Как эффективно управлять своим временем занятому человеку с помощью методик тайм-менеджмента. Что такое тайм менеджмент


менеджмент - управление временем своей жизни

  • Содержание статьи
Тайм-менеджмент

Нехватка времени — важный вопрос, который беспокоит многих. Всегда хочется сделать больше дел, чем получается. Люди привыкли обвинять сумасшедший ритм жизни и чрезмерную загруженность. Дела постоянно накапливаются и разобраться с ними становится всё сложнее. Не каждый умеет правильно расставить приоритеты, все задачи представляются важными и неотложными. Навыки тайм-менеджмента — грамотного управления своим временем — позволят решить эту проблему.

Что такое тайм-менеджмент?

Это иноязычный термин, который в буквальном переводе означает «управление временем». Звучит некорректно, потому что нам не подвластно его течение. А вот распоряжение личным временем, которого каждому отводится 24 часа в сутки, имеет верный смысл.

Правильное распределение задач в течение дня повышает эффективность и качество жизни. Урегулировать отношения со временем несложно, большинство инструментов известны многим. На деле используют их далеко не все. Такие важные элементы, как определение целей и приоритетов, планирование личного времени, поиск мотивации, анализ потраченного времени часто упускаются из вида.

Поглотители времени

Поглотители времени

Развитие информационных технологий порождает новых расхитителей времени: электронная почта, социальные сети, развлекательные ресурсы, аська, скайп, онлайн-игры, видеосервисы… Как остановить минуты и часы, утекающие словно песок сквозь пальцы? Тайм-менеджмент выявляет резервы времени, вступая в борьбу с его поглотителями.

Полный отказ от праздного времяпровождения не сделает вас счастливыми. Иногда надо баловать себя ничегонеделанием, это полезно для психического здоровья. Нужно лишь научиться управлять привязанностями. Уменьшение количества поглотителей времени освобождает вас для важной работы или общения с семьёй. Кстати, планированию отдыха в тайм-менеджменте отводится особое место.

Организация рабочего дня

Умение правильно организовать рабочий день важно для всех работников, особенно для руководителей. На их плечи возлагается двойная нагрузка — управление своим временем и постановка задач для подчинённых. Рядовые сотрудники также должны правильно планировать работу, чтобы достичь успеха в карьере.

В настоящее время появился ряд самостоятельных школ тайм-менеджмента, каждая из которых по-своему интерпретирует правила управления временем. В своей основе эти нормы универсальны. Вот несколько таких правил, придерживаясь которых, вы существенно улучшите свои производственные показатели.

Универсальные правила тайм-менеджмента НазваниеХарактеристика
Правило 10/9010% на план экономят 90% на выполнение
Правило 6ПВажность предварительного планирования
Принудительная эффективностьВремени всегда мало, нужны приоритеты
Решение неприятных и глобальных задачНачинать с неприятного и дробить большие задачи

Правило 10/90

Производительность труда увеличивается на 25%, если придерживаться заранее обозначенного плана. Утром не нужно ломать голову, с чего начать работу. Постепенное разрешение вопросов и выполнение приоритетных дел позволит существенно сократить затрачиваемое на них время. Об этом как раз и гласит правило тайм-менеджмента под названием «10/90». Суть его заключается в том, что на планирование задачи необходимо затратить 10% времени. В последствии этот вклад сэкономит 90% времени на её решение.

Правило 6П

Правило 6П
  • Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели

Нужно уметь чётко определять наиболее приоритетные задачи, исходя из их важности и срочности. Сложные задачи можно разбивать на мелкие, выстраивая дерево решений. При этом главное не закопаться в мелочах, отдаляясь от конечной цели. Чрезмерное количество подзадач может мешать решению главной задачи.

Принудительная эффективность

  • Главное — успевать главное

К выделению самого важного в работе также призывает закон «принудительной эффективности». Надо чётко себе представлять, что времени никогда не бывает достаточно, поэтому первоначально нужно решать тот вопрос, который в результате принесёт наибольшую выгоду. Каждый выполненный пункт плана рекомендуется вычёркивать. Это не только разгрузит голову, но и принесёт моральное удовлетворение, что даст новый заряд энергии для работы.

Решение неприятных и глобальных задач

  • Съешь лягушку и разрежь слона
Съешь лягушку

Не стоит откладывать неприятные дела на потом. Это одна из самых главных ошибок, приводящих к эмоциональному перенапряжению. Съесть лягушку означает в начале дня без всяких размышлений закрыть неприятный вопрос, после чего груз спадёт с плеч и появится хорошее настроение. Новый прилив энергии повысит работоспособность, а оставшиеся дела не потребуют чрезмерных усилий.

Если дело такое большое, что за него никак не получается взяться, то надо «разрезать слона на бифштексы» — разбить большое дело на взаимосвязанные дела «удобоваримого» размера. В научном мире такой подход называется декомпозицией.

Сегодня многие компании стали внедрять технологии тайм-менеджмента. Основные правила организации времени помогают сотрудникам более рационально и правильно им распоряжаться. На данный момент методы и принципы управления временем довольно подробно освещены ведущими российскими и зарубежными авторами. Яркие примеры и множество полезных советов сможет найти каждый желающий, заинтересовавшийся тайм-менеджментом более углубленно.

Грамотная организация отдыха

Управляя рабочим временем, нельзя забывать про организацию отдыха. Непрерывный труд способен измотать даже самого выносливого сотрудника. Для того, чтобы не чувствовать себя уставшим и загнанным, нужно умело планировать кратковременный и периодический отдых. Только ритмичность и максимальное отключение от работы позволит не потерять к ней вкус. К тому же, хорошее отвлечение позволит более эффективно отдохнуть.

Ритм перерывов и переключение внимания

Переключение в отдыхе

Как показывает снимок рабочего времени, у большинства сотрудников перерывы на отдых складываются стихийно. Они запросто могут отвлечься на звонок мобильного телефона, статью в Интернете, на личный вопрос коллеги. Кофе-пауза, перекур или общение с близкими также носят неритмичный характер. Тайм-менеджмент призывает к планированию отдыха с соблюдением определённых промежутков времени, ведь даже школьные уроки проходят в подобном ключе. На один час работы надо выделять 5-10 минут перерыва.

Переключение внимания улучшает работоспособность. Однообразной и монотонной деятельности необходимо противопоставлять активные упражнения, прогулку или деловую поездку. Если вы долго сидели у компьютера, самое время сделать что-то руками. Даже разговор по телефону может вывести из утомления.

Большому отдыху — подробный план

Грамотная организация отдыха подразумевает не только управление рабочим временем и перерывами. Необходимо тщательно планировать всё свободное время, так как на отдых мы тратим его значительно меньше, чем на работу. Труд формирует профессиональный опыт, а отдых — моральные установки и жизненное восприятие.

Для того, чтобы получать удовольствие от жизни, нужно уметь хорошо отдыхать. Это настоящая проблема для многих людей. После отпуска кто-то себя ощущает ещё более разбитым. Поэтому жёсткий тайм-менеджмент порой является лучшим помощником в грамотной организации и планировании отдыха. Список дел должен быть составлен на каждый день, чтобы впустую не расходовать драгоценное время. Но это вовсе не означает, что в отпуске нужно загружаться бесконечной работой по дому или на даче. Будние вечера, выходные и каникулы по возможности нужно стараться планировать так, чтобы не сожалеть об упущенном времени.

Управление временем молодой мамы

С появлением в семье новорождённого, привычный быт супругов меняется. Новые заботы требуют затрат дополнительного времени. Ухаживая за ребёнком, надо находить время на посещение медицинских учреждений, каждодневные прогулки, развитие и игры. Наличие детей добавляет в навык тайм-менеджмента новую категорию.

Женский тайм-менеджмент

Тайм для мам

Тайм-менеджмент для женщин и мам это самостоятельная дисциплина, поскольку на хрупкие плечи всегда возлагается много специфических обязанностей по дому и по уходу за детьми. Разрываясь между домашними делами, молодая мама не успевает всё переделать. На себя времени и сил практически не остаётся. Для отчаявшихся женщин тайм-менеджмент является спасительным кругом, приносящим моральное облегчение и высвобождение временных резервов.

Грамотная организация домашних дел и уход за малышом позволит молодой маме сделать так, чтобы в доме царил порядок, на плите был приготовлен обед, а ребёнок рос, ощущая внимание и заботу драгоценного человека. При этом важно, чтобы мама оставалась ухоженной и любимой женщиной. Для этого нужно выработать гибкий распорядок дня, согласно изменению режима сна и бодрствования малыша.

Управление временем для молодых мам включает в себя многие стандартные техники тайм-менеджмента, так как уход за детьми по своей нагрузке сопоставим с рабочей деятельностью. Правильная комбинация правил и приёмов подружит женщину со временем, привнося в жизнь новые краски и удовольствие.

Игра родных с детьми — отдых для мамы

Молодой маме надо уметь принимать помощь родителей. Первым помощником в домашних делах должен быть муж. Детям нравится проводить время с папой, бабушкой и дедушкой, не стоит их в этом ограничивать. Любая забота со стороны родных это дополнительный резерв времени. Нужно благодарить родных за проявленный интерес и помощь, но и не забывать хвалить себя. Это должно стать важным правилом, которое будет приносить личную удовлетворённость и самоуважение. Ведь нет ничего почётнее, чем воспитание и становление ребёнка на ноги.

Особенности тайм-менеджмента для детей

Тайм для детей

Детским временем в основном управляют родители. Именно взрослые устанавливают режим для ребёнка, отводят время на игры, определяют задания по дому, записывают их в кружки, контролируют выполнение школьных заданий.

Чтобы ребёнок вырос организованным, родителям нужно приложить усилия, в том числе и в работе над собой. Часто бабушки и дедушки, да и сами родители «инвалидизируют» своё чадо, отказывая детям в приобретении самостоятельности.

  • больше свободы — больше ответственности

Постепенно расширяйте границы свободы для ребёнка и одновременно ограничивайте своих пап и мам в чрезмерном опекании внуков. С расширением свободы надо увеличивать и персональную ответственность. Любой человек, даже маленький, должен научиться самостоятельно организовывать своё время.

Тайм-менеджмент для детей это НЕ увеличение количества дел в единицу времени! Основная цель — освободить время ребёнка, научив его быстро справляться со своими обязанностями. Правила обучения детей тайм-менеджменту НазваниеХарактеристика
Игровой подходБыстрое усвоение навыков
Личный примерНаглядный пример воспроизводится ребёнком интуитивно
Соблюдение последовательностиОпределённый режим понятен и легко принимается
Приучение к планированиюНаглядная последовательность определения и выполнения дел
Система поощренияОбязательные награды за завершение дел и промежуточные поощрения

Игровой подход

Дети новую информацию усваивают намного быстрее, когда она подаётся в игровой форме. При таком подходе не бывает скучно, а ребята с охотой выполняют предлагаемые задания. К примеру, в качестве игрушки может быть выбран таймер, с помощью которого ребёнок научится выполнять поручения, не превышая установленного времени. С помощью картинок или рисунков можно рассказать о режиме дня и попробовать составить наглядный список ежедневных дел.

Личный пример

Личный пример

Взрослые, прежде чем приступить к обучению детей, должны взглянуть на себя со стороны и дать себе объективную оценку. Обучение будет эффективным только на личном примере, когда родители сами умеют грамотно организовывать своё время, составлять чёткие планы и придерживаться установленного распорядка дня. В этом случае дети потянутся за родителями и с удовольствием будут им подражать.

Соблюдение последовательности

Дети быстро привыкают к определённому режиму, соблюдение которого выступает для них своеобразной гарантией безопасности. Нарушение уклада может вызвать чувства волнения и тревоги. Именно поэтому соблюдение последовательности определённых действий так важно для детей. Родители должны строго следить за этим, не уклоняясь при этом от выполнения обозначенных планов.

Приучение к планированию

Важным этапом в процессе обучения детей тайм-менеджменту является приучение их к планированию своего времени. Для малышей нужно проговаривать вслух порядок действий, отмечать, что выполнено, а что нужно сделать дальше. Дети школьного возраста должны самостоятельно уметь составлять списки дел и планировать личное время.

Система поощрения

Обучая детей тайм-менеджменту, взрослые обязательно должны разработать систему поощрения. Желательно, чтобы она была наглядной и понятной даже малышам. Можно за выполненные дела поощрять наклейками или выставлять оценки. Используя накопительную систему, можно определить более значимую награду. Родители обязательно должны не забывать хвалить детей за успехи и их достижения, пусть и небольшие. Это будет хорошим стимулом развития, который со временем перерастёт в реальные навыки.

Тайм-менеджмент и лайф-менеджмент

Время жизни

Как мы отмечали в начале статьи, термин «тайм-менеджмент» в строгом смысле не совсем корректен. Время течёт безотносительно того, хотим мы им управлять или нет. Мы можем лишь эффективно справляться со своими делами, что в итоге даёт экономию времени нашей жизни. Существует менее распространённый, но более подходящий термин — лайф-менеджмент, или управление своей жизнью. Поэтому мы и назвали статью «Тайм-менеджмент — управление временем своей жизни».

Как бы мы ни называли этот полезный навык, он жизненно необходим каждому человеку. Кто называет планирование скучным делом, упускает из виду обратную сторону. Неужели интересней жить без цели, плыть по течению в неизвестном направлении, утопая каждый день в хаосе неразрешимых дел? Достойно ли тратить драгоценное время на малоэффективную работу, обделяя близких своим вниманием?

Раньше говорили, что время — это деньги. Теперь всё чаще говорят, что время — дороже денег! Побольше денег в информационном веке можно заработать в любой момент, а упущенное время потеряно навсегда, это невосполнимый ресурс.

|^вверх^|

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

  • Вконтакте
  • Facebook
  • Twitter
  • Мой мир
  • Одноклассники

Автор публикации: Алексей Гришанович

homeclass.ru

Тайм-менеджмент или управление временем. | Мир психологии и саморазвития

тайм-менеджментА вы готовы узнать, что такое тайм-менеджмент или управление временем?

В современном обществе отмечается тенденция увеличения темпа развития цивилизации. Еще не так давно люди ездили на лошадях и писали друг другу письма, а теперь мы можем увидеть друг друга на расстоянии сотни тысяч километров, и все это благодаря прогрессу.

Интернет, телевидение и мобильная связь существенно упростили нашу жизнь, однако, после их появления темп нашей жизни значительно увеличился. Да, теперь нам не нужно ехать на другой конец города, чтобы обговорить с человеком условия договора, для встречи с друзьями из другой страны нам не нужно ехать к ним, мы просто можем пообщаться с ними по скайпу.

Но открыв перед нами столь широкие возможности, общество, да и мир в целом, ставит перед нами все больше задач. Уже теперь если ты хочешь выжить в бизнесе или остаться на своем рабочем месте ТЫ ДОЛЖЕН БЫТЬ ЛУЧШЕ И ЭФФЕКТИВНЕЕ ДРУГИХ, твой коэффициент полезного действия (КПД) должен быть больше, чем у твоих конкурентов. Получается, чтобы выжить в современном мире ты должен совершать столько дел в день, сколько раньше люди могли выполнять в течение месяца. И как в таком ритме всё успеть?

Тайм-менеджмент (с англ. time management – управление временем) – это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Время является самое ценное, что есть у человека. Деньги мы можем заработать, здоровье можно вернуть, а вот наше время с каждой минутой становиться всё меньше.

И мы не знаем сколько нам осталось, чтобы закончить все свои дела и достигнуть поставленных целей. Поэтому знание основных принципов тайм-менеджмента так необходимо каждому современному человеку. Однако стоит учесть, что просто знание как управлять временем не изменит вашу жизнь в лучшую стороны. Вы должны быть готовы применять методики тайм-менеджмента на практике, тогда ЭФФЕКТИВНОСТЬ ваших действий повысится в 2-3 раза!

Основной принцип тайм-менеджмента – это правильная постановка целей.

Энергия и силы человека не безграничны, после длительной работы нам обязательно нужна подзарядка. Если в конце продуктивного дня, когда вы перевыполнили свой дневной план, вы не ощущаете себя удовлетворенным, то вам обязательно нужно менять цели своей деятельности.

Ограниченное количество людей способны выполнить все поставленные задачи. И это число людей составляют те индивидуумы, которые тратят свое время только на определенные цели.

Для эффективной реализации своего времени, вам необходимо определить от 3 до 5 целей, которые вы хотите достичь в течение года.

Год – это то период, а который можно достичь цели и оценить результаты своих действий. Постановка цели очень важна, но для ее реализации нужно иметь определенный план, для этого есть отличное упражнение «7 шагов» Брайна Треси, автора книги «Результативный тайм-менеджмент».

Первый шаг — точно решите, чего вы хотите. У каждого человека есть несколько сфер интересов, в границах которых то и дело возникают цели жизни. Например, в сфере личных отношений человек может стремиться к созданию семьи или поддержанию хороших отношений в семье. В профессиональной сфере могут возникнуть совсем другие цели.

Выберите несколько основных целей, которые будут входить в наиболее значимые для вас сферы интересов. Это действие сразу же даст вам приоритет и выделит вас из основной массы людей, т.к. только 10% людей способны определить, чего они хотят на самом деле. Поэтому не жалейте время на постановку цели.

Второй шаг – запишите свои цели на бумаге. Это очень важный шаг, так вы значительно приблизитесь к достижению своих целей. И запомните, что только 3% людей записывают свои цели, а если и вы это сделаете, то войдете в 3% успешных людей.

Третий шаг – установите крайний срок достижения цели. Задавая себе определенный срок, вы будете работать более продуктивнее. Даже если вы не сможете реализовать поставленную цель к сроку, вы всегда сможете поставить новую дату исполнения.

Четвертый шаг – составьте список всех действий, которые необходимы для достижения цели. Когда цели разбита на более детальные действия, то достижение общей цели будет намного проще. Люди бояться приступить к достижению больших целей, так как они слишком большие, но если их разбить на действие, то все цели становятся не такими страшными.

Пятый шаг – выстройте план действий по порядку и важности. Решите какой шаг нужно сделать первым, а какой вторым и так до конца. Не забывайте учитывать важность каждого шага при построении плана. 

Шестой шаг – приступайте к выполнению действий из вашего списка. Не стоит откладывать выполнение действий на завтра, НАЧНИТЕ ДЕЙСТВОВАТЬ, и вы сразу приблизитесь к реализации цели. 

Седьмой шаг – каждый день делайте что-нибудь, что будет приближать вас к достижению цели. Это самый главный шаг на пути к успеху. Пусть вы устали и совсем нет сил не забывайте сделать хотя бы небольшое действие для реализации своей цели, так вы как минимум не собьетесь с верного пути, а максимум выработаете полезную привычку достигать поставленных целей несмотря ни на что!

тайм-менеджмент

Это общий, но проверенный план достижения отличных результатов, но что делать если времени на всё не хватает? Если вы определили приоритетные цели, и намерены их достичь, то вам необходим не только общий план действий, но и некоторые приемы, которые позволят вам не сбиться с пути.

1. Каждый день начинайте c постановки задач на весь день, при этом обращая особое внимание на ваши цели. Сделайте табличку, где вы будете записывать действия под каждой целью. Например:

1. Проводить больше времени с семьей— погулять с ребенком- сходить вместе в зоопарк- купить ребенку игрушку 2. Получить повышение на работе— выполнить сложную работу- написать отчет
3. Изучить английский язык— пройти несколько уроков английского языка 4. Писать статьи и заметки на сайт— написать статью о тайм-менеджменте
5. Уделять внимание своему здоровью       и внешнему виду— сходить на занятия йогой 6. Оставшиеся 5%— сменить масло в машине- выбрать и купить принтер

Выше приведен примерный список действий, которые необходимо выполнить для достижения цели.

Стоит отметить, что кроме заполнения такой таблички, необходимо также отслеживать, чтобы на достижение целей отводилось одинаковое количество времени. Однако это выполнить довольно сложно, поэтому вам нужно координировать свои действия в зависимости от выполненных ранее задач. Например, вчера вы больше проводили времени с семьей, чем работали по основной профессии, значит сегодня вы должны уделить работе больше внимания.

Обратите ВНИМАНИЕ!, что в таблице есть ячейка с заголовком 6 «Оставшиеся 5%» — это те дела, которые нужно выполнять каждый день, но они не приближают вас к достижению цели. Именно 5% своего времени вы можете тратить на такие задачи. Если вы будете тратить больше, то на основные цели у вас не хватит времени.

2. Когда список ваших дел разбит по целям, то вам нужно их распределить по времени выполнения. Для этого заведите ежедневник, в котором каждый день разбит на часы, и запишите в него свои задачи на целый день. При распределении дел, наиболее сложные поставьте на утро, а те, что попроще на вечер. Так выполнив сложные задачи с утра, у вас больше сил останется на вечер и вы сможете выполнить больше важных дел.

Возможно, что-то у вас не поместиться, то вы можете отложить это дело на следующий день, но не более, чем на три дня. Если задача не выполнилась за три дня, то на этот вариант Питер Бредман в книге «18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела» предлагает следующие действия:

— Сделать это немедленно.

— Если нельзя выполнить задачу немедленно, то запланируйте для этого подходящее время и дату.

— «Отпустить» или удалить это дело. Если вы не можете что-то выполнить, то просто признайтесь в этом. Возможно, вам и не нужно его делать. И если вы его удалите, то сэкономите свое время. Но если задача, действительно важная, то лучше запланируйте на другую дату.

— Занести в список «Когда-нибудь/ может быть».  Занесите в этот список задачу, если не можете выполнить и не хотите удалять, проверяйте его несколько раз в месяц. Возможно, когда-нибудь у вас будет время сделать дела из этого списка.

3. После того, как список составлен, приступайте к его выполнению. Как уже отмечалось, не стоит откладывать выполнение задачи. Как только вы начнете что-то делать, так страх перед ее реализацией отступит, и вы почувствуете в себе силы сделать необходимое действие.

4. Очень важный этап реализации поставленных целей – это оценка достигнутых результатов, поэтому каждый вечер уделите себе несколько минут, чтобы отметить чего вы добились за сегодняшний день. Пусть даже если результаты не значительные, не забудьте похвалить и поблагодарить себя за проделанную работу. Это послужит дополнительным стимулом для дальнейших действий!

И так, в статье «Тайм-менеджмент и управление временем» мы рассмотрели основные принципы постановки целей и путь их достижения, а также определили какие действия нужно выполнять каждый день, чтобы добиться отличных результатов. Теперь дело остается за вами. Если вы намерены достигнуть цели, то просто начинайте действовать и у вас всё обязательно получиться!

Если вам понравилась статья, то не забудьте поделиться ею в соц. сетях с друзьями. А также подписывайтесь на рассылку и добавляйтесь в группах вконтакте и facebook.

 ЖЕЛАЮ ВАМ УДАЧИ НА ВАШЕМ ЖИЗНЕННОМ ПУТИ!

world-psychology.ru

Что такое тайм менеджмент или как управлять своим временем

Здравствуйте уважаемы читатели блога! Сегодня я хочу разобрать с вами вопрос: Что такое тайм менеджмент ? Наверняка с каждым такое случалось, когда запланировали кучу дел и в спешке пытаетесь их завершить, но времени катастрофически не хватает и от этого сверху накапливается еще больше неразрешенных проблем. И если так жить день за днем, то в результате мы рискуем приобрести хроническую усталость, стресс и бессонницу. А это сказывается не только на работе, но и влияет на личную жизнь.

Определение

 

Филип Честерфилд в 1700-х годах сказал :

«Очень немногие умеют распорядиться толком своим состоянием, еще меньше тех, кто умеет распределять свое время, а из этих двух вещей последнее- самое главное».

Так вот, тайм менеджмент — это как  раз и есть наш помошник в организации времени, который научит распоряжаться им эффективно, и без риска для здоровья. Ведь когда мы едем в поезде очень быстро, и один пейзаж сменяет другой- мы ничего не  успеваем рассмотреть, со временем глаза устают и мы не получаем никакого удовольствия. Верно?

А если мы будем управлять своим временем, мы вернем  власть в свою жизнь, научимся разглядывать и замечать пейзажи за окном, отдыхая при этом и набираясь ресурсов для последующих свершений. Ведь это значимо не только в жизни офисных работников и при ведении бизнеса для руководителей, но и для женщин в декрете.

Особенно ценно, если Вы научите детей планировать каждый час, чтобы они эффективно использовали его в учебе,  имели возможность отдыхать и полноценно развивались. Заинтересовало? Тогда двигаемся дальше.

Программа тайм-менеджмента

точно в цель

Постановка целей

Основой является верное определение целей и постановка их перед собой. То есть, понять для себя, чего Вы хотите, каким образом можете этого достичь и когда. Для этого взять блокнот или электронную записную книгу и все расписать. Самое главное, это определить первостепенную цель, ради которой реализовываются остальные.

Необходимо учесть момент, чтоб они были в балансе, а не полностью противоположны друг другу ( к примеру, сложно строить свой бизнес и при этом много времени уделять семье и бытовым вопросам). Насколько они совместимы с реальностью, чтобы точно рассчитать свои силы (маме в декрете без няни будет очень сложно, опять таки строить бизнес).

Высоких результатов достигают люди, у которых достижение целей не идет вразрез с их ценностями, ведь если Вам придется «переступать» через свои личные определения «что хорошо, а что плохо», то со временем, осознанно или нет, Вы начнете препятствовать сами себе.

Также необходимо будет их проранжировать или выписать в две колонки, так как цели бывают краткосрочными ( которые обычно разрешаются в течении одного дня) и долгосрочными ( когда задание кажется невыполнимым,его делят на этапы, тогда легче справиться с ним и проконтролировать)

Более подробно о постановке целей, вы можете прочитать тут...

Приоритеты

Следующим основным принципом , после определения целей, является расставление приоритетов. Сделать это можно с помощью одного результативного инструмента, который называется матрица Эйзенхауэра (военный, политический деятель, и Президент США, между прочим).

Заключается она в том, чтобы разделить каждую вашу задачу на одну из этих категорий ( со временем можно будет просто обозначать разными цветами):

  1. Важные и срочные одновременно. Достигать их должны лично Вы и незамедлительно;
  2. Значимые, но не срочные. Можете спланировать выполнение после срочных и важных;
  3. Срочные, но не важные. Вполне можно , а порой даже нужно поручать реализацию другим;
  4. Не значимые и не срочные. Обычно не требуют внимания, так как разрешаются сами собой, попутно с другими заданиями.

Пока ничего сложного, уважаемые читатели, правда ведь? Это основы, и они помогут  в таком деле, как управление временем.

Более подробно об этом методе можете почитать тут: «Незаменимый помошник в расстановке приоритетов Таблица Эйзенхауэра»

Планирование

Ведь мало ставить цели и расставлять приоритеты, необходимо также уметь правильно планировать свой день. Потому что именно план дня поможет проранжировать краткосрочные и долгосрочные задачи. Для этого с утра выпишите список дел по мере убывания их значимости.

Если есть возможность и пространство позволяет, купите доску, на которой маркером будете выписывать необходимое на день. Тогда она всегда будет перед глазами. В крайнем случае можно обойтись и обычным ежедневником.

data-ad-client="ca-pub-4167948981158684"data-ad-slot="9714848661">

Самым главным правилом планирования дня- это начинать с отдыха, в первую очередь позаботиться о своем личном времени, чтобы энергии и ресурсов хватало на выполнение работы, только тогда она будет результативна. Но учтите, необходимо выяснить, когда вы просто теряете время.

Также необходимый инструмент для каждого, исследовать так называемые «хронофаги» — излишнее просиживание перед телевизором , частое обновление почты или общение с людьми, которые впустую теряют Ваше время, в общем, когда минуты уходят, не принося пользы.

Если не выходит их полностью исключить из своей жизни, то хотя бы постарайтесь значительно сократить.

Методы

помидоры

Предлагаю рассмотреть очень эффективный метод, который называется «по помидору». Для начала разъясню,что эти самые помидоры продаются в интернет-магазинах и устроены по принципу будильника с таймером.

Итак, когда Вы уже составили список дел, выберите из них долгосрочное, или так называемое, «Великое дело». Заведите помидор на 25 минут и выполняйте задание, пока он не зазвенит. Сделайте короткий перерыв в 5 минут. И если дело не закончено, потратьте  на него еще следующие  25 минут. А через четыре помидора возьмите себе большой перерыв в 20-30 минут.  И так далее...

Важно! Правила этого метода :

— отключайте телефон, чтобы не отвлекаться;

— если работу закончили, а еще много времени- идите дальше по списку дел;

—   когда выполняете работу и вдруг вспомнили о другом деле- сделайте пометку в списке, вернетесь к нему после перерыва и потратите другие 25 мин.

Со временем Вы заметите качественность и эффективность своих усилий.

Подробнее об этой технике вы можете почитать тут.

Также есть отличная методика, которая помогает контролировать движение к цели и повышает осознанность этого процесса. Называется:

«Пять пальцев»

Она заключается в том, что каждый палец обозначает какой-то из параметров контроля над временем и делами.

В свободное время после рабочего дня,  лучше всего перед сном, просто взгляните на свою ладонь и задайте себе вопросы. Их запомнить легко, так как параметры подобраны под первым буквам названия пальцев.

  • Большой палец- означает Бодрость, Ваше физическое состояние. Узнайте у себя, что сделали для своего здоровья, как позаботились о своем хорошем самочувствии и каким образом поддерживали свою физическую форму в течении дня.
  • Указательный — Услуга, сотрудничество, помощь. Задайте вопрос : « Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами или в семье?», « Чем я был полезен другим?».
  • Средний — Состояние. « Какие чувства я сегодня испытывал?», « В каком эмоциональном состоянии провел день?», « Каким образом я справлялся с негативными состояниями и каким образом находил ресурс для поддержки настроения?»
  • Безымянный — Близость к цели. Подумайте, что сегодня сделали, чтобы приблизиться к своей цели? Чего достигли за день? И где именно находитесь относительно достижения поставленной задачи?
  • Мизинец- Мысли, информация и знания. Очень помогает для закрепления и усвоения. Просто вспомните, что нового сегодня узнали и какие знания приобрели.

Самым последним принципом в программе тайм-менеджмента является наработка необходимых привычек. Мы уже об этом говорили, составление списка по значимости, планирование, исключение хронофагов...

Все это даст эффект только тогда, когда Вы не будете забывать про эти правила,откладывать на потом и начнете применять в своей практике ежедневно. Тогда со временем заметите, как усовершенствовали свои умения и приступать к ведению дел будете в привычном русле.

Мои рекомендации и личные наблюдения

секундомер и беговая дорожка

  • Попробуйте определить для себя, в какое время дня Вы наиболее активны, просто подметить время, когда производительность на высшем уровне. И именно на это время планировать самые длительные и трудновыполнимые задачи.
  • Всегда учитывайте возможность форс-мажора, и оставляйте хотя бы полчаса свободного времени на такие неожиданные ситуации, чтобы иметь возможность вносить коррективы в расписание.
  • Необходимое правило- это соблюдать временной сеттинг. Если кто-то опаздывает на совещание, он нарушает границы всех участников, так как отбирает время. Чтобы этого не происходило, необходимо начинать без опоздавшего, на ответственности которого уже будет самостоятельное включение в процесс, который он пропустил.
  • Для результативного выполнения плана работы важна правильная мотивация. Об этом мы уже говорили в предыдущей статье «10 способов как повысить мотивацию в работе уже завтра». Если вы будете нацелены на результат, и будете замечать свои достижения — производительность намного увеличится.
  • Всегда анализируйте свои ошибки и сложности, выписывайте их, со временем у Вас появится опыт их разрешения и будет уменьшатся затратность ресурсов. Вы тогда осознанно будете подходить к вопросам о том, что происходит в жизни, что Вы с ней делаете, зачем и каким образом. Мы не идеальны, и все удерживать в своей голове не всегда выходит.

Заключение

И напоследок, уважаемый читатель, хочу порекомендовать Вам почитать одну замечательную книгу Брайана Трейси: « Тайм-менеджмент по Брайану Трейси». Для более детального изучения эффективности управления своим временем. Успехов Вам и  до новых встреч на страницах моего блога.

 

 

data-ad-format="autorelaxed"data-ad-client="ca-pub-4167948981158684"data-ad-slot="1338464532">

 

qvilon.ru

Тайм-менеджмент. Основные правила тайм-менеджмента

Мечтаете все успевать и легко управлять своим временем? Правила тайм-менеджмента здесь!

Вы наверняка замечали, что большинство из нас так сильно перегружены работой и личными заботами, что даже не имеют представления, каким образом можно выйти с подобной  ситуации и как можно все успевать?!

У нас появляется некое эмоциональное напряжение, паника, дискомфорт, что приводит к вялости и угнетенному настроению, когда все валиться из рук и ничего не хочется делать!

Если Вы не хотите стать жертвой депрессии –  нужно научиться правильно  планировать свое время, то есть заняться Тайм-менеджментом!

Психологи считают, что выход из ситуации «катастрофической нехватки времени» ЕСТЬ, главное, чтобы у Вас было желание немного изменить себя, а также поменять свое отношение к личному времени.

Какая же цель тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент – это умение эффективно управлять и контролировать свое личное время!

Это умение сортировать, что для Вас на данный момент является главным, а что – второстепенным, что самое первое Вы должны сделать, а что можно перенести и на несколько часов вперед.

Как только человек начинает это все осознавать – у него сразу же пропадает вся суета с нехваткой времени.

Вам может показаться, что управлять своим временем это довольно таки сложно – ни капельки!

Главное, чтобы Вы для себя приняли конкретные решения, что и когда нужно сделать!

— Лучший совет по тайм-менеджменту — это игнорировать идиотов…— Отличная цитата. Кто автор?— Представлять, что их не существует…— Ну, а кто автор-то?— И продолжать делать своё…

Многие уверены в том, что те люди, которые  активно пользуются тайм-менеджментом – успевают делать намного больше и быстрее! Это ошибочное мнение…

Тайм-менеджмент помогает нам увеличить нашу продуктивность в разы, а также учит нас отбрасывать все ненужные дела в корзину. Появляется дополнительное время – и это уже Ваше дело куда Вы его потратите!

Те люди, которые все же научились эффективно управлять своим временем – им удается сэкономить третью часть своей жизни! Удивительно, не правда ли?

Основные правила тайм-менеджмента!

    1. Тайм-менеджмент: Представьте, что сегодня Ваш последний день.Возможно Вам покажется это правило нелепым, но все же…

      Хочу с Вами поделиться своим личным вопросом — я его задаю сама себе перед тем, как лечь спать и как только просыпаюсь!

      От этого вопроса я каждое утро бодренько просыпаюсь и начинаю с умом управлять своим временем.

      А вот и мой вопрос: «Если бы я знала, что сегодня последний день моей жизни — что бы я сделала и как себя вела  в этот день?»Мой Вам совет, прям сейчас возьмите листочек бумаги и сами для себя откровенно ответьте на поставленный вопрос.

      Я думаю Вам это будет интересно!

    2. Тайм-менеджмент: Занимайтесь планированием.

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни – постоянно планируют.

Каждодневное планирование НЕОБХОДИМО для повышения Вашей эффективности на протяжении всего дня.

Постоянно планируйте конкретные задания в тетрадке!

Запомните, если на бумаге нет вашей цели – тогда она просто не существует!

Когда Вы работаете с составленным списком запланированных заданий – Вы сразу же увеличиваете производительность и продуктивность своего времени на 25%. Возьмите себе за привычку  с вечера (перед тем как ложиться спать) записать свой план заданий на завтра!

Как только Вы придете на работу – Вы уже будете четко знать с чего надо начинать.

Работайте с этим списком на протяжении всего дня: как только появиться какое-то новое задание – включите его в этот же список учитывая его приоритетность по сравнению с ранее записанными делами.

Как только Вы успешно справитесь с конкретной задачей – обязательно ее вычеркивайте со списка!

Таким образом Вы будете довольны проделанной работой, а также будете гордиться собой, что не впустую использовали время!

Сложное задание нужно разделить на несколько подзадач – не хвататься за нее целиком ( так поступают только неразумные люди, проще говоря — неудачники).

  1. Тайм-менеджмент: Фильтруйте информацию.Для того, чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время – учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное!Учитесь бегло изучать и пробегать глазами по страницам всемирной интернет-паутины не читая все подряд от начала и до конца.

    Останавливайтесь  и запоминайте только важное.

  2. Тайм-менеджмент: Исключайте со своей жизни «пожирателей времени»!Наверное – это самая первая проблема , которая мешает нам всем эффективно и продуктивно контролировать свое время!

    На проверку почты, на общение в ICQ и в соц.сетях (вконтакте, facebook) – мы КРАДЕМ и УБИВАЕМ у себя время, тратим его впустую!

    Вас совесть не мучает? Или лень-матушка делает свое дело?

    Мой Вам совет, если Вы все же собрались заняться полезным делом (на благо будущего) – отключите на время все эти побрякушки, чтобы они Вас не отвлекали!

    Сконцентрируйтесь на своем важном задании, держите себя в руках и вырабатывайте терпение.

    Я уже в одной статье писала об одном очень интересном факте – полезная привычка вырабатывается ровно 66 дней, если Вы ее будете выполнять ЕЖЕДНЕВНО!

    Поэтому, выберите время, когда Вы будете заниматься полезными делами, исключите с этого времени все, что Вас отвлекает (телевизор, соц. сети, кофеек с подругой и бесполезные разговоры) – и ВПЕРЕД покорять вершины и автоматизировать полезные привычки! 😉

    Также полезно будет, если Вы заведете отдельный дневник, где будете записывать никчемные занятия, которые пожирают Ваше время, не приближают Вас к цели и не приносят никакой пользы!

  3. Тайм-менеджмент: Концентрируйтесь от начала до конца на одном задании.Чем больше и быстрее Вы будете выполнять несколько задач одновременно – тем хуже Вы их сделаете.

    Никогда не переходите к новому заданию, пока полностью не сделаете старое!

  4. Тайм-менеджмент: Учитесь расставлять приоритеты!Отсортируйте по важности и срочности определенные задачи – запишите их в личный дневник.

    Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела!

  5. Тайм-менеджмент: «Съешьте лягушку на завтрак!»Что это значит?

    Успешный бизнес-консультант Б. Трейси, «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня.

    Когда Вы их постоянно переносите то на 1 час вперед, то на вечер – Вы сами себе же создаете неприятное эмоциональное напряжение с которым ходите весь день.

    Свой день нужно начинать именно с самого трудного – и Ваш день пройдет гладко и не принудительно.

  6. Тайм-менеджмент: Соблюдайте чистоту на столе.Богатые люди, расчетливые бизнесмены всегда работают за чистым столом. У несобранных людей на столе царит полный беспредел и аврал!

    Выработайте в себе полезную привычку во время разбирать со своего стола кучугуру бумаг, выбрасывайте ненужное и работайте в чистоте.

    Ученые довели, что более 30% времени мы тратим на то, чтобы найти нужный документ.

    Корзинка для ненужного мусора – хороший метод управлять своим временем!

  7. Тайм-менеджмент: Почаще говорите «НЕТ» ненужным делам.Научитесь отказывать и говорить «НЕТ» конкретным людям (у которых нет ни малейших целей, которые ничего не хотят от жизни, а только умеют жаловаться и нить на проблемы), ненужным заданиям – которые не приносят и не принесут Вам в будущем никакой пользы, а только заберут у Вас время.
  8. Тайм-менеджмент: У Вас должно быть комфортное рабочее место.Когда Вы работаете дома – у Вас появляется куча возможностей, чтобы отвлечься, особенно это относиться к тем, кто живет не один.

    Отдельное рабочее место увеличит Вашу продуктивность в разы и поможет Вам хорошо сконцентрироваться на собственном деле.

  9. Тайм-менеджмент: Работайте в определенное время.Если Вы внимательно понаблюдаете за собой, то сможете определить свои биологические часы (биоритмы) на которые выпадает Ваш пик активности!

    Вот именно в это время Вы должны приложить максимум усилий, чтобы решить самые трудные задачи, так как Вы будете полны сил и эффективны.

    Не тратьте это время впустую – пользуйтесь им!

    У меня, например, пик активности припадает с 07.00 – 11.00 – и я стараюсь в это время успеть как можно больше, потому что понимаю, что в другое время у меня реакция будет медленная и работоспособность станет ниже.

  10. Тайм-менеджмент: Возьмите для себя заслуженный выходной день.Когда у Вас есть время отдохнуть – никогда не пренебрегайте им.

    Это важный фактор для эффективного управления временем!Когда человек отдыхает – все ресурсы его организма постепенно восстанавливаются.

    Когда человек валится с ног от усталости – вряд ли он хорошо и качественно сделает конкретное задание.

    Поэтому, когда Вы отдыхаете —  Вы активно занимаетесь тайм-менеджментом!

Источник

Источник картинки: shutterstock.com

www.selfcreation.ru

Что такое тайм-менеджмент

Ноу-хау в самоорганизации

С тайм-менеджментом невольно сталкиваются все начинающие предприниматели. Понятие произошло от английского словосочетания «time management» и означает «управление временем». Управлять временем в прямом смысле человеку недоступно, но максимально эффективно выстраивать свой график можно научиться.

Тайм-менеджмент – это наука о распределении, учете и организации собственного рабочего времени. Организация и учет помогут предпринимателям выполнять большее количество дел и сократить при этом трудозатраты. Вот несколько фактов, которые подтверждают пользу планирования:

  1. Согласно исследованиям британских ученых, планирование рабочего времени высвобождает ресурсы, которых на каждые 10 лет работы приходится по 2 года.
  2. Если планировать каждый рабочий день, то на стандартные дела у вас уйдет в два раза меньше времени.
  3. Второстепенные и неважные дела занимают у человека 70% его рабочего времени.

Научно подойти к вопросу рабочего распорядка решили еще в Древнем Риме. Например, великий мыслитель Сенека в своих трудах разделил время, потраченное за день человеком, на две группы:

  • Хорошее – используемое с пользой.
  • Плохое – потраченное на безрезультатные дела.

Сенека предложил записывать потраченное время и исчислять его пользу, отталкиваясь от заполненности. Эти мысли легли в основу понятия «личной эффективности». А итальянский писатель Альберти в XV веке говорил, что тот, кто управляет своим временем, всегда будет иметь успех. Для достижения задуманной цели Альберти предложил использовать правила:

  1. Каждое утро начинать с составления списка важных дел.
  2. Распределять дела в списке так, чтобы самые важные были выше и снижались в порядке уменьшения значимости.

Много лет этот вопрос рассматривался в основном в теории, и только в 80-е годы XX века его стали активно внедрять в практику. Тайм-менеджмент становится нужен и в работе, и в обычной жизни. Чтобы наслаждаться жизнью и получать от нее удовольствие, нужно научиться регулировать процесс траты своих активов. Поэтому наука «тайм-менеджмент» так актуальна в наши дни, когда времени катастрофически не хватает. Типы тайм-менеджмента различны и подойдут как домохозяйке, так и крупному владельцу компании. Мы поговорим о дисциплине в общем.

Чтобы наслаждаться жизнью и получать от нее удовольствие, нужно научиться регулировать процесс траты своих активов.

Состоит дисциплина из нескольких частей:

  1. Учет своего времени.
  2. Оптимизация временных ресурсов.
  3. Строгое планирование определенного временного промежутка (дня, недели, месяца).
  4. Создание мотивирующих факторов.

Эффективность тайм-менеджмента в том, что вы переосмыслите важность своих дел по целесообразности. Это повысит вашу работоспособность. Пользоваться на практике наукой о времени должны не только вы как глава компании, но и все нанятые сотрудники. Поэтому грамотное управление компанией включает в себя обучение сотрудников на курсах тайм-менеджмента и контроль того, как практически используются знания.

Вымысел или правда

Бытует мнение, что тайм-менеджмент не подходит для российского менталитета. Люди, которые живут по плану, больше напоминают роботов, а Россия славится своей непредсказуемостью. Но подобные мнения не имеют под собой оснований, а преимущества использования на практике тайм-менеджмента говорят об обратном.

Мнение, что тайм-менеджмент не подходит российскому менталитету, не имеет под собой оснований, а преимущества его использования на практике говорят об обратном.

Рассмотрим несколько мифов о науке по управлению временем:

  1. Управлять временем не сможет ни один живой человек. Конечно, замедлить или ускорить время человеку не под силу. Но любой успешный управленец должен уметь контролировать свои дела, правильно расставлять приоритеты. Именно этому учит тайм-менеджмент.
  2. Тайм-менеджмент заставляет работать человека в больших объемах. Это неправда, так как за счет оптимизации и анализа своих действий вы будете совершать ту же работу, но в более короткие сроки. Польза очевидна. Личная результативность повышается за счет искоренения второстепенных задач, на которые за день уходит немало времени. Например, проверка почты или чтение новостей в социальных сетях могут украсть у вас в среднем 50% рабочего времени.
  3. Живя по четкому плану, вы потеряете свою свободу выбора. Тайм-менеджмент, напротив, учит человека эффективно распределять свое время, поэтому он становится свободнее.

Семь ступеней к успеху

Контроль и планирование своего рабочего времени согласно тайм-менеджменту осуществляются по семи принципам. Если четко соблюдать правила и разделить работу на этапы, то уже через две недели вы привыкните к новому графику и заметите, сколько свободного времени остается на личные дела. Рассмотрим подробнее уровни оптимизации своего дня по тайм-менеджменту.

Четкий план

Неважно, являетесь вы руководителем крупной компании или только начинаете свой бизнес, нужно планировать свой день. Составляется план на определенный временной промежуток: день, неделю, месяц. Начинающим рекомендуется начинать с ежедневного планирования. Придя на свое рабочее место, вы без промедления приступите к работе и будете знать, чем ее закончить. При составлении плана учитывают основные принципы:

  1. Каждую цель нужно записать на листе ежедневника или в электронном варианте. Если цель только в вашей голове, на практике она вряд ли осуществится.
  2. Составляется план заранее, это повысит производительность на 25%.
  3. Если задача объемная, то она делится на несколько мелких с четкой последовательностью.
  4. Некоторое время в плане оставляется для форс-мажорных ситуаций.

На составление плана вы потратите несколько минут времени, но они окупятся за следующий рабочий день, так как успевать вы будете на 25-35% больше.

Научиться четко формулировать цели

Успешная работа зависит от четкости формулирования целей и умения разбивать их на конкретные задачи. В тайм-менеджменте этот этап носит название «декомпозиция целей». Нужно научиться из общего выделять частное.

А ну, выполняйся

Например, вы хотите увеличить продажи в вашей компании. Формулируем цель: поднять продажи на 45% за три месяца. Цель включает в себя ряд конкретных задач:

  • Провести рекламную акцию в конкретной торговой точке.
  • Увеличить стоимость некоторых товарных позиций.
  • Провести корректировку цен.
  • Запустить и продвинуть интернет-магазин.

В тайм-менеджменте для формирования целей используется система SMART. По этому принципу цели должны отвечать ряду качеств:

  • Конкретность – specific.
  • Измеряемость реальным временем – measurable.
  • Выполнимость за определенный период – attainable.
  • Актуальность на сегодняшний день – relevant.
  • Ограниченность во временном промежутке – time-bound.

Если двигаться к цели, выполняя поэтапно конкретные задачи, то достичь ее можно быстрее на 25%, так как общее направление не будет растрачиваться на неэффективные задачи.

Фиксация действий согласно плану

Конкретно поставленные задачи нужно зафиксировать так, чтобы было наглядно видно, сколько времени займет их выполнение. Существует несколько инструментов наглядной фиксации. Эффективное решение – использовать «диаграмму Ганте». Рассмотрим примеры:

Цель: построить ангар для разведения свиней. Постановка задач: подготовить план на бумаге, расчистить землю под постройку, заложить фундамент, собрать ангар, провести внутренние коммуникации, обустроить стойла для животных.

Составляем таблицу: в вертикальной колонке прописываем задачи, в верхней горизонтальной – числа и месяцы. Закрашиваем ячейки времени каждой задачи разными цветами. Близкие задачи можно группировать.

Наглядно таблица поможет вам быстрее координировать работы и выполнять их последовательно и в срок.

Важное в приоритете

Задачи на день нужно разделить по важности. В приоритете должны быть самые важные, ниже – по убыванию значимости. Способ расстановки задач в тайм-менеджменте называется «АБВГД», где под А понимаются самые значимые дела, под Б – менее значимые и так далее.

Многие предприниматели оставляют самую важную задачу на конец рабочего дня (например, составление отчета для налоговой), хотя именно от ее решения зависит эффективность дневной работы. Результат может быть плачевным – именно наспех сделанные отчеты могут вызвать вопросы налоговиков. К тому же вечером вероятнее допустить ошибку, а ошибка в цифрах в отчете может обернуться штрафом или чем похуже.

С точки зрения тайм-менеджмента, день следует начинать с решения самой сложной и основной задачи.

Практикующий специалист управления временем Брайан Трейси назвал этап выделения важной задачи – «съесть лягушку». То есть сначала сделать все самое неприятное и только затем приступать к остальному.

Работы Трейси основаны на принципах известного ученого Парето, по закону которого 20% задач дают 80% конечного результата, оставшиеся 80% эффективны лишь на 20%. Самое сложное – из всех задач выбрать нужные 20% и понять, что за пожиратели времени остальные 80%.

Еще один способ группировки задач по важности предложил американский президент 40-50-х годов Дуайт Эйзенхауэр. В его честь этот способ назвали «матрица Эйзенхауэра». Свои дела он всегда делил на четыре группы:

  1. Важные, которые необходимо выполнить срочно, – выполняются немедленно и самостоятельно, перепоручить подчиненным нельзя.
  2. Важные, которые не имеют особой срочности, – их выполняют самостоятельно, но можно отнести на вторую часть дня.
  3. Срочные, но не имеющие важности, – занимают много времени, но выполнить нужно в короткие сроки. Их поручают своим сотрудникам.
  4. Неважные и несрочные – оставляют на последнее место и вычеркивают из графика на день.

Эйзенхауэр рекомендует не допускать переход важных дел в раздел срочных и делать их заранее. Структура дел должна быть точной и продуманной.

Не распыляйтесь на мелочи

Так как время – один из самых ценных ресурсов, то дорога каждая потраченная минута. Вернуть потраченное время нельзя, а, не сфокусировав время на главной задаче, можно потерять много часов на второстепенные дела.

Вернуть потраченное время нельзя, а, не сфокусировав время на главной задаче, можно потерять много часов на второстепенные дела.

Для решения второстепенных дел тайм-менеджмент учит делегированию задач. Вы должны уметь перепоручать дела своим коллегам или нанятым людям. Например, если нужно провести ревизию в торговой точке, доверьте это проверенным администраторам, сами лишь пересчитайте в итоге полученный результат.

Второй важный аспект – научиться отказывать тем, кто тратит ваше время без отдачи для компании. Например, не стоит поддерживать разговор со слишком болтливым сотрудником. Эти простые законы сэкономят не менее 15% временных ресурсов для отдыха и саморазвития.

Дополняйте личным опытом

Необходимо составить распорядок и постоянно вести учет потраченного времени, а также анализировать свои ошибки. Если ресурс потрачен впустую, отметьте это в своих правилах.

Каждый человек индивидуален, поэтому корректируйте правила под свой биоритм. Если ваша активная деятельность начинается с 12 дня и заканчивается в 8 вечера, то основные задачи нужно выполнить в обед.

Если какая-то из задач занимает много времени и вы почувствовали, что слишком углубились в нее, сделайте перерыв. Важно оптимизировать использование своего времени по максимуму.

Планируйте выходные

Полноценные выходные необходимы каждому предпринимателю. Обязательно планируйте отдых в своем ежедневнике. Многие начинающие предприниматели с головой уходят в работу и забывают про отдых. Поэтому, чем ближе такой человек к своей цели, тем тяжелее ему даются очередные задачи. После выходных работа пойдет продуктивнее.

Тайм-менеджмент – это ноу-хау в дисциплине по управлению персоналом и компанией. Попробовав планировать дела и выделив основные задачи на день, вы увидите, сколько свободного времени у вас появится. Планирование скоро войдет в привычку, а рекомендации отложатся в голове и будут выполняться автоматически.

zhazhda.biz

Тайм-менеджмент кратко Как использовать для достижения цели

Тайм-менеджмент краткоСамое ценное, что есть у каждого и что мы тратим без оглядки - время. Вернуть, купить, попросить его не получится. Есть один выход - использовать его умно. Читайте статью про тайм-менеджмент кратко. Учитесь эффективно использовать время.

Как добиться целей с помощью управления временем?

Выражение «время – деньги» знают все. Изрек его знаменитый ученый и политический деятель Бенджамин Франклин. Если деньги вещь восполнимая, то время уходит навсегда. Сколько постоянно находится важных и неотложных дел, как это все успеть? В этом поможет тайм-менеджмент, то есть управление временем.

Чтобы овладеть мастерством тайм-менеджмента, необходимы самоорганизация, самоконтроль и тренировки.

Этапы для внедрения
  •  установление цели,
  •  планирование,
  •  расстановка приоритетов,
  •  реализация,
  •  контроль

Тренировки должны привести к тому, чтобы все выше перечисленные процессы, стали не только необходимыми инструментами, но и образом жизни.

Цель

Цель должна быть четко сформулирована и определена как на ближайшее время, так и на будущее, т. е. на конечный результат, который мы стремимся получить, поставив главную цель. Цели должны соотноситься, то есть это делается сегодня для того, что запланировано на будущее. Результат необходимо ясно представить. Цель должна быть выполнимой, не из области фантастики, и иметь временные рамки.

Планирование и приоритеты

Для достижения цели необходимо все распланировать. В планировании необходимо выделить краткосрочные и долгосрочные дела. Дела, которые необходимо сделать сегодня, завтра и дела на более отдаленное время. План следует оформить в письменном виде. Для этого необходимо расставить приоритеты – что важно, что не очень, а что и вовсе необходимо отсечь.

Реализация и контроль

Реализация – это конкретное движение согласно плану к намеченной цели.

Как же действовать, соблюдая эти правила? Необходимо выявить, на что уходит много времени, оценить ежедневные дела по степени необходимости и полезности. Важные и срочные дела имеют приоритетность. Важные дела – это те дела, не сделав которые, есть риск получить серьезные нежелательные последствия. Для ясности можно записать дела в тетрадку. Проанализировать записанное, найти дела, которые поглощают время впустую, выделить их и постараться избавиться от таких дел. Этот инструмент называется хронометраж. Тетрадный лист следует разделить на две части, в одной записывать время в другой дело, которым было занято это время. Существуют компьютерные программы для хронометража – это тоже очень удобно.

Дополнительные фишки

Есть такой американский фразеологизм, как «съесть лягушку». Это означает сделать что-то очень неприятное. Это понятие широко используется в тайм-менеджменте и означает не откладывать неприятные дела на потом, выполнить их в первую очередь, после этого приступать к вдохновляющим делам.

Зачастую требуется недюжинные силы, чтобы взять себя в руки и заставить сделать необходимое. Придя с работы, так хочется отдохнуть, посмотреть телевизор, здесь и необходимо призвать на помощь силу воли, взять в руки свой составленный план и переключится на нужную волну. Подумать и представить, как все будет по прошествии определенного времени. Эффективность повышается при заинтересованности в деле. Это лучший стимул, заставляющий двигаться по намеченному пути запланированных дел. Виденье и представление, к чему ведут рутинные неинтересные дела, помогут ступенька за ступенькой продвигаться к цели. Цель – вот о чем необходимо думать.

Немаловажно делать все вовремя, не откладывать на последний момент. В этом случае много времени занимает нервозность и лишние движения из-за опасения не успеть. Кто-то работает собрано с чувством знания и уверенности, а кто-то суетится и делает много лишних движений, очень устает, а успевает меньше. Если освободилось время, стоит сделать необходимое наперед, что поможет быстрее выполнить следующую задачу. Также следует в своих планах оставить место для непредвиденных, возникающих неожиданно, задач.

Без фанатизма

Но не стоит бросаться из одной крайности в другую. Семья, друзья – это тоже необходимая часть жизни. Потратить жизнь ради карьеры и признания, вычеркнув из нее все остальные радости, – при сложившейся ситуации человека может постигнуть жестокое разочарование и неудовлетворенность. Все хорошо в меру )) Выбор за нами.

Мои страницы в социальных сетях

schastliviymir.ru

что это такое, как он работает, правила, принципы и рекомендации

Приветствую! На тему управления временем есть сотни книг и десятки обучающих курсов онлайн. Но не все так просто, как в них написано. Сегодня я побуду критиком: расскажу о мифах тайм-менеджмента и о том, почему на практике система работает не для всех и не всегда. И, конечно, поделюсь парой приемов, которые эффективны лично для меня. Правда, в слегка адаптированном виде.

Итак, что такое тайм-менеджмент и почему он не универсален?

Что это такое?

Если сказать простыми словами, то Тайм-менеджмент — это искусство управления своим временем. Весь смысл этой философии в грамотном расходовании 24 часов в сутки для повышения личной эффективности. Ведь время нельзя накопить, положить на депозит или взять в кредит как в фильме In Time. И у миллионера, и у нищего из индийских трущоб 24 часа в сутках и примерно 60-70 лет жизни.

Как все успеть и выжать максимум из этого до обидного скудного ресурса? Давайте разбираться.

Кому нужна система управления временем?

Если коротко, то — всем!

Для детей

Я искренне сочувствую современным детям. Родители загружают их под завязку: лицей с углубленным изучением французского, тренировки по футболу, репетитор по математике и занятия с хореографом. А ведь есть еще друзья-товарищи, компьютерные игры и ВКонтакте с YouTube.

С 18 лет график дня забит еще плотнее: учеба, работа, дополнительные курсы и бурная личная жизнь. А в сутках по-прежнему несчастных 24 часа.

Для женщин: молодых мам и домохозяек-перфекционисток

Тут все тоже печально. В первый год после рождения ребенка (особенно, первенца) мамы с трудом выкраивают время на душ и чистку зубов. А если хочется еще и в люди иногда выйти, прилично выглядеть и даже чуть-чуть поработать?

Домохозяйки-перфекционистки – особая категория. Поклонницы бесплатной тайм-системы Fly Lady для мам обязаны вести активную общественную жизнь, выглядеть на «пять с плюсом», поддерживать идеальный порядок в доме и контролировать мужа и детей. Кстати, именно домохозяйки-перфекционистки загружают детей на 120% и предъявляют к ним завышенные требования.

Анекдот в тему: «В аду для перфекционистов нет адского пламени. Там просто котлы со щербинками. Которые стоят чуть-чуть криво».

Для наемных работников и предпринимателей

Работающим мужчинам и женщинам тоже живется несладко. Чтобы построить успешную карьеру (или раскрутить бизнес), нужно быть лучше других: коллег по работе или конкурентов. А значит — прилагать больше сил, постоянно расти и вкалывать по 12-16 часов в сутки. А куда впихнуть домашние дела, друзей и любимых, спорт и сон?

Сегодня термин «успешный» ассоциируется со словами «активный, энергичный и вечно занятый». И тайм-менеджмент помогает поддерживать бешеный темп жизни без вреда для психики и здоровья.

Надеюсь, я убедил Вас, что управление временем – нужная и полезная штука? Тогда переходим к мифам.

Мифы о тайм-менеджменте

№1. Управление временем сводится к записям дел на каждый день в ежедневнике

Если бы все было так просто. По-настоящему внедрить систему тайм-менеджмента в свою жизнь сложно. Нужно искать свои «фишки», заставлять, уговаривать и мотивировать.

Кого? Самого себя, разумеется.

А еще придется многому учиться: формулировать цели, расставлять приоритеты, планировать, анализировать и контролировать. В общем, записи в ежедневнике – это примерно 10% от настоящего time managment.

№2. ТМ сделает меня успешным и богатым

Логика мифа понятна: все успешные люди умеют делать 1000 дел в день, оставаясь при этом энергичными оптимистами. В свободное от зарабатывания миллионов время, они успевают сделать маникюр и укладку, проплыть в бассейне 5 км и почитать детям книжку на ночь.

На самом деле высокая организованность – лишь одно из необходимых качеств успешного человека. Да, тот, кто умеет управлять своим временем, эффективен и востребован на рынке труда. Но виртуозное владение приемами тайм-менеджмента еще не гарантирует успех.

№3. Инструментов много не бывает

К сожалению, еще как бывает! Я лично знаю девушку, которая на работу с инструментами ТМ тратит столько же времени и сил, что и на основные обязанности.

Мое мнение: фишки и приемы из тайм-менеджмента лучше тестировать по очереди. И опытным путем выбрать самые эффективные лично для Вас.

№4. Управление временем превращает людей в роботов

Time managment не заставляет жить по жесткому расписанию, где шаг влево – шаг вправо подобен смерти. В первую очередь, Вы делаете это для собственного удобства.

Пример из жизни. Мой друг купил крошечную однокомнатную квартиру: без балкона и без кладовой. В шкафу в прихожей он хранит свою обувь на все сезоны в одинаковых картонных коробках.

Знаете, как выглядит поиск нужной пары? Гора из коробок вываливается на пол в прихожей. Каждая из них по очереди открывается. По закону подлости нужные туфли оказываются в последней по счету.

Однажды я стал свидетелем этого экстремального квеста. И спросил: «Ты же купил недавно в комнату огромный шкаф-купе с антресолями? Почему бы тебе не подписать коробки с обувью и не поставить их туда? Открыл шкаф – и сразу видно, что где лежит».

Никогда не забуду его выражение лица.

Тайм-менеджмент работает примерно так же. Вы четко видите, какие дела, и на каких «полках» у Вас находятся. И не тратите силы и нервы на лишние телодвижения. Согласитесь, «каша» в голове мешает жить всем. И здорово тормозит движение вперед.

№5. Планирование это безумно скучно и отнимает кучу времени

На самом деле тайм-менеджмент – это десятки абсолютно разных инструментов.

Кто-то записывает дела в ежедневник. Кто-то скачивает на смартфон симпатичное приложение. Кто-то расклеивает по квартире цветные стикеры. Кто-то использует наглядные Канбан доски. Это я перечислил только инструменты учета времени. И то, далеко не все.

А ведь еще есть куча упражнений, экзотические способы постановки целей и расстановки приоритетов и многое-многое другое: от «съешь лягушку» до «швейцарского сыра».

Примерно половина приемов ТМ напоминает детскую игру. А по времени он отнимает не больше 15-20 минут в день.

Ну, а если Вы относите себя к свободолюбивым личностям, которым тесно в жестких рамках, устраивайте себе «разгрузочные» дни. Раз в неделю или в месяц делайте что угодно и сколько угодно. Без таймера, ежедневника и напоминалок.

Мои любимые приемы управления временем

«Заболев» тайм-менеджментом, я перепробовал десятки систем и техник, упражнений и заданий. И большая часть из них мне категорически не подошли! Но парочка фишек и приемов благополучно «прижились». Я использую их постоянно и на автомате. Не факт, что я выбрал самые эффективные. Зато даю гарантию, что они работают. Может, какие-то из них пригодятся и Вам.

«Колесо жизни»

Я веду параллельно сразу несколько бизнес-проектов. А так как я человек увлекающийся – то ныряю в работу с головой, начисто забыв о других сферах жизни. «Колесо жизни» отлично борется с работоголизмом и заставляет уделять внимание и другим важным вещам.

Как это работает для меня? «Колесо жизни» делит сферу наших жизненных интересов на восемь секторов:

  1. Призвание (работа, бизнес, карьера, социальный статус)
  2. Обеспеченность (условия жизни, расходы и доходы)
  3. Здоровье (внешний вид, самочувствие, физическая активность, питание, сон, настроение)
  4. Отношения (семья, дружба, любовь, общение)
  5. Самосовершенствование (личностный рост, обучение, работа над собой)
  6. Яркость жизни (развлечения, путешествия, отдых, хобби)
  7. Духовность (творчество, искусство)
  8. Окружение (коллеги, соседи, родственники)

В идеале мы должны регулярно уделять время каждому из этих аспектов. Причем, плюс-минус в равной пропорции: по 12,5% времени и сил на сектор.

Но я решил, что откорректирую систему под себя. Ведь «не мы для тайм-менеджмента, а он для нас».

Как ни крути, но львиную долю в моем графике все равно занимают первые два пункта. И когда я составляю план на день, неделю или месяц, большую часть времени отвожу под бизнес-проекты и работу.

В чем же тогда польза «Колеса жизни»? В том, что я смотрю на него – и выкраиваю время на такие вещи как занятия спортом, поездку в Таиланд, встречу с друзьями, поход на концерт, курс массажа, покупку здоровой еды и полноценный сон.

Каюсь, пункты «духовность» и «окружение» у меня закрываются по остаточному принципу. Ну, будет над чем поработать на пенсии!

«Переключение»

Гуру тайм-менеджмента любят писать о том, что многозадачность отнимает кучу сил и энергии. И не стоит слишком часто переключаться с одного типа заданий на другие.

Я долго пытался следовать рекомендации «не смешивать». Получалось у меня, мягко говоря, не всегда. Если проект захватывал целиком (или серьезно поджимали сроки), я мог заниматься одним и тем же часами и сутками.

Полезные статьи

Но, к сожалению, это не работало для остального: несрочного, малознакомого или, наоборот, слишком рутинного. Через какое-то время (как правило, через два-три часа) моя продуктивность резко падала.

Я запрещал себе заниматься чем-то другим. И тут же начинал откровенно отлынивать от работы, выдумывая срочные дела (навести порядок на письменном столе или выпить пятую чашку кофе). Вместо роста продуктивности по факту я получал ее спад.

Но мне повезло. Примерно год назад я наткнулся на статью психолога Олега Матвеева. По его классификации я отношусь не к рационалам, а к иррационалам. Мы, иррационалы, ненавидим однообразие и монотонность, сильно зависим от настроения, не любим наводить порядок и отлично работаем в условиях многозадачности.

В общем, я разрешил себе иногда заниматься «всем и сразу» без четкой привязки ко времени и под настроение: плюс-минус час уборки, час работы над блогом, час ответа на электронные письма, час – на решение вопросов с поставщиками, опять час работы над блогом.

Нечасто получается так себя баловать. Все-таки большинство адекватных людей работает в стандартном графике. Но моя продуктивность в дни «все и сразу» гораздо выше, чем в обычные. Попробуйте! Может, и Вы относитесь к иррационалам?

Кстати, я одновременно читаю несколько книг на разные темы. И спокойно могу параллельно проходить два-три онлайн-курса.

Принцип Парето

Еще одна практика из тайм-менеджмента. Вы когда-нибудь слышали про правило 20 на 80? Это отличная вещь для расставления приоритетов. Если коротко, то его смысл в том, что 20 процентов усилий дают 80 процентов результата. И так в любой сфере. Например, за 2 часа продуктивной работы можно сделать 80% от запланированного на восьмичасовой рабочий день. Очень советую подумать, какие из ваших усилий дают максимальную отдачу.

Что почитать на тему управления временем?

Книг на эту тему море! Но есть среди них маст-рид:

  • Рекомендую начать с бестселлера Глеба Архангельского «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» и любой книги Брайана Трейси.
  • О системе и логике ее работы отлично пишет Дэн С. Кеннеди в книге «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль».

А какие приемы и инструменты тайм-менеджмента используете Вы и что оказалось бесполезным? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

capitalgains.ru