Сдать ЕГЭ и не умереть: приёмы тайм-менеджмента для выпускников. Срочное несрочное важное неважное
Матрица Эйзенхауэра продолжение
Сегодня мы коснемся важного аспекта науки об управлении временем – откладывания дел в долгий ящик. Одним из ключевых навыков тайм менеджмента является расстановка приоритетов, когда мы передвигаем важные и/или срочные дела на первое место в списке дел. Но куда при этом девать не очень важные и не очень срочные дела? Можно ли их откладывать в долгий ящик и как долго их можно там хранить?
Во времена царя Алексея, отца Петра Первого, в селе Коломенское перед царским дворцом стоял длинный ящик, в который любой мог положить свою жалобу. Однако дождаться какой-то реакции на жалобу удавалось далеко не каждому. И даже «везунчикам», чьи жалобы рассматривались, приходилось ждать решения вопроса месяцы, а то и годы. Отсюда на Руси пошла поговорка про долгий (синоним слова «длинный») ящик. Со временем глагол «положить» заменился на «отложить», подчеркивая затяжной характер такого действия.
В современном динамичном мире целесообразность «долгого ящика» поставлена под вопрос. Стоит ли вообще откладывать в него дела? И можно ли научиться этот «долгий ящик» эффективно использовать?
Основную часть содержимого «долгого ящика» составляют несрочные и неважные дела, четвертый наименее приоритетный квадрат матрицы Эйзенхауэра, где все дела предлагается делить на:
- срочные и важные,
- срочные, но не важные,
- важные, но не срочные,
- несрочные и неважные.
Эксперты, описывающие матрицу Эйзенхауэра, подробно обсуждают, что делать с первыми тремя группами дел. Четвертую же группу они обычно игнорируют. Ведь она несрочная и неважная. Однако она все равно никуда не девается, дела в ней неизбежно накапливаются. Так что с ними делать?
А нужен ли «долгий ящик»?
Роберт Поузен, успешный топ-менеджер, автор книги «На пике возможностей», категорически против какого-либо откладывания дел. Он предлагает радикальный подход:
«По возможности решать низкоприоритетные задачи нужно по мере их появления. Откладывая дела в долгий ящик, вы теряете много времени и переживаете по пустякам. Каждый день вам приходит много сообщений — от коллег, членов семьи, друзей и незнакомцев. Всем им нужно уделить время. Получив сообщение, решите для себя: проигнорировать его или отреагировать. Я считаю, что на 80% писем можно не реагировать: сюда входят спам, ежедневные отчеты филиалов и даже массовые электронные рассылки вашей организации. Иными словами, запрос, не требующий принятия кардинальных решений, можно проигнорировать.
Промедление — час, день или неделя — приведет к тому, что общее время на выполнение задачи удвоится или даже утроится. В лучшем случае вам придется перечитать и еще раз обдумать сообщение. В худшем вы потратите массу времени на поиски письма, а потом все равно придется перечитать его и все обдумать. Кроме того, если вы не ответите в течение недели, отправитель расценит это как неуважение».
Однако существует и иное мнение.
День генеральной уборки… мозгов
Как это ни парадоксально, чем лучше мы умеем расставлять приоритеты, тем больше несрочных и неважных дел будет накапливаться в «долгом ящике». К сожалению, эти «висяки» способны отбирать у нас энергию. Психоаналитики называют их «энергетическими хвостами». И если отрастить «энергетический хвост» размером с павлиний, вы вряд ли сможете эффективно двигаться вперед. Накопившиеся неважные и несрочные дела будут мешать вам жить и работать.
Поэтому «энергетические хвосты» следует периодически отрубать.
Сайт Lifehacker утверждает, что эффективный список дел должен обязательно выделять время на расчистку хвостов. Lifehacker называет это «днем генеральной уборки мозгов». Да, в идеале на расчистку накопившихся мелких дел следует выделить целый день, лучше всего, дождливую холодную субботу.
Ниже приведены рекомендации Lifehacker по организации такого «субботника»:
- Для начала следует сесть в полной тишине и очистить мозг от мыслей о срочных и важных делах. Необходимо полностью расслабиться и абстрагироваться от «здесь и сейчас».
- Затем начинайте записывать на бумагу или в компьютер все дела и задачи, которые вы откладывали на потом в течение последнего времени. Не пытайтесь анализировать или расставлять приоритеты. Просто пишите все, что вам вспоминается.
- Теперь можно заняться анализом записанного.
- Есть ли в списке дела, про которые можно совсем забыть? Выкиньте их из головы раз и навсегда.
- Есть ли в списке дела, которые вы можете сделать очень быстро прямо сейчас? Начните с них.
- Что еще вы можете сделать сегодня? Распланируйте свой день для выполнения этих дел.
- Есть ли дела, которые можно сделать в течение следующей недели? Выделите для них время.
4. В конце дня генеральной уборки мозгов вознаградите себя за проделанную работу. Сходите с другом в бар или купите себе что-нибудь бесполезное, но приятное.
Вы удивитесь, насколько у вас прибавится свободной энергии после обрубания «энергетических хвостов»! Вам не нужен этот павлиний хвост, избавьтесь от него, очистите свой «долгий ящик», и вам будет легче двигаться вперед к успеху!
Бесплатная подписка по e-mail
uspeh-success.ru
Матрица "Важное-Срочное"
"Срочные дела часто мешают делать важные" Учебник по МВА
Часто, когда дел становится слишком много, мы начинаем чувствовать себя как "белка в колесе". А все почему? Потому что те горы дел, которые мы перелопачиваем за день в большей степени занимают наше время и утомляют, чем продвигают нас к нашим целям. Мы крутимся, бежим, стараемся, спешим, без остановки что-то делаем, решаем, печатаем, составляем, штампуем, везем, грузим, презентуем, ремонтируем и т.д. и т.п. Список можно продолжать до бесконечности. А на завтра еще большая груда дел сваливается на нас, и, кажется, что нет этому ни конца, ни края. То, что такое происходит, говорит о том, что в своей повседневной работе, домашних и личных делах мы скорее заняты срочными делами, нежели важными! И все бы ничего, только если так происходит довольно долго, то со временем теряется мотивация вообще что-либо делать! В критических случаях может дойти даже до того, что любимая некогда работа, становится просто ненавистной! И даже долгожданный отпуск спасает лишь ненадолго! Как же быть? Как, оставаясь эффективным, не потерять себя в водовороте "текучки"? Середина рабочей недели хорошо подходит, чтобы хорошенько поразмыслить над вопросом, как сделать оставшуюся часть времени наиболее эффективной и плодотворной. Используя древнюю идею декартовых координат (известную каждому со школьной скамьи), мы предлагаем Вам очень эффективный и при этом простой механизм ранжирования ваших дел относительно двух осей – ось Х "срочное", ось Y – "важное". Расчертив привычным движением лист на 4 квадрата, мы получаем следующую матрицу:
|
ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ
|
ВАЖНОЕ - СРОЧНОЕ |
|
не ВАЖНОЕ – не СРОЧНОЕ
|
СРОЧНОЕ – не ВАЖНОЕ
|
Инструкция по применению:
1. Для начала, соберите ВСЕ СВОИ ДЕЛА в один список – для этого можно использовать привычные текстовые редакторы, планировщики, ваш ежедневник или просто чистый лист бумаги. Записывайте в этот список все ваши дела подряд. Все, что вы запланировали на день, все, что "тянется" изо дня в день много недель, все, что нужно сделать "но никак руки не доходят" и так далее. По моим наблюдениям, список может получиться довольно внушительный и 40 пунктов и 120 и даже более 200, поэтому и время, отведенное на его составление, выбирайте индивидуально – от 2-3 часов до 2-3 дней. 2. Затем заполните приведенную выше матрицу делами ТОЛЬКО ИЗ СПИСКА. Если какие-то дела не вошли в список, прежде, чем их внести в матрицу, спросите себя "Так ли уж они важны для меня? Действительно ли они являются срочными?". Если вы ответите "Да" на оба эти вопроса, то у меня к вам еще один вопрос: "Почему же тогда они не вошли в первоначальный список?". В любом случае, решать вам – включать забытые дела в матрицу или нет.
3. После того, как матрица полностью заполнена, начните реализацию планов из верхнего правого квадрата. Когда все дела в нем будут "оптичены" либо вычеркнуты, перейдите в зависимости от ваших приоритетов либо к выполнению дел левом верхнем, либо в правом нижнем квадратах. "Волшебство" применения матрицы "важное-срочное" заключается в том, что почти никогда не приходится выполнять пункты из левого нижнего квадрата – их либо сделает кто-то за вас (для кого они, например, являются делами из квадрата "важное и срочное"), либо отпадут "за ненадобностью" (принцип ПВО – подожди выполнять отменят – еще никто не отменял).P.S. Несколько лет назад я предложила заполнить эту матрицу одному из своих клиентов – "биг-босса", в подчинении у которого по сей день трудится "армия сотрудников": он в какой-то момент пожаловался, что "завален делами" и хотел бы выработать некую систему, позволяющую максимально быстро расставлять приоритеты в текущих вопросах. Тогда я расчертила листок бумаги на 4 квадрата, надписала каждый, как вы видите на рисунке, и положила перед ним, подробно рассказав как нужно заполнить матрицу. Он внимательно выслушал инструкцию, посмотрел на матрицу, посмотрел на меня – развернул лист, подвинул ко мне и, улыбаясь, сказал: "Ну что Вы, Оксаночка, мне предлагаете? Я не занимаюсь не важными делами – для этого у меня есть подчиненные. А у меня все дела важные и срочные – в этом то и проблема!" Услышав такой ответ, я тоже улыбнулась и надписала на листе только одно слово, вернув матрицу клиенту. Следующие полчаса ушли на то, чтобы заполнить квадраты матрицы различными делами из списка в ежедневнике. Через 2 дня все секретари и сотрудники фирмы были "оснащены" этой матрицей для ежедневного планирования (подчиненным, естественно, предлагалась первая версия). А у меня с тех пор в дополнение к Матрице "важное-срочное" есть матрица "важное-срочное" для руководителей, как отдельный инструмент! Вы можете сами прямо сейчас изобрести "продвинутую" версию матрицы, если найдете то слово, которое кардинально смещает фокус внимания, сохраняя основную идею работы с матрицей не тронутой, или приходите на курс– я обязательно расскажу эту историю и предложу Вашему вниманию обновленную форму "для руководителей".
Оксана Лысенко
Все статьи
www.center-nlp.ru
Как успевать делать всё самое важное и не тратить время зря
Важные дела — это наши долгосрочные проекты и цели. Например, книга, которую мы хотим написать, или компания, которую мечтаем основать. От этого нас постоянно отвлекают дела срочные: звонки, совещания, встречи, электронная почта — всё, на что нужно реагировать немедленно. Как же перестать тратить всё своё время только на такие дела?
Определите, что для вас важно
Важное редко бывает срочным, а срочное редко бывает важным.
Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент СШАЧтобы определить самые важные для себя дела, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Этот метод делит ваши задачи на четыре категории.
- Верхний левый сектор — важное и срочное. Сюда попадают разные проблемы, непредвиденные ситуации и крайние сроки.
- Верхний правый сектор — важное, но несрочное. Сюда могут входить отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.
- Нижний левый сектор — неважное, но срочное. Это совещания, звонки и прочая подобная деятельность.
- Нижний правый сектор — неважное и несрочное. К этой категории можно отнести бесполезные дела, отнимающие время, развлечения и другие мелкие дела.
Понятно, что сначала нужно разобраться с важными срочными делами. Потом — сократить количество неважных и несрочных дел. Сложности возникают, когда мы пытаемся распределить дела из двух оставшихся категорий.
Большинство людей всегда старается сначала отделаться от срочного. Но если мы постоянно заняты только им, мы так и не добираемся до действительно важного.
Лао-цзы когда-то заметил: «Сказать „У меня нет времени“ — то же самое, что сказать „Я не хочу это делать“». А Пикассо советовал «откладывать на завтра только то, что вы не хотите завершить до конца жизни».
Превратите важные дела в срочные
Установите крайний срок
Именно они делают срочные дела срочными. Если у важного дела нет срока выполнения, вы всегда будете откладывать его на потом. Поэтому постарайтесь разбить своё важное дело на небольшие шаги и установите для каждого крайний срок.
Определите последствия
Но одного крайнего срока недостаточно. Ведь если вы пообещаете себе на этой неделе обязательно сходить в спортзал, но не сдержите обещание, ничего страшного не случится и вы просто перенесёте срок на следующую неделю. Срыв сроков должен иметь какие-то серьёзные последствия, чтобы у вас действительно появилась мотивация.
Вот несколько способов, которые помогут воспринимать поставленные сроки более серьёзно.
1. Сообщите о своём намерении
Так вы точно не сможете просто отмахнуться от своего обещания. Но только ставьте действительно реалистичные сроки.
2. Введите поощрения и наказания
Заранее продумайте систему поощрений и наказаний. Только учтите, что поощрять или наказывать себя в конце срока должны не вы сами, лучше попросите кого-то из друзей.
3. Оставьте себе напоминания
О сроках легко можно забыть, если ничто о них не напоминает. Поэтому позаботьтесь об этом заблаговременно. Занесите дату в свой календарь, наклейте стикеры на рабочий стол, можете даже повесить один в ванной или на кухне.
Срочные дела всегда найдутся, их хватит на целый день, неделю, год, а то и на целую жизнь. Но гораздо важнее тратить время и силы на действительно значимые дела, чтобы потом не сожалеть о том, что вы так и не успели сделать.
lifehacker.ru
Сдать ЕГЭ и не умереть: приёмы тайм-менеджмента для выпускников
Многим абсолютно всё равно, насколько тяжёлой может быть учёба в выпускном классе. Им нужен лишь результат: выполненные дела и высокие баллы. Но создатели авторских курсов по подготовке к ОГЭ и ЕГЭ LUDI знают, что каждому нужна поддержка. Поэтому делятся приёмами, которые помогут избежать переутомления при подготовке к экзаменам.
Рассылка «Мела»
Мы отправляем нашу интересную и очень полезную рассылку два раза в неделю: во вторник и пятницу
В прошлом году в LUDI случилась история, которую мы теперь рассказываем всем школьникам. Наш ученик Олег пришёл на курсы после нескольких бессонных ночей. Он полгода откладывал написание научной работы, обязательной в его школе, и за пару дней перед дедлайном принялся лихорадочно навёрстывать упущенное.
Вечером после этого испытания тело Олега пришло к нам на занятие. Выглядело оно, мягко говоря, не очень: под красными от недосыпа глазами были огромные, как у панды, тёмные круги. Олег отвечал на вопросы без энтузиазма, но тем не менее был настроен на работу. А через 15 минут на страницах его рабочей тетради появились алые пятна. От напряжения и усталости у Олега пошла кровь из носа.
Ключевой навык, который поможет вам не умереть от чрезмерной нагрузки — умение управлять своим временем. Обычно люди думают, что если они будут составлять расписание на день, то загонят себя в жёсткие рамки и станут жить по будильнику. Впадать в такие крайности не нужно — достаточно использовать несколько простых приёмов.
1. Золотой час
Золотой час — это время, которое вы выделяете на выполнение важных дел. Жаворонкам логичнее организовать такой час с утра, совам, соответственно, — вечером. Так получится использовать прилив сил для решения задач.
Выключите все гаджеты и оградите себя от других раздражающих факторов. Один час концентрации в течение дня приблизит вас к победе на ЕГЭ больше, чем несколько часов, когда вы пытаетесь совместить подготовку с просмотром видосиков на YouTube.
2. Матрица Эйзенхауэра
Разделите все задачи на четыре категории по шкалам срочности и важности. Вот какой может получиться таблица у выпускника:
Важное и срочное — дела, которые не терпят отлагательств. Начните заниматься ими в первую очередь, чтобы избежать неприятных последствий.
Важное и несрочное — задачи, которые стоит выполнять заранее, чтобы не устраивать себе бессонных ночей перед дедлайном. Кроме того, отсутствие срочности поможет вам качественно выполнить эту работу. Займитесь этим сразу после выполнения текущих срочных дел.
Неважное и срочное постарайтесь перепоручить кому-то другому. Эти дела никак не приблизят вас к вашей цели, а время отнимут.
Неважное и несрочное — то бесполезное, на что обычно и хочется тратить время. Если не получается отказаться от этого, отложите эти дела до того момента, как сделаете всё остальное.
3. Отказ от лишнего
К нам в LUDI ходили два молодых человека. Один занимался регби, а после тренировок, полный спортивной злости, приходил на наши занятия и давал много правильных ответов. Второй занимался баскетболом и неожиданно для нас отказался от занятий весной, чтобы выделить время на подготовку к чемпионату Москвы. В первом случае именно хобби стало источником силы и энергии, а во втором — привело к низким баллам и разочарованиям.
Бросать увлечения не стоит. Просто найдите грань между подготовкой к ЕГЭ и теми интересами, которые дают вам силы. Не тратьте время на хобби, если они никак не приближают вас к выбранной цели.
И самое главное — делайте что-нибудь
Не ждите, что в один прекрасный момент на вас свалится желание и мотивация учиться. Не свалится. Поэтому не откладывайте неприятные и сложные дела на потом, а вместо этого начните с… да с чего угодно.
Если это реферат, создайте документ и соберите там ссылки, которые сможете использовать. Начните писать оглавление. Передохните. Делайте по чуть-чуть и вы не заметите, как работа будет почти готова — и ради этого не придётся не спать ночами.
Шпаргалка для поступающего
1. Выделите час в день для особо сложных задач и избавьтесь от всех отвлекающих факторов.
2. Разделяйте задания на важные-неважные и срочные-несрочные. Учитесь заниматься важными несрочными делами до того, как они станут срочными.
3. Экзамены в приоритете! Откажитесь от хобби, которые только отнимают время.
mel.fm
Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности
В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.
Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.
Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте! Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб! Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию... Читать подробнее..Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.
«С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф»
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр
Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.
А квадрант Важные срочные дела
В квадрант Важные несрочные
С квадрант Неважные срочные
D квадрант Неважные несрочные
Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.
Квадрант А
Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.
Квадрант В
Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.
Квадрант С
Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.
Квадрант D
К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.
Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.
Цели метода Эйзенхауэра
Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.
- Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
- Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
- Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.
Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.
Особенности выделения значимых задач с примерами
Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.
Квадрант А (важные срочные дела)
Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.
Квадрант В (важные несрочные дела)
Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.
Квадрант С (неважные срочные дела)
Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.
Квадрант D (неважные несрочные задачи)
Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.
Матрица Эйзенхауэра пример
Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.
Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:
- починить табуретку, чтобы не шаталась;
- обратиться к стоматологу с болью в зубах;
- подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
- звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
- незапланированное совещание у шефа;
- провести время в социальных сетях;
- овладение навыками английского языка для повышения квалификации.
Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.
Квадрант А (важное срочное):
- подготовка к рабочему проекту;
- незапланированное совещание у шефа.
Квадрант В (важное несрочное):
- обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
- овладение навыками английского языка для повышения квалификации.
Квадрант С (неважное срочное):
- звонок коллеги с просьбой прислать отчет.
Квадрант D (неважное несрочное):
- починить табуретку, чтобы не шаталась;
- провести время в социальных сетях.
Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.
« Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений»
Жан-Жак Руссо
Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.
Так же вам может быть интересно:
zazama.ru
Квадранты Стивена Кови – эффективный метод планирования -
- « Как выбрать тепловую завесу
- История одного люка или неэкономная экономия »
Яна Кононенко
В комментарии к одному из прежних постов промелькнуло такое понятие, как метод Кови или квадрант Кови. Это один из мощных и действительно полезных инструментов тайм-менеджмента, поэтому давайте остановимся на нем подробнее.
Речь идет о методе, позволяющем выявить в потоке ежедневных дел наиболее важные, и правильно расставить приоритеты. Впервые Стивен Кови описал его в своей книге «Главное внимание – главным вещам», но на самом деле история началась намного раньше. Эту же методику использовал 34й президент США Д. Эйзенхауэр, поэтому она известна также под названием «матрица Эйзенхауэра».
Как это выглядит?
Эйзенхауэр, а вслед за ним и Кови, предлагают распределить все дела и обязанности по 4м ячейкам (квадрантам):
|
1 ВАЖНОЕ И СРОЧНОЕ |
2 ВАЖНОЕ, НО НЕ СРОЧНОЕ |
|
3 НЕ ВАЖНОЕ, НО СРОЧНОЕ |
4 НЕ ВАЖНОЕ И НЕ СРОЧНОЕ |
На первый взгляд может показаться, что приоритет нужно отдать 1му квадрату, а 4й можно отложить на неопределенный срок. На самом деле это не лучший выход – категория «важное и срочное» должна быть вовсе пустой! Давайте рассмотрим, почему.
«Важное и срочное» – здесь находятся дела из области «решить прямо сейчас». Они не терпят отлагательств и по факту – это ситуация аврала. Разумеется, держать этот квадрат пустым получится далеко не всегда, но к этому нужно стремиться. Как именно – рассказывает один из предыдущих постов Дмитрия Пасечника «Проактивная позиция вместо реактивной».
Специфика этого квадранта такова, что чем больше мы им занимаемся, тем больше у нас образуется «важных и срочных» дел (это примерно как черпать воду из лодки вместо того, чтобы заделать течь). Времени на планирование просто не остается! Некоторые люди живут в ситуации аврала постоянно, затрачивая на категорию «сделать вчера» около 90% времени; думаю, не стоит говорить, что срывы в этом случае неизбежны.
«Важное, но не срочное» – именно здесь, в идеале, должен быть сосредоточен основной массив текущих дел. Вопрос важен – значит, он приближает Вас к поставленным целям, но не срочен – значит, Вы не допустили аврала и у Вас есть время на взвешенное решение. Но помните, если этот квадрант своевременно не разгружать – дела из него быстро перейдут в категорию «важно и срочно».
Находясь в этом квадранте, Вы работаете на опережение, перспективу. Сюда относятся вопросы планирования, качественной подготовки, профилактики – словом, все, что требует нашей ИНИЦИАТИВЫ. Стивен Кови называет это «основой продуктивного образа жизни».
«Не важное, но срочное» – весьма спорный квадрант; такие дела не приближают к цели, но требуют срочного внимания. Это могут быть поручения, которые не относятся к Вашим обязанностям, личные вопросы, просьбы коллег и друзей… Как правило, они лишь отвлекают нас от рабочего процесса, но можно ли отбросить их вовсе? Согласитесь, далеко не всегда.
Как отмечает С.Кови, срочность этих дел часто определяется не нами, а скорее ожиданиями других людей. Если мы часто выполняем дела из этого категории – стоит подумать, насколько мы зависимы от мнения других.
«Не важное и не срочное» – а вот здесь нужно задуматься всерьез: если вопрос НЕ важен и НЕ срочен – нужно ли заниматься им вообще? Может быть, он станет лишь очередным «убийцей времени»? Тщательно «отфильтруйте» все дела, которые вы помещаете в этот квадрант – какие-то из них могут принести свои дивиденды в будущем, другие же можно попросту вычеркнуть без особых последствий.
Если дела этой категории связаны именно с работой, а не с развлечениями и личной жизнью – может, стоит перепоручить их другим?
И в качестве заключения: располагая повседневные задачи в квадрантах Кови, можно не только спланировать свое время, но и понять, насколько эффективно мы расходуем его. В какой категории у вас находится больше всего задач? В идеале это должна быть вторая («важное, но не срочное»).
Яна Кононенко
blog.tehpod.com.ua
Как справляться с задачами | Полезное чтение
Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.
Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.
Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.
Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.
Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.
Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.
Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.
Матрица успеха
Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:
— срочные и важные;
— не срочные, но важные;
— срочные, но не важные;
— не важные и не срочные.
Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.
Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.
Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.
Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.
Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.
Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.
К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.
Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.
Расставляем приоритеты
Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.
Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:
| Важное и срочное | Важное, но не срочное |
| Написать текст о новой телефонии в Мегаплане | Составить план рассылок на месяц вперед |
| Согласовать план статьи про идеального руководителя | Ответить на письма читателей |
| Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях | Купить билеты в Питер, еду на свадьбу к подруге |
| Написать клиентскую историю компании | |
| Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок | |
| Заказать иллюстрации для рассылки о переменах |
| Срочное, но не важное | Не срочное и не важное |
| — | — |
Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.
Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.
Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:
— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
— Может ли кто-то сделать это вместо меня?
— Важна ли эта задача для достижения цели?
Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:
| Важное и срочное | Важное, но не срочное |
| Написать текст о новой телефонии в Мегаплане | Составить план рассылок на месяц вперед |
| Согласовать план статьи про идеального руководителя | Ответить на письма читателей |
| Написать клиентскую историю компании | |
| Заказать иллюстрации для рассылки о переменах |
| Срочное, но не важное | Не срочное и не важное |
| Разместить публикации на официальных страницах Мегаплана в соцсетях | Почитать книгу |
| Купить билеты в Питер, на свадьбу подруги | Выйти на пробежку |
| Составить вопросы для эксперта одной из следующих рассылок | Пролистать ленту фейсбука |
В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.
Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.
Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.
В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.
Работаем с задачами
Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.
Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.
Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.
Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.
Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.
Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.
Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.
Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.
Срочно — не всегда важно
Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.
Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.
Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.
Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.
Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.
Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.
В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.
Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.
Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.
В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.
Вместо заключения
Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.
Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.
Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.
Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:
Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.
Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.
Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.
Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана
Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов
Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»
Дата публикации: 31.07.2015
megaplan.ru
