нужное врем, пишет Zelv.
В среднем благодаря планированию продуктивность деятельности увеличивается на 25-30%, а у некоторых – в 2-3 раза. В общем, очень полезный навык, а как заниматься планированием дел на день правильно – поговорим ниже.
#1 Соcтавлять планы вечером
Знать, что и в каком порядке нужно сделать, к примеру, третьего августа, вы должны накануне, второго числа. Только в этом случае сможете спокойно провести вечер и отдохнуть без лишних мыслей – когда в рабочей тетради есть список того, что нужно выполнить завтра.
#2 Не больше трех
Можно, конечно, и 10-15 дел впихнуть в план, но толку от этого не будет. Наш мозг способен сосредоточиться на 2-3 основных процессах (в порядке их очередности) в течение дня. Большее количество важных дел приводит к рассеянности внимания и снижению трудоспособности.
#3 Четкие задачи
Никакие глобальные мечты или большие проекты в список текущих дел никто не заносит. Только мелкие и быстро достижимые задачи. Любой грандиозный проект можно разбить на части и соответствующие этим частям быстровыполнимые процессы.
#4 Ясные формулировки
Все задачи должны быть ясно и подробно сформулированными. Расплывчатые формулировки лишают задачу характера и стержня. К примеру, дело «посчитать расходы» игнорируется на раз, в то время как задача «составить отчет о расходах за текущий месяц и внести данные в таблицу» воспринимается как команда, требующая безотлагательного исполнения.
#5 Правило приоритетов
Заносите в план только те задачи, которые помогают развиваться в рамках жизненных приоритетов. Перечень приоритетных направлений у каждого свой. Для кого-то это бизнес и семья. Кто-то сосредоточен на физической форме и интеллектуальном развитии. В общем, второстепенными делами план не засорять.
#6 Учет биоритмов
Самые сложные задачи планируйте на то время суток, когда вы максимально работоспособны и энергичны. Как правило, у всех это время разное. Кто-то с самого утра готов горы свернуть. А кто-то только к 6 часам вечера «просыпается». Не стоит насиловать организм и ломать биологический ритм.
#7 Резервное время
Всегда оставляйте «резерв» – свободное время, которое очень пригодится, если что-то пошло не по плану. Не нужно планировать каждую минуту рабочего дня, оставляя лишь полчаса на обед. Жизнь – непредсказуемая штука. Ничего страшного, если запланированный «резерв» останется. Его всегда можно потратить на что-нибудь полезное.
#8 Досуг – тоже дело
Многие уделяют много времени планированию дел и усердно подходят к их выполнению, но «выключаются» после окончания рабочего дня. Между тем время после работы и до отхода ко сну – тоже время. И не стоит его терять на погружение в мир телевизионных каналов. Йога, бассейн, общение с родными, экскурсионная прогулка с друзьями – есть много способов провести досуг активно, приятно и полезно.
#9 Не отвлекаться
Главное, что мешает выполнению дел из плана – устойчивая привычка отвлекаться. От нее трудно избавиться сразу, но переучивайте себя постепенно. Прежде всего мы рекомендуем научиться отключать все социальные сети во время работы. Полчаса перед сном – этого достаточно, чтобы войти в курс дел друзей и друзей друзей.
#10 Планы на жизнь
Чрезвычайно важно составлять и другие планы – на месяц, год и даже всю жизнь. Если вы не планируете будущее, вы похожи на лодку, дрейфующую в океане в надежде, что когда-нибудь она попадет в какое-нибудь замечательное место. Быть может, но очень глупо полагаться на авось. По GPS двигаться удобнее и продуктивнее.
Поделись с друзьями в социальных сетях:
lunalife.ru
Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел
Чтобы заниматься важным для себя делом, нужно сознательное намерение. Но намерения и планы ограничивают нашу свободу. С другой стороны, когда свободы слишком много, сложно заставить себя что-то делать. Вдохновение посещает редко. Его недостаточно, чтобы добиться существенных результатов.
Поэтому крайне важно структурировать свой день. Но многие не могут работать в рамках строгой навязанной системы. Блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты» Стивен Гайз советует создавать правила самому. Его подход к планированию соединяет в себе простоту, свободу, продуктивность и гибкость.
В чём суть системы
Большинство систем планирования жёсткие, скучные и трудоёмкие. Даже крайне популярная стратегия Дэвида Аллена Getting Things Done на практике слишком давящая и затратная. На управление системой уходит больше времени, чем на выполнение самих дел. Подход Гайза проще и гибче. Его система планирования состоит из двух компонентов: большого календаря и маркерной доски.
С помощью календаря отслеживаем прогресс в привычках. Например, вы хотите каждый день прочитывать по две страницы в книге и медитировать. Сделав это, ставьте в календаре галочку.
Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки делНа доске записываем всё остальное, от разовых дел до повторяющихся задач. Гайз предлагает разбить их на четыре категории.
- Часто повторяющиеся задачи. Полезные дела, которые стоит выполнять часто, но не обязательно каждый день. Например: позаниматься спортом, убраться, ответить на письма.
- Дела на сегодня. Разовые задачи, которые необходимо выполнить за день. Например: отправить посылку, позвонить кому-то. Гайз не относит к ним дела с конкретным временем исполнения вроде встреч и приёмов у врача. Их он фиксирует в календаре на телефоне.
- Сделать скоро. Дела на ближайший месяц, не требующие вашего немедленного внимания. Например: обновить дизайн сайта, сфотографироваться на паспорт.
- Сделать когда-нибудь. То, что вы хотите сделать в следующие 5 лет. Например, посетить какую-то страну.
Ваш список может выглядеть примерно так:
| Часто | Сегодня | Скоро | Когда-нибудь |
| Тренировка | Написать текст рассылки | Обновить дизайн сайта | Греция |
| Уборка | Созвониться с Машей | Сфотографироваться на паспорт | Китай |
| Ответить на письма | Забрать посылку на почте | Новая Зеландия |
Что нужно делать каждый день
- Две-три мини-привычки. Они должны быть простыми. Тогда вы не отложите их, даже если устали или у вас мало времени.
- Два пункта из списка повторяющихся задач. Например, поработать за компьютером и позаниматься спортом. В дополнение к ним или вместо них в любой день можно поработать над делами из списков «Скоро» и «Когда-нибудь». Такой подход учитывает ваши основные цели, но даёт свободу поменять планы.
- Обязательные разовые дела, если они есть.
- Оценивание себя в конце дня.
В любой день можно пропустить дела из списков на доске. Гайз называет это «побаловать себя». Каждый день не может быть одинаково продуктивным. Жизнь не должна быть жёстко структурированной и предсказуемой. Она динамична, если только её не загоняют в рамки искусственным путём.
Что даёт такая система
Намерение
Каждый день начинается c намеренного определения целей. Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.
Направление
Любой может один раз добиться крутого результата. Но успех приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.
Возможность выбирать
Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии новых привычек, но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.
Контроль
С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.
Визуализация процесса
С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно написать статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.
В чём секрет успеха системы
В её гибкости. В любой день можно побаловать себя и взять выходной. То есть не делать дела из списков на доске, а выполнить только мини-привычки. Кому-то столько свободы покажется проблематичным. Но Гайз считает это необходимым.
Вряд ли я возьму 20 выходных подряд. Только если на путешествие. Когда я дома и чувствую себя хорошо, я хочу заниматься чем-то продуктивным. Я хочу сам контролировать свою жизнь и отдыхать не один раз в неделю, а тогда, когда мне это необходимо.
Стивен Гайз, блогер, автор книги «MINI-привычки — MAXI-результаты»
Представьте, что у вас крутой начальник, который разрешает вам брать столько выходных, сколько вы хотите. Вы, конечно, станете делать это часто. Но разве вам не захочется работать продуктивнее в остальное время? С этой системой вы и есть такой начальник для самого себя.
Никакая другая система не даёт таких возможностей. Большинство нацелены на максимум результатов за минимум времени и не учитывают ваше самочувствие.
Почему важно оценивать себя
Это самый надёжный способ мотивации. Одновременно вы отчитываетесь перед собой и вдохновляетесь. В конце дня просто ставьте себе оценку от 1 до 5. Сложные математические системы оценки только создадут путаницу. А так вы скажете: «Я сегодня плохо спал, но всё же сделал X и Y. Поставлю себе 4+» или «Я немного поработал, но знаю, что мог бы сделать больше. Сегодня ставлю 3».
Это наглядная демонстрация ваших успехов. Честно посмотрите на прошедший день. Если вы довольны тем, как потратили время и силы, значит, вы на правильном пути. Если нет, вы знаете, что и как изменить.
Читайте также:
lifehacker.ru
Как научиться планировать свои дела? / Домоседы
Scrum — это система управления проектами. Изобрел эту методику американский программист Джефф Сазерленд, так как устал бороться с недостатками классического подхода. Так появился максимально простой и доступный способ планирования задач. И, казалось бы, где программисты, а где бытовые заботы, однако система Scrum отлично проявила себя и на этом поприще.
Систему можно использовать для организации своей собственной работы или для ремонта, уборки и даже для обучения ребенка. Именно о последнем мы сегодня и поговорим. Планирование дел
Всё, что нужно для создания такой доски, — картонка или свободная стена, которую нужно разделить на колонки, и стикеры с надписями. Можно сделать разное количество колонок в зависимости от того, для чего создается доска, но об этом чуть позже. Суть в трех колонках: «Нужно сделать», «В работе», «Сделано». Стикеры — это твои задачи, которые не переписываются, а просто перемещаются из одной колонки в другую. Доска чаще всего вешается на видном месте, чтобы задачи были всегда перед глазами. Такая интерактивная таблица позволит тебе видеть, что уже сделано, а что только предстоит. Суть в том, чтобы разбивать задачи на мелкие шаги, тогда ты будешь чувствовать, как дело продвигается. Благодаря этому методу можно эффективнее распределять время на бытовые задачи или же спланировать выходные. С помощью такой доски можно даже учить язык, разбив процесс на небольшие задачи. Как только твои стикеры окажутся в колонке «Сделано», ты сам удивишься, как быстро со всем справился. Scrum спасает в любой ситуации.
Как организовать день ребенка с помощью такой доски? Если ты собираешься применять этот метод, то нужно понять одну важную вещь: ребенок должен заинтересоваться и работать над доской вместе с тобой. Дети разные, и для каждого нужен свой подход. Преподнеси это как игру, в такой форме дети любое дело воспринимают лучше. Теперь к вопросам организации. Раз уж это доска для ребенка или для всех членов семьи, то она должна быть на видном месте. Прекрасный вариант — дверь холодильника. Хочешь не хочешь, но столкнешься с ней пару раз в день. Это послужит отличным напоминанием.
Как мы уже говорили, доска состоит из колонок, а стикеры передвигаются к состоянию «сделано». Можно оставить классическую схему с тремя колонками или же немного усложнить конструкцию, упростив при этом сам процесс. Вот как будут устроены колонки в этом случае:«Бэклог»
Сюда попадают все задачи с неопределенным сроком выполнения. Это все те дела, которые нужно сделать, но не прямо сейчас, а при случае. В общем, это идеи, о которых нужно не забыть в свое время. Например, ты увидел афишу о том, что в город приезжает новый парк аттракционов и думаешь, что нужно туда сходить на выходных, но потом забываешь. Так вот именно доска поможет тебе не забыть, что ты планировал.«Надо»
В этой колонке уже не идеи, а конкретные задачи. Это программа минимум на неделю. Они перемещаются сюда из бэклога и напрямую. Часть нужно запланировать в воскресенье вечером, а остальные по мере поступления задач. Например, в школе задали сделать проект, и ты сразу добавляешь его в список.
«Делать»
Эта колонка с задачами на день. Часть задач переходит сюда из предыдущей колонки, а часть попадает сразу. Лучше всего заносить задачи в эту колонку вечером и планировать дела на следующий день.«Проверка» Это промежуточная колонка, в которую попадают задачи из колонки «Делать». Эта колонка предназначена для ребенка, сюда он перемещает стикеры с задачами, которые он, по его мнению, сделал. Дальше они подлежат проверке родителя и, если выполняются, попадают в колонку «Готово». Если же задача, по мнению родителей, не выполнена, то стикер возвращается назад в колонку «Делать».«Готово» Здесь место только для выполненных задач. Стикеры тут нужно оставлять до окончания дня, чтобы видеть результат.
В принципе, это весь метод, но есть еще пара важных нюансов. Первое и самое важное: доска не живет сама по себе. За ней нужно следить, постоянно обсуждать задачи, проговаривать, почему одна задача была сложной, почему что-то не выполнилось. Даже при жуткой занятости можно найти 10–15 минут вечером, чтобы всё обсудить. Сначала разобрать колонку «Проверка». Действительно ли все задачи были выполнены. Обязательно нужно похвалить ребенка за выполненные задачи и выяснить, почему не сделаны оставшиеся в колонке «Делать». Потом из колонки «Надо» перемести некоторые задачи в колонку «Делать», чтобы спланировать завтрашний день.
Такой же обзор нужно делать в конце недели. Проанализировать выполненные задачи, похвалить всех, освободить доску от ненужных стикеров и заполнить новыми. Во всём этом важна регулярность, чтобы достичь максимальной эффективности. Но не стоит давить на ребенка, чтобы доска не стала предметом ссор и не вызывала обратной реакции. Не превращай доску в инструмент подавления. Позволь ребенку самому планировать некоторые дела, обязательно добавляй что-то приятное, вроде компьютерных игр или просмотра мультиков. Это тоже должно быть, но только после выполнения остальных дел. Это научит ребенка, что для всего свое время и чем быстрее он сделает что-то важное, тем быстрее сможет отдохнуть и развлечься. Это помогает организовать ребенка, сделать его ответственным и исполнительным. Хорошо, если на доске будут и дела для родителей, чтобы было с кого брать пример. Наладив такую простую систему, ты быстро заметишь, как меняется твоя жизнь и жизнь ребенка.
Процесс воспитания детей никогда не был простым, но, быть может, эта система поможет тебе. С ней бытовые задачи станут проще, а лентяй превратится в ребенка, который умеет планировать свою деятельность и справляться с различными задачами. Конечно, такая система подойдет не всем, ведь дети очень разные, но мы надеемся, что как раз тебе она пригодится! domosedy.com
Как планировать дела правильно? ~ Саморазвитие без фокусов
Как планировать правильно — вопрос весьма важный и столь же необъятный: существует множество руководств по тайм-менеджменту, описывающих разнообразные системы, огромное количество программ-органайзеров и онлайн-сервисов для планирования. Я тоже уже кое-что написал на эту тему, например: Как планировать год?Поэтому сегодня поговорим только об одном аспекте правильного планирования, хоть и очень важном (по крайней мере, так говорит мой личный опыт). Этот аспект связан с постановкой целей и его можно охарактеризовать примерно так: «какие именно дела, в каком количестве и по какому принципу мы отбираем для включения в свои планы».
Сейчас все будет понятно. =))Вопрос: когда мы планируем следующий день (неделю, месяц, год), что именно заставляет нас запланировать столько-то дел на такое-то время? Ответ, казалось бы, очевиден — планирование для того и нужно, чтобы такое распределение дел и времени было рациональным и функциональным, оставалось время для отдыха и дела делались постепенно и ровно.
Однако практика показывает, что в процесс планирования так или иначе вмешиваются наши эмоции, чувства, комплексы и желания.
Мы (за себя и за пару-тройку своих знакомых я ручаюсь) воспринимаем планирование не только как возможность грамотно распределить ресурсы и время. Как это выглядит? Например, вот так:
- План воспринимается как инструмент саморазвития — и человек постоянно завышает планку, наваливая на себя слишком много дел — дескать, для тренировки. Очень коварная ловушка, сам в нее попадал. (Несложно догадаться к чему это может привести — к унынию, перенапряжению и, прости Господи, к падению мотивации)
- Планирование искажается идеализированным представлением (таким приятным) о себе самом и своих возможностях — мы рассчитываем свои дела исходя из своего «идеального» дня, когда ничто не мешает, а работоспособность на высоте. Не стоит говорить, что идеальными дни бывают не всегда. К чему это приводит — см. выше.
- А может, и наоборот: человек мало верит в себя, поэтому боится нагрузить себя слишком сильно. В итоге он успевает сделать за день кот наплакал, а главное — стесняется ставить дерзкие и волнующие цели.
- Еще вариант: человек по уши мотивирован всяческими тренингами сомнительного качества — и планируя, он подсознательно подстраивает свой график под «образцы», которые были преподнесены «успешными людьми«
Задумайтесь — а когда вы планируете, вы делаете это правильно? Или процесс планирования таки искажается чем-то вроде того, что перечислено выше? Тогда следует задуматься над собой — к чему может привести неправильное планирование и как этого избежать.
В целом, это не такая уж большая проблема. Чтобы планировать правильно и рационально, нужно всего лишь видеть в плане только план и ничего больше: инструмент для разумного распределения ресурсов (в том числе времени и сил).
С другой стороны, хочу заметить, что не совсем верно будет впадать в другую крайность: подходить к планированию излишне механистично, полностью отстранено. Эмоции не всегда лучший помощник на пути к успеху, но и пренебрегать ими тоже не стоит. Я, например, стараюсь составлять план так, чтобы он мне нравился, периоды скучной рутинной работы сменялись творческими и более приятными. Безусловно, возможны и другие способы улучшения своих планов с помощь личностных особенностей. Только делать это нужно осознанно, чтобы изменение процесса планирования шло на пользу, а не приносило вред.
Успехов!
www.samorazwitie.ru
Как планировать дела?
Как планировать дела играя?
Как планировать дела? Интересно! И для этого есть совершенно не похожий на других онлайн-сервис, в котором планировать свои дела можно, играя. Не верите?
К управлению временем и планированию дел все относятся по-разному, понимая при этом всю необходимость планирования: кто-то тщательнейшим образом планирует каждую минуту своего времени, а кто-то пускает дела на самотек. Как бы найти эту золотую середину, и жить и работать в комфортном режиме, без авралов..
Я знаю много сервисов, в которых можно планировать свои дела удобно, но приоритетным все же, остается старый добрый ежедневник, хотя и все сопутствующие недостатки такого планирования мне известны. Поэтому с огромным интересом продолжаю изучать и тестировать новые ресурсы и инструменты для управления своим временем.
Мы не будем восхвалять сервис, о котором пойдет речь в этой статье, а возьмем и протестируем его, каждый с учетом своих уникальных особенностей и нюансов. Я уже начала тестировать, а вам рекомендую перейти на визуальный менеджер задач to-round.com и первым делом — зарегистрируйтесь. После регистрации вам будет доступен ваш кабинет, который здесь называется «вашей воронкой». Помните, в начале статьи я говорила о том, что планировать свои дела можно играя? Свои дела можно создавать в виде шариков, которые скатываются в воронку, и чтобы добавить новые шарики-дела, волей-неволей придется выполнить намеченное.
Это моя воронка шариков-дел, и как видно из скриншота, до тех пор, как в воронку нельзя будет добавить новые шарики, напланировать придется прилично.
Как пользоваться?
Там, где вы видите «Что нужно сделать?», пишем свою задачу, и нажимаем на стрелочку рядом со словом «работа». Это ярлыки, их можно создавать много, и каждой задаче-шарику присваивать свой ярлык, который будет отличаться от других цветом. Таким образом, мы даже визуально сможем отличить шарики друг от друга. Дело можно сделать повторяющимся, если у вас есть такие задачи, которые вы выполняете каждый день. Каждой задаче можно назначить время, и только после этого нажать кнопку «создать». Шарик опустится в воронку, а простым перетаскиванием мыши, шарики можно менять местами, присваивая им таким простым образом приоритетность выполнения.
Как видите, сервис устроен настолько просто, что разобраться сможет даже ребенок. Кстати, нашим детям такой сервис очень понравится, согласны? Покажите им, как работает визуальный менеджер задач, и ваш ребенок сам оценит, насколько ему интересно с ним работать.
В своем кабинете, в разделе «настройки», можно настроить отправку уведомлений о ваших делах на почтовый адрес или на телефон с помощью смс, что тоже очень удобно.
Скажу вам по секрету, что все волшебство тайм-менеджмента заключается в 3-х принципах:
1. Не нужно делать ненужные вещи (принцип Паретто). На каждую задачу нужно смотреть по-особенному: как ее не делать, как как передать другому, или как отложить ее решение;
2. Научиться выделять нужные вещи. Если на практике не получается расставить приоритеты 1,2,3 — то необходимо составить список нужных вещей, а затем отфильтровать их с точки зрения отказа от каждой задачи;
3. Старайтесь приучить себя выполнять до конца одну-две нужные-важные вещи в день, и выполнять эффективно. А это значит, научиться оценивать свою эффективность и постоянно ее повышать, доводя каждую задачу до логического конца.
Уверена, что вы теперь знаете, как планировать дела интересно и увлекательно. С таким помощником, как to-round.com, это делать быстро, легко и весело.
Копилка эффективных советовВ этой же рубрике:
Я согласен на обработку моих персональных данных в соответствии с Пользовательским соглашениемkopilkasovetov.com
Как планировать дела на день, неделю и год
Если вы решили начать жить более осознанно, реализовать свои мечты или просто хотите структурировать свой день, неделю или год, то вам понадобится грамотное планирование. Создание плана может показаться трудной задачей, но, проявив усердие и применив необходимые инструменты, все обязательно получится. В данной статье мы подробно рассмотрим, как планировать дела на год, неделю и день правильно.
Содержание статьи
Планирование на год
Зачем планировать на год? Годовое планирование позволяет увидеть общую картину вашей жизни. Это поможет вам правильно распределить свои ресурсы и достигать намеченных целей.
3 шага успешного годового плана
1 шаг. Определите свои главные жизненные ценности. Что для вас важно на сегодняшний день? Это может быть семья, профессиональное развитие, свобода, внешняя красота, здоровье, творчество, окружение, финансовая независимость и многое другое. Подумайте, какие сферы жизни у вас меньше всего прокачены, но в то же время имеют большое значение для вас. Выпишите эти сферы и дайте себе обещание, что в ближайший год вы как следует поработаете над ними.
2 шаг. Подумайте, что вы хотите изменить в каждой важной для вас сфере жизни. Годовой план может включать в себя разные жизненные сферы, в зависимости от того, кто вы и чего хотите от жизни. Визуализируйте будущее, которое вы хотите увидеть через год. Где вы видите себя? Каким вы себя представляете? Это должно быть вашим искренним желанием. Возможно, вы уже вполне довольны своей жизнью, и желаете, чтобы ваш план двигался по тому же пути. Если это так, подумайте больше о том, что вам нужно, чтобы продолжать жить так, как нравится.
3 шаг. Пропишите конкретные цели для каждой важной для вас сферы жизни. В качестве примера я рассмотрю основные жизненные сферы, которые являются важными для большинства людей.
Здоровье. Здесь нужно написать то, что поможет вам улучшить ваше здоровье или продолжать оставаться здоровым. Например:
- пройти осмотр в поликлинике;
- бросить курить;
- делать зарядку каждое утро;
- посещать тренажерный зал;
- выпивать в день 1,5 литра воды,
- правильно питаться;
- полечить зубы и прочее.
Личная жизнь. Данные цели касаются того, как вы надеетесь преобразить свою личную жизнь. Вы довольны своей личной жизнью? Как вы хотели бы ее улучшить? Это может быть что угодно, например:
- зарегистрироваться на сайте знакомств;
- посещать места, где можно познакомится с мужчиной;
- раз в месяц устраивать романтический вечер для мужа;
- больше общаться по душам с мужем
- родить ребенка и прочее.
Финансовая независимость. Как вы можете использовать следующий год своей жизни для увеличения своего дохода? Какие шаги вы должны предпринять для того, чтобы приблизиться к карьере своей мечты?
Примеры финансовых целей могут включать:
- накопить 10 000$;
- получить профильное образование;
- увеличить ежемесячный доход в 2 раза;
- открыть цветочный салон;
- устроится работать журналистом.
Внешняя красота. Здесь нужно прописать цели, как вы можете улучшить свою внешность, что позволит вам стать более красивой и ухоженной. Например:
- раз в месяц посещать косметолога;
- сделать лазерную эпиляцию;
- купить 5 платьев;
- 2 раза в неделю делать маску для лица;
- изменить цвет волос;
- 3 раза в неделю посещать тренажерный зал;
- похудеть на 10 кг и прочее.
Яркие эмоции. Также хорошо потратить некоторое время на размышления о приятных вещах, которые подарят вам много положительных эмоций. Это могут быть путешествия и различные развлечения. Такие цели могут включать:
- прыгнуть с парашютом;
- отправиться в путешествие в Рим;
- поехать на музыкальный фестиваль;
- посетить аквапарк;
- поплавать с дельфинами.
Более подробно о том, как составить план на год я рассказываю в видео. Там я разобрала еще больше сфер жизни и объяснила, как правильно писать цели.
После того, как у вас будет список целей на год, нужно распределить их по месяцам. Например, с какого месяца вы начнете посещать тренажерный зал, в какой месяц отправитесь в Рим и так далее.
Планирование на неделю
После того, как вы составили цели на год и расписали их по месяцам, можно приступать к более точному планированию на неделю. Создавайте расписание дел на предстоящую неделю каждое воскресенье. Сядьте в тихом месте и напишите список дел, который вам следует выполнить на следующей неделе. Следите за нагрузкой и не впихивайте в одну неделю сразу все дела. Расставьте приоритеты и запишите только самые важные и срочные задачи. Пока нужно просто записать дела на неделю одним списком, потом мы их разобьем по дням и внесем в наш ежедневник.
В недельный план могут входить как рабочие, так и домашние дела. Не забывайте вносить в свой план маленькие и большие радости. Каждый день нужно себя чем-то баловать, чтобы сохранять работоспособность. Иначе одни рутинные дела могут привести вас к депрессии и нежеланию выполнять намеченный план. Из-за этого многие люди срываются, отказываются от своей мечты, так как загоняют себя в жесткий график и ничем не радуют.
Среди маленьких радостей могут быть прогулки в парке, чтение книги, просмотр фильма, медитация, встреча с друзьями и прочее. Если вы хотите жить полноценной жизнью и достигать поставленных целей, то обязательно вносите в свой план хотя бы маленькие радости. И вы увидите, как работать над целями станет проще.
После того, как вы запишите задачи на неделю, нужно распределить их по дням.
Планирование на день
1 правило. Определите, где вам удобнее всего планировать дела. Это может быть обычный ежедневник или мобильное приложение. На сегодняшний день существует множество инструментов для планирования. Если у вас возникает вопрос, чем пользоваться эффективнее, то однозначного ответа нет, так как все зависит от личных предпочтений каждого человека. Некоторые любят вручную записывать планы в блокнот, другие же считают это устаревшим методом.
Мне же мобильные приложения кажутся более удобными, потому что телефон всегда под рукой и можно быстро определить текущие задачи. Также в него довольно просто вносить поправки. Поэтому уже довольно продолжительное время я пользуюсь приложением для планирования Doit.im. В нем можно распределить дела по категориям, установить напоминание. Единственный минус заключается в том, что это приложение на английском языке. Но если у вас есть хотя бы минимальные знания английского, то вы в нем разберетесь без проблем. Поэтому рекомендую.
Но в целом необходимо пользоваться тем, что удобнее и приносит больше удовольствия лично для вас.
2 правило. Напишите список дел на день. Глядя на свой недельный план, распределите дела по дням и напишите список задач на каждый день. Я не рекомендую привязывать каждое дело ко времени, так как это мало эффективно. Более того, часто случаются форс-мажоры, из-за которых вы будете постоянно выбиваться с плана по времени. Поэтому не стоит этого делать. Лучше просто написать, какие дела вы сделаете утром, какие днем, а какие вечером.
Прежде чем распределять дела на утренние, дневные и вечерние разберитесь, в какое время вы находитесь на пике своей продуктивности. Если утром вам работается легче и быстрее, то на это время пишите самые сложные дела, на день оставляйте дела полегче, а вечером выполняйте самые простые обязанности. Не забудьте включить в свой день какую-нибудь радость и назначьте для нее приблизительное время.
Вот, как может выглядеть ваш план на день:
Утро:
- приготовить завтрак;
- позавтракать;
- написать рекламный текст;
- доработать сайт.
День:
- приготовить обед;
- пообедать;
- настроить рекламную кампанию;
- убраться в доме.
Вечер:
- приготовить ужин;
- поужинать;
- сходить с друзьями в кино.
Составляя план, важно определить оптимальное количество дел на день, чтобы не перегружать себя и не сливать время на бесполезные дела. Отдых, конечно же, важен, но тратить 2 часа времени на бессмысленное пребывание в социальных сетях не нужно.
3 правило. Периодически делайте перерывы. Важно через определенное время делать перерывы и проводить оценку своей результативности. Закройте глаза и расслабьтесь на пару минут. Таким образом, вы сможете эффективно перейти к новому делу.
Иногда приходится бросить незаконченное дело и вернуться к нему позже. Обязательно запишите, где вы остановились. Это облегчит возврат к нему позже.
4 правило. Проанализируйте свой день. Ближе ко сну проанализируйте уходящий день, насколько вы успешно действовали по плану. Вы сделали все, что запланировали? Какие дела показались самыми сложными? Что вас отвлекало и как можно избежать этого в будущем?
Имейте в виду, что для выполнения больших дел может потребоваться несколько дней или недель. Например, сделать сайт — это большое дело, которое следует разделить на более мелкие задачи и распределить их по разным дням.
В конце каждого дня благодарите себя за проделанную работу. Это поможет вам быть благодарными за каждый день и в конечном итоге жить более полноценной жизнью.
Полезные советы
Когда вы на работе, будьте на работе. Когда вы дома, будьте дома. Чтобы жить полноценной и счастливой жизнью, важно сосредоточиться на том, что находится перед вами. Чтобы вы были успешными на работе, вы должны сосредоточиться на текущей задаче. Чтобы вы были успешными в качестве супруга, вы должны сосредоточиться на том, чтобы быть любящим и хорошо выполнять домашние обязанности.
Несколько дополнительных советов:
- Избавьтесь от отвлекающих факторов: не заходите в социальные сети во время работы, отключите телефон, музыку, телевизор и любой посторонний шум, который вас может отвлекать.
- Маленькое дело делайте сразу. Например, если нужно кому-то позвонить, то сразу звоните, не откладывайте мелкие дела.
- Большие задачи разбивайте на несколько мелких, психологически так будет легче и понятней.
- Следите за своей нагрузкой, не переутомляйтесь, не вводите себя в стресс и не забывайте об ежедневных радостях.
А если вы хотите научиться планировать свое время более профессионально, грамотно сочетать все важные сферы жизни, гарантированно достигать поставленных целей и при этом не перенапрягаться, то рекомендую пройти курс «Успеваю все», который ведет эксперт по личной эффективности Анна Всехсвятская. Этот курс разработан специально для женщин. При заказе введите промо-код mir и получите скидку на обучение 10%.
Не зря говорят, что планирование – это инструмент успешных людей. Задумайтесь о том, как много времени вы проводите бесполезно. А все это время можно занять важными делами, которые приведут вас к поставленным целям. Это может быть развитие профессиональных навыков, налаживание отношений в семье, забота о здоровье, красоте и прочее.
planeta-lady.ru
