Незаменимый помошник в расстановке приоритетов Таблица Эйзенхауэра. Таблица важное срочное
как отличить срочное от важного
|
Вы часто говорите себе: можно было бы добиться большего и в бизнесе, и в учебе, и в своих увлечениях, будь у меня поменьше дел? Действительно, мы заняты всегда, почти круглосуточно. Бесконечная суета отнимает все силы и при этом регулярно возникает ощущение, что из внимания ускользает что-то реально значимое и серьезное. Либо на важное остается совсем мало времени и уже не получается сделать это по-настоящему качественно. |
|
Текст: Юлия Сонникова |
На самом деле, существуют инструменты, которые помогают расставить приоритеты и успеть сделать важное. Один из них — матрица Эйзенхауэра: метод, проверенный многими успешными в своей жизни людьми. Руководители компаний используют ее для планирования и мониторинга собственной активности и активности своих подчиненных. Но она так проста и эффективна, что ее можно рекомендовать даже домохозяйке, создающей дизайн своей квартиры.
Потренировавшись несколько раз, вы будете почти автоматически «раскидывать» задачи на важные и срочные, на те, что можно сделать позже, и те, которые Должны занимать гораздо меньше вашего внимания. Если позволить себе пафосный слог, то матрица позволяет в рутине нескончаемых срочных дел не забыть про собственную жизненную миссию.
Конечно, каждый по-своему понимает и использует этот инструмент.
Ниже — один из вариантов эффективного использования матрицы. Читайте, пробуйте и успевайте все, что для вас важно!
Как построить:
Разбейте поле на 4 квадранта:
Задачи А «Срочно — Важно» (эдакий квадрант «Проснулся!» или «Пожар!»).
Задачи Б «Не срочно — Важно» (ключевой, основной рабочий квадрант, в котором не только достигаешь качественного результата, но и развиваешься, делегируешь, празднуешь успех и т. д.).
Задачи В «Срочно — Не важно» (это вся суета, которая и не наша часто, а делаем-таки, осознанно или потому что «так повелось»?).
Задачи Г «Не срочно — Не важно» (это вообще пустое: решать эти задачи — то же, что отвечать на откровенный спам).
Что «Важно»?
Организация, в которой мы работаем, определила эти задачи до нас и за нас. Это, собственно, те задачи, ради исполнения которых нас и пригласили работать в компанию: наши должностные обязанности, задачи, которые ставит нам непосредственный (административный) руководитель или руководитель проекта, в котором мы участвуем. Это не ваше личное понимание: важно это во вселенском масштабе или нет?
Все более прозаично: важно то, ради чего вас позвали на эту позицию. И если каждый будет выполнять эти задачи, всем будет счастье.
А что «Срочно»?
То, что имеет вполне определенный срок. Чаще всего срочно — когда срок уже оооочень близко.
Как выглядит Матрица?
Что можно сделать прямо сейчас?
Выполните простое упражнение:
1. Перечислите все цели и задачи, которые вы планируете выполнить. Список должен быть пронумерован.
2. Проранжируйте каждое дело по шкале от −5 до 5 в категориях «Срочность», «Важность» в таблице 1. Большие цели («Слонов») делите на отдельные задачи («Бифштексы») и присваивайте ранг «Срочность» и «Важность» каждому отдельному «бифштексу».
3. В таблице 2 распределите все дела по полю, исходя из рангов Срочности и Важности.
4. Определяйте приоритетность задач, двигаясь по полю от правого верхнего угла («Срочно — Важно») к левому нижнему углу («Не срочно — Не важно»).
5. Выполняйте согласно приоритетам.
6. Наслаждайтесь порядком и успехом. Ведь Успех — это еще и успеть.
ponedelnikmag.com
Таблица Эйзенхауэра: как правильно расставить приоритеты
Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.
В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?
Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.
Что дает планирование:
- Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
- Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
- Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
- Формирует желание работать.
- Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.
Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.
Что такое таблица Эйзенхауэра?
Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.
Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.
Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.
Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?
Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.
Как оформить?
1.Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.
2.Дальше напишите внутри буквы: В, А, а под ними D,C.
Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.
data-ad-client="ca-pub-4167948981158684"data-ad-slot="9714848661">
А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.
В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.
С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.
D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.
3.Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.
Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.
Как правильно расставить приоритеты: практические советы
Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:
- Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
- Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
- В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
- Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.
Отдельный случай – это мечты. Часто человек оценивает мечту как дело. Он знает, к чему это дело приведет и сколько нужно на него времени, но не делает ничего. Если у вас та же ситуация, прочитайте статью: «Как превратить мечту в реальную задачу с помощью техники постановки целей по SMART».
Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».
Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье «Эмперический закон Парето 20/80 для повышения КПД любого человека до 100%»
Заключение
Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее.
Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.
До новых встреч на блоге!
data-ad-format="autorelaxed"data-ad-client="ca-pub-4167948981158684"data-ad-slot="1338464532">
qvilon.ru
Матрица Эйзенхауэра - Психологос
Матрица Эйзенхауэра - один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно - Неважно" по горизонтали и "Срочно - не Срочно" по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела - те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра - будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь - и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть - недостатком профессионализма, а часть - форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела - это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить - сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела - это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени - чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно - запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? - Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого - как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат "Важно и Срочно" будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата "Важно, но не Срочно". Так работают профессионалы!
www.psychologos.ru
«Матрица Эйзенхауэра» - выбираем важное, но не срочное.
Случалось ли с вами такое: зная, что нужно что-то сделать очень важное, мы откладываем это до последнего момента. Когда поджимают сроки, концентрируемся и, напрягаясь изо всех сил, выполняем намеченное. Не правда ли, сразу вспоминается русская поговорка: «Мужик долго запрягает, но быстро едет». В результате – кони взмылены, сани от быстрой езды требуют ремонта. А если бы чуть раньше выехать?
Как же научиться выбрать из массы дел те, что, действительно, требуют пристального внимания и чтобы не делать их в последний момент. Вот, что нам поможет разобраться.
«Матрица Эйзенхауэра» - выбираем важное, но не срочное.
В своей книге «Главное внимание – главным вещам» Стивен Кови описал метод Эйзенхауэра, помогающий в потоке дел, выявить самые важные, на которые должны быть направлены наши силы. Сама идея этого метода принадлежит 34-му президенту США Д.Д.Эйзенхауэру. В результате опыта организации своего времени он сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. Эйзенхауэр предложил инструмент для управления временем, который получил название «Матрица Эйзенхауэра».
Матрица помогает быстро сориентироваться в потоке дел и определиться какие задачи важные и какие требуют срочности. Важными можно назвать те дела, от которых зависит успешная, здоровая, эмоционально насыщенная жизнь. Срочными - называют те дела, которые нельзя отложить.
Эйзенхауэр для наглядности разработал матрицу. Смысл её в том, что в начале, нужно каждое дело или задачу оценить по приоритетности в одну из четырех групп:
- A - Важное и срочное
- B - Важное и не срочное
- C - Срочное, но не важное
- D - Не срочное и не важное
Для наглядности обозначим их буквами: A, B, C, D.
А - Важное и срочное.
В идеале, если человек организован, то эта часть дел минимальна. Список её пополняется только незапланированными, форсмажорными, внезапно возникшими делами. Часто они появляются в результате кризиса или аврала. Эти дела очень важные и откладывать их не получится.
Примеры важных и срочных дел:
- Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов.
- Приступ аппендицита – вызов скорой помощи.
- Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ.
- Болезнь из-за переутомления.
- Вызов сантехника – прорыв канализации.
Такое случается с каждым и очень часто этим делам мы отдаем много сил, а это приводит к стрессу. Постоянно авральная жизнь подобна выходу в море во время шторма.
Давайте посмотрим, можно было бы избежать возникновения этих дел и попадания их в список важных и срочных.
- Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов. – Правильное планирование и организация работы над проектом обеспечили бы своевременную подготовку проекта без аврала.
- Приступ аппендицита – вызов скорой помощи. - Никто не застрахован. Но, регулярное медицинское обследование и здоровый образ жизни, возможно, помогли бы избежать этой проблемы.
- Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ. – Качественный подбор поставщиков залог стабильной работы производства.
- Болезнь из-за переутомления. – Организация отдыха и проведения свободного времени имеет большое значение в сохранении здоровья.
- Вызов сантехника – прорыв канализации. – Профилактика сантехнического оборудования свела бы к минимуму возникновение чрезвычайной ситуации.
Как видим, многое зависит от организованности человека, его умения предвидеть неприятности и планировать профилактические мероприятия. А это уже относится к задачам важным, но не срочным.
В - Важное, но не срочное.
Дела и задачи, которые мы относим к этой категории и выполняем, чаще всего результативны. Мы можем проявить все свои качества организатора и исполнителя. Отсутствие спешки помогает спланировать дела: наметить сроки и способы выполнения задачи. По времени важные дела, не требующие срочного выполнения самые большие. Если человек достаточно времени сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но нужно помнить, если дела важные и не срочные постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд важных, но срочных. И тогда стресс обеспечен.
Примеры важных и не срочных дел:
- Выполнение запланированных текущих дел – рутины.
- Планирование и подготовка перспективных проектов.
- Поддержание физического здоровья – медосмотры, физкультура, отдых.
- Налаживание отношений – семья, друзья, родные.
- Самосовершенствование – чтение литературы, посещение тренингов, общение с активными и успешными людьми.
Понятно, что именно эта группа дел приносит не только пользу, но и удовлетворение в нашей жизни. Поэтому ей нужно уделять самое пристальное внимание.
А теперь рассмотрим, нужно ли нам обращать внимание на не важные дела, хотя они могут быть как срочными, так и не срочными.
С - Не важное, но срочное.
Чаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет. Иначе ваша жизнь будет подчинена случаю, а вы станете подобны марионетке. Потому что такие срочные дела начнут поглощать все больше вашего времени, отвлекая от, действительно, важных дел.
Примеры не важных и не срочных дел:
- Внезапный телефонный звонок.
- Навязанные встречи, от которых нельзя отказаться.
- Помощь в выполнении чужих дел.
D - Не важные и не срочные.
Такие дела можно назвать поглотителями времени. Они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Часто советуют то, что от них просто нужно избавляться.
Примеры не важных и не срочных дел:
- Разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях.
- Бесцельный просмотр телепередач.
- Компьютерные не развивающие игры.
Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу. Но в тоже время, если цель такого времяпрепровождения дать разрядку после напряженной работы, то их можно отнести к важным, но не срочным.
А теперь вспомним, мы для наглядности наши дела обозначали буквами: A, B, C, D.
- A - авральные дела.
- B - важные и нужные дела.
- C - сорные и вынужденные дела.
- D - другие ненужные дела.
В заключении хочу сказать, что такое распределение дел работает. Когда мы научимся выделять важные дела, отдавать им всю свою энергию, то наша жизнь будет наполненной. Умение планировать и предвидеть поможет избегать авральных дел. И не важные и несрочные дела не будут мешать нам жить.
----------------------------------------------------------------
Больше на эту тему можно узнать из статей сайта "Без Знаний нет УСПЕХА":
aniramio.ru
Секреты эффективного управления временем
Сейчас очень популярны лозунги «управляй временем», «выйди из зоны комфорта», «планируй». Хорошо, эти советы на самом чаще всего приносят пользу, чем вред. А о каком вреде идет речь?
Дело в том, что чаще всего мы пытаемся сразу охватить все, не вдаваясь в нюансы, опустив такой важный момент как «Нужно ли это мне?».
Зачем выходить из своей зоны комфорта, если у вас есть ресурсы для дальнейшего развития в этой сфере. Бежать прыгать с парашюта? А вам это нужно, задайте себе вопрос.
Девиз «улучшить качество жизни любым способом» принесет скорее не тот результат, которого, вы, ожидаете.
Парочка секретов, как улучшить качество жизни и научится правильно распределять ресурсы.
Любимый мною автор Стивен Кови подробно описал одну из важнейших методик под названием «Матрица Эйзенхауэра или как правильно расставлять приоритеты» с которой мне бы хотелось познакомить вас.
Что это за метод такой и какая от него польза?
Матрица приоритетов Эйзенхауэра – это способ, позволяющий правильно расставлять приоритеты. При эффективном распределение приоритетов улучшается качество жизни, ваши ресурсы будут потрачены рационально. Каждая минута, час вашей жизни будет потрачен не зря. То есть это своего рода один из способов управлять своим временем практично.
Матрица приоритетов помогает человеку стать проактивным, то есть научится управлять своей жизнью. Проактивный человек умеет брать на себя ответственность, им не управляют какие-либо события, внешние факторы, для такой личности характерна активность, инициативность, чего нельзя сказать о людях с реактивным мышлением.
Как пользоваться Матрицей Эйзенхауэра:
Перед вами таблица, разделенная на четыре квадрата. Каждое дело вписывается в нужный квадрат исходя из его срочности и важности.
Первый Квадрат (важное и срочное) – дела, которые очень важны и их нужно выполнить немедленно.
В эту категорию входят такие дела как:
- Срочно ответить на телефонный звонок
- Непредвиденные дела, такие как визит к специалисту, больницу, автосервис и т. д.
- Срочное выполнение работы, которую нужно было выполнить заранее. Подготовка документов для подачи в суд, сдача отчетов
Почему этот квадрат чрезмерно наполняется:
- Прокрастинация или откладывание на потом
- Отсутствие нужных организационных навыков или их слабое развитие
- Плохая самодисциплина
- Не умение делегировать обязанности, сложность в организации дел, планировании
Польза: первый квадрат скорее потребитель, он не дает вам нужных ресурсов на пути достижения эффективности. В идеале он должен быть пустым. Дело в том, что иначе его переполненность введет вас в стресс, авральное состояние, произойдёт энергетическое истощение.
Второй квадрат (важное и несрочное) – выполнение задач из этой категории важно, но времени на их реализацию у вас достаточно много.
В эту категорию входят такие дела как:
- Целеполагание, постановка правильных целей
- Планирование, четкое видение ваших действий для достижения нужной цели
- Выполнение нужных работ, о которых вы знаете заранее
- Регулярное СТО автомобиля, посещение докторов
- Обучение
- Посещение необходимых для вашего развития мероприятий, книги по саморазвитию
Почему этот квадрат не наполнен так как первый:
- Дело в том, что мы часто пренебрегаем обучение другим задачам, таким как поход в кино, ресторан и т д
- Авральное состояние из-за переполненности Первого квадрата
- Нет четкой цели
- Откладывание на потом (лень)
Польза: этот квадрат является одним из наиболее важных и значимых. Благодаря задачам и делам из этого квадрата вы развиваетесь, растете как личность, закладываете фундамент для финансово благополучной жизни, набираетесь опыта, истощаете первый квадрат, чувствуете себя гармонично, меньше стресса.
Третий квадрат (срочное и неважное) – дела, которые вы вынуждены выполнять, но они не приносят вам нужного результата для достижения цели.
В эту категорию входят такие дела как:
- Срочная уборка перед приходом гостей
- Приход гостей
- Незапланированные дела, которые не приведут вас к достижению цели, а даже отдаляют от нее
Почему этот квадрат наполняется:
- Неправильное планирование (можно купить продукты на неделю), а не ходить каждый день за ними
- Второстепенные дела выходят на первый план, так как мы забываем о первоначальных целях
- Стирается понятие важное и срочное (обязанности на работе, которые вам временно надо выполнить, так как другой сотрудник ушел на больничный). Мы часто придаем такого рода делам очень много значения, делая их важными. В итоге они становятся для нас делами из первого квадрата.
Польза: пользы этот квадрат не приносит как таковой, он наоборот отдаляет вас от вашей цели вынужденными делами. Мешает вашей эффективности.
Четвертый квадрат (не срочно и не важно) – это дела потребители, от них нам нет никакой практичной пользы.
В эту категорию входят такие дела как:
- Длительные беседы по телефону
- Трата времени на социальные сети
- Бесполезное хождение по магазинам
- Чтение только художественной литературы
- Игры на компьютере (танчики)
- Просмотр телевизора
Почему этот квадрат наполняется:
- Потому что дела из этого квадрата приносят нам удовольствие. Хотя пользы от них нет с точки зрения достижения поставленных целей
Польза: никакой, кроме морального удовлетворения. Это пожиратели времени, которые мешают рациональному распределению времени
Как работать с Матрицей Эйзенхауэра:
- Нужно заполнить все квадраты в соответствие с вашими делами, задачами и целями. При этом внимательно отнеситесь к квадрату под номером три и один. Не путайте задачи по важности.
- Делайте акцент на важности, а не срочности. Именно важные дела приносят пользу
- «Дробите», не нужно сразу пытаться выполнить все цели и задачи. Маленькими шагами вы увереннее доберетесь до вершины
- План, четкое представление целей (целеполагание).
- Не отвлекаться на дела из четвёртого квадрата
- Не накапливать дела в первом квадрате, не откладывайте их. Необходимо выполнить их в зависимости от приоритетности и потом уже делать нужное заранее
- Каждый день посвящайте (по мере возможности) делам из второго квадрата
Какие сложности могут возникнуть: желание сделать все и сразу, сложность в постановке целей и распределение задач по квадратам 1 и 3, отсутствие мотива и так далее.
Матрица приоритетов – это хороший инструмент для организации своего времени, возможности эффективно и рационально тратить свое время. У вас появится больше свободного времени. Главное, что вы будете идти к своей цели, закладывая прочный фундамент. Конечно, второй квадрат самый эффективный и полезный с точки зрения вашего саморазвития и успешности, но это не значит, что вам нужно исключать дела из четвертого квадрата. Просто разумно распределяйте задачи. Успехов вам!
babyday24.ru
Составляем перечень важных, но не срочных дел
В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.
Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.
Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра, но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:
Стандартные рекомендации к каждому из блоков таковы:
- Срочные и важные – не допускать
- Срочные и неважные – делегировать
- Несрочные и важные – делать
- Несрочные и неважные – не делать
Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.
Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации. Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.
Завести нужные связи. Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список.
Разобрать вещи. Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.
Подготовить нужные документы. Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.
Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?
lifehacker.ru
Целеполагание и контроль деятельности на основе матрицы Эйзенхауэра
Мы уже писали о том, как справиться с останавливающими нас на пути к достижению своих целей страхом и прокрастинацией. Однако после того, как мы вышли из “мёртвой зоны” бездействия и замотивировали себя на результат, мы можем впасть в другую крайность: после длинного 8-12 часового рабочего дня не получается сказать, что же, собственно, удалось сделать. И главное – какой результат от приложенных усилий мы получили? Продвинул ли он нас к поставленным целям?
В результате легко обнаружить себя в ситуации, когда “крутишься как белка в колесе”, а дела словно стоят на месте. Копится только усталость. Ощущения от достигнутых высот так и не появляется.
Проблема целеполагания
Эта проблема получила в time management'е название “Проблема целеполагания”. Последствия ошибки в целеполагании могут быть колоссальными: кажется, что жизнь превращается в череду изнуряющих рабочих марафонов без видимых результатов. Это похоже на труд древнегреческого царя Сизифа, которого после смерти приговорили вкатывать на гору огромный камень, который едва достигнув вершины срывался обратно вниз. И так – вечно.
Выбор целей и приоритетов
Несмотря на то, что проблема масштабная, а последствия у неё носят комплексный и затяжной характер, бороться с ней с ней можно. Для этого перед началом любой деятельности нужно правильно поставить цели и расставить приоритеты. Как это сделать мы расскажем чуть ниже, а сейчас сосредоточьтесь, пожалуйста, на одной-единственной мысли:
Не приступайте к выполнению намеченных задач, если не можете ответить на вопрос, насколько и к какой цели вас продвигает та или иная задача после её выполнения.
Способ действий “хаотично делать всё подряд” может почти идеально подойти для того, чтобы “завести внутренний мотор”, “проснуться” и начать что-то делать. Я, обычно, для этой цели использую домашние дела – их набор достаточно ограничен, от их выполнения сразу виден результат и отказаться от их выполнения в любом случае было бы не очень комфортно. Данный вид деятельности вполне можно делать в режиме “увидел – сделал”.
Но когда речь идёт о достижении целей в рамках рабочего проекта, мы имеем перед собой практически неограниченный простор для действий, а значит в буквальном смысле можем заниматься “чем угодно”. В режиме дефицита времени (а именно этот ресурс у нас всегда ограничен) данная методика будет непродуктивной. Поэтому здесь нас спасёт только золотое правило: “Сначала думаем, потом делаем”.
Быстрое целеполагание
Тогда возникает вопрос: есть ли какая-то эффективная методика “подумать быстро”, чтобы это не стало задачей на полдня? Да, здесь вполне уместно использовать метод, известный почти всем, кто хотя бы раз пробовал разобраться в time management и который мы вынесли в шапку поста. Это матрица Эйзенхауэра. О ней уже писалось ранее в других постах (их более-менее полный список мы приводим в конце нашего). Однако нам хотелось бы предложить свой способ использования этой матрицы, который мы уже не раз использовали на практике.
Традиционно, изобретение матрицы приписывают Дуайту Эйзенхауэру, 34-му президенту США, который до того был генералом армии. Однако, это не совсем так. Скорее, матрица получила своё название по знаменитой цитате президента “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.
Матрица позволяет вам быстро и достаточно уверенно рассортировать ваши дела, даже если их много. Всё, что нужно, это пройтись по списку дел (который вы наверняка уже “выгрузили” из своей головы по методике GTD) и ответить себе на два вопроса для каждой задачи:
- Это важно? Да\Нет
- Это срочно? Да\Нет
Надо сказать, матрица Эйзенхауэра имеет множество названий и по-разному преподносилась различными адептами и создателями time management систем. В частности, у знаменитого автора методики GTD Стивена Кови матрица носит название Urgency\Importance matrix – он также рекомендовал её использовать в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Этот же метод иногда называют визуальным вариантом “Правила четырёх D” о котором речь пойдёт ниже.
Как поступать с каждым квадрантом
Множество модификаций самой матрицы и множество трактовок того, как действовать с задачами в том или ином квадранте. Мы остановимся подробнее на двух вариантах, из которых первый кажется нам наиболее удобным.
Метод 1: Do-Plan-Delegate-Eliminate
“Делай – Планируй – Поручай – Не делай” — так будет звучать эта “формула успеха” в переводе и именно такие действия нужно совершать с задачами из соответствующих квадрантов.
Квадрант 1Срочно и важно. В этом квадранте что-то случается: пожар или ребёнок плачет или блокирующая релиз бага. Это “плохой” квадрант, его надо, по-возможности, избегать. Изредка сюда можно “класть” задачи из второго квадранта, которые хотелось бы закрыть немедленно по той или иной иррациональной причине.
Квадрант 2Важно, но не срочно. В этом квадранте находятся ваши самые продуктивные дела. Поскольку в случае с этими делами “время терпит”, здесь речь уже идёт о разумном планировании и качественном выполнении каждой поставленной задачи. Это и есть то, на что разумно будет потратить время именно сегодня.
Вы можете начать выполнять дела по порядку, а также можете ещё раз пройтись по списку дел из этого квадранта задавая себе вопросы «Это важно?» и «Это срочно?», таким образом сделав ещё один квадрант в рамках второго квадранта и более детализировав свои цели.
Квадрант 3Не важно, но срочно. Один из самых непродуктивных квадрантов, т.к. в связи со своей срочностью именно эти дела «выхватывают» вас из потока вашей продуктивной деятельности и заставляют вас катать камень в гору без цели. Эти дела не продвигают вас к поставленным вами целям, как правило это различного рода информационный шум, например митинги, долгие разговоры по телефону и диалоги «ни о чем» вместо принятия решений. Рекомендуется делегировать эти задачи «кому-нибудь другому». Вы можете делегировать или совсем не делать их, главное, это то, что дела из этого квадранта не выполняются лично.
Квадрант 4Не срочно и не важно. Просто забудьте об этих делах. Действительно, чему-то нужно уметь сказать «нет». В идеале, желательно, чтобы этот квадрант остался у вас пустым. Тем не менее, в него, чаще всего, падают различные просьбы от людей, которые вряд ли что-то сделают вам в ответ, а также мечты из разряда «всегда хотел найти жёлтого цветочного слоника на колёсах и покатать». Не на каждое спонтанное желание разумно тратить время, если вы хотите прийти к намеченным целям.
Правило четырёх D
На самом деле “4D” не всегда описывает квадранты матрицы “Важно-Срочно”, т.к. существуют различные их трактовки, тем не менее одна из них вполне подходит под описание выше и тоже может применяться к четырём квадрантам:
Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай, Поручи, Отложи, Забрось) Do, Decide, Delegate, Delete (Делай, Решай (в каком порядке делать), Поручи, Удали)
Основная прелесть метода – его скорость. Во-первых, он представляет “статистику задач” визуально. Можно сразу оценить эффективность использования своих временных ресурсов. Во-вторых, отвечая да или нет всего на два вопроса, вы делите все задачи на 4 группы. Если бы перед вами изначально дали задание “поделите ваши задачи на 4 группы”, это заняло бы гораздо больше времени.
Проверка эффективности
Вы можете использовать метод Эйзенхауэра не только для сортировки задач на те, которые двигают вас к поставленной цели и те, которые тормозят. Вы также можете использовать его для оценки своей общей эффективности. В идеале, после того, как вы не раздумывая долго ответили «да и нет» на два уже известных вопроса для каждой задачи, вы обнаружите, что почти все ваши задачи «упали» во второй квадрант.
Но конечно, чаще всего этого не происходит, и тогда матрица наглядно показывает, где у вас перекос и где вы рискуете оказаться в конце дня, если не переключитесь на продуктивные задачи.
Для применения метода уже есть немалое количество мобильного, веб- и десктопного софта. А для постановки своих целей и их достижения у вас есть сервис SmartProgress, который уже помог осуществить более 10 000 целей. А какая цель – ваша?
P.S. Если у вас нет аккаунта на хабре, вы можете высказать свое мнение к данной статье в нашем блоге — SmartTalks
Другие посты о матрице ЭйзенхауэраSCRUM board + Квадрант Эйзенхауэра для управления продуктомАнтиавральные решенияКлючевые моменты в управлении временемОбзор софта для управления задачами в OutlookTime Management на практикеУправленческие инструменты: 16 концептов на каждый деньТайм-менеджмент — это действительно просто
habr.com
