Тайм-менеджмент – это не страшно: как успевать больше. Тайм менеджмент habrahabr


Тайм-менеджмент: простой эксперимент / Хабр

Многие из нас рано или поздно задумываются о бренности всего сущего, о том, как безрезультатно проходят дни, какими богатыми и счастливыми мы должны были быть сейчас в представлении того прошлого «Я», каким мы были целых полгода-год-два и более назад… Но, вместо того, чтобы претворить свои мечты в реальность, чтобы получить новые навыки и сменить наскучившую и бесперспективную работу, чтобы продумать и закончить свой гениальный или просто хороший проект, способный принести пользу людям, да и просто заработать много или не очень денег, чтобы просто что-то наконец-таки изменить в своей жизни к лучшему, мы встаем и идем на эту работу, мы приходим домой уставшие, запускаем «World of Tanks» на компьютере или идем в бар с друзьями и говорим себе, что сегодня мы просто обязаны отдохнуть, а вот завтра обязательно начнем что-то делать. Или послезавтра, ведь завтра еще целый день акции с утроенным опытом…

И я не исключение.

Чтобы прервать этот порочный круг, я решил, что первым делом мне нужно стать более организованным и исполнительно, начать планировать свою жизнь и делать то, что я запланировал. И, как можно было догадаться из тегов статьи, мой взор упал на тайм-менеджмент и методику GTD. Конечно, все мы не раз читали истории про то, как какой-нибудь парень, у которого полный бардак в жизни, вдруг решал измениться, внедрял ту или иную методику планирования времени, и он становился счастливым/богатым/знаменитым/просто клёвым парнем. Но в чём проблема данных статей? Во-первых, в том, что данные методики зачастую требуют их досконального изучения и серьезной подготовки, которая может занимать даже не несколько часов (например, как предлагает Дэвид Аллен: взять кучу коробок, папок, записать все дела на бумажках и с каждой что-то сделать…), что является для нас, любящих всё неинтересное и неприятное делать завтра, лишь поводом отложить все до лучших времён, когда будет больше свободного времени (хотя, зачастую, его итак полно). А во-вторых, соблюдение всех правил с непривычки может показаться очень утомительным и быстро привести к мысли «зачем тратить время, всё равно результатов никаких не заметно». Вся деятельность авторов данных историй строилась на высокой мотивации, а вопрос, как достичь подобной мотивации, прийти к осознанию, насколько плоха и бесперспективная текущая ситуация, остается в стороне.

И чтобы перестать откладывать на завтра и после не сорваться и не плюнуть на всё, внедряя одну из бесчисленного количества единственно верных и супер-эффективных методик, я подумал, что хорошей мотивацией для этого будет вариант, в котором я начну с малого, а потом проанализирую результаты. Для этого я решил проверить, насколько эффективнее станет моя жизнь, если я просто начну планировать свой следующий день и стараться следовать плану, а также решить, достаточно ли просто вести список дел или лучше планировать свой день по минутам. Я провёл небольшой эксперимент, который занял у меня 3 недели.

Неделя 1
В первую неделю я решил не заниматься никаким планированием, но в конце каждого дня записывал, что из того, что нужно было или что я надеялся сделать в течение дня, было сделано, а что нет. То есть я делал всё, как и раньше, что позволило без особых волевых усилий начать эксперимент, а, как вы знаете, начать – самое сложное в любом деле.

Далее давайте посмотрим, каким сознательным и ответственным я был в течение первой недели.

Хочу отметить, что здесь и далее я не записывал задачи, которые являются очевидными и в любом случае будут выполнены (такие как «сходить на работу», «встретиться вечером с друзьями», «сдать экзамен», «купить пива» и т.п.) или не срочные и необязательные задачи (например, «прочитать висящую неделю во вкладках статью с хабра» и т.п.), а также не заносил рабочие задачи, так как они возникали спонтанно и решались обычно в течение того же дня. Я перечислил задачи, которые нужно обязательно или желательно выполнить в этот день, но которые я мог забыть выполнить или которые мне могло было быть лень выполнять. Задачи, которые не были выполнены, обычно переносились на другой день.

Результаты 1 неделиДень 1 — Прочитать и выучить 5 билетов по философии + Договориться о встрече + Почистить ноут — Скачать и установить Antichamber + Пропылесосить ковер — Помыть холодильник и микроволновку — Позаниматься английским — Поработать над проектомДень 2 ± Прочитать и выучить 5 билетов по философии + Сходить в Метрику — Обновить драйвера на видеокарту ± Скачать и установить Antichamber + Почитать про работу с выделенным сервером и его настройку ± Помыть холодильник и микроволновку — Позаниматься английским — Поработать над проектом — Оплатить VPSДень 3 ± Прочитать и выучить 5 билетов по философии — Выкинуть ковер к чертям + Сходить за продуктами + Обновить драйвера на видеокарту — Купить герметик + Установить Antichamber + Позаниматься английским — Поработать над проектом + Оплатить VPS — Перенести БД и файлы с хостинга на серверДень 4 ± Прочитать и выучить 5 билетов по философии + Купить герметик — Выкинуть ковер — Позаниматься английским ± Поработать над проектом — Перенести БД и файлы на сервер + Лечь пораньше — Скачать аудиокнигуДень 5 — Прочитать и выучить 5 билетов по философии + Сходить в кино — Выкинуть ковер + Скачать аудиокнигу + Позаниматься английским — Поработать над проектом — Перенести БД и файлы на серверДень 6 ± Прочитать и выучить 5 билетов по философии ± Разложить вещи по своим местам + Выкинуть ковер — Позаниматься английским — Поработать над проектом + Перенести БД и файлы на серверДень 7 + Выучить 20 билетов по философии (или хотя бы прочитать) + Разложить вещи по своим местам + Сходить за продуктами — Позаниматься английским — Поработать над проектом Как вы могли догадаться, сознательным и ответственным я не был совсем: о выполнении многих задач я или не вспоминал, или вспоминал слишком поздно, чтобы их можно было/хотелось бы выполнить. Многие задачи переносились на другой день (а иногда и не один раз). Также сложно было выделить время на такие постоянные задачи, как работа над проектом или изучение подготовка к экзаменам, так как в виду их несрочности было сложно заставить себя не отложить все на завтра.
Неделя 2
Наглядно убедившись, какой я разгильдяй, я был в достаточно боевом настроении, чтобы во вторую неделю начать составлять простой план на следующий день. Для этого в конце каждого дня я составлял список дел на следующий день (некоторые задачи сразу записывал на другие дни), которые нужно или очень хотелось бы выполнить. Над системой приоритетов я не парился, а особо важные дела просто отмечал особым образом (обычно так: «!!!!!!!!!!!!!!!»).

В течение дня я время от времени заглядывал в список и выполнял дела из него или планировал их выполнение на ближайшие час-два. Изменило ли это мою жизнь и привело ли меня это к богатству и славе? Давайте посмотрим.

Списки задач 2 неделиДень 1 + Настроить FTP + Разобраться с SSH + Настроить SSH — Установить git на сервер + Позаниматься английским + Скачать новой музыки на телефонДень 2 + Купить шторы + Купить дверную ручку + Разобраться таки с Gitом и установить его на сервер + Положить денег на телефон ± Позаниматься английским + Поработать над проектомДень 3 — Погладить и повесить шторы + Прикрутить дверную ручку + Скачать книгу про быстрое чтение + Сходить за продуктами ± Позаниматься английским — Поработать над проектомДень 4 + Погладить и повесить шторы + Забрать полис + Купить средство от тараканов + Подготовить темы к экзамену по английскомуДень 5 + Позвонить брату + Договориться с друзьями о встрече + Купить цветы + ОтдохнутьДень 6 + Купить обувь + Купить бальзам после бритья + Почистить ноут от пыли + Скачать несколько новых книг + Поработать над проектомДень 7 + Пропылесосить пол + Сходить за продуктами + Позвонить другу + Позаниматься английским + Поработать над проектом Итак, что я могу сказать по поводу прошедшей недели? Нет, великим я не стал, но результаты оказались очень даже положительными: поглядывание на список в течение дня помогало не забыть выполнить задачи, привязанные к месту или времени, а также распределять более длительные задачи (как, например, подготовка к экзамену по философии) в течение всего дня для пущей эффективности. Проблемы возникали разве что в конце дня, когда приходилось бороться с ленью, чтобы доделать все задачи до конца, а не забить на все и поиграть в танки. Но к 4 дню это уже стало входить в привычку.
Неделя 3
К третьей неделе я уже созрел, чтобы попробовать следующую ступень планирования. В эту неделю я решил составлять жесткий график заданий на следующий день, расписывая все свободное время. Даже ночное (да, я просто писал, что в это время я сплю).

Теперь-то уж я точно обречен на успех, думаете вы? Не буду томить вас, скажу сразу. Итак. Нагнетаем интригу… По сравнению с предыдущей неделей… Я могу сказать… Что… Барабанная дробь… Ничего особо не изменилось! Да, так и есть. Печаль.

Почему, спросите вы, что же не так? Это ж были гениальный и идеальный в своей продуманности план, что же пошло не так? Давайте взглянем на мои сжатые распорядки дня, которые я составлял в течение недели. Также рядом с запланированным временем каждой задачи я писал и реальное время исполнения, если оно отличалось, а также курсивом неожиданно возникшие незапланированные дела или отмененные запланированные.

Гениальные планы 3 неделиДень 1 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 18:00 – 19:15 Дорога домой, купить линзы 19:15 – 20:20 Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:20 – 20:50 Отдых (здесь и далее – всё, что угодно: чтение книги, компьютерные игры, просмотр фильмов/сериалов, чтение хабра и прочие развлечения) 20:50 – 21:20 Позаниматься английским 21:20 – 23:30 Поработать над проектом 23:30 – 00:00 (23:30 – 00:15) Мелкие дела (всякие дела, каждое из которых занимает не более 5-10 минут, включая планирование следующего дня) 00:00 – 00:30 (00:15 –00:40) Отдых 00:30 – 00:45 (00:40 – 00:50) Приготовиться ко сну 00:45 – 07:15 СонДень 2 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 13:00 – 13:45 Забрать аспирантский билет 13:45 – 14:00 Заказать справку в военкомат 17:00 – 17:05 Звонок другу 18:00 – 18:50 Дорога домой 18:50 – 20:00 Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:00 – 20:30 Отдых 20:30 – 21:00 Позаниматься английским 21:00 – 22:30 Поработать над проектом 22:30 – 23:30 Отдых 23:30 – 00:00 Мелкие дела 00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну 00:45 – 07:15 СонДень 3 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 18:00 – 19:10 Дорога домой + купить продукты 19:10 – 20:10 Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:10 – 20:40 Отдых 20:40 – 21:00 (20:40 – 21:20) Поискать подходящие тренажерные залы и бассейны 21:00 – 21:10 (21:20 – 21:30) Скачать новый альбом Тараканов 21:10 – 21:40 (21:30 – 22:00) Позаниматься английским 21:40 – 23:00 (22:00 – 23:00) Поработать над проектом 23:00 –23:30 Отдых 23:30 – 00:00 (23:30 – 00:00) Мелкие дела 00:00 – 00:30 Отдых 00:30 – 00:45 (00:00 – 00:10) Приготовиться ко сну 00:45 – 07:15 (00:10 – 07:15) СонДень 4 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 13:00 – 13:30 Купить новую мышь 18:00 – 18:50 Дорога домой 18:50 – 19:00 (18:50 – 19:10) Забрать паспорт и регистрацию 19:00 – 20:10 (19:10 – 20:15) Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:00 – 20:30 (20:15 – 20:30) Позаниматься английским 20:30 – 23:30 Кино 23:30 – 00:00 Мелкие дела 00:00 – 00:30 Отдых 00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну 00:45 – 07:15 СонДень 5 07:15 – 08:10 Умыться, позавтракать, собраться на работу 08:10 – 09:00 Дорога на работу 09:00 – 18:00 Работа 12:30 – 14:00 Забрать справку для военкомата 18:00 – 18:50 Дорога домой 18:50 – 20:00 Переодеться, приготовить ужин, поужинать 20:00 – 20:15 Мелкие дела 20:15 – 23:00 (20:15 – 00:00) Бар 23:00 – 01:00 (00:00 – 01:40) Танки! 01:00 – 01:15 (01:40 – 01:50) Приготовиться ко сну 01:15 – 10:00 (01:50 – 10:00) СонДень 6 10:00 – 10:30 Умыться, позавтракать 10:30 – 11:30 Позаниматься английским 11:30 – 12:00 Отдохнуть 12:00 – 15:00 (12:00 – 17:00) Купить одежду 15:00 – 15:30 Пообедать 15:30 – 16:00 (17:00 – 17:30) Позаниматься английским 16:00 – 18:00 (17:30 – 18:30) Поработать над проектом 18:00 – 19:00 (19:00 – 19:30) Отдохнуть 19:00 – 20:00 (Не получилось) Сходить на пробежку Незапланированное дело (19:30 – 22:30) Встреча 20:00 – 22:00 (Не получилось) Уборка 22:00 – 23:40 (22:30 – 23:40) Поработать над проектом 23:40 – 00:00 Мелкие дела 00:00 – 01:45 Отдых 01:45 – 02:00 Приготовиться ко сну 02:00 – 11:00 (02:00 – 11:30) СонДень 7 11:00 – 11:30 (11:30 – 12:10) Умыться, позавтракать 11:30 – 13:00 (12:10 – 13:20) Уборка 13:00 – 13:30 (13:20 – 14:00) Отдых 13:30 – 14:00 (14:00 – 14:45) Позаниматься английским 14:00 – 14:30 (14:45 – 15:20) Обед 14:30 – 15:00 (Отказался) Отдых 15:00 – 17:00 (15:20 – 17:00) Поработать над проектом 17:00 – 20:00 (17:00 – 21:00) Встреча 20:00 – 20:30 Ужин 20:30 – 21:30 (21:00– 21:30) Отдых 21:30 – 22:30 Поработать над проектом 23:30 – 00:00 Мелкие дела 00:00 – 00:30 Отдых 00:30 – 00:45 Приготовиться ко сну Конечно, может быть я что-то неправильно делал, или просто у меня такая крайне сложная и насыщенная событиями жизнь (сарказм), но у меня (как и у любого обычного человека) время от времени возникали непредвиденные дела, или запланированного времени на какую-либо задачу просто не хватало, что приводило к смещению всего остального графика, который не всегда легко было выровнять (смещения на 5-10 минут я зачастую даже не отмечал, это было в порядке вещей). А это лишняя спешка, стресс и неудовлетворенность от прошедшего дня.

Что ж, давайте проанализируем все вышесказанное и посмотрим, что получилось в итоге.

Выводы
Эффект от введения системы планирования времени довольно ощутим. Количество невыполненных задач (забытых или из-за лени) существенно снизилось. Я нашел время и силы, чтобы продвинуться в некоторых своих начинаниях дальше (таких, как занятия английским и работа над проектом), чем за все предыдущее время, и переделал множество дел, откладывающихся на завтра неделями.

Как видно, ведение простого списка задач на день является хоть и простым в исполнении, но не самым эффективным вариантом

Строгое планирование дня является излишним, т.к. не всегда можно достаточно точно оценить время выполнения задачи, а также всегда есть вероятность появления незапланированных дел и возникновения различных ситуации, из-за чего распорядок сбивается и приходится отказываться от некоторых одних дел или ужимать другие. Также есть задачи, которые могут быть выполнены за 5-10-20 минут, и зачастую нет смысла (да и просто лениво) планировать их на определенно время, а лучше просто выполнить в свободный промежуток или сразу пачкой за раз (такие дела я объединил в пункт «Мелкие дела», который изначально первые пару дней мной расписывался подробно). Проще выполнять эти дела, когда есть перерыв между обязательными задачами или выделить время на выполнение сразу «пачки» таких задач (что опять-такие не всегда возможно).

Итак, наиболее удачной является комбинация второго и третьего способов: задачи, которые необходимо выполнить в определенное время, заносятся в план на день, другие необязательные или не привязанные к времени просто идут отдельным списком. Это позволяет контролировать свой день и к тому же обеспечивает достаточную гибкость, чтобы отказаться от наименее важных задач в случае возникновения непредвиденных дел и избежать ненужной спешки при выполнении остальных дел.

Конечно, я не могу уверять, что данная система является непреложной истиной, перекрывающей по значимости и эффективности все другие многолетние разработки в области тайм-менеджмента, и что она подойдет всем и каждому. Зачем же я написал эту статью, спросите вы (кроме того, конечно же, чтобы получить инвайт)? Затем, чтобы вдохновить своим примером других, чтобы показать, что каждый может, проведя такой несложный эксперимент, не только перестать откладывать всё на завтра и сделать первые шаги в организации и планировании своей жизни, но и прийти к пониманию, какие принципы и методики подходят именно Вам. Ведь этот эксперимент – просто первый шаг, который позволяет получить начальные навыки планирования времени и мотивацию к дальнейшему изучению различных методик и подбору для себя наиболее подходящей.

Спасибо за внимание.

habr.com

Личный тайм-менеджмент / Хабр

Почитав недавний топик про лягушек я понял, что Хабрасообщество не очень хорошо ориентируется в вопросах тайм-менеджмента и многие никогда не занимались построением своей тайм-системы.

Поэтому я попробую исправить этот недочёт.

Под катом Вы не найдёте каких-то инновационных моделей управления временем. Это будет фундамент, основа, без которой нельзя обойтись людям, которые заботятся о своём будущем, о своём благосостоянии и личностном развитии.

Welcome!

Планирование

Это самый основной пункт в управлении временем. Что бы успевать всё вовремя, делать значительно больше, чем делали ранее, необходимо заниматься планированием своего дня. Казалось бы — банальность, но при этом многие люди пренебрегают данным делом, которое отнимает всего 5-10 минут Вашего времени в день. Планировать дела нужно и нужно это делать каждый день. Только так станет ясна картина со всеми Вашими проектами и начинаниями, только так Вы поймёте — куда идёте, к чему стремитесь, как близко Вы подошли к Вашей Цели и сколько всего еще осталось сделать. Только так Вы сможете не зарыться в рутину каждодневных дел и всегда видеть то Главное, ради чего живёте и работаете.

Инструментарий

Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно не важен и лежит исключительно в плоскости Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для Вас удобен. Если у Вас много встреч, то оптимальными вариантами будут бумажный ежедневник или коммуникатор, если Вы почти всё время находитесь за компьютером, то это может быть Google Calendar или иной софт. Лучше, что бы была возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютером, что бы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Если работаете на ноутбуке, но не всегда есть интернет — хороший инструмент планирования — это Outlook. Удобный интерфейс, большие возможности и хорошая гибкость.

В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений.

Методы

Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.

Дела могут подразделяться на 3 типа:

— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время) — Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание) — Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта). — Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)

Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.

Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.

При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа: — Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время) — Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)

Об этом я расскажу на своём примере.

Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.

Как строится работа: У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.

Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.

В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.

Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.

Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.

А теперь о том, как я формирую порядок дел.

Приоритеты

Это тоже один их ключевых моментов при построении своей тайм-системы. Нужно уметь расставлять приоритеты своим делам и следовать заданному графику. Если откладывать сложные и важные дела на конец для, то можно просто не успеть выполнить задачу и, в итоге, получить люлей от начальства чувствовать себя не очень комфортно из-за срыва сроков.

Поэтому, планируя свои дела — всегда расставляйте приоритеты. Вначале должны идти первостепенные дела, которые не терпят отлагательств. Потому-что если промахнуться со сроками — у нас всегда будет резерв времени, который мы можем забрать с менее срочных дел.

Самый простой способ и один из самых действенных — выписывать список дел в порядке убывания срочности. Именно таким образом я и строю свой день — с утра начинаю решать самые срочные вопросы, а к вечеру остаются дела, которые можно отложить до следующего, более разгруженного, дня.

Очень важен вопрос о постоянно возникающих перманентных срочных задачах. К примеру, Вы запланировали проработку архитектуры системы, которая требует от Вас максимальной сосредоточенности и внимания. И в самый разгар работы к Вам поступает задача решить вопрос с заказчиком (исправить баг на сайте). Ничего страшного, что Вы прервёте проработку архитектуры. Доведите до логической точки и принимайтесь за супер-срочную задачу. Много времени Вы не потеряете, а лояльность начальства и клиента повысите.

Не бойтесь менять свой дневной план. Не бойтесь вписывать туда дела, о которых вечером вчерашнего дня или утром сегодняшнего даже не подозревали. Менять план не только можно, но и нужно. Иначе вы потеряете гибкость и мобильность. Но, если супер-срочных дел не появляется, старайтесь следовать заложенному графику.

Лягушки

Я уверен на 100%, что у каждого человека есть такие дела, которые не хочется выполнять, которые влекут за собой неприятные ощущения, отнимают много сил, не интересны сами по себе и выполнение которых откладывается постоянно изо дня в день. Такие дела называются на тайм-менеджерском языке «лягушками».

Это может быть поход в сбербанк, где необходимо будет отстоять в очень большой очереди. Это может быть звонок заказчику, которому необходимо сообщить о том, что проект затягивается. Это может быть написание годового отчета. В общем, любое занятие, которое совсем не хочется делать, но рано или поздно выполнить его необходимо.

Что делать с лягушками: Всё очень легко — нужно просто каждый день «съедать» по одной. Выписать на отдельный листок/отдельную вкладку/отдельный файл весь список лягушек и «съедать» каждое утро по одной. Вы удивитесь, но через пару недель у Вас не останется ни одной лягушки и кошки, которые постоянно скребут на душе из-за этого, пропадут без следов. Дышать станет легче. Да и каждый вечер, возвращаясь домой, вы будете довольны от того, что сделали важное дело, которое так долго висело у Вас в мозгу и не давало спокойно порассуждать о жизни и своих делах.

Плюс — это неплохой мотиватор для продуктивной работы. Вы расправились с «лягушкой» и теперь любое дело для Вас ерунда.

Ешьте «лягушек» и настроение станет заметно выше.

Слоны

«Слонами» на тайм-менеджерском языке называются те дела, к которым Вы не знаете, как подступиться и с чего начать. «Слонами» можно назвать сложный объёмный проект, написание диплома и многое другое. То, что при первом взгляде кажется очень сложным и очень трудоёмким.

Как быть со «слонами»: Сами понимаете — проглотить целого «слона» за раз практически невозможно. Но возможно нарезать его на «бифштексы» и съесть их по-одному. Улавливаете мысль?

Если мы руководим проектом, то первое, что нужно сделать — это разбить его на маленькие составляющие («бифштексы»). Например: — Написание ТЗ — Подбор команды — Составление тайм-плана — Разработка дизайна — Доработка модулей CMS под задачи — Тестирование — И т.д.

Видите — как одна большая непонятная задача превратилась сразу в набор несложных действий. Пример, конечно, примитивен, но хорошо показывает смысл, поэтому, не обессудьте :)

Поэтому, прежде, чем приступить к большой сложной задаче, разбейте её на много маленьких составляющих и приступайте к работе. Вы и сами не заметите — как всё легко пойдёт и от «слона» останется только хобот и уши.

Отдых

Как это ни странно, но отдыхать нужно обязательно. Не будет отдыха — не будет и плодотворной работы.

Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать: — сон 8 часов — отключение от рабочих вопросов

сон 8 часов

Восьми-часовой сон кому-то может показаться растратой времени, но он необходим. Восемь часов — это то время, за которое наш организм успевает отдохнуть на 100%. Для кого-то эта цифра не очень удачна. Для меня например, лучше поспать или семь или девять часов, но не восемь. Я не знаю — от чего это зависит, но, наблюдая за собой, пришёл к выводу, что я работаю гораздо более продуктивно именно после семи- или девяти-часового сна.

Понаблюдайте за собой и Вы поймёте — что удобнее для Вас. Но не опускайтесь ниже семи ни в коем случае иначе Вы будете просто бесполезны днём. Сэкономленный час ночью выльется для Вас в полный провал во время рабочего дня.

Естественно, я не беру в расчёт такие моменты жизни, когда происходят факапные сдачи проектов, например. Тут уж если хоть немного поспал — и то радость. Но в обычные дни не превращайте своё расписание в ежедневный факап. Жизнь дороже, чем работа. Пусть она даже приносит огромное удовольствие.

Отключение от рабочих вопросов

Не берите работу на дом. Дома нужно отдыхать. Общаться с семьёй, девушкой, друзьями, смотреть ТВ, пить пиво, пойти погулять, зайти в ресторан/кафе поужинать, поиграть в игрушку, посмотреть очередную серию Доктора Хауса. Но не работать. Отключайтесь от работы. Только так Вы сможете полностью восстановить силы для следующего дня.

Находясь на работе, отключайтесь на некоторое время. Сходите покурить или просто прогуляться. Выпейте чаю. Откройте Хабр. Отключитесь от работы. Подумайте о жизни, позвоните другу, поболтайте на отвлечённые темы с коллегами.

Главное, что бы это не занимало 90% рабочего времени. :) Хотя, с наступлением кризиса таких людей почти не осталось в компаниях.

Очень хорошая практика — тратить 30% времени на подобные дела или свои проекты, а в остальное время сосредоточенно работать. Если Вы установите такой лимит, то отдыхать или заниматься своими проектами Вы будете с гораздо большим удовольствием и чистой совестью. Работать 100% нельзя. Никакого удовольствия это не принесёт, а нет удовольствия — нет смысла работать.

Мотивация Ну и последний момент, на котором хочется заострить внимание — это мотивация. Бывают такие моменты, когда не хочется делать абсолютно ничего. Хочется открыть Хабр, например, и зависнуть тут на весь день, время от времени подходя к кулеру, что бы налить очередную чашку чая.

Для таких моментов у меня есть один интересный приём, подсмотренный в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв». Называется он «календарик-пинарик».

Выглядит примерно следующим образом:

Это разлинованный листок, подклеенный к блокноту, который я всегда ношу с собой. Каждая клеточка означает один день моей жизни. Я разлиновал листок до своих тридцати лет, то есть, к тому моменту, как я закрашу все клетки, мне должно исполниться тридцать лет.

Каждый вечер я открываю листок, что бы зачеркнуть или закрасить клеточку, которая символизирует очередной прошедший день. Если день, по-моему мнению (да, я с собой абсолютно честен) получился продуктивным, то закрашиваю полностью, если день был вялый и я не сделал того, что запланировал, то ставлю крестик. Таким образом я решаю сразу два вопроса мотивации: — общее количество помеченных клеток показывает — как быстро летит время и как мало осталось до моего тридцатилетия. Скоротечность времени я смог понять только тогда, когда завёл себе «пинарик». — Количество продуктивных дней в общем ритме моей жизни. Когда я только начал отмечать дни, я понял, как много дней у меня уходит впустую. У меня были одни сплошные крестики. Буквально только парочка сплошных клеток. Я стал стремиться делать больше, что бы вечером с чистой совестью закрасить клеточку, как бы говоря себе о том, что день сегодня был продуктивный и я молодец. Таким образом, у меня теперь в среднем раз в неделю бывает крестик, а в остальные дни сплошная закраска. Раньше было наоборот. И только благодаря «пинарику» я смог замотивировать себя на более продуктивное времяпрепровождение.

Попробуйте и Вы. 30 секунд времени каждый день — это мало. Но только так Вы поймёте — как быстро летит время и как оно невосполнимо.

Вывод: Планируйте свою жизнь. Потому-что, если нет плана, то нет чёткого пути к своей цели. А нет пути — цель недостижима. И она навсегда так и останется мечтой. А жить без цели — скучно.

Удачи Вам в работе и личных делах. Стройте планы, будьте честны сами с собой. И берегите Время. Это ценный ресурс, который невозможно купить.

Всех благ.

habr.com

Тайм-менеджмент для разработчика / Хабр

Когда вы только начинаете работать, то у вас все ясно и понятно, задач не так много, вы представляете как с ними работать. Но со временем появляется мысль «у меня столько задач!!! что с ними делать? за что взяться?», либо просто приходит осознание, что задач накопилось очень много. В этом случае вам поможет тайм-менеджмент.

Как правило, у многих он ассоциируется с жесткими привязками ко времени и четким заранее составленным планом. Но все знают, что разработчиков нельзя загонять в рамки. Тем не менее каждый разработчик должен уметь правильно и эффективно организовать/спланировать своё рабочее время. Давайте подумаем как можно подойти к этому процессу.

Тайм-менеджмент по сути это совокупность действий по тренировке осознанного контроля над временем, посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и эффективность.

Как правильно подойти к этому процессу? Мне нравится подход в гибких методологиях разработки. Чем же они так нравятся разработчикам? Думаю, что тем, что их можно подстраивать под себя. Главная идея, из которой я предлагаю исходить — это набор правил, при этом каждый может выбирать из них те, что подходят именно ему, может дополнять, исходя из своих потребностей.

В этой статье я попробую сформулировать те правила, к которым пришла для себя за время своей работы, глядя на то, что было бы полезно мне и членам моей команды.

Для начала рассмотрим основную идею тайм-менеджмента. То есть возьмем то, что не напугает разработчика. Принцип, который необходимо положить в основу — составление списка задач. Посмотрите на свои задачи и проставьте у каждой приоритет и сколько вы думаете затрать на нее времени (да, оценивать правильно временные затраты тоже нужно уметь, но это отдельная тема). Если у вас слишком много задач, то подумайте, по какому критерию вы можете сократить рассматриваемый список задач. Например, вы можете отобрать только задачи в ближайшую версию исправления, только задачи в текущий спринт (если вы работаете по Scrum) и так далее. И именно с этим списком и стоит работать.

Итак, все дела списка разделите на 4 группы: Срочные и важные; Важные, но не срочные; Срочные, но неважные; Не срочные и неважные.

Теперь у каждой задачи проставим время, которое мы потратим на ее решение. И, помня, что у нас всего 8 рабочих часов в день, составим список задач на сегодня. Это правило 1. В отличие от позиции тайм-менеджмента, что список стоит составлять накануне вечером, я считаю, что нужно составлять этот список, как только вы придете на работу. То есть в начале рабочего дня. На мой взгляд, в этот момент вы более четко понимаете состояние дел. Накануне вечером можно сделать пометки, что бы вы хотели сделать завтра. Так вы будете видеть перед собой ЦЕЛЬ.

Правило 2 Очень важно, что все задачи вы должны планировать исходя из того, чтобы сделать их ровно в рабочий день. Никак не больше. Не планируйте работать сверхурочно без крайней необходимости. Это приведет только к усталости. Лучше потратить свободное время на саморазвитие и чтение профессиональной литературы.

Правило 3 Не забудьте учесть, что у вас чистых рабочих меньше, чем 8 часов. Нужно учесть время на перерывы, отдых физический. Разработчик не должен все время сидеть за компьютером. Запланируйте, что хотя бы по 15 минут каждые два часа вы будете выгонять себя, вставать и просто пройдетесь и проветритесь. При этом эффективность работы только вырастет. Это поможет, не теряя темпа, успеть сделать то, что не смог бы сделать без отдыха. НО, не нужно злоупотреблять. На перерыв можно потратить максимум полчаса, иначе мозг слишком расслабляется и теряется рабочий настрой.

Правило 4 В этом списке должны быть не только важные и долгие задачи, но и лёгкие, быстрые, чтобы на них можно было переключить внимание, расслабиться. Для разработчика это крайне важно. Задачи можно выполнять в любом порядке, но тем не менее рекомендуется начинать с важных. И обязательно начать с тех, которые меньше всего хочется делать.

Правило 4* Установите лимит времени на решение задачи. Если вы безрезультатно (именно безрезультатно!) сидите над задачей больше 2 часов, то пришла пора переключиться на другую задачу. У вас в списке есть такие задачи в разряде простых. Мы их специально для этого и включили.

Если вы пообещаете себе, что посвятите сегодня той или иной задаче не более часа или двух, начать работу с ней станет намного легче. Также имеет смысл устроить мозговой штурм, привлечь коллег.

Правило 5 Составьте список минимум и список максимум. Список минимум должен быть выполнен обязательно. К тому же при его выполнении вы почувствуете удовлетворенность собой. Список максимум нужен, если останется время. Если вы не успели свою программу минимум, то вы неправильно оцениваете свои силы, нужно подходить к этому более тщательно.

Если вы научились выполнять список минимум и у вас уже который день подряд остается время на список максимум, то пора увеличивать список минимум. И да, опять же — снова смотреть почему вы неправильно оценили время на задачи.

Правило 6 Зафиксируйте где-то список: на бумаге или в электронной версии. Но так, чтобы он был у вас перед глазами. Это поможет видеть сколько уже сделано и сколько еще осталось. Также вы получите эмоциональное удовлетворение при вычеркивании очередной задачи из списка, а это даст дополнительную мотивацию. Поэтому очень важно именно вычеркивать задачи, а не удалять.

Правило 7 Запланируйте время на форс-мажоры. Как гласит закон Мёрфи “если что-то может случиться, то это обязательно случится”. Как правило, разработчики чувствуют такие моменты.

Теперь рассмотрим работу с тяжелыми задачами. Теми, которые почему-то кажутся нам неподъемными. Как восход на Эверест. Они пугают нас либо тем, что мы не знаем как к такой задаче подступиться, либо нам не хочется общаться с ее автором/заказчиком. Следующие несколько правил именно о таких задачах.

Правило 8 Если у вас появилась неподъемная задача, за которую вы не хотите приниматься или не знаете как оценить, то она должна встать первой в вашем списке. Это потенциальная черная дыра и может оказаться неразрешимой для вас (потребуется помощь другого, привлеките его) или слишком затратной по времени, что грозит тем, что вы ее просто не успеете сделать. Начните с нее, возвращайтесь к ней в течение дня, пока она не станет для вас понятной, попробуйте разбить ее на более мелкие. Также может помочь просто рассказать кому-то из коллег о задаче, отобразить ее на доске или даже просто рассказать вслух о проблеме. Как только хочется отложить задачу на завтра, то это знак, чтобы заняться ей прямо сейчас.

Небольшой лайфхак: старайтесь выполнить задачи так, чтобы если у вас и осталась эта неподъемная задача, то только она одна. Иначе у вас не будет удовлетворения и будет зависание на одной этой задаче и ряд невыполненных других.

Правило 9 Если вам нужна концентрация, используйте турбо-режим. Он действительно работает. Для этого на определенное время отключите все средства связи (skype, icq и др.), поставьте табличку, чтобы вас не отвлекали, оденьте наушники и не реагируйте ни на что. В эти 25 минут вы занимаетесь только решением одной конкретной задачи. Не отвлекайтесь ни на что. Главное не злоупотреблять этим, особенно в крупных компаниях. “Помидорка” должна требоваться вам максимум 2-3 раза в день.

В работе каждого разработчика важна мотивация. Это, конечно, отдельная тема, но способствует выполнению составленного списка. Поэтому ей посвящены следующие несколько правил.

Правило 10 Мотивируйте себя. Мотивация это тоже часть работы над собой. Увидев что-то мотивирующее, не забывайте про это через пять минут, сохраните и возвращайтесь к этому за дополнительной дозой мотивации. Пусть это будет фото Стива Джобса, или ваш ребенок, ради которого вы хотите стать лучше, или даже песня, которая помогает вам работать.

Правило 11 Музыка также может мотивировать. И поможет сконцентрироваться. Подберите для себя такие плейлисты. Тем не менее, не стоит постоянно сидеть в наушниках. Уделяйте время и коллегам. Также есть мнение, что помогают сконцентироваться звуки шумов: звук поезда или перелета.

Правило 12 Ставьте себе цели. Да, они должны быть какие-то в стиле “сегодня я сделаю список минимум” или “сегодня сделаю эту задачу обязательно”. Важно к чему-то стремиться. Всегда к чему-то стремиться. Подумайте, к чему приведет в перспективе решение вашей задачи, как отразиться на работе программы, что даст пользователю. Представьте общую картину, как будет работать продукт, если вы сделаете задачу и если нет.

Правила 13 и 14 То, что вы и так наверняка знали: обязательно высыпайтесь перед работой и не переедайте в обед. Это приводит к лени, что плохо сказывается на работе.

В заключение я хочу привести два наиболее действенных способа мотивации, на мой взгляд.

Первый иллюстрируется фразой Артемия Лебедева «Как поддерживать мотивацию? Да никак — оставайтесь в жопе».

Второй заключается в том, чтобы ничего не делать. В буквальном смысле НИЧЕГО. Потому что, когда мы начинаем лениться, мы читаем статьи в интернете, смотрим видео на youtube, переписываемся с кем-то и т.д. Поэтому, по своей сути наша лень — это бесполезные действия.

Как же это работает? Вы решаете (а лучше — записываете на бумаге), во сколько вы это дело начнете и сколько времени будете им заниматься. Допустим, вы начнете заниматься задачей. Пусть это будет, к примеру, 11:00. В 11:00 вы начинаете бороться с ленью, а именно — ничего не делать. То есть вы перестаете вообще что-либо делать. Просто сидите или стойте. Лежать не надо, это приведет организм в состояние сна. Вскоре вы почувствуете, что можете приняться за задачу.

Если же во время работы вы снова почувствуете приступ лени — опять прекращаете что-либо делать. И вскоре снова вернетесь в работоспособное состояние.

habr.com

Тайм-менеджмент — это действительно просто / Хабр

Сначала они не замечают тебя, потом смеются над тобой, потом борются с тобой. А потом ты побеждаешь. Махатма ГандиЭффективность направлена на максимальное приближение к цели, рациональность — на максимально экономное выполнение процесса. Тим Феррис Был очень рад прочитать сегодня статью «Тайм-менеджмент: эволюция». Человек рассказал, что и как получилось. Хочу рассказать немного о том, почему, на мой взгляд, так произошло.

Я являюсь автором вебинара по управлению временем и ряда других популярных статей, в частности, про модели реальности.

Сейчас, спустя год, могу сказать, что тайм-менеджмент — это очень просто. После того, как все принципы перешли на уровень подсознания.

Если сказать коротко, то смысл тайм-менеджмента в повышении своей эффективности. Это как сверхзадача у актера по Станиславскому — то есть за всей игрой на сцене стоит некий смысл, выражающийся одним предложением. Практически как мораль в басне.

Итак, я считаю, нужно уметь делать следующее:

  • Не делать ненужные вещи (принцип Парето), на каждую задачу смотреть под углом, как ее не делать, как отложить ее решение, или как передать другому;
  • Выделять нужные вещи. На практике часто нельзя поставить приоритеты 1,2,3 — поэтому нужно составить список нужных вещей, затем отфильтровать с точки зрения отказа от каждой задачи;
  • Делать до конца одну-две нужные (читай, важные) вещи в день, и делать эффективно. Значит, научиться оценивать свою эффективность и постоянно ее повышать, доводя каждую задачу до логического конца.
Вот и все. Больше ничего знать про тайм-менеджмент не надо, нужно брать все инструменты и пробовать их на себя (все эти матрицы Эйзенхауэра, блокнот). И в практике, за счет очень мелких итераций и проб, отсекаются ненужные и остаются только работающие лично для вас вещи.

В каком-то смысле, эволюция — очень точная аналогия. Тот, кто изучал ТАУ (САУ, ТАРиУ и т.д.), знает о системах с отрицательной обратной связью (где на вход подается сигнал с выхода с отрицательным знаком, такие системы — основа робототехники). Вы — как такая система, на входе у вас задача «эффективно делать важные для меня задачи», на выходе — текущая ситуация. Сигнал поступает с итерацией длительностью в один день, и каждый день у вас имеется разница между заданным сигналом, и реальностью — как правило, со знаком минус (интересно, что «отрицательная обратная связь» в жизни имеет двоякое значение в данной трактовке — и буквальное, и переносное, говорящее о горьком опыте, которые учит). Правда, если копнуть поглубже, можно найти сведения, что в биологии на разных уровнях работают разные обратные связи вообще — как отрицательные, так и положительные.

Таким образом, рано или поздно, но вы обретете навык управлять своим временем. Как кататься на велосипеде — однажды почувствовав, что ваше время уходит не на то, что нужно, вы уже никогда не забудете этого ощущения.

И после этого откроется картина, как много можно еще освоить. Так, для достижения целей дальше одной недели вам потребуется связать финансы и цели. Придется овладеть таким инструментом, как бюджет и управленческий учет.

Для достижения крупных целей понадобиться навык разбиения целей на мелкие, причем процесс разбиения иногда будет очень длительным. Тут нужно уметь «сверхзадачу» так разбить на мелкие задачи, чтобы построить своеобразный мост от вашей текущей ситуации до далекой цели. Условно говоря, нужно придумать такое действие, сделав которое прямо сейчас и делая каждый день, вы приближаетесь к цели (и лучше понимаете, нужна вам эта цель, или нет — принцип отказа сработает и тут).

Для управления форс-мажорами вам потребуется управление рисками. Точно так же, пройдете всякие схемы, вроде SWOT анализа и так далее, потом разовьется чутье, интуиция — это правое полушарие, наше гениальное подсознание, будет вашим рулевым.

Затем поймете, что все принципы во многих отраслях одинаковы — и будете наслаждаться, применяя находимые паттерны из одних областей в других. Кажется, Стив Павлина называл это эвристикой. Мне вот очень нравится идея итераций везде, и систем с ООС.

Придете к тому, что нужно развивать свой мозг, это наш центр. Будете тренировать и логику на математических задачах, и воображение, рисуя образы, картинки на бумаге, мечтать и фантазировать станете.

Выработаете навык прислушиваться к себе. Так как будете знать, что за всеми действиями стоит мотивация, и лучшим фильтром для действий будет внутреннее желание, вдохновение, воодушевление, которое появляется при правильных для вас действиях, и которое способно творить чудеса

И поймете, что человек, то есть вы — это действительно выдающееся существо, у которого огромное количество талантов и путей их развития.

Я руковожу отделом автоматизации крупной компании, в подчинении 10 человек. Успеваю еще заниматься академическим вокалом (например, вот 'O Sole Mio), кодить проекты в кайф (скоро поделюсь на Хабре парочкой), писать статьи и рассказы, читать много литературы и изучать иностранные языки. Несколько лет назад одновременно учился в Бауманке, играл в молодежном театре (пару раз в неделю репетиции и раз в неделю — выступление), работал в компании и еще делал свои проекты. Но теперь предпочитаю реализовывать закон перехода количества в качество.

habr.com

Тайм-менеджмент для разгильдяев / Хабр

«Провести время?! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» /Л.Кэролл. «Алиса в стране чудес». Пер. Б.Заходера/

Недавно посетил лекцию Глеба Архангельского о тайм-менеджменте и решил поделиться своими мыслями на эту тему. Я нисколько не ставлю под сомнения классическую теорию тайм-менеджмента и ее достижения. Однако, мне показалось, что она может не подойти многим людям. В частности, я точно не хотел бы по ней жить — моя жизнь стала бы предсказуема, как железная дорога в Германии, а потому скучна и неинтересна. Мне кажется, муза к человеку, пользующемуся тайм-менеджментом не придет (или придет, немного посидит и уйдет), т.к. в любой момент времени такой человек будет корпеть над заранее запланированным списком дел.

Муза — музой, а дела делать надо даже тем, кто не любит расписаний. Для таких людей могут быть небезынтересны мои принципы тайм-менеджмента, которые я вывел для себя эмпирическим путем. Отчасти, следование этим правилам способствовало тому, что я в течение последних 2-х лет развивал, и, кажется, небезуспешно, свой собственный бизнес.

Итак, правила эти просты: надо составить SLA по времени выполнения задач в зависимости от времени, требующегося на их выполнение. В моем случае SLA выглядит так:

1. Все что может быть сделано за 3 минуты, надо делать немедленно

Например, вместо того, чтобы запланировать звонок Иванову, вы берете и звоните этому Иванову прямо сейчас. Этим самым вы не только ускоряете все рабочие процессы, но и избегаете ненужного оверхеда по времени на планирование мелких дел.

2. Все, что может быть сделано за 30 минут, надо сделать сегодня.

Например, если вам надо написать письмо Петрову, вы открываете окно нового сообщения в почтовом клиенте, вписываете туда email Петрова и продолжаете заниматься текущими делами. В конце дня, закрывая ненужные окна перед тем, как выключить компьютер, Вы обнаружите это письмо и обязательно должны будете его написать перед уходом домой с работы.

3. Все, что может быть сделано больше, чем за 30 минут, надо сделать на этой неделе.

По моему глубокому убеждению, если индивидуальную задачу нельзя решить за неделю, то это неправильная задача, т.к. она не была должным образом разбита на части и делегирована. Поэтому если на часах — 9 вечера пятницы, а к какой-то из задач этой недели вы еще не приступали — значит это ваша вина, что часть задачи не была вовремя передана Сидорову, поэтому придется вам ложиться на амбразуру и решать эту задачу без посторонней помощи.

Эти 3 простые правила позволяют свести к минимуму процесс планирования и ускорить взаимодействие вас с внешним миром, а значит — и все проекты и процессы, которые вы ведете (точно так же как при загрузке сайта уменьшение пинга на 50 мс приводит к ускорению загрузки всего сайта на секунды). Недостаток этих правил один — они периодически приводят к авралам. Но, как известно, у русского человека всего 2 состояния — аврал и застой, поэтому авралы иногда надо искусственно создавать, чтобы добиться ощутимых результатов. А чтобы не выдохнуться от чрезмерного числа авралов и не получить отрицательного эффекта от них в личной жизни, можно, например, запретить себе работать по выходным и/или взять за обыкновение общаться с членами семьи по утрам, а не по вечерам.

Помимо вышеперечисленных правил планирования времени с помощью принципов SLA у меня есть еще 3 принципа организации дел, которые я позаимствовал у Винни-Пуха:

а. Ходите в гости по утрам

Назначайте важные встречи на утро, чтобы застраховаться от возможного сдвига своего графика

б. Ходите кругами, а не туда-сюда

Старайтесь совмещать несколько дел сразу. Если едете на встречу в какой-то район города, то вспомните, нет ли у вас других дел в этом или соседнем районах. Если что-то с кем-то обсуждаете, вспомните, можно ли еще что-то обсудить с этим человеком.

в. Не забывайте вовремя подкрепиться

Без пищи (физической и духовной) мозг быстро перестает работать. Особенно хорошо, когда удается подкрепиться в компании коллег или партнеров, обсуждая перспективы развития технологий, которыми вы занимаетесь или просто последние новости индустрии — вам не придется самому выискивать потом эти новости в Интернете, тратя на это драгоценное время. А самое главное, во время таких обменов мнениями обычно и приходят все самые лучшие идеи, которые потом остается только реализовывать.

Спасибо за внимание тем, кто дочитал до конца, буду рад вопросам, комментариям и особенно советам!

Update: ненужный оверхед также создается переключением между задачами. Старайтесь этого избегать, и тогда следование п. 1 не приведет к переходу от важных дел к текучке.

habr.com

как успевать больше / Блог компании EPAM / Хабр

Мы разные: кто-то привык выполнять задачи в строгой последовательности, кому-то достаточно примерного плана действий, а кому-то для эффективной работы очень важно быть в хорошем настроении. Но во многом мы похожи: например, в том, что хотим больше успевать.

Как эффективнее распоряжаться своим временем на работе, помогала разбираться тренер по тайм-менеджменту, HR-специалист Wrike, Дарья Игнатович.

Следовать принципам тайм-менеджмента не значит жить каждую минуту по плану или строить свою работу только так, как написано в книге. Это значит в первую очередь управлять смыслами, не бояться экспериментировать с подходами к работе и выбирать, что подходит именно вам.

Одной волшебной таблетки «Как лучше строить рабочий день» для всех нет. Но вероятно вам будут полезны хотя бы несколько советов, о которых пойдет речь ниже.

Как настроиться на работу
Начинать работу стоит с плана на день. Многие не любят планировать, потому что процесс ассоциируется с жесткими рамками, или кажется, что список задач легко держать в голове целый день. Но, во-первых, можно написать список дел и выполнять их в удобной для себя последовательности. Во-вторых, важно понимать, что займет внимание в течение дня, чему уделить больше времени, а на что сил уже не хватит. Память – ненадежное хранилище информации: когда задач много, забыть об одной-двух очень легко, поэтому стоит фиксировать все, что хочется и нужно сделать. Здесь помогает прием выгрузки сознания: нужно подумать обо всех своих задачах, – не только о важных делах по работе, но и простых, бытовых – и записать их. После этого выделить главные и второстепенные задачи на день.

Многие не хотят планировать и берутся только за ту работу, которая приходит сама – живут в состоянии текучки. От этого могут возникать авралы, неудовлетворенность, выгорание или ощущение, что плывешь по течению.

Рабочие задачи можно разделить на три типа:

Универсального совета, какие задачи лучше делать в начале дня, а какие – в конце, нет. Все зависит по меньшей мере от культуры, в которой работает человек. Например, в скрам-культуре много командной работы: в один день может быть несколько совещаний, и подстраивать свою работу нужно под них. Встречи разрывают день и часто не позволяют погрузиться в сложную задачу надолго, но они помогают всегда быть в курсе, что происходит с проектом. Одни предпочитают выполнять сложные потоковые задачи утром, на свежую голову, а потом идти на встречи. Другие любят начинать рабочий день с текущих задач, чтобы быстро получить результат, а потом берутся за что-то более сложное. Здесь стоит экспериментировать и искать, что вам больше подходит.

Есть культуры, где много общаться с коллегами не нужно, – там можно устраивать тематические дни. Например, три дня в неделю выделять на глубокое погружение в сложные задачи, день на обсуждения и день на организационные вопросы и «хвосты».

Что важно в планировании? Нужно управлять не только временем, но и смыслами. Например, если кажется, что встреч много, а пользы от них мало, стоит провести ревизию: поговорить с организаторами встреч и узнать, если ли возможность собираться на обсуждения реже. Возможно, встречи проходят по инерции: потому что кто-то уверен, что они нужны. Видеть в работе смысл очень важно: когда человек осознает, зачем он что-то делает, появляется мотивация и силы.

Как войти в поток
Поток – состояние, когда человек погружен в свою деятельность настолько, что время для него летит незаметно. Американский исследователь Михай Чиксентмихайи, изучавший состояние потока, пришел к выводу, что погружаться в него могут люди любых, не только творческих, профессий. В этом состоянии люди очень продуктивны и способны показать свои лучшие результаты.

Что нужно, чтобы войти в поток?

• Понятно сформулировать задачу

Если перед вами стоит непонятная или очень объемная задача, например, «начать большой проект», погрузиться в поток будет невозможно. А вот испытать стресс из-за того, что задача кажется неподъемной, – легко. Одно из главных условий потока – ясность задачи. Например, вы решили полчаса в день на работе уделять английскому. Задача «поучить английский» сформулирована размыто. Когда придет время ее выполнять, будет непонятно, за что браться. Поэтому ее стоит формулировать конкретнее, например, «посмотреть два видео на TED». Если перед вами сложная задача, ее нужно разбить на несколько простых, понятных и браться за них.

• Настроиться на задачу

Сконцентрируйтесь и настройтесь на задачу – побудьте в ее контексте 10-15 минут: соберите информацию, подумайте над решением. Обычно после такой настройки легко «нырнуть» в деятельность и заниматься чем-то сложным на протяжении 2-3 часов.

• Придумать, как сделать рутинные задачи интереснее

Когда есть интерес, войти в поток легко, а когда работа кажется скучной – трудно. Если рутинные задачи делегировать нельзя, стоит пересмотреть свое отношение к ним и попробовать заинтересовать себя. Это можно сделать, например, с помощью геймификации: пытаться выполнять задачи быстрее, чем раньше, и за сделанную работу чем-нибудь вознаграждать себя.

Как прокрастинировать с пользой
Вернуться с обеда и погрязнуть в соцсетях на полчаса – наверняка вам это знакомо. Такое поведение может говорить о том, что накопилась усталость, и нужна передышка. После обеда полезно дать себе 15-20 минут отдыха. Что делать в это время? Прогуляйтесь, поговорите с коллегами или запланируйте простые дела, которые можно выполнять в расслабленном состоянии: заказать что-то, оплатить счета, посмотреть видео доклада. Американский консультант по управлению и руководству, автор книг по тайм-менеджменту Стивен Кови называет такие задачи «дела-песок». Он советует составлять списки простых дел и выполнять их во время переключения: тогда не будет чувства вины за то, что время потрачено впустую. По системе Кови, еще есть «дела-галька» и «дела-большие камни».

Важность и срочность у этих дел разная, но их все нужно выполнить – сложить большие камни, гальку и песок в банку ограниченного размера. Концепция Кови заключается в том, что большие камни в банку не поместятся, когда там уже есть галька и песок. Поэтому при планировании важно в первую очередь обращать внимание на дела-большие камни, которые дадут существенные результаты в будущем, и уходить от подхода «Когда-нибудь в свободное время я этим займусь».

Как продолжать работать, если настроение испорчено
Бывает так: только начнешь работать – приходит гневное письмо, или рушатся договоренности, на которые рассчитываешь. Настроение испорчено, но работу нужно выполнять. Настроиться на конструктивный лад помогает такое упражнение: всё, что случилось, нужно признать как факт и проговорить это про себя. Например, «Коллега повысил на меня голос». После этого про себя проговорить, что вы на самом деле чувствуете. Например, «Я в гневе». Нужно абстрагироваться от ситуации и напомнить себе: чувства, которые вы испытываете сейчас, – временные, они скоро пройдут. Потом можно устроить небольшую прогулку, выпить чаю – сделать то, что поможет успокоиться.
Как часто стоит делать перерывы
Если подолгу концентрироваться сложно, можно использовать технику «Помодоро»: 25 минут работать, 5 минут – отвлекаться. Такой ритм лучше подойдет тем, кому нужно выполнять задачи последовательно и в одиночку. Если вы постоянно работаете с людьми (общаетесь, ждете ответов на письма), эта техника для вас вряд ли будет работать. Но раз в полтора-два часа стоит устраивать небольшую передышку: пройтись, позвонить родным или повыполнять дела-песок.
Как понять, что пора домой
Тут, опять же, помогает планирование. Если утром обозначить себе главную и второстепенные задачи на день, будет понятно, когда пора остановиться. Если цели достигнуты, стоит устроить ритуал завершения дня – проставить галочки рядом со списком дел. Когда мы замечаем, что сделали за день, в мозг поступает сигнал, что на сегодня хватит, и можно с чувством выполненного долга (и удовлетворения!) идти отдыхать.

habr.com

опыт использования с применением таблиц Excel / Хабр

Привет, Хабр! Краткое вступление — я работаю руководителем IT отдела крупной медицинской компании. Вот уже с год назад пытался заставить самого себя качественно работать с распределением своего рабочего времени. Это пост — мой опыт, мои взгляды, трудности восприятия и образцы форм для ведения тайм менеджмента.

Что такое тайм менеджмент? Это инструмент управление своим временем, притом это применимо не только к рабочему времени, но и к личному (вне рабочему). В попытках сделать всё и сразу вы в конце концов упретесь в тупик, не понимая почему на всё запланированное не хватает времени, а потом, попросту начнете забывать какие-то задачи/идеи/цели, которые казались сверх интересными, сверх прибыльными, сверх инновационными. Так случилось и со мной, честно пытаясь сделать что-то лучше, что-то оптимизировать, я откладывал какие-либо цели на дальний план и в силу текущей погруженности в основные обязанности, рабочую текучку, забывал про идеи, которые казались мне перспективными. Примерно с начала года я начал искать программы, увлекательные статьи которые помогли бы мне более качественно подходить к вопросу о тайм менеджменте и поверьте, для себя я понял суть, которую не находил ни в одной статье и не в одной книжке/программе. Перейдем к основным аспектам, которые помогут вам качественно работать с своим временем и с поставленными самому себе задачами:

1. Не обманывайте себя
Прорабатывайте все гипотезы поставленных идей, не останавливайтесь на достигнутом пока не найдете четкого ответа на поставленный вами же вопрос – будет ли эта идея/предложение востребованным в вашем деле/в бизнес процессе/в работе. Гипотеза должна быть закончена на четком факте (доказательстве её необходимости) или четком опровержении. На пути этого доказательства большинство людей начинают заниматься самообманом, говоря себе – «ой, это не возможно», «это очень сложно для меня», «никто этого не поймет» — поверьте, если бы все окружающие люди думали бы так же, то в мире не было бы электричества, не было бы в компаниях хорошего объема продаж, новых продуктов, успеха в целом.
2. Научитесь признавать свои ошибки
Сложный психологический фактор, переступив который Вы по-другому научитесь смотреть на вещи. Начните с признания самому себе, если вам сложно сделать это перед человеком/перед процессом/действием перед которым вы совершили ошибку. В период, когда я только начал вести тайм менеджмент я столкнулся с этой проблемой. Было сложно написать самому себе задачу о том что должен был сделать ещё пол года назад, а потом благополучно либо забыл либо «забил», при этом понимая что данная задача всплывет через какое-то время и ощущения от этого будет ничуть не лучше чем сейчас, а то и хуже из-за утраченного времени. Признание своих ошибок, в конце концов, научит вас быть более внимательным к задачам, к их выполнению, ведь никогда не захочется говорить – «да, я ошибся» и Вы будете максимально делать для этого всё, чтобы забыть о подобных признаниях и выполнить все в срок и наиболее качественно. Ну а если Вы и совершите ошибку, то научитесь их принимать достойно и исправлять, ведь недаром даже в школе все мы делали работу над ошибками. Важный момент – не ищите виноватых, ищите возможность всё сделать так, чтобы в дальнейшем не повторять подобных ошибок (даже если ошибка совершена не с вашей стороны), общайтесь с коллективом, предлагайте варианты решения, адекватно реагируйте на аргументированные претензии. Поиск виноватых возможен лишь в тех случаях, если вы обладаете большим количеством свободного времени, тогда есть и время и на ругань и подобные никому не нужные психические всплески. Надеюсь, Вы не из таких людей.
3. Не ленитесь
Словарь Даля характеризует лень такими словами – неохота работать, отвращенье от труда, от дела, занятий; наклонность к праздности, к тунеядству. На самом деле я не буду углубляться в каждое слово, все мы люди взрослые и понимаем что лень далеко не положительное качество, я лишь рассмотрю её со стороны тайм менеджмента. Массу задач я записываю на листе ручкой к примеру в течении дня (перед мной либо всегда лежит листок либо блокнот) и тут встает очень важный момент – не откладывайте на потом занесение задач/идей в файл, где вы ведёте тайм менеджмент, поверьте, лист может потеряться, на него может пролиться кофе или же если рассматривать блокнот, то можно забыть о том, что планировал простым перелистыванием на другую страницу. Заносите задачи/идеи своевременно, обязательно в течении дня не откладывая на завтра или на вечер. Как только выдалась свободная минутка тут же используйте её эффективно, соблюдая самодисциплину, внесите данные в файл – это займет не более чем 2-3 минуты. О том как сэкономить время на внесении задач в файл далее…
4. Пишите задачи кратко и понятно вам.
Не стоит описывать весь технический процесс, если Вы уверены в том, что в последствии его легко можете вспомнить. Вам быстро наскучит тайм менеджмент, если Вы будете уделять массу времени написанию заданий самому себе. То есть условно, мне нужно – «Установить новый сервер, установить операционную систему Windows 2003 Datacenter, поставить базу данных Microsoft SQL 2000 с последним пакетом обновлений, установить программы для резервного копирования всей ОС и базы данных…. И т.д.» — поверьте, если я бы ставил себе задачу в файле тайм менеджмента таким образом, то массу рабочего время я бы тратил только на написание задач. Я называю это «ярлыками памяти», поставив себе задачу «Установить сервер БД» я быстро вспомню, что мне нужно сделать в подробностях, которые так же всплывут в момент проработки задачи. Запомните – задачи Вы ставите самому себе, ставьте их таким образом, чтобы Вы мгновенно могли вспомнить, о чем идет речь. Так же, лично я, не ставлю задачи которые связаны с рабочей текучкой, если в этот момент у меня нет большой загрузки и текущую задачу я могу выполнить в ближайшие 15 минут.
5. Не ставьте задачу на конкретный рабочий час/минуту, лучше — ставьте на день.
Возможно, не всем подойдет этот аспект, но, думаю, большинство со мной будет согласны. Краткая предыстория – изначально я пытался использовать различные программы, в которых можно было поставить напоминалку на определенное время, определенный час, определенную минуту. Данная напоминалка выскакивала на пол экрана с описанием задачи и это в 90% случаев происходило в момент моей пиковой загрузки, когда было совершенно не до задачи и было 2 варианта — перебить время выполнения либо закрыть задачу. В итоге – после 3-его перебивания времени, я просто пылал от нежелания пользоваться данными программами и испытывал чувство стыда перед самим собой от того что в очередной раз я откладываю данную задачу ещё раз на пол часа. В итоге я перешел на подневное планирование. В течении дня, если Вам интересно, у меня от 2 до 5 задач, в зависимости от предполагаемого времени на их решение, задачи связанные с текучкой, как написал выше, сюда не включаю.

Итак, теперь о файле, который я использую для постановки задач. На ваше удивление это не очередная программа, которую нужно изучить, понять, принять. Это простой файл Excel, с знакомым Вам интерфейсом без каких-либо великих формул. Я остановился на данном формате так как считаю что нужно эффективно использовать те ресурсы, которыми мы обладаем, да и к тому же при необходимости можно просто начать заполнять дополнительный столбец. Файл необходимо постоянно держать под рукой, например на рабочем столе или же переместив его в автозагрузку (он будет открываться при старте системы), так как я не выключаю рабочий компьютер совершенно у меня данной проблемы нет — файл всегда запущен. Перейдем к текущему, предложенному мной варианту, рассмотрим столбцы:

Что сделать — в данном столбце я заполняю краткое название задачи, так например «Установить сервер БД», «Шаблоны для заказа отчетов с кубика», «Отчет по клиентам», «Посмотреть выполнение планов», «Предложить скидку на продукт M фирме N»

Дата постановки задачи — дата, когда появилась данная задача. Важный на мой взгляд фактор, дабы понимать сколько времени уже уделено на данную задачу, с какого времени она ещё не выполнена. Я немного укоряю себя, если вижу что с момента создания задачи прошло 2 недели — месяц, а результата так до сих пор и нет. Если задача связана с необходимым вмешательством какого-либо отдела/определенного сотрудника, и он мне до сих пор не дал ответ – я повторно напомню ему о вопросе изложенном в задаче. Часто бывает так, что не получив ответ от определенного сотрудника/отдела, Ваша задача не может быть выполнена, если она не будет нигде записана то поверьте Вы о ней забудете, так же как и человек связанный с ней. Так на начальном этапе легко можно загубить интересную идею.

Примерная дата завершения — тут я ставлю дату, когда предполагаю завершить данную задачу, обычно при этом бегло пробегаюсь по выставленным в строках датах, и понимая сколько примерно времени на выполнения той или иной задачи, выставляю предполагаемый срок её выполнения. Иногда, при большой нагрузки в течении дня я передвигаю данную дату, но, скажу честно это бывает крайне редко. Когда вы начнете вести подобный файл Вы в последствии так же начнете наиболее эффективно планировать время выполнения задачи.

Дополнительный комментарий — тут я описываю, к примеру, те дополнительные действия, которые появились в момент выполнения задачи или же комментарий при завершении задачи. К примеру, если задача затрагивает какого-либо сотрудника смежной фирмы, я пишу «Жду ответа от Пупкина», «жду цен от снабжения», «передал отчет, жду обработки», а если задача завершена, то пишу результат выполнения или же, пишу информацию о создании подзадачи (как раз, когда гипотеза какой-то идеи не до конца подтверждена и требуется либо дополнительного доказательства либо её опровержения). В каждой моей задаче есть дополнительный комментарий, даже если она просто завершена. Наверное, это самый положительный психологический фактор, когда после выполнения ты пишешь что с успехом завершил задачу.

Для обсуждения с руководством — в данном столбце я ставлю либо «1» либо «0». Если задача требует обязательного вмешательства руководства, то «1», если нет то «0». Согласитесь, будет удобно, максимально эффективно, если Вы придете к руководству с списком задач и ничего не забудете при этом? Я, честно, не могу все держать в голове или же мне понадобиться достаточное время, чтобы вспомнить, что я хотел обсудить, а зачем отнимать время у руководства компании и у самого себя, когда можно заранее иметь в запасе список вопросов, который можно быстренько распечатать при возможности обсуждения.

Так же, в задачах я стал применять пока что 4 цветовых гаммы, которым выделяю строки задач. Например, строка выделяется: желтым цветом – то задача завершена зеленым цветом – то найдено иное решение по данной задаче (в комментарии указываю какое) красным цветом – то что нужно обсудить с руководством компании. белым цветом – выделяю строки, в которых написаны текущие задачи (которые на данный момент выполняются)

В качестве определения номера задачи я использую номер строки в Excel-е, если к примеру создаю подзадачу (пытаюсь подтвердить или опровергнуть гипотезу) то ссылаюсь на номер строки которая спровоцировала новую задачу.

В итоге все описанное выше у меня выглядит как то так:

Послесловие
При эффективном использовании своего времени у Вас появиться больше идей и больше возможностей их реализаций, так же зная свой план на завтрашний день Вы можете легко управлять своим временем не забывая о поставленных задачах и даже в случае повышенной напряженности от текучки не забудете о важных записанных в файле задачах. Возможно, кто-то уже применяет какую-то схему управлением своим временем, кто то пытается изобрести что-то новое, я же – предлагаю вышеописанную схему, которой я эффективно пользуюсь на протяжении двух месяцев, постепенно дорабатывая, доводя до наибольшего совершенства рабочий подход. Можно долго пенять на смежные отделы, о забывчивости персонала, при этом самому быть далеко не совершенным в данном плане, а можно подходить к работе более качественно, стремиться что-то улучшать и в итоге быть лидером хотя бы в отношении окружающего тебя коллектива. Не думайте, что тайм менеджмент поможет Вам с первых дней, когда Вы начнете им пользоваться. В первые 2 недели Вы будете судорожно вспоминать невыполнение задачи, заносить их в список и пытаться выполнять по 10 задач в день. Ещё через недели 2, Вы поймете что по 10 задач в день, которые Вы не смогли выполнить условно в течении года, Вы явно не сможете сделать и у Вас наступит понимание по сколько реально заданий Вы сможете выполнять. Начнете приоритезировать задачи, расставлять их уже с умом и пониманием, сколько времени примерно понадобиться на их решение. И только через минимум месяц кропотливой работы Вы начнете понимать, что такое — «эффективное управление своим временем», и я вам обещаю, Вы начнете смотреть на свою работу и работу сотрудников уже другими глазами, постепенно повышая эффективность и качество.

habr.com